Styrelsemöte i Borgholm Energi AB

Transkript

1 1 Paragrafer Styrelsemöte i Plats och tid Badhusgatan 4, 09:00 12:00 13:00 16:00 Beslutande Carl Malgerud (M), ordförande Joel Schäfer (S), förste vice ordförande Tomas Lind (FÖL) Anders Nyholm (M) Daniel Nilsson (C) Birger Palm (S) Ingvar Svensson (V) Övriga deltagande Anders Lindholm, VD Annika Hermansson, ekonomichef Thomas Ekberg, arbetstagarrepresentant Annika Karpfors, sekreterare Lars Gunnar Fagerberg, ekonomichef Borgholms kommun 95, 110, 112 Tobias Selldén, fastighetschef 97, 98, 99 Daniel Njord Petersson, controller 110 Markus Wertwein Ros, VA-chef 100 Underskrifter Annika Karpfors Carl Malgerud (M) Birger Palm Sekreterare Ordförande

2 2 Paragrafer Innehållsförteckning FORMALIAÄRENDEN 93 BEAB Styrelsemöte inledning /1 4 INLEDANDE ÄRENDEN 94 VD rapporterar / Månadsuppföljning / Avvikelserapportering /6 8-9 Beslutsärenden taxefinansierat 97 Inhyrd lokal Hammaren / Försäljning av Resedan / Informationsärenden, taxefinansierat 99 Ägandeförhållanden bostäder 2016/ Fjärrvärmekulvert Oden / Aktuella VA-ärenden i Mark- och miljödomstolen och övriga rättsliga processer 2016/ Avrapportering matavfall 2017/ Statusrapport Taxeprojekt VA 2017/ Beslutsärenden, skattefinansierat 104 Översyn av kommunens hamnverksamhet 2018/

3 3 Paragrafer Informationsärenden, skattefinansierat 105 Heltid som norm - Lokalvården 2018/ Heltid som norm - Kostverksamheten 2018/ Uppföljning Gata Park Hamnar 2017/ Översyn skötselavtal badplatser 2017/ ÖVRIGA ÄRENDEN 109 Kontor och mötesplats för företag i Borgholms kommun 2017/ Information om upphandling och inköp 2018/ Restlista / Budgetöverskridande Gata/Park och Vinterväghållning 2018/3 46

4 4 93 Dnr 2018/1 BEAB Styrelsemöte inledning 2018 Dagens sammanträde Ordförande Carl Malgerud förklarar mötet öppnat och hälsar deltagarna välkomna. Styrelsen utser Birger Palm att tillsammans med ordförande justera dagens protokoll. Dagordningen godkänns.

5 5 94 Dnr 2018/2 VD rapporterar 2018 Styrelsens beslut Styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Sammanfattning av ärendet VD Anders Lindholm rapporterar om aktuella möten och ärenden. Dagens sammanträde VD Anders Lindholm föredrar aktuella möten och ärenden. Förstudie Böda Byxelkrok Organisationsförändring Gata Park - VA Pågående upphandlingar VA-samverkan på Öland Tillsynsbesök gällande VA-planering Kommunikation & Kundtjänst Sophämtning GDPR Vedby-Vedborm Företagssafari 21 maj VA-taxa Beslutsunderlag Information presenteras på sammanträdet.

6 6 95 Dnr 2018/3 Månadsuppföljning 2018 Styrelsens beslut Styrelsen finner att informationen är mottagen. Sammanfattning av ärendet Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet Månadsuppföljning Lars Gunnar Fagerberg deltar. Dagens sammanträde Skattefinansierat Gata/Park innehåller endast verksamheter inom avtalet. Ansvaret uppvisar ett budgetunderskott om 739 tkr, vilket beror på att vi lagt fler timmar på snöröjning vid verksamhetslokaler, röjning, trädfällning, underhåll av parkmöbler och åtgärder efter besiktningar på flera lekplatser. Hamnar uppvisar ett budgetöverskott om 18 tkr. BEAB Service är ett nytt ansvar som innehåller alla gemensamma kostnader för Gata/Park, såsom personalkostnader, hyra, fordon och administration. Intäkterna för sålda timmar bokas här och resultatet för ansvaret bör vara 0. Ackumulerat för april blev utfallet ett negativt resultat om 972 tkr. Det beror på justeringar som gjorts inför Vinterväghållning uppvisar kostnader om tkr över budget. En prognos och resultatanalys för hela Gata Park och vinterväghållningen presenterades på mötet. Prognosen för gata park visar budgetunderskott på 3 mkr och för vinterväghållningen 2,4 mkr. Se separat tjänsteskrivelse Budgetöverskridande 2018 Gata/Park och Vinterväghållning. Kost uppvisar ett budgetöverskott på 69 tkr. Lokalvård uppvisar ett budgetöverskott om 240 tkr. Transport uppvisar ett budgetunderskott på 72 tkr, vilket beror på fler enheter för mattransporter. Förråd visar ett underskott på 54 tkr. Bolagsledningen visar ett budgetunderskott om 761 tkr. Det beror bl a på låga intäkter för betalningspåminnelser och högre kostnader för revision. Taxefinansierat Återvinning och avfall uppvisar ett negativt resultat om 156 tkr. April månad visar bra resultat och högsäsongen har börjat.

7 7 Vatten och Avlopp uppvisar ett positivt resultat om tkr. Vi följer budget förutom avskrivningskostnader som är lite lägre. Egen fastighetsförvaltning visar negativt resultat om 258 tkr, även Bostäder visar negativt resultat om 571 tkr. Fjärrvärmekostnaderna har varit höga. Underhållskostnader om 100 tkr har bokats i april. Kost och Lokalvård extern uppvisar positiva resultat om 17 och 75 tkr. Normalt. Fjärrvärme uppvisar ett positivt resultat om tkr, vilket är högre än föregående år, pga en kall vår. Vindkraft visar positivt resultat om 551 tkr. Totalt resultat för koncernen i april är positivt 5,6 mkr. Likviditeten är fortsatt god. Investeringsprojekt har startats, vatten och avlopp har aktiverat 9 mkr t o m april. En samlad uppföljning av Avsaltningsverket visar att vi investerat 96 mkr av 113,2. Det som återstår är ca 200 tkr på Vattenverket och ca 6 mkr på ledningsutbyggnad. Beslutsunderlag Beslutsunderlag presenteras på sammanträdet. Månadsuppföljning april Tjänsteskrivelse från Annika Hermansson delades ut vid mötet: Budgetöverskridande 2018 Gata/Park och Vinterväghållning, se tillagt ärende under Övriga ärenden. Skickas till Annika Hermansson

8 8 96 Dnr 2018/6 Avvikelserapportering 2018 Styrelsens beslut Styrelsen finner att informationen är mottagen. Sammanfattning av ärendet Avvikelser inom VA - Kvalitet Oplanerade störningar i leveransen: Driftstörning vattenverk Sandvik. Driftstörning i vattenverket orsakad av blixtnedslag. Delar av styrsystem för processen slogs ut. Felsökning samt reparation utförs med stöd av processleverantören Prominent Driftstörning vattenverk Köpingsvik. Driftstörning i vattenverket orsakad av blixtnedslag. Driftstörningen orsakade dåligt vattentryck på ledningsnätet Vattenläcka i Nyby, skadad ledning i samband med egen entreprenad - Tillstånd Böda Dammar Tidigare rapporterat i ärendet, oktober 2017: Böda dammar. Konstaterat läckage i västra dammen i våras, hittat orsaken som nu ska lagas. Misstänkt läckage i östra dammen, nivån stiger inte fast vi fyller på med avloppsvatten. Entreprenaden som uppfört dammarna och har garantiåtagande på dessa. Entreprenaden har ännu inte hittat en åtgärd för att säkerställa att Västra dammen är tät, Borgholm Energi kan därför ännu inte börja fylla denna damm med processvattnen från Böda Reningsverk. Så länge dammen inte kan fyllas måste gummiduken som utgör tätskiktet skyddas mot de skador som kan uppstå om grundvattnet lyfter denna. Detta sker genom att grundvattnet leds bort via det dräneringssystem som är anlagt runt dammen. Östra dammen är fortsatt under utredning för det misstänkta läckaget : De åtgärder som krävs för att säkerställa den Västra dammens täthet är ännu inte färdigställda. Sandahls har inte heller agerat i frågan gällande läckage i Östra dammen. Kommunikation med Leverantören hanteras sedan via juridiskt ombud, Lindahl. Avvikelser inom Återvinning och Avfall - Tvister: o Avtal

9 9 Suez entreprenadgenomförande avviker från avtalet på flera punkter. Förberedelser för förvarning om vite pågår. - Kvalitet: o Produktkvalitet Icke levererat Dålig leverans Suez entreprenadgenomförande har brister, med bland annat icke levererade tjänster och dålig leverans av tjänster gällande slamtömning, fettömning, soptömning och information kring dessa tjänster till våra kunder och till oss. Det förorsakar även en del problem med uppföljning i kundsystem och entreprenadfakturor samt upptar väldigt mycket tid i kundtjänst och på kontoret i övrigt. Ärendets behandling Avvikelserapportering sker vid varje styrelsemöte. Dagens sammanträde VD Anders Lindholm föredrar ärendet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Skickas till Markus Wertwein Ros Catherine Hevelius

10 10 97 Dnr 2018/29 Inhyrd lokal Hammaren 5 Styrelsens beslut Styrelsen beslutar att godkänna förslaget med tillägget - att först kontakta förra VD Benny Vennberg för verifiering av muntlig överenskommelse. Efter erhållande av förre VD:s verifiering godkänna - att fastighetsägaren till Hammaren 5 ersätts med ett engångsbelopp om kr - att ett hyresavtal upprättas för tiden efter med en månadshyra om kr. Sammanfattning av ärendet Enligt uppdrag förs dialog med fastighetsägaren till fastigheten Hammaren 5 (fd Ölandsmat, korsningen Ängsgatan-Hammarvägen). Fastighetsägare: Keith Bengtsson. Gata park har sedan september 2008 nyttjat ca 300m² kallförråd för uppställning/vinterförvaring av parkbänkar mm. Det har ej tecknats några avtal, utan förvaringen är en muntlig överenskommelse som fastighetsägaren gjorde med före detta VD i Borgholm Energi. Överenskommelsen har sannolikt uppstått när det fanns planer på att bygga nytt kommunförråd på denna fastighet och att fastighetsägaren därför har upplåtit denna yta för förvaring. Förvaringen har sedan fortsatt utan vidare diskussioner eller avtal. Fastighetsägaren har nu varit i kontakt med Borgholm Energi och vill ha skälig ersättning för lokalen. Hans utgångspunkt har varit 300kr/m² från september Detta skulle innebära totalt fram till idag: kr. Fastighetsägaren kan efter förd dialog tänka sig att vi betalar för halva perioden. Fastighetsavdelningen förslår o att BEAB betalar en engångssumma som täcker tiden fram till samt o att det upprättas ett lämpligt formulerat hyresavtal för tiden och fram till när vi önskar utträde ur lokalen. Engångskostnaden kommer att därmed att bli: kr. Hyra från och med kommer att debiteras Gata park med kr/mån.

11 11 Dagens sammanträde VD Anders Lindholm och Fastighetschef Tobias Selldén föredrar ärendet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Skickas till Tobias Selldén, Fastighetschef

12 12 98 Dnr 2017/74 Försäljning av Resedan 8 Styrelsens beslut Styrelsen beslutar att godkänna försäljning av nybildad fastighet Resedan 8 (ursprung från Resedan 8) till BTE Bygg-Teknik entreprenad AB för kr. Se bifogad protokollsanteckning från styrelseledamot Ingvar Svensson. Sammanfattning av ärendet BTE Bygg-Teknik Entreprenad AB, org.nr avser att förvärva fastigheten Resedan 8 (2662m²) för uppförande av kooperativa hyresrätter för uthyrning till BoSams kooperativ hyresrättförening. Köpeskilling för fastigheten är efter förhandling fastslagen till kr. Vilket ligger i linje med den justerade (2017) värdering som är gjord av Värderingsbyrån i Kalmar. Fastighetsbildning Fastighetsbildningen har vunnit laga kraft. Sanering Saneringen av fastigheten är klar. Köpekontrakt Avtal kommer att tecknas om styrelsen beslutar om försäljningen. Planändring Arbete gällande planändring är klart och beslutat i Samhällsbyggnadsnämnden. Beslutet vinner laga kraft under maj Dagens sammanträde Tobias Selldén föredrar ärendet. Tillägg till beslut från Ingvar Svensson som lämnar en röstförklaring, bilagd protokollet handlingsid: BEAB Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Styrelsebeslut , bifogas Skickas till Tobias Selldén, fastighetschef

13 13

14 14 99 Dnr 2016/171 Ägandeförhållanden bostäder Styrelsens beslut Styrelsen finner att informationen är mottagen. Styrelsen uppdrar åt ledningen att återkomma med förslag till beslut. Sammanfattning av ärendet Fastighetschef Tobias Selldén presenterar under sammanträdet uppdaterad information gällande ägandeförhållandena för bostäderna. Vad har hänt och var står vi idag. Dagens sammanträde Tobias Selldén föredrar ärendet. Beslutsunderlag Information lämnas under sammanträdet. Skickas till Tobias Selldén, fastighetschef

15 Dnr 2018/20 Fjärrvärmekulvert Oden 8 Styrelsens beslut Styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Dagens sammanträde Markus Wertwein Ros föredrar ärendet. Beslutsunderlag Information under sammanträdet Beslut från protokoll i Skickas till Markus Wertwein Ros

16 Dnr 2018/20 Fjärrvärmekulvert Oden 8 Styrelsens beslut Styrelsen beslutar att BEAB inte ska bekosta flytten av ledningen för att möjliggöra planändring på Oden 8. Sammanfattning av ärendet Arbete med en ny detaljplan för Oden 8 pågår. Detaljplanens syfte är att möjliggöra nya attraktiva bostadslägenheter av varierad storlek samt att ge möjlighet till centrumverksamhet och vård, till exempel i form av trygghetsboende. På fastigheten ligger en fjärrvärmekulvert som anlades under 2002 med tillåtelse av dåvarande fastighetsägare Arla. Ledningen är en huvudkulvert som ansluter panncentralen på Osten mot fjärrvärmenätet. För att detaljplanen ska kunna antas krävs ett beslut om att fjärrvärmekulverten flyttas samt hur kostnaden för flytten av kulverten ska lösas inom det exploateringsavtal som senare kommer att upprättas. Uppskattad kostnad för att lägga om denna ledning är kr exklusive återställning av asfalten på parkeringsytan, dock är det den faktiska kostnaden som ska regleras efter avslutat projekt. Nuvarande fastighetsägare har aviserat att de inte är skyldiga att bekosta flytten av denna ledning. Detta då tidigare fastighetsägare inte informerat om dess existens vid överlåtelsen i kombination med att ledningsrätt och servitut saknas. Frågan gällande om vem som juridiskt ansvarar för att bekosta en flytt av kulverten för att kunna skapa förutsättningar för en ny detaljplan är under utredning. Borgholm Energis styrelse behöver fatta beslut om hur vi anser att kostnaden för flytten av fjärrvärmekulverten skall lösas i kommande exploateringsavtal. Dagens sammanträde VA-chef Markus Wertwein Ros föredrar ärendet.

17 Beslutsunderlag Presentation under sammanträdet. Skickas till Markus Wertwein Ros, VA-chef

18 Dnr 2016/2 Aktuella VA-ärenden i Mark- och miljödomstolen och övriga rättsliga processer Styrelsens beslut Styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Sammanfattning av ärendet Mark- och miljödomstolen handlägger tvister om vatten och avlopp enligt lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster. Mark- och miljödomstolen är första instans. Domstolens beslut kan överklagas till mark- och miljööverdomstolen vid Svea hovrätt och vidare till Högsta domstolen. Parter i tvister om va-frågor är den som driver den allmänna anläggningen och normalt ägaren eller tomträttshavaren av berörd fastighet. Tvist mellan parter kan uppstå t.ex. om skyldighet att betala avgift eller avgiftens storlek, rätt att bruka anläggningen eller villkoren för brukande, tillämpning i övrigt av taxa eller bestämmelser för brukandet som huvudmannen utfärdat, innebörden av avtal som parterna träffat, rätt att stänga av vattenleverans, skadeståndsskyldighet m.m. Avgiftsskyldighet kan föreligga även om fastighetsägaren inte utnyttjar anläggningen. Även för obebyggda tomter inom område med detaljplan kan avgiftsskyldighet föreligga. Nedan redovisas en sammanställning av samtliga ärenden som för Borgholm Energi är aktuella i Mark- och Miljödomstolen samt övriga rättsliga tvister. Förändringar i mål som har tillkommit sedan senaste redovisningen är färgmarkerade. M Djurstadtorp 2:59 Ärende: Kund har bestridit anläggningsavgifter för vatten till fastigheten Djurstadtorp 2:28. Borgholms Kommun intog Djurstadtorps-området i verksamhetsområde för vatten år Status: Ärendet hänskjutet till Mark- och Miljödomstolen. Muntlig förberedelse hölls i Växjö Dom: Fastighetsägaren till Djurstadtorp 2:59 ska betala anläggningsavgiften för vatten, till en obebyggd tomt. Övrigt: Ombud: Inger Green

19 19 M Klinta 24:6 Ärende: Bebyggd tomt inom detaljplan och verksamhetsområde. Ärendet gäller utebliven betalning på anläggningsavgift för vatten och spillvatten. Förbindelsepunkt förmedlades Fastigheten anslöts till ledningsnäten 1988, inga anläggningsavgifter eller brukningsavgifter är debiterade sedan tidigare. Status: Ärendet hänskjutet till Mark- och Miljödomstolen. Borgholm Energi skall yttra sig gällande svarandes handlingar senast Yttrande inskickat Dom: Övrigt: Ombud: Inger Green Anspråk om ekonomisk ersättning Tidigare i ärendet september 2017 Ärende: Anspråk om ekonomisk ersättning för begränsningar i brukande av mark efter beslut om vattenskyddsområde Lindby. Markägare inkom under maj månad med anspråk om totalt kr. Status september 2017: Uppgifter om vilka ytor på fastigheten som berörs av ersättningsanspråket krävs för vidare utredning. Begäran om redovisning av aktuella ytor har skickats brevledes till markägaren. Återkoppling på detta brev har inte inkommit. Status: Utredning gällande anspråken är genomförd nedan svar meddelas markägaren: Enligt det material ni inkommit med angående de områden/fastigheter ni söker ersättning för, ser vi efter utredning att ingen del av områdena angränsar intill kanalzonerna som är de enda zonerna där ersättning tidigare har erlagts. kommer därför inte att utbetala någon ersättning enligt det krav på brukningsbegränsningarna för arrendet i 20 år ni åberopade, summan kr. Fastigheten Lindby Tall 5:7 som finns med i ert krav har redan tidigare varit föremål för domslut i Mark- och miljödomstolen med mål nr M , där samma ersättningskrav avslogs, se bilaga 1. Övriga rättsliga processer - Skadeståndsanspråk - Dagens sammanträde VD Anders Lindholm föredrar ärendet.

20 20 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Skickas till VA-chef Markus Wertwein Ros

21 Dnr 2017/126 Avfallssortering matavfall Styrelsens beslut Styrelsen finner att informationen är mottagen. Sammanfattning av ärendet Försortering Förslag som diskuterats med Suez, är att under sommarsäsongen ordna en grovsortering vid omlastningen av hushållsavfallet, i syfte att framförallt få bort löst avfall och grovavfall från fraktionen som ska sorteras optiskt. Detta görs med maskin, varför det lämpligen samordnas med själva omlastningen av avfallet. Borgholm Energi har tagit fram en kravspecifikation på hur ett försorterat lass ska se ut och Suez har avböjt att sköta omlastning och försortering i samband med omlastningen. Borgholm Energi kommer att anlita en entreprenör inom befintligt ramavtal för maskintjänster för att sköta omlastning och försortering under sommarsäsongen. Detta skall igång så snart som möjligt. Minskad ersättning pga. utebliven omlastning under sommarsäsongen kommer att tas upp som fråga med Suez, men det är inte troligt att ersättningen till Suez kan minskas, eftersom avtalet med Suez är konstruerat så att de får ersättning för antal transporterade ton avfall till Kalmar, inklusive omlastning. Suez kommer att fortsätta ansvara för transporterna enligt avtal. Detta innebär att försorteringen kommer att påverka verksamhetens driftresultat, då den inte är budgeterad. KSRR Leveranser och optisk sortering fortgår enligt plan. Vi får besiktningsprotokoll med foto på alla leveranser. Information Informationsinsatserna kring matavfallet pågår enligt plan. Upphandling Upphandlingsunderlag för upphandling av sortering och behandling av hushållsavfall kommer att publiceras i maj.

22 22 Dagens sammanträde VD Anders Lindholm föredrar ärendet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Skickas till Catherine Hevelius, chef Återvinning och avfall

23 Dnr 2017/127 Taxeprojekt VA Styrelsens beslut Styrelsen finner att informationen är mottagen. Sammanfattning av ärendet Dagsläge VA-kollektivet: Utskick för inventering av LE för näringsfastigheter sker vecka 18. Kommunledning är informerad och föreslagen hur kommentera eventuella frågor samt hänvisa till VAorganisationen. Utskick till privata bostadsfastigheter under september. Liknande aktivitet genomförs samtidigt i Mörbylånga kommun. Avtalskunder: Debiteringsmodeller är beslutade i Beab:s styrelse och föreslagna KS/KF. I Mörbylånga kommun ligger man något senare i processen, men debiteringsmodeller är planerade att presenteras för KLU under maj/juni. Campingfastigheter Representanter för Campingnäringen i Borgholms kommun inbjöd presidiet i Beab:s styrelse samt VD till ett möte där man framförde sina synpunkter. Återkoppling har formulerats av presidiet. Lantbruk För Borgholms kommun planeras ett informationsmöte med i dagsläget anslutna lantbruk att genomföras under maj. En enkel och tydlig presentation hartagits fram till mötet. Presentationen har skickats till LRF:s representanter i arbetsgruppen för kommentarer. Ännu ingen återkoppling. För Mörbylånga kommun har ett första möte med LRF:s kommungrupp genomförts. Dagens sammanträde VD Anders Lindholm föredrar ärendet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse

24 24 Skickas till Jesper Slöjdare, taxestrateg

25 Dnr 2018/32 Översyn av kommunens hamnverksamhet Styrelsens beslut Styrelsen föreslår KS att uppdra till BEAB att för respektive hamn analysera befintliga avtal och driftssituation samt ta fram förslag/utkast till: o o o o o Klargörande av ansvar, åtaganden, rättigheter och skyldigheter för arrendator respektive kommunen. Prissättningsmodell baserat på övergripande strategi utifrån avkastnings- /resultatmål. Arrendeavtal. Organisation. Upphandlingsprocess. Sammanfattning av ärendet Tidigare hamnutredningar påvisar att det i dagsläget råder olika driftsförutsättningar och driftsformer för samtliga hamnar i kommunal ägo. Policyn om utarrendering av husbilsverksamheten i de kommunala hamnarna efterlevs endast för vissa hamnar. I vissa hamnar utarrenderas även annan verksamhet, såsom båtplatser och gästhamnsplatser. Det skapar enligt tidigare utredningar en otydlighet, såväl internt inom den kommunala organisationen som externt hos besökare och aktörer i hamnarna, samt en organisatoriskt och ekonomiskt ofördelaktig driftssituation. För att kunna bedriva kostnadseffektiv och attraktiv verksamhet i de kommunala hamnarna krävs en tydlighet och enhetlighet gällande driftsform. Ur ovanstående perspektiv är fortsatt drift av hamnarna i kommunal regi med husbilsverksamheten enligt policy utarrenderad inte att föredra. Inte heller är det organisatoriskt eller ekonomiskt effektivt. Det leder även till en oklar och möjligen oattraktiv upplevelse för hamnbesökare med flera serviceorganisationer verksamma i respektive hamn. Drift av hamnarna helt i egen regi innebär återtagande av nuvarande arrenden, samt etablering av en kostnadseffektiv och kompetent organisation dedikerad för hamnarna. Kommunen antar därigenom rollen som en aktiv kommersiell aktör inom besöksnäringen, konkurrerande med lokala näringsidkare, vilket inte heller är att föredra.

26 26 Baserat på ovanstående perspektiv samt gällande policy för husbilar föreslås därför även övrig verksamhet i kommunens hamnar utarrenderas. En driftsform där kommunen endast äger och underhåller infrastrukturen och därigenom möjliggör för lokala aktörer att, i enlighet med i arrendeavtal fastställda riktlinjer och åtaganden, utveckla den kommersiella verksamheten i hamnarna. Dagens sammanträde VD Anders Lindholm föredrar ärendet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Skickas till Jesper Slöjdare, taxestrateg Kommunstyrelsen

27 Dnr 2018/28 Heltid som norm Styrelsens beslut Styrelsen finner att informationen är mottagen. Informeras: Kommunstyrelsen samt ekonomichef Lars-Gunnar Fagerberg. Sammanfattning av ärendet Inom Lokalvården bör det inte vara några problem att erbjuda 100 % tjänst allt efter behov uppstår. Nackdelar som kan uppstå: - Svårighet att få städningen utförd på speciella tider med anledning av ett utökat städområde. - Tar längre tid på varje område pga Lektions tider, mattider, förskole aktiviteter som innebär att man får gå fram och tillbaka för att komma in i rummen, detta medför då en högre städkostnad. - Högre bilkostnader då man får flera områden och måste transportera sig mellan de olika områdena i Kommunen - Personal - oroligheter pga områdesförflyttningar, då även de som inte önskar förändring i sin sysselsättningsgrad blir berörda - Överanställning behöver göras för att klara akuta behov, som idag löses med tillfällig utökad tjänst idag när behovet uppstår(kan vara extrastädningar, korttids sjukfrånvaro som har löst på samma sätt) vilket blir en ökad kostnad. - Inga extra medel ska avsättas för norm heltid, vilket troligen inte går ihop Kostnader: - Ca kr för tillkommande tjänst Dagens sammanträde VD Anders Lindholm föredrar ärendet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse

28 28 Skickas till Kommunstyrelsen Ekonomichef Lars-Gunnar Fagerberg Ingela Götberg, Chef för lokalvård & transport

29 Dnr 2018/28 Heltid som norm Styrelsens beslut Styrelsen finner att informationen är mottagen. Informeras: Kommunstyrelen samt ekonomichef Lars-Gunnar Fagerberg. Sammanfattning av ärendet Konsekvenser till följd av heltid som norm för kostverksamheten: Vi hade behövt minska kostymen med 2,3 heltidstjänster för att hålla samma personalkostnad som idag med 9 deltider. Att minska personalstyrkan leder till en orimlig arbetsbelastning i köken. I vår verksamhet är vi beroende av antal händer under väldigt specifika tider för att klara produktion och servering. Att erbjuda de som vill gå upp till heltid utan att minska personalstyrkan gör i sin tur att vi kommer ha för höga kostnader på vissa enheter. Vi kommer inte heller ha tillräckligt många arbetsuppgifter på dessa enheter. Kostpriset kommer gå upp, och vi kommer få ett ännu sämre läge än idag i jämförelse med andra kommuners kostpris. Kostnader Kostverksamheten har idag 5 enheter som bemannas av totalt 21 medarbetare. Av dessa 21 medarbetare är det 9 som arbetar deltid. Av dessa 9 är det 3 som erhåller pension utöver upp till heltid. Genom att lägga över samtliga tjänster på 100 % ökar lönekostnaden med ,63kr/år. Dagens sammanträde VD Anders Lindholm föredrar ärendet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse

30 30 Skickas till Kommunstyrelsen Ekonomichef Lars-Gunnar Fagerberg Åsa Amnér, Kostchef

31 Dnr 2017/110 Uppföljning Gata Park Hamnar Styrelsens beslut Styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Sammanfattning av ärendet Uppföljning av pågående och avslutade ärenden gällande Gata Park Hamnar. Nya uppdrag som tillkommit: - Kommunstyrelsen 102 o Strandpromenaden i Köpingsvik, lägga trall för att bilda ihop cykelväg från Sjöstugan med strandpromenaden längsmed Köpingsviksbukten. - Kommunstyrelsens Arbetsutskott 118 o Asfaltering Storgatan, Viktoriabacken och nya vägmärkningar på Norra infarten. Ärendets behandling Informationen uppdateras vid varje styrelsemöte. Dagens sammanträde VD Anders Lindholm föredrar ärendet. Beslutsunderlag Ärendehanteringslista uppdaterad Skickas till Julia Persson, handläggare

32 Dnr 2017/148 Översyn skötselavtal badplatser Styrelsens beslut Styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Sammanfattning av ärendet Förslag till åtgärder och kategorisering framarbetat i samarbete med SBF och MEX Bjärby: Ta bort badplatsen från kommunal skötsel. Då det inte är kommunal mark och då det bedrivs kommersiell verksamhet på platsen. Att tänka på: se över hur kommunen ska vara representerad på badplatser rent geografiskt. Denna badplats är den enda stora på östra sidan mellan Lopperstad och Kårehamn. I och med verksamhet på badplatsen står kommunen sig skyldiga till att se till att all livräddningsutrustning det är krav på finns samt att kommunen står som ansvarig vid badplatsolycka. Byrum: Ta bort badplatsen från kommunal skötsel. Då det inte är kommunal mark. Göra en ny uppskattning på besökande per/dag för att se om det fortfarande ska klassas som EU-badplats. Att tänka på: vid beslut om fortsatt verksamhet på badplatsen står kommunen skyldig till att se till att all livräddningsutrustning det är krav på finns samt att kommunen står som ansvarig vid badplatsolycka. Byxelkrok: Ta över all skötsel av stranden, så som brygga, strandskötsel och underhåll. Se till att badplatsen uppfyller alla krav för kategori 1. Böda Hamn: Fortsätta i samma regi. Se till att badplatsen uppfyller alla krav för kategori 1. Björkviken: klassa som kategori 5 naturbad. Djupvik: : Ta över all skötsel av stranden, så som brygga, strandskötsel och underhåll. Se till att badplatsen uppfyller alla krav för kategori 1. Dovreviken: Fortsätta i samma regi. Se till att badplatsen uppfyller alla krav för kategori 2. Grankullavik: Ta bort badplatsen från kommunal skötsel. Då det inte är kommunal mark. Bryggföreningen kan få erbjudande att ta över sopabonnemang och toalett.

33 33 Att tänka på: vid beslut om fortsatt verksamhet på badplatsen står kommunen skyldig till att se till att all livräddningsutrustning det är krav på finns samt att kommunen står som ansvarig vid badplatsolycka. Högby fyr(syltehamn) : Ta över all skötsel av stranden, så som strandskötsel och underhåll. Se till att badplatsen uppfyller alla krav för kategori 2. Kapelludden (Bredsättra): Ta bort badplatsen från kommunal skötsel. Då det inte är kommunal mark. Erbjuda samfälligheten att ta över toalett och sopabonnemang. Att tänka på: Denna plats är mer ett turistmål riktad till kultur och fågelskådning än badplats. Vid beslut om fortsatt verksamhet på badplatsen står kommunen sig skyldiga till att se till att all livräddningsutrustning det är krav på finns samt att kommunen står som ansvarig vid badplatsolycka. Klinta Bodar: Fortsätta i samma regi. Se till att badplatsen uppfyller alla krav för kategori 1. Köpingebukten: Fortsätta i samma regi. Se till att badplatsen uppfyller alla krav för kategori 1. Kårehamn: Fortsätta i samma regi. Se till att badplatsen uppfyller alla krav för kategori 1. Mellösa: Ta bort badplatsen från kommunal skötsel. Då det inte är kommunal mark. Att tänka på: vid beslut om fortsatt verksamhet på badplatsen står kommunen skyldig till att se till att all livräddningsutrustning det är krav på finns samt att kommunen står som ansvarig vid badplatsolycka. Nyby: Ta bort badplatsen från kommunal skötsel. Då det inte är kommunal mark. Att tänka på: vid beslut om fortsatt verksamhet på badplatsen står kommunen skyldig till att se till att all livräddningsutrustning det är krav på finns samt att kommunen står som ansvarig vid badplatsolycka. Sandbybadet: Ta bort badplatsen från kommunal skötsel. Då det inte är kommunal mark och då det bedrivs kommersiell verksamhet på platsen, då tre campingar nyttjar platsen till sina gäster. Att tänka på: vid beslut om fortsatt verksamhet på badplatsen står kommunen skyldig till att se till att all livräddningsutrustning det är krav på finns samt att kommunen står som ansvarig vid badplatsolycka. Sandvik: Fortsätta i samma regi. Se till att badplatsen uppfyller alla krav för kategori 1. Sjöstugan/ Mejeriviken: Fortsätta i samma regi. Se till att badplatsen uppfyller alla krav för kategori 1.

34 34 Stora Rör: Ta över all skötsel av stranden, så som brygga, strandskötsel och underhåll. Se till att badplatsen uppfyller alla krav för kategori 1. Svartvik Kuggebodar: Ta bort badplatsen från kommunal skötsel. Då det inte är kommunal mark och då det bedrivs kommersiell verksamhet på platsen. Två campingar nyttjar badplatsen till sina gäster. Överlåta en toalett till Sions camping och överlåta den andra till samfälligheten. Att tänka på: vid beslut om fortsatt verksamhet på badplatsen står kommunen skyldig till att se till att all livräddningsutrustning det är krav på finns samt att kommunen står som ansvarig vid badplatsolycka. Äleklinta: Ta bort badplatsen från kommunal skötsel. Då det inte är kommunalmark. Att tänka på: vid beslut om fortsatt verksamhet på badplatsen står kommunen skyldig till att se till att all livräddningsutrustning det är krav på finns samt att kommunen står som ansvarig vid badplatsolycka. Övriga badplatser Kvarnstad: Kategori 5 inga kommunala åtaganden vid stranden, ta bort från avtal. Bruddesta: Kategori 5 inga kommunala åtaganden vid stranden, ta bort från avtal. Törneby: Kategori 5 inga kommunala åtaganden vid stranden, ta bort från avtal. Frönäs: helt i kommersiell verksamhet av Wikegårds camping, inga kommunala åtaganden vid stranden, ta bort från avtal. När en badplats tas bort från kommunal skötsel ska de tas bort från avtalet mellan Borgholm Energi och kommunen samt att det kommuniceras ut till berörda att dessa försvinner från det kommunala ansvaret. När en badplats klassas som naturbad ska de också plockas bort från det kommunala ansvaret samt avtalet mellan Borgholm Energi och kommunen. Förslag på standard per kategori Standars kategori 1 (Byxelkrok, Böda Hamn, Djupvik, Klinta Bodar, Kårehamn, Köpingebukten, Stora Rör, Sandvik, Sjöstugan) WC Sophantering Livräddningsutrustning var 100 m Soptunna för engångsgrillar Informationsskylt Cykelställ Parkeringsmöjligheter Tillgänglighetsanpassat Dricksvatten

35 35 Standard kategori 2 (Dovreviken, Högby Fyr) WC / Sopmaja Sophantering Livräddningsutrustning var 100 m Informtionsskylt Standard kategori 3 (Bjärby) WC Sophantering Livräddningsutrustning var 100 m Informationsskylt Parkeringsmöjligheter Dricksvatten Brygga Standard kategori 4 WC / Sopmaja Sophantering Livräddningsutrustning var 100 m Informationsskylt Standard kategori 5 (Kapelludden, Grankulla, Mellösa, Svartvik, Äleklinta) Inga kommunala åtaganden vid stranden Standard kategori EU-badplatser borttagna från kommunaltansvar (Sandby, Byrum) Endast provtagning av SBF.

36 36 Förslag till kostnadskalkyl åtgärder per badplats ( ca priser) Förslag: tillsammans med ekonomiavdelningen arbeta fram en mer exakt kalkyl- och inveseringsplan för badplatserna, saminvesteringar med utredning ang offentliga toaletter. Efter beslut om vilka badplatser som bli kvar i kommunal skötsel. Investerings- samt driftkalkyl Bjärby 3601(vid beslut om fortsatt kommunal skötsel) Antal Investering Livbojar 4 st kr Informationsskylt 1 st kr Totalt kr Årlig drift Kommentar Kostnader Städmaterial kr Provtagning EU-badplats kr Brygga (i och upp) kr Sophantering kr VA-kostnader Avstängning + påsläpp kr kr Totalt kr Byxelkrok 3605 Antal Kostnad Livbojar 5 st kr Informationsskylt 2 st kr Cykelställ 1 st kr Totalt kr Årlig drift Kommentar Kostnader Bryggmaterial kr Provtagning EU-badplats kr Brygga (i och upp) kr Renhållning strand 1 h/dag under säsong kr Totalt kr Böda Hamn 3629 Antal Kostnad Livbojar 3 st kr Informationsskylt 1 st kr Cykelställ 1 st kr Totalt kr Årlig drift Kommentar Kostnader Provtagning EU-badplats kr

37 37 Renhållning strand Utförs av hamnkapten - Sophantering Gemensamt med hamn - Totalt kr Djupvik 3606 Antal Kostnad Livbojar 5 st kr Informationsskylt 2 st kr Cykelställ 1 st kr Totalt kr Årlig drift Kommentar Kostnader Bryggmaterial 400 kr Provtagning EU-badplats kr VA-kostnader 400 kr Renhållning badplats + toa 1h/dag under säsong kr Brygga kr Sophantering 1 st 190 l kärl kr Totalt kr Dovreviken 3607 Antal Kostnad Livbojar 1 st kr Informationsskylt 1 st kr Ny toalett 1 st kr Totalt kr Årlig drift Kommentar Kostnader Renhållning badplats + toa 30 min /dag under säsong kr Sophantering 1 st 190 l kärl kr Totalt kr Högby Fyr 3620 Antal Kostnad Livbojar 2 st kr Informationsskylt 1 st kr Ny toalett + montering 1 st kr Totalt kr Årlig drift Kommentar Kostnader Renhållning badplats + toa 1 h/dag under säsong kr Sophantering 1 st 370 l kärl kr Totalt kr

38 38 Klinta Bodar Antal Kostnad Livbojar 2 st kr Informationsskylt 1 st kr Cykelställ 1 st kr Totalt kr Årlig drift Kommentar Kostnad Bryggmaterial kr Renhållning badplats Feriearbetare, 16 extra kr sopkärl + tömning Brygga 1 st + handikapp + pålning kr Provtagning EU-badplats kr Tång rensning kr Totalt kr Köpingebukten 3616 Antal Kostnad Livbojar 6 st kr Informationsskylt 3 st kr Cykelställ 2 st kr Renovering omkläd kr Totalt kr Årlig drift Kommentar Kostnad Bryggmaterial kr Brygga 2 st + stegar kr Renhållning strand Feriearbetare + Klinta kr Sophantering 16 st 190 l kärl + hundlat kr Provtagning kr VA kostnader kr El-kostnader kr Totalt kr Kårehamn 3612 Antal Kostnad Livbojar 5 st kr Informationsskylt 2 st kr Cykelställ 1 st kr i Totalt kr Årlig drift Kommentar Kostnad Bryggmaterial kr

39 39 Brygga kr Provtagning EU-badplats kr Sophantering 2 st 660 l kärl kr Renhållning strand+toa Görs av hamnkapten Totalt Sandvik 3615 Antal Kostnad Livbojar 2 st kr Informationsskylt 1 st kr Cykelställ 1 st kr Renovera toalett + dusch kr Totalt kr Årlig drift Kommentar Kostnad Provtagning EU-badplats kr Va-kostnader kr Renhållning Gemensam med hamn Sophantering Gemensam med hamn Totalt kr Sjöstugan 3616,3618 Antal Kostnad Livbojar 0 st - Informationsskylt 2 st kr Cykelställ 2 st kr Totalt kr Årlig drift Kommentar Kostnad Bryggmaterial kr Brygga 2 st + handikapp + pålning kr Provtagning EU-badplats kr Va-kostnader kr Renhållning Feriearbeteare Sophantering Barmarkunderhåll Tång + maskin kr Gräsklipp + maskin kr Totalt kr Sammanfattning: Investering badplatser Totalt ca kr

40 40 Årlig drift badplatser Totalt ca kr Dagens sammanträde VD Anders Lindholm föredrar ärendet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Slutrapport Utredning badplatser I Borgholms kommun 2018, uppdaterad Skickas till Hans Johannesson, chef Gata Park Julia Persson, handläggare Kommunstyrelsen

41 Dnr 2017/38 Kontor och mötesplats för företag i Borgholms kommun Styrelsens beslut Styrelsen beslutar att tillstyrka begäran om resebudget för projektgruppen med 18 tkr. Reservation från Tomas Lind, se bilagd protokollsanteckning. Sammanfattning av ärendet Arbetet med förstudien har inneburit besök hos ett antal företag och organisationer inom Kalmar Län som har verksamheter inom området kontor och mötesplatser med funktion att stärka det lokala näringslivet och stimulera företagande. Besöken har varit givande och har väckt nya tankar och idéer kring konceptutveckling och målbild. Vid möte med Regionförbundet i Kalmar Län rekommenderas besök i en kommun med liknande speciella villkor för turism som Borgholms kommun och där man mycket framgångsrikt fått företagare att etablera sig. För detta ändamål begär projektgruppen en resebudget på 18 tkr. Dagens sammanträde Styrelseledamot Joel Schäfer föredrar ärendet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Beslut , bifogas Skickas till Annika Karpfors Joel Schäfer Anders Nyholm

42 42 "Protokollsanteckning till punkt 17 styrelsemöte Beab Jag anser inte att driva företagshotell är en kommunal fråga eller att det ska drivas av Borgholm Energi. Det man kan tänka sig är att kommunens näringslivsutvecklare bistår intressenter som vill starta upp en sådan verksamhet med eventuell hjälp. Dessutom tycker jag inte resan är motiverad och sänder fel signaler, framförallt när det ekonomiska läget är ansträngt och vi verkar gå mot betydande budgetunderskott. Tomas Lind Framtid Öland"

43 Dnr 2018/31 Information om upphandling och inköp Styrelsens beslut Styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Sammanfattning av ärendet I december 2016 tillsattes rollen som upphandlare /inköpare till Borgholm Energi. Målet med tillsättningen var att denna funktion skulle skapa en gemensam struktur för inköp och bidra med att öka medvetenheten och förmedla kunskap om upphandlingar internt. Sedan start så har Borgholm Energi genomfört 13st upphandlingar, varav 2st blivit föremål för överprövning. Borgholm Energi Elnät AB har under samma period genomfört 2st. Nya avtal har inneburit generell kostnadssänkning. Ett flertal direktupphandlingar har genomförts. Gemensamma arbetsdokument har skapats och samtliga upphandlingar följer samma grundläggande struktur. Intern utbildning i LOU/LUF har genomförts och rutiner om direktupphandling är framtagna. Intern kontroll har förbättrats i och med ökad medvetenhet. Leverantörsdatabas är under konstruktion, som kommer förbättra intern kontrollen ytterligare. Samordning sker med Borgholm kommun, Upphandlingsenheten i Kalmar och även mot nationella upphandlingsenheter eller organisationer såsom, SKL, SIMFRA och HBV. Bolagets hemsida har blivit mer informativ (med egen flik för upphandlingar) och samtliga upphandlingar publiceras där. Under hösten ska bolaget (tillsammans med flera, exempelvis kommunen, företagarna?) bjuda in det lokala näringslivet till en träff. Syftet är att vi ska kunna presentera vad som är på gång och erbjuda dem nödvändiga kunskaper hur man går tillväga för att blir leverantör till oss eller andra offentliga aktörer. En utbildningsinsats vore bra för att hjälpa näringslivet vässa sina kunskaper och göra dem mer konkurrenskraftiga. Ett antal upphandlingar är aktuella ex. entreprenad Djupvik etp 4, mottagning och behandlingar av hushållsavfall, mottagning av farliga jordmassor, bränsle (ex. flis) och transporter.

44 44 Dagens sammanträde Lars-Gunnar Fagerberg deltar. Upphandlingsansvarig Daniel Njord Petersson föredrar ärendet. Övrigt Noterades vikten av att informera lokala företagare om upphandlingarna. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande Presentation vid sammanträdet Skickas till Daniel Njord Petersson

45 Dnr 2018/8 Restlista 2018 Styrelsens beslut Styrelsen finner att informationen är mottagen. Sammanfattning av ärendet Restlista inventeras och uppdateras enligt sammanträdesdatum. Dagens sammanträde VD Anders Lindholm föredrar ärendet. Beslutsunderlag Restlista

46 Dnr 2018/3 Budgetöverskridande Gata/Park och Vinterväghållning Styrelsens beslut Styrelsen beslutar att föreslå Kommunstyrelsen att avsätta medel för det beräknade budgetöverskridandet på Gata/Park om 3 mkr och Vinterväghållningen på 2,4 mkr. Total summa 5,4 mkr. Sammanfattning av ärendet Prognos 2018 Gata/Park Den prognos som gjorts visar ett överskridande på 3 mkr för Gata/Park. Beräkningen baseras på utfall i april och utfall maj-dec 2017 (12 månaders rullande) med justeringar för förväntningar Avtalet beräknas överskrida med 536 tkr och BEAB Service med tkr. Prognos 2018 Vinterväghållning Den prognos som gjorts visar ett överskridande på 2,4 mkr för Vinterväghållningen. Det beror på den stora mängd snö som föll i februari-mars. Prognosen är beräknad på utfallet i april och en beräknad ytterligare kostnad på 500 tkr. Denna summa ligger i paritet med föregående år. Total kostnad beräknas bli 4 mkr, med en budget på 1,6 mkr. Dagens sammanträde Annika Hermansson föredrar ärendet. Kommunens ekonomichef Lars Gunnar Fagerberg deltar. Skickas till Kommunstyrelsen