DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Transkript

1 DOKUMENTHANTERINGSPLAN KOMMUN MYNDIGHET FÖRSTA GILTIGHETSDATUM VERKSAMHET Torsby kommun Barn- och utbildningsnämnden Antagen Gymnasieskolan, Intagning, Vuxenutbildning vid = när handlingen enligt myndighetens bedömning saknar framtida värde för allmänhetens insyn, rättskipning, förvaltning och forskning. De gråmarkerade fälten rör information som lagras digitalt. När det gäller handlingar av tillfällig eller ringa karaktär hänvisas till Torsby kommuns gallringsplan för handlingar av ringa eller tillfällig betydelse. Serie, handlingar Format Arkivläggning/ Protokoll från skolkonferenser, klassråd, arbetslagskonferenser, ämneskonferenser, elevkonferenser, klasskonferenser (eller motsvarande) och andra sammankomster om pedagogiska frågor och elevvård (elev- elevvårdskonferens) Yrkesråds/programrådsprotokoll Stipendiekommitténs protokoll med lista över stipendier Protokoll från den lokala skyddskommittén på Stjerneskolan MBL protokoll Allmän administrativ verksamhet för gymnasiet Datafil Dataserver Server Datafil Dataserver Server Datafil Dataserver Server Datafil Dataserver Server Datafil Dataserver Server Skrivs ut på arkiv 80 papper Skrivs ut på arkiv 80 papper. Skrivs ut på arkiv 80 papper. Skrivs ut på arkiv 80 papper. Skrivs ut på arkiv 80 papper.

2 Dataprogram för hantering av gymnasiets information och ärenden - Databas med handlingar Datafil Dataserver Server - Diarielistor sorterade efter diarienummer - Diarielistor sorterade efter diarieplansbeteckning - Diarieplaner Gymnasieskolans diarieförda handlingar - ärenden Gymnasieskolans diarium för Papper Pärm/inbunden Tjänstemans registrering av sekretessbelagda handlingar vid t.ex. elevvårdskonferenser Ej diarieförd korrespondens som Mellan åren registrerades skolstyrelsens ärenden manuellt på kort som finns i kortlådor började man med digital diarieföring i dataprogrammet Ärende som ersattes av W3D I programmet finns alltså skolstyrelsens registrerade ärenden från och med I W3D3 registreras inkomna och upprättade handlingar. I programmet finns både digitalt upprättade handlingar och inskannade pappershandlingar i Pdf-format. Skrivs ut på Svenskt arkiv 80 grams papper Skrivs ut på Svenskt arkiv 80 grams papper Från och med 2005 används en ny diarieplan med 11 huvudgrupper. Tidigare användes kommunförbundets diarieplaner. Vid förändringar tas ett arkivexemplar ut på papper för bevarande. Sorterade efter diarieplansbeteckning och diarienummer. 2

3 bedöms ha ett administrativt värde, juridiskt värde eller ett forskningsvärde Datafil Dataserver Server Skrivs ut på papper. Handlingar inkomna för kännedom samt allmän information vid Datafil Dataserver Server vid Centrala och nationella läroplaner Papper Häften Tjänstemans vid Lokala arbetsplaner, kurs- eller Papper I diarium Tjänstemans timplaner och verksamhetsplaner. Datafil Dataserver Server Mentorskap - Förteckningar över mentorer - Mentors elevakter Papper Akt Tjänstemans - Skriftlig information, sammanställd i samband med utvecklingssamtal som innehåller uppgifter om särskilda stödinsatser - Kontaktböcker, meddelandekort eller motsvarande handlingar som rör skolans kontakt med elevens målsmän Verksamhetsberättelser Papper Papper Tjänstemans vid Datafil Dataserver Server Rör handlingar som inte leder till någon åtgärd. Från t.ex. myndigheter. Innehåller förklaringar till förkortningar och sifferkoder i betygskatalogerna Om den skriftliga information inte innehåller dokumentation om särskilda stödinsatser kan den gallras vid Dvs. när den period (t.ex. läsår) boken, kortet etc. omfattar har upphört. Gymnasiets verksamhetsberättelse ingår i Barn- och utbildningsnämndens som bevaras 3

4 Kvalitetsredovisning Reglementen, organisationsplaner/schema, verksamhetsplaner, arbetsordningar, instruktioner och liknande Papper I diarium Tjänstemans Datafil Dataserver Server Papper I diarium Tjänstemans Innehåller en bedömning av dels i vilken mån målen för utbildningen uppnåtts, dels vilka åtgärder som behöver vidtas om målen inte har uppnåtts Original i diarium. Handlingarna beskriver Barn- och utbildningsnämndens verksamhet, t.ex. handläggningsrutiner. Organisationsscheman upprättas ibland vid organisationsöversyner eller i samband med budgetarbetet. Datafil Dataserver Server Ordningsstadgor Datafil Dataserver Server Ingår i den s.k. Lärarpärmen som bör bevaras regelbundet på lämpligt sätt Tidningsurklipp och fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Läromedelsbeställningar Papper Pärm, kartong eller annan förvaringskapsel Tjänstemans Tidningsklippen bör klistras upp på syrafritt papper med bokbinderilim. Foton bör monteras på syrafritt papper med hjälp av fotohörn. Uppgift om vad fotot föreställer samt när det är taget bör framgå. Datafil Dataserver Server Bör skrivas ut på arkivgodkänt papper Negativ I godkända negativfickor Tjänsteman eller närarkiv Datafil Dataserver Server 4

5 Ett exemplar av varje informationsskrift, broschyr, affisch eller liknande, som framställts inom den egna verksamheten Papper Pärm häften, inbundna Tjänstemans Stjerneskolans webbplats Datafil Dataserver Tjänstemans Inkomna cirkulär och meddelanden av kortvarig betydelse Egenproducerade läromedel Läromedel och undervisningslitteratur som inte är egenproducerat utan inköpt av externa producenter/leverantörer Broschyr för individuellt val över kurser som elever kan välja vid Datafil Dataserver Server vid Datafil Dataserver Server vid Datafil Dataserver Server vid T.ex. Lärarpärm, Välkommen till Stjerneskolan och Veckonytt. Större affischer bör planförvaras och inte rullas. Av praktiska skäl är det inte möjligt att bevara all information som tillförs webbplatsen, men minst en gång per termin bör en kopia av webbplatsen tas ut och bevaras på lämpligt sätt I den mån böcker, häften, kompendier, foton, diabilder eller videoinspelningar eller multimediepresentationer produceras på skolan för att användas i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras T.ex. läroböcker, övningsböcker/häften, Ett exemplar av skolans broschyr eller motsvarande som presenterar kurser per läsår bör bevaras Datafil Dataserver Server Bör skrivas ut på papper för bevarande Handlingar rörande arrangemang T.ex. program för Öppet Hus och cabaréer på Stjerneskolan. - Program 5

6 - Affischer - Pressklipp och foton angående arrangemanget Handlingar rörande utbytesstipendiater Papper I diarium Tjänstemans Datafil Dataserver Server Papper I diarium Tjänstemans Sammanställning/slutrapport inklusive slutdokument av projekt som genomförts under läsåret Underlag för upprättande av scheman, verksamhetsplaner m.m. Avtal av rutinmässig karaktär, t.ex. leasingavtal på kontorsmaskiner, supportavtal och avtal på abonnemang på telefoner Avtal som t.ex. rör ett större och långsiktigt samarbete med andra kommuner i fråga om intagning och liknande Datafil Dataserver Server vid Datafil Dataserver Server vid Papper I diarium Tjänstemans 2 år efter avtalstiden s utgång Datafil Dataserver Server 2 år efter avtalstiden s utgång Papper I diarium Tjänstemans Datafil Dataserver Server Kan innehålla uppgifter om programupplägg, deltagare, ekonomisk redovisning av projektet och enkätsammanställningar. Rörande tjänstgöring och undervisning. alltså så snart slutligt schema upprättats. Belyser gymnasiets verksamhet och bör bevaras för forskningen 6

7 Handlingar rörande special/projektarbete för elever Stöd- och specialundervisning samt särskild undervisning - Undervisningsplan, klasslista, eller annan förteckning över elever som omfattas av undervisningen när eleven slutat skolan Datafil Dataserver Server när är eleven slutat skolan - Åtgärdsprogram Papper I diarium Tjänstemans - Skriftlig information, Papper I akt eller Tjänstemans sammanställd i samband med pärm utvecklingssamtal som innehåller uppgifter om särskilda stödinsatser - Elevdokumentation rörande särskilda stödinsatser - Statistik och rapporter till Statistiska centralbyrån angående särskild undervisning samt underlag för dessa. Uppgift om utfört special/projektarbete finns i betygskatalog och på avgångsbetyg. Special/projektarbete kan gallras under förutsättning att uppgift finns i betygskatalog som bevaras Om den skriftliga information inte innehåller dokumentation om särskilda stödinsatser kan den gallras vid SCB skickar en diskett till Stjerneskolan som innehåller ett frågeformulär. Kommunens tjänsteman fyller i rätt uppgifter och returnerar disketten. 7

8 Statistik och rapporter till Statistiska centralbyrån - lärarstatistik Papper I diarium Tjänstemans Datafil Dataserver Server Inventarieförteckningar Kursinbjudningar för personal vid Datafil Dataserver Server vid Attestblanketter 10 år efter upphörd attesträtt SCB skickar en diskett till Stjerneskolan som innehåller ett frågeformulär. Kommunens tjänsteman fyller i rätt uppgifter och returnerar disketten. Originalattestblanketterna ska förvaras på respektive nämnd. Blanketterna är värdehandlingar och skall sparas i 10 år efter det år då personen slutar eller förlorar sin attesträtt. Prövning Anmälan till särskild prövning eller fyllnadsprövning med bilagda handlingar Handlingar rörande avgifter för prövning när prövningen är slutförd Datafil Dataserver Server när prövningen är slutförd Datafil Dataserver Server Under förutsättning att kontroll, revision eller bearbetning slutförts. 8

9 Övriga handlingar rörande prövning, t.ex. rutinkorrespondens Skrivning vid prövning Resultat från prövning för elever som går på skolan vid Datafil Dataserver Server vid när eleven avslutat sin skolgång Datafil Dataserver Server när eleven avslutat sin skolgång Handlingar rörande Högskoleprovet - Anmälningslistor - Instruktioner - Handlingar rörande bokning av lokaler och anlitande av provvakter Ekonomi vid vid vid Betyget registreras betygskatalogen som bevaras Från VHS 9

10 Dataprogram för hantering av räkenskaper Verifikationer Handlingar som rör budget - Budgetunderlag - Gymnasiets budgetförslag till Barn- och utbildningsnämnden - Budgetuppföljning/delårsrapport Räkenskapshandlingar som tjänar endast som bokförings- och kassakontroll Datafil Dataserver Server efter 10 år Papper I pärm i verifikations nummerordning Tjänstemans eller arkiv efter 10 år Datafil Dataserver Server efter 10 år Huvudansvaret för ekonomiprogrammet ligger hos kommunstyrelsens ekonomiavdelning. Dataprogrammet heter Economa. Tidigare fanns ett dataprogram som hette Kommundata som installerades på 1980-talet och efterträddes av Devis X och Easy Devis. Uppgifterna ligger kvar 10 år varefter de raderas automatiskt. Uppgifter som ska bevara tas ut på annat medium för långtidsbevarande. Datafil Dataserver Server Papper I diarium Tjänstemans Datafil Dataserver Server Papper I diarium BUN:s kansli Ingår i nämndens budgetuppföljning/delårsrapport Datafil Dataserver Server T.ex. fraktsedlar, följesedlar. Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats och att det av fakturan framgår vad som köpts in. 10

11 Bilagor till utgiftsverifikationer Sitter tillsammans med verifikationer som gallras efter 10 år. Kontant kassaredovisning Redovisning av sålda läromedel, prövning, kopiering och övriga avgifter - Kassaredovisning arkiv efter 10 år - Kontantkvitto eller arkiv efter 10 år - Insättningskvitto med avisering på bank Förskott, kvittenser vid resor och kurser eller närarkiv eller närarkiv Inlämningskvitton, Posten eller närarkiv Inaktuella säkerhets- och värdehandlingar Handlingar rörande beslut, skälen till beslut om upphandling eller beslut om att avbryta en upphandling. Här avses även tilldelningsbeslut eller närarkiv Upphandling 2 år efter utgången giltighetstid Sitter tillsammans med verifikationer som gallras efter 10 år. Sitter tillsammans med verifikationer som gallras efter 10 år. Bensin-, inköps- eller hotellkort makuleras genom att klippas sönder. Papper I diarium BUN:s kansli Beslutet syns i protokoll och i delegationsbeslut beroende på värdet Inköpsgrundande handlingar Papper I diarium BUN:s kansli T.ex. anskaffningsbeslut, investeringsbeslut och inköpsanmodan 11

12 Annons med inbjudan till ansökan om at få lämna anbud, anbudslämnande, formgivningstävling eller annan inbjudan att inkomma med intresseanmälan Annonsunderlag Annonsunderlag till EGT Papper I diarium BUN:s kansli Vid avtalstidens utgång Datafil Dataserver Server Vid avtalstidens utgång Vid avtalstidens utgång Datafil Dataserver Server Vid avtalstidens utgång Förfrågningsunderlag och underlag Papper I diarium BUN:s kansli för anbudsansökan eller motsvarande Anbudsansökan för antaget anbud Papper I diarium BUN:s kansli Anbud inklusive bilagor antaget Papper I diarium BUN:s kansli Bilagor som utgörs av föremål t.ex. arbetsprover och modeller, får gallras eller återlämnas till anbudsgivaren under förutsättning att de är beskrivna eller avbildade i dokumentation som bevaras Anbud inklusive bilagor ej antaget Papper I diarium BUN:s kansli 2 år från beslut Datafil Dataserver Server 2 år från beslut 12

13 Anbudssvar både negativa och positiva Anbudsvärderingar Sammanställning över kvalificering av anbudsgivare och utvärdering av anbud Anbudsprotokoll, förteckning över anbud och motsvarande Upphandlingskontrakt, avtal specifikt köp Bekräftelse om deltagande inom ramen för kvalifikationssystem och motsvarande handlingar samt begärda förtydliganden och kompletteringar för antaget anbud Beställning eller motsvarande handling vid avrop mot ramavtal, i de fall värdet av det beställda överstiger ett ringa belopp Handlingar vid direktupphandling, i de fall värdet av det upphandlade överstiger ett ringa belopp Beställningsskrivelser specifikt köp, entreprenad Papper I diarium BUN:s kansli Datafil Dataserver Server Vid avtalstidens ut- gång Datafil Dataserver Server Vid avtalstidens utgång Papper I diarium BUN:s kansli Papper I diarium BUN:s kansli Papper I diarium BUN:s kansli Papper I diarium BUN:s kansli Papper I diarium BUN:s kansli Papper I diarium BUN:s kansli 13

14 Dokumentation från förhandling, provning, tester, muntlig presentation samt tagande av referenser Papper I diarium BUN:s kansli Tävlingsbidrag för antaget anbud Papper I diarium BUN:s kansli Handlingar som rör vatten, transport och telekommunikation Ritningar Information från leverantörer Broschyrer Vid avtalstidens utgång, dock minst 4 år från avtalstidens början Datafil Dataserver Server Vid avtalstidens utgång, dock minst 4 år från avtalstidens början Papper I ritningshurts samt som datafil Närarkiv Ska förvaras på tekniska avdelningen Datafil Dataserver Server vid Datafil Dataserver Server vid vid Datafil Dataserver Server vid Elevhem 14

15 Hyreskontrakt Uppsägning av hyresgäst Förteckningar/register över elever som undervisas på Stjerneskolan men hör hemma i en annan kommun Rapporter om skolgång. Till Stjerneskolan inkomna rapporter med uppgift om elevs skolgång i annan kommun Tillstånd till skolgång i skoldistrikt 2 år efter det att kontraktet löpt ut Interkommunal ersättning och samverkan 5 år efter det att eleven avslutat sin skolgång Datafil Dataserver Server 5 år efter det att eleven avslutat sin skolgång Datafil Dataserver Server utanför Torsby kommun - Ansökan efter avslutad skolgång Hyreskontraktet gäller för ett läsår i taget. OBS Innan gallringen utförs så måste tjänsteman ta kontakt med ekonomikontoret och kontrollera så att ingen hyresskuld kvarstår. Kontraktet ska sparas så länge det finns en hyresskuld. Gallringsfristen räknas från den tidpunkt då hyresgästen flyttade. Betygskataloger bör däremot bevaras. Ingår i IST-Extens - elev Under förutsättning att betalning erlagts och ansvarsfrihet för året beviljats Gäller godkända kurser för t.ex. vuxenutbildning och folkhögskola. 15

16 - Personbevis - Slutbetyg kopior Datafil Dataserver Server efter avslutad skolgång efter avslutad skolgång Datafil Dataserver Server efter avslutad skolgång efter avslutad skolgång Datafil Dataserver Server efter avslutad skolgång - Yttrande/beslut. Fakturor rörande interkommunal Papper Pärm Arkiv ersättning, skolkommunräkningar efter 10 år Datafil Dataserver Server efter 10 år Övriga handlingar rörande debitering och kontroll av interkommunal ersättning Datafil Dataserver Server Dessa beslut dokumenteras inte på något annat sätt än på dessa blanketter Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats. 16

17 Handlingar i tvisteärenden rörande interkommunal ersättning Papper Pärm eller i diarium Tjänstemans Samverkansavtal Papper I diarium Tjänstemans Statsbidrag 2 år efter ärendets slutliga avgörande Statsbidragsansökningar och rekvisitioner Underlag från rektorsområden och skolor för ansökan om statsbidrag efter 10 år Datafil Dataserver Server efter 10 år Datafil Dataserver Server T.ex. lärarförteckningar och tjänstgöringsplaner. Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats. Studiestöd för gymnasiet, vuxenutbildning och folkhögskolan Studieredovisningar till CSN - Grundrapport som skickas till CSN Papper Tjänstemans - Särskild månadsrapport Diskett Tjänstemans - Månadsrapport Diskett Tjänstemans - Underlag för månadsrapporten - Skickas till CSN i augusti - skickas till CSN - skickas till CSN efter 10 år 17

18 Register över elever med inackorderingstillägg Ansökningar och beslut om inackorderingstillägg med kontrollistor Datafil Dataserver Server 2 år efter avslutad utbildning Handlingar rörande resebidrag Ansökan med beslut Kvitteringslistor Underlag till trafikbolag - kopior 2 år efter avslutad utbildning 2 år efter avslutad utbildning 2 år efter avslutad utbildning 2 år efter avslutad utbildning 2 år efter avslutad utbildning Faktura från trafikbolag Papper Pärm Närarkiv efter 10 år Premier och stipendier Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett. Beslutet ser man i programmet IST-Extens - elev. Häri även underlag för utbetalning av kontantbidrag och anslutningsresor Ingår i verifikationer Handlingar som redovisar villkor för premier och stipendier, t.ex. urkunder-statuter 18

19 Förteckningar över fördelning av premier och stipendier Handlingar rörande fördelning och redovisning av premier och stipendier Handlingar rörande personal Ingår i protokoll som förs vid sammanträde. Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats. Med undantag av verifikationer som kan gallras först efter 10 år Anställningsförfarandet Om kommunen anlitar ett rekryteringsföretag bör de handlingar som ska bevaras tas ut på papper. Se vidare under kommunens anvisningar om lediga tjänster på intranätet. Annons om ledig tjänst Datafil Dataserver Server vid Kommunen använder ett verktyg för att publicera platsannonser på internet och/eller intranät. Ibland annonseras tjänster också i tidningar. Annonser från internet/intranät och annonser i Ansökningshandlingar från person som sökt tjänst - Ansökan - Meritsammanställning Papper I diarium eller pärm Tjänstemans Papper I diarium Tjänstemans Datafil Dataserver Server Papper I diarium Tjänstemans Datafil Dataserver Server tidningar skrivs ut för bevarande. Platsannonserna bevaras tillsammans med ansökningarna till tjänsten. Samtliga kommunens platsannonser bevaras också samlade på personalavdelningen. 19

20 - Betyg/intyg för sökande som fått tjänsten - Betyg/intyg för sökande som inte fått tjänsten med följebrev Papper I personaldossié Löne- och personalkont oret eller återsänds tidigast Datafil Dataserver Server eller återsänds tidigast Meddelande om att tjänsten tillsatts av annan sökande s.k. följebrev - vid kopia Datafil Dataserver Server vid Sammanställning över de sökande Papper I diarium Tjänstemans och deras meriter, om sådan upprättas Datafil Dataserver Server Överföres till centralarkiv när arbetstagaren slutat sin anställning i kommunen. (Betyg från lärare finns kvar på förvaltningen tills arbetstagaren avgått.) Kopior på betyg/intyg sänds åter till den sökande om han/hon har begärt det annars gallras de vid. Kommunfullmäktiges beslut Original till den sökande Till den sökande Anställningsbeslut/bevis 1. originalet (vit) Papper Originalet till den anställde 2. arkivexemplar för Papper Personaldo Tjänstemans personaldossié (blå) ssié 3. anställningsmyndighetens exemplar (gul) + handlingar i samband med anställningen Papper Pärm - kronologiskt 4. Personal- och löneavdelningens exemplar (röd) Papper Skickas till löne- och personalkontoret där det gallras efter 3 år 20

21 5. Personalredogörarens exemplar (vit) Papper Pärm efter efternamn Övriga handlingar rörande anställningen Friskintyg Papper Personaldo ssié Tjänstemans Tjänstemans Postöppningsfullmakt, vanlig post och E-post -original Försäkran om tystnadsplikt -original Papper Personaldo Tjänstemans ssié Nyckelkvittens - original Papper Pärm Tjänstemans efter nyckelbetec kning vid vid när nyckeln återlämnas ur juridisk synpunkt Kvittensen finns hos den som lämnat ut nyckeln Tjänstgöringsrapportering Tjänstgöringsrapport, inkommen efter , för timanställd 1. original Papper Skickas till löne- och personalkontoret där den gallras efter 3 år 2. Personalredogörarens exemplar Papper Pärm årsvis efter efternamn Tjänstemans vid 3. Den anställdes exemplar Papper Tjänstgöringsrapport/anställningsbeslut intermittent anställning (springvikarier) 1. original Papper Skickas till löne- och personalkontoret där den bevaras 2. Personalredogörarens exemplar 3. Den anställdes exemplar Papper Papper Pärm årsvis efter efternamn Tjänstemans vid 21

22 Månadsrapport särskilda Komptid, övertid etc. ersättningar och avdrag 1. original Papper Skickas till löne- och personalkontoret där den gallras efter 3 år 2. Personalredogörarens exemplar Papper Pärm årsvis efter Tjänstemans vid efternamn 3. Den anställdes exemplar Papper Tilläggsrapportering månadslön vid Ledighetsansökan Beslut om tjänstledighet som är längre än 6 månader tas av närmaste chef eller av nämnd/styrelse. Tjänstledighetens omfattning syns på lönelistan som bevaras 1. original Papper Skickas till löne- och personalkontoret där den gallras efter 3 år 2. Personalredogörarens exemplar Papper Pärm årsvis efter efternamn Tjänstemans vid 3. Den anställdes exemplar Papper Sjukdom/läkarbesök/arbetsskada 1. original Papper Skickas till löne- och personalkontoret där den gallras efter 3 år 2. Personalredogörarens exemplar Papper Pärm årsvis efter efternamn Tjänstemans vid 3. Den anställdes exemplar Papper Medicinskt underlag/läkarintyg OBS innehåller sekretessbelagda uppgifter 22

23 - Original Papper Eventuell angiven diagnos ska strykas över. Skickas till löne- och personalkontoret där den gallras efter 3 år - Personalredogörarens exemplar - kopia Papper Pärm årsvis efter efternamn Tjänstemans vid Reseräkningar 1. original Papper Skickas till löne- och personalkontoret där den gallras efter 3 år 2. Personalredogörarens exemplar Papper Pärm årsvis efter efternamn Tjänstemans 3. Den anställdes exemplar Papper Rapportering - förtroendevalda/uppdragstagare Tjänstgöringsrapport, förtroendevalda Intyg om förlorad arbetsinkomst, förtroendevalda Deltagande i sammanträde och ev. för möte Justeringsblankett Deltagande/resor, övriga förtroendeuppdrag Övriga handlingar under anställningen Flextidrapporter Tjänstefördelning Papper Personaldo ssié Tjänstgöringsintyg/betyg utskrivet av Torsby kommun, kopia Tjänstemans vid efter 3 år efter 3 år efter 3 år efter 3 år efter 3 år Redovisar undervisningen för respektive lärare 23

24 Arbetsgivarintyg till A-kassa vid Datafil Dataserver Server vid Underlag för arbetsgivarintyg vid Dokumentation över arbetsår för arbetstagare med uppehållslön vid Skickas till kommunstyrelsens personal- och löneavdelningen 1 gång per år. Handlingar rörande lönebidrag Ett arkivexemplar bevaras i personaldossié på kommunstyrelsens personal- och löneavdelning. - Beslutsunderlag/överenskomm else beträffande lönebidrag - Handlingar rörande rekvisition av bidrag - kopior Förteckningar över tjänstledigheter Semesterlistor Anställningsupphörande Anspråk på företrädesrätt till ny anställning vid Uppsägning från arbetstagaren Papper I diarium BUN:s kansli Uppsägning från arbetsgivaren Papper I diarium BUN:s kansli Handlingar rörande avskedsgåvor vid Förteckningar över avtackad personal vid Elevregistrering och betygsdokumentation för gymnasiet Från Arbetsförmedlingen. Se även under rubriken statsbidrag. Utgör ett stöd för upprättande av t.ex. tjänstgöringsintyg 24

25 Dataprogram för hantering av elevregister Elevdatabas med uppgift om persondata, tillval, special/projektarbete, eventuella studieavbrott, terminsbetyg, genomförd PRAO och och andra uppgifter av betydelse rörande elevens skolgång Dataprogrammet IST-Extens med elevregistrering för grundskolan, gymnasiet och barnomsorgen. Häri även särskolans elever. Togs i bruk Samkörningar sker med Skatteverkets befolkningsregister, KIR, över Torsby kommun för att uppdatera uppgifter om in- och utflyttningar, ungdomar under 18 år mm. Datafil Dataserver Server Kan jämföras med elevkort, studerandekort, eller elevmatriklar som tidigare fördes manuellt på papper. Eleven registreras i dataprogrammet IST Extens vid årskurs 1. - Individuella studieplaner - Klasslistor/klassförteckningar - en förteckning klassvis över elever Finns från och med läsåret 2002/2003 för årskurs 1. Slutgiltigt exemplar, med uppgift om personnummer och vårdnadshavare. I och med att betyg ges endast i vissa årskurser har klasslistan betydelse för information om fullgjord skolplikt och klassammansättning. Dessa uppgifter återfinns i skolkatalogen som bevaras. De ger en samlad bild av klassammansättning, val m.m. och bör bevaras 25

26 - Betygskataloger i original med underskrift av lärare - Utfärdade slutbetyg och avgångsbetyg samt skriftlig information - kopia - Betyg, slutintyg eller liknande för genomgången särskola - Klass/elevschema - Sal/lokalschema vid - Tjänstgöringsplaner/lärarsche ma Datafil Dataserver Server - Frånvaro/närvaro för elever och handlingar som tjänar som efter 4 år underlag till registret Datafil Dataserver Server efter 4 år Skrivs ut på arkiv 80 papper. Sammanställning av de betyg som erhållits vid skolan för varje elev bör bevaras. Katalogerna ska innehålla uppgifter om studieväg, årskurs, vid slutförd studiekurs avgångsbetyg och eventuell tidigare avslutade kurser samt om betyg inte givits i ämnen. Betygen bör inte innehålla förkortningar eller sifferkoder som inte kan förklaras. Original till eleven. Kopiorna kan ha administrativt värde under relativt lång tid. En krypterad kopia på diskett skickas till VHS betygsdatabas. Slutligt schema för varje läsår bör bevaras. Schemat skall innehålla uppgift om arbetet för varje årskurs, klass och grupp under varje lektion i veckan samt om lärarens namn 26

27 Adressförfrågan från skolan till eleven efter avslutat läsår Datafil Dataserver Server efter avslutat läsår Skolkataloger - läsårsvis Skolkataloger med foton Lokalt utarbetade betygskriterier Studieval/omval - Val till högre årskurs - Val av program, inriktning och individuella val, språk, utökad studiekurs och valbara kurser, reducerat program, permission, flyttning och studieavbrott Ledighetsansökningar från elever efter 5 år efter 5 år efter 4 år Uppgiften är ett underlag för registrering av eleven i IST-Extens. Innehåller: telefonlista, förteckningar över nämndledamöter, representanter i gymnasieskolans programråd, program- och läraransvariga samt ämnesansvariga, personal, elevrådets styrelse, öppettider, utbildningsutbud, utbildningar med elevförteckningar, vuxenutbildning, antal elever och kommuntillhörigheter samt läs- och lovdagar 27

28 Frånvarolistor och sammanställningar Skriftlig information, sammanställd i samband med utvecklingssamtal som innehåller uppgifter om särskilda stödinsatser Rekvisitioner av elevhandlingar efter 4 år när eleven avslutat sin skolgång Om den skriftliga information inte innehåller dokumentation om särskilda stödinsatser kan den gallras vid Gymnasiesärskolan för nationella, specialutformade och individuella program - SPP Protokoll från beslutskonferenser Protokoll från klassråd, och andra sammankomster om pedagogiska frågor eller elevvård. Tystnadspliktförsäkringar (sekretessbevis). Papper Personaldossié Stora förrådet i personaldossié på löne- och personalkontoret. Samverkansavtal angående särskola Papper I diarium BUN:s kansli Avtalet avser samverkan med annan Skriftlig information, sammanställd i samband med utvecklingssamtal som innehåller uppgifter om särskilda stödinsatser Betyg, slutintyg eller liknande för genomgången gymnasiesärskola - kopior kommun angående särskoleplats Om den skriftliga information inte innehåller dokumentation om särskilda stödinsatser kan den gallras vid Skrivs ut på arkiv 80 papper. 28

29 Elevhandlingar/elevakter för särskolans elever - Ansökningar och beslut om inskrivning och utskrivning - Handlingar i överklagningsärenden - Psykologiska utredningar, med bilagor - Pedagogiska utredningar, med bilagor - Övriga utredningar - Journaler med sammanfattande anteckningar - Pedagogiska journaler, med bilagor - Studieomdömen - Hälsokort/elevvårdsjournaler Papper Hängmapp Tjänstemans Akterna kan innehålla handlingar med begränsad tillgänglighet sekretess. Akterna förvaras i ett låst arkivskåp. Vid arkivering av elevhandlingar/elevakter placeras de i låst sekretesskåp i BUN:s slutarkiv. Vid förfrågningar från skolor i en annan kommun ska man skicka kopior, aldrig originalhandlingar. Det krävs ett medgivande för att få skicka journalkopior till en skola i en annan kommun. In- och utskrivning utgörs av delegationsbeslut som finns i BUN:s diarium. Häri även ansökan om femte skolår. Förvaras i elevhälsovårdsjournalen T.ex. pedagogiska dyslexiutredningar. T.ex. medicinska och sociala utredningar Förvaras i elevhälsovårdsjournalen Förvaras i elevhälsovårdsjournalen 29

30 - Väsentlig korrespondens Åtgärdsprogram/elevakter Medgivande av förälder/elev (elev Papper Pärm eller Tjänstemans som fyllt 16 år) beträffande överföring elevakt av uppgifter som rör elevhälsovård Personbevis 5 år efter att eleven avslutat sin utbildning vid Datafil Dataserver Server vid Individuella undervisningsplaner Testprotokoll vid Datafil Dataserver Server vid Yrkesvalshandlingar Medgivandet från förälder måste finnas om uppgifterna ska överföras till skolor i annan kommun Kan gallras under förutsättning att en sammanfattning gjorts i pedagogisk journal (eller motsvarande) som bevaras. Förvaras hos respektive lärare i låst skåp under tiden som planerna är aktuella. Vid placeras planerna i respektive elevakt Förekommer hos elevhälsovården. Handlingar om prao, prov-, lönebidragseller samhällsanställningar, dagcenterar, inskolningsplatser, rapporter från arbetsplatser m.m. Kan gallras under förutsättning att anteckningar gjorts i pedagogisk journal (eller motsvarande) som bevaras 30

31 Intagningsnämndens handlingar för Torsby och Sunne kommuner - gemensam intagning med Sunne kommun beträffande gymnasieutbildning och vuxenutbildning Dataprogram för hantering av intagning Databas med uppgifter om elever som sökt utbildning på Torsby kommuns gymnasium - Ansökningshandlingar med bilagor för antagna elever - Ansökningshandlingar med bilagor för ej antagna elever IST-Extens, Dexter togs i bruk 2004/2005. Datafil Dataserver Server Med uppgift om namn, födelsedatum, ort, studieväg, behörighet, sammanfattningsbetyg, och ansökan om intagning. När eleven avslutat sin skolgång kan handlingar na gallras på skolan Datafil Dataserver Server När eleven avslutat sin skolgång kan handlingar na gallras på skolan 1 år efter avslutad reservintag ning Med underskrift av målsman. Original i Torsby. 31

32 Datafil Dataserver Server 1 år efter avslutad reservintag ning - Intagningslistor - Antagningsbesked med svarstalong för intagning 1 år efter avslutad reservintag ning Original i Torsby. Sorteras efter utbildning. Innehåller statistiska uppgifter om antalet sökande per utbildning, behörighet, alternativval m.m. I september efter reservintagningen tas den slutliga intagningslistan ut på papper. Original i Torsby. Går ut till den sökande. Datafil Dataserver Server 1 år efter avslutad reservintag ning Övrig antagning T.ex. Sommarskidskolan - Anmälningsblankett för Sommarskidskolan När eleven avslutat sin skolgång kan handlingar na gallras 32

33 - Förteckning över antagna elever - Intyg över deltagande Intagningsnämndens protokoll med beslut om intagning Korrespondens av vikt Ej diarieförd korrespondens som bedöms ha ett administrativt eller juridiskt värde eller ett värde för forskningen När eleven avslutat sin skolgång kan handlingar na gallras När eleven avslutat sin skolgång kan handlingar na gallras Datafil Dataserver Server 1 år efter avslutad reservintag ning Datafil Dataserver Server 1 år efter avslutad reservintag ning Original till eleven. Original i Torsby. Skrivs ut på Svenskt arkiv 80 grams papper Original i Torsby. Arkiveras årsvis. Kan innehålla handlingar rörande överklagning. Endast korrespondens av långvarig betydelse rörande verksamhet, organisation eller personal bör bevaras. Övrig korrespondens kan gallras. Original i Torsby. T.ex. information som rör intagning och ansökningar, m.m. Hit räknas också handlingar som kommit in för kännedom och som inte lett till någon åtgärd. 33

34 Studie- och yrkesvägledning - SYV och Ungdomskonsulent Allmän studie- och yrkesorientering Informationsmaterial angående externa utbildningar i annan kommun Uppföljande studie- och yrkesorientering Förteckning över ungdomar som omfattas av det kommunala uppföljningsansvaret upp till 20 år vid senast vid utgången av det kalenderår när de registrerad e fyller 20 år. Datafil Dataserver Server senast vid utgången av det kalenderår när de registrerad e fyller 20 år. Består av broschyrer och trycksaker angående utbildningar enligt SFS 2006:39. Förteckningen består av persondata i forma av: namn, personnummer, samordningsnummer, bostadsadress, e-postadress, telefonnummer samt nuvarande eller framtida sysselsättning i form av utbildning, arbete eller annan tjänstgöring. Förteckningen kan även innehålla uppgift om eventuell åtgärd, åtgärdens innehåll och tidpunkt när den kan inledas. 34

35 Övriga handlingar som tjänat som underlag för registrering och redovisning av den uppföljande verksamheten Intyg/betyg (kopior) avseende individuellt program eller förteckningar över dem som utfärdats senast vid utgången av det kalenderår när de registrerad e fyller 20 år. Datafil Dataserver Server senast vid utgången av det kalederår när den registrerad e fyller 20 år. Under förutsättning att vederbörlig redovisning eller kontroll skett och att handlingarna inte längre behövs för förvaltningen. Med uppgift om praktikplats eller program Individuella elev-/studieplaner Hos ungdomskonsulent/mentor. Med löpande anteckningar över händelser, t.ex. praktikplatser och studieavbrott m.m. Kan innehålla sekretessbelagda handlingar. - Individuell plan med bilagor i arkivskåp - Dokumentation från grundskolan kopior - Åtgärdsprogram - kopior vid vid 35

36 - Kallelse till föräldrar angående elevärende Förteckning över praktikplatser och handledare Handlingar angående anvisning och antagande av praktikplats och ungdomsplats Statistik över ungdomsplatser m.m. som lämnas till SCB Rapport/redovisning från arbetsgivare - närvarorapporter vid efter upphörd Vuxenutbildning och särvux - särvux motsvarar den obligatoriska särskolan och gymnasiesärskolan Under förutsättning att en förteckning över aktuella elever och arbetsplatser bevaras. Från handledare på praktikplats Dataprogram för elevregister Komvux Tidigare fanns ett dataprogram som hette Progma och det installerades i början av 1990-talet. Informationen i Progma konverterades över 2005 till IST-Extens. IST Extens innehåller elevregister från och med Samkörningar sker mellan Torsby kommuns dataprogram IST Extens och CSN. - Elevdatabas Datafil Dataserver Server Personregister om samtliga elever som deltagit i undervisningen (även om de avbrutit studierna utan betyg) bör bevaras, i form av t.ex. elevkort, dataregister eller annan förteckning. Övriga register kan gallras när de inte längre behövs i det praktiska arbetet. 36

37 - Verksamhetsstatistik Datafil Dataserver Server - Betygskataloger i original - Kopior av utfärdade slutbetyg och avgångsbetyg - Scheman - Frånvaro/närvaroregister för elever och handlingar som efter 3 år tjänar som underlag till Datafil Dataserver Server registret efter 3 år Protokoll från sammankomster rörande undervisning eller elevvård Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom skola/annan avgränsning, t.ex. skolanäringsliv. Protokoll och handlingar från lokala styrelser, t.ex. skolråd och Datafil Dataserver Server Datafil Dataserver Server skolkonferenser. Datafil Dataserver Server Korrespondens som bedöms ha ett administrativt eller juridiskt värde eller ett värde för forskningen Datafil Dataserver Server Skrivs ut på svenskt arkiv 80 grams papper. Betygskatalog med betyg som erhållits vid skolan för varje elev bör bevaras. Det är viktigt att alla eventuella förkortningar och sifferkoder förklaras. Kopiorna kan ha administrativt värde under relativt lång tid Ett exemplar som visar lärare och undervisningstillfälle för varje klass. T.ex. personalkonferenser, samarbetsnämnd, studie- och yrkesorienteringskonferenser Korrespondens som inte är rutinmässig och inte finns bevarad centralt bör bevaras på skolan 37

38 Lokala arbetsplaner, kurs- eller timplaner Individuella studieplaner jmf även ansökan/kurs- och studieutbud Kvalitetsredovisning Papper I diarium Tjänstemans Lokalt utarbetade betygskriterier Ansökan/kurs- och studieutbud - jmf även individuella studieplaner Papper I diarium BUN:s kansli Den lokala arbetsplanen som fastställts av rektor och visar kommunens tillämpning av läroplanen. Innehåller en bedömning av dels i vilken mån målen för utbildningen uppnåtts, dels vilka åtgärder som behöver vidtas om målen inte har uppnåtts. Ändring av studieplan Yttrande/beslut om mottagande av elev från annan kommun för vuxenutbildning och påbyggnadsutbildning. vid avslutad kurs Datafil Dataserver Server vid avslutad kurs Överklagningsrätt på 3 veckor. Utgör underlag för delegation Lokala kursplaner Papper I diarium BUN:s kansli Antas av BUN. Återfinns i nämndens protokoll. Finns med som bilaga och bifogas till elevens betyg. Elevers svar på skriftliga prov vid Datafil Dataserver Server vid 38

39 Anmälningar till särskild prövning eller fyllnadsprövning Språktester i svenska för invandrare Övriga register och förteckningar över elever, som upprättas som hjälpmedel för intern kontroll och redovisning Övriga förekommande handlingar rörande elever och undervisning av rutinkaraktär, d.v.s. som endast utgör underlag för planering, redovisning när prövningen är slutförd Datafil Dataserver Server när prövningen är slutförd när eleven avslutat sin utbildning Datafil Dataserver Server när eleven avslutat sin utbildning efter 3 år Datafil Dataserver Server vid senast vid läsårets slut och kontroll av verksamheten Datafil Dataserver Server vid Kontant kassaredovisning, se även under rubriken ekonomi. efter 10 år eller närarkiv Annonsering i press - Underlag till annons - Korrektur vid vid T.ex. för debitering av interkommunala avgifter Redovisning av sålda läromedel, prövning, kopiering och övriga avgifter 39

40 - Annons kopia eller urklipp Egna publikationer - Förteckningar över kursutbud m.m. Kursutvärderingar Rapport om vuxenutbildningar till Skolverket Statistik - SCB-statistik Datafil Dataserver Server vid - Verksamhetsstatistik per termin - Skolstatistik från SCB Avtal - Hyresavtal för matsal, informationssal och torget för arrangemang Fastställt skrivschema för nationella prov Svar på standardprov, centrala prov och nationella ämnes- och kursprov i samtliga ämnen och kurser som genomförts inom kommunal vuxenutbildning 2 år efter avtals - tidens slut vid Det kommunala uppföljningsansvaret Används som underlag för rapport till skolverket Gäller SFI och vuxenutbildning 40

41 Protokoll från möten där undervisning eller elevvård behandlats Elevregister med persondata och uppgifter om arbetsplats eller annan sysselsättning Kopior på intyg/betyg eller förteckningar över dem som utfärdats Individuella elevplaner Förteckningar över ungdomar som omfattas av uppföljningsansvaret Datafil Dataserver Server senast vid utgången av det kalederår när den registrerad e fyller 20 år. Datafil Dataserver Server senast vid utgången av det kalederår när den registrerad e fyller 20 år. Datafil Dataserver Server vid läsårets slut Datafil Dataserver Server vid läsårets slut Se protokoll från elevvårdkonferens. Gallring enligt SFS 2006:39 Gallring enligt SFS 2006:39 Hos SYO/mentor 41

42 Personakter över ungdomar i den uppföljande verksamheten Handlingar angående anvisning och antagande av ungdomsplats 5 år efter upphörd efter upphörd Statistik över ungdomsplatser m.m. som lämnas till SCB Rapport/redovisning från arbetsgivare Personlistor Datafil Dataserver Server Aviseringslistor vid Datafil Dataserver Server vid Skolsocial verksamhet och skolhälsovård Under förutsättning att en förteckning över aktuella elever och arbetsplatser bevaras Från Riksskatteverket med uppgift om ungdomar under 18 år när anteckning om ändring gjorts i aktuell förteckning. 42

43 Elevhälsovårdsjournaler med remissvar Rekvisitioner/begäran av elevhälsovårdsjournaler Statistik Sekretessbelagt enligt 7 kap. 1. Patientjournallagen (1985:562) styr upprättandet och hanteringen av journalerna. BVC-journaler ska returneras till Landstinget. Då grundskolan och gymnasiet i Torsby kommun hör till samma nämnd behövs inget medgivande för att få överföra journalerna. Däremot krävs det ett medgivande för att få skicka journalkopior till en skola i en annan kommun. Vid förfrågningar från andra skolor ska man skicka kopior, aldrig originalhandlingar. Om en kommun skickar en elevhälsovårdsjournal i original med en stämpel som anger att journalen är ett lån, ska den återlämnas. Andra kommuners elevhälsovårdsjournaler i original arkiveras i slutarkivet efter det att eleven avslutat sin skolgång. När eleven gått färdigt sin grundskola eller gymnasieutbildning ska journalen skickas till kommunens slutarkiv för arkivering. när eleven ha avslutat sin gymnasieutbildning 43

44 - SCB-statistik Datafil Dataserver Server - Verksamhetsstatistik per termin - Skolstatistik från SCB Handlingar som rör skolkurators verksamhet - Kurators dokumentation Papper I diarium, elevakt eller som bilaga till åtgärdsprogram - Ej diarieförd korrespondens som bedöms ha ett administrativt eller juridiskt värde eller ett värde för forskningen, t.ex. remisser och yttranden - Korrespondens av tillfällig eller ringa karaktär Papper I diarium, elevakt eller som bilaga till åtgärdsprogram Tjänstemans Tjänstemans vid Gäller SFI och vuxenutbildningen Kan innehålla sekretessbelagda handlingar med hänvisning till sekretesslagen 7 kap. 9 Från samtal med elev och liknande Med elever och föräldrar T.ex. minnesanteckningar och liknande 44

45 - Anmälan enligt socialtjänstlag Papper I diarium hos BUN:s kansli eller på skolorna Tjänstemans Socialtjänstlagen 2001: kap. 1. Sekretessbelagda handlingar ska registreras enligt sekretesslagen 1980: kap. 2. Registrering av dessa handlingar kan göras ute på skolorna och det diarium som förs ska innehålla: 1. datum, då handlingen kom in eller upprättades, 2. diarienummer eller annan beteckning som har åsatts handlingen, 3. i förekommande fall från vem handlingen har kommit in eller till vem den har expedierats, 4. i korthet vad handlingen rör. Medgivande av förälder/elev (elev som fyllt 16 år) beträffande överföring av uppgifter som rör elevhälsovård Utlåtande av skolpsykolog - psykologiska undersökningar/skolpsykologjournaler Papper Papper Pärm eller elevakt Pärm eller journal Tjänstemans Tjänstemans 5 år efter att eleven avslutat sin utbildning Datafil Dataserver Server Ifyllda blanketter som lämnas vid inskrivning angående önskat samtal vid med skolpsykolog Datafil Dataserver Server vid Vid registrering kan man utesluta/särskilja punkt 3 eller 4 om det behövs för att diariet ska kunna lämnas ut till allmänheten. Medgivandet från förälder måste finnas om uppgifterna ska överföras till skolor i annan kommun Kan innehålla sekretessbelagda handlingar med hänvisning till sekretesslagen 7 kap. 9 Dock senast vid läsårets slut. 45

46 Tillstånd från föräldrar om specialkost (vegetarisk kost) Papper Hängmapp eller pärm Tjänstemans Ingår i elevhälsovårdsjournaler eller förvaras separat i pärm. Åtgärdsprogram/elevakter Gymnasieskolans diarium för registrering av sekretessbelagda handlingar vid t.ex. elevvårdskonferenser Åtgärdsprogram/elevakter Papper Pärm/inbun den Tjänstemans Datafil Dataserver Server Åtgärdsprogrammet kan bestå av ett huvudblad samt bilagor Centrala prov, nationella kursprov samt prov i svenska för invandrare Sammanställningar över resultat från nationella kursprov Samtliga svar på nationella kursprov i svenska. Svar på standardprov, centrala prov och nationella ämnes- och kursprov i samtliga ämnen och kurser som genomförts inom kommunal vuxenutbildning Svar på nationella kursprov i samtliga ämnen och kurser som genomförts inom svenska för invandrare (SFI) Datafil Dataserver Server vid 46

47 Svar på övriga nationella kursprov 5 år efter provtillfället T.ex. matte, engelska, tyska, franska och fysik. Handlingar rörande skolföreningar Föreningsstadgar Papper Pärm Hos ordförande eller sekreterare Årsberättelser Papper Pärm Hos ordförande eller sekreterare Protokoll från årsmöten med bilagor Papper Pärm Hos ordförande eller sekreterare Elevrådsprotokoll med bilagor Papper Pärm Hos ordförande eller Protokoll från styrelsesammanträden med bilagor sekreterare Papper Pärm Hos ordförande eller sekreterare Korrespondens av vikt Papper Pärm Hos ordförande eller sekreterare Programblad och annan programdokumentation Papper Pärm Hos ordförande eller sekreterare Resultat från skolidrottstävlingar Papper Pärm Hos ordförande eller sekreterare Korrespondens som är rutinmässig eller av ringa betydelse kan gallras vid inakutalitet 47

48 Fotografier som dokumenterar verksamheten Papper Pärm Hos ordförande eller sekreterare Handlingar rörande fordon Registreringsbevis Papper Pärm I fordonet vid Körjournal Papper Pärm I fordonet Skattekvitton Papper Pärm I fordonet vid Förteckningar över innehavare av motorvärmare Papper Pärm I fordonet vid Sammanställd av Kristina Hellberg