Barn- och utbildningsnämnden. Dokumenthanteringsplan

Transkript

1

2 2 Innehållsförteckning Sid Hur bör råden användas Begreppet handling Dokumentationskrav i skolan Sekretess Arkivbildning Gallring Terminologi Utlämnande av handling Överlämnande av handling till kommunarkiv....7 Överlämnandeansvar från skolområdena till kommunarkiv...7 Allmän administrativ verksamhet Sammanträdesadministration Ärendehantering och övrig administrativ verksamhet...15 Ekonomi Interkommunal ersättning och samverkan...23 Statsbidrag Studiestöd Skolskjutsar Premier och stipendier Personal Förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg...29 Grundskola Undervisning Särskilda stödinsatser Invandrarundervisning Elevregistrering och betygsdokumentation Särskola Intagning Kommunal musikskola Skolsocial verksamhet och skolhälsovård...51

3 3 Hur bör råden användas Begreppet handling ar (TF 2:3) Allmänna (TF 2:3) Förvarade hos myndighet: 1. Inkomna (TF 2:6) Offentliga Hemliga (TF 2:2, som hänvisar till Sekretesslagen) 2. Upprättade (TF 2:7) Ej allmänna Offentliga Hemliga (TF 2:2, som hänvisar till Sekretesslagen) 1. Ej förvarade hos myndighet (TF 2:3) 2. Personliga brev (TF 2:4) 3. Tävlingsskrift, anbud etc (TF 2:6) 4. Teknisk bearbetning eller lagring (TF2:6 och 10) 5. Ej upprättade handlingar (TF 2:7) 6. Ej expedierade eller arkiverade utkast och minnesanteckningar (TF 2:9) 7. Brev hos posten etc (TF 2:11) 8. Meddelande till myndighets tidskrift (TF 2:11) 9. ar i bibliotek m m (TF 2:11)

4 4 Dokumentationskrav i skolan Krav på dokumentation i skolan kan finnas i 1. författning såsom skolförfattningarna: * Skollagen (1985:1100) för grund-, gymnasieskola, sär-, special och sameskola (det offentliga skolväsendet) * Grundskoleförordningen (1994:1194) * Läroplan för det obligatoriska skolväsendet, förskoleklassen och fritidshemmen * Särskoleförordningen (1995:206) * Specialskoleförordningen (1995:401) * Sameskolförordningen (1995L205) * Gymnasieförordningen (1992:394) * Förordningen (2002:1012) om kommunal vuxenutbildning * Förordningen (1992:736) om vuxenutbildning för utvecklingsstörda * Förordningen (1994:895) om svenskundervisning för invandrare * Förvaltningslagen (1986:223) * Kommunallagen (1991:900) 2. eller genom interna regler eller rutiner till följd av nämndens eller rektors krav 3. Förvaltningslagens krav Vid handläggning av ärende som innebär myndighetsutövning mot enskild och när beslut kan överklagas genom förvaltningsbesvär eller inte alls gäller: * anteckningsskyldighet (FL 15) muntliga uppgifter eller iakttagelser som kan ha betydelse för beslut * kommunikation (FL 17) avslag helt eller delvis ska kommuniceras med part * motivering av beslut (FL 20) * underrättelse av beslut (FL 21) besvärshänvisning ska medfölja * regler för förbud att ompröva eller vidhållande av beslut (FL 21) 4. Kommunallagens krav * nämndsbeslut ska fattas i form av protokoll * delegationsbeslut ska vara skriftliga som en följd av kravet på återrapport * i ärenden som avser myndighetsutövning mot enskild ska detta dokumenteras i en sådan utsträckning att det i efterhand går att fastställa hur myndigheten agerat

5 5 Sekretess Rätten att se allmänna handlingar kan enligt TF 2:2 begränsas genom en bestämmelse i en särskild lag, d v s sekretesslagen. Om en sådan begränsning skett är handlingen hemlig, annars är den offentlig. Observera att det är sekretesslagen och inte TF 2:2 som ska åberopas om uppgifterna är hemliga. Sekretess kan gälla mellan olika myndigheter, mellan olika avdelningar i samma myndighet och mellan olika arbetskamrater inom samma avdelning (SekrL 1:3). Sekretess råder normalt inte mellan en kommunal förvaltning och dess nämnd. Arkivbildning Arkivbildning och gallring inom kommuner m fl styrs av arkivlagen. Enligt denna lag 3 tredje stycket skall s arkivhandlingar hållas ordnade och vårdade så att de tillgodoser 1. rätten att ta del av allmänna handlingar 2. behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov Gallring ar som tillkommit i allmän administrativ och förvaltande verksamhet kan, med vissa undantag gallras när det inte längre har någon praktisk betydelse. Vissa handlingar har ett rättsligt (juridiskt) värde och får inte gallras förrän detta värde har upphört. arna skall i första hand belysa respektive nämnd/styrelses specifika verksamhet. Allmänna handlingar får gallras enligt 10 första stycket arkivlagen. I andra stycket sägs att vid gallring ska dock alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår ska kunna tillgodose de ändamål som anges i 3 tredje stycket. En enskild tjänsteman får inte fatta beslut om gallring om inte sådan beslutsrätt blivit delegerad till tjänstemannen från den nämnd som skall fatta beslut om gallring. Terminologi Gallra Vid inaktualitet TF - förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar - handlingen ska skickas till kommunarkivet senast efter 5 år i förvaltningens/enhetens närarkiv - när handlingarna inte längre behövs i verksamheten - tryckfrihetsförordningen

6 6 Utlämnande av handling Allmän offentlig handling ska lämnas ut, snabbt och på stället. Den får skrivas av eller kopieras. Om vissa delar av handlingen är hemliga ska övriga delar lämnas ut som kopia eller avskrift, där det hemliga utelämnats. Den som vill, har rätt att få kopior mot fastställd avgift. Begäran om utlämnande görs hos den myndighet som förvarar handlingen. Myndigheten prövar om handlingen kan lämnas ut. Om skäl finns att handlingen inte ska lämnas ut (handlingen är inte allmän eller handlingen är allmän men hemlig) på grunder i sekretesslagen har förvaltningschefen delegation på detta. Delegationsbeslutet ska innehålla följande uppgifter: * en kort sammanställning av vilken eller vilka uppgifter som den enskilde begär utlämnade * de skäl som åberopas för avslag * hänvisning till sekretesstadgande som ger sekretess * undertecknande av nämnden eller förvaltningschef på delegation * anvisning hur man överklagar Myndigheten får inte fråga vem den sökande är eller varför handlingen ska lämnas ut.

7 7 Överlämnande av handlingar till kommunarkiv Om handlingar enligt denna dokumenthanteringsplan bevaras centralt i förvaltningen kan verksamheternas exemplar gallras vid inaktualitet. Överlämnandeansvaret ligger då centralt i förvaltningen Överlämnandeansvar från skolområdena till kommunarkiv Verksamhet Ärendehantering och övrig administrativ verksamhet Diarium Anmärkning För diarieföring centralt och i skolområdena av nämndens handlingar används systemet KommunOffice. Om postlistor förs i stället för diarier bör dessa bevaras. Vid diarieföring av sekretessbelagt ärende noteras aktuellt lagrum i Sekretesslagen. Mål och handlingsplaner arbetsmiljö Protokoll från sammanträden i planeringsfrågor eller administrativa frågor Protokoll från personalkonferenser Förvaltningsövergripande sammanställning görs centralt. Denna redovisas för barn- och utbildningsnämnden samt förvaltningens samverkansgrupp Protokoll från skolområdesledningsgrupp (OLG) Protokoll från rektorsmöte (RM) Protokoll eller minnesanteckningar från skolan/annan avgränsning, t ex skola/fritid, skola/näringsliv Skolkatalog med uppgift om lärare och elever

8 8 Verksamhet Ärendehantering och övrig administrativ verksamhet Förvaltningens information på kommunens hemsida och personalsida samt enheternas egna hemsidor Anmärkning Hemsidor bör i viss mån bevaras. Av praktiska skäl är det inte möjligt att bevara all information som tillförs hemsidor, men minst 1 ggr/termin bör kopia av hemsidan tas ut. Informationen på förvaltningens hemsida och personalsida bevaras centralt Tidningsurklipp och fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Arbetsmaterial/egen minnesanteckning Diarieförs om det tillför ett ärende något ar rörande egenkontroll av livsmedelshantering Ekonomi Inventarieförteckningar över stöldbegärlig egendom över visst värde Premier och stipendier ar som redovisar villkor för premier och stipendier, t ex urkunder Förteckningar över fördelning av premier och stipendier Förskoleverksamhet och skolbarnomsorg Protokoll eller motsvarande inklusive bilagor från skolområdets ledningsgrupp Delegationsbeslut ska skrivas Bör bevaras om de innehåller beslut och information av direkt betydelse för verksamheten Förteckningar över barn i respektive förskoleklass, förskola, familjedaghem, fritidshem etc Dokumentation om pedagogisk inriktning och verksamhet

9 9 Förskoleverksamhet och skolbarnomsorg Anmärkning Personalscheman eller motsvarande som redovisar personaltäthet, öppettider m m Grundskola - undervisning Protokoll från elevvårdskonferenser, klassråd och andra sammankomster om pedagogiska frågor eller elevvård, t ex arbetsenhetskonferenser, ämneskonferenser, klasskonferenser (motsvarande), studiekonferenser Protokoll eller minnesanteckningar från skolan/annan avgränsning, t ex skola/fritid, skola/näringsliv Protokoll och handlingar från lokala styrelser, t ex föräldraråd och elevråd Planer för skolans arbete. Lokala arbetsplaner, kurs- eller timplaner som visar tillämpningen av läroplanen Läroplaner och nationella kursplaner, vilka fastställs av regeringen bevaras av regeringen eller Skolverket Korrespondens som inte är rutinmässig och inte finns bevarad centralt bör bevaras inom skolområdet Slutligt schema för varje läsår och skolenhet Förteckningar över läromedel Kvalitetsredovisning Om sådana inte upprättas torde informationen finnas i protokoll från ämneskonferenser Upprättas årligen. Innehåller en bedömning av dels i vilken mån målen för utbildningen uppnåtts, dels vilka åtgärder som behövs om målen inte har uppnåtts. Förvaltningens kvalitetsredovisning upprättas centralt.

10 10 Grundskola - undervisning Egenproducerade läromedel ar angående studieresor, skolresor och lägerskolor Anmärkning I den mån kompendier, foton, diabilder, ljudband, videoinspelningar eller multimediapresentationer produceras på skolan för att användas i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras I vissa ärenden ska delegationsbeslut fattas Förteckning över elevers placeringar under praktisk arbetslivsorientering (PRAO) Sammanställning över projekt som genomförts under läsåret Diarieföring Sammanställning över resultat från standardprov, centrala prov, nationella ämnes- och kursprov samt prov i svenska för invandrare i den mån sådana görs Svar på standardprov, centrala prov och nationella ämnes- och kursprov i svenska som genomförs vid grundskolan Grundskola - särskilda stödinsatser ar som fungerar som elevförteckningar/klasslistor, med uppgifter om elever per årsklass, t ex läsårsrapporter Åtgärdsprogram för elever i skoldaghem och särskild undervisningsgrupp Har stor betydelse för uppföljning av vidtagna åtgärder och utveckling av undervisningen för resp elever. För kommunens uppföljning och utvärdering i ett längre perspektiv bör materialet bevaras trots att det kan innehålla känsliga uppgifter

11 11 Grundskola - särskilda stödinsatser Redovisning av lärartimmar Register över elever vid sjukhusundervisning Anmärkning Om förteckning över lärare som haft specialundervisning förs, bör den bevaras om uppgifterna inte finns någon annanstans Registret kan innehålla uppgifter om namn, personnummer, adress, hemskola, kontaktperson på hemskolan Individuella undervisningsscheman för elever som deltar i sjukhusundervisning Beslut om anpassad studiegång Delegationsbeslut ska skrivas. Jämställs med betyg och bör därför bevaras Grundskola - invandrarundervisning Lokala handlingsprogram och riktlinjer som upprättats av kommunen Studiekort I vissa kommuner upprättas studiekort för invandrarelever. Kortet följer elev vid flyttning och överlämnande efter åk 9 till intagningsnämnden (motsv) tillsammans med ansökan till gymnasieutbildning. På studiekortet antecknas modersmålsutbildning. Studiekorten eller årlig förteckning över de elever som fått modersmålsundervisning bör bevaras Sammanställningar över resultat från standardprov, centrala prov, nationella ämnes- och kursprov samt prov i svenska för invandrare i den mån sådana görs Svar på nationella ämnes- och kursprov i samtliga ämnen och kurser som genomförts inom svenska för invandrare

12 12 Grundskola - elevregistrering, betygsdokumentation Elevkort, studerandekort, elevmatriklar Klasslistor/gruppförteckning, slutligt exemplar, med uppgifter om in- och utflyttning Skolkataloger (även fotokataloger) Databashantering Databashantering. I och med att betyg ges endast i vissa årskurser har klasslistan/gruppförteckningen betydelse för information om fullgjord skolplikt och klassammansättning Dessa ersätter inte klasslistorna om inte ut- och inflyttning antecknas Lokalt utarbetade betygskriterier Betygskataloger Beslut om anpassad studiegång Det är mycket viktigt att alla eventuella förkortningar och sifferkoder förklaras och att katalogerna ska vara signerade Delegationsbeslut ska skrivas. Intyg skall, enligt grundskoleförordningen, utfärdas för elev med ofullständigt slutbetyg och åtfölja detta Skriftliga omdömen Särskola Protokoll från beslutskonferenser, elevvårdskonferenser och klassråd och andra sammankomster om pedagogiska frågor eller elevvård, t ex arbetsenhetskonferenser, klasskonferenser (motsv)

13 13 Elevhandlingar/elevakter - ansökningar och beslut om inskrivning och utskrivning Delegationsbeslut ska skrivas - handlingar i överklagningsärenden - psykologiska utredningar med bilagor - pedagogiska utredningar med bilagor - övriga utredningar - journaler med sammanfattande anteckningar - pedagogiska journaler med bilagor - intyg om genomgången utbildning - studieomdömen - hälsokort/elevhälsovårdsjournaler - korrespondens - personbevis - individuella undervisningsplaner Kan gallras under förutsättning att en sammanfattning gjords i pedagogisk journal (motsv) som bevaras

14 14 Kommunal musikskola Protokoll eller minnesanteckningar från ämneskonferenser, personalkonferenser och andra möten där undervisningens uppläggning och innehåll eller elevvård diskuteras Verksamhetsberättelser eller verksamhetsplaner som ger en bild av undervisningens uppläggning Korrespondens Korrespondens som inte är rutinmässig och inte finns bevarad centralt bör bevaras på skolan Organisationsplaner Scheman Inventarieförteckningar Program etc Elevkort Ett exemplar med uppgift om lärare, tider och instrument bör bevaras om det upprättas Uppgifter om instrument, anskaffningsår etc Program som visar egna konserter eller andra aktiviteter Uppgifter om inskrivningstermin eller andra aktiviteter Register och annan dokumentation över musikgrupper etc ar av allmän karaktär som kan förekomma inom flera av skolans verksamheter redovisas i avsnitt Allmän administrativ verksamhet.

15 15 Allmän administrativ verksamhet Sammanträdesadministration Administration av: föredragningslistor protokoll arvoden och ersättningar till nämndsledamöter som krävs för att barn- och utbildningsnämnden ska kunna hålla sina sammanträden. Sekretess Saknas. ar som inkommit för kännedom till barn- och utbildningsnämnden förtecknas i nästkommande protokoll och delges vid nämndens sammanträde. Dessa listor har för ett år samma diarienummer. IT-stöd Registrering av förtroendevalda Ersättning till förtroendevalda Utbetalningar Föredragningslistor och protokoll - system Troman - system ecompanion - system Devis - system KommunOffice Anslag om justerat nämndsprotokoll Justeringsbeviset anslås på kommunens officiella anslagstavla. När beslutet vunnit laga kraft sätts det tillsammans med originalprotokollet Protokoll från sammanträden med nämnd Protokoll från sammanträden, kommittéer m m där förtroendevalda ledamöter ingår Sekretessbelagda protokoll finns. Dessa ingår årsvis i ordinarie protokolls paragrafnummer

16 16 Allmän administrativ verksamhet Sammanträdesadministration Arvodeshandlingar rörande förtroendevalda och sammanträden 2 år Avser underlag för registrering och arvodesutbetalning Föredragningslistor till sammanträden 2 år Register över förtroendevalda Förs löpande i databaserat förtroendemannaregister Troman Ärendeförteckning/diarielista Tas årsvis fram ur databaserat system för ärendehantering KommunOffice

17 17 Allmän administrativ verksamhet Ärendehantering och övrig administrativ verksamhet Krav på registrering finns i SekrL 15 kap 1-2 samt Arkivlagen 5. Ärendehantering omfattar: initiering registrering beredning beslut verkställande eventuell uppföljning arkivering Endast ärenden hos barn- och utbildningsnämnden registreras i nämndens diarium. Varje ärende diarieförs som ett ärende, oavsett om beslut i ärendet sker vid barnoch utbildningsnämndens sammanträde eller på delegation. Verkställighet av beslut registreras på samma ärende som beslutet. Viss diarieföring sker ute i verksamheten på skolor, förskolor m m. Ärendehandlingar ska bevaras på papper och levereras till kommunarkivet senast 5 år efter det att de diarieförts. arna bevaras bl a för att tillgodose rätten till insyn, rättskipningens och forskningens behov av information samt förvaltningens interna information och beskrivning av sin verksamhet. ar som inte ska bevaras gallras på barn- och utbildningsförvaltningen. Gallring sker enligt gällande gallringsfrister och efter utgången av det kalenderår under vilket handlingen upprättades. Således kan exempelvis en handling från 1994 med tio års gallringsfrist gallras tidigast den 1 januari IT-stöd Ärendehantering - system KommunOffice

18 18 Ärendehantering och övrig administrativ verksamhet Diarium För diarieföring centralt och i skolområdena av nämndens handlingar används systemet KommunOffice. Om postlistor förs i stället för diarier bör dessa bevaras. Vid diarieföring av sekretessbelagt ärende noteras aktuellt lagrum i Sekretesslagen. Diarieförda handlingar Original i pappersform förvaras i ärendeakt. en fogas till det diarieförda ärendet i KommunOffice genom scanning eller filinläsning. På ärendeakten ska noteras att ärendet är sekretessbelagt. Sekretessbelagda handlingar förvaras enskilt och arkiveras i rosa akter Delegationsbeslut Delegationsbeslut i original läggs i ärendeakt. Listor upprättas inför varje sammanträde och delges nämnden. Även dessa listor bevaras årsvis. Delegationsbeslut rörande personal sammanställs inför varje sammanträde utifrån till staben inkomna kopior av anställningsbeslut. Beslutet i original förvaras i personakt Policy och rutiner Diarieförs och läggs med ärendet Kvalitetsredovisning, årligen upprättad Innehåller en bedömning av dels i vilken mån målen för utbildningen uppnåtts, dels vilka åtgärder som behöver vidtas om målen inte har uppnåtts

19 19 Ärendehantering och övrig administrativ verksamhet Interna projekt Diarieförs Protokoll från olika samarbetsorgan mellan arbetsgivare och arbetstagare Förvaltningssamverkansgruppens (FSG) protokoll ska bevaras. Samverkansgruppens (SVG) protokoll kan gallras efter 2 år förutom Parkskolans, som ska bevaras Mål och handlingsplaner arbetsmiljö Centralt görs förvaltningsövergripande sammanställning Protokoll från sammanträden i planeringsfrågor eller administrativa frågor * Förvaltningsledningsgrupp (FLG) * Förvaltningschefsmöte (FCM) * Skolområdesledningsgrupp (OLG) Protokoll från personalkonferenser * Rektorsmöte (RM) Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper inom skolan/annan avgränsning, t ex skolafritid, skola-näringsliv Årsberättelser Skolkataloger med uppgift om lärare och elever Förvaltningens information på kommunens hemsida och personalsida samt enheternas egna hemsidor Hemsidor bör i viss mån bevaras. Av praktiska skäl är det inte möjligt att bevara all information som tillförs hemsidor, men minst 1 ggr/termin bör kopia av hemsida tas ut

20 20 Ärendehantering och övrig administrativ verksamhet Informationsskrifter, broschyrer eller liknande som framställts inom den egna verksamheten Organisationsplaner och organisationsschema ar rörande entreprenader respektive uppdragsutbildning Tidningsurklipp och fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Organisationsplaner återfinns vanligen bland de diarieförda handlingarna. Organisationsscheman upprättas ibland vid organisationsöversyner eller i samband med budgetarbetet Ingår normalt i diarieförda handlingar Dagordningar och kallelser till sammanträden exkl föredragningslista till nämnd 2 år Om de fungerar som register till protokoll bör de bevaras Anteckning av telefonsamtal Arbetsmaterial/egen minnesanteckning När ärendet avslutas Vid inaktualitet/ Ärendet avslutas Diarieförs om det ger upphov till ett ärende eller om det tillför något i ett redan diariefört ärende Diarieförs om det tillför ett ärende något

21 21 Ärendehantering och övrig administrativ verksamhet Cirkulär och meddelanden av kortvarig betydelse Cookiefiler ar rörande egenkontroll av livsmedelshantering ar av tillfällig betydelse om måltider skola/förskola ar inkomna för kännedom samt allmän information Kopior på handlingar som i original förvaras på annat håll inom kommunen Vid inaktualitet T ex kursinbjudningar eller interna meddelanden mellan skolor Vid inaktualitet 5 år efter inaktualitet Vid inaktualitet Vanligtvis vid läsårets slut. T ex rutinmässig korrespondens, förteckningar över serverade måltider, avtal transportscheman från ev centralkök, näringsberäkningar, recept Vid inaktualitet Vid inaktualitet Korrespondens av tillfällig betydelse 2 år T ex missiv och förfrågningar från elever och föräldrar, som behandlas efter vedertagen mall

22 22 Ekonomi För att man ska kunna förstå och utvärdera verksamheten bör information bevaras om vilka medel som anslagits, t ex vad politisk ledning, personal, undervisning, skolbyggnader och inventarier har kostat samt vilka statsbidrag man fått. Dokumentationen av ekonomiska förutsättningar återfinns idag i kommunens ekonomisystem. Det är viktigt att skilja mellan originalhandlingarna och kopior. Oftast kan kopiorna gallras med en mycket kort frist. Kommunen scannar sina fakturor externt. IT-stöd Utbetalningar, uppföljning m m Fakturahantering - system Devis - system E-fact Nämndens budgetförslag till kommunfullmäktige Budgetuppföljning Inventarieförteckningar över stöldbegärlig egendom över visst värde 3 år Bilagor till utgiftsverifikationer 2 år T ex fraktsedlar, följesedlar. Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats och att det av fakturan framgår vad som köpts in Budgetunderlag, års- och flerårsbudget 3 år Fakturakopior 2 år Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats Räkenskapshandlingar som tjänar endast som bokförings- och kassakontroll 2 år T ex anslagskontroll och fellistor. Under förutsättning att ansvarsfrihet beviljats

23 23 Interkommunal ersättning och samverkan Information rörande överväganden och beslut om interkommunal ersättning och tillstånd till skolgång i annan kommun, som kan vara av intresse för forskningen, bör finnas bevarad i barn- och utbildningsnämnden protokoll och handlingar. IT-stöd Elevregistrering Fakturahantering - system Extens - system Devis Förteckningar eller register över de elever som hör hemma i kommunen men går i skolan i en annan kommun Uppgifter om skolkommun bör finnas i registret eftersom uppgifter rörande elever kan behöva sökas även efter mycket lång tid Avtal rörande elevregistrering 2 år Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats Fakturor rörande interkommunal ersättning, skolkommunräkningar Övriga handlingar rörande debitering och kontroll av interkommunal ersättning 10 år 2 år Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats. ar i tvisteärenden förvaras särskilt och kan gallras 2 år efter ärendets slutliga avgörande Förteckningar/register över elever som undervisas i skolor i Östersunds kommun men hör hemma i annan kommun 5 år efter det att eleven avslutat sin skolgång Betygskataloger bör däremot bevaras Rapporter om skolgång. Till hemortskommunen inkomna rapporter med uppgift om elevs skolgång i annan kommun Tillstånd till skolgång i skoldistrikt utom kommunen 2 år Under förutsättning att betalning erlagts och ansvarsfrihet beviljats Efter avslutad skolgång

24 24 Statsbidrag För forskning och annan användning på längre sikt hänvisas till de handlingar som bevaras hos statliga myndigheter. Tidigare gällande bestämmelser för statsbidrag är inte längre aktuella, varför handlingarna inte längre upprättas. ar från upphörda rutiner kan dock gallras med nedan angivna gallringsfrister. Sekretess Statsbidragsansökningar och rekvisitioner 10 år Underlag från rektorsområden och skolor för ansökan om statsbidrag 2 år T ex lärarförteckningar och tjänstgöringsplaner. Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats

25 25 Studiestöd För forskning och annan användning på längre sikt hänvisas till de handlingar som bevaras hos statliga myndigheter. Sekretess Ansökningar och beslut om inackorderingstillägg 2 år Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning har skett

26 26 Skolskjutsar IT-stöd Skolskjuts - system GIS (inköp januari 2006) Skolskjutsplaner (med uppgift om max-/min avstånd för rätt till skolskjuts) Årsstatistik över skolskjutsverksamheten Nämnden beslutar om rätt till skolskjuts och sätter själv gränserna Redovisas till nämnden Kostnadsredovisningar avseende skolskjuts För skolskjutsverksamheten inkomna uppgifter, elevförteckningar, scheman m m 2 år Dessa ingår vanligen i kommunens centralt förda räkenskaper Vid inaktualitet Skolskjutsregister 3 år efter senaste anteckning Med uppgifter om antagna entreprenörer, antal elever per skjuts, färdtid m m Övriga handlingar rörande skolskjutsverksamheten ar rörande elevernas skolkort Vid inaktualitet Med undantag av fakturor 2 år Under förutsättning att vederbörlig kontroll och redovisning skett Dispenser Delegationsbeslut ska skrivas

27 27 Premier och stipendier Från och med 1996 ska dessa räkenskaper enligt stiftelselagen föras åtskilda från kommunens övriga räkenskaper. Urkunder och dylikt måste bevaras även om de förvaras tillsammans med handlingar som i övrigt kan gallras. ar som redovisar villkor för premier och stipendier, t ex urkunder Förteckningar över fördelning av premier och stipendier Delegationsbeslut ska skrivas ar rörande fördelning och redovisning av premier och stipendier 2 år Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats. Med undantag för verifikationer som kan gallras först efter 10 år

28 28 Personal Kommunen bör, för att kunna fullgöra sina plikter som arbetsgivare, bevara information om sin personal. Huvuddelen av denna information finns vanligen i kommunens centrala personaladministrativa system. Det är viktigt att skilja mellan originalhandlingar och kopior. Oftast kan kopiorna gallras med en mycket kort frist. Sekretess Uppgift som har tillkommit eller inhämtats för att användas vid facklig förhandling, facklig stridsåtgärd eller tvist är sekretessbelagd enligt SekrL 6 kap 5-6. Denna paragraf är tillämplig för t ex uppgift i löneförhandling. Uppgifter i personaladministrativ och personalsocial verksamhet regleras i SekrL 7:11. Dock gäller inte sekretess i ärende om anställning eller disciplinansvar och inte beslut om omplacering eller pensionering. Enligt denna paragraf kan skolpersonals hemadresser och hemtelefonnummer hemlighållas om man befarar hot eller trakasserier. IT-stöd Lönerapportering - system ecompanion ar rörande personalvård och arbetsmiljö, främst i form sammanfattande redovisningar och statistik Sekretessbevis (tystnadspliktsförsäkringar) Individärenden bevaras i respektive personakt Bör föras till respektive personaldossié där sådan finns ar angående förordnanden, ledigheter o dyl 2 år Uppgifter som legat till grund för tjänstetillsättningar, matrikelföring eller tjänat som kontroll eller redovisning av personal, eller annars är av rutinmässig beskaffenhet, t ex uppgifter om semester, sjukdom eller annan ledighet

29 29 Förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg Förskoleverksamhet bedrivs i form av förskolor, familjedaghem och kompletterande förskoleverksamhet (öppen förskola). Skolbarnsomsorg bedrivs i form av fritidshem och familjedaghem. För barn mellan tio och tolv år kan skolbarnsomsorgen även bedrivas i form av öppen fritidsverksamhet. Den största delen av handlingarna kan gallras efter kort tid. Det som bör bevaras är främst statistik som visar kösituationer och beläggning inom respektive omsorgsform, vilka är värdefulla uppgifter för utvärdering och planering. Dessa uppgifter ingår i verksamhets-/årsberättelserna. Protokoll från möten med enhetschef för olika förskole- och skolbarnsomsorgsenheter bör bevaras om de innehåller beslut och information av direkt betydelse för verksamheten. Dokumentationen i enskilda ärenden om barn som av fysiska, psykiska eller andra skäl behöver särskilt stöd i sin utveckling, såsom förtur till förskoleplats etc hanteras enligt skollagen och handlingarna bör bevaras. Sekretess I förskoleverksamhet (1-5 år) finns stadgar i SekrL 7 kap 38. Sekretess gäller även mellan verksamhetsgrenarna förskola/grundskola. Sekretess gäller i skolbarnomsorgen för uppgift som hänför sig till psykologisk undersökning eller behandling och för uppgift om enskilds personliga förhållanden hos psykolog eller kurator, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den som uppgiften rör eller någon honom närstående lider men. Sekretess gäller i samma verksamhet för annan uppgift om enskilds personliga förhållanden, om det kan antas att den enskilda eller någon honom närstående lider men om uppgiften röjs. IT-stöd Registrering Fakturahantering - system Extens - system Devis

30 30 Förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg Protokoll eller motsvarande från skolområdesledningsgrupp inkl bilagor Verksamhets-/årsberättelser från de olika omsorgsformerna Förteckningar över barn i respektive förskoleklass, förskola, familjedaghem, fritidshem etc Bör bevaras om de innehåller beslut och information av direkt betydelse för verksamheten ar i förtursärenden etc Ingår vanligen bland de diarieförda handlingarna. Delegationsbeslut ska skrivas Avtal med privata förskoleentreprenörer, t ex föräldrakooperativ Köstatistik, beläggningsstatistik. Kan ingå i verksamhets-/årsberättelserna Ansökningar om förskole- eller skolbarnsomsorgsplats 1 år efter inaktualitet Ansökan är inaktuell när barnet är placerat, när köplatsen är uppsagd, eller när förnyelse av ansökan inte gjorts Kölistor Begäran om byte av omsorgsform/institution Uppgifter om vårdnadshavares inkomst Vid inaktualitet När ny lista upprättats. Köstatistik bör bevaras Tidigast 1 år efter ny placering eller när placeringen upphört 3 år efter inkomståret ar i ärenden om nedsättning av förskoleavgift 3 år efter inkomståret Delegationsbeslut ska skrivas

31 31 Förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg Familjedaghemsutredningar 5 år efter att familjedaghemmet upphört Tidrapporter från dagbarnvårdare 2 år Under förutsättning att uppgifter om arbetad tid finns någon annanstans Rapporter om barnens närvaro vid förskola (motsv) Uppsägning av förskole- eller skolbarnsomsorgsplats Föräldraenkäter Dokumentation om pedagogisk inriktning och verksamhet Personalscheman eller motsvarande som redovisar personaltäthet, öppettider m m 2 år 2 år 2 år Dagböcker och planeringskalendrar bör bevaras i de fall de har förts löpande och i sådan form att de dokumenterar verksamheten.

32 32 Förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg Placeringsmeddelanden Scheman över barns planerade vistelse Vid inaktualitet När barnet registrerats inom respektive verksamhet Vid inaktualitet Förteckningar över barnens närvaro 2 år Eller efter inrapportering till central förvaltning Minnesanteckningar från föräldrasamtal samt anteckningar om barnens hälsotillstånd etc Vid inaktualitet Dock senast när barnet slutat För handlingar tillkomna inom förskoleklass gäller avsnitt Grundskola

33 33 Grundskola Allmänt Här redovisas alla handlingar som förvaras på rektorsexpeditionerna. Diarieföring av dessa handlingar bör ske i KommunOffice, för att få en samlad bild av förvaltningens ärenden. Sekretess Regler i SekrL 7 kap 9 Grundskola Undervisning För att man ska kunna göra utvärderingar och uppföljningar behövs information om undervisningens uppläggning och innehåll. Denna information dokumenteras olika från skola till skola men kan finnas i t ex organisationsplaner, scheman, läromedelsförteckningar och protokoll. Speciellt intressant för uppföljning och utvärdering av verksamheten är dokumentation av försöksverksamhet och särskilda insatser. Sekretess Regler i SekrL 7 kap 9. IT-stöd Registrering - system Extens Protokoll från elevvårdskonferenser, klassråd och andra sammankomster om pedagogiska frågor eller elevvård, t ex arbetsenhetskonferenser, ämneskonferenser, klasskonferenser (motsv), studiekonferenser

34 34 Grundskola Undervisning Protokoll eller minnesanteckningar från skolan/annan avgränsning, t ex skola-fritid, skola-näringsliv Protokoll och handlingar från lokala styrelser, t ex föräldraråd och elevråd Planer för skolans arbete. Lokala arbetsplaner, kurs- eller timplaner som visar tillämpningen av läroplanen Läroplaner och nationella kursplaner, vilka fastställs av regeringen bevaras centralt av regeringen eller Skolverket

35 35 Grundskola Undervisning Korrespondens som inte är rutinmässig och inte finns bevarad centralt bör bevaras inom skolområdet eller på skolan Slutligt schema för varje läsår och skolenhet Förteckningar över läromedel. Om sådana inte upprättas torde informationen finnas i protokoll från ämneskonferenser Kvalitetsredovisning, årligen upprättad Egenproducerade läromedel. I den mån kompendier, foton, diabilder, ljudband, videoinspelningar eller multimediepresentationer produceras på skolan för att användas i undervisningen bör ett exemplar av varje bevaras ar angående studieresor, skolresor och lägerskolor ar som presenterar de ämnen eleverna kan välja som tillval Innehåller en bedömning av dels i vilken mån målen för utbildningen uppnåtts, dels vilka åtgärder som behövs om målen inte har uppnåtts. Förvaltningsövergripande sammanställning görs centralt Delegationsbeslut ska skrivas i vissa fall

36 36 Grundskola Undervisning Förteckningar över elevers placeringar under praktisk arbetslivsorientering (PRAO) Sammanställning över projekt som genomförts under läsåret Diarieföring ska göras Diagnostiska prov 5 år Efter det att eleven avslutat sin skolgång Sammanställning över resultat från standardprov, centrala prov, nationella ämnes- och kursprov samt prov i svenska för invandrare i den mån sådana görs Svar på standardprov, centrala prov och nationella ämnes- och kursprov i svenska som genomförts vid grundoch gymnasieskolor Övriga svar på standardprov, centrala prov och nationella ämnes- och kursprov 5 år Efter provtillfället

37 37 Grundskola Särskilda stödinsatser Stödundervisning, särskilda undervisning och anpassad studiegång anordnas efter beslut av barn- och utbildningsnämnden eller rektor. IT-stöd Registrering - system Extens ar som fungerar som elevförteckningar/klasslistor, med uppgifter om elever per årsklass, t ex läsårsrapporter Åtgärdsprogram för elever i skoldaghem och särskild undervisningsgrupp Har stor betydelse för uppföljning av vidtagna åtgärder och utveckling av undervisningen för resp elever. För kommunens uppföljning och utvärdering i ett längre perspektiv bör materialet bevaras trots att det kan innehålla för eleven känsliga uppgifter Redovisning av lärartimmar Om förteckning över lärare som haft specialundervisning förs, bör den bevaras om uppgifterna inte finns någon annanstans Register över elever vid sjukhusundervisning Individuella undervisningsscheman för elever som deltar i sjukhusundervisning Registret kan innehålla uppgifter om namn, personnummer, adress, hemskola, kontaktperson på hemskolan Beslut om anpassad studiegång Jämställs med betyg och bör därför bevaras. Delegationsbeslut ska skrivas

38 38 Grundskola Invandrarundervisning För uppföljning och utvärdering bör handlingar som visar kommunens inriktning för modermålsundervisning och svenska som andraspråk bevaras. Dessutom bör uppgifter om vilka elever som fått undervisning bevaras. Sekretess Regler som rör utlänningar finns stadgade i SekrL 7 kap 14. IT-stöd Lokala handlingsprogram och riktlinjer som upprättats av kommunen Studiekort I vissa kommuner upprättas studiekort för invandrarelever. Kortet följer elev vid flyttning och överlämnas efter åk 9 till intagningsnämnden (motsv) tillsammans med ansökan till gymnasieutbildning. På studiekortet antecknas modersmålsutbildning. Studiekorten eller årlig förteckning över de elever som fått modersmålsundervisning bör bevaras Kursplaner Kopior av arbetsplaner Tjänstgöringsplaner Vid inaktualitet Under förutsättning att protokoll för ämnes- eller studiekonferens bevaras Vid inaktualitet Under förutsättning att originalet bevaras Vid inaktualitet Under förutsättning att uppgifter om anställning och arbetad tid finns bevarade på annat sätt

39 39 Grundskola Invandrarundervisning Redovisning av undervisningen Listor över gymnasieintagning Vid inaktualitet Underlag för kontroll. Löneutbetalningar och statsbidragsansökningar lämnade av lärare, med uppgifter om undervisningstimmar och genomgånga kursmoment Vid inaktualitet Under förutsättning att fullständig lista över alla sökande bevaras hos intagningsnämnden (motsv) Närvarolistor, sjukhusundervisningen Vid inaktualitet Under förutsättning att elevregister upprättats Litteraturlistor för olika ämnen Elevers svar på skriftliga prov Minnesanteckningar från familjesamtal, specialundervisning ar angående friluftsdagar, bad och utflykter ar angående fria aktiviteter ar angående konsertbesök, teaterbesök och annan kulturell verksamhet Vid inaktualitet Under förutsättning att en originalförteckning över läromedel bevaras centralt vid läromedelscentral eller skolkontor (motsv) Vid inaktualitet Vid inaktualitet När sammanfattning gjorts. Sammanfattningen bör placeras i respektive elevakt 2 år Vid inaktualitet Under förutsättning att elevers val antecknas i betygskatalogen eller på elevkort 2 år

40 40 Grundskola Invandrarundervisning ar angående praktisk arbetslivsorientering (PRAO) Vid inaktualitet Under förutsättning att anteckning om genomförd PRAO görs på elevkortet samt att förteckning över elevers placering under praktisk arbetslivsorientering bevaras Rutinkorrespondens 2 år D v s korrespondens med elever, föräldrar, andra skolor etc, som har kortvarig betydelse eller behandlas rutinmässigt enligt given mall, t e x begäran om lov Meddelanden och information av tillfällig betydelse från rektorsområde eller skola Vid inaktualitet Dock senast efter 2 år Läromedelsbeställningar 2 år Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljas Ansökan om att få gå om årskurs Vid inaktualitet Dock senast när eleven avslutat sin skolgång Beslut om anpassad studiegång Jämställs med betyg och bör bevaras. Delegationsbeslut ska skrivas Statistik över invandrarelever i grundskolan 2 år Överlämnas till Statistiska Centralbyrån Elevstatistik, specialundervisning 2 år Lokalt utarbetad statistik, t ex över behandlade problem vid en talklinik. Denna statistik är svår att betarbeta vetenskapligt och kan därför gallras ar rörande projekt När eleven slutat skolan För stora projekt som berör en större grupp elever bör en redovisning bevaras

41 41 Grundskola Invandrarundervisning Sammanställningar över resultat från standardprov, centrala prov, nationella ämnes- och kursprov samt prov i svenska för invandrare i den mån sådana görs Svar på nationella ämnes- och kursprov i samtliga ämnen och kurser som genomförts inom svenska för invandrare

42 42 Grundskola Elevregistrering, betygsdokumentation Skolan bör bevara information om sina elever. Förutom att dessa uppgifter behövs vid skolans utvärdering och planering kan det vara av vikt för eleven att uppgifter om skolgång bevaras, t ex då denne behöver en betygskopia eller ett intyg om fullogjord skolplikt. Sekretess Betygsdokumentation är offentlig om det inte finns särskilda skäl, såsom: * betyg, omdömen om elev som inte når mål * skriftlig information vid utvecklingssamtal * betygsunderlag och underlag för särskilda omdömen eller utvecklingssamtal * individuella studieplaner, studieplanering och uppföljning av studieresultat * skolpersonals anteckningar om elever IT-stöd Registrering - system Extens Elevkort, studerandekort, elevmatriklar Klasslistor/gruppförteckning, slutligt exemplar, med uppgifter om in- och utflyttning Databashantering I och med att betyg ges endast i vissa årskurser har klasslistan/gruppförteckningen betydelse för information om fullgjord skolplikt och klassammansättning. Databashantering Skolkataloger (även fotokataloger) Dessa ersätter inte klasslistorna om inte in- och utflyttning antecknas Lokalt utarbetade betygskriterier

43 43 Grundskola Elevregistrering, betygsdokumentation Betygskataloger Det är mycket viktigt att alla eventuella förkortningar och sifferkoder förklaras och att katalogerna ska vara signerade Beslut om anpassad studiegång Intyg skall, enligt grundskoleförordningen, utfärdas för elev med ofullständigt slutbetyg och åtfölja detta. Delegationsbeslut ska skrivas Skriftliga omdömen ar som tjänar som underlag för register eller förteckning Gallras när anteckning gjorts i registret/förtec kningen Om handlingarna inte i övrigt behövs i förvaltningen. T ex personavier, in- och utflyttningsanmälningar, avgångsanmälningar, inskrivningsanmälningar Aviseringslistor Gallras När anteckning om ändring gjorts i aktuell förteckning Ledighetsansökningar från elever Delegationsbeslut ska skrivas Frånvaroregister och handlingar som tjänar som underlag till registret Närvarorapporter för elever, specialundervisning Kopior av utfärdade slutbetyg och avgångsbetyg Skriftlig information, sammanställd i samband med utvecklingssamtal Vid inaktualitet Dock tidigast efter läsårets slut 2 år Vid inaktualitet Kopiorna kan ha administrativt värde under relativt lång tid Vid inaktualitet Dock senast vid avslutad skolgång (grundskola)

44 44 Grundskola Elevregistrering, betygsdokumentation Anmälningar till prövning, med bilagda handlingar 2 år Kontaktböcker, meddelandekort eller motsvarande handlingar som rör skolans kontakt med elevens målsman Rekvisitioner av elevhandlingar Föräldraenkäter Vid inaktualitet D v s när den period (t ex läsår) boken, kortet etc omfattar har upphört. Kontaktböcker överlämnas i visa fall till eleven vid inaktualitet Vid inaktualitet Dock senast vid början av nästa läsår 2 år

45 45 Särskola Utbildningen i särskolan syftar till att ge barn och ungdomar en till varje elevs förutsättningar anpassad utbildning som så långt det är möjligt motsvarar den som ges i grundskolan och gymnasieskolan. Särskolan omfattar obligatorisk särskola (grundsärskola och träningsskola) samt gymnasiesärskola (nationella, specialutformade och individuella program). Härutöver finns vuxenutbildning (särvux), vilken ska motsvara den obligatoriska särskolan och gymnasiesärskolan. I detta avsnitt behandlas i huvudsak handlingar som är speciella just för särskolan. ar som inte återfinns nedan kan sökas i avsnitten Grundskola, Gymnasieskola. IT-stöd Registrering - system Extens Protokoll från beslutskonferenser, elevvårdskonferenser och klassråd och andra sammankomster om pedagogiska frågor eller elevvård, t ex arbetsenhetskonferenser, klasskonferenser (motsv) Elevhandlingar/elevakter Ansökningar och beslut om inskrivning och utskrivning ar i överklagningsärenden Delegationsbeslut ska skrivas Psykologiska utredningar med bilagor Pedagogiska utredningar med bilagor Övriga utredningar Journaler med sammanfattande anteckningar Pedagogiska journaler med bilagor Intyg om genomgången utbildning

46 46 Särskola Elevhandlingar/elevakter Studieomdömen Hälsokort/elevhälsovårdsjournaler Korrespondens Personbevis Vid inaktualitet Individuella undervisningsplaner Testprotokoll Yrkesvalshandlingar Kopior av handlingar som i original bevaras någon annanstans inom kommunens utbildningsverksamhet Vid inaktualitet Under förutsättning att en sammanfattning gjorts i pedagogisk journal (motsv) som bevaras 2 år Vid inaktualitet Under förutsättning att anteckningar gjorts i pedagogisk journal (motsv) som bevaras. T ex handlingar om prao, prov-, lönebidrags- eller samhällsanställningar, dagcenterplaceringar, inskolningsplatser, rapporter från arbetsplatser Vid inaktualitet

47 47 Intagning De handlingar som bör bevaras från intagningsverksamheten är uppgifter om samtliga sökande persondata, vilken utbildning de sökt, eventuell behörighet samt, om de intagits, vid vilken skola och studieväg de kommit in. I övrigt bör information om riktlinjer för intagningen samt beslut av betydelse för verksamheten bevaras. IT-stöd Registrering - system Extens Protokoll med beslut om intagning Personlistor eller annan sammanställning som innehåller uppgifter om samtliga sökande persondata, ort, klass, studieväg, behörighet, sammanfattningsbetyg och ansökan om intagning Diarier Intagningsstatistik Uppgifter som ger en sammanfattning av intagningen. T ex antal intagna per utbildning och behörighet Diarieförda handlingar eller annan korrespondens Endast korrespondens av långvarig betydelse rörande verksamhet, organisation eller personal bör bevaras. Övrig korrespondens kan gallras

48 48 Intagning Ansökningshandlingar för intagna elever Ansökningshandlingar för ej intagna elever Intagningslistor Register och listor som används för sortering, kontroll och återsökning vid intagningen Korrespondens Svarskort 1 år efter avslutad reservintagning Efter avslutad reservintagning Efter avslutad reservintagning 1 år efter avslutad reservintagning 1 år efter avslutad reservintagning Översänds till skolan när eleven intagits. arna kan gallras när eleven avslutat sin skolgång Innehåller statistiska uppgifter om antalet sökande per utbildning, behörighet, alternativval m m Av rutinkaraktär, rörande intagning, ansökningar m m Med undantag av svarskort från elever vars ansökningshandlingar skickats till orter utom intagningsorganisationens område. Om registrering av detta skett på svarskorten bör dessa kort finnas kvar tills respektive elever kan förväntas ha avslutat sin skolgång, 5 år efter intagningen. Om detta ej registrerats på svarskorten bör uppgifterna finnas kvar på annat sätt

49 49 Kommunal musikskola För att kunna styra och genomföra undervisningen behöver kommunen bevara uppgifter om inskrivna elever, tillgängliga resurser (instrument och övrig undervisningsmaterial, lärare) lokaler samt budget och huvudräkenskaper. Dokumentation av musikskolans ekonomiska förutsättningar finns vanligen i kommunens centrala ekonomisystem. IT-stöd Registrering Fakturahantering - system Extens - system Devis och E-fact Protokoll eller minnesanteckningar från ämneskonferenser, personalkonferenser och andra möten där undervisningens uppläggning och innehåll eller elevvård diskuteras Verksamhetsberättelser eller verksamhetsplaner som ger en bild av undervisningens uppläggning Korrespondens Korrespondens som inte är rutinmässig och inte finns bevarad centralt bör bevaras på skolan Organisationsplaner Scheman Ett exemplar med uppgift om lärare, tider och instrument bör bevaras om det upprättas Inventarieförteckningar Uppgifter om instrument, anskaffningsår etc

50 50 Kommunal musikskola Program etc Program som visar egna konserter eller andra aktiviteter Elevkort Uppgifter om inskrivningstermin, skola och instrument Register och annan dokumentation över musikgrupper etc Anmälningar till musikskolan Gallras När ny anmälan kommit in eller då eleven avslutat sin utbildning Intyg, kopia av utfärdat intyg om deltagande i utbildningen Underlag för debitering av avgifter, löneutbetalningar eller kontroll av verksamheten Rapporter, listor m m som utgör underlag för debitering av avgifter Förteckningar eller register över uthyrning av instrument Vid inaktualitet Dock senast då eleven avslutat utbildningen Gallras när kontroll, redovisning eller revision har skett Dag-, vecko- eller terminsrapporter över lektionstid och närvaro för eleverna lämnade av lärarna 2 år Under förutsättning att bearbetning, kontroll, redovisning eller revision är slutförd 3 år Har betydelse för den interna kontrollen av musikskolans tillgångar och bör finnas kvar tills vederbörlig kontroll och eventuellt krav verkställts

51 51 Skolsocial verksamhet och skolhälsovård Det kan vara av stort värde för eleven att information rörande skolans hälso- och sjukvård samt annan förebyggande elevvård bevaras, t ex vid epidemier, behandling av andra sjukdomar eller samhällsvård. Informationen i dessa handlingar har också stort forskningsvärde. Styrning/sekretess Patientjournallagen (1985:562) SoS föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 1989:12) om tillämpningen av patientjournallagen inom skolhälsovården Arkivlagen (1990:782) gäller vid gallring av allmänna handlingar Sekretesslagen (1980:100) Hälso- och sjukvårdslagen Vårdregisterlagen Skollagen 14 kapitlet Skolhälsovård är en särskild verksamhetsgren inom skolan vilket innebär att det råder sekretess mellan skolhälsovård och övrig verksamhet inom skolan. Varken rektor, kurator, lärare eller annan skolpersonal har rätt att läsa skolhälsovårdsjournaler eller på annat sätt få kännedom om elevens hälsa utan elevens, föräldrarnas/vårdnadshavarnas samtycke. Skolledningen kan dock beställa en utredning från skolhälsovården om vilken form av undervisning en elev skall få. En sådan utredning kräver en särskild undersökning och får inte bygga på tidigare uppgifter eller uppgifter skolhälsovården i förtroende fått från elev, förälder/vårdnadshavare. Patientjournal enligt patientjournallagen 2 Med patientjournallag avses: de anteckningar som görs och de handlingar som upprättas eller inkommer i samband med vården och som innehåller uppgifter om patientens hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden och om vårdåtgärder. IT-stöd Eventuellt införande av system för journalhantering hösten 2006

52 52 Skolsocial verksamhet och skolhälsovård Sekretess Åtgärdsprogram/elevakter Se även avsnitt Grundskola, Gymnasieskola och Skolhälsovårdsjournaler Psykologiska undersökningar/skolpsykologjournaler Kopia över skolhälsovårdsjournaler som överlämnats till annan huvudman ar som rör skolkurators verksamhet, t ex korrespondens med elever och föräldrar Remisskopia Gallras När svar har inkommit (sparas om svar utan originalremiss) Remissvar + originalremiss Bevars i journalen Rekvisition av journalkopior Gallras När journalkopiorna inkommit och detta dokumenterats i journalen Journalkopior i journalen Hälsodeklaration i journalen Vaccinationsmedgivande i journalen