Kreditpolicy Giltig för Falu Energi & Vatten AB och dess dotterbolag. Fastställd av styrelsen för Falu Energi & Vatten AB 2014-12-12 Upprättad av Ylva Ljungberg och Johanna Hansson
Innehåll 1. Inledning... 2 2. Kundbedömning... 2 3. Kreditvillkor... 4 4. Kreditbevakning... 5 5. Kravverksamhet... 5 6 Frånkoppling... 6 7 Uppföljning och rapportering... 6 1
1. Inledning Denna policy gäller för samtliga bolag inom Falu Energi & Vatten-koncernen (FEV). Falu Elnät AB och Falu Kraft AB har ingen egen kundreskontra, utan har överlåtit till moderbolaget Falu Energi & Vatten AB att fakturera kunderna, samt att bevaka att inbetalning sker. Avtal med kund knyts dock med respektive juridisk person var för sig. 1.1 Syfte och inriktning Kreditpolicyn omfattar regler vid försäljning av varor till privat- och företagskunder utanför Falu Kommun-koncernen. Denna kreditpolicy skall i alla tillämpliga delar följas och fungera som en handledning för affärsverksamheten. Kreditpolicyn syftar till att; Skapa förtroende hos våra kunder genom ett enhetligt och konsekvent agerande vad gäller kreditkontroll, fakturering- och kravverksamhet. Förbättra FEV:s resultat genom att minimera kapitalbindningen i utestående kundfordringar. Främja god affärsmässighet. Kreditpolicyn ska utgöra ett stöd i verksamheten och vara vägledande för personal som ingår avtal/kreditöverenskommelser, samt för övrig ekonomiadministrativ personal. Kreditpolicyn inriktar sig på de rutiner och dokument som direkt eller indirekt påverkar när i tiden och med vilken säkerhet externa inbetalningar sker. 1.2 Ansvarsfördelning Ansvaret är fördelat inom FEV enligt följande; Bolagsstyrelsen Fastställer kreditpolicy för FEV-koncernen VD Ansvarar för att bolagets försäljning, avtalstecknande, kredit-och kravverksamhet bedrivs inom de ramar som fastställts i kreditpolicyn Marknadsavdelningen/Ekonomiavdelningen Ansvarar för fakturering av nyttigheter och kundavtal, upprättande av kundavtal, reskontrahantering samt krav- och inkassorutiner. 1.3 Riskbedömning All kreditförsäljning innebär en risk. Försäljning av våra nyttigheter regleras i olika lagrum och av allmänna avtalsvillkor. Det är av största vikt att personal som ingår avtal/kreditöverenskommelser samt ekonomiadministrativ personal har god kännedom om dessa. 2. Kundbedömning En viktig faktor för att minska risk vid kreditförsäljning är att säkerställa vem kunden är och dess betalningsförmåga. 2
2.1 Kundidentifiering Obligatoriska uppgifter som skall inhämtas är; Person-eller organisationsnummer Namn Adress 2.2 Kundkategorier Kunderna delas in i; Konsumenter (privatpersoner) Företag (juridiska personer) 2.3 Kreditbedömning av nya kunder För att minimera risken för kundförluster kreditbedömer vi våra kunder enligt nedan. Hämtad kreditupplysning anses vara giltig i tre månader, under förutsättning att inte information inkommit som allvarligt påverkar kreditvärdigheten. 2.3.1 Bedömning av kunder som är privatpersoner Privatperson som önskar abonnemang på nyttigheter läggs upp i kundfaktureringssystemet utan särskild kontroll. För privatpersoner avser nyttigheter de abonnemang på vatten & avlopp, elnät, hämtning av hushållsavfall och återvinning som vi tillhandahåller. Vid förfrågan från privatperson om att teckna avtal om annan konkurrensutsatt tjänst såsom leverans av fjärrvärme, elhandel och stadsnät ska sedvanlig kreditbedömning göras om beräknad årsomsättning överstiger 20 000 kr. 2.3.2 Bedömning av kunder som är juridiska personer Juridisk person som önskar abonnemang på nyttigheter läggs upp i kundfaktureringssystemet utan särskild kontroll. Överstiger årstotalen 100 000 kr skall sedvanlig kreditbedömning göras. För juridiska personer avser nyttigheter de abonnemang på vatten & avlopp, hämtning av hushållsavfall och elnät som vi tillhandahåller. Vid förfrågan från juridiska personer om att teckna avtal om annan konkurrensutsatt tjänst såsom leverans av fjärrvärme, elhandel, stadsnät eller återvinning samt övriga uppdrag ska sedvanlig kreditbedömning göras om årsomsättningen beräknas överstiga 100 000 innan avtal tecknas. För juridisk person som återkommer efter konkurs eller rekonstruktion skall särskild bedömning göras i samråd med ekonomichef. 2.4 Säkerhet Om det på objektiva grunder kan fastställas att kunden inte kommer att kunna fullgöra sina betalningsförpliktelser, ska tagande av fullgod säkerhet övervägas. Begränsning i möjlighet att kräva säkerhet kan finnas i lagstiftning och allmänna avtalsvillkor. 3
De former av säkerhet som bör användas är: 1. Förskottsbetalning 2. Bankgaranti 3. Innestående spärrade bankmedel Säkerhet ska återlämnas då kreditrisk inte längre föreligger enligt de allmänna avtalsvillkoren eller i enlighet med villkoren i ingånget avtal. 3. Kreditvillkor Fakturering av utförda tjänster sker i normalfallet i efterskott. Kreditvillkoren styrs av allmänna avtalsvillkor och särskilt tecknade avtal. 3.1 Betalningsvillkor De betalningsvillkor vi använders oss av är i enlighet med allmänna avtalsvillkor för respektive tjänst alternativt i enlighet med tecknat avtal. Av tecknat avtal skall klart framgå vilka betalningsvillkor som gäller. I avtalet ska anges hur och när betalning ska ske och vilka extra kostnader som tillkommer när betalning ej sker i rätt tid. Vid avtal om längre kredittid än 30 dagar ska detta fastställas av ekonomichef. Vid avtal med juridisk person måste kontroll ske att behörig person tecknat avtalet. 3.2 Faktureringstidpunkt Periodisk återkommande fakturering (förbrukning) med förfallodag den sista i månaden, skall tillhandahållas konsumenten senast den 15:e samma månad med förfallodag den sista i innevarande månad. Övrig fakturering ska relateras till tidpunkten för utförd prestation. Huvudregeln är att fakturering ska ske snarast efter utförd prestation. Fakturadatum bör vara det samma som faktureringsdagen och fakturautskick ska ske i direkt anslutning till faktureringsdagen. Förfallodag enligt avtal, vanligast 30 dagar. Kunder ska erbjudas möjlighet att få sin faktura digitalt samt reglering via autogiro när detta ät möjligt. 3.3 Kreditfaktura Kreditfaktura upprättas i två fall vid rättning av felaktig faktura till kund alternativt när ersättning skall lämnas till kund. Rättning kan vara t ex felaktigt pris, felaktig volym, fel kundnummer etc, och kan avse delar av eller hela den felaktiga fakturan. Ersättning kan vara t ex småskalig kraftproduktion, ersättning för markintrång etc. Kreditfakturan är att likställa med en utbetalning då kunden kan använda den som betalning av annan faktura. På underlaget för kreditering skall tydligt framgå fakturareferens, motiv till kreditering, vem som gjort överenskommelse om kreditering samt när överenskommelsen träffats. 4
Beslutsattest enligt gällande attestplan ska godkänna/attestera krediteringsunderlaget. Samma krav på dokumentation föreligger vid intern kreditering. 3.4 Anstånd Anstånd med betalning kan lämnas till kund maximalt 2 ggr/kalenderår och högst en månad/tillfälle. Anstånd medges ej om; Kunden tar kontakt efter utfärdad påminnelse Kundens faktura lämnats till inkassoföretag Kunden har obetalda fakturor Mer detaljerad information finns i Rutin för anstånd. 4. Kreditbevakning Ekonomiavdelningen bevakar fortlöpande via kundreskontran att all betalning kommer in. Påminnelser skickas en gång/vecka, och riktar sig till både privatpersoner och företag. Varje kund erhåller en (1) påminnelse, där efter lämnas ärendet över till inkasso om inte tvist föreligger. Lägsta förfallet totalbelopp, för att skriftlig betalningspåminnelse ska skickas ut är beloppet för påminnelseavgift. Av betalningspåminnelsen framgår sista betalningsdag innan ärendet överlämnas till inkasso. Normalt är denna frist 8 dagar. Åldersanalys upprättas löpande, dock minst tre ggr/år (30/4, 31/8, 31/12), då den även kommuniceras till FEV-koncernens ledningsgrupp. 5. Kravverksamhet FEV-koncernen bedriver ingen egen kravverksamhet utan köper tjänsten av inkassobolag. Därmed gäller de regler som inkassobolaget följer. 5.1 Osäker kundfordran och kundförlust FEV-koncernens mål är att kundförluster skall minimeras. Skulle sådana ändå uppstå, är det viktigt att så fort som möjligt åtgärda detta i våra register. 5.1.1 Befarad kundförlust Avstämning av befarade kundförluster görs årligen per 31/12. Kundfordran som är förfallen mer än 60 dagar vid avstämningstillfället anses vara en befarad kundförlust. 5.1.2 Konstaterad kundförlust En kundförlust ska betraktas och bokas som konstaterad när; ärende går till långtidsbevakning (privatpersoner) konkurs är avslutad accepterat ackord kunden vid utmätningstillfället visat sig sakna utmätningsbara tillgångar eller på annat sätt bedöms vara på obestånd. 5
5.1.3 Preskription av fordran Se gällande avtalsvillkor. 6 Frånkoppling En grundläggande förutsättning för att tillhandahållande av elnät, el, VA eller fjärrvärme skall få avbrytas, är att kunden gjort sig skyldig till ett avtalsbrott (t ex bristande betalning). Inkassobolaget initierar en eventuellt avbruten leverans. Det förkommer också att vi får uppdrag från externa elleverantörer om frånkoppling. Regler för frånkoppling framgår av de allmänna avtalsvillkoren. Detaljerad rutinbeskrivning finns upprättad. 7 Uppföljning och rapportering En regelbunden rapportering gällande kundfordringar och kundförluster ska presenteras. Effektiviteten i kredit-och kravverksamheten redovisas löpande, dock minst tre ggr/år (30/4, 31/8, 31/12), då den även kommuniceras till FEV-koncernens ledningsgrupp med följande nyckeltal: 1. Åldersanalys över förfallna och ej betalda kundfordringar 2. Genomsnittlig kredittid för våra kunder 6