Processbeskrivning Uppdrag
Varför Processorientering? Med kundens perspektiv som ideologi Kräver en kundfokusering Skapar en förbättringskultur
Att uppdra genom överenskommelser och avtal Varför finns processen? - Förverkliga nämndens eller styrelsens mål och inriktning Start - vad startar processen? - Befintlig överenskommelse eller avtal löper ut - Bristande kapacitet i nuvarande överenskommelse eller avtal - Bristande uppfyllelse av mål och inriktning - Nya mål och inriktningar ska omhändertas Vad avslutar processen? - Ett avtal eller ett förslag till en överenskommelse Vad ska processen uppnå? - överenskommelse i rätt tid, med rätt uppdrag, rätt uppföljning, rätt kvalitet och rätt pris.
Förverkliga nämnds mål och inriktning överenskommelse i rätt tid, med rätt uppdrag, rätt uppföljning, rätt kvalitet och rätt pris. Process karta Överenskommelser/avtal löper ut Bristande kapacitet i nuv. överensk. o. avtal Bristande uppfyllelse av mål o. inriktning Nya mål o. inriktningar Förbereda Inhämta och analysera fakta Fastställa inriktning och förutsättningar Genomföra förhandling Förslag till överenskommelse Plan för arbetet med förhandling/upphandling Intern förhandlings- /upphandlingsplan Fastställd inriktning/förutsättnin g Ta fram förfrågningsunderlag Förslag till ffu och beslut Kvalificera och utvärdera Tilldelnings-beslut Redovisa, Informera. Hantera ev. överprövning Avtal Kontrollera driftstart Process In/utdata
Delprocess: Förbereda Överenskommelser /avtal löper ut Bristande kapacitet i nuv. överenskommelser och avtal Bristande uppfyllelse av nämndens mål och inriktning Nya mål och inriktningar ska omhändertas Förbereda Plan för arbetet med förhandling/upphandling Klargöra : Hur nämndens mål- och inriktning tas om hand Vilka är de ekonomiska förutsättningar Vad är målet med förhandling eller upphandling Process In/utdata
Delprocess: Inhämta fakta, analys och samordning Plan för arbetet med förhandling/upphandling Inhämta och analysera fakta Intern förhandlingsplan/upphandlings plan Utifrån mål och förutsättningar: Beskriv uppdraget till vårdgivaren Beskriv önskad kvalitet enligt God Vård Klargöra volymer (besök aktiviteter osv) Fastställ önskad tillgänglighet i omfattning och utbudspunkter Ersättningsjämförelse- bästa/rimligt pris via omvärldsbevakning, benchmarking och egna kalkyler Vilka av ersättningsmodeller ska användas (styreffekt) Vilken ersättningsnivåer får utgå ( ersättningsbilaga) Uppföljningsplan, vad och vilka delar ska följas upp (styreffekt) Värdera alternativ: Överenskommelse eller upphandling? Tidplan för förhandlingens/upphandlingens genomförande, ge utrymme för återkoppling och förankring Upprätta en förhandlings-/upphandlingsplan vad vill vi uppnå utifrån prioritering och rangordning? Process In/utdata
Aktivitetsbeskrivningar Förbereda In/utdata Aktivitet/Vad Beskrivning/Hur Ansvarig/Ve m Stödmaterial t ex mall eller rutin Ekonomiska förutsättningar Ta reda på ekonomiskt utrymme för överkommelsen/avtalet från resp. berörd nämnd. Resp. team Dokumenterad ekonomisk bedömning, prioriteringar och ekonomiskt utrymme Eventuella basuppdrag respektive lokala uppdrag Ta reda på vad som ska vara lika i regionen. Ta reda på av nämnderna önskade lokala tillägg Resp. team Tidigare överenskommelser/ avtal Uppdrag och mål med förhandling/upphandlin g Väg samman, dra slutsatser utifrån föregående steg Resp. team Fastställ tidsplanering Vilka preliminära deadlines gäller? Lägg plan för framtagandet av förhandlings/upphandlingsplan Grovplanering av arbetet inför kontakter med vårdgivare, alternativt förfrågningsunderlag Resp. team Tidigare deadlines och planer. Årshjulet och inplanerade nämndsammanträd en. Utdata: Plan för arbetet med förhandling/upphandlin g Gemensam arbetsplan för teamet innehållande info enligt ovan Resp. team
Delprocess: Fastställa inriktning och förutsättningar Fastställa inriktning och förutsättningar Intern förhandlings/upphandlingspl an Fastställd inriktning/förutsättning Avstämning med tjänstemannaledningen Politisk avstämning Process In/utdata
Delprocess: Genomföra förhandling Fastställd inriktning och förutsättning Genomföra förhandling Förslag till överenskommelse Dialog med utförare utifrån förhandlingsplan Information till ledning, avstämning vid avvikelse mot fastställd inriktning Information till nämnd, avstämning vid avvikelse mot fastställd inriktning Process In/utdata
Typisk arbetsgång vid processarbete Förbereda (Arbetsmöten i ledningen) Utbilda (Processteam) Utveckla (Processteam) Motiv Kundbegrepp Processtruktur Strategi Organisation Arbetssätt Teori Processtänkande Kundbegrepp Processmetodik Träning Öva på egen process Stödja, kommunicera, förankra, följa upp
SIQs ProcessIndex SIQs Införa Driva 10 Den förbättrade processen är säkrad och målen höjda 9 Utvärdering och förbättringar genomförda 8 Berörda medarbetare har tillräcklig kunskap 7 Mål för processen är satta 6 Mätning och uppföljning etablerad 5 Mått är definierade 4 Processen är kartlagd 3 Krav på processen är fastställda 2 Processen är definierad 1 Processen är identifierad och processansvarig är utsedd Copyright SIQ - Institutet för Kvalitetsutveckling