En effektivare samhällsbyggnadsprocess

Transkript

1 Samhällsbyggnadskontoret En effektivare samhällsbyggnadsprocess - med fokus på tydlig och enhetlig kommunikation Bilaga A ansökan om stöd till utvecklingsprojekt för tillämpning av plan- och bygglagen (2010:900)

2 Innehållsförteckning Syftet med projektet 3 Motivering för tilldelning av stöd 3 Beskrivning av samarbetspartners 3-4 Projektmål och metod 4-5 Tidplan 5 Resursbehov 6 2

3 Syftet med projektet Syftet med projektet är att skapa ett mer tillgängligt och effektivt sätt att kommunicera med berörda målgrupper gällande samhällsbyggnadsprocessen. En god kommunikation under alla proessens delar leder till ökad effektivitet och snabbare handläggning. Projektet har ett särskilt fokus på att förbättra kommunikationen mellan kommun och exploatör/intressent vad gäller rollfördelning, ansvar samt vad som förväntas på de involverade parterna i de olika skedena i processen. En ökad effektivitet och en ökad enhetlighet i kommunikation och handläggning eftersträvas. Motivering för tilldelning av stöd Båda kommunerna har ett stort intresse av att arbeta fram en mer effektiv och rättsäker arbetsprocess för planerings- och exploateringsprojekt. Detta i och med det höga exploateringstryck som båda kommunerna står inför. Upplägget med en gemensam processledare ger mycket goda möjligheter för att projektet inte bara genomförs på ett bra sätt utan även att projektet dokumenteras på ett bra sätt vilket gör att resultatet av projektet går att föra vidare till fler kommuner. Framtagande av en mer enhetlig, effektiv och rättssäker arbetsmetod för samhällsbyggnadsprojekt efterfrågas av i stort sett alla Sveriges kommuner. Genom det här projektet ökar kunskapsunderlaget för hur det arbetet kan utformas och förstärkas över kommun och regiongränser. Det finns goda möjligheter till en positiv spridningseffekt av framtagna arbetsmetoder och processanalyser då Södertälje kommun är en aktiv part i Stadsbyggnadsbenchen 1 och Kiruna kommun har ett aktivt utbyte med de övriga norrlandskommunerna. Södertälje kommun och Kiruna kommun arbetar gentemot olika länsstyrelser vilket är positivt. Det blir därmed möjligt att jämföra de delar av samhällsbyggnadsprocessen där länsstyrelsen är en aktiv part. Beskrivning av samarbetspartners Deltagande i projekt är främst Södertälje kommun och Kiruna kommun. Södertälje kommun är sökande part och har ett större ansvar vad gäller administrativ hantering och återraportering men i övrigt avser båda kommunerna att vara lika aktiva deltagare i projektet. Södertälje kommun Södertälje kommun har (som kommun i Stockholmsregionen) ett mycket högt tryck vad gäller behovet att planlägga för och stödja utbyggnaden av nya bostäder. Södertälje kommun är även den tredje största arbetsmarkanden bland kommunerna i Stockholm län med sina arbetstillfällen och för regionen viktiga verksamhetsområden. Trycket på ökad utveckling av handelsområdet och verksamhetsområden är alltjämt högt. 1 Samarbetsorganisation där nio kommuner i Stockholms län arbetar med benchmarking kring stadsbyggnadsfrågor i allmänhet och och samhällsbyggnadsprocessen i synnerhet. 3

4 Exploateringstrycket, både vad gäller nya bostäder och handel- och verksamhetsområden ställer höga krav på kommunens kapacitet att hantera planläggning och exploatering på ett så effektivt och rättssäkert sätt som möjligt. Södertälje kommun är även en aktiv part i Stadsbyggnadsbenchen och har ett intresse av att fördjupa sitt arbete med att effektivisera handläggning av samhällsbyggnadsprojekt på ett rättssäkert sätt. Kommunen ser detta projekt som en möjlighet att hitta nya verktyg och arbetsmetoder som ytterligare förstärker detta arbeta. Kiruna kommun är även kända för att ha relativt korta processer vilket Södertälje kommun är intresserade av att ta del och lära sig mer kring. Även deras erfarenhet av att hantera överklaganden och efterföljande rättsprocesser är intressant att titta närmre på då Södertälje kommun har sett en ökning av detta under de senaste året. Kiruna kommun Kiruna kommun har liksom Södertälje ett mycket stort exploateringstryck. Behovet av att bygga nya bostäder är i stort sett likartad den situation som råder i storstadsregionerna. Inom kort påbörjas exempelvis arbetet med planläggning av den nya stadskärnan. De kommande samhällsbyggnadsprojekten involverar även ett stort antal olika exploatörer vilket inte bara ställer höga krav på snabb handläggning utan även på en tydlig och effektiv kommunikation med exploatörerna. Förutom önskan om ett samarbete med en kommun som har liknande situation vad gäller exploateringstryck och behov av effektiva processer så har Kiruna kommun även nyligen påbörjat ett projektbaserat arbetssätt. Södertälje kommun har arbetat på det sättet under en längre tid. Ett erfarenhetsutbyte samt analys av hur ett projektbaserat arbetssätt kan stärka en effektiv och rättssäker samhällsbyggnadsprocess vore därför intressant för Kiruna kommun. Projektmål och metod Exploatörer/intressenter, remissinstanser, sakägare och medborgare ska efter avslutat projekt kunna känna igen sig i beskrivningen av samhällsbyggnadsprocessen oberoende av vilken kommun (som deltar i projektet) de har kontakt med. De delar som eventuellt skiljer sig åt mellan kommunerna ska vara tydliggjorda på ett lättfattligt sätt. Detta för att skapa en ökad enhetlighet mellan kommunerna och deras handläggning. Efter avslutat projekt ska det finnas mallar, rutiner, informationsmaterial och processbeskrivningar som säkerställer att de exploatörer/intressenter, remissinstanser, sakägare och medborgare som har kontakt med kommunen får likartad information som är rättssäker. Därmed säkerställs en högre grad av likabehandling. Projektet har ett särskilt fokus på att förbättra kommunikationen mellan kommun och exploatör/intressent vad gäller rollfördelning, ansvar samt vad som förväntas av de medverkande parterna i de olika skedena i processen. Exempelvis vad gäller underlag, beslut och övriga 4

5 arbetsinsatser som krävs för att plan- och exploateringsprojekt ska handläggas så effektivt som möjligt. Gemensam processledare Projektet är tänkt att ledas av en extern processledare. Vi tror att det ger ett nyttigt utifrånperspektiv och är ett mer effektivt sätt att samordna projektet då de två kommunerna ligger så pass långt ifrån varandra geografiskt. Vi tror även att en gemensam processledare ger bättre möjligheter för att projektet dokumenteras på ett bra sätt vilket gör att resultatet av projektet lättare går att föra vidare till fler kommuner. Projektstyrning och projektuppföljning Projektet styrs av en mindre styrgrupp med representanter från de två kommunerna. Planering av de aktiviteter som ingår i projektet görs av styrgruppen men utförs i detalj av processledaren. Samordning och dokumentation ansvarar processledaren för. Processledare än ansvarig för att kontinuerligt återrapportera till styrgruppen. Styrgrupp Isak Ericsson, planarkitekt, Södertälje kommun Maria Persson, planarkitekt och biträdande planchef, Kiruna kommun Projektaktiviteter Upphandling av konsult (processledare) Kartläggning av samhällsbyggnadsprocessen inom respektive kommun samt en gemensam sammanställning och analys av dessa. Framtagande av gemensamt vokabulär och processbeskrivning/-ar med fokus på extern kommunikation gentemot exploatörer/intressenter. Framtagande av informationsmaterial, kommunikationsplan mallar och rutinbeskrivningar med syfte att stöda arbetsprocesserna inom plan- och exploateringsskedet. Projektet avslutas när styrgruppen har godkänt projektresultatet och när Boverket godkänt projektrapporten och annan nödvändig dokumentation. Tidplan Uppstart av projektet december 2014 Upphandling av konsult januari-februari 2015 Processkartläggning och analys mars-oktober 2015 Framtagande av rutinbeskrivningar november 2015 mars 2016 Framtagande av kommunikationsplan februari-mars 2016 Framtagande av informationsmaterial april-maj 2016 Framtagande av projektrapport maj-juli 2016 Projektavslut augusti

6 Resursbehov Kostnaderna för projektet består främst av arbetstid för planhandläggare och exploateringshandläggare från respektive kommun samt en processledare (konsult). Kostnader för resor och boende tillkommer även för de styrgruppsmöten och arbetsmöten som projektet kräver. Övergripande beräkning av kostnader Arbetstid, Södertälje kommun ca 150 h Arbetstid, Kiruna kommun ca 120 h Arvode före konsult (processledare) kr Resor och logi ca kr Total kostnad för projektet: kr 6