LEX HANDBOK - SAMMANTRÄDE

LEX HANDBOK - SAMMANTRÄDE

Innehållsförteckning LEX HANDBOK - SAMMANTRÄDE... 1 1 INLEDNING... 1 1.1 FÖRE ELLER EFTER BESLUT... 1 1.2 HANDLÄGGNINGSPROCESSEN... 1 2 SKAPA SAMMANTRÄDE... 2 3 SAMMANTRÄDESPUNKTER... 3 3.1 SKAPA SAMMANTRÄDESPUNKTER... 3 3.2 INFOGA SAMMANTRÄDESPUNKT... 4 3.3 ÄNDRA INBÖRDES ORDNING PÅ SAMMANTRÄDESPUNKTER... 4 4 ÄRENDE ELLER DOKUMENT TILL EN SAMMANTRÄDESPUNKT... 5 4.1 KOPPLA ETT ÄRENDE ELLER DOKUMENT TILL EN SAMMANTRÄDESPUNKT... 5 5 LISTA DELEGATIONSBESLUT... 8 6 ALLMÄNT OM PARAGRAFNUMRERING AV SAMMANTRÄDESPUNKTER... 9 7 HANTERING AV SAMMANTRÄDESDOKUMENT... 12 7.1 SKAPA KALLELSE OCH PROTOKOLL...12 7.2 SKAPA PROTOKOLLSUTDRAG OCH ORDFÖRANDEFÖRSLAG...14 7.3 KOPPLA PROTOKOLLSUTDRAG TILL ÄRENDET OCH/ELLER SAMMANTRÄDESPUNKT...15 8 DIARIEFÖRA /REGISTRERA DOKUMENT TILLHÖRANDE SAMMANTRÄDET... 16 9 EXPEDIERA DOKUMENT... 17 10 PUBLICERING PÅ EXTERNWEBBEN... 19 10.1 PUBLICERING AV ÄRENDEN OCH SAMMANTRÄDEN...19 10.2 PUBLICERING AV DOKUMENTKORT FÖR ARBETSMATERIAL...19 10.3 PUBLICERING AV FULLTEXTDOKUMENT...19 11 SE SAMMANTRÄDESINFORMATION I ÄRENDET ELLER DOKUMENTET... 21 12 KOPIERA SAMMANTRÄDESPUNKT TILL NYTT SAMMANTRÄDE... 23 13 OMANMÄLA SAMMANTRÄDESPUNKT TILL NYTT SAMMANTRÄDE... 25 14 UTSKRIFT AV DOKUMENT PÅ SAMMANTRÄDET... 26 15 LEX-INSTÄLLNINGAR... 27

1 Inledning Denna manual beskriver hantering av sammanträden för nämndsekreterare. Hantering av grundfunktioner beskrivs i manualen Manual för registrator i Lex. I modulen Sammanträde sker handläggning av sammanträden. Under fliken Sammanträde hanteras sammanträden med dess sammanträdespunkter. Under fliken Dokument skapas de dokument som hör till sammanträden såsom föredragningslista, kallelse, protokoll och protokollsutdrag. 1.1 Före eller efter beslut Innan sammanträdet benämns punkterna som sammanträdespunkter, vilka löper från 1 och framåt för varje sammanträde. Det är möjligt att ändra om ordningen bland punkterna och införa nya punkter innan beslut är fattat. Efter beslut omvandlas sammanträdespunkterna till beslutsparagrafer som löper årsvis. Det första beslutet på ett sammanträde kan således börja på exempelvis 67. Föredragningslista och kallelse används innan sammanträde och protokoll och protokollsutdrag används efter sammanträdet. 1.2 Handläggningsprocessen Att arbeta med sammanträde är uppgifter som sker längre fram i handläggningen. Innan dess har handläggaren skrivit tjänsteutlåtande med hjälp av mall. Handläggaren anmäler tjänsteutlåtandet till sammanträdet och nämndsekreteraren kopplar denna skrivelse till en sammanträdespunkt. I samband med detta hämtas viss text från tjänsteutlåtandet. Denna text kan sen redigeras i Lex och används sedan i protokoll och protokollsutdrag. 2010-01-01 Sida 1

2 Skapa sammanträde Välj menyn Sammanträde och Nytt. Grunduppgifterna för att kunna skapa ett sammanträde är att ange Enhet, som är samma som instans och Datum. Enheten och datumet bildar tillsammans beteckningen på sammanträdet, ex. "KS AU/2005-10-04". Ange uppgifter om Sammanträdestyp, Tid, Plats m m. Dessa uppgifter kan sedan kopplas till mallarna. Klicka på knappen Spara för att spara sammanträdet. Den mesta hanteringen av sammanträdet sker under fliken Samm. Punkter. Hantering för övriga flikar liknar motsvarande hantering för ärende och dokument och beskrivs inte här. För beskrivning av dessa flikar hänvisas till Manual för registrator i Lex. Du kan ändra uppgifterna på sammanträdet genom att klicka på knappen Ändra och göra ändringar. Du kan ändra alla uppgifter utom Enhet. 2010-01-01 Sida 2

3 Sammanträdespunkter 3.1 Skapa sammanträdespunkter Sammanträdespunkter måste skapas på varje sammanträde och det görs i samband med att nämndsekreteraren förbereder sammanträdet. Välj aktuellt sammanträde och öppna sammanträdesmodulen i handläggningsläge och välj underfliken Samm.punkter. Klicka på knappen Ny. Nu skapas automatiskt punktnummer med början på nummer 1. Skriv ev. in texten för punktrubriken. Detta görs vanligtvis bara för de första punkterna. För de punkter som är ärenden eller tjänsteutlåtande hämtas texten från dessa poster. Klicka på knappen Spara. För att lägga till flera sammanträdespunkter klickar du på Ny och Spara för varje ny punkt. Du kan infoga nya punkter och ändra om ordningen på punkterna. 2010-01-01 Sida 3

3.2 Infoga sammanträdespunkt Välj aktuellt sammanträde och öppna sammanträdesmodulen i handläggningsläge och välj underfliken Samm.punkter. Markera den sammanträdespunkt, där du vill infoga en ny punkt ovanför. Klicka på Infoga. Skriv ev. in rubrik i fältet Punktrubrik. Klicka på knappen Spara och en punkt finns nu ovanför den markerade. 3.3 Ändra inbördes ordning på sammanträdespunkter Välj aktuellt sammanträde och öppna sammanträdesmodulen i handläggningsläge och välj underfliken Samm.punkter. Markera den sammanträdespunkt, vars position skall ändras. Håll vänster musknapp nertryckt och dra sammanträdespunkten till den position som den skall ha och släpp upp vänster musknapp. Nu har sammanträdespunkten flyttats från nr 6 till nr 4. Alla numreringar justeras automatiskt. OBS! Ändringar i sammanträdespunkter bör bara göras innan beslut fattats. 2010-01-01 Sida 4

4 Ärende eller dokument till en sammanträdespunkt 4.1 Koppla ett ärende eller dokument till en sammanträdespunkt Välj aktuellt sammanträde och öppna sammanträdesmodulen i handläggningsläge och välj underfliken Samm.punkter. Klicka på knappen Flöde. En lista på de ärenden och dokument som har anmälts till sammanträdet visas. Både de som har ett önskat datum och de som bara anmälts till sammanträdet utan angivande av datum. 2010-01-01 Sida 5

Du kan sortera i valfri ordning genom att klicka på motsvarande rubrik. Varannan gång blir det fallande och varannan gång stigande ordning på rubrikens fält. Markera aktuellt ärende eller dokument som skall kopplas till en sammanträdespunkt. Dra det till aktuell sammanträdespunkt genom att hålla vänster musknapp nertryckt och dra det till sammanträdespunkten och släpp upp vänster musknapp. Om det är en tjänsteskrivelse med beslutstext, får du upp en frågeruta med beslutstexten. Du får här välja om denna beslutstext ska användas som underlag till protokoll och protokollsutdrag. När alla ärenden och dokument är kopplade, stäng fönstret genom att klicka på knappen Stäng. Om du svarat Ja på frågan om beslutstext, så innehåller nu fältet Beslutstext förslag till beslut. 2010-01-01 Sida 6

Denna text kan ändras genom att klicka på knappen Ändra och därefter på ikonen. Beslutstexten visas i Word och du kan nu göra ändringar i texten och spara i Word. När du är tillbaka i Lex ska du också klicka på knappen Spara. Den nya texten finns nu i Lex i rutan TextBeslut. Om flera olika textavsnitt används, så väljs dessa i dropplistan till vänster om ikonen av texten visas i rutan nedanför. Du kan dock ändra alla texter i Word samtidigt. och början Bilder och viss text kan inte visas i denna ruta, men finns åtkomlig i Word och när man skapar protokollen. Om du vill ta bort ärende eller dokument från en punkt, välj knappen Flöde. Markera ärendet eller dokumentet, som skall kopplas bort från sammanträdespunkten. Håll vänster musknapp nertryckt och dra ärendet eller dokumentet till listan för ej kopplade ärenden och dokument och släpp upp vänster musknapp. Du kan ev. välja ett sammanträdesdatum och därefter klicka på Anmäl för att bekräfta borttagandet på detta sammanträde. Ärendet eller dokumentet finns nu bland de dokument som anmälts till sammanträde. Du kan ta bort ett dokument helt därifrån genom att markera det och klicka på knappen Avanmäl. 2010-01-01 Sida 7

5 Lista delegationsbeslut Delegationsbeslut som har fattats sedan förra mötet kan sökas fram och sparas som dokument och kopplas till en sammanträdespunkt. Delegationsbeslut söks fram via menyn Moduler, Söka och Rapport. Aktuellt urval görs i första fliken. Välj sen fliken Beslut. Välj aktuell Beslutsserie och Beslutsnummer och klicka på knappen Sök. Resultatet visas i listan. Du kan klicka på rubriken Beslut för att sortera i beslutsnummerordning. För att skriva ut listan väljer du menyn Rapport och sen den rapport, som har gjorts för listning av delegationsbeslut. Du kan välja att skriva ut resultatet till fil, som sedan kopplas till ett dokumentkort. Detta dokument anmäls sedan till sammanträdet och kopplas till en sammanträdespunkt. 2010-01-01 Sida 8

6 Allmänt om paragrafnumrering av sammanträdespunkter Vissa dokument skrivs före sammanträdet ex. kallelse och vissa dokument skrivs efter sammanträdet ex. protokoll, se beskrivning Hanteringen av sammanträdesdokument på sida 12. När ett sammanträde har skapats och sammanträdet har hållits skall varje sammanträdespunkt få ett beslutsnummer. Markera sammanträdespunkten och klicka på knappen Beslut. Lex håller reda på vilka beslutsnummer som är upptagna och erbjuder det första lediga beslutsnumret i beslutsnummerserien. Det går att välja ett annat beslutsnummer än det första lediga. När ett beslutsnummer skall tilldelas en sammanträdespunkt ska du ange viss information kring beslutet. När ett beslutsnummer är tilldelat en sammanträdespunkt kan uppgifter kring beslutspunkten ändras samt att beslutsnumret kan tas bort från sammanträdespunkten. 2010-01-01 Sida 9

I bilden för beslutsnummer väljer du aktuellt nummer. Ange uppgifter för beslutet bl a Beslutets innehåll. Klicka på OK. Du kommer tillbaka till sammanträdesbilden. Punktnummer har nu ersatts av ett Beslutsnummer (d v s paragrafnummer). Upprepa förfarandet för alla sammanträdespunkter. 2010-01-01 Sida 10

Under fliken Beslut visas sammanträdets beslut. Markera aktuellt beslut för att se mer information. Här har du möjlighet att ta bort beslut genom att markera det och klicka på knappen Ta bort. När protokollet är färdigjusterat så bör varje punkt fastställas genom att markera beslutet och klicka på Ta beslut. Ikonen för beslutet blir då grönmarkerat istället för rödmarkerat och rutan flyttas från vänster till höger. Anledningen att man gör även detta moment är för att låsa besluten, så att de inte går att ändra. Det är dock inte nödvändigt att göra detta. När sedan sammanträdet är helt klart och protokoll och annat är justerat, så ska du avsluta sammanträdet. Det görs genom att ändra status på sammanträdet till att vara Avslutat. 2010-01-01 Sida 11

7 Hantering av sammanträdesdokument 7.1 Skapa kallelse och protokoll Dokument till sammanträden skapas på likartat sätt. Genom att välja dokumenttyp används olika mallar. Exempel på dokumenttyp är kallelse och protokoll. För att skriva Kallelse och PM till föredragningslista ska sammanträdet ha sammanträdespunkter med tecknet, d v s dokument innan mötet. För att skriva Protokoll och Protokollsutdrag måste det vara beslutspunkter med tecknet, d v s dokument efter mötet. När man skapar protokoll så sker det på samma sätt som för övriga dokument. Skillnaden är att för de beslutspunkter som har beslutstexter läggs dessa texter in under motsvarande beslutspunkter i protokollet. OBS! Det är viktigt att formatmallarna i de olika dokumenten som används är exakt lika, annars finns risk att ex. protokollen inte blir rätt. Speciellt indrag och indrag med numrering kan vara känsliga. Dessa beslutstexter kan därefter även användas till protokollsutdrag. Av den anledningen är det viktigt att beslutstexten ändras i fältet Beslutstext i Lex innan protokoll och protokollsutdrag skrivs. OBS! Om ändring av text endast sker i fulltextdokumentet, följer dessa ändringar inte med till andra dokument, eftersom det är texten i Lex man utgår ifrån. Välj aktuellt sammanträde som det skall skapas ett dokument för och öppna sammanträdesmodulen i handläggningsläge. Klicka på fliken Dokumentöversikt och där klickar du på knappen Nytt. Du kommer till bilden för att skapa dokumentet. Ange aktuell dokumenttyp och skriv namnet på dokumentet ex Kallelse eller Protokoll i Beskrivning. Klicka på Spara. Klicka på knappen Öppna och aktuell mall öppnas i Word med vissa uppgifter hämtade från sammanträdet i Lex. 2010-01-01 Sida 12

Olika funktioner med Lex-ikoner Med ikonen Stega Lex-variabel/metadata kan du stega dig fram mellan variablerna i dokumentet. När du har dokumentet framme, kan du uppdatera dokumentet med nya uppgifter som finns i Lex. Ev. kan beslutstexter ha ändrats eller dokumentdatum. Du ställer markören någonstans inom variabeln ex. /Dokumentdatum/ och välj ikonen Uppdatera Lex-variabel/metadata. Dokumentet uppdateras nu med värdet som nu finns i Lex. Detta kan vara praktiskt att använda om man ändrat beslutstexter i Lex och för övrigt gjort protokollet klart. OBS! Det är viktigt att det inte finns Lex-variabler inom ex. protokollsvariablerna om den ska uppdatera protokollsvariabeln. Det är därför viktigt att mallen för tjänsteskrivelse är rätt från början. När du är i Word har du möjlighet att använda fraser, som systemadministratören har lagt in. Välj ikonen Infoga Lex- fras. Du får upp en lista med de fraser som är kopplade till aktuell ärendetyp. När du har markerat en fras, så visas frastexten i den nedre rutan. Klicka på knappen OK och frastexten läggs in i dokumentet där markören står. Om ledamöter för resp. instans finns upplagda under frastexter, så ställ markören där du vill få in texten, klicka på ikonen Infoga Lex-fras och välj aktuell frastext med ledamöter. Du kan nu flytta ledamöter beroende vilka som var närvarande. Du ändrar ev. text i dokumentet och klickar du på ikonen Spara till Lex. Stäng Word-dokumentet och skriv ev. en kommentar och klicka på OK. Du återkommer till grundbilden. De dokument som skapats kan ses under fliken Sammanträde och fliken Samm. punkter högst upp på sammanträdet. För att redigera dokumentet markerar du det, väljer fliken Dokument upptill och du kommer till dokumentbilden. Varje gång du klickar på Öppna kommer du till Word och kan fortsätta att redigera dokumentet. Detta gäller så länge dokumentet är ett arbetsdokument. 2010-01-01 Sida 13

7.2 Skapa protokollsutdrag och ordförandeförslag Välj aktuellt sammanträde som det skall skapas ett dokument för och öppna sammanträdesmodulen i handläggningsläge. Välj huvudfliken Dokumentöversikt. Markera aktuell beslutspunkt och klicka på knappen Nytt. Dokumentbilden visas och välj dokumenttypen Protokoll ellet Protokollsutdrag och ange andra relevanta uppgifter och klicka på knappen Spara. OBS! Kontrollera att det finns ett paragrafnummer efter sammanträdesbeteckningen, för att protokollsutdraget ska kopplas till just den beslutspunkten, ex: Klicka på knappen Öppna. Om en lista med mallar visas, så väljer du Protokollsutdrag och nu öppnas Word med uppgifter om aktuell paragraf och hämtad beslutstext. Spara dokumentet i Lex. Du kan ev. skriva en kommentar och klicka på OK. 2010-01-01 Sida 14

När du återkommer till Lex klickar du på fliken Dokumentöversikt. Nu ligger protokollsutdraget i aktuellt beslut. Om du vill skriva ett ordförandeförslag gör du på motsvarande sätt, d v s att du i Dokumentöversikt markerar sammanträdespunkten och sen skapar dokumentet. 7.3 Koppla protokollsutdrag till ärendet och/eller sammanträdespunkt Det finns en inställning som kan göras i Lex och med den bestämmer man hur protokollsutdraget ska kopplas. Det finns de tre alternativen; att bara koppla till ärendet, bara koppla till sammanträdespunkten eller både ärendet och sammanträdespunkten. 2010-01-01 Sida 15

8 Diarieföra /registrera dokument tillhörande sammanträdet När kallelsen är klar och ivägskickad, ska den diarieföras. Då är det också lämpligt att även diarieföra tjänsteskrivelserna. Enklast är att ta fram sammanträdet och välja fliken Dokumentöversikt. Om du klickar på alternativet Alla till vänster, så visas alla dokument på sammanträdet. Om du bara vill se de dokument, som finns på en sammanträdespunkt, så markerar du den punkten. Markera det dokument du vill diarieföra, klicka på knappen Registrera och du kommer till den vanliga registreringsbilden för diarieföring. Gör motsvarande på alla dokument som ska diarieföras. Du kan markera flera dokument på en gång och klicka på knappen Registrera 2010-01-01 Sida 16

9 Expediera dokument Du kan expediera protokollsutdrag från sammanträdet. Ta fram sammanträdet i handläggningsläge Välj fliken Dokumentöversikt och markera aktuellt beslutsnummer. Till höger visas de dokument som tillhör beslutsnumret. Markera dokumentet som ska expedieras, klicka på Expediera. Om dokumentet inte är registrerat tidigare, får du upp bilden för att registrera det. Sen visas bilden för att expediera det. Om du inte angett mottagare tidigare, välj Ny mottagare och sök fram adressaten i adressatregistret som vanligt eller ange en ny. Klicka på knappen Spara. Om du inte har angett transportsätt under fliken Transport, så får du följande fråga: 2010-01-01 Sida 17

Svara då Ja och nästa bild visas. Välj transportsätt i Sätt och klicka på Spara. Om du valt e-post kommer du till e-postprogrammet med dokumentet som en bilaga till e-posten. 2010-01-01 Sida 18

10 Publicering på externwebben Med publicering i Lex menar vi de funktioner som finns för att visa informationstyperna Ärende, Sammanträde och Dokument i Lex externwebbmodul. Informationstypen Objekt omfattas inte av dessa funktioner. Kallelser och protokoll brukar publiceras på externwebben. Publicering av dokumentkort för registrerade inkomna och upprättade dokument, d v s gröna dokument, sker alltid automatiskt oavsett åtkomstinställningarna på dokumentkortet. Tänk därför på att namn på privatpersoner inte ska finnas i någon av dessa fält. Publiceringen av ärendekort, sammanträdeskort och dokumentkort för arbetsmaterial hanteras på samma sätt. På ärenden visas ärendemening och på dokumenten visas dokumentbeskrivning, inte adressater. Publicering av fulltextfiler hanteras separat. Sekretessmarkerade poster visas på externwebben men med blank information, såvida man inte har angett sekretesskommentar för då visas denna. 10.1 Publicering av ärenden och sammanträden Publicering av ärenden och sammanträden hanteras på samma sätt. På ärende- och sammanträdeskorten under fliken Flöde och rutan Åtkomstnivåer bestämmer du om ärendet eller sammanträdet ska publiceras eller inte. Detta styrs genom bocken för Läs på raden Allmänhet. Om rutan är markerad så sker publicering, om den är omarkerad så sker ingen publicering. Normalt är grundinställningen att allmänheten kan läsa ärende, men inte sammanträde. Sammanträdet är lämpligt att publicera när det finns något för allmänheten att se ex. när kallelsen är ivägskickad. Det finns ingen anledning att allmänheten ser årets tomma upplagda sammanträden. 10.2 Publicering av dokumentkort för arbetsmaterial Dokumentkortet för arbetsmaterial publiceras på ett liknande sätt som ärenden och sammanträden, skillnaden är att åtkomstnivåerna återfinns på dokumentkortet under fliken Flöde och knappen Åtkomst. Observera att registrerade inkomna och upprättade dokument alltid publiceras oavsett åtkomstnivåernas inställningar. OBS! Det är dock tveksamt att publicera arbetsdokument, normalt är inställningen att bara behöriga inom organisationen kommer åt arbetsdokument. Om man bockar för både Läs och Fulltext betyder det att den aktuella gruppen kan läsa arbetsdokumentets dokumentkort och fulltextfil. Om bara Fulltext är förbockad så innebär det att fulltextfilen är läsbar, när dokumentet är registrerat. 10.3 Publicering av fulltextdokument Det finns två sätt att publicera fulltextdokument i Lex externwebbsmodul: 1. Om du på dokumentkortet under fliken Flöde och klickar på knappen Åtkomst, så visas dialogen Ändra åtkomst. Under Åtkomstnivåer visas standardinställningarna, som gäller för dokumentet för tillfället. I rutan på raden Allmänhet och i kolumnen Fulltext styr du om dokumentets fulltextsfil 2010-01-01 Sida 19

ska publiceras eller inte. Om rutan är markerad så publiceras fulltexten och om rutan inte är markerad så publiceras den inte. 2. Under menyn 24H och Publicera kan du också publicera eller avpublicera fulltextdokument. Under respektive informationstyp visas t ex de ärenden, som du senast handlagt (Det är din ärendehistorik som visas, d v s samma ärenden som visas i din ärendemeny.). När du väljer ett ärende i listan så visas ärendets alla dokument i dialogen Publicera. Om rutan är markerad så är fulltexten publicerad och om rutan inte är markerad så är fulltexten inte publicerad. Gör önskade förändringar och klicka därefter på knappen OK. 2010-01-01 Sida 20

11 Se sammanträdesinformation i ärendet eller dokumentet I modulen Ärende eller i modulen Dokument med aktuell tjänsteskrivelse visas information i underfliken Sammanträde om att ärendet och dokumentet är kopplat till en sammanträdespunkt i ett visst sammanträde. I fälten visas uppgifter från sammanträdet bl a beslutsparagraf och beslutstext per sammanträde. 2010-01-01 Sida 21

Under fliken Ärende och under fliken Beslut visas beslutet. Härifrån kan du fastställa beslutet, om det inte redan är gjort i sammanträdesmodulen, genom att markera beslutet och klicka på Ta beslut. Det är inte nödvändigt att göra det. Beslutet blir då grönmarkerat istället för rödmarkerat och rutan flyttas från vänster till höger. Anledningen att man gör även detta moment är för att låsa besluten, så att de inte går att ändra. 2010-01-01 Sida 22

12 Kopiera sammanträdespunkt till nytt sammanträde Ta fram nya sammanträdet i handläggningsläge och fliken Sammanträde. Klicka på knappen Kopiera. Till vänster på bilden visas nya ärendet med sammanträdespunkter. Till höger visas alla sammanträden för den sammanträdestypen. Öppna gamla sammanträdet och markera aktuell sammanträdespunkt och dra den till aktuell punkt till vänster. 2010-01-01 Sida 23

Bilden med beslutstext visas. Klicka på knappen Ja för att få över beslutstexten till den nya sammanträdespunkten. 2010-01-01 Sida 24

13 Omanmäla sammanträdespunkt till nytt sammanträde Du kan anmäla om ärendet eller tjänsteutlåtandet till ett annat möte. Ta fram nya sammanträdet i handläggningsläge och fliken Sammanträde. Markera aktuellt ärende eller tjänsteutlåtande och klicka på Omanmälan. Du kommer till anmälningsbilden, där du kan välja ett datum om så önskas. Ärendet eller dokumentet hamnar nu bland de anmälda precis som första gången du anmälde. 2010-01-01 Sida 25

14 Utskrift av dokument på sammanträdet Tillsammans med kallelsen brukar man skriva ut dokument som hör till sammanträdet. Om du vill skriva ut alla dokument som finns under de olika sammanträdespunkterna, så kan du se till att ha sammanträdet framme och välja menyn Funktion och Avancerad utskrift. Välj bara alternativet Fulltext och alla fulldokument på sammanträdet skrivs ut på skrivare. 2010-01-01 Sida 26

15 Lex-inställningar Alla Lex-användare måste göra vissa inställningar, som sparas i registret (registry på engelska) på den lokala datorn. Det skiljer sig lite åt om man är en Windows- eller webbanvändare. Informationssökare i Lex webbapplikation behöver dock inte göra dessa inställningar. Så här ser registreringsbilden ut: Windows-användare Lex-inställningar ingår i installationen av Lex Windows-program. Programmet startas via Start/Alla program/lex/lex-inställningar. Windows-användare måste ange SQL-server och Databas för att kunna köra Lex. Det är de två fälten som styr mot vilken server och databas man kör när man använder Lex Windows-program. Om dokument skapas och ändras med hjälp av öppnaknappen på dokumentkortet behöver inga andra uppgifter anges. Fältet senaste användare uppdateras alltid med den senast inloggade Lexanvändaren. Webbanvändare Lex-inställningar ingår i installationen av Lex Office-integrationsprogram. Programmet heter Lexreg.exe och ligger i mappen C:/program/Lex/Lexe på handläggarens dator. Webbanvändaren måste ange Web server, Web instans, Senaste användare och Spara lösenord. Användaren och lösenordet som anges måste vara ett giltigt Lex-användarkonto. Oservera att uppgifterna för webbanvändaren inte har något med inloggningen i webbapplikationen att göra, till skillnad från uppgifterna för Windows-användaren. 2010-01-01 Sida 27

Beskrivning av fält Fält SQL server Databas Web server Web instans Single-Sign On Senaste användare Spara lösenord Visa Spara lösenord Välja db server Starta LEXsignal vid inloggning Beskrivning av knappar Knapp Töm anv.info OK Avbryt Verkställ Beskrivning Datornamn på eller ip-adress till den server som Lex databas ligger på. Databasen är Microsofts SQL-Server. Namnet på den aktuella Lex databasen i SQL-server. Standardnamnet på databasen är AES, men den kan ha ett annat namn. Ofta finns en testmiljö och/eller eller en utbildningsmiljö, dessa databaser kan då heta t ex AES_test och AES_utb. Datornamn på eller ip-adress till den server som Lex webbapplikation ligger på, dvs programmen för Lex webbgränssnitt. Detta kan vara samma som SQL servernamnet men behöver inte vara det. Namnet på den webbinstans som är kopplad till aktuell databas. Rutan ska vara markerad om single-sign-on ska användas. Här står användarnamnet i Lex för den användare som senast loggat in i Lex Windowsprogram från den aktuella datorn. Första gången man öppnar registreringsbilden visas användarnamnet på den inloggade nätverksanvändaren. När rutan markeras visas en registreringsbild för lösenord med efterföljande bekräftelsebild. Om rutan markeras så visas en ruta med rubriken Spara lösenord i inloggningsbilden till Lex Windowsprogram. Om rutan markeras så visas de två fälten SQL server och Databas i inloggningsbilden till Lex Windowsprogram. LEXsignal är ett program som visar en Lex-ikon i aktivitetsfältet när handläggaren har fått något flödat till sig i Lex. Beskrivning Fälten Senaste användare och Spara lösenord blankas ut (raderas). Sparar ändringar i bilden, bilden stängs. Inga ändringar sparas, bilden stängs. Sparar ändringar i bilden, bilden är fortfarande öppen. 2010-01-01 Sida 28