E-faktura i nätbanken Beskrivning av tjänsten

E-faktura i nätbanken Beskrivning av tjänsten

Innehåll Ta emot fakturor i nätbanken eller filöverföringen... 3 För vem är tjänsten avsedd?... 3 Tillgänglighet... 4 Handläggningstid... 4 Bankdag... 4 Förvara nätfakturor i nätbanken... 4 Felaktig faktura... 4 Kontrollera sändning av fakturor... 4 Oidentifierad mottagare... 5 Skicka fakturor per brev... 5 Bestämmelser om fakturainnehållet... 5 Skriva in fakturauppgifter... 5 Säljarens uppgifter... 5 Köparens uppgifter... 6 Fakturasändning... 6 Nätfakturaadress... 6 Skriva in fakturainnehållet... 6 Fakturaförteckning... 6 Fakturans status... 7 Bekräfta fakturor... 7 Fakturor i mottagarens nätbank... 7 Serviceavgifter... 7 Rådgivning vid problem... 7 Så här avslutar du tjänsten... 7

Allmän beskrivning Med hjälp av Nordeas e-fakturatjänst kan företagskunderna utfärda fakturor åt sina kunder på ett enkelt sätt. Banken skickar fakturorna som nätfakturor till de kunder som har meddelat att de tar emot nätfakturor och som har ingått avtal med banken. Fakturor sänds också per brev till mottagarna. Fakturauppgifterna fylls i på fakturaunderlaget och programmet räknar bland annat färdigt ut momsen. Uppgifterna i den färdiga fakturan kan kontrolleras i fakturasammandraget. Fakturorna visas i en förteckning, där fakturautställaren kan kontrollera deras status. Det är också enkelt att välja en tidigare faktura ur förteckningen, som underlag för en ny faktura, om fakturorna ofta gäller samma köpare eller samma vara. Fakturorna förmedlas till mottagarna efter det att fakturautställaren har bekräftat dem på samma sätt som betalningarna bekräftas. Ta emot fakturor i nätbanken eller filöverföringen Kunden kan ta emot nätfakturor antingen i nätbanken eller i filöverföringen. Fakturautställaren väljer leveranssätt. När kunden har tagit e-fakturatjänsten i bruk och vill ta emot e-fakturor ska han eller hon meddela e- fakturaadressen till sina fakturautställare. E-fakturaadressen och förmedlarens kod finns på e-fakturans första sida. Nätfakturor kan förmedlas enligt kontonummer till nätbanken eller till nätfakturaadressen i filöverföringen. Fakturan sänds till en annan bank eller en annan förmedlare av nätfakturor, när Nordea har ett avtal med den aktuella fakturautställaren om en förmedlingstjänst. Mottagaren meddelar då fakturautställaren den nätfakturaadress som han fått av förmedlaren. Om fakturautställaren inte har meddelat banken mottagarens kontonummer eller nätfakturaadress, kan fakturan sändas till mottagaren som pappersversion per post till den postadress som fakturautställaren meddelat. För vem är tjänsten avsedd? Tjänsten är avsedd för fakturautställare, vars hemort är i Finland. Om fakturautställarens hemort ändras, ska han omgående skriftligt meddela det kontor som ingått avtalet Om användningen av tjänsten utvidgas informerar banken om det genom att uppdatera tjänstebeskrivningen. Oktober 2013 3

Tillgänglighet Tjänsten är i allmänhet tillgänglig när nätbanken är i funktion. Handläggningstid Nätfakturan sänds till mottagarens nätbank senast på den tredje bankdagen förutsatt att fakturautställaren har bekräftat den och banken har identifierat mottagaren. När nätfakturan sänds till filöverföringen, kan den hämtas senast på den tredje bankdagen förutsatt att fakturautställaren har bekräftat den och banken har identifierat mottagaren. Om mottagaren anlitar en förmedlare för att ta emot nätfakturor, anses fakturan ha levererats när den har sänts till filöverföringen, där den hämtas av förmedlaren. Bankdag Med bankdag avses vardagar, med undantag av lördagar, helgdagar i de nordiska länderna, midsommar-, jul- eller nyårsdagen, eller en dag som annars inte kan anses vara en bankdag. Definitionen av en bankdag kan eventuellt ändras, när tjänsten utvidgas. Ändringen uppdateras i tjänstebeskrivningen. Förvara nätfakturor i nätbanken Fakturorna syns i en förteckning, där det också är möjligt att kontrollera deras status under den tid de förvaras i nätbanken. Fakturans status anger om fakturan ännu inte är färdig, om den är klar att bekräftas eller om den redan har sänts. Nätfakturorna är tillgängliga via nätbanken i minst två månder och under den tiden bör en kopia för bokföringen tas. Fakturautställaren och -mottagaren sköter själv om att fakturorna kopieras och sparas i arkivet i enlighet med bokföringslagen. Felaktig faktura Sedan fakturan bekräftats kan den inte längre annulleras. Korrigeringar av fakturauppgifterna görs genom att en kreditnota skickas till kunden. Kreditnotan skrivs ut på ett nytt fakturaunderlag och på den anges tydligt att det är fråga om en kreditnota. Kontrollera sändning av fakturor Fakturautställaren ska kontrollera att fakturorna kan sändas vidare till mottagaren. Fakturor som inte bekräftats eller som avvisats anges på tjänstens huvudsida. Oktober 2013 4

Oidentifierad mottagare Om banken inte kan identifiera fakturamottagaren på basis av nätfakturaadressen eller kontonumret, avvisar banken nätfakturan och returnerar den till fakturautställaren. Fakturautställaren ska kontrollera orsaken till att fakturan har avvisats,och korrigera den innan den sänds på nytt eller välja pappersversionen så att fakturan sänds per brev till mottagaren. Skicka fakturor per brev Fakturan kan skickas till mottagaren som pappersversion, om fakturautställaren väljer leveranssättet per brev. Banken eller bankens underleverantör skriver ut fakturan och skickar den per brev med posten i enlighet med de villkor som gäller för sändning per post. Banken gör inga begränsningar geografiskt när det gäller områden dit fakturor kan sändas. Bestämmelser om fakturainnehållet Lagar, förordningar och myndigheternas föreskrifter kan ställa krav på att vissa särskilda uppgifter ska finnas i fakturan. Kraven kan variera utgående från fakturautställarens bransch. Fakturautställaren ansvarar för att fakturan innehåller de uppgifter som i varje enskilt fall krävs enligt lag, förordningar eller myndigheternas föreskrifter. I bankens tjänst ingår inte juridisk rådgivning gällande fakturans innehåll. De obligatoriska uppgifterna i bankens fakturaunderlag innehåller inte nödvändigtvis alla de uppgifter som lagen eller myndigheterna i varje enskilt fall kräver. Därför är det bra om fakturautställaren läser anvisningarna för vad till exempel momslagen och skattestyrelsens föreskrifter säger om fakturainnehållet. Skriva in fakturauppgifter Fakturan ska innehålla vissa bestämda uppgifter för att den ska kunna sändas. Fakturautställaren ska kontrollera att alla obligatoriska uppgifter, både bankens och myndigheternas, finns med innan fakturan bekräftas. Säljarens uppgifter Säljarens uppgifter förmedlas till fakturamottagaren i den form de har införts i bankens kundregister. Om fakturautställaren vill ändra på dem, ska han meddela bankens kundtjänst eller sitt besökskontor. När säljaren är momsskyldig, ska mervärdesskattenumret antecknas i fakturan. Om säljaren inte är momsskyldig, skall ett motsvarande alternativ väljas, som sedan skrivs ut på fakturan. Det är bra om kontaktuppgifterna finns med i fakturan, så att köparen vid behov kan ta kontakt i frågor som gäller fakturan. Oktober 2013 5

Köparens uppgifter Om mottagaren har ett avtal om mottagande av fakturor i Nordeas filöverföring, visas uppgifterna för den som registrerats som nätfakturamottagare automatiskt på skärmen. När mottagaren inte har ett avtal om filöverföring i Nordea, ska fakturautställaren fylla i de obligatoriska uppgifterna, som är ett absolut minimum. Köparens namn kan vid behov kompletteras med företagets organisationsenhet, till exempel avdelningens namn. Fakturasändning Det är möjligt att välja nätfakturor eller pappersfakturor. Nätfakturaadress Mottagarens nätfakturaanslutning väljs, innan adressen fylls i. Vid leverans till filöverföringen eller till en annan bank används mottagarens nätfakturaadress, vid leverans till nätbanken mottagarens kontonummer. Om mottagaren inte individualiseras på ovan nämnda sätt, är det bara möjligt att skicka fakturor per brev. Skriva in fakturainnehållet Fakturaförteckning Fakturan skrivs in i tre skeden, utöver inskrivningen av säljar- och köparuppgifterna. Först skrivs grunduppgifterna om hela betalningen in, till exempel betalningsreferensen. På fakturaraderna antecknas uppgifterna om varor och tjänster samt rabatter och radvisa skatteprocenter. I och med att raduppgifterna skrivs in uppdateras fakturans totalsummor och skattespecifikationer enligt skattesatser. Om man vill skriva in en kassarabatt och ge information om dröjsmålspåföljder, anges de för hela fakturan i det sista skedet. Via knappen med frågetecknet på skärmen ges mera information om varje skede. När alla uppgifter är registrerade, lönar det sig att kontrollera fakturan på sammanställningsskärmen och vid behov skriva ut fakturan på skärmen, som den ser ut i fakturaform, eller på papper. När fakturan har bekräftats, kan den inte längre ändras. I fakturaförteckningen är det möjligt att kontrollera uppgifter om tidigare fakturor. Status anger till exempel att fakturan måste bekräftas eller att fakturan ännu inte är färdig. Det är enkelt att välja en gammal faktura som underlag för en ny. Fakturan kan kopieras med alla uppgifter eller bara med köparens uppgifter. Det är enkelt att göra om den kopierade fakturan till en ny faktura, alla uppgifter behöver inte skrivas in på nytt. Oktober 2013 6

Fakturans status Bekräfta fakturor När status är "Ofullständig", saknas obligatoriska uppgifter och då kan fakturan inte bekräftas förrän de obligatoriska uppgifterna finns med. Status "Obekräftad" anger att alla obligatoriska uppgifter finns med i fakturan och att den kan bekräftas. En bekräftad faktura väntar på vidare behandling. När en bekräftad faktura har skickats från nätbanken för vidarebehandling, är dess status "Skickad". När en skickad faktura dessutom har anteckningen "Skickad korrekt", har den sänts som nätfaktura eller per brev till mottagaren. Korrigera uppgifterna om fakturan har avvisats eller välj leveranssättet per brev, så kan den sändas på nytt för vidarebehandling. Fakturan kan bekräftas genast efter att fakturauppgifterna har skrivits in och kontrollerats. Alla fakturor kan bekräftas på en gång i förteckningen med icke bekräftade fakturor eller också kan vissa fakturor väljas som sedan bekräftas samtidigt. För att bekräfta fakturorna används kodtalstabellen på samma sätt som för betalningar. Fakturor i mottagarens nätbank Serviceavgifter Mottagaren får nätfakturan i sin egen nätbank. Den syns på Förstasidan efter inloggning, på samma sätt som när elektroniska direktbetalningar ska godkännas. För att fakturan ska betalas, måste den godkännas och bekräftas, på samma sätt som andra betalningar. I fakturan finns det en länk via vilken det är möjligt att kontrollera fakturan. Fakturan kan kompletteras med bokföringsanteckningar och sparas på den egna datorn eller skrivas ut på papper. Banken tar ut avgifter för tjänsten enligt vid var tid gällande prislista. Rådgivning vid problem Kontakta Betalningsrådgivning för företag vid eventuella problemsituationer och frågor om nätfakturan bankdagar kl. 9 16.30 och under korta bankdagar kl. 9-14. Så här avslutar du tjänsten Kontakta ditt kontor. Oktober 2013 7