Protokoll Styrelsesammanträde för föreningen Sambruk

Bo Frändén 1 (8) Protokoll Styrelsesammanträde för föreningen Sambruk Plats: SKL, Hornsgat 20, Stockholm Tid: 2009-03-18 kl. 10.00 15.00 Deltagare: Deltar ej: Protokollförare: Olle Nilsson- Sträng, Bollnäs kommun Bengt Svensson, SKL Lars Flintberg, Sandvikens kommun Jan Kylhammar, Borkyrka kommun Niclas Bendroth, Lunds kommun Siv Torstensson, Uddevalla kommun Bo Frändén Peter Åberg, Storumans kommun Torbjörn Boman, Skellefteå kommun Thomas Wennersten, Trollhättans stad Claes-Olof Olsson, Föreningen Sambruk Lennart Östblom, Föreningen Sambruk Anna Öhrwall Rönnbäck, Linköpings universitet Göran Goldkuhl, Linköpings universitet Thomas Rosén, Linköpings universitet Roger Eriksson, Norrköpings kommun Mats Östling, SKL Peter Wiman, Ljungby kommun Mats Green, Jönköpings kommun Elin Lagerqvist, Jönköpings kommun Christer Marklund, Kammarkollegiet Annika Hallberg, Kumla kommun Inge Hansson, Karlstads kommun Carina Wiberg, Karlstad kommun David Nyberg, Skellefteå kommun Anders Malmquist, Malmö stad Gunilla Hallqvist, Föreningen Sambruk Bo Frändén

Bo Frändén 2 (8) Protokoll 1 Mötets öppnande Ordförande öppnar mötet och hälsar välkommen. 2 Godkännande av dagordning Dagordningen godkänns.. 3 Val av protokollsjusterar Till protokollsjusterare väljs Lars Flintberg 4 Föregående mötets protokoll Föregående mötesprotokoll godkänns och läggs till handlingarna. 5 Ekonomi 5.1 Godkännande av Årsredovisning 2008 COO redovisar årsredovisning och ekonomiskt resultat för 2008. Sambruk har 78 medlemmar (78), vilket motsvarar 44% av Sveriges befolkning. Ekonomin är stabil, bl a tack vare VINNOVAs FoU-medel. Vi har konstaterat att medlemsrekrytering sker bäst via projekten. Ett FoU-projekt är avslutat och tre nya har tillkommit. Resultatet visar -77 kr efter bokslutsdispositioner om 500 TKr (ej utnyttjade FoU-medel). Balansräkningen har kraftigt stärkts under 2008. att godkänna årsredovisning och ekonomiskt resultat för 2008 inför behandling på Sambruks årsmöte. 5.2 Fastställande av Budget 2009 Förslag till budget 2009 har skickats ut inför mötet. Omsättning föreslås till 5.547 TKr vilket är en ökning på 35% jämfört med 2008. Det beror främst på nya FoU-medel. Den föreslagna budgeten innebär en kraftfull satsning på verksamhetsutveckling. Kanslifunktionen i Sandviken har utökats, vad gäller ekonomifunktioner, administration och webbförvaltning/-utveckling.

Bo Frändén 3 (8) Projektkoordinatorn har heltidsanställts tills vidare och verkställande tjänsteman fortsätter på konsultbasis, omfattning c:a 40%. Sambruk kommer också att anlita externa konsultresurser för projektledning, ITarkitektur och upphandlingsjuridik, vilket är inräknat i budgeten för projektgenomförande. att fastställa budget för 2009 enligt redovisat förslag 6 Genomgång Sambruk, nuläge 6.1 Projektläge Ekonomiskt bistånd Två delprojekt, med ett tiotal kommuner som deltar, genomförs f n: E-tjänst för förnyad ansökan av ekonomiskt bistånd Projektplan är klar. Tre projektmöten under jan mars. Möten och dialog med myndigheter och leverantörer. Första projektfasen ska vara klar i juni 2009. Ev kan en frågefunktion vara klar under hösten 2009. Informationsöverföring från myndigheter till kommunernas socialtjänst Lagändring enl SFS 2008:975 gäller från 090101. Underlättar samverkan kring informationsutbyte kräver ny systemteknisk lösning, gemensam för alla kommuner. FK startar ett Onlineprojekt där Sambruk deltar. Viktigt för kommunerna att i dagsläget påverka informationsinnehållet. FK kommer att ha sitt system igång redan 14 juni och gamla system kommer därefter att stängas ner (Kominfo och telefon). Diskussion: - Myndigheterna måste samordna sina lösningar, så att kommunerna slipper logga in på varje myndighet här krävs en stark pådrivande kraft för att få till stånd detta. I dagsläget är Sambruk den enda kommunala institution som driver denna fråga. - Viktigt att kommunerna går samman och får med alla data i nuläget. Projektet arbetar för att realisera gemensam frågefunktion. Man måste arbeta både kort- och långsiktigt. - Viktigt att marknadsföra projektet statlig-kommunal samverkan. - Hela tiden nya samverkansområden en generisk modell behöver skapas - plattform för informationsutbyte

Bo Frändén 4 (8) Elektroniskt bevarande Förteckning över de processer man arbetat med är klar. Arbetet har gått synkront med Riksarkivet om processorienterad förteckning. Slutrapport ska sammanställas och diskuteras vid projektmöte under vårkonferensen den 1 april. Projektresultatet kommer att utgöra underlag till en kravspec för anskaffning av system. Fortsättningen med ett sådant projekt kommer att formuleras och stämmas av för eventuell igångsättning vid hästkonferensen. Styrelsen konstaterar att det finns åtminstone tre olika projekt i Sverige, som arbetar med denna fråga parallellt. En samordning bör eftersträvas. BITA /Brukarcentrerat IT-stöd inom personlig Assistans Pilotprojekt i Kumla kommun. Målet är att utveckla ett IT-stöd för tidsredovisning som håller samman verksamhetsprocesserna schema, tidsredovisning, granskning/fastställande av tidrapporter, uppföljning och e- tjänst för brukarna. Inför utveckling av IT-stödet är 22 leverantörer vidtalade, varav 3 är intresserade. Urval av dessa, samt fastställande av deltagarkommuner sker vid projektmöte den 20 mars. Prel projektplan klar och en start kommer att ske under vårmötet. 6.2 Medlemsvärvning Det har gått trögt med medlemsvärvningen under 2008. Viktigaste åtgärden är att marknadsföra de olika projekten gentemot intresserade kommuner. Ev bör fler projekt startas. Vi måste kunna kommunicera projekten på ett enkelt och lättfattligt sätt. Vi måste även öka medverkan av medlemskommunerna i olika projekt. Bättre projektrapportering borde underlätta förståelsen för Sambruks arbete. Ev bevaka anbudsjournalen för att se vilka upphandlingar som är aktuella för presumtiva medlemmar och jämföra det med Sambruks verksamhet. Söka kontakt med andra nätverk. Sambruk bör överväga att avropa professionella marknadsförare vid behov. Ev göra en tidning med regelbunden utgivning, ev hitta samarbetspartner SKL, SmåKom, Kommits, Dataföreningen och liknande. Den nya styrelsen behöver satsa ordentlig tid på strategiska diskussioner kring dessa frågor och även syfte med Sambruk och liknande frågor. att ta upp frågan som punkt vid nästa möte inkl. en utvärdering av hittillsvarande verksamhet.

Bo Frändén 5 (8) 7 Intresseföreningen 7.1 Internkontroll Ett förslag till attestinstruktion har skickats ut inför mötet. att anta upprättat förslag till attestinstruktion 7.2 Verksamhetsplan Förslag till verksamhetsplan 2009 har skickats ut inför mötet. Den innehåller ett antal områden/frågeställningar att utveckla, framförallt; Profil Marknadsföring Resultat Kompetensutveckling Förvaltning En redovisning av pågående och föreslagna projekt finns med. En populärversion av ÖTP bör göras för verksamhetsansvariga. Idag är den skriven för IT-tekniker. Ska även kompletteras med frågor kring samverkan med SKL. Mer om marknadsföringen måste komma med. Samarbetet med konferensarrangörer ses över. att föreslå årsstämma att anta föreslagen verksamhetsplan med de tillägg som styrelsen diskuterat för 2009. 8 FoU Sambruk/VINNOVA 8.1 FoU-projekt VINNOVA BOSSANOVA: Affärsmodeller för öppen programvara i offentlig sektor: Nya möjligheter för kunder och leverantörer. PL: Anna Öhrwall Rönnbäck. Anna ger en kort statusrapport om BOSSANOVA, enl nedan. Syfte och mål: Praktiskt utveckla stöd för användning av öppen programvara i svensk offentlig sektor. Teoretiskt undersöka affärsmodeller för öppen programvara i offentlig sektor ur både kund- och leverantörsperspektiv. Bidra till att öka beställarkompetensen. Samarbete mellan LiU, SKL och Sambruk.

Bo Frändén 6 (8) Förberedande projektmöten har genomförts, där man valt ut vad man ska arbeta med. Projekttiden omfattar 2008-2011. På sikt ska man ta fram en handbok för beställarkompetens. En första leverens är förslag till gemensamt regelverk Sambruk Gemensam Programvara SGP, som diskuteras nedan. Samverkan sker med projekten Ek.bistånd, LSS/LASS. Tidigare föreslagen samverkan med Kluster-E har bedömts som inte möjlig att genomföra, p g a nödvändiga prioriteringar av begränsade resurser och insatser. SAMSKOP: SAMverkan mellan Statliga och KOmmunala Processer (Projekten BITA och Ekonomiskt bistånd ) PL: Claes-Olof Olsson Göran ger en kort redovisning av SAMSKOP. E-tjänster och annan informationsteknik kan möjliggöra nya samverkansformer mellan förvaltningar. Utarbeta informationsutbytesavtal. Nya inter-organisatoriska processer (verksamhetsmodeller) behöver utvecklas. Utformning av nya samverkande verksamhetsmodeller (med inslag av e- tjänster) kräver gemensamt ansvar och deltagande i designprocesser från de olika myndigheterna. Projekten måste hanteras på både kort och lång sikt, viktigt för kommunerna att det inte blir inlåsningar. Samverkan med projekten Ek.bistånd & BITA. INNOVETA: Innovativa e-tjänster för kompetensutveckling och verksamhetsstöd för kundservice: Sambruk huvudprojektledare - pl under rekrytering och börjar 1 april 2009. I projektkonsortiet ingår Högskolan Väst och företaget Jayway. COO informerar kort om projektet. Syfte: Förbättra medborgarservicen, dels genom ökad tillgänglighet, dels att öka den interna effektiviteten och produktiviteten. Ytterligare syfte är att med FoUstöd effektivisera planering och införande av kundcenter. Jönköping är pilotkommun för nyutveckling av ärendeplattform och införande av KC. Jayway och Jkp har påbörjat samarbete.. Projektet har haft tre möten, i Göteborg, Jönköping ( kommun-sambruksmöte ) och Malmö. Projektet bedrivs som ett agilt utvecklingsprojekt vilket ger Jönköping stort ansvar att utvärdera delresultaten kontinuerligt. Tio kommuner har anmält intresse att delta. Projektmöte med fokus på systemutvecklingsdelen genomfördes i Jkp i V11. En första, körbar version av handläggarsystemet ska vara klar i juni 2009, då Jkp lanserar sitt nya Kundcenter.

Bo Frändén 7 (8) 8.2 Sambruk Gemensam Programvara SGP Förslag på konkret regelverk för anskaffa, utveckla, nyttja och förvalta gemensam programvara har skickats ut inför mötet och innehåller: Introduktion till regelverket Förslag till regelverk Utveckling av regelverket Hantering av gåvor av programvara Användning av regelverket Medverkan i regelverket Diskussion: Vi bör inte låsa in programvaran till Sambruks medlemmar, då kan det bli en delvis inlåst lösning. Sambruk har heller inte resurser för att förvalta sådana lösningar. Det kan räcka med att Sambruk förbehåller sin copyright och överlåter åt någon annan att förvalta lösningen. Förslaget innebär egentligen ingen inlåsning, vad avser nyttjande av programvara. Syftet med regelverket är att Sambruk får kontroll över upphovsrätten, vilket innebär att Sambruk behåller rätten att styra villkoren för nyttjandet. Det blir en samexistens mellan olika alternativ av öppna lösningar. att förslaget ska bearbetas vidare utifrån den förda diskussionen 9 SKL Programverket Sambruk Bengt S informerar om att ny IT-struktur genomförs på SKL: den tidigare ITsektionen har delvis gått över till Avdelningen för Infrastruktur/fastighet/ bredband/geodata/e-förvaltning. Övriga, specifika IT-frågor ska bli mer verksamhetsmässig och kopplas närmare de olika verksamhetsavdelningarna, t ex Vård och omsorg, Lärande och arbetsmarknad (skola, ifo). En arkitekturgrupp har bildats som ska samarbeta med Sjukvårdsrådgivningen. Den kommer att ha ett 20-tal medlemmar ifrån kommunerna med ett regionalt perspektiv. En kommunal enhet inom finns inom Beställarkansliet (kommundirektörsgrupp arkitekturgrupp). Detta arbete ska även ge input till kommunala perspektiv gentemot den kommande e-delegationen.

Bo Frändén 8 (8) 10 Aktuell information från styrelsemedlemmar Bo Frändén tackar för sig efter sex år med Sambruk, eftersom hans mandat utgår då Verva lagts ned. Styrelsen framför ett varmt tack till Bo för hans konstruktiva och värdefulla insats i föreningen sedan starten. Bo bjuds in till årsstämman den 1 april på Arlanda. 11 Övriga frågor Vid förra mötet föreslogs att Sambruk skulle ha en monter på Offentliga rummet i Norrköping i maj och COO & GH skulle undersöka förutsättningarna för detta., efter verkställande tjänstemannens föreslag, att Sambruk inte medverkar med någon monter på Offentliga rummet 2009. Övriga styrelsemöten 1 april Årsstämma + konstituerande styrelsemöte, Arlanda (Sambruks vårmöte 1-2 april) Styrelsemöte i Skellefteå juni (?) Ordförande tackar deltagarna och avslutar mötet. Vid protokollet Bo Frändén Sekreterare Olle Nilsson - Sträng Ordförande Lars Flintberg Justerare