Styrelsemöte i Svenska Downföreningen Protokoll nr 09, 2017

Transkript

1 Styrelsemöte i Svenska Downföreningen Protokoll nr 09, 2017 Tid: måndag 16 oktober 2017 Plats: Närvarande: telefon Ordinarie ledamöter Veronica Magnusson Hallberg, Lars Oké, Mattias Andersson, Tord Hermansson, Carina Karlsson (lämnar mötet kl. 21:10) Anne- Charlotte Lallerman och Rasmus Wallin, adjungerad styrelsemedlem Kansliet Anna Halldén Ärenden (för beslut) 01 Val av protokollförare och justerare för mötet Anna Halldén valdes till protokollförare. Anne Charlotte Lallerman och Lars Oké valdes att tillsammans med mötets ordförande Veronica Magnusson Hallberg justera protokollet. 02 Fastställande av dagordning Den i förväg distribuerade dagordningen fastställdes. 03 Ekonomirapport Kassör Mattias Andersson föredrog ekonomirapporten för oktober. Föreningen ligger något under budget för 2017, då det har varit mindre intäkter under året än planerat. Förvisso är det ingen större fara då föreningen har en god kassa, men Mattias Andersson tog ändå tillfället i akt och uppmanade alla till sparsamhet. Mattias Andersson fick i uppdrag att följa upp med Fotografiska och se hur det har gått med försäljningen av foton från Ikon utställningen. 04 Förslag till provisionsbaserad modell för sponsring Lars Oké redogjorde för samtal som han hade haft med bland annat SV och Föreningsinsamling gällande en provisionsbaserad modell för sponsring. Det sammanfattande omdömet var att det inte riktigt finns någon bra praxis att utgå från, utan det viktigaste är att det är transparant. Beslut om detta bör således tas på årsmötet och inte av styrelsen enbart. att Lars Oké får i uppdrag att formulera ett förslag på hur en Sida 1 av 6

2 provisionsbaserad modell för sponsring kan se ut till nästa styrelsemöte. Beslut rörande den här punkten tas sedan på årsmötet Uppdatering av verksamhetsplan enligt föregående protokoll 5a Intressepolitik Veronica Magnusson Hallberg bifogade underlag till mötet med vissa ändringar i texten för intressepolitik. 5b Insamling/gåvor Anne-Charlotte Lallerman och Mattias Andersson hade inget nytt att tillägga. 5c Skola Veronica Magnusson Hallberg bifogade underlag till mötet med vissa ändringar i texten för skola. 5d LSS Tord Hermansson meddelade att föreningen följer planen som finns och att inga ändringar är nödvändiga för tillfället. Anna Brantström är utsedd som representant i LSS frågor. 5e Medlemsrekrytering Mattias Andersson (delegerat till Tord Hermansson) hade inget nytt att tillägga. 5f Tvärkontakt Tord Hermansson hade inget nytt att tillägga. att ge Lars Oké i uppdrag att hålla i verksamhetsplan och uppdatera dokumentet. att styrelsemedlemmarna får två dagar på sig att inkomma med justeringsförslag på verksamhetsplanen. Har man inte återkopplat till Lars Oké inom den angivna tiden, så ligger de befintliga texterna kvar fram tills den stora revideringen Vem får offentligt säga vad angående föreningen Underlag om vad det innebär att företräda Svenska Downföreningen hade bifogats i förväg till mötet av kommunikationsgruppen. att godkänna dokumentet med riktlinjer för vad innebär att företräda Svenska Downföreningen med följande ändringar: - att om nödvändigt kan ordförande besluta i förväg om att delegera vidare. - om man som styrelseledamot uttalar sig privat, måste man vara tydlig med att det är just som privatperson och inte som styrelseledamot. Sida 2 av 6

3 att ge kommunikationsgruppen i uppdrag att uppdatera texten inför Tvärkontakten. 07 Delegationsordning Veronica Magnusson Hallberg och Lars Oké kommer att presentera ett förslag vid nästa möte. 08 It-Karta - Medlemsregister Anna Halldén har varit i kontakt med leverantörer av medlemsregister och har tagit in offerter från tre företag. Skillnaderna i pris och vad företagen erbjuder skiljer sig ganska mycket beroende på hur komplex plattformen är för medlemsregistret. Anna Halldén efterfrågar ett principbeslut från styrelsen som innebär att beslutet om att välja en leverantör delegeras till IT-Karta gruppen. Kostnad för att sätta upp systemet kommer att ligga på ca kr exkl. moms. Den årliga kostnaden kommer att bli ungefär densamma som tidigare. att ge IT-Karta gruppen i uppdrag att besluta om vilken leverantör som kommer att tillhandahålla det nya medlemsregistret för föreningen. Kostnad för övergång till ny leverantör kommer att hamna på ca kr exkl. moms. att när ett beslut är fattat om en ny leverantör bör information om detta genast gå ut till alla lokal avdelningar. 09 Struktur för ekonomirapporter Lars Oké informerade om den nya ekonomimodellen. De lokala avdelningarna får numera rapporter direkt från Hogia. Nytt för den här månaden är att ekonomiansvarig på kansliet skickar ut rapporter månadsvis, oavsett om det har varit någon aktivitet eller ej att Lars Oké får i uppdrag att stämma av ekonomirapporterna som är gjorde i Excell med Irma Nordenfelt på kansliet. 10 Utbyte med PTS (Post- och Telestyrelsen) Tord Hermansson informerade att han kommer att träffa personer från Post och Telestyrelsen i slutet på månaden för att diskutera hur vi kan underlätta internkommunikationen inom föreningen. Det finns förbättringspotential inom det här området och där kan Post och Telestyrelsen vara till god hjälp. 11 Styrelsemedlemmar och sociala medier Veronica Magnusson Hallberg påminde om att när man är styrelsemedlem måste man alltid tänka på vad man skriver i sociala medier. 12 Föreningens kontaktpersoner med externa organisationer Veronica Magnusson Hallberg informerade att det är nödvändigt med en kartläggning av vad det finns för grupper och nätverk inom Funktionsrätt. Detta för att alla ska ha kontakt med rätt person inom organisationen. att Mickan Lüning och Veronica Magnusson Hallberg får i uppdrag att kartlägga grupper och nätverk inom Funktionsrätt inför nästa styrelsemöte och Tvärkontakt. I uppdraget ingår också att presentera ett förslag på hur föreningen ska hantera alla kontakterna med Funktionsrätt. Sida 3 av 6

4 13 Föreningens fokus/budskap 2018 Inför mötet hade ett underlag med två olika förslag på fokus/budskap skickats ut. Veronica Magnusson Hallberg presenterade de två olika förslagen som var LSS och språket. Hon informerade att inför 2018 kommer Funktionsrätt att driva frågan LSS. Styrelsen diskuterade underlaget och kom fram till att de inte var redo för beslut ännu. Ordförande uppmanade alla styrelsemedlemmarna att fundera på frågan. Kommer man på ytterligare ett förslag på fokus/budskap får man skicka det till styrelsen. att ge Anne-Charlotte Lallerman i uppdrag att gå tillbaka till kommunikationsgruppen och höra deras synpunkter vad gäller fokus Utskottet med Rasmus Wallin som ordförande Carina Karlsson presenterade följande personer som förslag till utskottet, Annika Bodin, 21 år från Värmdö och Filip Larsson, 23 år från Karlstad. Förslaget till styrelsen är att de börjar jobba med frågor inom utskottet från och med januari Utskottet kommer att jobba med frågor som är delegerade av styrelsen. De kan också driva egna frågor som de tycker är spännande. Rapport per Ansvarsområde (för info) Rapporter kommer att skickas per e-post. Information och kampanj Anne-Charlotte Lallerman Föräldrastöd Mattias Andersson Arvsfondsprojekt Lars Oké Intressepolitik mm Veronica Magnusson Hallberg Forskning och utveckling Veronica Magnusson Hallberg Självrepresentation Carina Karlsson Medlemsservice Mattias Andersson Identitetsplattform Anne-Charlotte Lallerman Organisation Riks Lars Oké Organisation Lokalt och Tvärkontakt Tord Hermansson IT Lars Oké Ekonomifunktion Mattias Andersson Kansli Lars Oké Övriga frågor 01 Rutiner för att starta arvsfondprojekt Sida 4 av 6

5 att har man en idé för att starta ett arvsfondprojekt får man presentera idén skriftligt för styrelsen. Projektidén behöver inte vara längre än en A4 sida. Godkänner styrelsen idén kommer en projektledartjänst att utlysas. Efter att projektledaren har blivit tillsatt kan den personen gå vidare med arvsfondansökan. I det fall ansökan ej blir beviljad av Allmänna Arvsfonden får projektledaren ersättning med några dagar för arbetet med ansökan. 02 Information om översynen av förordningen för statsbidrag till handikapporganisation Anna Halldén informerade att föreningen har valt att ställa sig bakom Funktionsrätts synpunkter på översynen av förordningen för statsbidrag till handikapporganisation. Svenska Downföreningen kommer inte att lämna några egna synpunkter. 03 Budgetanvisning 2018 Mattias Andersson ser gärna att alla inkommer med budgetförslag till nästa styrelsemöte. 04 Byte av redovisningsbyrå Sedan 2016 har Svenska Downföreningen använt sig av PWC för bland annat den löpande lönehanteringen och bokslut. För att minska kostnaderna runt ekonomihanteringen har kansliet tagit in offerter från tre andra redovisningsbyråer för jämförelser. Efter en noggrann analys av storlek, kvalité och pris rekommenderade kansliet att man avslutar samarbetet med PWC och istället anlitar Baker Tilly Mapena som redovisningsbyrå. att anlita Baker Tilly Mapena för den löpande lönehanteringen, skattedeklaration och bokslut. 05 Rekryteringsprocessen Anne-Charlotte Lallerman föredrog hur det har gått med rekryteringen av en kommunikatör. Antalet sökande har varit över förväntan vilket är väldigt roligt. att Anne-Charlotte Lallerman och Anna Halldén får i uppdrag att ta fram två olika slutkandidater. 06 Lokalen Anne-Charlotte Lallerman informerade styrelsen att hon har varit i kontakt med fastighetsvärden. För att skapa en trevligare miljö för kansliets anställda kommer Anne-Charlotte Lallerman att köpa in nya blommor till kansliet. 07 Information och kampanj Anne-Charlotte Lallerman informerade att Rocka Sockorna musiktävlingen lanserades den 16 oktober Arbetet med det stora eventet på Världskulturmuseet har satt igång med Annika Melin som projektledare. 08 Världskongressen i Skottland Veronica Magnusson Hallberg informerade att hon ämnar ta kontakt med Per Johansson inför Världskongressen i Skottland för en eventuell samverkan. 09 Resa till Europaparlamentet Veronica Magnusson Hallberg informerade att Funktionsrätt har bjudit in till en studieresa till Europarlamentet i Bryssel. Från Svenska Downföreningen har man ansökt om att få åka tre personer. Ordförande, vice-ordförande och Sida 5 av 6

6 Nästa möte kanslichefen har blivit beviljade att åka på resan som finansieras genom EU medel. Nästa ordinarie möte äger rum på Tvärkontakten, november Ordförande: Veronica Magnusson Hallberg Vid protokollet: Anna Halldén Justeras: Anne-Charlotte Lallerman Lars Oké Justerat kl. 10:31 Justerat kl. 09:49 Sida 6 av 6