Styrelsemötesprotokoll. Sammanträdesdatum

Transkript

1 Europeiska ungdomsparlamentet (EUP) Sverige Styrelsemötesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 1 (4) Plats: Datum: Tid: Instrumentvägen 17, Hägersten 27 juni Närvarande: IS Ida STÅHL (ordförande) HD SF JW NT CA Hugo DÜRR (ordinarie ledamot; vice ordförande) Sigrun FAGERFJÄLL (ordinarie ledamot; vice ordförande) Josefine WALLENÅ (ordinarie ledamot; sekreterare) Nathalie THIEL (ordinarie ledamot) Christina ABDULAHAD (ordinarie ledamot) Underskrifter: Paragrafer: 1 20 Sekreterare Josefine WALLENÅ (JW) Umeå den 9 juli 2015 Ordförande Ida STÅHL (IS) Göteborg den 9 juli 2015 Justerare Christina Abdulahad (CA) Borås den 9 juli Mötets öppnande Sekreterares sign Ordförandes sign Justerandes sign

2 Europeiska ungdomsparlamentet (EUP) Sverige Styrelsemötesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 2 (4) Föreningens ordförande IS hälsade mötesdeltagarna välkomna och öppnade mötet. 2. Val av ordförande för mötet med acklamation att utse IS till mötets ordförande. 3. Val av sekreterare för mötet med acklamation att utse JW till mötets sekreterare. 4. Val av justerare för mötet med acklamation att utse CA till mötets justerare. 5. Fastställande av röstlängd med acklamation att fastställa röstlängden till 6 personer. 6. Föregående mötesprotokoll IS redogjorde för det föregående mötesprotokollet varefter detta lades till handlingarna. 7. Fastställande av dagordning med acklamation att bifalla den av IS föreslagna dagordningen utan justeringar. 8. Revidering av budget SF redogjorde för budgeten för kvarvarande del av året. Styrelsen reviderade budgeten efter årets kommande förutsättningar. Se bifogad budget. att bifalla budgeten med de gjorda ändringarna. 9. Genomgång av ekonomiska rutiner SF redogjorde för de nya ekonomiska rutinerna som tagits fram av generalsekreterare och tillträdande kassör i samråd av med organisationens bokförare Tinax. IS yrkade att den ekonomiska policyn ska följas strikt. Följer man inte tidsfristerna i den ekonomiska policyn blir man utan ersättning eller återbetalningsskyldig. IS yrkade att alla reseersättningar, både från officials och skolor, ska fyllas i och lämnas in på plats på sessionen i fråga. Görs inte detta utgår ingen ersättning. att bifalla yrkandena. 10. Beslut angående delegationsordning IS redogjorde för det framtagna förslaget på delegationsordning. att bifalla förslaget. 11. Beslut angående instiftande av stipendium Sekreterares sign Ordförandes sign Justerandes sign

3 Europeiska ungdomsparlamentet (EUP) Sverige Styrelsemötesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 3 (4) IS yrkar för att instifta ett internationellt resestipendium. Stipendiet kommer delas ut två gånger per år till 6 personer á 1000kr. Förbundsstyrelsen tillsätter en stipendienämnd som delar ut stipendierna. I samband med beslut gällande stipendium gick styrelsemötet tillbaka till budgeten och förflyttade 3000kr från projektpott till att istället gå till det internationella resestipendiet. Styrelsemötet gick även tillbaka till delegationsordningen och lade till en del som reglerar stipendienämndens befogenheter. att Hugo och Ida ska ingå som avgående styrelse i stipendienämnden samt att tillträdande förbundsstyrelse ska utse en representant. IS upprättar ett policydokument baserat på det som diskuterats och beslutats på mötet. 12. Policy- och procedursdokument gällande NSP IS yrkade att fastställa NSP policy och Areas of Responsibility. Styrelsen ger i uppdrag till tillträdande förbundsstyrelsen att i samråd med styrgruppen definiera styrgruppens ansvarsområden. Kl Mötet ajournerades för lunch. Mötet återupptogs 14: Genomgång av procedursdokument för verkställande arbetsgrupper HD redogjorde för det framtagna procedursdokumentet för verkställande arbetsgrupper. Förbundsstyrelsen gick igenom dokumentet och gav HD i uppgift att göra redaktionella ändringar. 14. Uppdatering MUCF-fördjupad granskning IS redogjorde för den fördjupade granskningen som gjordes av MUCF. För EUP Sverige verkar allt i dagsläget ha gått bra, något som glädjer styrelsen. 15. Uppdatering Akademien JW redogjorde för arbetsgruppen i Akademien och dess arbete under de senaste månaderna. JW yrkade för att tillsätta en arbetsgrupp som arbetar med översättning. Tillträdande styrelse får i uppdrag att verkställa detta i början av kommande verksamhetsår. 16. Beslut angående IS IS yrkar för att EUP Sverige ej skickar in bid för sommar IS 2017 eftersom det inte inkommit några bid. IS inleder ett arbete för att se över möjlighet till sommar IS 2018 som ett större projekt efter egna idéer. Sekreterares sign Ordförandes sign Justerandes sign

4 Europeiska ungdomsparlamentet (EUP) Sverige Styrelsemötesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 4 (4) 17. Diskussion angående nominering till LSUs styrelse IS yrkar att EUP Sverige ska nominera till LSUs styrelse. IS yrkar att EUP Sverige håller en öppen process där vi ser över vilka befintliga representanter som finns som är intresserade av att bli nominerade till LSUs styrelse. Information om hur man anmäler sitt intresse till nomineringen ska skickas ut till de två senaste förbundsstyrelserna och medlemsföreningar av den tillträdande styrelsen i början av verksamhetsåret att bifalla yrkandena. 18. Val av BNC-koordinator IS redogjorde för BNC-koordinaterna. Det var totalt två representanter som ställde upp i valet. IS yrkade att EUP Sverige lägger sina röster på Maximilian Kiehn samt Hugo Dürr. 19. Val av firmatecknare IS yrkde att Josefine Wallenå i egenskap av ordförande samt Nicklas Kövamees i egenskap av kassör ska väljas som firmatecknare för EUP Sverige under verksamhetsåret 2015/2016, och därmed ha rätt att teckna firman enskilt. Samt att generalsekreterare Joel Haldosén får teckna firman enskilt upp till , i övrigt kontrasignera med annan firmatecknare. 20. Diskussion angående medlemskap i Folk och Försvar IS redogjorde för organisationen Folk och Försvar. IS yrkade att EUP Sverige går med som medlemmar i Folk och Försvar. IS tar fram och ordnar med medlemsansökan. 21. Utvärdering av verksamhetsåret Förbundsstyrelsen utvärderade verksamhetsåret och skickade med resultatet till tillträdande styrelse. 22. Övriga frågor HD redogjorde för arbetsgrupper i BNC och berättade om den arbetsgrupp som man i dagsläget kan söka till. HD redogjorde för det wild card som vi har kvar och förbundsstyrelsen diskuterade hur vi går till väga för att fylla den platsen. 23. Mötet avslutats IS tackade alla för att de kommit och förklarade mötet avslutat klockan Sekreterares sign Ordförandes sign Justerandes sign

5 Europeiska ungdomsparlamentet Sverige Räkenskapsåret INTÄKTER Budgetområde 1. Sessioner Räknat med Euro-kurs 9,00 2. Lokal Verksamhet 0 3. Administration Bidrag t sessionsdeltagande 0 Totala intäkter KOSTNADER Budgetområde 1. Sessioner Lokal Verksamhet Administration Bidrag t sessionsdeltagande Totala Kostnader Resultat

6 Budgetområde 1. Sessioner 1.1 Intäkter Erasmus+ RS Räknat med Euro-kurs 9,00 Totala Intäkter Kostnader Bidrag till sessionsfinansiering RS Nord RS Väst RS Öst RS Syd Totala kostnader

7 BUDGETOMRÅDE 2. Lokal verksamhet 2.1 Kostnader "Fickpengar" Lokalkommitéer EUP Uppsala 5000 EUP Syd 5000 EUP Väst 5000 EUP Öst 5000 EUP Nord Projektstöd till LK:s Projektpott Utbildningshelger Kostnad för BAT Kostnad för en BAT, högt räknat. Totala kostnader

8 BUDGETOMRÅDE 3. ADMINISTRATION 3.1 INTÄKTER Statsbidrag Totala Intäkter KOSTNADER Styrelsemöten Styrelsemöten BNC-möten 2 BNC-möte pers, ett möte Kansli Hyra Arvodering av ordförande Kostnad för GS Kontorsmöbler Köp av låst skåp för kamera etc Profilmaterial Summa , Administration Bankkonto 2000 Hemsida 1000 Telefonkostnad 2500 Medlemsregister Revision och bokföring Revision Grant Thornton Betalt för revision 2015, detta är en buffert Bokföring Tinax Utbildningar Öronmärkt för ubildningar Totala kostnader

9 Budgetområde 4: Bidrag till sessionsdeltagande 4.1 Kostnader Deltagaravgifter för skolor som vi skickar utomlands Deltagaravgifter IS En IS Deltagaravgifter övriga Resestipendium Hösten stipendium à Totala kostnader