Europeiska ungdomsparlamentet (EUP) Sverige

Transkript

1 1 (1) Plats och tid: Skype, kl Närvarande: IS Ida STÅHL (ordförande) HD SF AB JW NT CA Hugo DÜRR (ordinarie ledamot; vice ordförande) Sigrun FAGERFJÄLL (ordinarie ledamot; vice ordförande) Alexander BRATTHALL (ordinarie ledamot; kassör) Josefine WALLENÅ (ordinarie ledamot; sekreterare) Nathalie THIEL (ordinarie ledamot) Christina ABDULAHAD (ordinarie ledamot) Underskrifter: Paragrafer: 1 21 Sekreterare Ordförande Josefine WALLENÅ (JW) Umeå den 16 juli 2014 Justerare Ida STÅHL (IS) Hultafors den 18 juli 2014 Alexander BRATTHALL (AB) Stockholm den 23 juli 2014

2 2 (1) 1. Mötets öppnande kl Föreningens ordförande Ida Ståhl hälsade mötesdeltagarna välkomna och förklarade mötet öppnat. 2. Val av ordförande för mötet att välja Ida Ståhl till mötesordförande. 3. Val av sekreterare för mötet att välja Josefine Wallenå till mötessekreterare. 4. Val av justerare för mötet att välja Alexander Bratthall till justerare. 5. Fastställande av röstlängd att fastställa röstlängden till 6 personer. 6. Föregående mötesprotokoll Ida Ståhl redogjorde för det föregående mötesprotokollet. att lägga det föregående mötesprotokollet till handlingarna. 7. Fastställande av dagordning Alexander Bratthall yrkade att ändra 15 Budget till ny 18, efter Internationell verksamhet, och därmed en ny numrering. Ida Ståhl yrkade att ändra 16 NSP till ny 18, efter Budget, och därmed en ny numrering. att bifalla dagordningen med gjorda ändringar. 8. Val av firmatecknare att välja Alexander Bratthall samt Ida Ståhl till föreningens firmatecknare. 9. Arbetssätt a) Kommunikation inom styrelsen att använda dokumentet Arbetssätt EUP s förbundsstyrelse 2014/2015 för kommunikation inom styrelsen. b) Buddygroups att använda Buddygroups för kommunikation och sammanhållning i förbundsstyrelsen 2014/2015.

3 3 (1) c) Taskforce att använda Taskforce vid behovsarbete inom speciella arbetsgrupper i förbundsstyrelsen 2014/ Principer för e-post hantering Ida Ståhl redogjorde för dokumentet Principer för e-posthantering. att använda dokumentet Principer för e-posthantering för kommunikation via mail inom förbundsstyrelsen 2014/ Protokollprocedur för EUP Ida Ståhl redogjorde för dokumentet Protokollprocedur EUP och dess innehåll. att välja Josefine Wallenå för att revidera dokumentet Protokollprocedur EUP för att sedan skicka det till styrelsen för beslut via e-post. 12. Portföljfördelning att fastställa föreslagen portföljfördelning. 13. Viktiga datum att använda dokumentet Årsplanering för att internt dokumentera verksamhetsårets aktiviteter. Alla styrelseledamöter uppmanades fylla i dokumentet och hålla det uppdaterat. 14. Personliga målsättningar Ida Ståhl redogjorde för ett gammalt dokument med målsättningar för den då sittande styrelsen. att personliga målsättningar för alla styrelseledamöter i förbundsstyrelsen ska skrivas till september månad. 15. Medlemsföreningar a) Skolrekrytering Nathalie Thiel uppdaterade kring läget i medlemsföreningarna och hur långt de hade kommit i skolrekryteringen. b) OG-helg Nathalie Thiel uppdaterade kring den planerade OG-helgen för medlemsföreningarnas ordföranden. Förslag var att ha detta i samband med BAT-helg. c) BAT-helg Nathalie Thiel planerar en BAT-helg för medlemsföreningarna samt för förbundsstyrelsen. Diskussion om datum pågår just nu i medlemsföreningarna. Mitten av september är ett av förslagen som diskuteras. Förslag att ha en extern utbildning från LSU i strategiskt arbete diskuteras även. d) Förvaltning

4 4 (1) Ida Ståhl samt Nathalie Thiel uppdaterade om läget i medlemsföreningarna. 16. Internationell Verksamhet Hugo Dürr uppdaterade kring den internationella verksamheten. Albert Reverendo Mascort har bekräftat sitt deltagande som president för RS i Nord. Presidenter är inbjudna till alla regionala sessioner och svar väntas få senast den 20e juli. Mål är att alla presidenter ska vara bekräftade till början av augusti samt att ett call för chairs ska gå ut i mitten av augusti och vara klart i början av september. Förslag har kommit in från EYP Switzerland om att skicka två delegationer till vår nationella session. Vi ställer oss positiva till att ta emot internationella delegationer om även de inblandade huvudorganisatörerna ställer sig positiva. 17. Budget Alexander Bratthall går igenom de ekonomiska dokumenten som föreningen har. EUP s Budget 2014, Ekonomisk Policy samt Bidragsformer. att välja Alexander Bratthall till att ta fram styrdokumenten föreningsbidrag och projektbidrag. 18. NSP Kl Ordningsfråga En ledamot inkom till styrelsemötet. att justera in Christina Abdulahad till röstlängden. att EUP står för reseersättningen för de regionala sessionerna. att EUP ger reseersättning i form av 50% av resekostnaderna för en skola, max 3000kr. Krav är att det billigaste alternativet väljs. EUP betalar endast ut summor över 500kr. att blanketter för ersättningsanspråk ska lämnas från mottagaren vid registrering vid sessionen i fråga. att skjuta upp beslut om officals reseersättning tills vi vet vad vår budget tillåter. att ingen deltagaravgift tas ut för NSP. Vid an skolas avhopp 2 månader innan eller senare tas en cancelletionfee ut på en symbolisk summa. att som styrelseledamot i förbundsstyrelsen söker vi ej aktivt som officals till våra projekt. Undantag kan ske för uppdrag som jury och pressansvarig eller i nödsituationer.

5 5 (1) Styrelsen diskuterade datum för den nationella sessionen. Datum som diskuteras är i början av februari eller i mitten av mars. Ida Ståhl väntar på svar från Magnus Ledman för åsikt om datum för den nationella sessionen. Hugo Dürr tar upp frågan kring hur vi ska skicka delegationer till de internationella sessionerna med tanke på den uteblivna sessionen i Kiev denna vår. att skjuta upp beslut om datum för NS samt beslut om hur vi skickar delegationer till de internationella sessionerna i två veckor. 19. Övriga frågor Styrelsemedlemmarna uppdaterade kring planer för framtida månader och när de är bortresta för att alla ska veta hur kommunikationsmöjligheterna ser ut de kommande månaderna. 20. Övriga frågor Efter undersökning av datum för nästa möte visar det sig att augusti, som från början var den tänkta månaden, inte fungerar. Ida Ståhl ska ta fram nytt förslag på datum, förslagsvis i början av september. 21. Avslutande Föreningens ordförande Ida Ståhl tackade alla för att de kommit och förklarade mötet avslutat klockan