Lathund Förskola och annan pedagogisk omsorg 2014-10-03

Lathund Förskola och annan pedagogisk omsorg 2014-10-03 1

Innehåll Logga in... 3 Behörighet... 3 Inloggning till systemet, Hypernet... 3 Glömt lösenord... 3 Uppdatera lösenordet... 3 Vyer anpassa det du vill se... 4 Kolumner... 4 Profiler... 5 Exportera till Excel eller PDF... 5 Anpassa antalet rader i vyn... 5 Söka med filter i en vy... 5 Familjebilden... 5 Köhantering... 6 Skapa erbjudande... 6 Avstegshantering... 6 Erbjudande som inte blivit besvarat... 6 Annullera ett erbjudande... 7 Placera barn... 7 Placera ett barn i taget... 7 Placera flera barn samtidigt... 8 Utskriftskö... 8 Söka fram utskrifter... 8 Placeringar barn som har plats på enheten... 8 Ändra placeringsstart... 9 Anledningar till att ändra taxekategori för en placering... 9 Ändra taxekategori typ av omsorg... 9 Uppsägning av plats... 10 Viktigt att tänka på... 10 Godkänna uppsägning av plats... 10 Titta på eller justera placeringsstopp på hanterad uppsägning... 10 Pengbelopplista... 10 Hämta pengbelopplistan... 11 Kontaktuppgifter Kundsupporten... 11 Prognoser... 11 Skapa prognos för ett år... 11 Redigera redan skapad prognos... 11 2

Logga in Behörighet Om du behöver inloggning till systemet och inte har fått inloggningsuppgifter skickade till dig mailar du till kundsupporten som skickar en blankett, Behörighetsanmälan, som ansvarig utförare behöver skriva under för att du ska få inloggning. Inloggning till systemet, Hypernet Du loggar in i systemet genom att gå till www.taby.se/barnochskolval. Välj rollen Personal. Om du har flera roller byter du roll genom att klicka på den enhet du vill hantera i rullistan. Glömt lösenord Om du har glömt dina inloggningsuppgifter klockar du på Glömt lösenordet? uppe i högra hörnet på inloggningssidan. Du kommer att få fylla i din e-post och sedan svara på en kontrollfråga. Du kommer att få ett e-postmeddelande med en länk där du igen får svara på kontrollfrågan, ange samma svar, och sedan skapas ett nytt lösenord och du kan logga in. Uppdatera lösenordet Lösenordet behöver bytas regelbundet och efter 90 dagar uppmanas du att byta ut lösenordet på inloggningssidan. Lösenordet som du väljer måste innehålla minst 8 tecken. Minst en bokstav som måste vara versal och två tecken ska vara siffror eller tecken. 3

Vyer anpassa det du vill se Kolumner För att lägga till eller ta bort en kolumn i en vy klickar du fram rullistan och markerar de kolumner som du vill ha med i vyn. Du kan också byta plats på kolumnerna genom att hålla ned musknappen på kolumnrubriken och flytta den till höger eller vänster. 4

Profiler Det finns ett antal gemensamma profiler, tex under Köhantering finns Sortering barnkö syskon som visar kön rätt sorterad med 9-barn och syskon överst. Profilen visar även vilken kommun som barnet är folkbokfört i. Du kan spara dina urval av kolumner och vilken ordning de ligger i genom att klicka på: Exportera till Excel eller PDF Om du vill arbeta vidare med en lista kan du exportera de kolumner du har i vyn till Excel eller PDF. Det gör du genom att klicka på: Anpassa antalet rader i vyn Du kan anpassa hur många rader du vill se genom att klicka på: Söka med filter i en vy Filter är ett urval, dvs. du kan bestämma vilken information som ska finnas på din lista. Klicka på Filter och välj sedan de fält som du vill göra urval på. Du lägger till ett fält genom att klicka på och tar bort genom att trycka på. Familjebilden Om du klickar på ett barn namn i vyn får du fram barnets familjebild. I första fliken, Familjebilden, hittar du information om vårdnadshavare, syskon samt kontaktuppgifter. I fliken Köansökningar ser du om barnet står i kö till andra förskolor och i fliken Platserbjudanden ser du om barnet har ett pågående 5

erbjudande. I Placeringar ser du barnets alla placeringar, både historiska, nuvarande och framtida. Sista fliken, Journalanteckningar använder vi oss inte av. Köhantering Skapa erbjudande För att se din enhets kö klickar du på Förskola/Fritidshem och sedan Köhantering. Välj profilen Sortering barnkö syskon, då visas kön rätt sorterad. Det ser du genom att kolumnen Köplats är sorterad stigande med 1 på översta raden. För att skapa ett erbjudande klickar du på för barnet du ska erbjuda plats. Du får då upp en ny ruta och måste fylla i mer information. De fält som är obligatoriska är i fet stil. Fältet för Placeringsstart är förifyllt med det datumet som fanns på ansökan, men ska redigeras till det datumet som du kan erbjuda platsen från. Du måste även fylla i senaste svarsdatum för erbjudanet. Det skickas automatiskt en påminnelse tre dagar innan svarstiden går ut, om vårdnadshavarna har en e-postadressregisterad. Det är valfritt att även välja avdelning, taxekategori samt grund för placering. När du erbjudit ett barn plats hittar du barnet i nästa flik, Erbjudanden. Glöm inte att kontrollera i utskriftskön om du behöver skicka erbjudandet med posten. Läs mer under rubriken Utskriftskö. Avstegshantering Om barnet du ska erbjuda plats inte är först i kön kommer avstegshanteringen upp. Du måste då ange orsak till avsteg i rullistan och även komplettera med text i fältet för Avstegsorsak (text). Om avstegsorsak är Beslut efter kontakt med tillsynsansvarig måste du ange vem av de tillsynsansvariga som du pratat med och datum för samtalet. Erbjudande som inte blivit besvarat När ett erbjudande inte blivit besvarat kan du välja mellan att förlänga svarstiden för erbjudandet eller att stänga erbjudandet. 6

För att förlänga svarstiden klickar du på fliken Erbjudanden i Köhanteringen. Markera barnet som du vill förlänga svarstiden för och klicka på knappen Förläng svarstid på markerade. Ange nytt senaste svarsdatum. För att stänga ett erbjudande markerar du barnet du vill stänga för. Klicka på Stäng markerade erbjudande. Erbjudandet stängs då direkt. Annullera ett erbjudande Om det av någon anledning har skickats ut ett erbjudande felaktigt, kan det återtas om inte vårdnadshavarna redan har besvarat det. Innan erbjudandet annulleras måste vårdnadshavaren informeras om att det blivit fel av någon anledning. Klicka på Förskola/Fritids och fliken Erbjudanden. Klicka på i kolumnen Annullera erbjudande. Du måste sedan fylla i Vad som ska hända med ansökningsalternativet när erbjudandet annulleras. Välj mellan alternativen Återställ alternativet till kö eller Stäng alternativet. Det första alternativet innebär att barnet kommer tillbaka i kö och du hittar det under fliken Köhantering igen. Det andra alternativet innebär att köalternativet helt tas bort för barnet och du ser barnet under fliken Alla köposter. Du måste också ange en Notering för beslutet. Placera barn Placera ett barn i taget När en vårdnadshavare har accepterat ett erbjudande måste du placera barnet. Det gör du genom att klicka på Förskola/Fritidshem sedan Köhantering och sedan väljer du fliken Placera. Du ser då i vyn vilka barn du har att placera. Markera det barn du vill placera och klicka på Placera markerade. De fält som är obligatoriska är skrivna i fet stil, så du måste ange Avdelning, Verkamhet, Taxekategori, Placeringsstart och Debiteringsstart. Datumfälten måste vara samma och är förifyllda med det datum som du angav att platsen startar i erbjudandet. I samband med placering av barn kan du ibland få varningstexten: Varningstexten innebär att barnet är placerad hos annan utförare. Välj alternativet Genomför och behåll den befintliga placeringen. Dubbla placeringar kommer att skapas. För att du som utförare inte ska gå misten om pengen för platsen behöver du bevaka att vårdnadshavarna säger upp sin andra placering. Dubbla placeringar medför att ingen av utförarna får peng för barnet. 7

Du kan ibland också få en varningstext om att det bildas glapp i placeringen. Det innebär att vårdnadshavaren har sagt upp sin första placering en tid innan de önskar placera sitt barn hos den nya utföraren. Välj då svarsalternativet som godkänner glappet. Glöm inte att kontrollera i utskriftskön om du behöver skicka placeringsmeddelandet med posten. Läs mer under rubriken Utskriftskö. Placera flera barn samtidigt Om du har flera barn i fliken Erbjudanden kan du välja att placera flera samtidigt. Markera de barn du vill placera och klicka på Placerade markerade. Utskriftskö Alla meddelanden som skickas från systemet till vårdnadshavare skickas i första hand via e-post. Men om vårdnadshavaren inte har någon e-postadress registrerad i systemet skapas ett brev som du behöver skriva ut och skicka till vårdnadshavarna när du tex placerat ett barn eller godkänt en uppsägning. Söka fram utskrifter Du hittar de brev som du behöver skicka med posten under menyn Utskriftskö och sedan Utskriftskö enheter. Om du har som rutin att söka fram brev varje dag som du jobbat i systemet kan du använda profilen Skapade brev idag. Längst till höger finns en rutan där du väljer Idag. Då listas bara de brev som skapats idag. Markera vilka brev du vill skriva ut och klicka på Skriv ut markerade. När du sedan skrivit ut breven klarmarkerar du utskriften. Det innebär att brev hamnar i nästa flik, Utskrivna dokument och att det är där du hittar dem om du skulle behöva skriva ut dem igen. Placeringar barn som har plats på enheten Under menyn Förskola/Fritidshem och sedan Placeringar hittar du de barn som har en plats på din enhet. Beroende på vilket startdatum eller status hittar du placeringen under de olika flikarna. 8

Ändra placeringsstart Om du ska ändra placeringsstart på barn söker du fram barnet genom att klicka på Förskola/Fritidshem i menyn och sedan Placeringar. Välj den flik som stämmer med barnets placeringsstart. Tex om barnet redan har börjat finns barnet i fliken Hantera aktuella placeringar. Markera barnet och klicka på Ändra placering. Fyll rätt datum för Placeringsstart. Glöm inte att Placeringsstart och Debiteringsstart ska ha samma datum. Anledningar till att ändra taxekategori för en placering Det finns ett antal anledningar till att ändra taxekategori, typ av omsorg, för en placering. Det är: Vårdnadshavare som ej längre är föräldraledig för syskon som blivit placerad i verksamheten. När syskonet börjar inom verksamheten ska det redan placerade syskonet få ändrad taxekategori till förskola, vilket hanteras av dig. Vårdnadshavaren kan även välja Allmän förskola. Du ändrar då taxekategori till allmän förskola. Om en föräldraledig vårdnadshavare önskar utökad omsorgstid pga. arbete eller studier måste vårdnadshavarna ansöka om detta via Täby kommuns e-tjänster. Efter godkänt beslut ändras omsorgstiden centralt av e-tjänstförvaltningen. Om en föräldraledig vårdnadshavare önskar 25 tim/vecka i omsorgstid skrivs kontrakt med utföraren. Det är du som ändrar omsorgstiden i systemet. Ändra taxekategori typ av omsorg Om du ska ändra ett barns taxekategori, typ av omsorg, söker du också fram barnet genom att klicka på Förskola/Fritidshem i menyn och sedan Placeringar. Välj den flik som stämmer med barnets placeringsstart. Klicka på för barnet som du ska ändra på. I vyn du får fram markerar du den befintliga placeringen och klickar på knappen på Kopiera. Ange i nästa dialogruta startdatum för den nya taxekategorin. Det skapas då en ny placeringshändelse likadan som placeringen innan, men du måste redigera taxekategorin och lägga in den nya som ska gälla. Välja att redigera den nya raden och välj taxekategorin i rullistan. Skulle du behöva ändra startdatum på den nya taxekategorin markerar du placeringen som ska redigeras och klickar på Ändra startdatum. Blev placeringshändelsen felaktig kan du ta bort den genom att markera placeringen du vill ta bort och klicka på Radera. Avsluta med att klicka på spara. 9

Uppsägning av plats Viktigt att tänka på Det är av stor vikt att du regelbundet, minst 1 ggr/vecka, går igenom och hanterar inkomna uppsägningar. Då kan andra utförare placera och vårdnadshavarna ser på min sida att ni hanterar uppsägningen. Uppsägningarna måste vara hanterade senaste den sista i varje månad så att vårdnadshavarna och du får rätt avgift och peng. Har placeringen börjat som vårdnadshavaren begär uppsägning för är det en månads uppsägningstid. Har inte placeringen börjat är det ingen uppsägningstid. Godkänna uppsägning av plats Under menyn Förskola/Fritidshem och Godkänna och i fliken Uppsägning av plats ser du vilka som begärt uppsägning. Om Önskat placeringsstopp är ok och följer kommunens regler godkänner du uppsägningen genom att markera barnet och sedan klicka på Godkänn. Om du vill ändra Önskat placeringsstopp klickar du på för barnet och fyller I nytt Placeringsstopp. Observera att Placeringsstopp och Debiteringsstopp måste vara samma datum. Du behöver även i fältet för Noteringar för beslut fylla i anledningen till varför du har ändrat Placeringsstopp. Glöm inte att kontrollera i utskriftskön om du behöver skicka bekräftelsen av uppsägningen med posten. Läs mer under rubriken Utskriftskö. Titta på eller justera placeringsstopp på hanterad uppsägning Sök fram barnet i rätt flik under menyn Förskola/Fritidshem och Placeringar. Markera barnet och klicka på Ändra placering. Fyll i det korrekta datumet för Placeringsstop och Debiteringsstopp. Glöm inte att det ska vara samma datum i båda fälten. Pengbelopplista Du kan läsa mer om reglerna kring avgifter och peng på www.taby.se och under Utförarguiden/förskoleverksamhet under menyn Barn och utbildning och sedan Barn 0-5 år. 10

Hämta pengbelopplistan Klicka på Rapporter och sedan Importerade rapporter. I fältet för Enhetsnamn väljer du din enhet. Ta bort de resterande fälten genom att klicka på röda knappen. Välj vilken rapport du vill titta på. Skriv ut rapporten och signera den om du godkänner den. Om pengbelopplistan inte stämmer skriver du förändringen på attesten och signerar och skickar den till Kundsupporten. Kontaktuppgifter Kundsupporten Pengbelopplistan kan skicks med post, e-post eller faxas till Kundsupporten. Postadress: E-tjänstförvaltningen Täby kommun 183 80 Täby E-postadress: kundsupport@taby.se Faxnummer: 08-55 55 93 33 Prognoser Du behöver lägga in en prognos varje år och justera den vid behov. Det är mycket viktigt att Antal platser: 1-5 fylls i och att Antal lediga platser 1-5 kontinuerligt uppdateras. Skapa prognos för ett år Du skapar en prognos för ett år genom att klicka på Lägg till under menyn Prognoser och sedan Kapacitet. Finns det redan kapaciteter upplagda för tidigare år ges det möjlighet att kopiera någon av dessa. Du kan sedan redigera siffrorna. De kolumner du behöver fylla i är: Antal platser: 1-5 = det antal platser du totalt har på din enhet Förtursplatser: 1-5 = antalet förturer som du planerar att ta in Antal lediga platser 1-5 = det antal lediga plaster/månad på din enhet. Har du inga lediga platser skriver du 0. Redigera redan skapad prognos Under rubriken Prognoser och sedan Kapacitet klickar du på för den kapacitet som du vill redigera. Klicka på raden som du vill ändra och skriv nya siffran. Spara genom att klicka på Spara. 11