Handbok Procapita Vård och Omsorg Gallring SOL, LSS och HSL Version 9.3 2013-11-15
Sida 2/15 Innehållsförteckning 1 Om gallring...3 1.1 Klartext...5 1.2 Styruppgifter...6 2 Hantering...7 2.1 Gallringsurval...8 2.2 Bakgrundsjobb Gallringsförslag... 11 2.3 Granska gallringsförslag... 13 2.4 Skapa xml - filer... 14 2.5 Starta gallring/rensning... 15
Sida 3/15 1 Om gallring I komponent Gallringsurval bestämmer du hur gallringen skall göras. Du startar sedan en bearbetning i Bakgrundsjobbverktyget som utifrån ditt urval plockar fram de akter eller verkställigheter som kan vara aktuella för gallring. Om du har inaktiva akter som inte är gallrade kan du också söka fram dessa. Bearbetningen går igenom avslutsdatum på aktens HSL-journaler eller utredningar, beslut samt beslutens verkställigheter. Vid gallring av verkställigheter som inte har koppling till en akt kontrolleras verkställighetens avslutsdatum. Vid gallring av verkställigheter Verkställigheter utan utredning som inte har koppling till en akt kontrolleras verkställighetens avslutsdatum. Om personen har en akt på lagrummet gallas ej verkställigheten. Samtliga avslutsdatum skall vara lika med eller före det gallringsdatum som du har angett. Har du valt samordning med någon akt kontrolleras utredningarna i samtliga akter. Däremot går det inte att samordna gallringen av HSL tillsammans med andra lagrum. Vid gallring av SOL- och LSS-akten så görs kontroll först på utredningens avslutsdatum. Finns beslut i utredningen kontrolleras deras gtom - datum. Saknas gfrom - och gtom - datum på besluten hanteras dessa på samma sätt som beslut som har korrekt avslutsdatum. Beslut som är verkställda skall ha en avslutad verkställighet. Vid gallring av HSL-akten så görs en kontroll mot HSL-journalens avslutsdatum. Gallringen av HSL-akten innebär också att texter på Varning, Smitta och Observera tas bort. Acceptanskriterier för gallring Akttyper/journaltyper ska i Klartext vara kopplade mot ett Lagrum Verkställigheter(insatskategori) ska i Styruppgift vara kopplade mot ett Lagrum Gallringsförslaget gör en kontroll mot avslutade HSL-journaler, utredningar, beslut och verkställigheter varav vissa verkställigheter ej är kopplade om en person har en pågående ej kopplad verkställighet så ska akten inte gallras även om utredningar, beslut och kopplade verkställigheter är avslutade korrekt om en person har en avslutad, ej kopplad verkställighet men pågående utredning, beslut eller kopplad verkställighet så ska akten inte gallras De akter eller verkställigheter som är aktuella för gallring presenteras i komponent Gallringsförslag. Efter granskning av gallringsförslaget beställer du Gallring undantag XML och därefter Gallring i Bakgrundsjobbverktyget. OBS! När en akt finns på gallringsförslaget kan du inte starta en ny utredning eller HSL-journal kopplad till den akten. Du kan inte heller ändra en verkställighet som finns på gallringsförslaget. När du beställer Gallring undantag XML skapas en xml - fil för varje akt eller verkställighet som är undantagen i en katalog på servern.
Sida 4/15 Observera! Innan gallring startas är det viktigt är att läsa igenom och följa de instruktionerna som finns i dokumentet Drifthandledning Gallring. Drifthandledning Gallring finns på handledningssidan och kundwebben Där finns angivet vad som gäller för att du skall kunna göra gallringen korrekt. För att få ett korrekt gallringsresultat ska ni ha gått över till Procapita + och använda Centralen istället för Navigatorn. De kunder som använder tillvalet Digitala rekommenderas att avvakta med gallringen eftersom bilderna inte kommer med i gallringsundantaget. Utvecklingsarbete pågår för att göra detta möjligt.
Sida 5/15 1.1 Klartext Innan gallring startas ska akttyper/journaltyper vara kopplade mot respektive lagrum. Detta görs på komponent Klartext. Välj <Alla> i Klartext grupp. Välj Akt/Journaltyp i Typ av klartext Markera akt/journaltyp Välj lagrum under Extrainformation Klicks Spara eller Ctrl+S. OBS! Detta måste även göras på akttyper som är markerade som Ej Aktiva.
Sida 6/15 1.2 Styruppgifter Alla Insatskategorier måste vara kopplade till ett Lagrum. Starta Styruppgifter Välj Lagrum i Kodtyp/Klartext Välj in lagrum Välj Insatskategori i Styrtexter I den vänstra listboxen markeras den/de insatskategorier som ska kopplas mot valt lagrum, Pila över uppgifterna till den högra listboxen. Spara
Sida 7/15 2 Hantering Gallring genomförs i följande steg: 1. Gallringsurval Urval för gallring skapas på komponent Gallringsurval 2. Bakgrundsjobbverktyg; Gallringsförslag Via bakgrundsjobbet Gallringsförslag sammanställs dels de personer som är aktuella för gallring(visas på komponent Gallringsförslag) dels skapas en rapportlista med personer som är aktuella för gallring men har uppgifter kräver åtgärder innan gallring kan ske 3. Gallringsförslag På komponenten Gallringsförslag granskas gallringsförslaget 4. Bakgrundsjobbverktyg; Gallring undantag XML Bakgrundsjobbet skapar XML-filerna med undantagen. Du kan nu granska dina xml filer. Dessa finns i en katalog på er server. Mer information finns i vår driftdokumentation, Drifthandledning Gallring. som finns på vår Handledningssida och kundwebb. 5. Bakgrundsjobbverktyg; Gallring Bakgrundsjobbet som gallrar/rensar bort uppgifterna ur databasen
Sida 8/15 2.1 Gallringsurval I Gallringsurval bestämmer du hur gallringen skall göras. Du startar sedan en bearbetning i Bakgrundsjobbverktyget som utifrån ditt urval plockar fram de akter eller verkställigheter som kan vara aktuella för gallring. Om du har inaktiva akter som inte är gallrade kan du också söka fram dessa. Bearbetningen går igenom avslutsdatum på aktens utredningar, beslut samt beslutens verkställigheter. Samtliga avslutsdatum skall vara lika med eller före det gallringsdatum som du har angett. Har du valt samordning med någon akt kontrolleras utredningarna i samtliga akter. OBS! Gallring av HSL-akten kan ej samordnas med andra lagrum Kontroll görs först på utredningens avslutsdatum. Finns beslut i utredningen kontrolleras deras gtom - datum. Saknas gfrom - och gtom - datum på besluten hanteras dessa på samma sätt som beslut som har korrekt avslutsdatum. Beslut som är verkställda skall ha en avslutad verkställighet. Nytt gallringsurval Klicka Ny eller Ctrl + N. Namnge gallringsurvalet i Benämning Ange tom datum för gallring i Gallring till och med Markera Visa även inaktiva akter om dessa ska skall gallras
Sida 9/15 Markera Kontroll hela kommunen om gallringsurvalet ska avse hela kommunen men ditt dataurval är begränsat. Markera Verkställigheter utan utredning om dessa ska gallras Under Akter väljer du det lagrum skall gallras. Verkställigheterna(insatskategorierna) är kopplade till lagrum i styruppgiften. Markera lagrummet samt klicka höger musknapp eller menyknappen. Välj sedan Markera i snabbmenyn Om personer födda på annan dag än 5, 15 och 25 ska undantas, ange dag i Undantag personer födda. Markera Alla undantag om alla personer skall skrivas ut på XML-filer Välj om vissa utredningar eller beslut skall undantas från gallringen i Övriga undantag Markera och pila över de utredningar eller beslut som skall undantas från Tillgängliga till Valda. Klicka Spara eller Ctrl + S. Fältbeskrivning Gallringsurval Benämning Här skriver du in en lämplig benämning på din gallring. Gallring till och med Procapita kommer att plocka fram de akter där HSL-journaler, utredningar och verkställigheter har avslutsdatum som är lika med eller före det datum du anger här. Visa även inaktiva akter Markera i fältet om du skall gallra även inaktiva akter. Akter Här väljer du de akter som skall gallras. Markera akten samt klicka höger musknapp eller menyknappen. Välj sedan markera i snabbmenyn. Under respektive akt finns de andra akterna i Procapita. Dessa underliggande akter markeras i de fall gallringen av aktuell akt skall samordnas med en eller flera andra akter. Kontroll hela kommunen Om du har dataurvalet påslaget och inte har tillgång till hela kommunen markerar du här om gallringsförslaget skall avse hela kommunen. Verkställigheter utan Utredning Här markerar du valet ifall du enbart vill gallra Verkställigheter som hänger i luften. D v s verkställigheter som inte har någon koppling mot utredning, beslut eller beställning. Verkställigheten plockas ej bort om personen har en akt på samma Lagrum.
Sida 10/15 Lagrum Här väljer du de lagrum skall gallras. Verkställigheterna(insatskategorierna) är kopplade till lagrum i styruppgiften. Markera lagrummet samt klicka höger musknapp eller menyknappen. Välj sedan markera i snabbmenyn. Undantag personer födda Här skriver du in de akter som skall undantas från gallringen. Procapita föreslår akter som tillhör personer födda dag 5, 15 och 25. Dessa akter tas också bort från registret men den information som finns i akterna läggs på en xml - fil innan de tas bort från Procapita. Alla undantag Används om samtliga personers akter skall läggas på xml - filer. Verkställigheter utan utredning Här sätter du en markering om du skall gallra verkställigheter. Övriga undantag Här kan du undanta vissa utredningar eller beslut från gallringen. De utredningar eller beslut som du undantar läggs på xml - filer innan dessa tas bort ur registret. När du har valt i comboboxen visas de besluts- eller utredningstyper som finns i Procapita VoO i listboxen Tillgängliga. Om du valt att gallra verkställigheter visas insatskategorier istället. Tillgängliga Har du gjort ett val i Övriga undantag visas de besluts- eller utredningstyper som finns i Procapita VoO. Du väljer vilka som skall undantas genom att markera dessa och klickaa högerpil. De förs då över till listboxen Valda. Om du valt att gallra verkställigheter visas valda lagrums insatskategorier i listboxen.. Valda Visar vilka beslutstyper, utredningstyper eller insatskategorier som skall undantas från gallringen.
Sida 11/15 2.2 Bakgrundsjobb Gallringsförslag När du har satt dina villkor i komponent Gallringsurval skall du starta bearbetningen som tar fram gallringsförslaget (visas på komponent Gallringsförslag) samt granska den rapport som skapas i samband med körningen. Rapporten innehåller de personer som kan vara aktuella för gallring men har uppgifter som kräver åtgärder innan gallring kan ske. Välj Bakgrundsjobbverktyg Välj Gallringsförslag i comboboxen Typ av bearbetning samt klicka Ny eller Ctrl + N. Välj Gallringsomgång(=Gallringsurval) och klicka Starta. o Bearbetningen startar. I listboxen presenteras din beställning med ditt namn och din signatur. Klicka Förnya Under rubriken Status visas när bearbetningen är klar. Visas texten Startar innebär det att bearbetningen inte är klar ännu. Vänta då en stund och klicka Förnya igen. För varje bearbetning skapas en rad som visar information från bearbetningen. Bland annat visas hur många akter som är föremål för gallring.
Sida 12/15 När jobbet gått klart ska rapporten granskas: Markera raden med bakgrundsjobbet Dubbelklicka på Rapport, loggboken startar Granska och utför eventuella åtgärder: Ej kopplad till lagrum: Person med en verkställighet vars insatskategori saknar koppling mot ett lagrum. o Insatskategorin måste kopplas mot ett lagrum för att korrekt gallring ska kunna ske. Kopplingen görs i Styruppgifter. Öppen Personen har ytterligare en verkställighet som inte är aktuell för Gallring på valt Lagrum. OBS! Ett nytt gallringsförslag måste skapas efter att eventuella åtgärder har gjorts innan granskning kan göras på komponent Gallringsförslag.
Sida 13/15 2.3 Granska gallringsförslag När du har kört gallringsförslaget i Bakgrundsjobbverktyget presenteras de akter som är föremål för gallring i komponent Gallringsförslag. Välj Gallringsförslag under rubriken Registervård i navigeringslistan Välj din bearbetning i comboboxen Gallringsförslag Klicka Sök. I listboxen Akter föremål för gallring visas de akter, med personnummer och uppläggningsdatum, som kommer att gallras bort från Procapita VoO. Markerar du en akt presenteras aktens HSL-journaler eller utredningar samt om akten innehåller några undantag. I dessa fall kommer akten att läggas på en xml - fil. Du tar bort en akt från gallringsförslaget genom att markera akten och klicka på knappen Ta bort. Behöver du ta bort hela gallringsförslaget klickaer du på knappen Ta bort gallringsförslag.
Sida 14/15 2.4 Skapa xml - filer När du har granskat gallringsförslaget är det dags att starta bearbetningen som skapar xml -filer med undantagen. Välj Bakgrundsjobbverktyg Välj Gallring undantag XML i comboboxen Typ av bearbetning Klicka Ny eller Ctrl + N. Välj aktuell gallringsomgång(gallringsurval) i comboboxen Gallringsomgångar Klicka Starta. Nu presenteras under rubriken Status, om bearbetningen har gått bra. Visas texten Startar innebär det att bearbetningen inte är klar ännu. Vänta då en stund och klicka Förnya igen. För varje bearbetning skapas en rad som visar information från bearbetningen. Du kan nu granska dina xml filer. Dessa finns i en katalog på er server, Även loggfilen, Kq0galSSÅÅMMDDxxxx_xx som skapas på M3Serverkatalogen kontrolleras. Den innehåller information om att t ex word-dokument inte kan hittas eller ej kan öppnas. Tag kontakt med Er tekniker för att få tillgång till filerna
Sida 15/15 2.5 Starta gallring/rensning Observera, det är först när du har skapat xml -filerna som du skall göra gallringen, det vill säga rensa i databasen. Välj Bakgrundsjobbverktyg Välj Gallring i comboboxen Typ av bearbetning samt klicka Ny eller Ctrl + N. Välj Gallringsomgång i comboboxen och klicka Starta. Nu presenteras under rubriken Status, om bearbetningen har gått bra. Visas texten Startar innebär det att bearbetningen inte är klar ännu. Vänta då en stund och klicka Förnya igen. För varje bearbetning skapas en rad som visar information från bearbetningen. Bland annat visas hur många akter som kommer att tas bort.