1 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Datum Dnr: 801-167-2011-23 2011-11-28 Inköp av följeforskning till projektutvärdering för projekt ESF Jämt processtöd jämställdhetsintegrering. (förutsatt att medel beviljas av ESF-rådet) FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandlande enhet: Länsstyrelsen Örebro län Typ av upphandling: Förenklad upphandling
2 Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 1.1 Länsstyrelsen i Örebro län... 3 1.2 Bakgrund till uppdraget... 3 2. Kravspecifikation... 4 2.1 Krav på leverantören... 4 2.2 Krav på konsulten... 4 2.3 Kontraktstid...4 2.4 Rapporteringskrav... 4 3. Kommersiella villkor... 5 3.1 Pris... 5 3.2 Fakturering...5 3.3 Betalningsvillkor... 5 3.4 Mervärdeskatt och valuta... 5 3.5 Avgifter... 5 3.6 Äganderätt och nyttjanderätt... 6 3.7 Hävning av avtal... 6 3.8 Vite... 6 3.9 Tvist... 6 3.10 Force majeure... 6 3.11 Ändringar m.m... 6 3.12 Återbetalningsskyldighet... 6 4. Administrativa bestämmelser... 7 4.1 Upphandlingsförfarande... 7 4.2 Anbudsmottagare... 7 4.3 Kontaktperson... 7 4.4 Anbudets giltighetstid... 7 4.5 Anbudsutformning... 7 4.6 Anbudsmärkning... 7 4.7 Anbudslämnande... 7 4.8 Anbudstid...8 4.9 Handlingar som ska bifogas i anbudet... 8 4.10 Anbudsprövning... 8 4.11 Anbudsvärdering... 8 4.12 Avtal... 9 4.13 Förfrågningsunderlagets skall- och bör-krav... 9 4.14 Upphandlingssekretess... 9 4.15 Ändringar och tillägg... 9
3 1. Inledning 1.1 Länsstyrelsen i Örebro län Länsstyrelsen är en statlig myndighet direkt under regeringen. Länsstyrelsen arbetar utifrån den grundläggande uppgiften att vara statens företrädare i regionerna och samordnare i de frågor som staten lagt på länsstyrelserna. Länsstyrelsen arbetar utifrån de jämställdhetspolitiska målen och har drivit ett gemensamt EU-finansierat projekt, ESF Jämt, under 2009-2011 och som nu kommer att förlängas under 2012 och ev. även 2013. ESF Jämt processtöd i jämställdhetsintegrering är projektet som ska bidra till att projekt inom den svenska Socialfonden ska genomsyras av ett jämställdhetsperspektiv. 1.2 Bakgrund till uppdraget 1.2.1 ESF Jämt - processtöd i jämställdhetsintegrering Svenska ESF-rådet har beslutat om processtöd i jämställdhetsintegrering mellan åren 2009-2011. Länsstyrelsen i Örebro beviljades medel för att upprätta en fortsättning även under 2012 för en samordnad stödorganisation i jämställdhetsintegrering, till sökande och projektägare inom Socialfonden under perioden 1 januari 2012 31 december 2012, med ev. förlängning under 2013. Stödorganisationen utgår ifrån åtta placeringsorter d v s en projektstödjare i varje ESF-region. Stödorganisationen för processtöd jämställdhetsintegrering består av en nationell koordinator och åtta projektstödjare, som erbjuder kostnadsfri rådgivning och utbildning runt om i landet. Placeringsorterna är Luleå, Härnösand, Karlstad, Västerås, Stockholm, Jönköping, Göteborg och Malmö. Projektledning och nationell koordinator finns på Länsstyrelsen i Örebro län. De åtta projektstödjarnas huvudsakliga arbetsuppgifter är att stödja sökande och projektägare genom rådgivning och samtal, information, utbildning och samordna erfarenhetsutbyte i jämställdhetsintegrering. Allt i syfte att sökande och projektägare ska jämställdhetsintegrera projektets alla olika delar. Stödet ska erbjudas både förprojektering och genomförandeprojekt inom programområde 1 och 2 i Socialfondsprogram. 1.2.2 ESF Jämt syfte, mål och resultat De jämställdhetspolitiska målen ligger till grund för arbetet inom projekt ESF Jämt. Stödet syftar till att jämställdhet går från sidoordnad till huvudordnad verksamhet i projekten och att det integreras i verksamhetens alla delar. ESF Jämt bidrar med utbildning, metoder och stöd till projekten. Målsättningen med projektet är att: nå ett nöjd-kund index, d v s att 95 % av de som deltar i våra utbildningar känner sig nöjda med stödet, erbjuda minst sju utbildningar i varje ESF region per år, minst 25 förprojektering och genomförandeprojekt per år får enskild rådgivning i respektive ESF region, erbjuda fördjupade insatser till 4-5 regionala projekt. År 2012 ska ESF Jämt arbeta mer med en strategisk påverkan för att nå ut bättre till ägare och beslutsfattare. Mer information om Europeiska Socialfonden www.esf.se
4 2. Kravspecifikation Följeforskarens uppgift är att med hjälp av uppföljnings- och indikatorssystem, egna utvärderingsinsatser samt löpande metod- och processtöd bidra till att ESF Jämt genomförs effektivt. Konsulten utgår från projektets syften, målsättningar och aktivitetsplan och stödjer arbetet med att nå projektets mål. Följeforskarens iakttagelser ska kontinuerligt föras tillbaka till projektledningen. Förutom att bevaka och stödja de innovativa momenten i projekten ska följeforskarna se till att de horisontella kriterierna beaktas. Följeforskning skall inte bara ge underlag för bättre styrning och strategisk omorientering, utan även kunna publiceras för att skapa offentlig debatt. 2.1 Krav på leverantören Leverantören skall ha fullgjort sina lagenliga registreringsskyldigheter och ha erlagt skatt och övriga avgifter. 2.2 Krav på konsulten Med konsulten avses den eller de personer hos anbudsgivaren som ska arbeta med uppdraget. Konsulten ska genom att ange referenser eller på annat sätt visa att nedanstående krav är uppfyllda. Konsulten skall ha dokumenterade kunskaper i genus, jämställdhet och jämställdhetsintegrering. Konsulten skall ha erfarenhet av liknande uppdrag. Konsult skall ha dokumenterad erfarenhet av ESF Jämt eller liknade uppdrag dvs. utvärdering och följeforskning samt en relevant akademisk examen. Konsulten skall lämna referenser från tidigare utförda uppdrag. Konsulten bör ha kunskap om Europeiska Socialfonden, programområde 1 och 2. 2.3 Kontraktstid Kontraktet sträcker sig från 2012-01-01 till 2012-12-31 med eventuell förlängning till 2014-06-30. 2.4 Rapporteringskrav Arbetets gång ska avrapporteras till Styrgruppen för ESF Jämt eller Länsstyrelsen i Örebro via telefon eller e-post minst en gång i månaden. Länsstyrelsen ska då underrättas om eventuella problem i arbetet och hur arbetet fortskrider. Om Länsstyrelsen vid en tredje rapportering uppmärksammar att kvalitén inte är i linje med vad som avtalats har Länsstyrelsen ensidigt rätt att häva ingånget avtal. Kontaktperson är Rosemarie Johansson, telefon 019-19 35 46, rosemarie.johansson@lansstyrelsen.se
5 2.6 krav på leverantör En leverantör får uteslutas från deltagande i upphandling under de förutsättningar som anges i 10 kap 2 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). 3. Kommersiella villkor 3.1 Pris Lämnat pris ska omfatta samtliga kostnader som uppkommer på grund av uppdraget, som t.ex. resor, eventuella övernattningar samt övrigt material som behövs för uppdraget. Priserna ska anges exklusive moms. Fast pris ska gälla under avtalsperioden Konsulten ska inneha F-skattsedel och själv betala de sociala avgifterna. 3.2 Fakturering Fakturering sker löpande när fakturan är godkänd av Länsstyrelsen. Specificerad faktura för utfört arbete sänds till: Länsstyrelsen i Örebro län FE 56 833 83 Strömsund. Ange ref: Rosemarie Johansson 3.3 Betalningsvillkor Betalning sker senast 30 dagar efter att uppdraget fullgjorts och godkänts enligt avtal och godkänd faktura mottagits av Länsstyrelsen i Örebro. Vid försenad betalning äger leverantören rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635). 3.4 Mervärdeskatt och valuta Priser ska anges i SEK exklusive mervärdeskatt. Lagstadgad mervärdeskatt tillkommer på angivna priser. 3.5 Avgifter
6 Faktureringsavgift, expeditionsavgift eller andra administrativa avgifter eller motsvarande får inte debiteras. 3.6 Äganderätt och nyttjanderätt Länsstyrelsen ska ha äganderätt till materialet som leverantören upprättar. Länsstyrelsen ska även avseende dessa dokument ha sådan förfoganderätt som avses i 1 kap 2 lagen (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk och som bl.a. innebär en rätt för Länsstyrelsen att utan extra ersättning förfoga över verken genom att t ex framställa exemplar av dem eller på olika sätt göra dem tillgängliga för allmänheten. 3.7 Hävning av avtal Länsstyrelsen i Örebro län äger rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om leverantören inte uppfyller sina åtaganden enligt avtalet samt - i det fall leverantören, dess styrelseledamöter eller övriga företrädare för leverantören är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 10 kap 2 LOU. 3.8 Vite Leveransförsening eller annan försening av avtalad tjänst orsakad av leverantören berättigar länsstyrelsen rätt till vite. Vite utgår för varje påbörjad vecka förseningen varar med två procent av avtalat pris (exkl. mervärdesskatt) dock lägst 300 SEK. Länsstyrelsen äger rätt att avräkna upplupet vite från fakturerad köpeskilling. 3.9 Tvist Tvist som rör tolkningen av avtalet ska avgöras av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. 3.10 Force majeure Part befrias från sina åtaganden enligt avtalet om fullgörandet härav förhindras på grund av omständighet utanför partens kontroll och som parten skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder parten skäligen inte kunnat undvika eller övervinna. 3.11 Ändringar m.m Ändringar i eller tillägg till vad som senare kan komma att avtalas ska för att vara giltiga, vara skriftliga och undertecknade av behörig företrädare för vardera part. Precisering ska därvid göras av ändrade uppgifter, ev. ändrad ersättning och ev. ändrad giltighetstid för uppdraget. 3.12 Återbetalningsskyldighet Länsstyrelsen har rätt att kontrollera de uppgifter som lämnats i redovisningen mot bokföring och samtliga övriga handlingar som utgör underlag för redovisningen.
7 Länsstyrelsen kan kräva tillbaka utbetalda medel om: Beslut fattats på grund av oriktiga, ofullständiga eller vilseledande uppgifter av uppdragstagaren. Villkoren för erhållande av avtalad ersättning åsidosatts. Europeiska Socialfonden kräver tillbaka utbetalda medel. 4. Administrativa bestämmelser 4.1 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som förenklad upphandling enligt 15 kap LOU. Ett anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. 4.2 Anbudsmottagare Anbudet skickas till: Länsstyrelsen i Örebro län Enheten för social hållbarhet Att: Rosemarie Johansson 701 86 Örebro 4.3 Kontaktperson Vid frågor gällande upphandling är Rosemarie Johansson kontaktperson på Länsstyrelsen i Örebro, telefon: 019-19 35 46, rosemarie.johansson@lansstyrelsen.se 4.4 Anbudets giltighetstid Anbudet är bindande för anbudsgivaren till och med 2012-06-01 4.5 Anbudsutformning Anbudet bör så långt som möjligt vara uppställt och redovisat i enlighet med förfrågningsunderlaget. Anbudsgivarens namn/firma, person/organisationsnummer och adress ska anges. I anbudet anges även leverantörens faxnummer och/eller e-postadress. Anbud ska i sin helhet, inklusive bilagor, vara författat på svenska språket. 4.6 Anbudsmärkning Anbudet märks: Inköp av följeforskning till projekt ESF Jämt processtöd jämställdhetsintegrering, diarienummer: 167-2011-23 4.7 Anbudslämnande Anbud lämnas skriftligt i dubbla förslutna kuvert. Det inre kuvertet märks Inköp av följeforskning till projekt ESF Jämt processtöd jämställdhetsintegrering, diarienummer: 167-2011-23
8 4.8 Anbudstid Anbud ska vara inkommet till Länsstyrelsen i Örebro senast torsdag den 5 januari 2012 För sent inkommet anbud kan inte prövas enligt LOU. 4.9 Handlingar som ska bifogas i anbudet Anbud ska innehålla följande handlingar och uppgifter;. 4.9.1 Anbudet ska vara undertecknat av behörig firmatecknare. 4.9.2 Anbudet ska innehålla signerad kopia av Avtalsförlagan, bilaga 1. 4.9.3 Anbudet ska innehålla uppgift om referenser från minst två uppdragsgivare, referenser som omfattar de personer som skall utföra uppdraget. 4.9.4 Anbudet ska innehålla uppgifter om vem eller vilka som ska utföra uppdraget. 4.9.5 Anbudet ska innehålla redovisning i form av en meritförteckning av de personer som skall utföra uppdraget erfarenhet avseende kunskaper i genus, jämställdhet. Förteckningen ska visa i vilken mån de krav och önskemål som finns under rubriken 2 uppfyllda. 4.9.6 Dokumenterade erfarenheter av liknande uppdrag. 4.10 Anbudsprövning Anbud kommer att prövas enligt följande: Prövning av anbuden sker i tre på varandra följande steg: 1. Först prövas om anbudsgivaren uppfyller de krav som ställs under punkt 2.2. Om kraven på anbudsgivaren inte uppfylls kommer anbudet att förkastas. 2. Om anbudsgivaren och anbudet godkänns i detta steg, återstår det andra steget, anbudsvärdering, där Länsstyrelsen kommer anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktig enligt värdekriterier som satts enligt punkt 4.11 3. Så snart tilldelningsbeslut har fattats vid anbudsprövningen underrättas samtliga anbudsgivare skriftligen. Tidpunkt för kontraktstillfället överenskoms muntligen. 4.11 Anbudsvärdering Länsstyrelsen kommer att anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till samtliga omständigheter, här angivna i prioriterad ordning; Kvalité/kompetens 60% Pris 40% Med kvalité/kompetens avses: dokumenterade kunskaper i genus, jämställdhet och jämställdhetsintegrering, erfarenhet av ESF Jämt eller liknande uppdrag, resultat från liknade uppdrag,
9 referenser från tidigare utförda uppdrag, kunskap om Europeiska Socialfonden, programområde 1 och 2. När anbudet har antagits kommer Länsstyrelsen att underrätta dem som lämnat anbud om detta snarast möjligt. 4.12 Avtal Avtal sluts genom undertecknande av ett upphandlingskontrakt. Avtalet träder i kraft först sedan det undertecknats av behöriga avtalstecknare för såväl anbudslämnare som länsstyrelsen. 4.13 Förfrågningsunderlagets skall- och bör-krav Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som skall- och bör-krav. Skall-krav är samtliga skall i förfrågningsunderlaget och bör-krav är motsvarande samtliga bör. Skall-krav måste vara uppfyllda för att anbudet skall kunna värderas. Bör-krav måste inte uppfyllas men uttrycker vad Länsstyrelsen anser vara önskvärt. 4.14 Upphandlingssekretess För anbud med tillhörande handlingar gäller absolut sekretess till dess att anbudsförfarandet avslutas genom att anta visst anbud (tilldelningsbeslut), eller ärendet på annat sätt avslutas. Vid begäran om utlämnande av handlingar efter att upphandlingen avslutas görs en sedvanlig sekretessprövning enligt 2 kap. 1 offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400). Garanti för att uppgifter hålls hemliga kan efter avslutad upphandling inte ges. I anbudet bör därför noga specificeras vilka uppgifter som leverantören anser bör vara sekretessbelagda och på vilka grunder. Vid en begäran av utlämnande av handlingar gör myndigheten en sekretessprövning i varje enskilt fall. 4.15 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg får endast förekomma vid felskrivning eller vid annat uppenbart fel i anbudet. I sådana fall avgör upphandlaren om anbudsgivare skall ges tillfälle till rättelse eller komplettering. Rättelser och kompletteringar begärs i sådana fall skriftligt från anbudsgivaren. Upphandlaren får även begära att ett anbud förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning.
10 Beslutande Föredragande
11
12 BILAGA 1 Avtalsförlaga I följande text finns intagna de avtalsvillkor som tillsammans med kraven på utföraren och kraven i Förfrågningsunderlag, Dnr 167-2011-23 daterat 2011-11-23 utgör underlag för det slutgiltiga avtalet mellan Länsstyrelsen och den anbudsgivare som tilldelas kontrakt. Som bekräftelse på att villkoren accepteras ska anbudsgivaren till anbudet bifoga en ifylld och undertecknad kopia av avtalsförlagan. I det fall anbudsgivarens anbud antas kommer ett originalavtal att tas fram som undertecknas av båda parter. Bilaga 1 Avtalsförlaga Avtal mellan Länsstyrelsen i Örebro län, genom projekt ESF Jämt, och..., nedan kallad Konsulten, org. nr..., med adress... Projektansvariga Länsstyrelsen i Örebro län Konsulten:... Uppdrag Art, omfattning och utförande Konsulttjänster enligt förfrågningsunderlag Dnr 167-2011-23, daterat 2011-11-23 Tidplan samt form och datum för redovisning Redovisning och fakturering ska ske enligt Förfrågningsunderlag, Dnr daterat. Skatter och sociala avgifter Konsulten innehar F-skattesedel och betalar själv preliminärskatt och sociala avgifter. Ersättning, expenser och personal Fast pris. Ersättning utgår enligt anbud. Personal som ska utföra uppdraget:...