Projektstyrning Hållbar utveckling Projektkurs Cemus Joakim Lilliesköld Royal Institute of Technology Stockholm, Sweden Vem är killen vid tavlan? Avd. Industriella informations- och styrsystem (ICS) Bedriver forskning inom industriell systemteknik Metoder för upphandling av komplexa industriella system specifikation Hantering av industriella informationssystem strategier arkitektur Projektstyrning utvecklingsprojekt i multinationell miljö upphandlingsprojekt 1 2 Agenda Vad är projekt? Vad är projektstyrning? Projektets faser Roller Viktiga styrdokument Projektplanering Vad är projekt? 3 4 Begreppet Projekt Ett projekt är en temporär satsning vidtagen för att skapa en unik produkt eller tjänst. Temporär: Unik: Bestämd början, bestämt slut dvs när projektmålen är uppfyllda Projektproduktens egenskaper Lite historik Aktivitet A B C D E F G A B C D E F G 1959 introducerar Gaddis termen Projektledare Atlas programmet Tid 1958 PERT Centralt: Att ange tydliga projektmål (Hämtat från den svenska översättningen av PMBOK) 5 1917 1945 50 s 1968 1970 1985 Manhattan Polaris projektet programmet 6 1
Kort historik På 70-talet Datorprogram för att styra projekt, t ex kostnadsuppföljning, resursbeläggning Minskande tilltro till planeringstekniken Mitten på 80-talet Utvecklingen av mjukvara, pionjärer Projektmetodiken började användas i fler branscher Fokus på tid, kostnad och specifikationen På 90-talet Den arbetsform som i stort sett alla organisationer använder sig av Projekt i alla storlekar och omfattning På 2000-talet Multiprojektverksamhet Projekt - fördelar Beslutsprocess Annorlunda Förenklad Samarbetsform Uppgiftsanpassad Organisationsöverskridande Hämtad ur Introduction to PROPS 7 8 Summering Idag bedrivs en stor del av företagens verksamhet i projekt Fokuserar arbetet på målet Ett sätt att kontrollera kostnader Medger uppföljning från ledningen Gör arbetet mätbart Billigare, effektivare och nöjdare kunder (eller?) Problem: Modeord Vad är projekt och vad är ej? Varför är det här viktigt för er? Ni kommer allihop att arbeta någon gång i projekt- eller näst intill Många av er kommer att leda projekt Att bli en duktig projektledare tar tid denna kurs är ett steg på vägen!... Varför är då det här viktigt för er? 9 10 Vad är projektstyrning? Team Delegerat ansvar Resurskontroll Kontroll Organisation Risker Begränsningar Förväntningar Möjligheter Planering Mål Deadlines Utbildning Projektstyrning Mjukvara Rapportering Specifikationer Kultur Budgetuppföljning Ägarskap Kommunikation Riskhantering Ledarskap Tidsstyrning Milstenar Prioriteringar Budget 11 12 2
The Tripple Constraint Planering och kommunikation Kostnad Tid Teknik 13 14 Vad är projektstyrning? Tillämpning av: Kunskaper Färdigheter Verktyg och metoder Nyckeln (för att bli framgångsrik) Möta förväntningar! För att: Motsvara eller överträffa projektintressenternas behov och förväntningar Ur svenska PMBoK 15 16 Disclaimer!! Starkt kontextberoende (sammanhangsberoende) Ett utpräglad färdighetsämne Det finns inte en sanning Not invented here stolen with pride!! Olika typer av projekt Utvecklingsprojekt Upphandlingsprojekt Leveransprojekt Forskningsprojekt 17 18 3
Projektfaser Projektets faser Ett projekt är alltid indelat i ett antal faser Faserna innehåller moment som skall utföras Till varje fas i projektet definieras ett antal avstämningstidpunkter: Milstolpar (eng. milestone) Grindhål (eng. tollgate) En sådan uppdelning ger erfarenhetsmässigt en genomtänkt struktur och hög kvalitet på resultatet då arbetet fokuseras på de viktigaste aktiviteterna 19 20 Projektets faser Projektets faser (forts.) (Bilden hämtad från PMBOK) 21 22 Exempel PROPS Faser i PROPS Förstudiefasen Utredningsfasen Genomförandefasen Avslutningsfasen 5 Tollgates (Grindhål) >8 Milstoplar Roller Källa: PROPS 23 24 4
Beslutsnivåer Kortslutning av hirarkier Referensgrupp SG PL Projektets styrande funktion Projektledningsfunktionen AA, dpl Projektets operativa funktion Hämtad ur Introduction to PROPS 25 26 Roller Projektbeställare/projektsponsor ansvarar för: Specificera och godkänna projektets omfattning, tid- och resursramar Utser projektledare Godkänner projektplan Finansiera och resurssäkra projektet Svarar för att projektet kan finansieras Övergripande styrning Godkänna ändringar av projektets omfattning ramar och resurser Stöd till projektledaren Tar emot och godkänner resultatet Roller (forts.) Projektledaren ansvarar för: Ledning, styrning, planering och koordinering av projektet Skapar projektplan Välja, tillämpa och anpassa angreppsätt, metoder och hjälpmedel Uppföljning och rapportering av projektet Informerar intressenter Överlämnar resultat 27 28 Roller (forts.) Roller (forts.) Projektdeltagaren ansvarar för: Åstadkomma och säkerställa aviserade resultat Planera, genomföra, följa upp och rapportera tilldelade uppgifter Identifiera, åtgärda eller ta initiativ för att eliminera fel och brister Styrgruppen (SG) är ett forum för projektsponsorn eller projektbeställaren att få stöd i beslut som projektets omfattning, innehåll, budget, tidplan eller förutsättningar. Referensgruppen (RG) har en rådgivande roll och är inget beslutande forum. Sammansätts vanligen av personer med speciella kompetenser - generalister eller specialister 29 30 5
Projektledarens arbete Vem är projektledaren? Är målinriktat Är kreativt Är tidsbegränsat Är konfliktfyllt Kommunikation och åter kommunikation 31 32 Projektledningens 9 kunskapsområden Projektets omvärld Projektintegration Målstyrning i projekt Kvalitetsstyrning av projektutförandet Planering och tidsstyrning av projekt Ekonomistyrning i projekt Ledarskap i projekt Kommunikation i projekt Osäkerhetshantering i projekt Resursupphandling i projekt Opinion Projektmedarbetare Massmedia Underleverantörer Myndigheter Beställare Linjeorganisation Referensgrupp Styrgrupp 33 34 Projektledarens roll Projektledarens verktyg Planera Vad? När? Organisera Resurser, uppgifter, etc. Leda Kontrollera Motivera Viktig uppgift få folk att vilja göra jobbet Auktoritet = Kunskap Formalia ( Metod ) Sammanfattas i projektmodellen Enkel formalia räcker långt Klokhet Diplomati och Politik Empati och beteendevetenskap 35 36 6
Nytta av metoder? Marginell (men nödvändig) Skapa ordning och reda Projektledning spänns upp av: Formalia, Projektmedlemmar och Kund Viktighetsgrad: 1,10,100 Projektledarens viktigaste styrdokument 37 38 Innehållet i en projektplan Innehållet i en projektplan 1. Bakgrund Avsikten med det här avsnittet är att informera läsaren om: Varför projektet har startats. Vad som föregått projektet. Lista på de referensdokument som har legat till grund för projektplanen (t ex kurs-pm, projektbeskrivningen, kontrakt etc.). 2. Mål Här ska gruppen enas om vilken mätbar målsättning projektet har. Vilken ambitionsnivå har gruppen? När ska projektet vara avslutat? 3. Organisation Projektmedlemmar och andra personer som är knutna till projektet ska räknas upp här. Ansvarsområde ska beskrivas kortfattat. Adress, telefon- och faxnummer samt E-postadresser ska tas upp 4. Projektmodell (Metoden ni använder) Med projektmodell avses här de faser som projektet delats in i vid tidsplaneringen. Dessa räknas lämpligen upp i matrisform med tillhörande milstolpar och färdigtidpunkter. 5. Kommentarer till tidplanen och resursplanen Kommentarer till de två bilagorna som är obligatoriska i projektplanen för att uppdragsgivaren och andra utanför projektet ska förstå hur projektgruppen lagt upp sitt arbete. 6. Riskbedömning En kort genomgång av de allvarligaste riskerna som är identifierade och som kan försena projektet. 7. Dokumenthantering Här tar ni upp hur ni avser hantera och spara information i projektet. Var ska dokumenten i projektet sparas? Hur ska dokumenten i projektet namnges Hur ska säkerhetskopiering skötas - och av vem? Hur ska dokument som flera projektdeltagare arbetar på samtidigt delas upp och hanteras? Bilagor Tidplan Beläggnings- och resursplan Glöm inte att upplägget även kan behöva förklaras i textform! 39 40 Projektplanen Är det viktigaste dokumentet i hela projektet Skall tydliggöra Varför projektet genomförs Hur projektet kommer att genomföras De levererbara delarna i projektet Samt VEM som ansvarar för respektive leverans och andra delar av projektet Vilka andra kontaktpersoner som finns Hur kan uppdragsgivaren följa upp projektet Dvs. uppföljningsbara mål och delleveranser I praktiken skall en ny projektmedlem skall kunna börja jobba i projektet efter att ha läst projektplanen Exempel på innehållet i en Statusrapport 1. Nulägesbeskrivning Vad har hänt sedan sist Hur är nuläget 2. Resursläget Kommentera hur mycket resurser projektet förbrukat och hur mycket som levererats (I industriella projekt kommenteras även det ekonomiska faktureringsläget) 3. Problem / Åtgärdsförslag: Problem som ledningen bör känna till, samt åtgärdsförslag 4. Risker / Åtgärdsförslag: Följ upp den riskanalys som är genomförd Risker som ledningen bör känna till, samt åtgärdsförslag för att minska respektive risk 5. Projektförändringar i förhållande till projektplanen: Det är här man dokumenterar ändringar i projektet och gör dessa formellt synliga. T.ex. tillägg, ändrad organisation, dokument som tillkommer/utgår, granskning som tillkommer/utgår, mm. Bilagor: Uppdaterad tidsplan Uppdaterad beläggnings- och resursplan 41 42 7
Innehållet i en slutrapport Innehållet i en slutrapport 1. Allmän sammanfattning Ska ge läsaren en sammanfattande beskrivning av hur projektet fortlöpt, vilka resultat som uppnåtts skillnader mellan planerat utfall (tid, budget, resultat) och verkligt utfall ta även upp de problem som uppstått och deras påverkan på projektet 2. Uppföljning av mål Ta upp vilka mål som uppnåddes, vilka som inte uppnåddes och om det återstår något arbete inom ramen för detta projekt eller kommande projekt. Uppnådda mål Restpunkter med handlingsplan 3. Erfarenheter och förslag till förbättringar Det viktigaste avsnittet i slutrapporten! Syftet med avsnittet är att reflektera kring de erfarenheter som ni har fått i projektet samt dokumentera dessa. 5 bra erfarenheter med projektet 5 dåliga erfarenheter med projektet. Vad gick bra i projektet och varför? Vad hade kunnat göras bättre? Avsnitt erfarenheter ska även ta upp erfarenheter av annat som påverkat projektet såsom seminarier, verktyg, underleverantörer, handledning etc. 4. Summera tid- och resursplaneringen Kommentarer till tid- och resursplanen och dess bevakningspunkter Vilka moment klarades av på tid? Vilka moment tog för lång tid och vilka glömdes helt bort vid planeringen? Den slutgiltigt uppföljda tid- och resursplanerna bifogas som bilaga 5. Slutkommentar/övrigt Avsnittet kan innehålla projektledarens/projektledarnas egna synpunkter och kommentarer kring projektet. Det kan till exempel gälla dokumentation, arbetsmetoder, projektadministration med mera. 6. Bilagor Slutgiltig beläggnings- och resursplan Slutgiltig tidsplan 43 44 Mottagare (målgruppen) Att tänka på vid kommunikation i projekt Vilka ingår? Vad behöver de veta? Vad är de intresserade av? Vad kan de redan? Tråka inte ut dem med sådant de redan vet Hur mycket tid har jag innan de tappat intresset? 30 sekunder, 1 minut, 10 minuter eller? 45 46 Att tänka på vid rapportskrivning... En kostnadsundersökning som Telia gjorde under 70-talet, visar att den totala kostnaden för en teknisk rapport om 20 sidor i 500 exemplar fördelade sig på följande sätt (per exemplar): Manusskrivning: 5:60 kr Utskrivning: 1:40 kr Lagerhållning: 25 kr Lästid: 225 kr.. Författarens arbete med texten motsvarade dryga 2 procent av totalkostnaden Så en rapport med dålig läsbarhet är dyr Ju fler som skall ta del av informationen, desto större blir kostnaden Ur Anderstedt m.fl. Projekt och helhet 47 48 8
Planering Två typer av planeringsprocesser: Metoder för tidsplanering Baklängesplanering Gör vi ofta utan att tänka på det Nedbrytningsplanering Kallas ofta Work Breakdown Structure 49 50 Varför planera? Syftet med planen är att: Definiera rimliga mål Skapa strategier för hur målen skall uppnås Skapa en gemensam bild av vägen till målen Alla planerar, men planen måste vara densamma om ni skall undvika problem Forma en bas för hur projektet skall styras och följas upp Planeringen skall göra det möjligt att påverka framtiden så att vi kan uppnå våra projektmål Planering I projektarbete är det aktuellt med två typer av planer. Vi skiljer mellan: Övergripande planer - s.k. Milstolpeplaner Används utåt för att alla skall få en orientering om vad projektet går ut på Används vanligtvis även i kommunikationen med handledaren Detaljplaner - s.k. Aktivitetsplaner Skall visa de aktiviteter som behöver göras och när de skall göras Görs vanligtvis med Gantt-diagram eller nätverksplaner (PERT) 51 52 Projektets faser Projektplanering 1. Målformulering 2. WBS 3. Identifiera arbetsuppgifter 4. Identifiera beroenden 5. Gör tidsuppskattning 6. Identifiera kritiska linjen 7. Fördela resurser 8. För in i Gantt-schema och övriga diagram (Bilden hämtad från PMBOK) 53 54 9
En förenklad planering (utan parallella aktiviteter) Visdomsord 1. Målformulering 2. Dela in projektet i faser och aktiviteter (WBS) 3. Bryt ner aktiviteterna i arbetsuppgifter 4. Tidsbestäm varje arbetsuppgift 5. Schemalägg och fördela de tidsbestämda arbetsuppgifterna på respektive projektdeltagare (resursplanering) Steg 4 och 6 kan ni hoppa över om ni inte har parallella aktiviteter Steg 7 kan ni göra ihop med steg 8 Fel är det enda man vet med säkerhet att man kommer att göra Man gör sällan samma misstag två gånger utan tre-fyra gånger Bengt Ekenstierna 55 56 Organisationer och www-sidor Var finns mer information? Svenskt Projektforum www.projforum.se Svenska Projektakademien www.projektakademien.com PMI, Project Management Institute www.pmi.org PMI i Sverige www.pmi-se.org IPMA, International Project Management Association www.ipma.ch 57 58 Boktips Frågor Handbok i projektekonomi Agneta Östlund Liber Projekt och helhet Anderstedt x2, Karlsson och Klasson www.projektochhelhet.se PMBoK Går att ladda ner från www.pmi.org Projektledning Bo Tonnqvist Project Management Toolbox Dragan Milosevic Mail: joakiml@ics.kth.se Besöksadress: Industriella informations- och styrsystem Osquldas väg 12, 7tr 59 60 10