Projektarbete = förbereder dig för arbetslivet

Transkript

1 Projektarbete = förbereder dig för arbetslivet M. Eriksson & J. Lilliesköld! "Handbok för mindre projekt"! Liber 2004! ISBN: !

2 Allmänt Projektarbete utvecklar! Genom projektarbetet ska du bl.a. förbättra din förmåga att ta initiativ planera lösa problem ta ansvar samarbeta (kompromissa) lyssna på andras åsikter lösa konflikter

3 Viktiga begrepp 1 - Resurser materiella resurser dator kontorsmateriell programvaror pengar personella resurser (tid) personantal timmar persontyp

4 Begrepp 2 - Vanliga roller i projekt

5 Begrepp 3 - Projektets intressenter

6 Projektflöde Alla projekt kan delas in i 4 generella delar: Förstudie, Start, Genomförande och Avslut. Till dessa delar kommer ett antal avstämningstillfällen (milstolpar, grindhål)

7 Begrepp 4 - Milstolpe (Milestone) Ett förutbestämt avstämningstillfälle Oftast vald av projektdeltagarna själva Meningsfull bara om förknippad med en mätbar prestation Milstolpar identifierar resultat som behöver uppnås för att slutföra projektet

8 Begrepp 5 - Grindhål (Tollgate) Varje uppföljningstillfälle med projektets uppdragsgivare Grindhålen ger projektbeställaren möjlighet till att utvärdera projektet Kommer projektet verkligen att ge önskat resultat? Problem ska diskuteras Uppdragsgivare kan ge råd och stöd Uppdragsgivare kan ändra projektet Projektet kan läggas ner Exempel: Av uppdragsgivare godkänd projektplan, godkända mätresultat, godkänd teori/modell, prototyp (Deliverable)

9 Begrepp 6 - Projektmodell Projektflöde, inkl avstämningspunkter, kallas för projektmodell Finns många modeller Visar på de olika faser som projektet ska gå igenom Avstämningspunkter ska framgå

10 Ett generellt projektflöde

11 Planering 1 Arbetssätt: Flipperspel ingen planering, arbete går lite hit och dit ibland tur (jackpot), ibland flipprar det ut totalt Stridsvagn absolut målfokuserat råkar kanske kör över någon Slalomåkarna mjuk i knäna glider man fram mot målet koll på banan, anpassning efter underlaget

12 Planering 2 Planeringen är viktig Begränsad tid och pengar Prioritering man kan inte göra allt Planen håller aldrig till 100% Bara den som har en plan kan ändra den.!

13 Påverkningskurvan

14 Planering 3 Projektplan: Mål: Vad vill vi uppnå med projektet? Syfte: Varför ska vi göra detta? Bakgrund: Vad ligger bakom valet av frågeställning? Avgränsning: Vad kommer vi inte att ta med? Metod: Hur ska vi gå till väga för att uppnå målet? Tidsplan: Under vilken tidsperiod ska vi genomföra projektet och när ska det vara klart?

15 Fokustriangeln Projektstyrning handlar om att balansera resurser för ett givet projekt inom dess tidsram,! inom dess kostnadsram och med överenskommen funktion.! Tid, kostnad och funktion är begränsningar för projektet (The tripple constrain).!

16 WBS Work Breakdown Structure (WBS) eller arbetsnedbrytning kallas den systematiska nedbrytningen av projektet i mindre delar Varje nedbrytning leder till ökad kunskap om det som ska genomföras Resultat: Träddiagram (hierarkisk helhetsbild) Besvarar: Vad måste göras? Av vem? (eller När?) Olika varianter: produktinriktad funktionell nedbrytning

17 WBS: Exempel på olika nivåer

18 WBS - Identifiera arbetsuppgifter

19 WBS - Beroende identifikation

20 WBS - Tidsuppskattning När alla arbetsuppgifter är identifierade och relaterade Bottom-up Uppskatta tiden del för del och summera Trepunktsuppskattning: Man uppskattar den mest sannolika tiden Längsta tiden (L), Kortaste tiden (K) och Medeltiden (M) Som leder till variansjusterad tid: T=(L+4xM+K)/6 Tiden förs in i beroendediagram (= Program Evaluation and Review Technique, PERT)

21 PERT: Exempel

22 WBS - Identifiera kritiska linjen Kritiska linjen är den längsta kedjan av beroende aktiviteter Projektet går inte att genomföra på kortare tid Vill någon att du ska genomföra projektet snabbare - försök hoppa av! Aktiviteten på kritiska linjen är viktig för de kan försena hela projektet

23 WBS - Fördela resurser Allokera resurser till alla arbetsuppgifter Vem ska göra vad / Vem är ansvarig för vad Även materiella resurser (lokal, dator,...)

24 Resursdiagram

25 WBS - Uppföljningsbara diagram Olika diagram Tidsplan Resursplan Beläggningsplan Ganttschema Oftast en kombination

26 Ganttschema Efter Henry Gantt som utvecklade diagrammet i början av 1900-talet!

27 Beläggnings- och resursplan

28 Projektplan 1 Kontrakt mellan projektledaren (eller gruppen) och uppdragsgivaren Definierar: Uppgiften som ska lösas Tidsramarna Resurserna Ansvariga medarbetare Innehåller dessutom: Underlag för uppföljning Information som är av nytta för projektdeltagarna

29 Projektplan 2 Utformas efter första projektmöte Ska godkännas av uppdragsgivare innan genomförandefasen börjar (=kvitto att man är på rätt väg) Omfång på mindre projekt: 3-6 sidor Disposition: 1. Bakgrund 2. Mål 3. Organisation 4. Projektmodell 5. Kommentarer till tidsplan och resursplan 6. Riskbedömning 7. Dokumenthantering 8. Bilagor

30 Projektplan: 1. Bakgrund Avsikten med det här avsnittet är att informera läsaren om: Varför projektet har startats Vad som föregått projektet Referensdokument som har legat till grunden för projektplanen Ska gå att läsa separat (Kan bli inledande del i projektets rapport)

31 Projektplan: 2. Mål Här ska gruppen enas om vilken mätbar målsättning projektet har: Vilken ambitionsnivå har gruppen? När ska projektet vara avslutat? Projektmål: projektprodukt Affärsmål: tiden + finanser + deadline En utomstående person ska kunna avgöra om målet är uppnått eller ej

32 Projektplan: 3. Organisation Projektmedlemmar och andra personer som är knutna till projektet Ansvarsområde ska beskrivas Kommunikationsmöjligheter Adress Telefon Fax E-post

33 Projektplan: 4. Projektmodell Faser som projektet delats in i Varje fas bör ha ett konkret mål

34 Projektplan: 5. Kommentarer Kommentarer för att uppdragsgivaren och andra utanför projektet ska förstå hur gruppen lagt upp sitt arbete Kort om kritiska moment tiden finanser personal detaljplaneringen

35 Projektplan: 6. Riskbedömning Genomgång av de allvarligaste riskerna som är identifierade och som kan försena projektet Ibland är de så många att de behandlas i ett separat dokument

36 Riskmatris + Åtgärdslista P=Probability (Sannolikhet), 1=låg, 4=högst,! C=Consequences (Konsekvens), 1=inget problem, 4=allvarig,! R=Risc (Riskvärde), ju högre, desto större risk!

37 Projektplan: 7. Dokumenthantering Hur hanteras och sparas information: Var ska dokumenten i projektet sparas? Hur ska dokumenten namnges (Format)? Hur sköts säkerhetskopieringen? Av vem? Arbete på dokument som flera jobba på samtidigt Projektdagbok?

38 Projektplan: 8. Bilagor Tidsplan Beläggnings- och resursplan Disposition av projektrapporten

39 Gruppdynamik Beteendet hos en grupp är dynamiskt och föränderligt Kan stimulera En ny grupp går igenom olika mognadsstadier

40 Kännetecken på en fungerande grupp: Medlemmar respekterar varandra som arbetskamrater visar hänsyn och litar på varandra tar ansvar och deltar aktivt i arbetet kan lyssna och tar varandras åsikter på allvar

41 Tumregel för min grupp Det finns alltid minst en, som alltid levererar för sent gör inget som underkänner allt jag gör som påstår att det var hans idé bättre ensam?! nej! de dyker upp igen i arbetslivet!

42 Bra bok Patrick Lencioni "Fem felfunktioner i en grupp - och hur man skapar en fungerande arbetsgemenskap" (The five dysfunctions of a team: a leadership fable, 2002) Marcus Förlag 2006, ISBN , c:a 250 kr.

43 Planering 5 Projektledare? Det beror på omfånget och ambition. Det finns inga enkla råd för hur man blir en bra ledare. Olika situationer kräver olika åtgärder: Tillhörafas: skapa trygghet Rollsökningsfas: förebild, leder fokus på målet, ta tag i konflikter Tydlig och rak i budskap Fördela ansvar Lita på gruppen Handledare? Alltid (om den finns).

44 Projektavslutning Startar när projektets resultat har levererats Oftast redovisning i form av rapport och/ eller muntlig presentation Säkerställ att arbetet avslutas och alla erfarenheter samlas in

45 Presentationsteknik Bra bok: K. Ingemansson & M. Ekström "Presentationer med bildspel" Uppsala Publishing House 2004 ISBN:

46 Allmänt 1 Presentation = 'att sälja något resultat (bra eller dålig) idé vision Bra bok: A. Sigrell Retorik för lärare" Retorikförlaget 2008 ISBN:

47 Allmänt 2 Tänk på mottagaren mottagaren = 'köparen det finns ett moment av frieri i en presentation det kan finnas flera olika mottagare bakgrund / kunskapsnivå / intresse /... led mottagaren genom presentationen gör mottagaren intresserad ta henne/honom 'vid handen' Kill your darlings!!!!

48 Allmänt 3 Vetenskaplig presentation: ganska formell korrekt språk ganska opersonlig hederlig

49 Allmänt 4 Vad är poängen? t. ex. resultat/idé/vision Tala om vad du ska säga säg det tala om vad du har sagt Inledning: uppmärksamhet, välvilja, temat Huvuddel: tes, för- och motargument Avslutning: sammanfattning, upprepning av tyngsta argument, uppmaning

50 Disposition Börja i tid Börja med 'poängen' (kan vara en bild, ett diagram) Bygg en disposition kring poängen logisk-historisk bakgrund (varför, förutsättningar, vad andra gjorde) beskriv metod/teori redovisa resultat dra slutsatser/ge rekommendationer Löpsedelsprincip = det intressanta först

51 Layout Yttre formen är viktig! (du vill sälja något) Trötta inte ut mottagaren! Men: inte för häftig!

52 Presentationstyper Skriftlig rapport Poster Muntlig presentation

53 Skriftlig rapport Kolla tekniska anvisningar längd indelning typsnitt, radavstånd,... diagram, bilder, tabeller referenssystem Kolla dina tekniska möjligheter för hand/skrivmaskin/dator

54 EXEMPEL!

55 Poster 1 Kolla tekniska anvisningar höjd / bredd /... Kolla organisatoriska förutsättningar tiden för: upp / ner / bemannad Kolla dina tekniska möjligheter för hand / bara A4 / posterskrivare /...

56 Poster 2 Dela upp ytan enligt din disposition Vilka bilder, vilken storlek? Korta texter (punktlista) Stora bokstäver

57 Poster 3 Ska vara självförklarande Titeln ska vara läsbart från 2 m avstånd Texten från 1 m avstånd Metod att svara på frågor anger din adress, kopior i A4 Foto av författaren?

58 EXEMPEL!

59 EXEMPEL "suboptimal"!

60 EXEMPEL!

61 EXEMPEL med kopior!

62 EXEMPEL med särtryck av relevant artikel!

63 EXEMPEL "suboptimal"!

64 EXEMPEL prisade poster!

65 Muntlig presentation 1 1. Kolla tekniska förutsättningar krita / dia / OH / PP / video... pekpinne / laserpointer 2. Kolla organisatoriska förutsättningar tid: när / längd / prat <-> diskussion 3. Bestäm dig tradition / tid / tycke

66 Muntlig presentation 2 c:a 1 bild per minut Bild#1 = rubrik, författare, hemvist 'USA': Bild#2 = visa och förklara disposition Tänk på diskussionstiden

67 Muntlig presentation punkter per bild (lagom) stora bokstäver/bilder klar och tydlig (inte serif!) t ex inte Times kursiv grå eller med för lite kontrast gärna med referenser

68 PERT: Exempel

69 EXEMPEL! Scheme aerosol production Furnace 2 Monodisperse Aerosol 500 C DMA 1 DMA 2 Metal Polydisperse Aerosol N C Furnace 1 Charger K. Deppert et al., Appl. Phys. Lett. 64 (1994) 3293! Deposition chamber

70 Upplösning PDF direkt från 30%! förminskad från 100%!

71 Muntlig presentation 4 ögonkontakt med publiken stå rakt och skymta inte sikten kontrollera gester (händer) prata tydligt (och långsamt) var beredd på frågor (under + efter)

72 Muntlig presentation 5 öva föredraget ensam framför spegel/videokamera inför andra (kompisar/familjen/kollegor)

73

74 Muntlig presentation 6 de flesta föredragshållare är nervösa tänk på att du faktiskt har något intressant (bra eller dåligt) att berätta

75

76

77 Muntlig presentation 7! Många bra exempel finns här:

78 Muntlig presentation 8 vanliga fel: prata mot tavlan prata otydligt händerna i fickan/fel kroppshållning Microsoft mall avslutning glöms

79 Tack för uppmärksamheten!