Sid 1 (5) Inkom datum 2014-03-11 Lägesrapport Projektnamn KUB Redovisningsperiod (månad(er) och år) 2013-10-2013-12 Redovisnings-ID -009 1. Verksamheten i projektet Vilka aktiviteter har genomförts under den aktuella perioden? På vilket sätt har dessa en koppling till det kriterium/de kriterier som projektet arbetar med? Lyft också om aktuellt fram de transnationella aktiviteter och aktiviteter av regionalfondskaraktär. Projektet har haft formella föreläsningar i samtliga fyra spår: lärande, marknadsföring, bemötande och IT. Lärande: Den sista av de formella föreläsningarna inom Lärande hölls på tre platser i början av oktober. Dagen innehöll projektkunskap, omvärldsbevakning och en utvecklande förändringsmodell. Föreläsaren gjorde en kort genomgång av projektets olika faser och kopplade dessa till ett kunskaps- och lärandeperspektiv. Han lät deltagarna arbeta med en modell för nulägesanalys (SUMU styrkor, utvecklingspotential, möjligheter och uppmärksamhetspunkter) för att kartlägga var vi står både som organisation och i förhållande till omvärlden. Deltagarna fick också ta med sig egna case till dagen. Fortbildningsdagen leddes av Bo Nielsen från Ramböll. Presentationen filmades och finns tillgänglig för projektdeltagarna på bloggen (lösenordsskyddat). Inom ledarspåret har två träffar hållits, ett internat i Falun och endagsträff i Karlstad. Internatet tog upp Feed back 360 grader, en metod som innehåller intervjuer med medarbetare, chefer och kollegor för att skaffa sig en bild av hur man upplevs. Gruppen hade gjort intervjuerna i förväg och arbetade vidare med materialet i mindre grupper. Under den andra träffen arbetade deltagarna med utgångspunkt i sina handlingsplaner. Man diskuterade olika typer av planer funderade över vilka steg som behöver tas för att en önskvärd förändring ska ske i den grupp som man leder. Under perioden har fyra regionala träffar med ESFs processtöd SPeL planerats. Styrgruppen och projektledaren har träffat representanter för SPeL för att diskutera upplägget. Dagarna kommer att hållas i januari och februari med målgrupp chefer och projektteam. PRPT v.1 [1395668239355] d.prpt v.1 Marknadsföring Marknadsföring 4. Service och Värdskap - om konsten att att få besökaren att känna sig välkommen och omhändertagen. Den fjärde dagen i marknadsföringsspåret med Petra Trobäck. Syftet var att skapa förståelse för vad servicelandskapet omfattar, vad det innebär att vara värd och hur bemötandet påverkar våra besökare. Bibliotekspersonalen fick ta del av konkreta tips om vad service kan innebära och hur man gör för att skapa WOW-effekter både i vårt dagliga bemötande men också i stunder då besökarna är missnöjda. De diskuterade vad de ansåg vara bra service och ett bra biblioteksbemötande. Till träffen hade deltagarna fått en hemuppgift. De skulle förbereda sig genom att dra sig till minnes ett bemötande eller service som man själv fått ta del av (i butik, hos frisören, på banken, hos bilverkstan... ja var som helst) som var positivt och till och med överträffade förväntningarna. De skulle vidare fundera kring vad som hände och varför de uppskattade bemötandet. Bemötande
Sid 2 (5) Medvetet bemötande på bibliotek/psykisk ohälsa, Dyslexi var rubriken på den tredje av bemötandespårets kursdagar. På förmiddagen kom Eva Dahlbäck och Carolina Engfelt från Stockholms universitetsbibliotek för att berätta om projektet Hur gör jag? en utmanande 7- stegskur för medvetet bemötande på bibliotek Sju metoder testades för att utveckla medvetenheten om och kunskap för att ge ett gott bemötande. På eftermiddagen föreläste Susanne Mogstad om Psykisk ohälsa och NPF ur ett transnationellt perspektiv och Camilla Liljedahl höll i avsnittet om dyslexi. Föreläsarna är knutna till Iris Hadar. IT Den formella dagen för IT hette Biblioteket som möjliggörare. Vad händer på biblioteken? Just nu sker en snabb omstöpning av vad som är möjligt att göra i biblioteksrummet. Under dagen får vi ta del av olika exempel från bibliotek som har utvidgat sitt uppdrag på olika sätt. Det handlar om att arbeta med IT och skapande på ett nytänkande sätt, i samklang med sitt närsamhälle. Dagen innehöll flera virtuella föreläsningar föreläsarna, som både var inhemska och internationella, och de flesta talade via länk i Adobe Connect. Deltagarna hade möjlighet att ställa frågor till föreläsarna. En av föreläsarna deltog via förinspelad video, vilket följdes upp med diskussionsfrågor deltagarna emellan. Dokumentation från studiedagen finns på webben. Transnationella I oktober åkte en grupp till Danmark för att titta på bibliotek och bokbussar och möta dansk bibliotekspersonal. Många bokbusschaufförer deltog i resan tillsammans med chefer och andra kollegor. På denna resa ägnade man särskild uppmärksamhet åt bokbussar och deras möjligheter. På vår reseblogg KUBresa kan man läsa om intryck från olika deltagare. Där finns också rikligt med bilder från resmålen. I november for en grupp till Storbritannien. Denna resa hade läsfrämjande och användarvänlighet i fokus. Inför båda resorna träffades resenärerna via Adobe Connect-möten där man tog fram frågeställningar för resan. Två + två konsulenter från projektteamet var reseledare. Kommunikation På projektbloggen KUBprojektet, www.kubprojektet.wordpress.com finns bl a filmade föreläsningar. Bloggen har fram till årsskiftet haft 68500 sidvisningar. Under oktober var det 4683 sidvisningar och 665 besökare, under november 3631 sidvisningar och 620 besökare och under december 2897 sidvisningar och 497 besökare.projektet har också resebloggen KUBresa, www.kubresa.wordpress. com Utvärdering Karin Nowé Hedvall, en av utvärderarna i projektet, berättade i oktober för styrgruppen om resultatet från utvärderingen av det insamlade KUB-materialet. Tre dilemman framträder ur materialet: - Bibliotekscheferna har en svår balansgång att gå mellan att styra och att stödja i projektet. - Det finns ett dilemma i att balansera mellan bredd (samarbete med andra bibliotek) och djup (internt utvecklingsarbete). - Det tredje dilemmat handlar om att balansera mellan individens lärande och organisationens lärande. En viss trötthet kan skönjas bland deltagarna. Nu vill man komma till sak och tillämpa sina kunskaper. Reflektion är viktig för kunskapsdelning. Vad gör en process framgångsrik? Hur har det
Sid 3 (5) integrerade lärandet påverkat ändrat beteende, ändrade strukturer? Det vore positivt om de bibliotek som redan har modell för lärande kunde berätta om sina erfarenheter. Cecilia Gärdén, vår andra utvärderare, berättade i december för styrgruppen att det hela tiden kommer in utvärderingsblanketer, men färre nu än i början. Styrgruppen tycker det är bra om utvärderarna kan samla in utvärderingar så länge som möjligt. Det betyder fram till april. Utvärderarna ser ytterligare projekttrötthet nu. Cecilia tog upp frågan om slutrapportens utformning. Hur ska den användas? Styrgruppen menade att den ska fungera som ett inspirerande verktyg för att skapa och bibehålla en lärande organisation. Det ska vara en metodbok där personal och chefer får handledning i hur man kan arbeta vidare med KUB-modellen i vardagen. Cecilia rekommenderade att vi tar upp modellen i uppföljningssamtal med bibliotekschefer. Styrgruppen har haft två möten med minnesanteckningar. Under det senare styrgruppsmötet deltog även projektets referensgrupp, som består av länsbibliotekariernas chefer. Projektteamet har haft två möten, varav det ena var ett internat där vårens aktiviteter planerades. Båda mötena har minnesanteckningar. Projektteamet har dessutom haft mindre möten, indelade efter de olika spåren. Dessa har mestadels hållits i Adobe Connect. Spridning för strategisk påverkan: I oktober var projektledaren inbjuden att föreläsa för studenterna vid Bibliotekshögskolan. I oktober var projektet inbjudet att medverka vid Mötesplatsdagarna - ett möte mellan profession och akademi inom biblioteksvärlden. Till mötet skrev projektledaren ett paper om KUB-projektet med rubriken KUB-projektet - en modell att lära för jobbet? Projektledaren träffade i december representanter för systerprojektet Kompobib och Besök och utbytte erfarenheter kring dessa. Projektet har hittills haft XXX unika deltagare. I oktober deltog XXX personer under XXX timmar, i november deltog XXX personer under XX timmar och i december deltog XXX personer under XX timmar. Vilka företag/organisationer har deltagit i aktiviteterna under den aktuella perioden? inga Hur har ni arbetat med jämställdhet under den aktuella perioden? Vi har arbetat efter vår jämställdhetsplan och de fyra delmålen som finns där. Under perioden har några i projektteamet förberett de observationer som ska göras vid biblioteken. Vi för statistik över hur många män och kvinnor som deltar i aktiviteterna. Hur har ni arbetat med tillgänglighet under den aktuella perioden? Vi har arbetat efter vår tillgänglighetsplan och de sju delmålen som finns där. Vi arbetar med att göra våra kurslokaler tillgängliga för alla. Det är viktigt att använda mikrofon även vid frågeställningar från publiken så att alla kan höra allt som sägs. I november hade vi föreläsningar i bemötande där dyslexi och psykisk ohälsa togs upp utifrån ett tillgänglighetsperspektiv.
Sid 4 (5) Föreläsningarna filmas för att de ska vara tillgängliga för alla. Vad har fungerat bra och vad har fungerat mindre bra? Projektet arbetar i stort sett efter projektplanen. Under hösten har vår administrativa assistent haft en stor arbetsbelastning och projektets redovisning har kommit sent. Det har dock fungerat utan större problem. Utvärderarna noterar en viss projekttrötthet och det är en utmaning att tillföra ny energi i projektet. Ligger deltagarantalet i fas med vad som är planerat enligt ansökan? Vänligen ange ackumulerat antal deltagare i relation till planerat antal. Hittills har vi haft xxx unika deltagare vilket är i relation till det planerade antalet. Totalt antal anställda på de deltagande biblioteken är 750 personer. Ligger projektet i fas vad gäller måluppfyllelse? ja Ligger projektet i fas med budget? ja 2. Avvikelser från projektbeskrivningen Har det förekommit några avvikelser under perioden? JA NEJ Om det förekommit avvikelser, har ni meddelat ansvarig samordnare på ESF-rådet? JA NEJ Om du svarade nej, vad är orsaken till att ni inte har meddelat avvikelsen? Vilka åtgärder har ni vidtagit/avser att vidta med anledning av avvikelserna? Sammanställning av aktiviteter/utbildningar Programområde 1 och 2 Datum Insats (Aktivitet/utbildning/möte) Antal timmar (insatsens omfattning) Antal deltagare Planerat antal deltagare Slutförd insats Ja eller Nej 2013-10-01 Lärande föreläsning Gävle 8 33 33 Ja 2013-10-02 Lärande föreläsning Falun 8 12 29 Ja 2013-10-03 Lärande föreläsning Karlstad 8 23 25 Ja 2013-10-08 Resa till Danmark 8 15 15 Ja 2013-10-09 resa till Danmark 8 15 15 Ja 2013-10-10 Resa till Danmark 8 15 15 Ja 2013-10-16 Styrgruppsmöte Stockholm 8 10 12 Ja 2013-10-09 Ledarspår Falun 8 10 10 Ja 2013-10-10 ledarspår Falun 8 10 10 Ja 2013-10-23 Projektteamsmöte i Gävle 8 13 13 Ja 2013-11-05 Föreläsning Bemötande Karlstad 8 64 64 Ja
Sid 5 (5) 2013-11-11 Ledarspår Karlstad 8 9 9 Ja 2013-11-12 Resa Storbritannien 8 13 13 Ja 2013-11-13 Resa Storbritannien 8 13 13 Ja 2013-11-14 Resa Storbritannien 8 13 13 Ja 2013-11-13 Föreläsning Bemötande Gävle 8 85 85 Ja 2013-11-19 Marknadsföring 4 Karlstad 8 67 67 Ja 2013-11-20 Marknadsföring 4 Falun 8 55 55 Ja 2013-11-21 Marknadsföring 4 Gävle 8 65 65 Ja 2013-11-28 Föreläsning Bemötande Falun 8 84 84 Ja 2013-12-05 Styrgruppsmöte Stockholm 8 10 12 Ja 2013-12-09 Filma med ipad Bollnäs 3 7 7 Ja 2013-12-11 projektteamsmöte i Uppsala 8 17 17 Ja 2013-12-12 projektteamsmöte i Uppsala 6 16 17 Ja