folkbildning.net en antologi om folkbildningen och det flexibla lärandet andra reviderade upplagan SÄRTRYCK

folkbildning.net en antologi om folkbildningen och det flexibla lärandet andra reviderade upplagan SÄRTRYCK Folkbildningsrådet & Nationellt centrum för flexibelt lärande Stockholm 2003

Ryms ny verksamhet i gamla strukturer? studieförbundens organisation och det flexibla lärandet av Kerstin Namuth Fexibelt lärande med ikt-stöd* behövs i vår verksamhet med tanke på vårt uppdrag, vår respektive profil och våra deltagare det är studieförbunden överens om. Sedan den första kullen distansprojekt i folkbildningen startades 1996 har studieförbundens inställning till lärande på distans gått från stor tveksamhet till en övertygelse om att vi varken bör eller kan stå utanför utvecklingen. Varför har då det flexibla lärandet med ikt-stöd ännu inte integrerats i större omfattning i studieförbundens verksamhet och varför har så många lovande projekt inte överlevt efter projekttiden? Två stora hinder brukar nämnas: ekonomin och svårigheterna att få med kollegor. Ekonomin handlar om ökade kostnader i du**, osäkerhet om rapporteringsrutiner och beräkning av ledarens tid samt svårigheter att rekrytera deltagare till avgiftsbelagda distansutbildningar. Svårigheter att få med kollegorna : På en studieförbundsavdelning finns det du-intresserade pedagoger och en tveksam verksamhetsledning, * Informations- och kommunikationsteknik. ** du står för distansutbildning respektive alla lärsituationer där gruppen och ledaren inte befinner sig på samma ort samtidigt. du kan vara både en cirkel, en kurs, en uppdragsutbildning eller en del i något arrangemang. nu står för närundervisning respektive i en vidare betydelse för alla lärsituationer där deltagare och ledare möts ansikt mot ansikte (face-to-face). folkbildning.net 199

på en annan tycker avdelningschefen att det är svårt att motivera ledarna och på en tredje vill både verksamhetsledningen och några eldsjälar bland cirkelledarna satsa på flexibelt lärande men studievägledarna marknadsför bara de vanliga cirklarna. De svårentusiasmerade kollegorna kan alltså finnas i alla personalkategorier och befattningar. Gemensamt är att de innehar någon sorts nyckelroll för att distansstödda cirklar och utbildningar ska kunna ta fart. Detta kapitel vill erbjuda: hjälp att upprätta en realistisk budget för cirklar med ikt-stöd, stöd för att inleda erforderligt förändringsarbete i organisationen, underlag i form av checklistor för att kunna utgå från eget nuläge. Budgetering av cirklar/kurser med DU-inslag I cfl:s* påbyggnadskurs för flexibelt lärande intervjuade deltagarna sina verksamhetsledare och ställde bl.a. frågan Hur görs cirkelkalkylen?. Svaren var ganska lika och kan sammanfattas i en kalkylmall för studiecirklar med deltagaravgifter: Inkomster bidrag deltagaravgifter Kostnader ledararvoden och soc. avg. lokaler och utrustning material övrigt resp. schablon/admin. påslag Ingen av de tillfrågade verkade se någon nödvändighet att ytterligare specificera övrigt, vilket står för personal och infrastruktur för administration, marknadsföring, pedagogiskt stöd, personaladministration. Posten omfattar med andra ord alla stödfunktioner och hela den organisatoriska strukturen som byggts upp för att kunna bedriva verksamheten. Organisationen är utformad för att svara mot studieförbundets traditionella verksamhet, nämligen studiecirklar som möts i studieförbundets egna eller hyrda lokaler, kamratcirklar, uppsökande folkbildning, kulturarrangemang och viss uppdragsutbildning. Man utgår ifrån att alla cirk- * Nationellt centrum för flexibelt lärande. 200 folkbildning.net

lar/utbildningar tar strukturerna i anspråk i ungefär samma utsträckning och genom att schablonisera andelarna förenklas budgetarbetet. Kostnadsbilden för varje enskild kurs blir dock inte helt rättvisande på detta sätt. Om man vill få en realistisk kostnadsbild för enskilda arrangemang blir det nödvändigt att ställa upp alla kostnader i detalj och sedan visa på vilket sätt de blir relevanta för den aktuella kursen. Kostnader som kan uppstå är följande (listan kan säkert kompletteras): Lönekostnader för verksamhetsledning arbetsledning studierådgivning marknadsföring administration, som registrering och rapportering kursutveckling materialframtagning pedagogiskt stöd till ledare under pågående kurs praktiskt stöd till ledare och deltagare under pågående kurs fortbildning för pedagogisk och administrativ personal kvalitetssäkring (kvalitetskriterier, utvärdering, åtgärd, uppföljning) pedagogisk ledning av kurs/cirkel/utbildning tekniskt stöd till personal som arbetar med datorer reception, telefonväxel löneadministration Lokaler, infrastruktur, material lokalkostnad (hyra, städning, uppvärmning, fastighetsskötare m.m.) inköp av utrustning för kontor och kurslokaler (möbler, whiteboard, datorer, mjukvara ) drift & underhåll av utrustning materialkostnad (studiematerial, referensmaterial, arbetsmaterial) förbrukningsmaterial (kontor, kök, badrum ) telefoni & kommunikation annonser & marknadsföring resor folkbildning.net 201

Det allra flesta posterna torde ingå i budgeten för alla tänkbara cirklar och kurser. Sedan skiljer det sig från arrangemang till arrangemang hur mycket av varje som behövs. Den största skillnaden mellan du och nu är alltså inte kostnadernas art utan var i organisationen kostnaderna uppstår, var material och utrustning befinner sig och vilka som uppbär lön. Till exempel: Studieförbunden räknar med att utrustning som används i verksamheten behöver underhåll. Traditionellt är sådan utrustning placerad i studieförbundets lokaler. I du omfattar utrustning som används i verksamheten även den dator som står hemma hos ledaren. Traditionellt får administrativ personal avsätta arbetstid för att lära sig nya rutiner, exempelvis ett nytt dataprogram. Denna tid ingår i deras tjänst. Inför en kurs med ikt-stöd är det kursledaren som måste göra sig förtrogen med ny teknik (plattformen, författarverktyg). Enligt cirkelledaravtalet har han/hon dock ingen tid att disponera utöver tiden med deltagarna och viss förberedelse. Intrycket uppstår att du blir dyrare eftersom det tillkommer kostnader som inte finns i nu. De absoluta kostnaderna behöver dock inte nödvändigtvis bli högre i du men fördelningen blir annorlunda. Kostnadsförskjutningar mellan DU och NU En jämförelse av de olika posterna i kalkylen för en cirkel med distansstöd och budgeten för en traditionell cirkel skulle kunna se ut så här: kursadministration (registrering och rapportering): Anmälningar till en du kommer i högre grad in via hemsidan, vilket spar tid som kan läggas på rapporteringen som enligt nuvarande regler för distanscirklar tar lite längre tid. marknadsföring: målgruppen nås via hemsidan, annonskostnaderna sjunker. Å andra sidan krävs uttömmande kursbeskrivningar och effektiva rutiner/teknik för webbpublicering, hantering av webbanmälningar, underhåll av hemsidan. kursutveckling krävs i alla kurser. I du är fler respektive andra aktörer involverade i detta arbete (pedagoger, tekniker, etc.). I ett initial- 202 folkbildning.net

skede blir kostnaden högre eftersom kurser behöver utvecklas från grunden. materialframtagning kan, beroende på materialet, bli dyrare eller billigare i du. Kursbärande datorstödda material är dyra att ta fram. Å andra sidan kan man kanske använda en vanlig kursbok och utnyttja Internet som billig resurs. pedagogiskt stöd till ledare under pågående kurs behövs i både i nu och i du. Hur mycket stöd beror på hur pass ny ledaren är och/eller hur pass ny kursen/cirkeln är. fortbildning för pedagogisk och administrativ personal behövs i alla former. du kräver mer i början eftersom det handlar om både höjning av datakunskapen och utökning av den pedagogiska repertoaren. Å andra sidan ingår i en du-ledarutbildningar även sådant som höjer den allmänna pedagogiska kompetensen. Detta kommer hela verksamheten tillgodo och borde inte enbart belasta du-kontot. kvalitetssäkring (utformning av kvalitetskriterier, utvärdering, åtgärd, uppföljning) behövs i alla former, initialt mer för varje helt ny typ av utbildning. kursledning innebär en förskjutning av arbetsuppgifter i du, vilket gör det svårare att avgränsa och beräkna tiden. Det gäller att utveckla pedagogiska modeller, verktyg och rutiner för att effektivisera arbetet med bibehållen pedagogisk kvalitet. lokalkostnad (hyra, städning, uppvärmning, fastighetsskötare m.m.) blir mindre i en du-kurs. Med bra organisation kan lokaler utnyttjas optimalt, t.ex. två kurser med sammankomst varannan vecka kan bokas i samma sal. inköp av utrustning (möbler, whiteboard, datorer, etc.): med du blir det i längden färre lokaler, å andra sidan ställs högre krav på datorisering. förbrukningsmaterial (kontor, kök, badrum ) går det åt mindre av i studieförbundets lokaler, men viss materiel kan behövas hos ledaren. resor: Ledare som vanligtvis reser mycket mellan sammankomsterna kan spara in restid och mil i en distanscirkel. Men ingår det internat så skjuter kostanden för resor, kost & logi i höjden. folkbildning.net 203

De tydligaste skillnaderna i kostnadsbilden är: nu: lokalkostnad (hyra, städning, uppvärmning, fastighetsskötare mm) på grund av att fler lokaler behövs. du: posterna tekniskt stöd till personal som arbetar med datorer, drift & underhåll av utrustning, telefoni & kommunikation omfattar även ledarna. Ju större distansinslag som ingår i en cirkel, desto större förskjutning av kostnaderna blir det. Kalkylen för en cirkel med sammankomster varje vecka och en liten FirstClass-konferens som du-komplement uppvisar bara små avvikelser från en traditionell cirkelkalkyl. Kostnadsbilden för en ren distanskurs däremot skiljer sig avsevärt från den vanliga budgeten. Det är viktigt att komma ihåg att en ny kurs alltid betingar en initialkostnad som försvinner när kursen genomförs upprepade gånger. Initialkostnaden för avdelningens allra första du blir högst. Att utveckla ytterligare du-kurser, även i helt andra ämnen, blir betydligt billigare eftersom man kommer att kunna utnyttja teknik, rutiner m.m. som har tagits fram. Här kan även resultaten från eventuella projekt med externa medel som avdelningen haft komma väl till pass. Förändringsarbete i organisationen Om man gör en noggrann budget för en traditionell studiecirkel och en jämförbar flexibel studiecirkel med ikt-stöd kommer man förmodligen fram till att båda i stort sett behöver samma sorts stödfunktioner och genererar samma typ av kostnader. Vad som skiljer sig åt är snarare organisationen av de nödvändiga stödfunktionerna. Många av distansutbildningens ekonomiska problem är alltså i grunden olösta organisatoriska frågor. Vad som behövs för att komma tillrätta med ekonomin och att sätta fart på det flexibla lärandet är ett förändringsarbete i organisationen och infrastrukturen. De strukturer som finns i studieförbunden idag har vuxit fram för att passa den traditionella verksamheten. De har kontinuerligt anpassats till nya krav som verksamheten har ställt, exempelvis nya målgrupper, en ökning av uppdragsverksamhet, ett minskat intresse för språkcirklar. Den administrativa personalstyrkan har utökats/minskats eller fortbil- 204 folkbildning.net

dats, man har hyrt fler eller färre lokaler eller studieförbundet har fortbildat och rekryterat ledare som kunde hantera nya typer av utbildning. Förändringarna har mest varit av kvantitativ natur, mer eller mindre av samma sak. Kvantitativa förändringar ryms inom en befintlig struktur för lönesättning, arbetsfördelning och infrastruktur. Att rusta om en avdelning för du betingar inte bara kvantitativa utan strukturella förändringar i olika delar i organisationen. Detta verkar omfattande och svårt. Det mesta av studieförbundens du hittills har ägt rum som avgränsade projekt med speciella projektpengar och har inte påverkat avdelningens organisation. När projektperioden var slut fanns det i de flesta fallen ingen organisation som kunde ta hand om den nya verksamheten. Anpassningen till verksamhetstyp distanscirkel har på de flesta avdelningarna helt enkelt ännu inte skett. Hur genomför man ett förändringsarbete i studieförbundets organisation? Typiskt för studieförbunden är att avdelningarna inte brukar toppstyras. Förändringar beordras inte utan växer fram. Detta ger stor frihet åt enskilda delar av verksamheten att styra över innehåll och gestaltning av sitt arbete och att spontant pröva nytt. Just denna frihet och flexibilitet gör det å andra sidan svårt att koppla ett gemensamt grepp på problem som rör flera avdelningar och områden. Det är den svårigheten många projektledare och -grupper upplever när de vill omsätta sina positiva ikt-erfarenheter i den ordinarie verksamheten och som de sammanfattar med det är svårt att få med kollegorna. Ofta är man inte beredd på att ett implementerings- och förändringsarbete i en organisation har en helt annan karaktär än ett projekt. För projektarbetsgruppen är projektet det viktigaste. Målet är ett bra resultat, förutsättningen ett välkomponerat expertteam, helst sammansatt enligt den klassiska teambuilding-modellen, t.ex. Adizes' paeimodell (Produceraren + Administratören + Entreprenören + Integreraren). Det bör finnas en eldsjäl/idéspruta, en administratör som håller ordning, en ledare som håller riktningen och farten och en kollega som folkbildning.net 205

kan harmonisera gruppen. Projektet lever ekonomiskt och organisatoriskt sitt eget liv vid sidan om den ordinarie verksamheten. När målet är att driva ett förändringsarbete i en organisation och integrera nytt i befintliga strukturer är situationen en helt annan. En organisation är ett nätverk av delar som är ömsesidigt beroende av varandra. En förändring i en del brukar ha konsekvenser för andra. En helt ny verksamhetsform som flexibelt lärande med ikt-stöd berör hela organisationen. Implementeringen kan bara lyckas om nyckelpersoner i alla berörda verksamhetsdelar involveras. Nyckelpersonerna kommer förmodligen att representera olika befattningar och hierarkiska nivåer. De behöver se att det flexibla lärandet med ikt är meningsfullt för dem och att det låter sig integreras på ett smidigt sätt, dvs att det inte medför en orimlig arbetsbelastning eller orealistiska kompetenskrav på medarbetarna. Därför är det helt avgörande att alla strukturella frågor löses ungefär samtidigt. Om man exempelvis enbart arbetar med att skapa nya kurser utan att se över arvoderingen är det stor risk att ledarna förutser en orimlig arbetsbelastning och mister intresset. Utökar man cirkelutbudet utan att förankra det med verksamhetsledningen kommer inte verksamheten att få det strukturella stöd den behöver för att lyckas. Hur börjar man? Först och främst behövs ett beslut från verksamhetsledningen att satsa på flexibelt lärande. Ju tydligare mål och vision formuleras desto lättare blir genomförandet. Om möjligt börjar det konkreta arbete där det är lättast. Det kan vara: En del-distanscirkel med ganska många fysiska möten. En kurs där det redan finns bra material på nätet. På en avdelning där några nyckelpersoner redan är intresserade av it och flexibelt lärande. På en avdelning där flexibel utbildning efterfrågas (kanske rentav uppdragsutbildning eller vuxenutbildning). I samarbete med en datormogen medlemsorganisation som vill pröva på en distanscirkel. 206 folkbildning.net

Utgå från en konkret cirkel/utbildning och bilda ett team eller en referensgrupp bestående av alla nyckelpersoner. Fundera tillsammans över alla relevanta frågor och hitta lösningar som passar er organisation. Utgångspunkt för diskussionerna bör vara de arbetsuppgifter som du medför och den infrastruktur som krävs. Checklistan kan tjäna som diskussionsunderlag för referensgruppen: Vad behöver göras, på vilket sätt och vem ska göra det? Ryms de nya uppgifterna inom de befintliga strukturerna? Kan de läggas in i någon befintlig tjänst? Fungerar de vanliga rutinerna? Håller den vanliga lönestrukturen eller behöver den anpassas? Hur lång tid kommer uppgifterna att ta, dvs vilka lönekostnader behöver man räkna med? Vilka praktiska förutsättningar behöver skapas? 1. Planering av verksamheten (nyckelpersoner: styrelse/rektor/verksamhetsledare/avdelningschef). Beslut om verksamheten: Vilka studieformer ska vi erbjuda och varför och till vilka målgrupper? Vilken roll ska det flexibla lärandet med ikt-stöd spela i verksamheten? Hur ska verksamheten ta hand om det flexibla lärandet? Samverkan över avdelningsgränserna inom studieförbundet? Eventuell samverkan med externa organisationer? Grundläggande beslut behöver fattas beträffande profil och idéburenhet. Samordning och arbetsorganisation? 2. Information. Marknadsföring: Hur når vi målgruppen? Direkt eller via tredje person såsom arbetsgivare, medlemsorganisationer? Vilka medier? Kursprogrammet, tidningar, hemsidan, Folkbildningsnätets annonskonferens? Kursinformation och studievägledning: Hur kan vi bäst presentera och beskriva det flexibla lärandet? Hur kan vi rekrytera rätt deltagare till den typen av utbildning? Vad bör studievägledningen ta upp med deltagarna? folkbildning.net 207

3. Administration. Registrering av deltagare? Utvärdering? Rapportering? Praktiska arrangemang (utrustning, lokaler, resor, m.m.)? 4. Pedagogisk planering. Mål och innehåll? Metodik? Upplägg och schema? Val av material? Uppgifter för deltagarna? Uppföljning av framstegen, utvärdering av den pedagogiska processen? 5. Materialframtagning. Framtagning av nytt material eller anpassning till distanskursen och de tekniska förutsättningar, t.ex. layout, html, skapa konferenser i First- Class Frågor som måste lösas i god tid är: Vem skriver/tar fram materialet? Vilket medium är lämpligast med tanke på syfte, praktisk användbarhet, kostnader, teknisk utrustning: papper, vanlig e-post/konferensinlägg eventuellt med bilagor, cd, egen webbsida, länkar till befintliga webbplatser, video, kassettband? Om kursmaterialet redan finns: behövs det en uppdatering av t.ex. webbsidor? Copyright-frågor? 6. Den pedagogiska kursledningen (enligt cirkelledaravtalet). Leda/ moderera samarbetet i konferensen/på plattformen? Tillhandahålla expertis, förmedla fakta? Handledning av deltagarnas arbete, enskilt och i olika gruppkonstellationer? 7. Tekniskt stöd före och under kursen. Installera, konfigurera och underhålla hårdvara och mjukvara? Tekniska instruktioner (lathund, manual)? 208 folkbildning.net

Tekniskt stöd till ledaren, användarfrågor? Support till deltagare (t.ex. användningen av fc, inloggning)? 8. Teknik och infrastruktur. Val av plattform: Vilka krav behöver den uppfylla med tanke på den aktuella cirkelns/utbildningens mål och folkbildningskvalitén? Lärararbetsplatser: I studieförbundssammanhang brukar det vara tillrådigt att ledare arbetar hemifrån p.g.a. att få ledare har en fast tjänst som är förlagd till ett och samma ställe och en poäng med flexibelt lärande är just flexibiliteten i tid och rum. Den innebär att deltagarna och ledaren behöver koppla upp sig ofta och korta stunder istället för under ett avgränsat schemalagt pass per vecka. Frågor som behöver lösas är: Får läraren låna en dator eller arbetar hon/han ifrån sin egen? Vem servar ledarens dator? Driftsäkerhet för ledarens dator är en fråga om driftsäkerhet för hela utbildningen/cirkeln. Deltagarens tillgång till utrustning och specificering av tekniska krav? 9. Fortbildning och utveckling. Vilka personalkategorier behöver utveckla sin kompetens? Räkna med: Fortbildning: datakurser, pedagogisk fortbildning, baskurser? Tid att vänja sig, arbetet tar längre tid innan man har tränat upp handlaget. Ledaren kanske behöver extratimmar under den första flexibla kursen. Utveckling av praktiska och metodiska rutiner för att utnyttja tiden optimalt. Ledaren behöver pröva sig fram till lämpliga uppkopplingsintervall, sätt att formulera sig kort i skrift utan att ge avkall på pedagogiska värden, att snabbt skapa meningsfulla uppgifter för deltagarna, etc. 10. Ekonomi. Ekonomin står sist eftersom en realistisk kalkyl baseras på alla beslut som fattas för punkterna 1-9. Observera vikten av att särskilt granska lönestrukturen. Hur arbetsuppgifterna fördelas och vilka stödfunktioner som skapas på en avdelning beror på de inblandade personernas kompetens och intresse inom de olika områdena samt grundstrukturen som finns på avdelningen. folkbildning.net 209

En typisk stödfunktion för flexibelt lärande med ikt-stöd är teknisk support till ledaren. Olika avdelningar har hittat olika välfungerande lösningar, t.ex. en kursledare får extratimmar för att hjälpa kollegor, en datavan studiekonsulent hjälper till och avlastas från 10 procent av sina ordinarie uppgifter, en drop-in-dataverkstad finns tillgänglig en gång i veckan parallellt med en drop-in-tid i mediateket för kursdeltagare. Det finns ingen generell lösning här utan det gäller att hitta den optimala lösningen för varje kurs/cirkel och varje avdelning. Att få med kollegorna Man kan inte begära att alla kollegor ska börja brinna för det flexibla lärandet på samma sätt som projektledaren och initiativtagaren gör. Många projektgrupper jobbar övertid i ren entusiasm. De tycker att projektet är värt det. Deras extrainsatser är ofta avgörande för projektets framgång. Ordinarie verksamhet kan dock inte byggas på denna sorts frivillighet. Det är orimligt att begära att någon ska jobba över utan att få betalt, eller att en medarbetare på kontoret ska sköta sitt vanliga jobb och vid sidan om det ge teknisk support åt en växande skara du-lärare och deltagare, eller att någon ska behöva köpa sig en dator, betala drift, underhåll och uppkoppling för att kunna leda en distanskurs på ett studieförbund för en cirkelledarlön. Studieförbundsavdelningar som vill integrera du i sitt ordinarie utbud måste skapa rimliga villkor för detta. Med rimliga villkor brukar attityden hos de flesta kollegorna bli positiv eller åtminstone inte avvisande. Engagemang för du-arbetet kommer när kollegorna ser att det tillför dem och deras arbete någonting värdefullt. Den som driver ett du-implementeringsarbete eller ett strukturellt förändringsarbete eldsjälen, verksamhetsledaren eller en projektledare gör klokt i att försöka se det flexibla lärandet ur respektive kollegas perspektiv. Vad kan var och en av de inblandade ha för ingång i du utifrån de egna arbetsuppgifterna? Vad kan det finnas för incitament att satsa energi och kreativitet på det? Vilka hot kan han/hon se? Man kan inte förvänta sig att en resultatansvarig ska bli lyrisk över en 210 folkbildning.net

cirkel med helnöjda deltagare så länge denna cirkel inte rekryterar minimiantalet betalande deltagare. Lika svårt är det för många pedagoger att se det tjusiga i att två tekniska system pratar med varandra. I referensgruppen för du bör det finnas respekt för varandras olika blickvinkel. Det måste vara tillåtet för resultatansvarige att tänka klirr i kassan, för pedagogen att sätta metoder och material i centrum och för teknikern att skissa på smidiga lösningar. Bara på det sättet kan referensgruppen fylla sitt syfte nämligen att arbeta fram en organisation inom avdelningen som verkligen kan ta hand om det flexibla lärandet. Förresten har avdelningar inom olika studieförbund påbörjat ett mycket medvetet arbete för folkbildning på distans och det flexibla lärandet; de har tagit upp det i verksamhetsplanen och avsatt personella resurser för det. har några lokalavdelningar anmält hela sin du-referensgrupp till cfl:s baskurs. ska 12 procent av statsbidragen gå till utvecklingsinsatser. är ett studieförbunds hela organisation enbart till för att möjliggöra och stödja den konkreta bildningsverksamheten. ska man behöva ändra allt i organisationen? Nej, men överallt någonting! Läs mer: Nilsson, Tommy. Flexibelt lärande på nätet handledning för cirkelledare, cfl 2003. Pettersson, Jan. it-handbok för folkbildning, Folkbildningsrådet 2003. Innehåller bl.a. 10 steg mot en it-strategi. folkbildning.net 211