Sida Sammanträdesdatum 2013-09-09 1 Plats och tid Hallstahammars kommun kl 09.00-16.30 ande Linnéa Landerstedt, ordförande, Landstinget Västmanland Hans Söderström, tjänstgörande ersättare, Försäkringskassan Roger Ingvarsson, ledamot, Skinnskattebergs kommun 28-35 Anita Lilja-Stenholm, tjänstgörande ersättare, Fagersta kommun Karin Karlsson, ledamot, Sala kommun 28-35 Mariette Sjölund, ledamot, Hallstahammars kommun Britt-Inger Fröberg, ledamot, Surahammars kommun Övriga deltagande Utses att justera Peter Molin, ersättare, tjänstgörande ersättare 36-40, Sala kommun Jonas Wells, samordnare Ulf Wall, förvaltningsekonom 28-30 Anette Häggqvist, verksamhetsledare Samordningsteam Sala 38-39 Sara-Stina Klingberg, socialkonsulent Samordningsteam Sala 38-39 Johan Rosengren, arbetsförmedlare Samordningsteam Sala 38-39 Lena Bäcklin, administratör Samordningsteam Sala 38-39 Håkan Reuterwall, styrgruppsrepresentant Samordningsteam Sala 38-39 Annelie Sörengård, verksamhetsledare Samordningsteam FNS 38-39 Sven-Erik Nylund, administratör Samordningsteam FNS 38-39 Anna-Cari Calander, kurator Samordningsteamen 38-39 Helena Berggren, socialkonsulent Samordningsteam Hallsta/Sura 38-39 Helmut Hoffmann, revisor (utsedd av kommunparterna) 38-39 Elisabeth Löf, revisor (utsedd av landstinget) 38-39 Stina Björnram, revisorsbiträde PwC 38-39 Mariette Sjölund Justeringens tid och plats Underskrifter Sekreterare... Ordförande Justerande Jonas Wells... Paragrafer 28-40 Linnéa Landerstedt..... Mariette Sjölund ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Norra Västmanlands Samordningsförbund
Sammanträdesdatum 2013-09-09 Datum för anslags uppsättande 2013-09-09 2 Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Socialförvaltningen i Fagersta kommun..... Jonas Wells
NVSam 28 2013-09-09 3 Dagordning Dagordningen föredras. Två ärenden tillkommer till dagordningen; Information inför invigningen av Sala Hälsocenter (läggs till 37) och Utbildningsdag om uppföljningsverktyg (läggs till övriga frågor, 39). Dagordningen fastställs med föreslagna tilläggsärenden Utbildningsansökan: Uppföljningsverktyg januari 2014 (under Övriga ärenden) och information om invigning av Sala Hälsocenter 11 september (under punkt Kalendarium 2013).
2013-09-09 4 NVSam 29 Genomgång av föregående protokoll Genomgång av protokoll 22 maj 2013 genomgås. Protokollet godkänns och läggs till handlingarna.
2013-09-09 5 NVSam 30 Dnr 2013. Ekonomisk redovisning Följande handlingar ger bakgrund till ärendet: - Budgetuppföljning 20130101-20130831 - Insatsredovising per 20130831 - Intecknade medel per 20130831 Budgetuppföljning visar att upplupna kostnader för styrelsen (ID 1000) t.o.m. 130831 är 152 224 kr vilket motsvarar 50,74 % av budgeten (riktvärde 66,67 %). Avvikelsen beror på låga kostnader för arvorden och arbetsgivaravgifter. Prognosen är dock att denna budget går jämnt upp då höstens arbete innehåller flera träffar mellan styrelsen. Budgetuppföljningen för den gemensamma administrationen (ID 1001) visar upplupna kostnader per 130831 är 709 664 kr vilket motsvarar 69,00 % av budgeten. Detta ligger något över riktvärdet på 66,67 % och det beror framförallt på att kostnader för administrativa tjänster på 185 414 kr via Fagersta kommun har fakturerats och betalats för hela året. Insatsredovisning visar att Samordningsteamens kostnader sett till halvåret ligger under det prognosticerade (mellan 40-44 % efter halva året). Möjligtvis ligger en del upplupna kostnader i kommande fakturor för teamen men bedömningen är ändå att teamen kommer att göra en signifikant avvikelse (mer än 10 %) från deras sammanlagda årsbudget). Detta överskott äts dock upp av ökade kostnader för extern medbedömning 2013 då kostnader från 2012 hamnade på 2013 års budget. Intecknade medel visar att förbundet har intecknat 9 784 000 kr i olika aktiviteter för 2013 samt att tillgångarna vid årets början 11 875 000. En stor del av det egna kapitalet (som är på 4 307 000 kr) beräknas gå åt under 2013. Prognosticerade kostnader för 2014 beräknas till 8 441 000 kr men då är beslut som ev fattas under detta styrelsemöte inräknat provisoriskt. Rapporterna diskuteras och godkänns och läggs till handlingarna. Skickas till: Socialförvaltningens ekonomiavdelning i Fagersta
2013-09-09 6 NVSam 31 Dnr 2013. Bilpolicy inom Norra Västmanlands Samordningsförbund Följande handling ger bakgrund till ärendet: - Bilpolicy inom Norra Västmanlands Samordningsförbund Samordnare Jonas Wells redogör för presidiets arbete med att förtydliga arbetet, rutinerna och uppföljningen av det beslut styrelsen fattade vid föregående styrelsemöte angående förbundets bil. et utgick från den s.k. kostnadsneutrala lösningen som innebär att både förbundet och samordnaren (genom löneavdrag) gemensamt bekostar förbundets bil. Bilpolicyns syfte är att reglera bilinnehav, rutiner och användande av bilar inom Norra Västmanlands Samordningsförbund. Bilpolicyn är upprättad enligt regler och rekommendationer från Skatteverket och kan ändras av förbundet om ny lagstiftning eller annan omständighet som av förbundet bedöms göra det nödvändigt. Att anta bilpolicy efter framlagt dokument. Skickas till: Samordnaren Lönekontoret Socialförvaltningens ekonomi-administrativa avdelning i Fagersta
2013-09-09 7 NVSam 32 Dnr 2013. Arvode till ordförande Följande handling ger bakgrund till ärendet: - E-post från Henry Komulainen, vice ordförande Samordnare Jonas Wells redogör för e-post meddelande från vice ordförande Henry Komulainen. Ärendet föranleds av oklarheter om hur Landstingets Västmanlands dokument ersättningar till förtroendevalda ska tolkas. Genom förbundsordningen hänvisas arvoden till styrelseledamöter och fasta arvoden till detta dokument. Enligt rådande tolkning av ersättningar till förtoendevalda ingår alla formella uppdrag som ordförande har, såsom styrelsemöten, officiell representation och presidiemöten i det fasta arvodet. Vid genomläsning av dokumentet står dock så här: Begränsningar 1. För förtroendevald med månadsarvode motsvarande heltid enligt förteckning ovan täcker arvodet allt deltagande i sammanträde, förrättning och övriga uppdrag som landstinget ersätter. 2. Förtroendevald med månadsarvode om 40 procent upp till inte full heltid äger rätt till sammanträdesarvode och ersättning för förlorad arbetsförtjänst vid deltagande i fullmäktige. Månadsarvodet täcker allt övrigt deltagande i sammanträde och förrättning för uppdrag inom landstinget. 3. Förtroendevald med månadsarvode i övrigt, det vill säga med en tidsomfattning upp till 40 procent, har inte rätt till arvode och ersättning för förlorad arbetsförtjänst om det hänför sig till angivet huvuduppdrag enligt förteckning ovan. Den sistnämnda, punkten 3, gäller för ordförande i Norra Västmanlands Samordningsförbund. Av denna text framgår att den rådande tolkning är felaktig. Det är endast förtroendevalda med månadsarvode på heltid som samtliga förrättningar ingår i det fasta arvodet. Styrelsens uppfattning är att sammanträdesarvodet borde ha ingått från när förbundet började tillämpa det nya reglementet och att det är olyckligt att ordförande inte har fått ersättning för sin nedlagda arbetstid i förbundet. 1. Att sammanträdesarvoden för formella åtaganden ingår inte i ordförandets fasta arvode.
2013-09-09 8 2. Att ersätta ordförande retroaktivt för sammanträdesarvoden från när det nya reglementet började tillämpas efter ordförandebytet. Skickas till: Sekreteraren Lönekontoret
2013-09-09 9 NVSam 33 Dnr 2013. Ekonomi- och administrationstjänster från 2014 Ordförande redogör för samtal förda under medarbetarsamtalen med samordnare Jonas Wells om att utöka dennes arbetsgifter från 2014 med en del av det arbete som under 2013 ingår i sekreterarens arbetsuppgifter, nämligen arbetet med förberedelserna inför styrelsemöten (skrivande av dagordning, kopiering och utskick), sekreterare under styrelsemöten och protokollskrivning efter styrelsemöten. Tjänster som inte ska ingå i samordnarens arbetsuppgifter är även i fortsättningsvis de övriga tjänster som idag handläggs av Fagersta kommun såsom diarieföring, arkivering och handläggande av arvoden till styrelseledamöterna samt ekonomiförvaltning. Dessa tjänster ska även i fortsättningen inhandlas externt. 1. Att lägga del av sekreterarfunktionen som hänför sig till arbetet inför, under och efter protokollskrivning på samordnaren från 2014. 2. Att begära offert från Fagersta kommun och Norra Västmanlands Ekonomiförvaltningsförbund för 2014 Skickas till: Samordnaren Socialförvaltningen Fagersta kommun Norra Västmanlands Ekonomiförvaltningsförbund
2013-09-09 10 NVSam 34 Dnr 2013. Rekrytering gemensam EU strateg mellan samordningsförbunden i Västmanland, Sörmland och Uppsala län Handling som ger bakgrund till ärendet: - Fortsatt inriktning EU-plattform samordningsförbunden i Uppland, Västmanland och Sörmland Hösten 2012 påbörjade samordningsförbunden i Sörmland, Uppland och Västmanland ett arbete med syfte att skapa goda förutsättningar för utvecklingsarbete inom ramen för förbundens uppdrag med stöd av EUmedel. Motivet till arbetet kan sammanfattas i budskapen från ESF att det under nästa programperiod, EU 2020, kommer att ställas betydligt högre krav för att få ansökningar godkända. Områden som måste förbättras är bl.a. beskrivning av innovation, långsiktighet och tillvaratagandet av erfarenheter. Samtliga fem förbund som berörs har under året fattat inriktningsbeslut där en strävan varit att beskriva hur förbunden kan agera före och under programperioden EU 2020. Ett dokument Fortsatt inriktning EU-plattform samordningsförbunden i Uppland, Västmanland och Sörmland beskriver i detalj ett förslag om en gemensamt finansierad EU-strateg med gemensam ledning av samordningsförbunden i de nämnda länen. EU-strategen tillhör organisatoriskt Västerås stad men hyrs ut till samordningsförbunden som tillsammans bildar en styrgrupp. Innehållsmässigt ska tjänsten svara upp mot behovet med: - Omvärldsbevakning kring EU:s trender, övergripande riktlinjer, program- och fondutbud samt kommunikation och rådgivning till förbunden. - Bevaka, tolka och analysera EU:s konsekvenser för regionen och de lokala förbunden. - Delta i och utveckla regionala, nationella och internationella nätverk. - Identifiera och matcha EU program/fonder med den för verksamheten aktuella inriktningen. - Söka partners för samverkan och utvecklingsprojekt i linje med samordningsförbundens strategi. - Initiera, planera, ansöka om samt följa upp regionala och internationella EU-projekt. - Rådgivning och författande av ansökningar om medel inom ramen för aktuella EU-program/fonder.
2013-09-09 11 Totalt sett kostar tjänsten maximalt 1 410 tkr under 2014, 1 452 tkr under 2015 och 1 496 tkr under 2016. Norra Västmanlands Samordningsförbunds del är uträknat efter befolkningsdel vilket motsvarar 8 % av årsbeloppen. Kostnaden för Norra Västmanlands Samordningsförbund uppgår totalt för åren 2014-2016 till 333 tkr fördelat på 108 tkr 2014, 111 tkr 2015 och 114 tkr 2016. om fortsättning föreslås fattas i respektive styrelse senast i september 2015. Att besluta att avsätta 108 tkr 2014, 111 tkr 2015 och 114 tkr 2016 för finansiering av EU-strateg under förutsättningen att likalydande beslut fattas av övriga ingående parter bakom förslaget. Skickas till: Samordningsförbundet Uppsala län Samordningsförbundet RAR i Sörmland Samordningsförbundet Västra Mälardalen Samordningsförbundet Västerås
2013-09-09 12 NVSam 35 Dnr 2013. Informationspunkt Samordnare Jonas Wells redogör för information till styrelsen enligt följande ämnen: 1. Budgetäskande hos huvudmännen för 2014 Efter samrådet med huvudmännen har nivån 8 milj kr hittills accepterats hos samtliga parter som den summan som bäst behövs för nästkommande års verksamhet. Det är också den summan som samordningsförbundet nu äskar från sina nio huvudmän enligt följande: Försäkringskassan/Arbetsförmedlingen 4 000 000 Landstinget Västmanland 2 000 000 Fagersta kommun 357 600 Hallstahammars kommun 437 600 Norbergs kommun 164 800 Sala kommun 621 600 Skinnskattebergs kommun 132 000 Surahammars kommun 287 200 De statliga aktörerna har klargjort för förbunden i landet att storleken på det egna kapitalet kan spela en stor roll för beslut för 2014-års tilldelning. 2. Återkoppling efter möte med Länsstyrelsen ang. EU satsning i Västmanland 2014 och framåt Diskussioner pågår mellan parterna på regional nivå om ett gemensamt länsprojekt som syftar till förberedelser inför nästkommande programperiod med EU-medel ur Europeiska Socialfonden. Aktuell utlysning heter Strategi- och strukturutlysning i Östra Mellansverige 2013 och sista ansökningsdag är den 23 september 2013. Vid möte med flera av aktörerna 2013-08-29 utryckte flera myndigheter en vilja att bygga på strukturer som redan verkar i länet. Samordningsförbunden nämndes som en resurs i sammanhanget dels utifrån dess bakgrund som aktör i arbetet mellan organisationerna men också utifrån de har intresserat sig för strukturförändring som ligger i linje med de mål som ESF-rådet har för det långsiktiga arbetet (det s.k. EU 2020). Samordnare Jonas Wells informerade att parterna Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och Västmanlands Kommuner och Landsting har varit tydliga i sin önskan att samordningsförbunden i länet kan vara en resurs rent operativt tillsammans med Länsstyrelsen i det framväxande projektförslaget.
2013-09-09 13 1. Att äska hos huvudmännen 8 milj kr för 2014 års budget 2. Att besluta att erbjuda Länsstyrelsen och parterna i denna ansökansomgång stöd i det processuella arbetet under projekttiden på maximalt 25 % för alla tre samordningsförbund i länets räkning samt att föreslå att den tillträdande EU-strategen skulle kunna förlägga del av sitt arbete som stöd i projektet. Skickas till: Huvudmännen Länsstyrelsen i Västmanlands län Västmanlands Kommuner och Landsting Samordningsförbundet Västra Mälardalen Samordningsförbundet Västerås
2013-09-09 14 NVSam 36 Dnr 2013. Gemensam utvärderingsprocess med Samordningsförbundet Östra Östergötland och Samordningsförbundet Huddinge/Botkyrka/Salem om integrerad samverkan och en konsensuskonferens 2014 Samordnare Jonas Wells redogör för dokument Utvärdering av integrerad samverkan och genomförande av konsensuskonferens. Sedan hösten 2012 har Norra Västmanlands Samordningsförbund samarbetat med Samordningsförbundet Östra Östergötland och Samordningsförbundet Huddinge- Botkyrka-Salem kring frågan om utvärdering av den strategiska inriktningen integrerad samverkan. Samarbete startade med att förbunden definierade resp. förbunds arbete med integrerad samverkan som beskriver den historiska processen samt de potentiella vinsterna och resultat för integrerad samverkan. Berättelserna visade att verksamheter mellan samordningsförbunden har stora likheter, men också en del lokala variationer. Bl.a. uppmärksammades att förbunden hade olika sätt att följa upp insatserna. Utifrån berättelserna har förbunden påbörjat ett arbete med att hitta mätbara indikatorer på utvecklingen av integrerad samverkan, d.v.s. vinster för deltagare, de samverkande organisationerna och samhället i stort. Detta arbete kommer att fortsätta utveckla och förhoppningen är att förbunden kan bjuda in till en specialdesignad konferens, s.k. kallad konsensuskonferens, där såväl deltagare som politiker, tjänstemän och andra experter kan delta i arbetet med att ta fram relevanta och mätbara indikatorer som kan användas i utformning av en gemensam utvärderingsmodell. Redan från 2012 diskuterades på tjänstemannanivå ett samarbete med forskarvärlden då arbetet med integrerad samverkan är relativt outforskat i Sverige. Detta har nu resulterat i en kontakt med Berth Danermark, professor vid Örebro Universitet, som också lämnat en offert för det fortsatta arbetet och genomförande av konsensuskonferensen.
2013-09-09 15 1. Att godkänna kostnader enligt offert med 45 000 kr för externa konsultkostnader vid konsensuskonferens 2014 samt ge samordnaren i uppdrag att fortsätta samarbetet kring utvärdering av integrerad samverkan. 2. Att återkomma vid nästa styrelsemöte om vilka som ska erbjudas plats på konsensuskonferensen Skickas till: Samordningsförbundet Östra Östergötland Samordningsförbundet Huddinge/Botkyrka/Salem
2013-09-09 16 NVSam 37 Dnr 2013. Kalendarium 2013 Samordnare Jonas Wells redogör för kort information och tar in anmälningar/synpunkter från styrelseledamöter till följande arrangemang: 11 september Invigning av Sala Hälsocenter 13 september Landstingsdagar utställning 26 september Konferens Eskilstuna Finsam 20 år i Sörmland Linnea Landerstedt och Anita Lilja-Stenholm anmäler intresse till konferensen. 1-3 oktober Lösningsfokuserade Ledtrådar Anita Lilja-Stenholm anmäler intresse att delta på workshop 1 och 4 den 1 oktober samt workshop 5 den 2 oktober. Mariette Sjölund anmäler intresse att delta på workshop 9 och 10 den 3 oktober. 14-15 oktober NNS höstkonferens Linnea Landerstedt anmäler intresse att delta. Roger Ingvarsson och Anita Lilja-Stenholm har redan anmält efter beslut vid föregående styrelsemöte. 18 oktober Planeringsdag vid Ramnäs konferens tillsammans med utvecklingsgruppen. Hela styrelsen kallas. Diskussion om möjliga ämnesområden för planeringsdagen såsom grovplanering av gemensamma utbildningar för 2014 samt rekryteringsprocessen in i samordningsteamen. 20 november Seminarium sociala investeringsfonder. Inbjudan skickas ut inom kort. 27 november Styrelsemöte 4 december Seminarium EU/ESF medel i Västmanland. Inbjudan skickas senare i september.
2013-09-09 17 NVSam 38 Årsrapporter från Samordningsteamen Styrelsen får besök av representanter från vardera Samordningsteam, extern medbedömare Marita Mossberg, revisorer med revisorsbiträde samt en styrgruppsrepresentant från Sala teamet. Behandling och diskussion utifrån årsrapporterna (tiden 2012 07 2013 06) för Samordningsteam Sala, Samordningsteam Hallsta/Sura och Samordningsteam FNS samt rapport från kuratorn som arbetar i samtliga samordningsteam. Även delrapport från extern medbedömare Marita Mossberg. Resultaten från teamen är mycket goda. Sammanlagt har teamen arbetat med 157 individer under året varvid 83 personer har avslutats under året. Av dessa har 49 personer nått ett, gentemot teamens mål, positivt resultat d.v.s. arbete/studier/arbetslivsinriktad rehabilitering i ordinarie verksamhet. Detta motsvarar 59 % vilket är mycket högt för denna målgrupp. Diskussioner om att hantera en ny roll personalmässigt då man kommer väldigt nära sina deltagare. Även diskussioner om resultaten, arbetssätten och samarbetet med omkringliggande myndigheter. En tendens att ha med deltagaren allt mer i aktiviteterna både före och under själva teamarbetet. Extern medbedömare berättar bland annat att, efter intervjuer med 15 st deltagare, uppföljning via instrumentet SRS/ORS kan förbättras då flera deltagare gärna vill ha en löpande uppföljning av deras framsteg. Rapporterna godkänns och läggs till handlingarna.
2013-09-09 18 NVSam 39 Budgetäskanden från Samordningsteamen Samordnare Jonas Wells redogör för teamens respektive budgetäskande för 2014 års verksamhet. Även budgetäskande från Landstinget Västmanland för kuratorn som arbetar mot alla tre samordningsteam. Äskandeförslag enligt följande: Samordningsteam FNS Samordningsteam Sala Samordningsteam Hallsta/Sura Kuratorn i samordningsteamen 2 093 725 kronor 2 098 000 kronor 2 187 000 kronor 654 160 kronor Diskussion om de olika äskanden. Styrelsen önskar i fortsättningen att äskanden görs efter samma mall. Under förutsättning att erforderliga medel beviljas av huvudmännen till samordningsförbundet under år 2014 beviljas samordningsteamens äskanden enligt förslag. Skickas till: Verksamhetsledare Samordningsteam FNS Verksamhetsledare Samordningsteam Sala Verksamhetsledare Samordningsteam Hallsta/Sura Maria Bourke vuxenpsykiatrin Landstinget Västmanland
2013-09-09 19 NVSam 40 Övriga frågor - Utbildningsansökan: Uppföljningsverktyg januari 2014 Samordnare Jonas Wells redogör förslag att arrangera en utbildningsdag i januari 2014 med fokus på uppföljningsverktyg framförallt SRS/ORS. Detta följer enligt den planering som gäller angående uppföljningspolicyn som samtliga tre Samordningsteam arbetar efter. Implementering av nya uppföljningsinstrument kan ta tid varvid det är viktigt att diskutera och fördjupa kunskapen kring dem. Förslaget följer samma upplägg som tidigare gånger (januari 2012 och januari 2013) då Samordningsteamen bekostar konsultkostnaden ur sina egna budgetar för kompetensutveckling men att samordningsförbundet bekostar kostnader för fika/lunch och lokal. Detta upplägg möjliggör att fler än teamets personal kan vara delaktiga på utbildningen. Förslag att tilldela denna utbildningsinsats en budget för fika/lunch och lokal på maximalt 10 000 kr. Projekttid är oktober 2013 t.o.m. mars 2014.. Att godkänna kostnader upp till 10 000 kr för utbildningsinsatsen Uppföljningsverktyg januari 2014 under projekttiden 131001-140331. Skickas till: Samordnaren Verksamhetsledare Samordningsteam FNS Verksamhetsledare Samordningsteam Sala Verksamhetsledare Samordningsteam Hallsta/Sura