Ann Åkerlund Rilegård, förbundssamordnare Helmut Hoffman, revisor Ulf Wall, controller NVE. ... Mariette Sjölund. ...

Transkript

1 Sida Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Plats och tid Sessionssalen, Fagersta Kommunhus klockan 08:30-12:30 ande Övriga deltagande Mariette Sjölund, Hallstahammars kommun Hans Söderström, Försäkringskassan Elisabeth Åberg, Skinnskattebergs kommun Lena Eldståhl, Fagersta kommun Elisabeth Hanning, Landstinget Västmanland Christer Eriksson, Sala kommun Annika Hedberg-Roth, Norbergs kommun Anna-Maria Magnusson, Arbetsförmedlingen Patrik Boström, Surahammars kommun Ann Åkerlund Rilegård, förbundssamordnare Helmut Hoffman, revisor Ulf Wall, controller NVE Utses att justera Justeringens tid och plats Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Patrik Boström...Paragrafer Ann Åkerlund Rilegård... Mariette Sjölund... Patrik Boström ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Norra Västmanlands Samordningsförbund Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Socialförvaltningen i Fagersta kommun.....

2 Nvsf 29 Protokolljustering Ordförande hälsar välkommen och förklarar mötet för öppnat. Patrik Boström föreslås till protokolljusterare. - Patrik Boström utses till protokollsjusterare.

3 NVSam 30 Dagordning Dagordningen föredras. Föreslås ett tillägg under punkten övriga frågor ägarmöte hösten Dagordningen godkänns med ovanstående tillägg.

4 NVSam 31 Genomgång av föregående protokoll Genomgång av föregående protokoll ( ). Styrelsen påpekar att tidigare beslut om löpande kort-rapporter från samordningsteamen till styrelsen inte har verkställts. - Protokollet godkänns och läggs till handlingarna. - Förbundssamordnaren får i uppdrag att verkställa att styrelsen löpande får rapporter från läget i samordningsteamen.

5 NVSam 32 Ekonomisk uppföljning per samt helårsprognos Ulf Wall och Ann Rilegård föredrar det ekonomiska utfallet till och med , samt prognos för helåret Kostnaderna för den gemensamma administrationen prognosticeras ligga betydligt lägre (-334 kkr) än budget, vilket huvudsakligen beror på att förbundssamordnaren har varit sjukfrånvarande helt och delvis under hela perioden jan-aug, och kommer troligen inte att arbeta heltid förrän mot slutet av året. Bilkostnaderna prognosticeras ligga högre (+55 kkr) än budget beroende på att nuvarande leasingavtal löper ut per sista september, och nyy leasingbil kommer att hämtas ut, och där första hyra är förhöjd. Därefter kommer månadskostnaden för nya leasingbilen att vara lägre än tidigare. Finansiering av individinriktade insatser: Rekvisitioner för första kvartalet är bokförda för två av samordningsteamen, och för det tredje teamet är även rekvisition för kvartal 2 bokfört. Prognosen för helåret pekar på ett visst överskott från teamen. Kostnaden för kurator i samordningsteamen delas mellan Landstinget (300 kkr) och förbundet (391 kkr). Utbildningskostnaderna beräknas bli högre än budgeterat pga att extern utbildningsledare för lösningsfokus-utbildningar kommer att anlitas under hösten. Dessutom har tillkommit kostnaden för filmprojektet Psykisk hälsa (40 kkr). Några utvärderingsinsatser har på grund av förbundssamordnarens frånvaro inte planerats/beställts, och utvecklingsgruppen har inte heller träffats, varför det kommer att bli ett överskott även på denna post. Prognosen för helåret pekar på att förbundet kommer att använda ca 850 kkr mindre än budgeterat, och att det egna kapitalet vid årsskiftet kommer att öka till ca kkr. - Redovisningen godkänns och läggs till handlingarna. Kopia till revisorerna

6 NVSam 33 Delårsrapport jan-aug 2016 Förbundssamordnaren föredrar delårsrapport för perioden januari till augusti Rapporten godkänns, och förbundssamordnaren får i uppdrag att distribuera rapporten till ägarna. Kopia till revisorerna

7 NVSam 34 Ansökan Hallstahammars kommun (från Pia Nordin) En projektansökan har i slutet på maj 2016 inkommit till förbundet från Hallstahammars kommun, Socialpsykiatrin. Ansökan avser en delfinansiering med kr av totalt kr, i samband med en föreläsning med Marcus Sandborg den 17 mars (Hopp, inspiration, förståelse, framtidstro om hur det är att leva med schizofreni och psykoser och om resan mot psykisk hälsa) Föreläsningen var en del i den s k Tillsammansveckan, vars syfte var att öka kunskapen och skapa samtal kring psykisk hälsa och ohälsa. Intressenter till föreläsningen var brukarorganisationer, invånare i kommunerna i Västmanland samt personal inom kommunerna, primärvården, psykiatrin, samordningsförbunden, kyrkan m fl. Styrelsen förde en diskussion om ansökans innehåll, och bedömde att föreläsningen var en god idé och att den vände sig brett till förbundsmedlemmarna organisationer, men att ansökan inkommit i efterhand. Principen är att ansökningar behöver inkomma innan projektetet eller insatsen genomförs, för att styrelsen ska kunna ta ställning till om medel kan beviljas. Frågan blir principiellt viktig (prejudicerande) inför eventuella framtida ansökningar från medlemmarna. Styrelsen kommer därför, utifrån ovanstående resonemang, inte bevilja inkommen ansökan. Hallstahammars kommun, liksom övriga medlemmar, är däremot välkomna att återkomma med ny ansökan vid eventuella framtida liknande arrangemang. Mariette Sjölund lämnade under denna punkt mötet pga jäv. Hans Söderström gick tillfälligt in som ordförande. - Projektansökan avslås, och förbundssamordnaren får i uppdrag att meddela Pia Nordin, Hallstahammars kommun, styrelsens beslut. _ Kopia till Pia Nordin, Hallstahammars kommun Kopia till diariet (inklusive Hallstahammars kommuns ansökan)

8 NVSam 35 Lösningsfokusutbildningar 2017 Bakgrund: Utbildningar i lösningsfokus (LF) har en lång tradition inom förbundet. Även SF Västerås och Västra Mälardalens SF bedriver liknande utbildningar. Under senare år har dessutom flera LF-utbildningar arrangerats länsgemensamt, t ex Fördjupningsutbildning, Gruppledarutbildning, Ledarskapsutbildning, Nätverksträffar och den återkommande konferensen Lösningsfokuserade Ledtrådar. SF Västerås har under ett par år haft ett avtal med Landstinget om köp av en halvtid (för bl a utbildningstjänster) av Sussan Öster, Kompetenscenter för hälsa. Sussan Öster kommer dock från och med september 2016 att vara tjänstledig på halvtid, för att arbeta i eget företag. De tre samordningsförbunden i länet har därför fört en diskussion med Sussan om att fortsätta att köpa LF-utbildning via hennes företag. Under 2016 kommer pågående utbildningar (ledarskap) och en grundutbildning per förbund att kunna genomföras inom ramen för den länsgemensamma utbildningsbudget som redan finns avsatt. Inför 2017 finns ett utkast till överenskommelse mellan Sussan Öster och de tre samordningsförbunden att fortsätta att köpa utbildningar gemensamt (ledarskap, fördjupning, nätverksträffar och konferens Lösningsfokuserade ledtrådar). Däremot anser presidiet i NVSam och förbundssamordnaren att grundutbildningar behöver arrangeras lokalt i norra länsdelen, för att underlätta nätverksbygge och främja samverkan mellan medlemmarnas medarbetare lokalt. - Förbundssamordnaren får i uppdrag att fortsätta diskussionerna med Sussan Öster och de övriga två samordningsförbunden om ett förslag till avtal inför 2017.

9 NVSam 36 Förslag till ny delegationsordning Bakgrund: Förbundssamordnaren har tidigare föreslagit att styrelsen ska träffas med tätare intervall, men med kortare möten, för att snabbare kunna lämna besked om möjlig finansiering av insatser. Styrelsen har dock beslutat att inte ha fler styrelsemöten än 4-5 gånger per år, samt att på försök under 2016, införa kortare styrelsemöten (halvdagar). Vid föregående styrelsemöte fick därför presidiet och förbundssamordnaren i uppdrag att komma med förslag på ny delegationsordning, med syfte att överlåta vissa beslut till presidiet, för att på så sätt snabbare kunna besluta om mindre insatser inom budget. Ett förslag på ny delegationsordning skickades ut inför dagens möte. Revisor Helmut Hoffman och förbundsstyrelsen ansåg att förslaget var bra, men med några smärre justeringar/tillägg: - Inköpsrätt mellan kr/tillfälle delegerat till förbundssamordnaren i samråd med ordförande eller vice ordförande. (Inköp över kr redovisas vid nästkommande styrelsemöte) - Inköp över kr ska styrelsen besluta om (dvs inte delegerat) - om projekt-/insatsbidrag (inom budget) upp till kr delegerat till två i förening av följande ordförande, vice ordförande, förbundssamordnare. Redovisas vid nästkommande styrelsemöte. Vid behov kan ett extra styrelsemöte påkallas eller att styrelsens ledamöter informeras/tillfrågas via mail. - Att godkänna förelagen delegationsordning med ovanstående kompletteringar - Att nya delegationsordningen ska gälla från och med Att uppdra åt förbundssamordnaren att skicka den nya delegationsordningen till styrelsens ledamöter och revisorer. Kopia till revisorerna Kopia till diariet

10 NVSam 37 Förslag till ny bilpolicy samt nytt tjänstebilsavtal mellan samordningsförbundet och förbundssamordnaren Bakgrund: Samordningsförbundet har sedan 2007 bekostat en bil som arbetsredskap för samordningsförbundets löpande arbete. Det rådande leasingavtalet upphör per sista september 2016, och ett nytt behövs från och med den 1 oktober. Presidiet fick vid förra styrelsemötet i uppdrag att tillsammans med förbundssamordnaren ta in offerter på ny tjänstebil och att teckna lämpligt nytt avtal. En ny leasingbil (Volvo) har under sommaren beställts från Bilia i Avesta. Tidigare arrangemang med bilkontoavtal, som i efterhand ska reglera kostnadsfördelningen mellan förbundet och förbundssamordnaren har varit krångligt och svåradministrerat. Presidiet och förbundssamordnaren föreslår därför att förbundets bilpolicy uppdateras. Ett nytt avtal mellan förbundet och förbundssamordnaren ska också upprättas, där bl a bruttolöneavdrag för förmånsbil regleras, men där avdragsbeloppet är fastställt i förhand. Föreslagen bilpolicy gås igenom och diskuteras. Styrelsen bedömer att förslaget är bra, men med ett förtydligande: För förbundssamordnare, som är anställd av förbundet och som behöver bil i tjänsten, ska förbundet tillhandahålla bil. - Att godkänna förelagen uppdatering av Bilpolicy inom Norra Västmanlands Samordningsförbund, med ovanstående förtydligande. - Att godkänna föreslaget Avtal om förmånsbil

11 NVSam 38 Insatser för unga i utanförskap Vid förra styrelsemötet fick förbundssamordnaren tillsammans med Annika Hedberg Roth i uppdrag att ta fram ett förslag på hur förbundet kan stödja arbetet med ungas utanförskap. Förbundssamordnaren har genomfört intervjuer med tjänstemän i Norberg och Fagersta samt med personal i samordningsteamet FNS. Kommunerna i Fagersta, Norberg och Skinnskatteberg tillsammans med Arbetsförmedlingen håller på att skissa på aktiviteter och fördjupade insatser för gruppen ungdomar som varken arbetar eller studerar, och med speciellt fokus på ungdomar med funktionshinder. Kommunerna har gemensamt lämnat intresseanmälan, och blivit beviljade, att ansöka om DUA-medel för ovanstående grupp. Förbundssamordnaren har blivit inbjuden att vara med i kommande planeringssamtal. Vid styrelsemötet diskuterades om förbundet ska stödja insatser riktade till alla tre kommunerna, eller om uppdraget var att titta på möjliga insatser endast riktade till Norberg, som en form av pilotprojekt. (Norbergs KSO var vid ägarmötet i april intresserad av att Norberg skulle kunna agera pilot med stöd från samordningsförbundet, för att erfarenheter från projektet sedan skulle kunna spridas till övriga kommuner inom förbundet.) - Styrelsen gav förbundssamordnaren i uppdrag att fortsätta att delta i samtalen med kommunerna, samt i dialog med presidiet och Annika Hedberg Roth återkomma med mer konkreta förslag till insatser.

12 NVSam 39 Övriga frågor Mitt Val lägesrapport Hans Söderström informerade om läget i Mitt Val-projektet. Aktiviteten består av lösningsfokuserade grupper med 7-8 deltagare som träffas under 4 veckor. Målgruppen är långtidssjukskrivna personer, och målet är att deltagarna ska få hjälp att komma fram till vilket vägval de vill göra, för att förkorta sin sjukskrivning. Försäkringskassans handläggare initierar deltagare till projektet. Gruppsamtalen kommer att starta i början på oktober. I Hallstahammar är gruppen full, medan i Sala och Fagersta har det varit svårt att få fram tillräckligt många deltagare. Man planerar dock att genomföra aktiviteterna, även om grupperna blir mindre än tänkt. Konsekvensanalys angående eventuell ny organisation för samordningsförbunden i Västmanland lägesrapport Företaget Payoff, som har fått utredningsuppdraget, har kommit igång, och planerar att inom de närmaste två veckorna genomföra ett antal intervjuer med ägare, styrelse m fl. En rapport kommer att presenteras den 21 oktober, dit samtliga ägare och styrelseledamöter är inbjudna. Planeringsdag för styrelsen 12 oktober Platsen för planeringsdagen kommer denna gång vara i Fagersta. Som tidigare kommer, förutom styrelsen, även verksamhetsledarna i samordningsteamen och Utvecklingsgruppen, att bjudas in till förmiddagen. På eftermiddagen möts enbart styrelsens ledamöter och förbundssamordnaren. Eventuella önskemål om punkter till agendan kan meddelas till förbundssamordnaren eller presidiet så snart som möjligt. Ägarmöte hösten 2016 Vid senaste ägarmötet föreslogs att förbundet skulle bjuda in till två kortare ägarmöten per år (istället för ett längre) - ett möte under våren för att bl a diskutera årsredovisningen och ett på hösten för att diskutera ekonomiska förutsättningar och prioriterade aktiviteter för kommande år. I höst är dessutom frågan om eventuell ny organisation för samordningsförbunden i länet aktuell. : Att godkänna informationen