Ann Åkerlund Rilegård, förbundssamordnare Ulf Wall, controller NVE. Anna-Maria Magnusson och Elisabeth Hanning

Transkript

1 1 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Plats och tid Folkets Hus, Surahammar klockan 09:00-12:30 samt 15:00-15:45 ande Mariette Sjölund, Hallstahammars kommun Hans Söderström, Försäkringskassan Elisabeth Åberg, Skinnskattebergs kommun Lena Eldståhl, Fagersta kommun Elisabeth Hanning, Landstinget Västmanland Annika Hedberg-Roth, Norbergs kommun Anna-Maria Magnusson, Arbetsförmedlingen Patrik Boström, Surahammars kommun Övriga deltagande Ann Åkerlund Rilegård, förbundssamordnare Ulf Wall, controller NVE Utses att justera Justeringens tid och plats Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Anna-Maria Magnusson och Elisabeth Hanning...Paragrafer Ann Åkerlund Rilegård..... Mariette Sjölund 40-42, Hans Söderström Anna-Maria Magnusson Elisabeth Hanning ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Norra Västmanlands Samordningsförbund Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Socialförvaltningen i Fagersta kommun.....

2 2 Nvsf 40 Protokolljustering Ordförande hälsar välkommen och förklarar mötet öppnat. Anna-Maria Magnusson och Elisabeth Hanning föreslås till protokolljusterare. - Anna-Maria Magnusson och Elisabeth Hanning utses till protokollsjusterare

3 3 NVSam 41 Dagordning Dagordningen föredras. Föreslås tillägg under punkten övriga frågor. - Ordförandekonferens 26/1 - Finsamkonferens 21-22/3 - Information avtal administrativa tjänster - Dagordningen godkänns med ovanstående tillägg.

4 4 NVSam 42 Genomgång av föregående protokoll Genomgång av föregående protokoll ( ). - Protokollet godkänns och läggs till handlingarna.

5 5 NVSam 43 Ordförandefrågan och Hallstahammars eventuella utträde ur förbundet Mariette Sjölund informerar om bakgrunden till att Hallstahammars kommun överväger att lämna Norra Västmanlands samordningsförbund. Mariette har också i ett tidigare mail till styrelsen ställt frågan om styrelsen vill att hon avsäger sig ordförandeposten med anledning av ovanstående. Styrelsen diskuterar därefter frågan utan Mariettes närvaro och med Hans Söderström som ordförande. Styrelsens gemensamma uppfattning är att förbundet behöver en förbundsordförande som kan och vill engagera sig långsiktigt för förbundet, och att detta blir svårt för Mariette under rådande omständigheter. Styrelsen betonar dock att Mariette Sjölund har fungerat mycket väl i rollen som förbundsordförande. Mariette avsäger sig därför ordförandeskapet från och med 1 december 2016, men kvarstår som ordinarie styrelseledamot i förbundsstyrelsen. Hans Söderström föreslås att tillfälligt utses till förbundsordförande, och att Patrik Boström utses tillfälligt till vice ordförande, fram till nästa styrelsemöte, då ny ordförande väljs. - Hans Söderström utses till förbundsordförande för Norra Västmanlands Samordningsförbund, för perioden Patrik Boström utses till vice förbundsordförande för Norra Västmanlands Samordningsförbund, för perioden Att ny förbundsordförande ska utses på förbundets styrelsemöte Att firmatecknare för förbundet under perioden är Hans Söderström, Patrik Boström och Ann Åkerlund Rilegård två i förening. Kopia till revisorerna Kopia till Norra Västmanlands Ekonomiförvaltning (NVE)

6 6 NVSam 44 Ekonomisk uppföljning per Följande handlingar ger bakgrund till ärendet: - Budgetuppföljning och prognos 2016 Ulf Wall föredrar det ekonomiska utfallet till och med Kostnaderna för styrelsen prognosticeras ligga 190 kkr lägre än budget, vilket huvudsakligen beror på att revisionskostnaderna och politikerarvoden/förlorad arbetsförtjänst blivit lägre än budgeterat. Dessutom har posten Oförutsett ett överskott. Kostnader för den gemensamma administrationen ligger betydligt lägre än budget framför allt beroende på att lönekostnaderna blivit lägre då förbundssamordnaren har varit sjukfrånvarande helt och delvis under hela perioden jan-oktober. Förbundssamordnaren kommer sannolikt att arbeta deltid resten av året. Bilkostnaderna prognosticeras ligga 55 kkr högre än budget beroende på ny leasingbil där första hyra är förhöjd. Finansiering av individinriktade insatser: Rekvisitioner för de tre första kvartalen har inkommit men samtliga hade, per sista oktober, ännu inte bokförts. Prognosen för helåret pekar på ett överskott från teamen, delvis beroende på sjukfrånvaro (FNS och Hallsta-Sura) och ändrade lokalkostnader (Sala). Kostnaden för kurator i samordningsteamen delas mellan Landstinget (300 kkr) och förbundet (391 kkr). Utbildningskostnaderna beräknas bli något högre än budgeterat pga att extern utbildningsledare för lösningsfokusutbildningar anlitats under hösten. Dessutom har tillkommit kostnaden för filmprojektet Psykisk hälsa (40 kkr), vilken var budgeterad för föregående år. Några utvärderingsinsatser har på grund av förbundssamordnarens frånvaro inte planerats/beställts, och utvecklingsgruppen har inte heller träffats, varför det kommer att bli ett överskott även på denna post. Prognosen för helåret pekar på att förbundet kommer att använda ca kkr mindre än budgeterat, och att det egna kapitalet vid årsskiftet kommer att vara ca kkr. Förbundsstyrelsen diskuterar orsakerna till att samordningsteamen under senaste åren inte har använt tilldelade medel fullt ut. För att bättre kunna följa upp det ekonomiska utfallet av samordningsteamens kostnader diskuteras möjligheten att ändra rekvirerings-intervallen så att tätare

7 7 uppföljningar kan göras. Förbundet behöver ha kontinuerlig överblick över hur tilldelade medel används samt för att under året och vid behov, kunna fatta beslut omfördelning av medel. - Att förbundssamordnaren får i uppdrag att kommunicera med samordningsteamen om vikten av att använda de resurser som teamen har äskat om och blivit beviljade, till gagn för teamens klienter. - Att förbundssamordnaren får i uppdrag att kommunicera med samordningsteamen, och de controllers som stödjer deras verksamhet, om möjligheten att ha tätare rekvireringsintervall. - Redovisningen godkänns och läggs till handlingarna. Kopia till revisorerna

8 8 NVSam 45 Budget 2017 samt flerårsbudget Följande handlingar ger bakgrund till ärendet: - Budgetförslag ( ) - Flerårsbudget Förbundssamordnare Ann Åkerlund Rilegård presenterar förslag till budget 2017 samt förslag till flerårsbudget Budgetförslaget 2017 baseras på i stort sett oförändrade medlemsbidrag samt att förbundet använder 750 kkr av det egna kapitalet. Förslaget till flerårsbudget baseras på antagandet om en årlig ökning av medlemsmedlen med totalt 50 kkr samt att 850 kkr årligen används av eget kapital. Vid utgången av 2020 beräknas det egna kaptitalet vara 531 kkr. Förbundsstyrelsen diskuterar några ändringar av budgetförslaget: - Att posten för bilersättningen för styrelsen ökas till 30 kkr - Att ytterligare medel avsätts för andra utvärderingsinsatser (200 kkr) - Att anta budgetförslaget - med ändring av posten Bilersättning för styrelsen till 30 kkr, samt ändring av posten Andra utvärderingsinsatser till 200 kkr. - Att därmed använda 960 kkr av det egna kapitalet under Att flerårsplanen revideras utifrån beslutade ändringar i budgetförslaget 2017, så att det egna kapitalet 2020 ligger på föreslagen nivå, dvs ca 500 kkr. Kopia till Revisorerna Kopia till NVE

9 9 NVSam 46 Verksamhetsplan 2017 Följande handling ger bakgrund till ärendet: - Verksamhetsplan 2017 förslag Förbundssamordnare Ann Åkerlund Rilegård presenterar förslag till verksamhetsplan Planen bygger på diskussioner i förbundsstyrelsen och i delar av utvecklingsgruppen. Den anger inriktning, mål och aktiviteter för den finansiella samordningen under kommande år. - Att godkänna Verksamhetsplanen 2017, med ändring av Flerårsbudget (se 45)

10 10 NVSam 47 Kopia till Helena Reigans, Fagersta kommun Ansökan projektmedel FNS-kommunerna Följande handling ger bakgrund till ärendet: - Projektansökan från Fagersta Kommun ( ) En ansökan från Fagersta kommun (i samverkan med Norbergs kommun, Skinnskattebergs kommun, NVU och Arbetsförmedlingen) har inkommit avseende finansiering av utbildning i gemensamt förhållningssätt (Utbildning och handledning i lösningsfokuserat förhållningssätt) för personal som arbetar med ungdomar. Ansökan avser kr. Förbundsstyrelsen anser att ansatsen i ansökan är intressant, men önskar förtydligande om på vilket sätt projektet stödjer samverkan mellan myndigheterna, på vilket sätt Arbetsförmedlingen är intressent samt vilken personal som skulle delta i handledningen. - Att uppdra åt förbundssamordnaren att återkoppla till Fagersta kommun om att ett förtydligande behövs för att förbundsstyrelsen ska kunna ta ställning till ansökan.

11 11 NVSam 48 Kalendarium 2017 Bakgrund: Föreslagna datum för styrelsemöten 2017 fungerade inte för flera av styrelsen ledamöter. - Att uppdra åt förbundssamordnaren att skicka ut nytt förslag till kalendarium för Att lägga in ett extra styrelsemöte den 18 januari

12 12 NVSam 49 Övriga frågor Mitt Val lägesrapport Hans Söderström informerade om läget i Mitt Val-projektet. Tre omgångar lösningsfokuserade grupper har genomförts med långtidssjuksskrivna deltagare, remitterade via Försäkringskassan: 7 deltagare i Hallstahammar/Surahammar, 3 deltagare i Fagersta/Norberg/Skinnskatteberg och 3 deltagare i Sala. Marita Mossberg är anlitad som utvärderare av projektet, och kommer att bjudas in till styrelsen för presentation av resultaten. I samtliga grupper beskriver dock gruppledarna att deltagarna har gjort tydliga stegförflyttningar närmare arbetslivet, men att få deltagare har kommit vidare till Arbetsförmedlingen för aktivt jobbsökande. Ordförande-konferens 26/ Ordförande och vice ordförande är av Nationella nätverket för samordningsförbund (NNS) inbjudna till en konferens på Arlanda. Pris 2000 kr/person. Finsam-konferens 21-22/ Årets Finsam-konferens är i Malmö. Program och övrig information finns ännu inte tillgängligt. Men eftersom konferensen ligger tidigt på året, behöver styrelsen ta ställning till eventuellt deltagande redan nu. Tidigare Finsam-konferenser har varit mycket givande. Förbundssamordnaren avser att delta, och föreslår dessutom att några (2-3) från styrelsen ska delta. Avtal Administrativa tjänster Samtal pågår mellan Norra Västmanlands Ekonomiförvaltning (Fagersta kommun) och Samordningsförbundet om det avtal som reglerar de administrativa tjänster som förbundet köper. Avtalet kan komma att skrivas om/förtydligas. : - Att anmäla ordförande och vice ordförande till ordförande-konferensen 26 januari Att vid det extra styrelsemötet i januari besluta vilka ledamöter som ska delta i Finsam-konferensen Att i övrigt godkänna informationen