Jarl-Olof Lundstedt ANSLAG/BEVIS. Norra Västmanlands Samordningsförbund. Socialförvaltningen i Fagersta kommun.... Ulla Långbacka

Transkript

1 Sida Sammanträdesdatum Plats och tid Kommunhuset Fagersta, Norbergsvägen 19, kl ande Pratima Åslund, Norbergs kommun, ordförande Jarl-Olof Lundstedt, Landstinget Västmanland, vice ordförande Helena Skagerberg, Fagersta kommun, ledamot Jonas Sundqvist, Arbetsförmedlingen, ledamot Stefan Svensson, Försäkringskassan, tjänstgörande ledamot, Övriga deltagande Jan Johansson, Landstinget Västmanland, ersättare Torsten Jansson, Norbergs kommun, ersättare Dick Helsing, Fagersta kommun, ersättare Christina Kaloinen, Fagersta kommun, beredningsgruppen Jonas Wells, samordnare Palle Larsson, 103 Bengt Englund, 103 Ulla Långbacka, sekreterare Utses att justera Jarl-Olof Lundstedt Justeringens tid och plats Underskrifter Sekreterare... Paragrafer Ulla Långbacka Ordförande... Pratima Åslund Justerande... Jarl-Olof Lundstedt ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Norra Västmanlands Samordningsförbund Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Datum för anslags nedtagande Socialförvaltningen i Fagersta kommun..... Ulla Långbacka

2 Nvsf 99 Dagordning Dagordningen fördras. Inga tillägg rapporteras. Dagordningen fastställs i enlighet med framlagt förslag.

3 Nvsf 100 Genomgång av föregående protokoll från genomgås. Inga förändringar föreslås. Protokollet noteras och läggs till handlingarna.

4 Nvsf 101 Dnr Verksamhetsplan 2008 och budget 2008 Samordnare Jonas Wells redogör för verksamhetsplan Verksamhet för 2008 utgår från den budgetram på 4 miljoner kronor som huvudmännen beslutat om för 2008 samt förbundets egna kapital. Jonas Wells redogör vidare för förslag till budget Bilaga. 1. Verksamhetsplanen 2008 fastställs. 2. Budget 2008 fastställs.

5 Nvsf 102 Dnr Revidering av delegationsordningen och samordnarens arbetsbeskrivning samt firmatecknare Ordföranden redogör för revidering av delegationsordningen. - undertecknanden av skrivelser sker i samråd med ordföranden - rese- och traktamentsersättning delegeras till sekreteraren - inköpsrätt upp till kronor per tillfälle delegeras till samordnaren, - över kronor per tillfälle beslutas av styrelsen - beslut om budgetavvikelser som påverkar totalramen redovisas till styrelsen av förvaltningsekonomen - utbetalning mot rekvisition delegeras till samordnaren - fakturor/kreditnotor och kassatransaktioner delegeras till förvaltnings ekonomen - momsredovisning och skatteärenden delegeras till förvaltningsekonomen - förslag till fördelning av styrelsens budget delegeras till förvaltningsekonomen/samordnaren i samråd med ordföranden - representation följer Fagersta kommuns regler för representation I samordnarens nuvarande arbetsbeskrivning stryks att inhämta styrelsens godkännande före beslut om investeringar och avtal överstigande kronor/år med hänvisning till beslut om inköpsrätt upp till kronor per tillfälle. Styrelsen diskuterar beslut , 18, att ordföranden och samordnaren utses var för sig till firmatecknare för samordningsförbundet. Förslag framläggs att ordföranden och förvaltningsekonomen i förening utses till firmatecknare men för att klarlägga vad som gäller juridiskt föreslår ordföranden att ärendet återremitteras till förvaltningsekonomen att kontakta kommunförbundets jurist samt att beslutet upphävs. 1. Reviderad delegationsordning fastställs i enlighet med framlagt förslag , 18, upphävs 3. Ärendet återremitteras till förvaltningsekonomen att kontakta kommunförbundets jurist för klarläggande vad som gäller juridiskt. Skickas till: Berörda

6 Nvsf 103 Information om SIUS Sius-konsulenterna Palle Larsson och Bengt Englund från Arbetsförmedlingen informerar om SIUS, särskilt introduktions- och uppföljningsstöd, i samarbete med Fagersta, Norberg och Skinnskatteberg. Sius arbetar med individinriktad platsförmedling och är ett individuellt stöd till arbetssökande med funktionshinder. Det särskilda stödet ges både till den arbetssökande och arbetsplatsen av en Sius-konsulent. Enbart personer som är utredda och aktualiserade på Arbetsförmedlingen kan ingå i Sius. Palle Larsson finns anträffbar på och Bengt Englund på Styrelsen tackar för informationen. Informationen noteras och läggs till handlingarna.

7 Nvsf 104 Dnr Avtal för administrativa tjänster 2008 Gällande avtal för administrativa tjänster till samordningsförbundet upphör att gälla Avtalet innebär att Fagersta kommuns socialförvaltning ansvarar för den administrativa servicen avseende budget, ekonomisk redovisning, kallelser, upprättande av protokoll, kungörelsen och tillkännagivanden, lönehantering som arvoden, förlorad arbetsförtjänst, reseersättning, diarieföring. Avtalets totalpris föreslås till kronor exkl moms för helår eller kronor halvårsvis. Giltighetstid föreslås till period varefter avtalet omprövas. Avtal för administrativa tjänster fastställs för perioden till en summa av kronor. Skickas till: Förvaltningsekonomen

8 Nvsf 105 Dnr Rapport Friskare Skinnskatteberg Stefan Svensson redogör för projekt Friskare Skinnskatteberg som pågått under Fram till halvårsskiftet har 6 grupper anordnats med 22 deltagare. Målet var att under 2007 skulle 12 grupper anordnas, 8 grupper har genomförts och önskemål framförs att projekttiden förlängs till 29 februari 2008 så att totala antalet grupper kan genomföras. 1. Projekttiden förlängs till 29 februari 2008 inom befintlig ram. 2. Styrelsen önskar ta del av ny rapport vid sammanträdet den 24 januari Skickas till: Projektledaren Friskare Skinnskatteberg

9 Nvsf 106 Dnr Mediapolicy och rutiner för hemsidan Samordnaren Jonas Wells redogör för förslag till mediapolicy och rutiner för hemsidan. Mediekontakterna ska skötas korrekt och sakligt och präglas av öppenhet med utgångspunkt i offentlighetsprincipen. När en särskild mediesatsning görs förankras den alltid i styrelsen. Uttalanden på styrelsens vägnar görs alltid av ordföranden. Pressmeddelanden är ett effektivt sätt att få ut relevant information till allmänheten, som t.ex. vid start av nya projekt/verksamheter. En rutin bör vara att alltid göra detta i samråd med projektägarna. Pressmeddelanden ska alltid innehålla en faktaruta om samordningsförbundet. Ansvarig utgivare för hemsidan är ordföranden. Samordnaren i egenskap av verkställande tjänsteman sköter den löpande uppdateringen och utvecklingen av hemsidan. En rutin bör vara att samordnaren rapporterar till ordföranden inför publiceringen av nya sidor eller när aktuella sidor väsentligt ändras. Vad gäller rapporter är det endast slutrapporter som läggs ut på hemsidan. Mediapolicy och rutiner för hemsidan fastställs i enlighet med framlagt förslag. Skickas till: Samordnaren

10 Nvsf 107 Dnr Förslag till utvärderare och kostnad för utvärdering Styrelsen beslutade att ge presidiet, Henry Komulainen och samordnaren i uppdrag att ta fram vilka kriterier samordningsförbundet ska ha på utvärderare som enligt utvärderingsplanen skall utvärdera samordnings- förbundets arbete. Vid styrelsemötet presenterade arbetsgruppen förslag på kriterier och fick i uppdrag att till styrelsemötet 30 november presentera förslag på utvärderare och kostnad. Första utvärderingsperioden blir från januari 2008 till juni 2008, andra perioden från januari 2009 till juni 2009, tredje perioden lämnas öppet tills vidare. Ordföranden redogör för 4 offerter som inkommit. Förslag framläggs att Bergslagsgruppen Konsult- och forskargrupp utses till utvärderare. Total arbetskostnad beräknas till kronor. Tillkommer reskostnader som beräknas till ca kronor. Ordföranden får i uppdrag att teckna avtal med Bergslagsgruppen Konsult och forskargrupp som utvärderare till en kostnad av kronor samt resekostnader med kronor. Skickas till: Bergslagsgruppen Konsult och forskargrupp

11 Nvsf 108 Dnr Stenar över bäcken Samordnare Jonas Wells presenterar bild över vilka projekt, aktiviteter och samarbeten som finns för närvarande och kallas Stenar över bäcken vägen för den med ohälsa till ökad arbetsförmåga. 1. Bilden Stenar över bäcken fastställs. 2. Bilden Stenar över bäcken läggs ut på samordningsförbundets hemsida och trycks upp i ett mindre antal. Skickas till: Samordnaren

12 Nvsf 109 Beredningsgruppens minnesanteckningar Samordnare Jonas Wells redogör för beredningsgruppens minnesanteckningar från 12 november Öppen fråga från beredningsgruppen angående hur styrelsen ser på beredningsgruppens representants funktion vid styrelsemöten då projektansökningar inte behandlad. Styrelsen enas om att det är bra om beredningsgruppens representant deltar vid styrelsemöten även om projektansökningar inte behandlas. Beredningsgruppen anser att det inte är rimligt att invänta styrelsebeslut två gånger om året i utbildningsinsatser som inte överstiger kronor. Förslag framläggs att styrelsen beslutar om utbildningsprojekt vid styrelsemöten. 1. Minnesanteckningarna noteras och läggs till handlingarna. 2. En av beredningsgruppen utsedd representant deltar vid varje styrelsemöte även om projektansökningar inte behandlas. 3. Utbildningsprojekt som inte överstiger kronor beslutas av styrelsen utöver två gånger om året då enbart projektansökningar behandlas.

13 Nvsf 110 Dnr Ansökan om vidareutbildning i lösningsfokuserat arbetssätt och psykisk ohälsa för projektmedarbetare 2008 Samordnare Jonas Wells redogör för projektansökan avseende den april 2008 i Karlstad. Sedan 2003 har flera grundutbildningar i lösningsfokuserat arbetssätt genomförts. Stort intresse finns att förkovra sig i lösningsfokuserade arbetsmodeller samt bygga nätverk både inom och utanför regionen. Målet är att erbjuda max sexton personer möjlighet att genomgå en heldagsutbildning i lösningsfokuserat arbetssätt. Samordningsförbundet står för de sexton deltagarnas resa samt logi och lunch. Kostnaden beräknas till max kronor. Styrelsen beviljar vidareutbildning i lösningsfokuserat arbetssätt och psykiskt ohälsa för projektmedarbetare den april 2008 till en en kostnad av max kronor. Skickas till: Samordnaren

14 Nvsf 111 Dnr Tilläggsansökan för Resam Samordnare Jonas Wells redogör för tilläggsansökan för Resan- ett samordnat resursteam för Fagersta, Norberg och Skinnskatteberg. Den ursprungliga projektplanen för Resam togs fram under våren 2007 och styrelsen beslutade om ca en tredjedel av projektkostnaden. Resterande del har beviljats ur den så kallade landstingsmiljarden. Vid genomgång av projektplanen upptäcktes att den beräknade kostnaden är lågt räknat. Vidare har resor och fasta kostnader för IT och telefoni inte ingått i projektmedlen. Ett tillägg på kronor per år till den ursprungliga planen sökes därför. Den procentuella fördelningen mellan finansiärerna blir Landstinget Västmanland via landstingsmiljarden 62% och samordningsförbundet 38%. Projekt Resam beviljas kronor i tillägg till det ursprungliga beslutet. Skickas till: Projektledaren Resam

15 Nvsf 112 Dnr Ändring av avtal för Arbetslivscoacher Samordnare Jonas Wells redogör för ändring av avtal för Arbetslivscoacher. Med anledning av senarelagd projektstart och klargörande angående anställningsförhållanden bör uppdragets omfattning och art revideras. Uppdraget omfattar perioden Projektet Arbetslivscoacher omfattar perioden Skickas till: Projektledaren Arbetslivscoacher

16 Nvsf 113 Dnr Delrapport Självhjälpsgrupper Samordnare Jonas Wells redogör för verksamheten Projektet startade Målet med verksamheten är att minska långtidssjukskrivningar och förkorta sjukskrivningstiderna samt förbättra den psykosociala hälsan. För närvarande pågår 3 grupper. Rapporten noteras och läggs till handlingarna.

17 Nvsf 114 Redovisning av pågående projekt Samordnare Jonas Wells redogör för pågående projekt. Dnr Självhjälpsgrupper Tre pågående grupper. Dnr Dnr Dnr Dnr Dnr Dnr Dnr Dnr Dnr Empowerment Byte av personal. Samarbetar med Arbetslivscoacher i utbildning och handledning. Samanda Plus Projektet är avslutad och implementerad i Försäkringskassans verksamhet Grundutbildning i lösningsfokuserat arbetssätt för arbetsledare och professionella inom rehabiliteringsområdet Utbildningen påbörjades Grundutbildning i lösningsfokuserat arbetssätt för politiker och högre tjänstemän Utbildningen påbörjades med 18 personer som går utbildningen. RESAM Ett samordnat resursteam i Fagersta, Norberg och Skinnskatteberg Tilläggsansökan har inlämnats för behandling. Första styrgruppsmötet har hållits. Har börjat ta emot ärenden från parterna. Hälsocenter Ny hälsovägledare har rekryterats Arbetslivscoacher Avtal är klart. Arbetet påbörjat i november och har ärenden som jobbas med. Friskare Skinnskatteberg Den åttonde gruppen avslutad. Projekttiden förlängd en månad för att kunna slutföra antalet planerade grupper. ROMS Planering sker inför start av utbildning under våren Rapporterna noteras och läggs till handlingarna.

18 Nvsf 115 Minnesanteckningar från planeringsdagarna Minnesanteckningar från planeringsdagarna genomgås. Kartläggningen genomgås och kommer att läggas ut i sin helhet på hemsidan. Även en kortare sammanfattning läggs ut på hemsidan. 1. Minnesanteckningarna och kartläggningen noteras och läggs till handlingarna. 2. Kartläggningen läggs ut på samordningsförbundets hemsida. Skickas till: Samordnaren

19 Nvsf 116 Dnr Minnesanteckningar från möte med huvudmännen Samordnare Jonas Wells redogör för möte som genomförts med huvudmännen. Inbjudan har skickats till huvudmännen för en dialog om hur planeringen av anslagen till samordningsförbundet planeras framöver. Vid mötet deltog förutom delar av styrelsen, samordnaren och förvaltningsekonomen även försäkringskassan i Västmanland representant, kanslichefen i Fagersta kommun och kommunalrådet i Norbergs kommun. Inför 2008 finns inga aviseringar om minskade bidrag till samordningsförbundet. togs att samordningsförbundet inbjuder till samråd i början av april 2008 inför 2009 års budget. Rapporten noteras och läggs till handlingarna.

20 Nvsf 117 Datum för sammanträdestider 2008 Följande sammanträdestider för 2008 föreslogs. Styrelsemöten torsdagar kl enbart styrelsen styrelsemöten från kl januari 24 april 19 juni 28 augusti 23 oktober 27 november Styrelsemöten för beviljande av projekt, torsdagar kl april 16 oktober Styrelse och beredningsgrupp för presentation och diskussion utifrån utvärdering 28 augusti kl 8.30 Planeringsdagar torsdag till fredag lunch till lunch 6-7 november Styrelsemöte 10 mars kl för bokslut Styrelsemöte med huvudmännen 3 april kl Datum för sammanträdestider för 2008 fastställs enligt förslag.