Ärende 18
sid 1 (1) KARLSTADS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Koncernstöd, Arbetsgivarenheten Tjänsteskrivelse 2012-03-30 Agneta Holmsten, 054-540 10 65 agneta.holmsten@karlstad.se Intern kontroll Karlstads kommun 2011 Dnr KS-2011-621 Dpl 01 Kommunledningskontorets förslag Kommunstyrelsen godkänner rapport avseende intern kontroll för kommunen 2011. Sammanfattning av ärendet Kommunens nämnder och Räddningstjänsten Karlstadsregionen ska enligt gällande reglemente löpande eller senast i samband med årsredovisningens upprättande, rapportera resultatet av genomförd intern kontroll till kommunstyrelsen. Kommunledningskontoret har tagit del av samtliga rapporter från nämnderna samt från Räddningstjänsten Karlstadsregionen och funnit att ett antal åtgärder har vidtagits. Inga större anmärkningar har rapporterats efter de genomförda granskningarna under 2011. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse den 30 mars 2012. Kommunledningskontorets tjänstemannayttrande den 30 mars 2012. ~; ~ personaldirektör ~d;a Lt./mtlm Agneta Holmsten ekonom Beslutet skickas till Kommunrevisionen Postadress: Kommunledningskontoret, 651 84 Karlstad Besöksadress: Västra Torggatan 26 Webb: karlstad. se Tel: 054-540 00 00 Fax: 054-18 6764 E-post: kommunledningskontoret@karlstad.se Org.nr: 212000-1850 PIusGiro: 8174-5 Bankgiro: 405-2213
~ KARLSTADS KOMMUN Dnr KS-2011-621 sid 1 (6) KOMMUNLEDNINGSKONTORET Koncernstöd, Arbetsgivarenheten Tjänstemannayttrande 2012-03-30 Agneta Holmsten, 054-540 10 65 agneta.holmsten@karlstad.se Intern kontroll Karlstads kommun 2011 Dnr KS-2011-621 Ärende Intern kontroll är numera ett begrepp inom kommunens nämnder och det är väl integrerat i det löpande uppföljningsarbetet. Det är viktigt att ha säkra och fungerande rutiner i verksamheten. I första hand finns ansvaret för kontrollinsatser hos nämnderna som arbetar med intern kontroll på många olika sätt. Förutom kontroller och granskningar är forebyggande åtgärder och utveckling av rutiner viktigt liksom utbildning. Utbildningsinsatser utgör en särskilt viktig del i internkontrollarbetet då dessa leder till ökad medvetenhet kring regler och rutiner. Karlstads kommun arbetar med centrala kontrollgrupper inom ekonomi- och personalfunktionerna som genomför olika gransknings åtgärder inom de olika nämnderna. De kommungemensamma kontrollgrupperna består av handläggare från kommunledningskontoret och fackförvaltningarna. Under 2011 har de genomfört granskningsprojekt inom ekonomi och personalområdet inom kommunens samtliga förvaltningar. Protokoll över resultatet av de genomförda granskningarna har lämnats till forvaltningarna. Inom personalområdet har man granskat hur det lokala kollektivavtalet Flex 09 fungerar och används. Uppdraget var att undersöka hur avtalet tillämpas i de delar som berör de administrativa rutinerna for avstämning, hantering av arbetstidsförkortning samt flextids saldo. Med hjälp av granskningen vill man få svar på hur avtalet tillämpas och om det finns utvecklings- och forbättringsområden. Resultatet av granskningen visar att i de delar som granskats hanteras och tillämpas avtalet såsom det är tänkt men det finns några utvecklingsområden. Granskningen visar att det behövs ökad kunskap och mer information om hanteringen av arbetstidsförkortningen for medarbetare som är deltidsarbetande eller är frånvarande av annan orsak än semester mer än två veckor. Arbetsgivarenheten kommer att ta upp dessa utvecklingsområden i kommunens nätverk inom arbetsrätt och avtal samt även lägga ut information i det digitala nyhets brev som skickas till alla chefer i koncernen Karlstads kommun. Postadress: Kommunledningskontoret, 651 84 Karlstad Besöksadress: Västra Torggatan 26 Webb: karlstad. se Tel: 054-540 00 00 Fax: 054-186764 E-post: kommunledningskontoret@karlstad.se Org.nr: 212000-1850 PIusGiro: 8174-5 Bankgiro: 405-2213
sid 2 (6) Årets granskning inom ekonomi har gjorts på fakturor som avser intern och extern representation samt fakturor som bokforts på konton for inköp av livsmedel och fårdiglagad mat. Granskning av gåvor i samband med representation har också gjorts. De olika områdena har valts ut efter forslag från forvaltningarna. Syftet med granskningen var att kontrollera om kostnader för intern och extern representation bokförs korrekt, att syfte och deltagare framgår och att moms avdrag görs enligt gällande lagstiftning. I den kommungemensamma internkontrollen år 2009 då extern representation granskades framkom att uppgifter om syfte och deltagare ofta saknades. Utfallet av kontrollerna 2011 visar att rutinerna for extern representation fungerar bra på forvaltningarna. Kunskaper om rutiner for intern representation visar sig vara mer bristfålliga. Det saknas ofta uppgifter om syfte och deltagare och det fårekommer även interna representationskostnader på konton for livsmedel och fårdiglagad mat. Momsavdrag med högre belopp än skatteregler medger, forekommer på fakturor både for extern och intern representation. Karlstads kommuns regler för hantering av fakturor for kurser, konferenser, resor, hotell samt intern och extern representation finns sedan många år publicerade på kommunens intranät, solsidan. Granskningen visar att det finns behov av utbildnings insatser i dessa rutiner på forvaltningarna. Kommunledningskontoret kommer att fortydliga och komplettera kommunens regler för hantering av fakturor avseende representationskostnader. Kommunens kontoplan kommer att ses över när den ska anpassas efter Svenska Kommunförbundets omarbetade kontoplan, Kommun Bas 13. En av förändringarna i Kommun Bas 13 är att all representation, extern och intern, ska bokföras inom samma konto grupp, vilket kommer att for enkla for användarna. Nedan följer en sammanfattande kommentar över inlämnade rapporter. Dessa finns i sin helhet på kommunledningskontoret. Arbetsmarknads- och socialförvaltningen har under året genomfört de aktiviteter som angavs i den egna kontrollplanen. Det har gjorts en genomgång av hantering av kontanta medel i förvaltningens boenden. Granskningen uppvisar en del forbättringsområden. Arbetsmarknads- och socialförvaltningen har tagit fram rekommendationer för hur verksamheten ska säkerställa att forvaltningens "Riktlinjer för hantering av privata medel i boenden inom Arbetsmarknads- och socialförvaltningen" följs. Utbetalning av forsörjningsstöd har också granskats. Under 2011 infördes ett nytt verksamhetssystem, VIVA. Staben har granskat ett antal slumpmässigt utvalda ärenden som rör enskilda. Ärendena har granskats utifrån att de följer gällande regelverk. Granskningen föranledde inga anmärkningar. Egenkontroll sker varje månad på avdelningen av ett antal slumpvis utvalda ärenden. På uppdrag av kommunrevisionen har Komrev inom PWC genomfört en granskning av om arbetsmarknads- och socialnämnden säkerställer att hemlösa erbjuds bostäder och relevant stöd for att få en skälig levnadsnivå. Revisorerna bedömer att detta sker på ett tillfredsställande sätt. "Granskningen visar att nämnden genom inriktningsmål, mål i verksamhetsplanen och genom "tak över
sid 3 (6) huvudet-garantin" aktivt verkar för att kunna erbjuda bostad för enskilda som av olika anledningar saknar bostad. Det finns ett uppsökande och vräkningsförebyggande arbete i syfte att motverka hemlöshet. En tillfredsställande samverkan har byggts upp som kommit att innebära en större tillgång till boende för hemlösa, genom att det finns ett förtroende hos hyresbolagen för kommunens olika insatser riktade till målgruppen.". Resultat av den kontroll som gjordes av den centrala kontrollgruppen, avseende representation, visade att förvaltningen bör förbättra informationen på fakturorna samt se till att momsavdrag följer gällande skatteregler. Barn- och ungdomsjörvaltningen har för tredje året i rad följt upp förekomsten av för sent attesterade fakturor. Granskningen visar att en stor förbättring skett totalt inom barn- och ungdoms nämndens verksamhet, men några av skolområdena behöver se över och effektivisera sina rutiner kring attester. Kontroll har gjorts att aktuella inventarieförteckningar finns vid respektive skolområde. Resultatet visar att de finns vid alla skolområden utom ett. Förvaltningen har även granskat kontering av fakturor avseende bensinkort. De skolområden som haft en felaktig kontering har kontaktats och informerats om vikten av att använda rätt konto för att informationen ur ekonomisystemet ska hålla en god kvalitet. Barn- och ungdomsförvaltningen har som ett led att utveckla förvaltningens arbetsgivarvarumärke granskat förekomsten av avslutssamtal med medarbetare som slutat sin anställning i förvaltningen. Granskningen genomfördes med hjälp av en enkät som skickades till samtliga chefer inom förvaltningen. Resultatet visar att hälften av de svarande har avslutssamtal. De allra flesta av dem som inte använder sig av avslutssamtal skulle göra det om det fanns ett stödmaterial att tillgå. Alla chefer svarade att det finns ett värde i att ha avslutssamtal med de medarbetare som slutar. I granskningen av fakturor för extern och intern representation som genomfördes av den centrala kontrollgruppen framkom att deltagare och ändamål saknades på flera fakturor och att uppgifterna överlag kan förbättras. Kontering har i vissa fall gjorts på fel konto och i andra fall har momsjustering inte gjorts vid representation. Vid extern representation har kommentarerna dock i de flesta fall varit tydliga. Kultur- och jritidsjörvaltningen har under 2011 arbetat med ett antal aktiviteter som angivits i den egna interna kontrollplanen. Förvaltningen har gjort kvalitetsuppföljning av sitt nya kassasystem, BRP och efter genomförda utbildningsinsatser under 2011 fungerar rutinerna överlag tillfredställande. Uppföljning av registrering av stöldbegärlig egendom visar att verksamheten följer angivna rutiner. Granskning av momsavdrag i samband med representation visar på kunskapsluckor i verksamheten. Förvaltningen planerar utbildning i momshantering för alla attestanter under 2012. Kultur- och fritidsförvaltningen har gjort stickprovskontroller av att sjukanmälan till Previa har rapporterats in i lönesystemet. Vid kontrollen upptäcktes tre fall av icke rapporterad sjukdom. Särskild kontroll av att sjukdom rapporteras in i lönesystemet sker numera löpande i samband med lönerapportering.
sid 4 (6) Granskningen som gjordes av den centrala kontrollgruppen visade att kultur- och fi-itidsförvaltningen har god kontroll och tillfredställande förklaringar i kommentarerna till representationsfakturor. Förvaltningen genomförde ett intensivt informationsarbete kring hantering av representationsfakturor under 2010 vilket fått tydligt genomslag i 2011 års internkontroll. Karlstads-Hammarö gymnasieförvaltning har under 2011 prioriterat och utvecklat den interna kontrollen. Karlstads- Hammarö gymnasienämnd har beslutat om. flertalet aktiviteter inom den interna kontrollen under året. Värdegrundsdiskussioner med samtliga chefer har genomförts vid två tillfållen under året. Utgångspunkt har varit hur de offentliga medlen som förvaltningen förfogar över skall användas på ett ansvarsfullt sätt. En större granskning av 14911 poster avseende intern- och extern representation, förbruknings inventarier, kontorsmaterial samt transporter och resor genomfördes under sommaren 2011. Resultatet visade att forvaltningen under 2012 behöver ta fram nya rutiner, riktlinjer och utbildningar for verksamheten. Flera utbildnings insatser har gjorts under 2011. Förvaltningsdirektör och ekonomichef har deltagit i en utbildning i intern kontroll. Utbildningen hade fokus på oegentligheter, mutor och jäv. En extra nämnd hölls den 23 juni med fokus på intern kontroll. Beslut togs att avvikelserapportering skall göras vid varje nämndssammanträde. Presidiet tillsamman med förvaltnings direktör och ekonomichef deltog i utbildning i intern kontroll i Malmö under en dag. Utbildning i intern kontroll för Karlstads Hammarö gymnasienämnd genomfördes den 12 december. Utbildning av ekonomer och ekonomisekreterare sker kontinuerligt. Dessa utbildar i sin tur chefer och medarbetare. I utbildningen ingår regler och rutiner angående inköp, hantering av ekonomisystemet, reglementen och lagar. Gymnasienämnden har under en arbetsdag arbetat med risk- och väsentlighetsanalys. Analysen ligger till grund för internkontrollplanen. Kontrollmomenten avser både verksamhetsmässiga och ekonomiska kontroller. Internkontrollplanen är under utveckling och kommer att revideras och redigeras under 2012. Den centrala granskningen visar att forvaltningen har god ordning och ofta bra information om syfte på representationsfakturor. På några få fakturor har momsbelopp inte ändrats enligt gällande momsregler for representation. Teknik- och fastighetsförvaltningen har under året genomfört ett antal egna kontrollåtgärder inom sin verksamhet. Förvaltningen har granskat om de medarbetare som har fri parkering på arbetsplatsen för sin privata bil formånsbeskattas enligt Skattverkets regler. Granskningen visar att det finns brister. Personliga bilavtal som finns på förvaltningen kommer att sägas upp från och med mars 2012 och den gemensamma bilpoolen kommer att utökas. Parkeringsplatser for privata bilar kommer att sägas upp vilket betyder att beskattning av parkeringsformån inte längre kommer att vara aktuellt. Kontroll av körjournaler till fem av förvaltningens tjänstebilar har gjorts. Överlag är körjournalerna dugligt ifyllda, inga otillbörliga köp är gjorda på bensinkorten, man har tankat rätt drivmedel och forbrukningen av drivmedel förefaller rimlig i
Miljöförvaltningen genomförde en granskning av eventuell förekomst av bisysslor bland personalen på förvaltningen. Granskningen visar att det inte finns någon anställd som har bisysslor som kan komma i konflikt med anställningen på miljöförvaltningen. Kommunrevisionen har under året genomfört en granskning av leverantörsfakturor och förbruknings inventarier inom förvaltningen. Granskningen visar att hanteringen av leverantörsfakturor vid miljöförvaltningen är tillräcklig och ändamålsenlig ur ett internkontrollperspektiv. I en ytterligare granskning på initiativ från kommunrevisionen granskades miljönämndens, stadsbyggnadssid 5 (6) fårhållande till antalet körda mil. Kommunrevision via PWC har granskat om det finns en ändamålsenlig samverkan mellan miljö-, stadsbyggnads- och teknik- och fastighetsnämnden. Granskningen visar att det finns en tillfredställande styrning, struktur och samsyn mellan nämnderna. Några fårbättringsområden finns, dokumentation av rutiner och uppfåljning av samverkan. Resultat av den kontroll som gjordes av den centrala kontrollgruppen, avseende representation, visade att fårvaltningen bör fårbättra informationen på fakturorna samt se till att moms avdrag fåljer gällande skatteregler. Det behövs utbildningsinsatser. Vård- och omsorgsförvaltningen utfår löpande granskning inom olika områden av ekonomihantering. Hanteringen av kontanta medel inom äldreomsorg och handikappomsorg har granskats. Resultatet visar att redovisning av medel fungerar i allmänhet väl, en del brister har åtgärdats i samband med granskningen och i samråd med berörda chefer. Inom handikappsomsorgens dagliga verksamheter har en genomgång gjorts av kassaapparater och redovisning av intäkter. Den centrala kontrollgruppens granskning visar att det fmns brister i redovisning av syfte och deltagare på representationsfakturor och i några fall har inte momsavdrag enligt gällande skatteregler gjorts. Förvaltningen planerar utbildningsinsatser får chefer under 2012. Stadsbyggnadsförvaltningen har granskat hur rapportering av frånvaro i självserviceprogrammet SMIL har fungerat. Granskningen visar att endast hälften av all sjukfrånvaro och vård av barn som anmäldes till Previa under perioden februari till och med oktober 2011, har rapporterats in i lönesystemet i tid. F örvaltningen har en åtgärdsplan och kommer att gå ut med direktiv till samtliga avdelningschefer. Den centrala kontrollgruppens granskning visar att fakturor får intern representation har bokförts på rätt konto och syfte och deltagare framgick av underlagen. Enstaka fakturor för extern representation saknar uppgifter om syfte och deltagare. Det förekom även enstaka fakturor med felaktiga momsavdrag. Karlstads kommuns regler för hantering av fakturor får kurser, konferenser, resor, hotell samt intern och extern representation har skickats ut till samtliga attestanter på fårvaltningen. Stads byggnads förvaltningen planerar även att ha genomgångar av rutiner och regler för representation vid förvaltningsmöten under 2012.
sid 6 (6) nämndens och teknik- och fastighetsnämndens samverkansformer. Granskningen visar att det finns en tillfredställande styrning, struktur och samsyn mellan nämnderna. Förvaltningen har granskats av den centrala kontrollgruppen med gott resultat. Kommunledningskontoret har ansvar for att interna styrdokument och rutiner löpande uppdateras och publiceras på solsidan. Under 2011 har ett nytt arbetssätt for inkassoverksamheten genomförts och nya rutiner införts. Halvdagsutbildningar i momsfrågor har genomförts for personal inom kommunen. Med anledning av kommunens nya beställarorganisation har ett utbildningskoncept tagits fram och utbildningar for beställare inom kommunledningskontoret har genomförts. Utbildning for beställare på forvaltningar kommer att genomföras under 2012. Resultatet av den kontroll som gjordes av den centrala kontrollgruppen visar att underlag till representationsfakturor kan bli bättre. Vissa verifikationer saknar uppgifter om syfte och deltagare och det förekommer även fakturor med felaktiga moms avdrag. Räddningstjänsten Karlstadsregionen har ett omfattande och ambitiöst arbete med intern kontroll och har integrerat det väl i den ordinarie verksamheten. Under 2011 har det genomförts en rad olika granskningar. Räddningstjänsten redovisar i sin årliga rapport om intern kontroll för hela verksamheten.och syftet med kontrollen är att säkerställa att de av direktionen fastställda målen uppnås. Årets granskning innehåller 20 olika kontrollaktiviteter bland annat uppföljning av tillståndsärenden enligt Lagen om brandfarliga och explosiva varor, systematiskt arbetsmiljöarbete, kvalitetssäkring fordon, insatsrapportering, miljöfordon, säkerhetsutbildning, lönerapportering, samt mediahantering. Resultatet av granskningen visar att arbetet fungerar väl. Planerade åtgärder under 2012 De centrala kontrollgrupperna kommer att göra en ny granskning under 2012 på de olika forvaltningarna med samma metod som tidigare. Samarbetet mellan ekonomioch personalfunktionerna ska fortsätta och de kommer tillsammans att utveckla arbetet med intern kontroll. Lämpliga områden inom ekonomi- och personal området kommer att väljas ut efter att en risk- och väsentlighetsanalys gjorts. Kvaliteten på nämndernas egna planer for det egna kontrollarbetet har ökat ytterligare inför 2012 och intern kontroll är nu integrerat i verksamheten på ett mycket bra sätt. I och med att det finns tydliga och konkreta planer bedömer vi att det också kommer att genomföras flera viktiga kontrollaktiviteter under det ko~and året../ ~~ fla~i4irn~ Peter Bäc strand personaldirektör ;J{~ta Holmsten ekonom