SAMVERKANSAVTAL för Nynäshamns kommun 1. VÅRA GEMENSAMMA VÄRDERINGAR OCH MÅL Med detta avtal skapas ett samverkanssystem som ger förutsättningar för ett gott arbetsklimat, en god arbetsmiljö och likabehandling och där inflytande, delaktighet och utveckling är rättigheter för alla som arbetar i våra verksamheter och där ingen ställs utanför. Samverkansavtalet blir därmed en beståndsdel i strävan att skapa ett långsiktigt och hållbart arbetsliv. Samverkanssystemet bidrar därmed till att vi uppfyller de mål som kommunen varje år sätter upp i Mål och Budget och övriga styrdokument. 2. SAMVERKANSSYSTEMETS GRUNDER Medbestämmandelagen och arbetsmiljölagen utgör tillsammans med annan arbetsrättslig lagstiftning, kollektivavtal och FAS den rättsliga grunden för samverkanssystemet. Systemet ska ge goda förutsättningar för samverkan mellan parterna och öka våra medarbetares möjligheter till inflytande, delaktighet och utveckling. Samverkan ska ske så långt ute i organisationen som möjligt, i första hand på de enskilda arbetsplatserna. Så många frågor som möjligt behandlas och avgörs av dem som direkt berörs i sitt arbete. Arbetsplatsträffen blir därmed ett mycket viktigt forum för dialog och information. Varje medarbetare ska ges möjligheter och förutsättningar att påverka utformningen av det egna arbetet. Det är viktigt att de medarbetarnas kunskaper och kreativitet tas till vara i beslutsprocessen. För detta krävs att medarbetarna är väl informerade om de frågor som påverkar verksamheten. Samverkan ska bidra till att medarbetarnas hälsa och välbefinnande påverkas positivt. Kommunikation och samverkan som leder till delaktighet är alla chefers och medarbetares ansvar. En väl genomförd kommunikation är grundläggande för våra medarbetares möjlighet till utveckling, delaktighet, motivation och acceptans. Den är också grunden för vårt ledarskap och den inre effektiviteten och produktiviteten i vår organisation.
2 Samverkan ska ske tidigt i beslutsprocessen för att möjligheten till påverkan ska vara reell. Det är därför av största vikt att personalorganisationernas företrädare i samverkansgrupperna så tidigt som möjligt får del av tillgänglig information, för att de ska kunna ta tillvara sina medlemmars intressen och rättigheter. Vid varje förvaltning ska det finnas en F-samverkansgrupp för samverkan på förvaltningsnivå. I gruppen ska varje fråga belysas också med hänsyn till arbetsmiljö, hälsa och likabehandling. Samverkansgrupper med liknande integrerade uppgifter (A-samverkansgrupper) kan också inrättas vid enskilda arbetsplatser (t.ex. enheter och avdelningar), om berörda personalorganisationer och förvaltningschefen kommer överens om det i F-samverkan. I annat fall gäller MBL:s förhandlings- och informationsregler. Arbetsgivaren är alltid ansvarig för beslut och verkställighet. Det gäller alltså alla frågor som är föremål för samverkan i någon form. Alla deltagare i samverkansgrupper ska sträva efter att nå enighet före beslut. Vid arbetsplatsträffar ska klimatet vara sådant att arbetsledning och medarbetare säger sin mening och lyssnar på varandras synpunkter. 3. ARBETSPLATSTRÄFFAR Arbetsplatsträffen ska vara ett forum för dialog och information mellan medarbetare och arbetsledning (i regel verksamhetsansvarig chef) för att gemensamt arbeta med planering, samordning, uppföljning och utveckling av arbetet på den egna arbetsplatsen. Träffen ska också ge förutsättningar för personlig och yrkesmässig utveckling, liksom för ökat självbestämmande och ansvarstagande för alla medarbetare. Arbetsplatsträffen är inte ett beslutande organ. Arbetsplatsträffar ska hållas regelbundet, gärna 7-10 gånger per år, och utgöra en naturlig del av verksamheten. Arbetsledningen svarar för att detta sker. Målet är alla som har sitt huvudsakliga arbete förlagt till arbetsplatsen ska delta. På en del arbetsplatser är medarbetarna så många att syftet med arbetsplatsträffarna bäst uppfylls genom en uppdelning i flera träffar. Samverkansgrupperna ska följa denna utveckling och verka för att medarbetare som har flera arbetsplatser eller är ensamma på sin arbetsplats inte ställs utanför arbetsplatsträffarna. Till varje arbetsplatsträff bör det finnas en dagordning. Vid träffarna ska föras minnesanteckningar som visar resultatet av diskussionerna och vilken information som getts. Anteckningarna justeras av arbetsledningen och en av medarbetarna.
Det är viktigt att arbetsklimatet vid arbetsplatsträffarna är sådan att man får en dialog och ett erfarenhetsutbyte där var och en ges möjlighet att framföra sina åsikter. Det är inte bara arbetsledningen som ansvarar för detta. Medarbetarna måste också engagera sig för att arbetsplatsträffarna ska ge ett bra resultat. Vid arbetsplatsträffarna ska man också belysa uppkomna frågor med hänsyn till arbetsmiljö, hälsa och likabehandling. Arbetsplatsens fackliga företrädare ska ges utrymme att lämna facklig information och att föra kortare fackliga verksamhetsdiskussioner i viktiga frågor som berör arbetsplatsen. Arbetsledningen förutsätts regelbundet ta upp frågor om personalutbildning och annan kompetensutveckling till diskussion vid arbetsplatsträffarna. 3 4. ARBETSLEDNINGENS SAMVERKAN MED PERSONALORGA- NISATIONERNA 4.1 Allmänt En öppen och förtroendefull samverkan mellan arbetsledning och fackliga företrädare är mycket betydelsefull för verksamhetens resultat. Om berörda parter i F-samverkansgrupp kommer överens om det, kan det vid en arbetsplats inrättas en A-samverkansgrupp. En sådan överenskommelse ska vara skriftlig (t.ex. protokollförd) och träffas mellan förvaltningschef, eller av denne utsedd företrädare d.v.s. F-samverkansgruppens ordförande och facklig representant för de organisationer som har medlemmar på den berörda arbetsplatsen. Det är önskvärt att A-samverkansgrupper inrättas, särskilt vid större arbetsplatser. Vid arbetsplatser som inte har A-samverkansgrupp gäller medbestämmandelagens regler om förhandlingsskyldighet före viktigare beslut (11, 12 och 14 MBL) och om informationsskyldighet (19 MBL). Vidare gäller reglerna i kollektivavtal att arbetsgivaren, i stället för förhandling, ska hålla överläggning med berörda personalorganisationer i vissa situationer, t.ex. inför beslut om avstängning (AB 10), inför meddelande om disciplinpåföljd (AB 11) och vid omreglering av anställning på grund av sjukersättning (AB 12). I fråga som gäller en arbetsplats men avgörs av förvaltningschef, annan förvaltningscentralt placerad beslutsfattare eller av politiskt förtroendevalda ska samverkan före beslut ske i förvaltningens samverkansgrupp (F-samverkansgrupp). Behandlingen i A-samverkansgrupp, om sådan finns, blir då av informationskaraktär.
4 4.2 A-samverkansgruppens uppgifter Där A-samverkansgrupp finns inrättad är den ett forum för regelbunden dialog och information mellan arbetsledningen och personalorganisationerna. Denna dialog kompletterar den samverkan som sker vid arbetsplatsträffar. Gruppen ska också följa upp hur arbetsplatsträffarna fungerar. A-samverkansgruppen ska också belysa arbetsplatsens frågor med hänsyn till arbetsmiljö, hälsa och likabehandling. Samverkansgruppen ska vidare följa behovet av personalutbildning och annan kompetensutveckling vid arbetsplatsen. När det i olika kollektivavtal föreskrivs att arbetsgivaren ska hålla överläggning med berörda personalorganisationer i vissa situationer, uppfylls detta om frågan i stället behandlas i A-samverkansgruppen, (jämför avsnitt 4.4 femte stycket). Se även avsnitt 7 om A-samverkansgruppens arbetsmiljökommittéuppgifter i vissa fall. 4.3 A-samverkansgruppens sammansättning och arbetsformer Samverkansgruppen består dels av arbetsledningen, dels av företrädare för de personalorganisationer som har undertecknat detta avtal och har medlemmar vid arbetsplatsen. Varje organisation har rätt att utse högst en representant i samverkansgruppen, om man i A-samverkansgruppen inte kommer överens om annat mellan berörd organisation och arbetsledningen. De fackliga representanterna ska i möjligaste mån utses bland arbetsplatsens medarbetare. Vid förfall för ordinarie representant har organisationen rätt att sända annan person. Part har rätt att biträdas av person med särskild sakkunskap. Anmärkning Facklig företrädare i samverkansgrupp ska av arbetsledningen ges nödvändig tid, av den ordinarie arbetstiden, för att på ett godtagbart sätt kunna fullgöra sitt uppdrag. I det fall A-samverkansgrupp inbegriper flera, kanske geografiskt spridda arbetsplatser, kan gruppen, tillfälligt eller permanent, behöva utökas med fler fackliga företrädare. Arbetsmiljöombud ska alltid kallas när A-samverkansgrupp behandlar arbetsmiljöfrågor. I frågor av särskilt stor betydelse för en organisation kan dennas representant biträdas av facklig förtroendeman som inte tillhör arbetsplatsen. I sådana frågor kan också arbetsledningen biträdas av medarbetare från den kommunala förvaltningen. Se även avsnitt 7 om närvarorätt för elev- och studerandearbetsmiljöombud i vissa fall. Arbetsledningens företrädare är ordförande i gruppen. Arbetsledningen ska kalla de fackliga representanterna i så god tid att kallelse är ledamöterna tillhanda helst sju men senast fem arbetsdagar före sammanträdet. Till kallelsen ska fogas en dagordning samt till ärendena hörande handlingar.
5 I dagordningen ska tydligt anges vilka ärenden som ordföranden bedömt är förhandlings- respektive informationsärenden. Förhandlingsärenden ska innehålla arbetsgivarens förslag till beslut i ärendet. Protokoll ska föras vid sammanträde i samverkansgrupp. Av protokollet ska framgå vilka frågor som har avhandlats vid sammanträdet och vilka eventuella överenskommelser som har träffats. Precis som i kallelsen ska det också tydligt framgå vilka ärenden som är förhandlings- respektive informationsärenden. Varje personalorganisation har rätt att få avvikande meningar protokollförda. Det ska också framgå vilket beslut arbetsgivaren fattar/föreslår eller avser att fatta eller föreslå. Om facklig representant har anmält att förhandling enligt MBL 14 kan komma att begäras ska anges vilket beslut som arbetsgivaren preliminärt avser att fatta eller föreslå. Anmärkning A-samverkansgruppen berörs av 10 kap 11-12 offentlighets- och sekretesslagen, som bl. a. innebär att kommunala myndigheter får lämna ut vissa slag av sekretessbelagda uppgifter till fackliga företrädare men att dessa inte får lämna uppgifterna vidare annat än till vissa andra fackligt förtroendevalda 4.4 Sambandet mellan A-samverkansgruppen och MBL Samråd i samverkansgrupp ersätter förhandling och information enligt MBL 11 och 19. Om facklig representant vid samverkansgruppens sammanträde anmäler att organisationen överväger att begära förhandling enligt MBL 14, ska arbetsgivaren dröja med beslutet under så lång tid som anges i KHA 7, detta i väntan på att förhandling begärs hos samverkansgruppens ordförande. Om organisationen bestämmer sig för att inte begära förhandling ska detta snarast och skriftligen meddelas ordföranden. Varje personalorganisation kan begära förhandling enligt MBL 12 i fråga som det inte varit samråd om i samverkansgrupp. Om förhandlingen slutar i oenighet kan organisationen hos samverkansgruppens ordförande begära förhandling enligt MBL 14. Tidsfristen framgår av KHA 7. Överenskommelse i samverkansgrupp har aldrig kollektivavtals ställning. Om en organisation har förhinder att närvara vid sammanträde i samverkansgrupp ska arbetsgivaren på begäran alltid informera om frågornas behandling vid sammanträdet. Kopia på protokoll ska alltid delges berörda personalorganisationer. Frågor med nära anknytning till enskilda medarbetares anställningsförhållanden ska företrädesvis behandlas på det sätt som föreskrivs i MBL eller i kollektivavtal. Med andra ord ska viktigare förändringar av detta slag bli föremål för 11 -förhandling på arbetsgivarens initiativ. I vissa fall är arbetsgivaren i stället skyldig att överlägga med berörd personalorganisation (se avsnitt 4.1 och 4.2). Även andra frågor ska behandlas i MBL-förhandling istället för i samverkansgrupper, om någon av parterna finner att frågan undantagsvis inte lämpar sig för behandling i samverkanssystemet.
6 5. SAMVERKAN PÅ FÖRVALTNINGSNIVÅ 5.1 F-samverkansgruppens uppgifter Vid varje förvaltning ska det finnas en samverkansgrupp (F-samverkansgrupp). Denna är ett forum för regelbunden dialog och information mellan förvaltningsledningen och personalorganisationerna. Dessa ska gemensamt delta i planerings- och beslutsprocessen och överblicka och följa upp verksamheten i hela förvaltningen. Arbetsgivarens representanter ansvarar för att frågor behandlas i samverkansgrupp innan man fattar eller lämnar förslag till beslut. F-samverkansgruppen är också arbetsmiljökommitté enligt arbetsmiljölagen och arbetsmiljöförordningen. Den ska inom sitt område vara policyskapande i frågor avseende arbetsmiljö och hälsa samt planera, kontrollera och följa upp arbetsmiljö-, rehabiliterings- och hälsoarbetet (det systematiska arbetsmiljöarbetet). Här inbegrips t.ex. frågor om sjukfrånvaro, friskvård, företagshälsovård och kompetensutveckling inom dessa områden. Uppgifterna ska integreras med övriga verksamhetsfrågor. Se vidare avsnitt 7. Samverkansgruppen ska arbeta med, stödja och följa förvaltningens arbete med personalpolitiska- och likabehandlingsfrågor. Gruppen ska regelbundet diskutera hur förvaltningen uppfyller mål och riktlinjer i diskrimineringslagen, i kommunens personalpolitiska program och den kommungemensamma likabehandlingsplanen. Gruppen ska följa behovet av personalutbildning och annan kompetensutveckling vid förvaltningen. Gruppen ska också följa upp hur samverkanssystemet inklusive arbetsplatsträffarna i sin helhet fungerar inom förvaltningen. 5.2 F-samverkansgruppens sammansättning och arbetsformer F-samverkansgruppen består dels av förvaltningschefen och de medarbetare som denna utser, dels av företrädare för de personalorganisationer som har undertecknat detta avtal och har medlemmar vid förvaltningen. Varje organisation har rätt att utse högst en representant i samverkansgruppen om inte annat överenskoms mellan organisationen och förvaltningschefen. Vid förfall för ordinarie representant har organisationen rätt att sända annan person. Fackliga representanter och andra företrädare utses i första hand bland förvaltningens medarbetare. I komplicerade frågor eller frågor av särskilt stor betydelse för någondera parten kan dennas representanter biträdas av facklig förtroendeman eller av arbetsgivarrepresentant med särskild sakkunskap. Anmärkning Förvaltningens likabehandlingsombud ska alltid kallas när F-samverkansgruppen behandlar likabehandlingsfrågor. Huvudarbetsmiljöombud som är verksam inom förvaltningen ska alltid kallas när F-samverkansgruppen behandlar arbetsmiljöfrågor.
Se även avsnitt 7 om närvarorätt för elev- och studerandearbetsmiljöombud i vissa fall. Förvaltningschefen eller den som chefen utser är ordförande i gruppen. Ordföranden ska kalla de fackliga representanterna i så god tid att kallelse är ledamöterna tillhanda helst sju men senast fem arbetsdagar före sammanträdet.till kallelsen ska fogas en dagordning samt till ärendena hörande handlingar. I dagordningen ska tydligt anges vilka ärenden som ordföranden bedömt är förhandlings- respektive informationsärenden. Förhandlingsärenden ska innehålla arbetsgivarens förslag till beslut i ärendet. Protokoll ska föras vid sammanträde i samverkansgrupp. Av protokollet ska framgå vilka frågor som har avhandlats vid sammanträdet och vilka eventuella överenskommelser som har träffats. Precis som i kallelsen ska det också tydligt framgå vilka ärenden som är förhandlings- respektive informationsärenden. Varje personalorganisation har rätt att få avvikande meningar protokollförda. Det ska också framgå vilket beslut arbetsgivarens företrädare avser att fatta, om denna själv är beslutsfattare i frågan. I annat fall ska arbetsgivarföreträdarens förslag till beslutsfattaren (t.ex. nämnden) framgå av protokollet. Protokollet ska då delges beslutsfattaren innan beslutet fattas. Om facklig representant har anmält att förhandling enligt MBL 14 kan komma att begäras, ska istället anges vilket beslut eller förslag som arbetsgivaren preliminärt avser att fatta respektive lägga fram. 7 Anmärkning F-samverkansgruppen berörs av 10 kap 11-12 offentlighets- och sekretesslagen, som bl. a. innebär att kommunala myndigheter får lämna ut vissa slag av sekretessbelagda uppgifter till fackliga företrädare men att dessa inte får lämna uppgifterna vidare annat än till vissa andra fackligt förtroendevalda. 5.3 Sambandet mellan F-samverkansgruppen och MBL Samråd i F-samverkansgrupp ersätter förhandling och information enligt MBL på samma sätt som anges för A-samverkansgrupper i detta avtals avsnitt 4.4. 6. SAMVERKAN PÅ KOMMUNNIVÅ På kommunnivå finns "kommunens personal- och arbetsmiljögrupp - KPA". 6.1 KPAs uppgifter Gruppens uppgift är att på kommunnivå skapa dialog och erfarenhetsutbyte, att samordna det i vid mening personalpolitiska arbetet och i förekommande fall till beslutsfattare lägga fram förslag.
8 De frågor gruppen ska behandla kan gälla - Mål och Budget - personalpolitiska frågor - likabehandlingsfrågor - kompetensutveckling - personalrörlighet, t ex övertalighet - företagshälsovård - organisationsfrågor - det systematiska arbetsmiljöarbetet - hälso- och friskvårdsfrågor - rehabiliteringsfrågor Det ankommer också på gruppen att följa hur samverkanssystemet fungerar vid kommunens förvaltningar och arbetsplatser. 6.2 KPAs sammansättning och arbetsformer KPA har följande sammansättning Kommunchefen tillika ordförande Personalchefen Förvaltningschefer Medarbetare från KSF, Arbetsgivaravdelningen, tillika sekreterare En representant för varje personalorganisation samt ytterligare en representant för personalorganisation med fler än 100 medlemmar i kommunen. Övriga deltagare vid behov KPA sammanträder 2-4 gånger per år. KPA är ett inte ett beslutande organ. Eventuell överenskommelse som träffas mellan parterna i KPA har aldrig kollektivavtals ställning. 6.3 Kommunstyrelsens ansvar enligt MBL På kommunnivå gäller MBL:s regler om förhandling och information. 7. SAMVERKAN OM ARBETSMILJÖFRÅGOR OCH ARBETS- MILJÖORGANISATION I arbetsmiljölagen betonas arbetsgivarens huvudansvar för arbetsmiljön. Därtill ska arbetsgivare och arbetstagare samverka för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Arbetsmiljöfrågorna är en integrerad del av verksamheten. I Arbetsmiljöverkets föreskrift 2001:1 "Systematiskt arbetsmiljöarbete" talar man om verksamhetens arbetsmiljöaspekter. Fysiska, organisatoriska och sociala faktorer har arbetsmiljökonsekvenser som påverkar individens
fysiska och psykiska hälsa, liksom relationer mellan individer på arbetsplatsen. I arbetsmiljölagen, i arbetsmiljöförordningen och i föreskriften om systematiskt arbetsmiljöarbete finns bestämmelser om hur arbetsgivaren, arbetstagare och fackliga företrädare ska arbeta med arbetsmiljöfrågor. I lagen talas om arbetsställe. Med detta menas varje förvaltning i Nynäshamns kommun. Som arbetsgivare i lagens mening räknas varje nämnd eller styrelse i kommunen. Denna företräds normalt av förvaltningschef eller de andra chefer till vilka förvaltningen skriftligen fördelat arbetsmiljöuppgifter, befogenheter och resurser som gäller arbetsmiljöarbetet. Varje förvaltning organiseras i ett eller flera geografiska arbetsmiljöområden som kan vara lika med arbetsplats men inte behöver vara det. Indelningen görs av F-samverkansgruppen. Varje arbetsplats ska ingå i ett arbetsmiljöområde. Varje facklig organisation som har medlemmar inom ett arbetsmiljöområde får bland dessa utse ett arbetsmiljöombud. Om berörda organisationer kommer överens om det kan ett arbetsmiljöombud utses gemensamt för flera eller alla fackliga organisationer som har medlemmar inom arbetsmiljöområdet. Arbetsmiljöombudet kan även inneha andra fackliga uppdrag. Vid varje förvaltning kan personalorganisationerna gemensamt utse ett av arbetsmiljöombuden att vara huvudarbetsmiljöombud med uppgift att samordna arbetsmiljöombudens verksamhet. Om detta inte sker, ska varje organisation som har fler än ett arbetsmiljöombud vid en förvaltning utse ett av dessa till organisationens huvudarbetsmiljöombud. Uppgiften som arbetsmiljökommitté innefattas i varje förvaltnings samverkansgrupp. Om F-samverkansgruppen i enighet så beslutar kan den uppdra åt en eller flera A-samverkansgrupper att fullgöra sådana arbetsmiljökommittéuppgifter som är begränsade till berörd arbetsplats eller berörda arbetsplatser inom arbetsmiljöområdet. Om A-samverkansgruppen blir oenig i en arbetsmiljöfråga ska frågan hänskjutas till F-samverkansgruppen. Om även F-samverkansgruppen blir oenig gäller ytterst bestämmelserna i 9 arbetsmiljöförordningen om möjlighet att hänskjuta frågan till Arbetsmiljöverket. Om ordföranden är enig med de fackliga representanterna, anses samverkansgruppen vara enig. I avsnitten 1, 3, 4.2 och 5.1 har betonats att samverkansgrupperna fortlöpande ska belysa verksamhetsfrågorna även ur arbetsmiljösynpunkt. Det gäller både vid föreslagna verksamhetsförändringar och för den löpande verksamheten. Det är viktigt att de särskilda granskande uppgifter som arbetsmiljökommittéerna har också fullgörs. Därför ska F-samverkansgrupperna minst två gånger per år hålla sammanträden med särskild tonvikt på arbetsmiljöfrågor. Vid dessa tillfällen bör vid behov representant för företagshälsovården kallas. 9
När det gäller arbetsmiljöfrågor inom det kommunala skolväsendet har elever och vuxenstuderande enligt arbetsmiljölagen rätt till inflytande. Lagen likställer elever och vuxenstuderande med arbetstagare och gäller i princip allt praktiskt och teoretiskt arbete som genomförs i skolan från och med förskoleklassen såväl som i vuxenutbildningen. I arbetsmiljölagen och i arbetsmiljöförordningens 8a föreskrivs att två elevarbetsmiljöombud har rätt att närvara som adjungerade vid arbetsmiljökommittésammanträden. Närvarorätten gäller inte elever i lägre årskurs än grundskolans årskurs 7. Om F-samverkansgruppen har uppdragit åt berörda skolors samverkansgrupper att fullgöra vissa arbetsmiljökommittéuppgifter, är det i dessa samverkansgrupper som närvarorätten gäller. I annat fall gäller närvarorätten i F-samverkansgruppen. Närvarorätten gäller i första hand vid de sammanträden som särskilt ägnas åt arbetsmiljöfrågor. På motsvarande sätt föreskrivs i arbetsmiljölagens 6 kap. 8 att två studerandearbetsmiljöombud har rätt att ingå i arbetsmiljökommittén d.v.s. i A-samverkansgrupp om sådan finns eller annars i F-samverkansgrupp när arbetsmiljöfrågor behandlas. 10