Projektplan SSC - Lönetjänster 2016-08-30 SSC - Lönetjänster BASINFORMATION Projektnummer: 43007 Dnr: Sponsor: Förvaltningschefen, Susanne Kristensson Utvecklingskategori: Ansvarig i linjen för projektet: Kristine Widlund Projektledare: Stefan Thoft Delprojektledare: Tjänsteprocesser Pernilla Hylén IT Johan Ekman Projekttid: 2016-08-23 2018-08-15 Projektplanen med tillhörande budget, tidsplan kommer att uppdateras efter fasen Definiera tjänster för leverans --------------------------------------------------------- -------------------------------------------------- Susanne Kristensson Stefan Thoft
BAKGRUND Regeringen har beslutat att alla myndigheters löneadministration ska utföras av Statens servicecenter, en statlig myndighet under Finansdepartementet, som erbjuder statliga myndigheter i Sverige tjänster inom löneadministration, ekonomiadministration och e- handel. Regeringen har i november 2015 fattat ett beslut om en förordning där 107 myndigheter ansluts till Statens servicecenters lönetjänster under perioden 2015-2016. Under 2016 väntas beslut om nästa förordning som innebär att resterande myndigheter ska ansluta sig till SSC:s lönetjänst under perioden 2017-2021. LU ska enligt förslaget gå över till Statens servicecenter 2018. Lunds universitet har ett välfungerande lönekontor idag, som såväl ledning och medarbetare är nöjda med. Förändringen är därmed en konsekvens av det inriktningsbeslut som regeringen har fattat. Den 30 mars tecknade Lunds universitet (LU) en avsiktsförklaring med Statens servicecenter (SSC) om att SSC om allt går enligt plan ska ta över lönehanteringen från Lunds universitet, med planerad start i början av april 2018. Under 2016 har SSC startat ett kontor i Göteborg med personal från Göteborgs universitet som bas. Förutsättningen för undertecknande av avsiktsförklaringen var att personalen på lönekontoret vid LU erbjuds verksamhetsövergång som är planerad till våren 2018. Då får Göteborgskontoret även arbetsplatser i Lund. Anslutningsprocessen leds av Statens servicecenter och genomförs i projektform Statens servicecenter Statens servicecenter sköter idag administration åt cirka 43 procent av de statliga myndigheterna i Sverige, bland annat Skatteverket, Försäkringskassan, Kronofogden, Lantmäteriet, Pensionsmyndigheten och Länsstyrelserna. De startade 2012 och har idag kontor i Gävle, Stockholm, Eskilstuna och Östersund. Under 2016 startar även ett kontor i Göteborg med Göteborgs universitet som bas. Tanken är att detta kontor ska ge service till högskolesektorn. Ett antal universitet och högskolor har skrivit på avsiktsförklaring om att lägga över lönerelaterade tjänster till Statens servicecenter. Syftet med Statens servicecenter är att myndigheterna ska kunna öka effektiviteten, sänka sina kostnader och trygga kompetensförsörjning i tider av pensionsavgångar och ökande krav på effektivitet och kvalitet. Regeringen har beräknat att de administrativa processerna blir mer kostnadseffektiva när de genomförs inom en organisation, eftersom stordriftsfördelar kan uppnås.
SYFTE Projektet syftar till att genomföra väl kommunicerade förändringar av arbetssätten i organisationen för att säkerställa en smidig övergång till SSC att säkerställa att LU får en välfungerande och kostnadseffektiv lönehantering efter överflyttning till SSC att påverka och dra nytta av den lönetjänst som SSC utvecklat för högskolesektorn MÅL Effektkategori (markera ett eller flera fält) Penganyttor Tidsnyttor Kvalitetsnyttor Intäktsökande Kostnadssänkande X Tidsbesparande Kvalitetshöjande X Ökad medarbetarnöjdhet Ökad studentnöjdhet Effektmål En välfungerande lönetjänst En lönetjänst till motsvarande eller hellre lägre kostnad än 2016 utifrån gällande förutsättningar. Lika bra eller helst bättre kvalitet i lönehanteringen än 2016 Bättre uppföljningsmöjligheter av lönerelaterad data Arbetsplatser i Lund för lönekontorets personal Ansvar för uppgradering och upphandling av lönesystem har flyttats till SSC (Avtal med Evry löper ut 2018-12-31) Statens effektmål som de är formulerade i utredning inför uppstart av SSC Minskade kostnader Effektiva byten och införande av nya system Högre kvalitet i kärnverksamheten Processförändring: o Kapa ledtider o Säkra information
Leveransmål Projektet genomförs i tre faser: FAS 1 GAPANALYS ÖVERENSKOMMELSE Leveransmål enligt avsiktsförklaringen Verifiera detaljerade tjänstleverans uppdelat i bas, tilläggs- och specialtjänster o Inkluderar särskilt att utreda ekonomiadministrativa arbetsuppgifter som idag utförs på LU, såsom avstämning av konton relaterade till lön Verifiera supportlösning Verifiera volymer över avtalsperioden Verifiera systemlösning på kort och lång sikt o Inkluderar särskilt att utreda Lunds egen drift och förvaltning av Primula Ta fram en aktivitetsplan för införande i produktion Utreda lokal för arbetsplatser på kort och lång sikt Nå en slutlig överenskommelse mellan LU och SSC om hantering av lönetjänster FAS 2 IMPLEMENTERING Ta fram förslag på lösningar till identifierade gap och implementera de förändringar som beslutas t ex gällande: o Tjänstgöringsschema o Koppling mellan Primula och VARBI (My network) o Lagring av anhörighetsuppgifter i Primula o Genomföra processgenomgångar och ta fram rutiner för att möta förändring o Support o Olika löne- och ersättningshändelser o Uppföljning o Ta fram förslag på bemanning i samverkansmodell Ta fram förslag på fördelning av arbetsuppgifter som inte ingår i SSC:s uppdrag men som lönekontoret gör idag Ta fram stödmaterial och checklistor för berörda målgrupper Utbilda källrapportörer och chefer FAS 3 STABILISERING Stabilisering av processer, nya rutiner, nya roller och samverkanslösning med SSC
AVGRÄNSNINGAR Projektet ska inte: Utbilda generellt i regelverk som rör personalområdet Genomföra översyn av BESTA koder och befattningar i samband med migrering Identifiera önskemål om nya integrationen till Primula och ta fram nya integrationer till Primula Arkivera information om flöde i ärenden som inte migreras RISKER Riskanalysen med åtgärder för projekten beskrivs mer omfattande och i detalj i bilaga Riskanalys LU, denna bilaga kommer att uppdateras löpande under projekttiden. Nedan presenteras risklistan. Sämre utdatamöjligheter gör det svårt för institutionerna i deras handläggning av ärenden Institutionerna tillgodogör sig inte information och utbildningar i nya rutiner och arbetssätt inför övergång Långa ledtider i beslut gällande projektet kan ge förseningar i projektet Projektaktiviteterna är inte kända förrän i fas två i projektet vilket försvårar bemanningsplanering och brist på resurser kan leda till förseningar. GAP-analys missar väsentliga GAP eller gör felaktiga antaganden. SSC kan inte bidra med resurser enligt plan då de driftsätter flera myndigheter samtidigt. LU misslyckas med att fördela om de arbetsuppgifter som lönekontoret gör idag som SSC kommer att leverera när de tar över tjänsten. SSC underleverantör Evry lyckas inte leverera på LU:s krav t ex gällande prestanda och integrationer Anställda och attesterande chefer upplever en ökad arbetsbörda i och med ökad självrapportering och omfördelning av arbetsuppgifter, vilket kan leda till sämre kvalitet i underlagen. ORGANISATION Uppdragsgivare Susanne Kristensson Styrgrupp LU - SSC Kristine Widlund, tf personaldirekto r, (LU) Karin Ekborg Persson, bitra dande fo rvaltningschef, (LU) Birgitta Carlsson, avdelningschef lo nekontoret, (LU)
Charlotte Johansson Ahlstro m, chef särskilda strategiska myndighetsprojekt (SSC) Hans Tynelius, avdelningschef lo nerelaterade tja nster (SSC), ordförande Intern styrgrupp LU Kristine Widlund, tf personaldirekto r, (LU), ordfo rande Karin Ekborg Persson, bitra dande fo rvaltningschef, (LU) Birgitta Carlsson, avdelningschef lo nekontoret, (LU) Johan Johansson, IT-chef LDC Lise Bröndum, ekonomidirektör Catrin Malmström, kanslichef Kansli N Projektledare Stefan Thoft (LU) Charlotte Johansson Ahlström (SSC) Projektgrupp Johan Ekman(LU) Pernilla Hylen(LU) Viktoria Järnegren (LU) Peter Ahlm (LU) Fredrik Rosen (SSC) Märit Hagström(SSC) Resurs från övriga berörda sektioner t ex sektion Ekonomi Referensgrupper Sektion Ekonomi LU HR UFLG DEFINITIONER SSC = Statens Servicecenter, LU = Lunds universitet Bilaga dokument SSC SLA för lönetjänster KOMMUNIKATIONSPLAN Se bilaga Kommunikationsplan SSC Lo netja nster
TIDSPLAN Nedan fo ljer en prelimina r tidplan med aktiviteter fo r anslutningsprocessen. FAS 1: Projektstart 2016-08-22 Definiera tjänster fo r leverans 2016-08-22 Genomföra gapanalys och ta fram förslag till lösningar som underlag för att kunna skriva på överenskommelse Teckna överenskommelse mellan parterna 2017-03-28 Uppdaterad projektplan och budget efter gapanalyserna 2017-03-31 FAS 2 Implementera 2017-04-03 Genomföra processkartläggning, ta fram nya rutiner, informera och utbilda. Förbereda verksamhetsövergång, Driftsätta 2018-04-03 FAS 3: Stabilisera (tre månader fr.o.m.) 2018-04-03 Avsluta projekt 2018-08-15