Ärende 12 RS 2017-03-01 12 Anmälan av inkomna/utgående skrivelser/protokoll Ärendet Följande skrivelse anmäles för anteckning till protokollet: 1. Portföljrapport, pensionsmedel samt avkastning av egen förvaltning per 2016-12-31. RS160122 2. Sveriges Kommuner och Landsting - Meddelande från styrelsen Stöd till bättre resursutnyttjande i hälso- och sjukvården 3. Revisionsrapport Granskning av operationsverksamheten 4. Sveriges Kommuner och Landsting Meddelande från styrelsen Stöd till bättre resursutnyttjande i hälso- och sjukvården En professionsmiljard 5. Protokoll Hallandstrafiken 2016-12-16 Förslag till beslut Regionstyrelsens arbetsutskott föreslår regionstyrelsen besluta att anteckna skrivelserna till protokollet.
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer 2017-01-20 RS160122 Åke Bengtsson, finanschef Ekonomi o finans tfn 035-134522 ake.bengtsson@regionhalland.se Regionstyrelsen Portföljrapport, pensionsmedel samt avkastning av egen förvaltning per 2016-12-31 Stockholmsbörsen avslutade året med en uppgång med 3,0 procent i december, totalt under 2016 en uppgång på 9,5 procent. Världens breda index utvecklades också positivt. Pensionsmedelsportföljens aktiedel, inkl. globala fonder, miljöfonder och aktieindexobligation ökade under december med 10,8 MKR eller 1,9 procent till 570,2 MKR. I USA höjdes styrräntan och även de svenska räntorna steg men betydligt mindre och ränteskillnaden mot USA har ökat kraftigt. Den svenska tioårsräntan steg från 0,52 procent till 0,54 procent och den svenska tvåårsräntan steg från -0,70 procent till -0,67 procent. Värdet på ränteplaceringarna i pensionsmedelsportföljen sjönk med 0,1 MKR och värdet uppgick därefter till 932,6 MKR. Marknadsvärdet för pensionsmedlen steg med 10,7 MKR eller 0,7 procent till 1 502,8 MKR. Den bokförda nettoavkastningen för pensionsmedel uppgår till 37,5 MKR. Bokförd avkastning för den egna ränteförvaltningen av verksamhetsmedel uppgick till 11,3 MKR. Budgetvärdet för hela 2016 uppgår till 45,0 MKR. I bilaga till rapporten framgår pensionsmedelsportföljens innehav i aktie-och räntefonder. Regionkontoret Catarina Dahlöf Regiondirektör William Hedman Finansdirektör www.regionhalland.se/handlingar
PORTFÖLJRAPPORT, PENSIONSMEDEL SAMT AVKASTNING AV EGEN FÖRVALTNING SAMMANFATTNING December 2016 1. Tillgångsfördelning, pensionsmedel TILLGÅNGSSLAG MARKNADSVÄRDE (MKR) FÖRDELNING (%) Räntor och likvida medel 932,6 62,1 % Varav svenska 932,6 62,1 Aktier 570,2 37,9 % Varav Svenska (inkl. aktieindexobl) 396,6 26,3 Globala 129,5 8,6 Miljö 44,1 3,0 (andel av aktier) (7,7) Totalt 1 502,8 100,0% 2. Utveckling, pensionsmedel Marknadsvärde 2015-12-31 Marknadsvärde 2016-12-31 Värdeförändring december 2016 1 421,2 MKR 1 502,8 MKR 10,7 MKR Värdeförändring 2016 81,6 MKR = 5,7 % Bokförd avkastning 2016, pensionsmedel Bokförd avkastning 2016, egen ränteförvaltning av verksamhetsmedel (1 678,5 MKR) 37,5 MKR 11,3 MKR Budgeterad avkastning totalt 2016 45,0 MKR Bokförd avkastning totalt tom 2016-12-31 48,8 MKR
Rapport - förvaltning av pensionsmedel per 2016-12-31 MARKNADSVÄRDE AVKASTNING % Förändring Mkr Andel % Mkr Andel % December Innevarande år 2015-12-31 2016-12-31 2016-12-31 December December Portfölj Index Portfölj Index Aktier Handelsbanken Sverige Index Criteria 217,4 236,4 15,7 5,6 0,3 2,4 2,3 8,7 8,6 Robur Ethica Sverige Mega 124,3 140,2 9,3 4,8 0,3 3,5 3,0 12,8 12,6 Robur Global Emerging Markets 16,9 20,7 1,4-0,5 0,0-2,0-1,4 22,6 19,8 Robur Ethica Global 30,6 32,7 2,2-0,2 0,0-0,9 0,8 6,9 15,9 Handelsbanken Amerikafond 38,7 43,8 2,9 0,0 0,0-0,1 0,2 13,3 19,9 Handelsbanken Global Selektiv Criteria 32,3 2,1 0,6 0,0 1,9 0,5 7,6 - Miljöfonder Handelsbanken hållbar energi 23,8 25,0 1,7 0,1 0,0 0,2 0,2 5,2 0,8 Dnb Sverige Hållbar 17,6 19,1 1,3 0,4 0,0 2,2 2,9 8,3 9,6 Aktieindexobligation OMX SEB 20110701 50,0 0,0 Inlöst! Nordea korträntefond o HB G S C Aktieindexobligation OMX GS 20190520 20,0 20,0 1,3 0,0 ( kap.gar. 100% - dg 115%) Räntebärande Robur Realräntefond 15,8 16,8 1,1 0,1 0,0 0,4 0,3 6,1 6,2 Robur Företagsobligationsfond FRN 83,6 84,3 5,6 0,0 0,0 0,0-0,1 0,9-0,7 Robur Räntefond Kort Plus 315,1 317,4 21,1-0,2-0,2-0,1-0,1 0,7-0,7 Robur Företagsobligationsfond 45,9 47,3 3,1 0,1 0,0 0,3 0,3 3,0 2,3 Handelsbanken Flexibel ränta 151,9 158,5 10,5-0,5-0,1-0,3-0,3 4,4 4,1 Öhmans företagsobligationsfond 53,3 55,3 3,7 0,1 0,0 0,1 0,6 3,2 4,7 Dnb Nor FRN fond 163,6 166,4 11,1 0,1-0,1 0,0-0,1 1,7-0,6 SEB Microlånefond 24,8 26,6 1,8 0,0 0,0 Handelsbanken Räntestrategi Plus Criteria 25,0 25,1 1,7 0,2 0,0 0,6 0,0 0,5 0,0 Nordea Institutionell korträntefond 2,9 34,9 2,3 0,0 0,0 0,0 0,0 0,3 0,0 TOTALT Aktier 539,3 570,2 37,9 10,8 45,2% 2% 6% Räntebärande 881,9 932,6 62,1-0,1-45,2% 0% 6% SUMMA 1 421,2 1 502,8 100,0 10,7 1% 6%
RS170075-1
RS170038-1 RHR170001-1
www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av Driftnämnd Hallands sjukhus operationsverksamhet Jean Odgaard Carl-Magnus Stenehav Martin Hassel Region Halland December 2016
Granskning av Driftnämnd Hallands sjukhus operationsverksamhet Innehåll Sammanfattning... 2 1. Inledning... 3 1.1. Bakgrund... 3 1.2. Syfte och Revisionsfråga... 3 1.3. Revisionskriterier... 3 1.4. Kontrollmål... 3 1.5. Avgränsning... 4 1.6. Metod och genomförande... 4 2. Iakttagelser och bedömningar... 5 2.1. Mål och styrning... 5 2.1.1. Iakttagelser... 5 2.1.2. Bedömning... 8 2.2. Organisation och samordning... 8 2.2.1. Iakttagelser... 8 2.2.2. Bedömning... 9 2.3. Uppföljning... 10 2.3.1. Iakttagelser... 10 2.3.2. Bedömning... 12 2.4. Effektivisering och utvecklingsarbete... 13 2.4.1. Iakttagelser... 13 2.4.2. Bedömning... 14 2.5. Resultat... 14 2.5.1. Iakttagelser... 14 2.5.2. Bedömning... 16 3. Revisionell bedömning...17 3.1. Revisionell bedömning... 17 3.2. Bedömningar mot kontrollmål... 17 December 2016 1 av 18 Region Halland PwC
Granskning av Driftnämnd Hallands sjukhus operationsverksamhet Sammanfattning PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Region Halland genomfört en granskning av Driftnämnd Hallands sjukhus operationsverksamhet. Syftet med granskningen är att ge revisorerna underlag för att bedöma om Driftnämnd Hallands sjukhus har säkerställt att Hallands sjukhus operationsresurser nyttjas på ett effektivt sätt. Granskningen har genomförts under hösten 2016 genom intervjuer och dokumentgranskning med företrädare från Hallands sjukhus. Vår sammanfattande bedömning är att Driftnämnd Hallands sjukhus delvis säkerställer att Hallands sjukhus operationsresurser nyttjas på ett effektivt sätt. Vi grundar framförallt vår bedömning på att Driftnämnd Hallands sjukhus i huvudsak säkerställer operationsverksamhetens effektivitet genom uppföljning av tillgänglighet. Vi bedömer att operationerna i huvudsak sker inom ramen för Region Hallands målsättning om behandling även om väntetiderna varierar. I en nationell jämförelse är tillgängligheten i Region Halland god. Tillgängligheten är ett viktigt mått men vi bedömer det som otillräckligt. Det är ett mått på om målet om tillgänglighet uppnås men det säger ingenting om effektiviteten i resursanvändningen. Tillgängligheten kan vara god fastän resurserna används ineffektivt. Vår bedömning grundas i övrigt på den avstämning av kontrollmål som gjorts. - Vi bedömer att Driftnämnd Hallands sjukhus har säkerställt en styrning av operationsverksamheten. Vi ser däremot brister i styrkedjan från Regionstyrelse till hur Driftnämnd Hallands sjukhus omsätter beställt uppdrag till produktion. Vi menar att beställningen från Regionstyrelsen är oprecis då den endast uttrycks i form av en summa DRG-poäng. Enligt nuvarande modell kan driftnämnden ensidigt formulera sitt produktionsuppdrag. Samma nämnd blir både beställare och utförare. - Vi bedömer att Driftnämnd Hallands sjukhus i huvudsak har säkerställt en produktions- och kapacitetsplanering av slutenvården. Metoden tillämpas systematiskt i verksamheten och skapar förutsättningar för analys av avvikelser och förbättringar. Det pågår ett arbete med att utveckla en metod för öppen vård. - Det finns en lämplig organisation för samordning mellan operationsenheter och specialistenheter genom driftsgrupperna. Vi anser att samordningen av produktionsplanering och operationsresurser kan utvecklas ytterligare. Läkare i Halmstad och Varberg borde kunna schemaläggas med längre framförhållning såsom i Kungsbacka. - Sjukhusledningen följer upp anestesi- och operationsresurser genom uppdrag och styrkort. Vi menar att fler mått bör utvecklas och målsättas för att säkerställa en effektiv och ändamålsenlig användning av anestesi- och operationsresurserna. - Vi bedömer att det delvis sker ett utvecklingsarbete som leder till ett effektivare nyttjande av operationsresurser. Det pågår ett ständigt förbättringsarbete som innebär att behandlingsmetoder förändras och förbättras. Vi bedömer dock att ett mer uttalat krav på effektiviseringar behöver vidtas. Det saknas uppgift om antalet strukna operationer. Varje strykning av operation är ett misslyckande, såväl ur ett patientperspektiv som utifrån ett effektivitetsperspektiv. Det är angeläget att förvaltningen hittar ett enhetligt och vedertaget sätt att beskriva strykning av operationer. December 2016 2 av 18 Region Halland PwC
Granskning av Driftnämnd Hallands sjukhus operationsverksamhet 1. Inledning 1.1. Bakgrund Av slutbetänkandet Effektiv vård (SOU 2016:2) framgår att en förutsättning för att kunna upprätthålla en verksamhet med hög effektivitet är att se till att alla resurser finns på rätt plats i rätt tid. För att nå detta behövs kontroll över vissa fundamentala inslag i verksamheten. Man behöver skapa en tydlig bild av behoven, vad som ska göras, vilken kapacitet som finns och vem som ska göra vad. Detta brukar benämnas produktions- och kapacitetsplanering. För ett stort antal patienter utgör sjukhusens operationskapacitet en central komponent i vårdprocessen, både vad gäller kvalitet och ledtider. Samspelet mellan verksamheterna och operationsenheterna är en kritisk faktor för att vårdprocessen ska fungera för den enskilde patienten och även för den totala resurseffektiviteten. Regionens operationskapacitet kan vara begränsande faktor för att klara nationella vårdgarantier och kunna bedriva en effektiv vård. Av årsredovisningen för år 2015 framgår att målet för behandling inte uppnås fullt ut för ortopedi, ögon och kirurgi. Inom Hallands sjukhus genomförs operationer i Halmstad, Varberg och Kungsbacka. Utifrån genomförd väsentlighets- och riskanalys önskar revisorerna genomföra en granskning av Driftnämnd Hallands sjukhus operationsverksamhet. 1.2. Syfte och Revisionsfråga Syftet med granskningen är att ge revisorerna underlag för att bedöma om Driftnämnd Hallands sjukhus har säkerställt att Hallands sjukhus operationsresurser nyttjas på ett effektivt sätt. 1.3. Revisionskriterier - Mål och budget 2016 - Hälso- och sjukvårdslagen - Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 1.4. Kontrollmål - Har Driftnämnd Hallands sjukhus säkerställt en styrning av operationsverksamheten genom riktlinjer och mål? - Har Driftnämnd Hallands sjukhus säkerställt en samordning av operationsresurser mellan Halmstad, Varberg och Kungsbacka? - Har Driftnämnd Hallands sjukhus säkerställt att det finns en lämplig organisering för samordningen mellan operationsenheter och specialistenheter? - Används anestesi- och operationsresurser på ett effektivt och ändamålsenligt sätt? December 2016 3 av 18 Region Halland PwC
Granskning av Driftnämnd Hallands sjukhus operationsverksamhet - Har Driftnämnd Hallands sjukhus säkerställt att det för operationsverksamheten finns system och metoder för att följa upp om operationsresurser används effektivt? - Har Driftnämnd Hallands sjukhus säkerställt att det sker en produktions- och kapacitetsplanering av verksamheten? Sker det ett utvecklingsarbete inom området som leder till ett effektivare nyttjande av operationsresurser? - Genomförs operationer inom ramen för Region Hallands målsättning om behandling? 1.5. Avgränsning Granskningen avgränsas till Kirurgi och utbudspunkterna i Halmstad, Varberg och Kungsbacka. Granskningen omfattar Område 3 och 6. 1.6. Metod och genomförande Granskningen har genomförts genom intervjuer och dokumentgranskning. Intervjuer har genomförts med förvaltningschef för Hallands sjukhus och områdesansvariga för område 3 och 6 samt verksamhetsområdeschef för sjukhusadministrationen. Vidare har intervjuer genomförts med verksamhetschef opererande specialistvård Kungsbacka, verksamhetschef operation/iva HSV, ordförande driftgrupp HSH, sjuksköterska ortopedmottagningen HSH samt verksamhetscontroller område 3. Intervjuer har också genomförts med verksamhetschef och biträdande verksamhetschef för kirurgikliniken på Hallands sjukhus. Följande dokument har granskats inom ramen för granskningen: - Arbetsordningar och reglementen 2015 - Hallands sjukhus verksamhetsplan 2016 (inkl uppföljning och aktiviteter Omr 3,6) - Styrkort verksamhetsuppföljning Område 3 och 6. - Driftnämnd Hallands sjukhus, uppföljningsrapport 2 (jan-aug 2016) - Rutin Planerings- och uppföljningsprocess, Ledningssystemet och verksamhetens processer utifrån uppdrag. Ansvar, befogenhet och organisation. Process för resursfördelning - Uppdrag, budget och uppföljning 2016, Hallands sjukhus - Uppdrag driftgrupp operationsplanering samt mötesanteckningar driftgrupper HSH och HSV. - Förslag rutin samordning driftsgrupper - Riktlinjer schemaläggning för läkare område 3 samt schemaläggning v36-49 OP/IVA HSV. - Kostnadsutveckling operation 2013-2016. - Produktionsplanering börläge Granskningen har genomförts av Jean Odgaard (projektledare), Carl-Magnus Stenehav och Martin Hassel, samtliga PwC. Rapporten har faktagranskats av intervjuade tjänstemän. December 2016 4 av 18 Region Halland PwC
Granskning av Driftnämnd Hallands sjukhus operationsverksamhet 2. Iakttagelser och bedömningar 2.1. Mål och styrning 2.1.1. Iakttagelser Uppdrag och ansvar Enligt Region Hallands Arbetsordning och reglemente 2015 ansvarar Regionstyrelsen bl.a för ( 4) 1. de regionövergripande hälso- och sjukvårdsfrågorna och utövar ledning av regionens hälso- och sjukvård. 2. att med ett tydligt invånarperspektiv verka för en god hälsa hos invånarna, att invånarna erbjuds en god vård på lika villkor, att vården ges utifrån invånarens behov och verka för samarbete med andra samhällsaktörer för att stärka invånarnas hälsa och välfärd, 3. att efter samråd med de lokala nämnderna planera regionens verksamhet inom hälsa och sjukvård. Enligt reglementet för driftnämnder ansvarar Driftnämnd Hallands sjukhus för att bidra till att regionfullmäktiges mål uppnås, att inom tilldelade ekonomiska ramar verkställa de uppdrag regionstyrelsen eller regionfullmäktige ger samt att lämna regionstyrelsen det underlag för uppföljning som styrelsen begär. Nämnd ska inom sitt uppdrag ( 3) - svara för att verksamheten utförs på ett rationellt och ekonomiskt sätt, att räkenskaperna är rättvisande och att den interna kontrollen är tillräcklig, - medverka till utveckling, förbättring och effektivisering av regionens verksamheter samt att svara för att det finns ändamålsenliga kvalitetssystem så att kvaliteten i verksamheten systematiskt och fortlöpande analyseras, utvecklas och säkras, - följa upp och utvärdera verksamhet som bedrivs i egen regi, - samråda med regionstyrelsen och om behov finns även med berörd lokal nämnd vid förändring av verksamhet och utbudspunkter av strategisk regional betydelse Av intervjuer med företrädare för förvaltningsledningen framhålls att Regionstyrelsen har befolkningsansvaret medan Hallands sjukhus ansvarar för att genomföra det uppdrag som fullmäktige ger nämnden. Regionstyrelsen har ett ansvar för att ha en heltäckande bild av behovet av vårdtjänster och därmed vilken beställning som krävs för att uppfylla behovet. Beställning kan ske till den egna verksamheten (Hallands sjukhus), vårdval eller externa utförare. Det fulla ansvaret för tillgängligheten kan därför inte driftsnämnden svara för. Ansvaret för tillgänglighet uppges vara ett delat ansvar mellan nämnd och regionstyrelsen. Styrning Regionstyrelsen beslutar om uppdraget till Driftnämnd Hallands sjukhus i form av en beställning uttryckt i DRG-poäng. Denna ligger till grund för sjukhusförvaltningens verksamhetsplanering. Förvaltningen omvandlar beställningen till mål för sjukhusvårdtill- December 2016 5 av 18 Region Halland PwC
Granskning av Driftnämnd Hallands sjukhus operationsverksamhet fällen och klinikvårdtillfällen 1. Dessa mål/uppdrag fördelas till respektive område och verksamhet baserat på historik och behovsprognos. Nämnden fattar inte beslut om dokumentet utan detta dessa redovisas som ett verksamhetsstyrande dokument riktat till förvaltning. Driftnämnden responderar på Regionstyrelsens beställning i form av en skrivelse och fattar beslut om budget. På så sätt uppnås Region Hallands mål vad gäller hälsa och verkningsgrad i hälso- och sjukvården. När det gäller tillräcklig god tillgänglighet styrs detta av vilken beställning som nämnden fått till sig, samt regionstyrelsens styrning av alternativa driftsformer ex inom vårdgarantin. I de fall där Hallands sjukhus är den enda leverantören av vårdtjänster innebär det att nämnden har och tar ett större ansvar för tillgängligheten inom detta område. Det sker månadsvisa beställardialoger mellan tjänstemän inom Hallands sjukhus och regionkontoret gällande uppdrag, framtida behov och vårdens utveckling. Dialogen uppges ha utvecklats positivt under de senaste två åren. Den utveckling som sker tar avstamp i Framtidsarbetet. Förvaltningsledningen beskriver att bra dialog och samverkan kring uppdrag och beställning är en förutsättning för att uppnå en god vård och tillgänglighet. Det tar i regel 12-18 månader för att ställa om en opererande verksamhet till att antingen genomföra fler eller färre behandlingar. Det är flera faktorer som påverkas i form av antalet vårdplatser och tillgång till personal/kompetens. Av Hallands sjukhus verksamhetsplan för år 2016 anges i uppdrag från sjukhuschefen att verksamheterna ska planera, genomföra och följa upp verksamheten på ett systematiskt sätt. I styrkortet för sjukhuset finns mål för bland annat tillgänglighet och produktion (ex klinikvårdtillfällen). I aktivitetsplanen för Hallands sjukhus anges mål för att minska antalet strykningar, avoch ombokningar på operation samt nyttjande av operationsutrymme. I styrkortet för kirurgkliniken finns mål angivna för tillgänglighet. Produktionen mäts i form av medelvårdtid och beläggningsgrad på avdelning. Processkvalitet mäts bland annat genom medelvårdtid. För operations- och intensivvårdsklinik mäts tillgänglighet i form av ej nyttjad salstid. Processkvalitet är målsatt i form av nyttjandegrad salsdagar elektivt (85 %). Styrkortet för Område 6 Kungsbacka är uppbyggt på likartat sätt. Produktions- och kapacitetsstyrning (PKS) I mars 2014 fick regiondirektören i uppdrag av Regionstyrelsen att under 2014 och 2015 arbeta fram en åtgärdsplan omfattande fördjupad analys, detaljerad planering och implementering för att komma tillrätta med Region Hallands kostnadsutveckling. I september 2014 fattade Regionstyrelsen beslut om att ge regiondirektören i uppdrag att omgående starta arbetet med fas 1, fördjupad analys och övergripande utformning Målet för åtgärdsarbetets första fas var bland annat att tydliggöra och beskriva en framtida regiongemensam modell för produktions- och kapacitetsstyrning avseende beställningsprocessen, produktionsplanering, bemanningsplanering, kostnadsplanering, kvalitetsplanering samt uppföljning. 1 Se Uppdrag, budget och uppföljning 2016, Hallands sjukhus. December 2016 6 av 18 Region Halland PwC
Granskning av Driftnämnd Hallands sjukhus operationsverksamhet Arbetet med produktions- och kapacitetsstyrning har fortsatt i Framtidsarbetet. Region Halland har tre grunder för styrning varav Produktions- och kapacitetsstyrning (PKS) är en. I arbetet med PKS sker en operationalisering av uppdraget till planeringsbara enheter. En planeringsbar enhet är exempelvis en bemannad operationssal. Utifrån historik är den planeringsbara enheten beräknad vad gäller personalkostnader och övriga resurser. I arbetet med operationalisering genomförs tre planer: - Plan bestående av vilka operationer som genomförs - Resursplan som omfattar operationssalar och bemanning - Ekonomisk plan Hallands sjukhus arbetar med en lednings- och styrningsprocess. Syftet med förvaltningens planerings- och uppföljningsarbete är, enligt ledningssystemet, att åstadkomma bättre tillgänglighet för patienten och högre effektivitet i totalt resursutnyttjande. I arbetet med planering och uppföljning på Hallands sjukhus möts funktionerna för produktion, personal och ekonomi. Fokus i arbetet är att säkerställa att resurser vid varje given tidpunkt används mest kostnadseffektivt, patientsäkert och med överenskommen kvalitet. Arbetet med planering och uppföljning på Hallands sjukhus sker enligt den fastställda månadsprocessen, Planerings- och uppföljningsprocessen. Arbetet med uppföljning följer en månadscykel med 4 veckor som innehåller olika delmoment (se bilden nedan). Processens delmoment rör arbete med prognoser och beslutsunderlag, där uppdrag och efterfrågan ställs mot kapacitet i form av lokal, personal, material samt ekonomiska resurser. Bild: Planerings- och uppföljningsprocessen Källa: Ledningssystemet I planerings- och uppföljningsprocessen har varje nivå ett uppföljningsmöte i månaden som föregås av orienterande avstämningsmöte. Med hjälp av processen identifieras avvikelser som kan hanteras genom lämpliga åtgärder. Uppföljningen och analyser sker huvudsakligen utifrån framtagna styrkort för Hallands sjukhus. Styrkort innehåller utvalda indikatorer och mätetal som är beslutade av sjukhusledningen. Genom processen sker en avstämning av sjukhuset månatligen. Det finns riktlinjer för schemaläggning av läkare inom område 3. För område 3 sker gemensam schemaläggning för minst tre månader framåt. Arbete pågår med framtagande av gemensamma schemaperioder för samtliga yrkesgrupper. Ett gemensamt schemaläggningsverktyg kommer att upphandlas regionalt. December 2016 7 av 18 Region Halland PwC
Granskning av Driftnämnd Hallands sjukhus operationsverksamhet Operationskoordinator arbetar med att koordinera tillgängligt operationsutrymme för dagkirurgi, slutenvårdsoperation och mottagningsoperationer. Planering sker utifrån väntelista och tillgång till operatörer. Koordinatorn samordnar med remissansvarig sekreterare samt ansvarig schemaläggare till produktionsansvarig som fördelar operationsutrymme utifrån sektionsbehov och remissinflöde. 2.1.2. Bedömning Kontrollmålet, att Driftnämnd Halland sjukhus har säkerställt en styrning av operationsverksamheten genom riktlinjer och mål, bedöms vara uppfyllt. Vi bedömer att Driftnämnd Hallands sjukhus har säkerställt en styrning av operationsverksamheten. Driftnämnden har angivit en målsättning där mer än 80 procent av andelen patienter ska ha fått operation/behandling inom 60 dagar. Styrningen sker på tillgänglighet vilken mäts för opererande verksamhet, ex kirurgi. Det bör tilläggas att det finns ingrepp/behandling inom exempelvis cancerkirurgi, där målsättningen utifrån medicinska prioritering är betydligt snabbare hantering. Det finns också en styrning i form av uppdrag vilken även omfattar operation/intensivvårdsklinik. Det finns upprättade styrkort för respektive verksamhet med angivna mål och indikatorer. Avvikelser och åtgärder mot angivna mål följs upp och redovisas på verksamhetens aktivitetslista. Vi ser däremot brister i styrkedjan från Regionstyrelse till hur Driftnämnd Hallands sjukhus omsätter beställt uppdrag till produktion. Vi menar att beställningen från Regionstyrelsen är oprecis då den endast uttrycks i form av en summa DRG-poäng. Enligt nuvarande modell kan driftnämnden ensidigt formulera sitt produktionsuppdrag. Samma nämnd blir både beställare och utförare. Kontrollmålet, att Driftnämnd Hallands sjukhus har säkerställt att det sker en produktions- och kapacitetsplanering av verksamheten, bedöms i huvudsak vara uppfyllt. Vi bedömer att Driftnämnd Hallands sjukhus i huvudsak har säkerställt en produktionsoch kapacitetsplanering av slutenvården. Det pågår ett arbete med att utveckla en metod för öppen vård. Det sker en produktions- och kapacitetsplanering av verksamhet utifrån en framtagen struktur. Metoden tillämpas systematiskt i verksamheten och skapar förutsättningar för analys av avvikelser och förbättringar. 2.2. Organisation och samordning 2.2.1. Iakttagelser Hallands sjukhus omfattar de tre sjukhusen i Halland (Halmstad, Kungsbacka och Varberg). Verksamheten är indelad i områden, varav vissa har ett länsövergripande ansvar och andra ett lokalt ansvar för ett sjukhus. Inom Område tre finns bland annat Operations- och intensivvårdskliniken Hallands sjukhus Halmstad, Operations- och intensivvårdskliniken Hallands sjukhus Varberg samt Kirurgkliniken Hallands sjukhus. Inom December 2016 8 av 18 Region Halland PwC
Granskning av Driftnämnd Hallands sjukhus operationsverksamhet Område 6 (Kungsbacka) finns Opererande specialistvård Hallands sjukhus Kungsbacka vilken innehåller kirurgmottagning, operation, ortopedi-, urologi-, gynekologimottagning, steriltekniska enheten, uppvakningsavdelning. En stor del av slutenvårdsverksamheten vid Hallands sjukhus (ca 87 %) är att betrakta som akut, och ej planerbar. Enligt uppgift är ca 25 % av alla operationer vid Hallands sjukhus akuta. På sjukhusen i Halmstad och Varberg finns driftsgrupper med en företrädare från varje opererande klinik samt företrädare för operations- och intensivvårdsklinik. Respektive grupp leds av en ordförande. Det finns ett fastställt uppdrag och rutin för driftgruppernas arbete med operationsplanering. Driftsgrupperna träffas månatligen utifrån en fast agenda. På driftsgruppsmöten diskuteras aktuell tillgänglighet och lägesbeskrivning från respektive verksamhet. Av intervju framgår att driftsgruppsmötena skapar dialog och förståelse över att man är en gemensam enhet där man diskuterar hur man kan få hjälp över gränserna. Möte mellan båda ordförande från driftgrupperna HSH och HSV, tillsammans med verksamhetschef vid operation HSK och verksamhetscontroller vid område 3, sker i uppföljningsprocessen. Vid dessa möten sker samordning/effektivisering av operationskapaciteten. Driftgruppsnätverk träffas fyra gånger per år. Förslag till samordning och effektivisering från driftsgruppsnätverk presenteras för PKP-processgrupp. Driftgruppen har en hög grad av långsiktig planering och styrning. Det har framkommit önskemål om att driftgruppen även har en mer kortsiktig styrning i frågan om medicinsk prioritering i det akuta skeendet. Det finns fastställda riktlinjer för schemaläggning för läkare inom område 3. Av intervjuer framgår att läkarna är schemalagda med 6-12 veckors framförhållning. I Kungsbacka sker det med 16 veckors framförhållning. Viss samordning mellan sjukhusen sker. Operatörer från respektive klinik opererar på båda sjukhusen. Operationspersonal lånas inte ut mellan sjukhusen. Av intervjuerna framgår att samordningen av produktionsplanering kan utvecklas ytterligare. Ur ett patientperspektiv uppges det finnas det en stor förbättringspotential. Varje sjukhus arbetar med sina operationsköer vilket kan innebära att ett sjukhus ligger i bra fas med tillgänglighetsmålet medan ett annat har sämre tillgänglighet. Väntetid till operation för patient med samma diagnos kan således vara olika mellan sjukhusen. Detta kan dock innebära att patienten opereras av annan person än den de träffade på mottagningen. Det förekommer att patienter tas till Kungsbacka från Halmstad/Varberg för operationer inom kirurgi (bråck, gallor mm) vilket leder till utjämning av köer. 2.2.2. Bedömning Kontrollmålet, att Driftnämnd Hallands sjukhus har säkerställt att det finns en lämplig organisering för samordningen mellan operationsenheter och specialistenheter, bedöms i huvudsak vara uppfyllt. Kontrollmålet, att Driftnämnd Hallands sjukhus har säkerställt en samordning av operationsresurser mellan Halmstad, Varberg och Kungsbacka, bedöms delvis vara uppfyllt. December 2016 9 av 18 Region Halland PwC
Granskning av Driftnämnd Hallands sjukhus operationsverksamhet Vi bedömer att Driftnämnd Hallands sjukhus har säkerställt en lämplig organisation för samordning mellan operationsenheter och specialistenheter genom driftsgrupperna. Vi anser att samordningen av produktionsplanering och operationsresurser kan utvecklas ytterligare. Läkare i Halmstad och Varberg borde kunna schemaläggas med längre framförhållning såsom i Kungsbacka. 2.3. Uppföljning 2.3.1. Iakttagelser Operationer kan delas in i tre typer av operationer med olika resursåtgång: - Mottagningsoperation. Operation i vaket tillstånd på mottagning. - Poliklinisk operation. Dagkirurgi vilket genomförs vid planerade ingrepp som kräver nedsövning eller mer avancerad lokalbedövning, men där patienten inte behöver stanna över natten. - Inneliggande operation. Patient vårdas på en avdelning efter att operationen är genomförd. Verksamheterna följs upp via styrkort. Styrkorten innehåller mål och mått för tillgänglighet, processkvalitet, produktion, ekonomi och personal. I styrkortet för Kirurgkliniken inom område 3 följs bland annat följande indikatorer vad gäller tillgänglighet och produktion: Indikator Resultat per sep 2016 Mål 2016 (rullande 12 mån) Nybesök 60 dagar väntande 77 % > 80 % (andel) Behandling 60 dagar väntande 72 % > 80 % (andel) Klinikvårdtillfällen (avvikelse 1 % 0 mot plan) Beläggningsgrad (andel) 96 % 88 % I styrkortet anges också avvikelser och åtgärder som innebär förändringar av huvudplaner. Det har under 2016 utförts marginellt färre operationer trots minskade vårdplatstillgång. Det innebär att verksamheten har varit framgångsrik i att genomföra åtgärder för att klara av sin produktion. Huvudsakligen har åtgärdsarbetet inneburit en ökad poliklinisering under året. Operations- och intensivvårdsklinikerna betraktas som stödverksamheter som skall skapa förutsättningar för de opererande verksamheterna, exempelvis kirurgi, att nå sina uppdrag. Driftgrupperna är stöd i denna process. December 2016 10 av 18 Region Halland PwC
Granskning av Driftnämnd Hallands sjukhus operationsverksamhet I styrkortet för Operations- och intensivvårdskliniken HSH inom område 3 följs bland annat följande indikatorer avseende tillgänglighet och processkvalitet: Indikator Resultat per sep 2016 Mål 2016 (rullande 12 mån) Ej nyttjad salstid (antal 9,5 Ej angivet tomma salar) Strukna operationer (antal) - Ej angivet Nyttjandegrad salsdagar elektivt (andel) 96 % 85 % Såsom avvikelser och åtgärd anges att utöver planerad nerdragning med en sal måndag till torsdag har ej 9,5 salsdagar kunnat utnyttjas som planerat under september 2016. Fem av salsdagarna har ej använts pga sjuk personal och övriga (4½) salsdagar utnyttjades ej pga utbildningsdag. Av intervju framgår att verksamhetscheferna inom Operations- och intensivvårdsklinikerna vid Hallands sjukhus följer upp en rad olika parametrar för operationsprocessen såsom starttid för operation, bytestid mellan operationer, avveckling av operation i förhållande till målsatt tid, knivtid och salsutnyttjande. Kvalitet följs genom postoperativa infektioner, basala hygienrutiner och registrering i olika kvalitetsregister. Hallands sjukhus deltar i SPOR (Svensk perioperativt register) där information/data samlas om vården i samband med en operation. Syftet är att kunna utvärdera och förbättra vården för alla patienter som genomgår en operation. Vi har i denna granskning inte kunnat ta del av några målvärden gällande ovan parametrar för område 3. Inom område 6 har Klinik Opererande specialiteter egna kvalitetsmål och mått för exempelvis starttid och sluttid. Av nedan bild framgår data för en operationssal. Här beskrivs från vilken tid patient inkommer på sal, när operation startar/slutar, hur lång tid patient är på sal och effektiv operationstid (knivtid). Här framgår även bytestid. Bild: Uppföljning Operationsstartid och bytestid Källa: Hallands sjukhus Kungsbacka Förvaltningsledningen beskriver att operationsverksamheten utifrån tillgänglig statistik och uppföljning uppvisar en produktionsökning medan tillgängligheten under år 2016 har försämrats något. Operationsverksamheten uppges fungera bra genom att tillgängligheten December 2016 11 av 18 Region Halland PwC
Granskning av Driftnämnd Hallands sjukhus operationsverksamhet är god och att producerade vårdvolymer följer den beställning som sjukhuset har fått. Ineffektivitet kan spåras i bristande produktion. Av intervjuerna framgår att det finns flaskhalsar i operationsverksamheten. Den mest kritiska flaskhalsen i nuläget är tillgången till operatörer. Det handlar också om tillgång till lokaler/utrustning och olika typer av kompetenser. Det uppges finnas särskild brist vad gäller urologer. Inom kirurgkliniken är flaskhalsen bland annat tillgången till vårdplatser på kirurgavdelningen i Varberg. Ett större inflöde av patienter innebär att kirurgpatienter vårdas på sjukhusets övriga avdelningar. När det gäller operations- och anestesisjuksköterskor finns inget ökat behov utifrån dagens uppdrag, men det uppges vara svårt att upprätthålla bemanningen då det är svårt att rekrytera. Någon särskild rapportering gällande operationsverksamheten sker inte till nämnd. Operationsprocessen uppges vara en delprocess tillsammans med många andra. Nämndens uppföljning sker utifrån de mål som nämnden har beslutat om samt tillhörande statistik gällande tillgänglighet och volymer. 2.3.2. Bedömning Kontrollmålet, att Driftnämnd Hallands sjukhus har säkerställt att det för operationsverksamheten finns system och metoder för att följa upp om operationsresurser används effektivt, bedöms delvis vara uppfyllt. Vi bedömer att Driftnämnd Hallands sjukhus delvis har säkerställt system och metoder för att följa upp om operationsresurser används effektivt. Det sker en uppföljning av produktion och resursförbrukning i form av utfall gentemot budget. Den uppföljning som sker till nämnd är i huvudsak fokuserad på tillgänglighet. Det finns angivna mål och uppföljning sker gentemot avvikelser mot plan. Det finns mått för operationsverksamheten och dessa följs på sjukhusledningsnivå genom styrkort och PKS. Verksamhetschefen för Operations- och intensivvårdskliniken använder olika parametrar/indikatorer för att följa upp verksamheten. Någon målsättning för ej nyttjad salstid samt strukna operationer är inte angivet. Kontrollmålet, att anestesi- och operationsresurser används på ett effektivt och ändamålsenligt sätt, bedöms delvis vara uppfyllt. Driftnämnd Hallands sjukhus säkerställer indirekt operationsverksamhetens effektivitet genom uppföljning av tillgängligheten. Tillgängligheten är ett viktigt mått men vi bedömer det som otillräckligt. Det är ett mått på om målet om tillgänglighet uppnås men det säger ingenting om effektiviteten i resursanvändningen. Tillgängligheten kan vara god fastän resurserna används ineffektivt. Sjukhusledningen följer upp anestesi- och operationsresurser genom uppdrag och styrkort. Det finns endast ett mått, nyttjandegrad salsdagar, där en målsättning är angiven. Vi menar att fler mått bör utvecklas och målsättas för att säkerställa en effektiv och ändamålsenlig användning av anestesi- och operationsresurserna. December 2016 12 av 18 Region Halland PwC
Granskning av Driftnämnd Hallands sjukhus operationsverksamhet 2.4. Effektivisering och utvecklingsarbete 2.4.1. Iakttagelser Som tidigare beskrivits är PKS en del av framtidsarbetet. Det pågår ett arbete med att vidareutveckla till öppenvården. Av intervjuer framgår att effektivisering kan vara att öka andelen dagkirurgi och kirurgi på mottagningen. Det kan också vara att en behandlingsmetod förändras eller workshift i form av att exempelvis sjuksköterska genomför behandlingen istället för läkare. Genom sjukhusförvaltningens uppföljning synliggörs brister/avvikelser. Dialog och transparent uppföljning skapar ett förtroende och förutsättningar för att utveckla effektiviseringar. Små procentuella förändringar är i regel svåra att uppnå, utan oftast handlar det om att verksamheten exempelvis går från 5 till 6 behandlingar per dag och sal med bibehåller personal. Sådana diskussioner förs för närvarande inom verksamhet ortopedi. Av intervjuer framgår att det sker förbättringsarbeten som leder till effektiviseringar. Det finns ingen osthyvel på verksamheterna. Ett sätt att upprätthålla ett förändringstryck uppges vara att inte tillföra nya resurser. Utifrån uppgifter fån ekonomisystemet går det att utläsa att kostnadsutvecklingen för Hallands sjukhus operation- och anestesiverksamhet för perioden 2013-2015 minskat med 15 mnkr och förklaras av att avskrivningskostnader och finansiella kostnader minskat med 8,6 mnkr. Kostnaderna för personal har ökat med ca 6 % och förklaras av årlig löneökning. Övriga kostnader avseende verksamhetsknutet material och tjänster har minskat. På verksamhetsnivå sker arbete med att minska strykningar samt av- och ombokningar av operationer. Fortsatt arbete sker med optimering av salsutnyttjande. Det pågår ett arbete med att införa mellanstäderska. Tanken är att genom Regionservice tillhandahålla arbetskraft som kan leda till att arbetsuppgifterna fokuseras på patientarbete för undersköterska och sjuksköterska. I Kungsbacka har en produktionsökning skett mellan åren 2012-2016 med bibehållen kvalitet och kostnad. Det uppges vara svårt att jämföra produktionen över tid då det varierar mellan korta/långa operationer, erfarna/oerfarna operatörer m.m. Ett utvecklingsområde uppges vara strykningar av operationer. Det saknas utdata som är möjlig att analysera. I nuläget går det inte att skilja på strykningar och ombokning av operationer. Företrädare för kirurgkliniken menar att en orsak till strykningar kan vara långsamma byten på operationssalen eller operatörer under utbildning. En annan orsak kan vara att den sista operationen för dagen stryks tidigt då det beräknas att operationen inte kommer att vara klar innan operationspersonalen arbetstid är slut. Exempel på hur PKS har använts inom ramen för effektivisering av verksamheten uppges inom förvaltningen vara öronkliniken vilken hade låg beläggning på sina vårdplatser. Genom analys kunde en av vårdplatserna stängas. December 2016 13 av 18 Region Halland PwC
Granskning av Driftnämnd Hallands sjukhus operationsverksamhet 2.4.2. Bedömning Kontrollmålet, att det sker ett utvecklingsarbete som leder till ett effektivare nyttjande av operationsresurser, bedöms delvis vara uppfyllt. Vi bedömer att det delvis sker ett utvecklingsarbete som leder till ett effektivare nyttjande av operationsresurser. Det är viktigt att framhålla att akutsjukvård är en komplex verksamhet. Att öka antalet operationer innebär en rad konsekvenser för verksamheten. Det ställer bland annat krav på tillgång till ett ökat antal vårdplatser och tillgång till resurser i form av personal och kompetens. Effektivisering sker inte enligt osthyvelsprincipen utan snarare genom större och mer genomgripande förändringar. Av vår granskning framgår att det pågår ett ständigt förbättringsarbete som innebär att behandlingsmetoder förändras och förbättras i form av exempelvis dagkirurgi vilket leder till effektivisering av verksamheten och att patientens vårdtid förkortas. Vi bedömer dock att ett mer uttalat krav på effektiviseringar genom fastställda måltal behöver vidtas. Det saknas uppgift om antalet strukna operationer. Varje strykning av operation är ett misslyckande, såväl ur ett patientperspektiv som utifrån ett effektivitetsperspektiv. Det är angeläget att förvaltningen hittar ett enhetligt och vedertaget sätt att beskriva strykning av operationer. 2.5. Resultat 2.5.1. Iakttagelser Av Driftnämnden Hallands sjukhus Uppföljningsrapport 2 per augusti 2016 framgår att en svagt nedåtgående trend kan ses för tillgängligheten både till besök och behandlingar. Tillgängligheten till nybesök och behandling inom 60 dagar förväntas öka över målvärdet på 80 procent i utfallet efter september månad. Tabell: Bibehålla hälsa hos den halländska befolkningen. Källa: Driftnämnden Hallands sjukhus, Uppföljningsrapport 2, jan-aug 2016 December 2016 14 av 18 Region Halland PwC
Granskning av Driftnämnd Hallands sjukhus operationsverksamhet Enligt aktuella uppgifter från Väntetider i vården har 90 % av alla patienter fått en operation/åtgärd efter beslut om behandling. Tillgängligheten per oktober månad 2016 har förbättrats ytterligare och uppgår till 93 %. Diagrammet nedan beskriver Region Hallands måluppfyllelse per månad (orange) i jämförelse med riket (blått). Bild: Andel väntande patienter till beslutad operation/åtgärd Källa: http://www.vantetider.se/kontaktkort/hallands/specialiseradoperation/ Av samma källa framgår att 80,7 % av patienterna fick behandling inom 60 dagar (målvärdet). Uppgifterna avser per september månad 2016. Bild: Hur länge har man väntat? Källa: http://www.vantetider.se/kontaktkort/hallands/specialiseradoperation/ Väntetiderna varierar mellan olika behandlingar. För närvarande uppger företrädare för kirurgkliniken att det är problem vad gäller tillgänglighet för benign (godartad) kirurgi. Genom prioritering av cancersjukvård sker undanträngningseffekter vad gäller kirurgi inom bland annat bråck och kärl. December 2016 15 av 18 Region Halland PwC
Granskning av Driftnämnd Hallands sjukhus operationsverksamhet 2.5.2. Bedömning Kontrollmålet, att det genomförs operationer inom ramen för Region Hallands målsättning om behandling bedöms vara uppfyllt. Av uppgifterna från september 2016 framgår att Region Hallands sjukhus sammantaget uppnår sin målsättning där 80 % efter beslut får behandling/åtgärd inom 60 dagar. Väntetiderna varierar mellan olika behandlingar. I en nationell jämförelse är tillgängligheten i Region Halland god. December 2016 16 av 18 Region Halland PwC
Granskning av Driftnämnd Hallands sjukhus operationsverksamhet 3. Revisionell bedömning 3.1. Revisionell bedömning Vi bedömer att Driftnämnd Hallands sjukhus delvis säkerställer att Hallands sjukhus operationsresurser nyttjas på ett effektivt sätt. Vi grundar framförallt vår bedömning på att Driftnämnd Hallands sjukhus i huvudsak säkerställer operationsverksamhetens effektivitet genom uppföljning av tillgänglighet. Vi bedömer att operationerna i stort sett sker inom ramen för Region Hallands målsättning om behandling även om väntetiderna varierar. Tillgängligheten är ett viktigt mått men vi bedömer det som otillräckligt. Det är ett mått på om målet om tillgänglighet uppnås men det säger ingenting om effektiviteten i resursanvändningen. Tillgängligheten kan vara god fastän resurserna används ineffektivt. I övrigt bygger vår bedömning på avstämning av respektive kontrollmål. 3.2. Bedömningar mot kontrollmål Kontrollmål Har Driftnämnd Hallands sjukhus säkerställt en styrning av operationsverksamheten genom riktlinjer och mål? Har Driftnämnd Hallands sjukhus säkerställt att det sker en produktions- och kapacitetsplanering av verksamheten? Har Driftnämnd Hallands sjukhus säkerställt att det finns en lämplig organisering för samordningen mellan operationsenheter och specialistenheter? Har Driftnämnd Hallands sjukhus säkerställt en samordning av operationsresurser mellan Halmstad, Varberg och Kungsbacka? Har Driftnämnd Hallands sjukhus säkerställt att det för operationsverksamheten finns system och metoder för att följa upp om operationsresurser används effektivt? Används anestesi- och operationsresurser på ett effektivt och ändamålsenligt sätt? Sker det ett utvecklingsarbete inom området som leder till ett effektivare nyttjande av operationsresurser? Genomförs operationer inom ramen för Region Hallands målsättning om behandling? Kommentar Uppfyllt Uppfyllt Uppfyllt Delvis Delvis Delvis Delvis Uppfyllt December 2016 17 av 18 Region Halland PwC
Granskning av Driftnämnd Hallands sjukhus operationsverksamhet 2016-12-13 Kerstin Sikander Uppdragsledare Jean Odgaard Projektledare December 2016 18 av 18 Region Halland PwC
RS170075-1
Resandeutveckling Oktober 2016
Ackumulerat resande i Halmstads stadbusstrafik 4 000 000 4 000 000 Rullande 12 Halmstads stadsbusstrafik + 5% 3 500 000 3 500 000 3 000 000 2 500 000 2 000 000 3 000 000 1 500 000 1 000 000 2 500 000 2 000 000 500 000 0 jan06-dec06 apr06-mar07 jul06-jun07 okt06-sep07 jan07-dec07 apr07-mar08 jul07-jun08 okt07-sep08 jan08-dec08 apr08-mar09 jul08-jun09 okt08-sep09 jan09-dec09 apr09-mar10 jul09-jun10 okt09-sep10 jan10-dec10 apr10-mar11 jul10-jun11 okt10-sep11 jan11-dec11 apr11-mars12 jul11-juni12 okt11-sept12 jan12-dec12 apr12-mar13 jul12-jun13 okt12-sep13 jan13-dec13 apr13-mar14 jul13-jun14 okt13-sep14 jan14-dec14 apr14-mar15 jul14-jun15 okt14-sep15 jan15-dec15 apr15-mar16 jul15-jun16 okt15-sep16 2006 2013 2014 2015 2016 1 500 000 1 000 000 500 000 0 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Analys Ackumulerat resande, + 5% Jämfört föregående oktober + 11,+% Kommentar Den positiva resandeutvecklingen fortsätter i Halmstad och ökningen är stabil enligt den långsiktiga trenden rullande 12. Byggnationen av resecentrum har inte inneburit minskat resande mycket tack vare bra framkomlighetsåtgärder. Om den fina utvecklingen fortsätter är det möjligt att vi når 4 000 000 resor någon gång i december.
500 000 600 000 Ackumulerat resande i Falkenbergs stadsbusstrafik Rullande 12 Falkenbergs stadsbusstrafik + 11,5% 500 000 450 000 400 000 400 000 300 000 200 000 350 000 100 000 300 000 0 jan06-dec06 apr06-mar07 jul06-jun07 okt06-sep07 250 000 jan07-dec07 apr07-mar08 jul07-jun08 okt07-sep08 jan08-dec08 apr08-mar09 jul08-jun09 okt08-sep09 jan09-dec09 apr09-mar10 jul09-jun10 okt09-sep10 jan10-dec10 apr10-mar11 jul10-jun11 okt10-sep11 jan11-dec11 apr11-mars12 jul11-juni12 okt11-sept12 jan12-dec12 apr12-mar13 jul12-jun13 okt12-sep13 jan13-dec13 apr13-mar14 jul13-jun14 okt13-sep14 jan14-dec14 apr14-mar15 jul14-jun15 okt14-sep15 jan15-dec15 apr15-mar16 jul15-jun16 okt15-sep16 2006 2013 2014 2015 200 000 2016 150 000 100 000 50 000 0 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Analys Ackumulerat resande, + 11,5% Jämfört föregående oktober, + 5,5% Kommentar Falkenberg fortsätter att öka på en stabil nivå sett till ackumulerat resande. Återstår att se hur länge den fina resandeutvecklingen fortgår, viss avmattning kan anas de senaste 3 månaderna sett till rullande 12.
500 000 600 000 Ackumulerat resande i Varbergs stadbusstrafik Rullande 12 Varbergs stadstrafik + 35,6% 450 500 000 000 400 000 400 000 300 000 350 200 000 000 100 000 300 000 0 jan06-dec06 apr06-mar07 250 000 jul06-jun07 okt06-sep07 jan07-dec07 apr07-mar08 jul07-jun08 okt07-sep08 jan08-dec08 apr08-mar09 jul08-jun09 okt08-sep09 jan09-dec09 apr09-mar10 jul09-jun10 okt09-sep10 jan10-dec10 apr10-mar11 jul10-jun11 okt10-sep11 jan11-dec11 apr11-mars12 jul11-juni12 okt11-sept12 jan12-dec12 apr12-mar13 jul12-jun13 okt12-sep13 jan13-dec13 apr13-mar14 jul13-jun14 okt13-sep14 jan14-dec14 apr14-mar15 jul14-jun15 okt14-sep15 jan15-dec15 apr15-mar16 jul15-jun16 okt15-sep16 2006 2013 2014 2015 200 000 2016 150 000 100 000 50 000 0 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Analys Ackumulerat resande: + 35,6% Jämfört föregående oktober: + 43,7% Kommentar Fortsatt fin utveckling i Varberg med en stabil ökning strax över 35% ack de senaste månaderna. Resandet närmar sig nu Falkenberg och det är säkerligen bara en tidsfråga innan resandet övergår stadsbusstrafiken i Falkenberg.
500 000 450 000 Ackumulerat resande i Kungsbacka stadsbusstrafik Rullande 12 Kungsbacka stadbusstrafik 450 000 400 000 350 000 400 000 300 000 250 000 + 36,4% 200 000 350 000 150 000 100 000 300 000 250 000 50 000 0 jan06-dec06 apr06-mar07 jul06-jun07 okt06-sep07 jan07-dec07 apr07-mar08 jul07-jun08 okt07-sep08 jan08-dec08 apr08-mar09 jul08-jun09 okt08-sep09 jan09-dec09 apr09-mar10 jul09-jun10 okt09-sep10 jan10-dec10 apr10-mar11 jul10-jun11 okt10-sep11 jan11-dec11 apr11-mars12 jul11-juni12 okt11-sept12 jan12-dec12 apr12-mar13 jul12-jun13 okt12-sep13 jan13-dec13 apr13-mar14 jul13-jun14 okt13-sep14 jan14-dec14 apr14-mar15 jul14-jun15 okt14-sep15 jan15-dec15 apr15-mar16 jul15-jun16 okt15-sep16 2006 2013 2014 2015 200 000 2016 150 000 100 000 50 000 0 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Analys Ackumulerat resande, + 36,4% Jämfört föregående oktober, + 19,9% Kommentar Resandeutvecklingen ser fortsatt mycket positivt ut i Kungsbacka. Sett till rullande 12 kan en viss utplaning synas vilket är naturligt efter att trafiken rullat ett tag.
Ackumulerat resande i Regiontrafiken Regionbuss och Länståg (exkl. Kungsbackapendeln) 6 000 000 Rullande 12 Regiontrafik Regionbuss och Länståg (exkl. Kungsbackapendeln) 6 000 000 5 000 000 + 5,3% 5 000 000 4 000 000 3 000 000 4 000 000 2 000 000 1 000 000 2006 3 000 000 0 jan06-dec06 apr06-mar07 jul06-jun07 okt06-sep07 jan07-dec07 apr07-mar08 jul07-jun08 okt07-sep08 jan08-dec08 apr08-mar09 jul08-jun09 okt08-sep09 jan09-dec09 apr09-mar10 jul09-jun10 okt09-sep10 jan10-dec10 apr10-mar11 jul10-jun11 okt10-sep11 jan11-dec11 apr11-mars12 jul11-juni12 okt11-sept12 jan12-dec12 apr12-mar13 jul12-jun13 okt12-sep13 jan13-dec13 apr13-mar14 jul13-jun14 okt13-sep14 jan14-dec14 apr14-mar15 jul14-jun15 okt14-sep15 jan15-dec15 apr15-mar16 jul15-jun16 okt15-sep16 2013 2014 2015 2016 2 000 000 1 000 000 0 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Analys Ackumulerat resande, + 5,3% Jämfört föregående oktober, + 10,1% Kommentar Ser vi på resandet i regiontrafiken så har vi en positiv resandeutveckling för närvarande och så har det sett ut sedan ett drygt år tillbaka. Noterbart är att resandet på BlåX från o med juli i år levereras från ett kundräkningssystem (KRS). KRS-systemet har visat på ett större resande vid jämförelse med tidigare år vilket till viss del kan förklaras med tidigare mörkertal gällande stämplingsbenägenhet. På sikt kommer fler av linjerna i Kungsbacka att innefattas av Västtrafiks KRS-system vilket kan generera ett ökat resande framöver.
8 000 000 7 000 000 8 000 000 7 000 000 6 000 000 Ackumulerat resande i Regiontrafiken Regionbuss, Länståg, Kungsbackapendeln Rullande 12 Regiontrafik Regionbuss, Länståg, Kungsbackapendeln + 1,7% 5 000 000 6 000 000 4 000 000 3 000 000 2 000 000 5 000 000 1 000 000 4 000 000 0 jan06-dec06 apr06-mar07 jul06-jun07 okt06-sep07 jan07-dec07 apr07-mar08 jul07-jun08 okt07-sep08 jan08-dec08 apr08-mar09 jul08-jun09 okt08-sep09 jan09-dec09 apr09-mar10 jul09-jun10 okt09-sep10 jan10-dec10 apr10-mar11 jul10-jun11 okt10-sep11 jan11-dec11 apr11-mars12 jul11-juni12 okt11-sept12 jan12-dec12 apr12-mar13 jul12-jun13 okt12-sep13 jan13-dec13 apr13-mar14 jul13-jun14 okt13-sep14 jan14-dec14 apr14-mar15 jul14-jun15 okt14-sep15 jan15-dec15 apr15-mar16 jul15-jun16 okt15-sep16 2006 2013 2014 2015 3 000 000 2016 2 000 000 1 000 000 0 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Analys Ackumulerat resande, + 1,7%. Jämfört föregående oktober, + 6,7% Kommentar Svagare utveckling när Kungsbackapendeln inkluderas i regiontrafiken. Fortsatt råder osäkerhet kring siffror för Kba-pendeln p.g.a. stämplingsbenägenhet-problematiken. Siffror från KRS-systemet har kvalitetssäkrats under året och planeras köras fullt ut med start 2017.
3 000 000 Rullande 12 Kungsbackapendeln 2 500 000 2 000 000 1 500 000 1 000 000 500 000 0 jan06-dec06 apr06-mar07 jul06-jun07 okt06-sep07 jan07-dec07 apr07-mar08 jul07-jun08 okt07-sep08 jan08-dec08 apr08-mar09 jul08-jun09 okt08-sep09 jan09-dec09 apr09-mar10 jul09-jun10 okt09-sep10 jan10-dec10 apr10-mar11 jul10-jun11 okt10-sep11 jan11-dec11 apr11-mars12 jul11-juni12 okt11-sept12 jan12-dec12 apr12-mar13 jul12-jun13 okt12-sep13 jan13-dec13 apr13-mar14 jul13-jun14 okt13-sep14 jan14-dec14 apr14-mar15 jul14-jun15 okt14-sep15 jan15-dec15 apr15-mar16 jul15-jun16 okt15-sep16
14 000 000 14 000 000 12 000 000 Ackumulerat resande i Halland Rullande 12 hela Halland exkl. Öresundstågen/Pågatåg exkl Öresundståg/Pågatåg + 5,1% 12 000 000 10 000 000 8 000 000 10 000 000 6 000 000 4 000 000 2 000 000 8 000 000 2006 6 000 000 0 jan06-dec06 apr06-mar07 jul06-jun07 okt06-sep07 jan07-dec07 apr07-mar08 jul07-jun08 okt07-sep08 jan08-dec08 apr08-mar09 jul08-jun09 okt08-sep09 jan09-dec09 apr09-mar10 jul09-jun10 okt09-sep10 jan10-dec10 apr10-mar11 jul10-jun11 okt10-sep11 jan11-dec11 apr11-mars12 jul11-juni12 okt11-sept12 jan12-dec12 apr12-mar13 jul12-jun13 okt12-sep13 jan13-dec13 apr13-mar14 jul13-jun14 okt13-sep14 jan14-dec14 apr14-mar15 jul14-jun15 okt14-sep15 jan15-dec15 apr15-mar16 jul15-jun16 okt15-sep16 2013 2014 2015 2016 4 000 000 2 000 000 0 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Analys Ackumulerat resande, + 5,1% Jämfört föregående oktober, + 9,7% Kommentar Åter igen noteras all time high i rullande 12 jmf mot tidigare toppnotering i september. Det totala resandet fortsätter att öka på ett mycket positivt sett. Den ackumulerade resandeökningen har under året legat stabilt kring 5%. Den långsiktiga trenden, dvs jmf rullande 12 med motsvarande period förra året, visar en ökning på omkring 5% sedan ett drygt år tillbaka.
40 Försäljningsstatistik Hallandstrafiken 2013-2016 35 30 Mkr 25 20 15 10 2016 Budget 2016 2015 2014 2013 5
Sammanträdesschema Styrelsen: 2016-12-16 Handling nr: 5 Handläggare: Andreas Almquist Daterad: 2016-11-28 Reviderad: 2017 2018 Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Januari Februari Mars Presidiet 23 13 20 8 31 12 24 kl. 08.30 kl. 13.00 kl. 08.30 kl. 08.30 kl. 08.30 kl. 08.30 kl. 11.00 Styrelsen 3 28 16 15 3 8 kl. 13.00 kl. 13.00 kl. 13.00 kl. 13.00 Heldag fr 07.00 kl. 12.00 31 kl. 13.30 Årsstämma Internkontrollplan 31 Årsredovisning Standardärenden enligt styrelsens arbetsordning Plan.ärenden Genomgång av viktigare avtal Kollektivtrafikplan - budget 2018 ÅRSSTÄMMA kl. 13.00 Plan.ärenden Årsredovisning Plan.ärende Rapporter Plan.ärenden Beslut - remiss Kollektivtrafikplan 2018 Plan.ärenden Ekonomisk rapport Genomgång av ev. stämmodirektiv Omprövning av: - Arbetsordning för styrelsen. - VD-instruktion - Repres.policy - Inköps- och upphandl.policy - IT-policy - Likabehandl.plan - Internkontrollregl. Beslut Kollektivtrafikplan 2018 Plan.ärenden Taxejustering Plan.ärenden Ev. kombinerat med studiebesök. Strategi- och inriktningsfrågor. Ekonomisk rapport Plan.ärenden Sammanträdesdagar 2018 Driftbudget 2018 Kollektivtrafikplan 2019 Uppföljn.internkontroll Ekonomisk rapport KOLLEKTIVTRAFIKPLAN STYR STYR STYR STYR 2017-01-25
MÅNADSRAPPORT ALLMÄN KOLLEKTIVTRAFIK OCH ÖRESUNDSTÅG JAN-OKT 2016 Belopp i tkr Utfall Period Periodbudget Utfall-budget diff Årsprognos 2016 Årsbudget 2016 Biljettintäkter 323 861 317 248 6 612 385 107 378 495 Övriga rörelseintäkter 34 066 31 998 2 069 34 610 32 541 SUMMA INTÄKTER 357 927 349 246 8 681 419 717 411 036 Trafikkostn Allmän Kollektivtrafik 392 394 390 270 2 124 476 641 469 778 Övriga kostn Allmän Kollektivtrafik 25 176 34 121-8 946 33 910 40 584 Trafik/Underhållskostnader Ö-tåg 134 091 129 674 4 417 164 358 155 609 Fordonskostnader Öresundståg 32 740 34 370-1 630 40 000 41 244 Infrakostnader Öresundståg 21 591 21 867-276 26 240 26 240 Övriga kostnader Öresundståg 21 261 23 764-2 503 26 784 28 517 Personalkostnader 24 571 26 403-1 832 29 143 30 975 SUMMA KOSTNADER 651 824 660 470-8 646 797 076 792 947 Avskrivningar plan 11 417 11 416 1 13 700 13 699 Finansnetto 4 661 4 479 182 6 571 6 390 RESULTAT 1-309 975-327 119 17 144-397 630-402 000 Driftbidrag 335 000 335 000 402 000 402 000 RESULTAT 2 25 025 7 881 17 144 4 370 0 Kommentarer utfall 2016: Utfallet visar högre intäkter än budgeterat. Efter en nedgång i april stärktes intäkterna återigen under sommarmånaderna. Sommarkortet och eventtågen har bidragit. I september-oktober har intäkterna legat strax under resp på budget. Försäljningen av skolkort inför läsåret 2016/2017 blev högre än budgeterat. Avtal och fakturering till Skånetrafiken för länsöverskridande linje 225 och 226 är nu på plats vilket minskar trafikkostnaderna. Ökade kostnader för tungt underhåll Öresundståg. Lägre övriga kostnader än budget framförallt vad gäller hållplatsunderhåll, marknadsföring, konsult- och IT kostnader. Kommentarer prognos 2016: Prognosen för biljettintäkterna är beräknad på utfallet januari-oktober plus budget november-december. Ökad kostnad för allmän trafik, ökat resande driver kostnaderna för incitament och förstärkningstrafik, justerad trafik i Halmstad tätort från augusti. Något minskad kostnad för Viskadalsbanan. Ökad kostnad för Krösatåget pga ersättningstrafik och personalkostnader. Västtrafiks prognos för Kba visar på ökade kostnader. Dock vet vi inte effekten av den nya principen för fördelning av kostnader och intäkter i Kungsbacka vilken ska börja tillämpas fr o m 2016, en prognos tyder på en positiv effekt för Hallands del. Ökade kostnader för Öresundståg, främst kostnaderna för det tunga underhållet men även för lätt underhåll och sommartidtabellen. Minskade kostnader för leasning av tåg första halvåret innebär att prognosen sänks. Ökad kostnad för förseningsersättningar pga nytt regelverk 2016-04-01. Erhållet vite från Transdev pga utebliven servering på tågen.
DRIFTBUDGET 2017 SÄRSKILD OCH ALLMÄN KOLLEKTIVTRAFIK, INKL ÖRESUNDSTÅG BUDGET 2016 BUDGET 2017 Biljettintäkter 379 495 000 405 680 000 Intäkter särskild kollektivtrafik 229 452 188 231 515 000 Övriga rörelseintäkter 46 811 252 47 227 500 TOTALA INTÄKTER 655 758 440 684 422 500 Trafik- och fordonskostnader 896 082 516 934 676 960 Övriga kostnader 141 587 300 159 185 540 Avskrivningar 13 699 000 13 960 000 Räntenetto 6 389 625 5 800 000 TOTALA KOSTNADER 1 057 758 440 1 113 622 500 Underskott -402 000 000-429 200 000 Region Halland 402 000 000 438 400 000 SUMMA DRIFTBIDRAG 402 000 000 438 400 000 Återställande av aktieägartillskott (eget kapital) 0-9 200 000 Resultat 0 0
Betalsystem målbild 2020 Version 1.0 Nytt betalsystem - målbild 2020 Det ska vara lätt att resa med Hallandstrafiken både vid resa inom länet samt för resor över länsgräns. Med det menar vi att det ska vara enkelt att hitta, köpa och validera resan, oavsett resefrekvens och destination, både för den som reser i den ordinarie trafiken och för den som reser i den särskilda trafiken (anropsstyrd- och skoltrafik). I vårt möte med kunden tar vi ansvar för att kunden får pålitlig information och en personlig service rörande hela sin resa. Genom att prioritera försäljningskanaler som säkerställer att vi äger relationen till kunden har vi möjligheten att bygga upp ett högt förtroende och en nära relation med våra kunder. Att resa med Hallandstrafiken 2020 Ett nytt betalsystem kommer att ersätta dagens biljettsystem fullt ut i juni 2020. Implementationen av det nya biljettsystemet kommer att ske från 2018, vilket innebär att vi under cirka två år kommer att drifta två parallella betalsystem. Mobila enheter kommer vara den viktigaste komponenten i vårt nya betalsystem. Både som försäljnings- och kommunikationskanal. Våra kunder ska snabbt och enkelt få relevant och korrekt trafikinformation som berör kunden och hens resvägar. Kunden ska via sin mobila enhet kunna hantera hela sin resa från sök/köp resa, information under resans gång och till eventuella ärenden efter resan. Kundens mobila enhet ska även kunna hantera tilläggstjänster som ligger i nära anslutning till Hallandstrafikens trafikeringsområde. Eftersom alla våra kunder inte köper biljett via mobil enhet har vi kompletterande försäljningskanaler där kund enkelt hittar och köper sin resa. Övergripande teknikskiss nytt betalsystem 2020 Exempel resa Malmö Göteborg Hämta delresa från ST, HLT och VT Leverera biljett Affärsregler Ekonomisk clearing Övergripande nod. Samtrafiken? Övriga län ST/BT KLT LTK HLT JLT VT
Betalsystem målbild 2020 Version 1.0 Affärsregler Affärsreglerna ska stödja de övergripande målen om att det ska vara lätt att resa med Hallandstrafiken. Det ska vara enkelt att hitta, köpa och validera resan. Vid resa över länsgräns finns gemensamma resevillkor och kunderna reser sömlöst mellan olika trafikslag och områden. Vi strävar efter att villkoren för resa är den samma oavsett om den sker lokalt eller regionalt Biljettsortimentet ska vara tydligt, transperant och flexibelt för att kunna anpassas efter enskilda resbehov. Ett flexibelt biljettsortiment innebär att kunder i högre utsträckning kan kombinera sitt resande, vilket gynnar det totala resandet. Tåg, buss, taxi, bil och cykel samverkar för bästa miljö- och samhällsnytta. Försäljningskanaler Då merparten av all försäljning sker i mobila enheter kommer behovet av fysiska försäljningsställen att minska. Våra nuvarande återförsäljare och ombud kommer inte sälja våra biljetter och kontaktlösa resekort. Kunder som inte köper biljett via mobilenhet vänder sig till våra kundservicebutiker där de köper biljett eller laddar sitt kontaktlösa resekort samt får relevant information om sin resa. Våra kundservicebutiker har en viktig roll i att ge service och information till våra kunder. På strategiska platser såsom bussterminaler och stationer kommer kunden även att kunna köpa biljett eller ladda sitt kontaktlösa resekort från en biljettautomat. I biljettautomaten kan kunden även få relevant information om sin resa. På bussarna och tågen kan kund köpa biljett med bankkort. Vid köp av biljett ombord tillkommer ombordavgift. Kund kan på hallandstrafiken.se köpa sin biljett. Biljetten kan skickas till mobil enhet eller skrivas ut på papper. Möjligheten finns att kunna arbeta med samarbetspartners, exempelvis vid konserter. När kund till exempel köper konsertbiljett hos Hallandstrafikens samarbetspartners kan kunden även komplettera konsertbiljetten med biljett för resa med buss/tåg till/från konserten.
Betalsystem målbild 2020 Version 1.0 2015 2020 8% 2% 7% 3% Kundservicebutik 21% Återförsäljare Biljettautomat -1% 1% 10% 10% 0% 4% Mobilapp 24% 35% Regionbuss Stadsbuss 75% Webben Mobil enhet; 75 % KSB; 10 % TVM; 4 % ÅF; finns ej Ombud; finns ej Ombordförsäljning; <1% (ombordavgift) Webbförsäljning; 10 % Samarbetspartners exempelvis Ticnet Utöver angivna försäljningskanaler arbetar Hallandstrafiken aktivt med att hitta nya försäljningskanaler och samverkansformer utifrån nya tekniska möjligheter. Biljettsortiment Vårt biljettsortiment är tydligt, transperant och flexibelt för att kunna anpassas efter enskilda resbehov. Vi säljer enkelbiljetter och dagsbiljetter. Enkelbiljetter kan köpas för hela resan oavsett om den går inom länet, till angränsande län samt till större orter i Sverige och Danmark. Dagsbiljetten gäller för obegränsat resande i det geografiska giltighetsområdet under 24 timmar räknat från respektive aktiveringstillfälle. Kund kan köpa flera dagsbiljetter vid samma köptillfälle (1-365 stycken) och erhåller då rabatt beroende på antal. Kunden disponerar dagsbiljetterna fritt under 365 dagar från inköpstillfället. Vi har en transperant ålders- och studentrabattering som gäller både vid resa med enkelbiljett och vid resa med dagsbiljett. Enkelbiljetter kan köpas för flera kunder som reser samma sträcka, vilket ger olika rabatt beroende på antalet medresenärer. För kunder som reser frekvent finns bonussystem. Ju fler resor - desto högre bonus/rabatt. Vid resa med enkelbiljett prissätts resan utifrån vår kilometertaxa. Vid resa med dagsbiljett prissätts resan utifrån vår ytzonstaxa. Kunder som köper dagsbiljetter har större möjlighet till att resa i fler relationer än den mest frekventa och ges därför en områdesgiltighet. Kunden väljer då kollektivtrafiken även för resa som sker under fritid och på kvällar.
Betalsystem målbild 2020 Version 1.0 Kilometertaxa - enkelbiljett Ytzonstaxa - dagsbiljett Tilläggstjänster Vi skickar trafikmeddelanden vid trafikstörning till våra kunder som reser med mobila enheter. Våra system är intelligenta och skickar trafikmeddelanden baserade på kundens resdata eller de val kunden gör, vilket innebär att våra kunder snabbt får relevant och korrekt trafikinformation som berör kunden och hens resvägar. Kund vars tänkta resväg inte är möjlig får alternativa resvägar som förslag i sin mobila enhet. Efter resan får kund vid försening direkt ersättning utan att behöva ansöka om ersättning. Våra kunder kan skapa personliga kontot där de får total kontroll över sitt resande och där de har möjlighet att registrera flera användare för vilka kunden betalar resandet. Kunden kan från valfri mobil enhet logga in och validera sin biljett, det innebär att kunden inte blir av med färdbevis om en mobil enhet försvinner. Våra kunder kan köpa biljetter och vidarebefordra dem till annan användare/enheter. För företagskunder har vi lösningar som innebär en ökad mobilitet för tjänsteresor och som förenklar administrationen. Våra företagskunder kan enkelt köpa biljetter mot faktura för hela resan även om den inkluderar övergång till taxi och hotellvistelser. Vid resa med egen bil eller tjänstebil hanterar vi parkeringsavgifter, registrering av bilresor/körjournal, statistik på resande- och möten, underlag för reseräkningar etc. Tjänsten ger såväl arbetsgivaren som tjänsteresenären incitament att välja det mest hållbara alternativet för sina tjänsteärenden.
Ärende 9 Upphandling NS-1708 För information Styrelsen beslutar att 1. godkänna informationen Beskrivning av ärende Hallandstrafiken har i uppdrag av Kungsbacka kommun via Region Halland att upphandla skolskjutstrafiken i Kungsbacka kommun. Upphandlingen vilken är benämnd NS-1708 genomfördes under första halvåret 2016 med tilldelning i juni 2016. Efter prövning och utvärdering så tilldelades skolskjutstrafiken anbudsgivare BIVAB. Denna tilldelning överprövades av två anbudsgivare, Göteborgs Buss och KEs Buss, och ett avgörande i Förvaltningsrätten beräknas ske i december månad. Oavsett utgång i Förvaltningsrätten behöver Hallandstrafiken säkerställa skolskjutstrafiken till höstterminen 2017 och inleder ett förfarande för direktupphandling av trafiken. Styrelse Hallandstrafiken AB 2016 2016-12-07/dm
Månadsrapport Oktober 2016 Det övergripande styrdokumentet i Halland är den regionala utvecklingsstrategin (RUS) med visionen Halland- bästa livsplatsen. Tillväxtstrategin bygger på RUS:en och har målet att Halland ska vara en mer attraktiv, inkluderande och konkurrenskraftig region år 2020 än år 2014. I Tillväxtstrategin finns strategiska val och prioriteringar som tydligt kopplar an till kollektivtrafiken enligt nedanstående punkter: Regionförstoring genom utveckling av kollektivtrafik och infrastruktur, såväl söderut som norrut. Fortsatt arbete för goda förbindelser med Stockholm Utvecklade former för samverkan och samplanering mellan kollektivtrafik, infrastruktur, samhälls- och bebyggelseplanering Attraktiva stadsmiljöer med mötesplatser som främjar företagsamhet, innovationer och kultur En koldioxidneutral ekonomi och fossiloberoende transporter Månadsrapporten för Hallandstrafiken innehåller en sammanställning av utvalda nyckeltal som tillsammans bidrar till Tillväxtstrategins uppfyllnad och Hallandstrafikens mål. Genom att månadvis följa upp och analysera utfall av nyckeltalen kan lämpliga åtgärder vidtas för att styra verksamheten i riktning mot fastställda mål. Månadsrapporten redovisas i slutet av varje månad för föregående månad.
2016-11-22 Hallandstrafiken AB Innehållsförteckning Hänt under månad... 2 Resandeutveckling... 3 Försäljning... 5 Kundnöjdhet... 6 Nöjd kund... 6 Marknadsandel... 6 Kundsynpunkter... 7 Leverans... 8 Punktlighet... 8 Utförande... 9 Trafikhändelser... 10 1
2016-11-22 Hallandstrafiken AB Hänt under månad Vi lanserade Period 20/60 i hela Halland. Period 20/60 började säljas den 1 oktober och under månaden har även kampanjen dragit igång med annonsering i både tryckt och digital media, samt tävling på instagram. Vi har kört en Halloween buss (Spökbussen) och erbjudit ansiktsmålning i Halmstad. I Varberg anordnade vi tillsammans med Nobina, Davids och Bio Capitol bio på annorlunda vis i Barnens Brunnspark. Här förvandlades bussen till spökbio och visade Lilla spöket Laban Spökdags. I tillägg till att vi från december kommer sätta in två extra tågavgångar mellan Varberg och Göteborg, beslutades även att ett av morgontågen kommer att förstärkas med fler vagnar från december. 2
2016-11-22 Hallandstrafiken AB Resandeutveckling Åter igen noteras all-time high för rullande 12 i den totala resandeutvecklingen. Ackumulerad resandeökning ligger fortsatt stabilt kring 5%. Den långsiktiga trenden, dvs rullande 12 jmf motsvarande period föregående år, påvisar en ökning på 5% och så har det sett ut ett drygt år tillbaka. Noterbart är att höstlovet inföll i november 2016 och i oktober 2015. Detta påverkar resandeutfall för oktober positivt när man jämför mot oktober förra året. 13 000 000 Totalt resande (rullande 12) exl. Öresundståg/Pågatåg 12 500 000 12 000 000 11 500 000 11 000 000 10 500 000 Ackumulerat: +5,1% Jmf föregående år: +9,7% Jmf motsvarande period rullande 12: +5% Stadsbusstrafiken i Halmstad fortsätter att öka på ett mycket positivt sätt. Åter igen alltime high sett till rullande 12. Byggnationen av resecentrum etapp 2 rullar på men framkomlighetsåtgärder underlättar för bussarna vilket varit en avgörande faktor för resandeutvecklingen. Om resandeutvecklingen håller i sig finns chansen att vi når 4 000 000 resor i slutet av året. Den långsiktiga trenden där vi jämför rullande 12 med motsvarande period föregående år visar en ökning på nära 4,5%. 4 000 000 Stadsbusstrafik Halmstad (rullande 12) 3 900 000 3 800 000 3 700 000 3 600 000 3 500 000 3 400 000 3 300 000 3 200 000 HALMSTAD Ackumulerat: +5% Jmf föregående år: +11,9% Jmf motsvarande period rullande 12: +4,4% 3
2016-11-22 Hallandstrafiken AB Falkenberg fortsätter att öka på en stabil nivå sett till ackumulerat resande. Återstår att se hur länge den fina resandeutvecklingen fortgår, viss avmattning kan anas de senaste tre månaderna sett till rullande 12. Dock visar den långsiktiga trenden, dvs rullande 12 jmf samma period föregående år, en ökning på 10,6%. I Varberg fortsätter den fina resandeutvecklingen med en stabil ökning strax över 35% ack de senaste månaderna. Resandet närmar sig nu Falkenberg och det är säkerligen bara en tidsfråga innan resandet övergår stadsbusstrafiken i Falkenberg. Resandeutvecklingen ser också fortsatt mycket positivt ut i Kungsbacka. Sett till rullande 12 kan en viss utplaning synas vilket är naturligt efter att trafiken rullat ett tag. Återstår att se om det är trendbrott eller om resandeökningen tar fart igen. 600 000 Stadsbusstrafik Fbg, Vbg, Kba (rullande 12) 500 000 400 000 300 000 200 000 100 000 0 FALKENBERG Ackumulerat: +11,5% Jmf föregående år: +5,5% Jmf motsvarande period rullande 12: +10,6% VARBERG Ackumulerat: +35,6% Jmf föregående år: +43,7% Jmf motsvarande period rullande 12: +31,4% KUNGSBACKA Ackumulerat: +36,4% Jmf föregående år: +19,9% Jmf motsvarande period rullande 12: +37,9% Falkenberg Varberg Kungsbacka 4
2016-11-22 Hallandstrafiken AB Försäljning I försäljning redovisas utvecklingen för antal sålda periodkortsladdningar samt antal sålda enkelbiletter med reskassa, kontant/bankkort, mobil samt förköpta enkelbiljetter (exempelvis Linkonbiljetter). Eftersom vi erbjuder fler trafikslagsneutrala periodkort är de också på väg att passera de begränsade periodkorten. Än större förändring lär ske i december då vi tar bort Period 2 resor/dag. 70 000 Periodkort (rullande 12) 60 000 50 000 40 000 30 000 20 000 10 000 Ackumulerat: 15,1%, -6,5%, -0,1% Jmf föregående år: 8,2%, -4,1%, 1,2% Jmf motsvarande period rullande 12: 0,6%, -0,4%, 0,1% 0 Periodkort (obegr.) Periodkort (begr.) Årskort Mobiljetterna fortsätter att öka ackumulerat och jämfört med föregående år, men tittar vi fem månader tillbaka tycks vi ha fastnat på en nivå kring 200 000 biljetter. Vi ska öka mer per månad jämfört med föregående. Samtidigt ökar även ombordförsäljning med betalkort. Noterbart är att förköpta enkelbiljetter ökade med över 7% jämfört med oktober 2015. 2 500 000 2 000 000 Enkelbiljetter (rullande 12) Ackumulerat: 9,2%, 0,0%, 6,0%, 67,4% Jmf föregående år: 1,7%, -0,6%, 7,2%, 96,2% Jmf motsvarande period rullande 12: 0,1%, -0,1%, 0,6%, 5,5% 1 500 000 1 000 000 500 000 0 Kontant Reskassa Förköpt (linkon) Mobil * Reskassa nedgången fram till 2013 början när sms-biljetten introducerades så övergick många till att betala med telefonen istället för resekort. * Mobilbiljett nedgången från feb 2013 när sms-biljetten försvann. Mobilbiljetten introducerades men vi tappade 75% av köparna. * Förköpta biljetter (linkon) nedgång från april 2013 SJ kommer tillbaka som aktör på Västkustbanan efter drygt ett års frånvaro. Vi tappar mer än hälften av försäljningen av förköpta enkelbiljetter. 5
2016-11-22 Hallandstrafiken AB Kundnöjdhet Resultatet för kundnöjdhet är hämtat från Kollektivtrafikbarometern vilket är en branschgemensam mätning bland invånare och kunder. Med kunder menas de som åker med Hallandstrafiken minst någon gång/några gånger i månaden. Eftersom de tillfrågade svarar på frågor som berör Hallandstrafikens varumärke snarare än kollektivtrafiken i Halland redovisas nöjdheten både med och utan Kungsbacka där trafiken sköts av Västtrafik på uppdrag av Hallandstrafiken. Vid jämförelse med uppsatta mål används utfallet där Kungsbacka är exkluderat. Målen för 2016 är att andelen nöjda kunder ska öka till minst 72 procent och att andelen nöjda invånare ska öka till minst 53 procent. Även kollektivtrafikens marknadsandel mäts kontinuerligt i Kollektivtrafikbarometern baserat på samma svarsgrupp som ovan. I likhet med kundnöjdheten presenteras marknadsandelens utveckling i rullande 12 exl. Kungsbacka. Målet för 2016 är att öka marknadsandelen till 14 procent. Nöjd kund Nedan diagram visar utfall av nöjd kund utifrån rullande 12. Från våren 2015 har det generellt skett en ökning i nöjdhet bland såväl kunder och invånare både med och utan Kungsbacka inräknat. Nöjdheten för invånare har en generell positiv utveckling. 80% Nöjd kund (rullande 12) 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 68% 63% 54% 51% 0% Nöjda resenärer exkl. Kba Nöjda invånare exkl. Kba Nöjda resenärer inkl. Kba Mål resenär exkl. Kba Mål invånare exkl. Kba Nöjda invånare inkl. Kba Marknadsandel Marknadsandelen för rullande 12 landade på 12,7% för oktober. En viss ökning har skett de senaste 3-4 månaderna. 6
2016-11-22 Hallandstrafiken AB 16% 14% 12% 10% 8% 6% 4% 2% 0% Marknadsandel 12,7% Marknadsandel Mål marknadsandel Kundsynpunkter Här ska en sammanställning av inkomna kundsynpunkter redovisas. Komplettering sker i kommande månadsrapporter. 7
2016-11-22 Hallandstrafiken AB Leverans Punktlighet I Öresundstågstrafiken var månadsgenomsnittet för hela systemet 91% enligt RT+5, vilket är en uppgång med 2,1 procentenheter jämfört september. Föregående år låg snittet i oktober månad på 89,1%. 100% Punktlighet Öresundståg, hela trafiksystemet 90% 80% RT+3 RT+5 70% 60% 201510 201511 201512 201601 201602 201603 201604 201605 201606 201607 201608 201609 201610 RT+3 82,3% 72,3% 78,7% 82,3% 84,5% 81,4% 81,9% 82,1% 79,9% 86,7% 87,6% 83,8% 85,4% RT+5 89,1% 80,7% 86,0% 88,3% 89,4% 87,1% 86,8% 87,9% 86,0% 91,6% 92,2% 88,9% 91,0% För sträckan i Halland var punktligheten 92,1% RT+5. Jämfört med september förbättrades punktligheten med 2,4 procentenheter. Föregående oktober låg punktligheten på 93,2% 100% Punktlighet Öresundståg, Hallandstrafiken 90% 80% RT+3 RT+5 70% 60% 201510 201511 201512 201601 201602 201603 201604 201605 201606 201607 201608 201609 201610 RT+3 87,5% 80,8% 85,3% 81,2% 86,0% 82,8% 85,8% 82,4% 82,8% 89,2% 87,9% 83,6% 85,8% RT+5 93,2% 89,7% 92,3% 88,9% 93,1% 90,4% 91,8% 89,2% 89,4% 93,9% 92,9% 89,7% 92,1% 8
2016-11-22 Hallandstrafiken AB Punktlighet Kungsbackapendeln 100% 90% 80% RT+3 70% 60% 201603 201604 201605 201606 201607 201608 201609 201610 RT+3 93,0% 93,6% 91,4% 92,6% 95,7% 94,2% 91,4% 91,5% Punktligheten för Kungsbackapendeln redovisas enbart enligt rättidighet +3min då det handlar om pendeltågstrafik med mer frekvent trafik samt kortare sträcka jämfört Öresundståg. Rättidigheten för oktober var 91,5%. Utförande Här ska andelen ställda turer jämfört tidtabellslagda redovisas. Både för tåg- och busstrafik. Komplettering sker i kommande månadsrapporter. 9
2016-11-22 Hallandstrafiken AB Trafikhändelser Under oktober månad inrapporterades 13 händelser i Hallandstrafikens trafikhändelserapporteringssystem enligt nedan. 10
Förändrad giltighet för Västtrafiks periodbiljetter i Varbergs kommun 2016-12-16 Hallandstrafiken vill begränsa Västtrafiks periodbiljetters giltighet i Varbergs kommun med hänvisning till att undantagsregeln idag används för andra resor än det var ämnat, vilket för Hallandstrafiken innebär ett intäktsbortfall. Bakgrund Idag kan resenärer med periodbiljetter ur Västtrafiks sortiment resa med linje 615 och 777 i zon 860, 861 och 863. Zonerna ligger i Varbergs kommun och ingår inte ursprungligen i biljettgiltigheten utan undantagsregeln kom till för att ge Kungsbackaborna möjligheten att resa med buss till Hallands sjukhus i Varberg (zon 860). Följande periodbiljetter omfattas idag av undantagsregeln; Kungsbacka kommunkort, Fritidskort, Göteborg++, Göteborg+++, Kranskommunkort, Region Runt och Regionen Runt Extra. Hallandstrafiken har ingen ersättning för den utökade giltigheten till Varberg utöver ordinarie gränsavräkning för Västtrafiks periodbiljetter. Situationen idag Merparten av allt bussresande sker idag från Varbergs kommun till Kungsbacka kommun och det är i huvudsak arbetspendling, framför allt till Göteborg. Boende i särskilt zon 863 (Åskloster, Bua, Ringhals och Väröbacka) reser med linje 615 och 777 till Åsa station där byte sker till tåg för vidare resa med mot Kungsbacka och Göteborg. Västtrafiks periodbiljetter är inte giltiga på Öresundståg på sträckan Varberg-Åsa. Från Åsa och norrut gäller Västtrafiks periodbiljetter på Öresundståg.
Vid resa från Varbergs kommun till Västtrafiks trafikeringsområde gäller Hallandstrafikens periodbiljetter. Den som pendlar mellan Bua (zon 863) Göteborg betalar idag 1 335 kr hos Västtrafik. Motsvarande periodbiljett utställd hos Hallandstrafiken, kostar 1 870 kr. Övriga priser; Åsa Kba Mdal Gbg 863/VT 735 735 1160 1335 863/HLT 815 915 1550 1870 tappad intäkt -80-180 -390-535 860/VT 735 735 1160 1335 860/HLT 1015 1115 1850 2170 tappad intäkt -280-380 -690-835 *inkl. gränsrabatt 100 kr Förslag till åtgärd Hallandstrafiken föreslår att Västtrafik periodbiljetter begränsas till att endast omfatta zon 863. Det innebär att resenärer från zon 863 på linje 615 och 777 fortsatt har samma resmöjligheter, medan resenärer från zon 860 och 861 hänvisas till Hallandstrafikens biljettsortiment. Förslaget rimmar även väl med den giltighet som Västtrafiks periodbiljetter har på det extrainsatta Västtåget från Varberg till Göteborg, där giltigheten gäller från zon 863. Resenärer med Västtrafik periodbiljetter kan inte resa med Västtågen till Göteborg från Varberg. Under ett års tid kommer det finnas en kommunikativ giltighet för de periodbiljetter som köpts innan förändringen gjordes. Viseringen av Västtrafiks periodbiljetter i zon 860/861 sker då okulärt. Riskbedömning För att säkerställa antalet resenärer på linje 615/777 som reser med Västtrafiks periodbiljetter har operatören Nobina genomfört resanderäkningar vid ett par tillfällen. Totalt rör det sig om mellan 75 100 personer som under vardagar reser med linje 615/777 från ort i Varbergs kommun med Västtrafiks periodbiljetter. Den absoluta merparten av resenärerna reser från zon 863. Enligt Nobina är det endast vid enstaka tillfällen som resenärer reser från zon 861/860. Resenärer från zon 860/861 som har för avsikt att resa till Göteborg reser med stor sannolikhet från Varberg med Öresundståg. Framöver bör giltigheten även för zon 863 ses över då inga andra kommunkort i länet ger samma förmånliga giltighet.
HALLANDSTRAFIKEN AB Reglemente för intern kontroll Syfte med reglementet 1 Syfte Detta reglemente syftar till att säkerställa att Hallandstrafiken AB, nedan nämnt Bolaget, upprätthåller en tillräcklig kontroll, d.v.s. Bolaget skall med rimlig grad av säkerhet fastställa att mål inom följande kategorier uppnås: - Verksamhetsstyrning - Tillförlitlig finansiell rapportering - Efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter. Organisation av intern kontroll 2 Bolagsstyrelsen Bolagsstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en organisation kring intern kontroll med regler och anvisningar upprättas inom Bolaget 3 VD Inom Bolagets verksamhetsområde ansvarar VD för att konkreta regler och anvisningar är utformade så att en god intern kontroll kan upprätthållas. VD är skyldig att löpande rapportera till styrelsen om hur den interna kontrollen fungerar. 4 Avdelningschefer Ansvariga cheferna i Bolaget är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll samt att informera övriga anställda om reg1ernas och anvisningarnas innebörd. Vidare har de att verka för att de anställda arbetar mot uppställda mål och att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till VD. 5 VD svarar för att minst årligen skriftligt rapportera till styrelsen en samlad bedömning om hur den interna kontrollen fungerar. Allvarliga brott mot den interna kontrollen rapporteras omedelbart till styrelsen. 6 Meningen med den interna kontrollen är att eventuella tveksamheter eller direkta felaktigheter ska kunna undanröjas eller stoppas. Reglemente för intern kontroll Hallandstrafiken AB 2016
Syftet med den omedelbara rapporteringen är att man inom Bolaget omgående ska kunna vidta åtgärder for att komma tillrätta med de fel och brister som har uppmärksammats. Fel eller brister som noteras ska omedelbart bli föremål för utredning och dokumenteras. 7 Bolaget ska inom sin organisation tydliggöra ansvaret för den interna kontrollen och innebörden av denna. Bolaget ska också planera och prioritera arbetet med utveckling av rutiner for att stärka den interna kontrol1en. 8 Styrelsen skall årligen upprätta en internkontrollplan för Bolaget och den skall antas senast under februari månad. I internkontrollplanen skall bland annat dokumenteras på vilket sätt Bolagsstyrelsen säkerställer följande: - Att ändamålsenlig verksamhet bedrivs och ekonomiskt tillfredställande resultat uppnås i Bolaget. - Att kvaliteten i rapporteringen om verksamhet, ekonomi och internkontroll upprättshålls. - En bedömning och uppföljning av Bolagets risker 9 Övriga anställda Övriga anställda är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar i sin arbetsutövning. Uppföljning av intern kontroll 10 Styrning och uppföljning av intern kontroll Varje avdelning har en skyldighet att styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom avdelningens verksamhetsområde. 11 Rapportering VD skall årligen till styrelsens ordinarie styrelsemöte i december månad rapportera att den interna kontrollen utförts enligt detta reglemente. 12 Beslut Styrelsen skall årligen vid ordinarie styrelsemöte i december besluta om att internkontrollen i Bolaget utförts enligt detta reglemente. 13 Övrigt Övriga åtgärder, respektive ansvarig samt styrdokument redovisas på Bilaga 1. Reglemente för intern kontroll Hallandstrafiken AB 2016
Tillämpningsanvisningar - Reglemente för intern kontroll Begreppet med rimlig grad av säkerhet innebär att Bolaget vid utformningen av rutiner ska göra en avvägning mellan kontrollkostnad och kontrollnytta. Vid bedömning av kontrollnytta ska inte endast ekonomiska faktorer vägas in utan även vikten av att upprätthålla förtroendet för verksamheten hos olika intressenter. I begreppet verksamhetsstyrning ligger bland annat att ha kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt att säkerställa att fattade beslut verkställts och följs upp. En tillförlitlig finansiell rapportering innebär att Bolagsstyrelsen, Region Halland samt andelningschefer skall ha tillgång till rättvisande räkenskaper som är aktuella med den periodicitet som verksamheten kräver. Efterlevnad av lagar och regler innefattar Bolagets interna regelverk samt ingångna avtal med olika parter. Reglemente för intern kontroll Hallandstrafiken AB 2016
Bilaga1 INTERNKONTROLL HALLANDSTRAFIKEN AB Detta dokument berör internkontrollen i Hallandstrafiken AB. ÅTGÄRD ANSVARIG DOKUMENT VD hanterar den löpande förvaltningen. Styrelsen Arbetsordning för styrelsen Svara för bolagets organisation Styrelsen Arbetsordning för styrelsen Fastställa årligen arbetsordning för styrelsen Styrelsen Arbetsordning för styrelsen Tillse att organisationen av bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden sker på ett betryggande sätt. Styrelsen Arbetsordning för styrelsen Protokoll skall förvaras brandsäkert och VD under lås VD skall utöva erforderlig kontroll och tillsyn av bolagets övriga befattningshavare. VD VD-Instruktion VD skall utöva erforderlig kontroll över hur delegerade beslutanderätter till annan tjänsteman utnyttjas. VD Arbetsordning för styrelsen VD-Instruktion Årlig utvärdering av styrelsens eget arbete Styrelsen Ägardirektiv Årlig utvärdering av VD:s insatser Styrelsen Ägardirektiv Tillse att HLT:s organisation är Styrelsen Ägardirektiv ändamålsenlig. Tillse att HLT har en god intern kontroll Styrelsen Ägardirektiv Tillse att de av styrelsen fastställda policys VD efterlevs Årligen upprätta en plan för internkontroll i bolaget. I denna plan skall bland annat dokumenteras på vilket sätt bolagsstyrelsen säkerställer följande: Styrelsen Ägardirektiv 1. Ändamålsenlig verksamhet bedrivs och ekonomiskt tillfredsställande resultat uppnås i bolaget. 2. Kvaliteten i rapporteringen om verksamhet och ekonomi och internkontroll upprättshålls. 3. En bedömning och uppföljning av bolagets risker Styrelsen Styrelsen Styrelsen Reglemente för intern kontroll Hallandstrafiken AB 2016
Styrelsen 2016-12-16 Ärende 16 Reglemente för intern kontroll Hallandstrafiken har tagit fram en riskanalys och har arbetat med en internkontrollplan enligt reglementet för intern kontroll. Som verktyg används Region Hallands system för intern kontroll - Stratsys. Riskanalysen presenterades och antogs på styrelsemötet i mars och interkontrollplanen följs upp löpande under 2016 med redovisning på styrelsens möten i september och december. Exempel på åtgärder under 2016: Avtalen förs över från pärmar (pappersformat) till digitalt system för att öka säkerheten. Gällande avtal är inlästa och systemet fylls på med nya tillkommande avtal. Kortare utbildning av avtalsansvariga har genomförts. För att säkerställa att räkenskaperna är rättvisande genomförs bl a en löpande granskning och revision av bolagets räkenskaper och bokslut av PWC. En ekonomisk månadsrapport med kommentarer redovisas löpande till styrelsen. Förvaltningsrevision genomfördes 8-9 november, rapport från PWC biläggs. Som ett led i arbetet mot korruption har Hallandstrafiken ett samarbete med Skatteverket som bl a kan vara behjälpliga vid upphandlingar. Möte med Skatteverket ägde rum 31 augusti. Ny rutin för kontroll av insättning av dagskassor har införts. Vidare se bilagor: Uppföljning intern kontroll, Revisionsrapport avseende förvaltningsrevision Förslag till beslut Bolagets internkontroll har utförts enligt Reglementet för intern kontroll Följande plan antas gällande Internkontroll: Styrelsemöte Feb/Mars: Internkontrollplan Styrelsemöte Juni: Internkontrollreglemente Styrelsemöte December: Uppföljning, rapport VD Styrelsemöte december Hallandstrafiken AB 2016 2016-12-16
Uppföljning - intern kontroll (Hallandstrafiken AB) Områden Risk Risktal Beslut Kontrollmoment Ansvarig Senaste resultat Ekonomi Manuella verifikationer blir felbokförda. 2 Hantera Attest av ekonomichef 4 ggr/år Karin Bernhardt Engström Manuella verifikationer läggs löpande in till ek chef för attest. Under semesterperioden fick attest ske i efterhand. Kassaredovisningar upprättas av butikspersonal och kontrolleras av ek assistent. Åtgärder Ansvarig Senaste kommentar Kontroll i pärmar Rutin Karin Bernhardt Engström Karin Bernhardt Engström Dagskassa från butik lämnas inte i deponeringsfack. 6 Hantera Avstämning bankkonto Vid behov Karin Bernhardt Engström Inbetalning fr Loomis sker 1 ggr/ vecka, avstämning sker direkt att samtliga kassor är insatta på kontot, vi behöver alltså inte vänta tills avstämning av bankkonto vid månadsslut. Kontroll av rutin Karin Bernhardt Engström Extra tömning Vid behov Yasmine Möllerström Henstam När tömningsdag infaller en helgdag beställs extra tömning av kassafacken i butikerna. Beställning Yasmine Möllerström Henstam IT-system Organisation/ styrning/ledning Backup funktion för samtliga kritiska moment (fakturering, utbetalningar, bokföring, vissa avstämningar vid månadsslut, skattebetalningar) Biljettsystem Cubic Bristande avtalskontroll, vem ansvarar för avtal, bevakning av avtal som löper ut / avtalsförlängning etc 1 Hantera Backup 3 ggr/år Karin Bernhardt Engström 4 Hantera Regelbunden kontroll 4 ggr/år Jarl Arne Leek 6 Hantera Avtalssystem Vid behov Pia Andersson Täcker upp för varandra vid ledigheter. Nytt avtalssystem "Deal management" i drift april 2016. Nya avtal registreras löpande. Återstår kort utbildning för avtalsansvariga. Återkommande backup Rutin för regelbundna kontroller av tex återförsäljare Utbildning Karin Bernhardt Engström Karin Bernhardt Engström Pia Andersson Korruption 3 Hantera Självskattning 1 ggr/år Andreas Almquist Information/ diskussion i ledningsgruppen genomförd. Samarbete med Skatteverket, nytt möte inplanerat i augusti 2016. Diskussioner kring korruption Samarbete med Skatteverket, möte 31 aug Andreas Almquist Andreas Almquist Personal, personalförsörjning, arbetsmiljö Sårbarhet om nyckelpersoner hastigt (tillfälligt eller varaktigt) lämnar verksamheten. Lönefil blir ej attesterad av två personer, löneutbetalning går inte iväg. Rutin för bokning av företagsbilar följs inte alltid. Risk för förmånsbeskattning. 4 Hantera Backup 3 ggr/år Andreas Almquist 2 Hantera Utskrift av kvittens 2 Hantera Nyckeluthämtning, kvittens 12 ggr/år Karin Bernhardt Engström 4 ggr/år Karin Bernhardt Engström Åtgärdat genom att utanordnare nr 2 skriver ut status på filen. Backup Utskrift och kontroll Ingen åtgärd Andreas Almquist Karin Bernhardt Engström Karin Bernhardt Engström sida 1 av 1 (2016-11-16)