På uppdrag av oss, de förtroende valda revisorerna i Region Gotland, har PwC genomfört en förstudie avseende operationsplanering vid Visby lasarett.

Transkript

1 Regionens revisorer Revision Datum Hälso- och sjukvårdsnämnden Socialnämnden Förstudie operationsplanering På uppdrag av oss, de förtroende valda revisorerna i Region Gotland, har genomfört en förstudie avseende operationsplanering vid Visby lasarett. Vi instämmer i de slutsatser som framgår av bifogad rapport. Vi vill särskilt understryka följande som framkommit i förstudien: Det är glädjande att kunna konstatera att operationsplaneringen fungerar väl och att nämnden identifierat de svagheter som finns. Antalet disponibla slutenvårdsplatser är enligt de intervjuade lagom många för närvarande. Nyttjandet av platser är dock beroende av en väl fungerande äldreomsorg så att dels antalet färdigbehandlade och dels onödiga inläggningar rninirneras. Den risk som omflyttningar av patienter medför ur ett patientsäkerhetsperspektiv måste åtgärdas. Vi önskar senast den 23 september 2013 få ett skriftligt svar på vilka åtgärder som hälso- och sjukvårdsnämnden ämnar vidta med anledning av vad som framkommit i förstudien. För Region Gotlands revisorer Stig Pettersson Ordförande Rapporten översänds till Regionstyrelsenför kännedom. Postadress SE Visby Alimf R P?* J < Telefon+46 (0) vxl Org nr ^TID /"* /^*4'! /~l E-post regiongot!and@gotland.se Webbplatswww.gotland.se i \ **V \ J v.' L t O l \\Å

2 pwc Region Gotland

3 Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning i 2 Inledning Bakgrund och revisionsfråga Metod och avgränsningar 2 3 Granskningsresultat Ansvar och befogenheter är klara mellan opererande specialiteter och specialister som servar operatörerna Operationssalarnas antal är tillräckligt Operationssalarna utnyttjas på ett effektivt sätt Det finns tillgång till adekvat personal Tidsförlusterna mellan operationerna är minimal Vårdplatser finns i tillräckligt antal så att patienterna inte blandas så att inte patientrisker uppstår Patienter erhåller information om väntetider, tid för operation m. fl Vårdköerna rninimeras genom planeringen Extrapersonal behöver inte sättas in för att hålla vårdköerna på en låg nivå Akuta tillstånd som kräver operation klaras vid sidan av de planerade 5 Region Gotland

4 i Sammanfattande bedömning Revisionsfråga: Förstudien inriktas på att granska om operationsplaneringen fungerar på ett rimligt sätt. Svaret på frågan blir JA. Genomgången av kontrollmålen visar en verksamhet som enligt eget uttryck är "bäst i landet". Det finns dock fortfarande vissa problem - men dessa är identifierande. Om planeringen ska bli optimal återstår också att koppla ihop den med kapacitetsplaneringen för de olika verksamheterna. Detta arbete har inletts. Som ett exempel på detta redovisas endoskopimottagningen som idag har köer. Vad beror köerna - är det dåliga resurser, eller dålig planering, eller både ock? Ytterligare ett område bör lyftas fram. Om operationsplaneringen ska fungera måste äldreomsorgen också fungera tillfredsställande. Utskrivningsklara patienter och antalet onödiga inläggningar måste minimeras. Idag fungerar inte detta tillfredsställande! Region Gotland 1 av 5

5 2 Inledning 2.1 Bakgrund och revisionsfråga Den svenska hälso- och sjukvården har under senare år påbörjat ett arbete med produktionsplanering inom främst den sjukhusdrivna verksamheten. Tanken är att inom en given ekonomisk ram söka inrymma så mycket planerad vård som möjligt. Hälso- och sjukvården på Gotland har endast en gång under ca 40 år klarat att hålla sin budget. En väl fungerande produktionsplanering skulle kunna bidra till en ekonomisk utveckling som blir tydligare och stabilare jämfört med tidigare. Av den anledningen gör revisorerna en förstudie av planeringsprocessen. Revisionen genomförde en granskning av Planeringsenhet vård (Pev) Revisionsfråga: Förstudien inriktas på att granska om operationsplaneringen fungerar på ett rimligt sätt. Kontrollmål: Ansvar och befogenheter är klara mellan opererande specialiteter och specialister som servar operatörerna. Operationssalarnas antal är tillräckligt. Operationssalarna utnyttjas på ett effektivt sätt. Det finns tillgång till adekvat personal. Tidsförlusterna mellan operationerna är minimal. Vårdplatser finns i tillräckligt antal så att patienterna inte blandas så att patientrisker uppstår (minimera risker för infektioner, multiresistenta bakterier). Patienter erhåller information om väntetider, tid för operation m fl Vårdköerna minimeras genom planeringen Extrapersonal behöver inte sättas in för att hålla vårdköerna på en låg nivå Akuta tillstånd som kräver operation klars vid sidan av de planerade 2.2 Metod och avgränsningar Granskningen har genomförts genom dels genomgång av olika styrdokument, dels genom intervjuer med nyckelpersoner inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen. Granskningen avgränsas till att söka besvara kontrollmålen. Region Gotland 2 av 5

6 3 Granskningsresultat ;,»,/. \Jisrur or/i In-fot/eiiiiclcr är kläm niclkin o/htcrum/c spccialili^cr acfi s/nv/a/i.s/cr som scmu' o/h'/'<//o/vrm/, PEV är central i planeringen både vad avser den långsiktiga årscykel som den kortsiktiga planeringen för att utnyttja op-salar och övriga resurser så effektivt som möjligt. Här ingår även hela kallelseplaneringen. Om operationsplaneringen ska fungera optimalt måste varje specialitet komma överens om hur mycket och hur ofta operationssalarna ska nyttjas över året för varje specialitet. Dessutom förekommer förändringar av olika slag över tid. Narkosläkare ansvarar alltid när en patient ska strykas från operation och vem som ska konsulteras. Dessutom sker dagligen en styrning av beläggning av vårdplatser. ;>>.!? Operationssalarnas antal är tillräckligt Det finns 5 operationssalar (vinterhalvåret) lägre på sommaren och det upplevs som adekvat. Förra sommaren öppnades ytterligare en sal för ortopedplastiker och erfarenheten från detta var mycket god. Men slapp ta itu med en grupp patienter efter sommaren. Man har diskuterat vilka effekter som ytterligare en sal skulle göra (under vinterhalvåret), men det är f.n. inte aktuellt.,'>.'> Operationssalarna utnyttjas j)ä ett sätt effektivt Salarna utnyttjas för planerad verksamhet måndag - fredag. Mån-fre finns 2 akutsal per dag. Lördag till söndag sken enbart akutoperationer. På sommaren sker bara akuta operationer (med undantag för ortopedplastiker som påbörjades förra sommaren). Enligt PEV ar detta ett effektivt utnyttjande. Dock behöver ställtiderna mellan operationerna bli bättre (kortare tid mellan öp). Se punkt 3.5 Det man söker åtgärda är att få ner antalet strykningar från operation. Beror på Patienter uteblir Patienter är sjuka när de kommer (ex infektioner) Den som ska operera har inte samma syn som den som bestämt att patienten ska opereras Region Gotland 3 av 5

7 ;;.._/ Del finns lilluaiuj till ad'ekrat pei'sonal Idag är det brist på operationssköterskor och vissa specialiserade läkare från KS. För sommaren 2013 ser bemanningsläget bra ut! ;;.,7 'ridsjrtrlnsterna mellan operaliorierna dr minimal Se punkt 3.3 ;}.() \\irdplalser Jlnjis i tillrdekliyl antal sa ull patienlei'na inte hlatidas sti ull inte patientrisker ii])pslar Enligt PEV finns tillräckligt med vårdplatser. Dessa utnyttjas så bra som möjligt. Det sker dock många omflyttningar av patienter som ger oönskade effekter: När patienter med olika diagnoser blandas på avdelningar är det inte säkert att personalen har kompetens för de olika patienterna - detta kan påverka patientsäkerheten Svårigheter när ronder ska genomföras Svårigheter för bakjouren Tidigare hade ortopeden en egen enhet med egna platser. Nu hamnar patienterna splittrat på olika enheter och detta upplevs som problematiskt. Nyligen redovisade uppgifter om infektioner för Visby lasarett visar att dessa ligger på en förhållandevis låg och acceptabel nivå. En förutsättning för att vårdplatsernas antal ska räcka till är att äldreomsorgen fungerar bra. Det förutsätter att antalet utskrivningsklara patienter hålls på en låg nivå. Dessutom är ytterligare en förutsättning av antalet onödiga inläggningar också minimeras. ;j.7 1'atienter erhåller information om väntetider', tid för operation m. fl. Detta ingår som en naturlig del i PEV V s arbete. F.n. håller man på med att söka förbättra informationen så att antalet strykningar kan minskas. ;;.(S Värdköerna jninimeras aenom planerinaen De vårdköer/ryggsäckar som redovisades vid granskningen 2006, och som var omfattande för samtliga specialiteter, finns inte idag. Det innebär, med någon specialitet undantagen, att regionen inte har några köer och således kan inkassera Region Gotland 4 av 5

8 stimulanspengar från kömiljarden (motsvarande). Detta har också varit en målsättning från HSN för 2013 för att klara en ekonomi i balans. ].< ) l'.xlrdpcrsoiuil heli<)vei' uiu' siillds ////<>/ till lidlln viu'dk(>ci'nti ])u en /</</ nivci Kopplat till punkt 3.8 var extrainsatser en förutsättning till att få bort köerna. Idag, när man nått ett "normaltillstånd" är extrainsatserna undantaget. ;;.ia Akntci tillslcind som kriirer operation klaras vid sidcui civ de ))liinei'iide Frågan om att planerade operationen har fått ställas in p.g.a. akuta operationer har diskuterats i rikspressen vid olika tillfällen. Detta kan hända också vid Visby lasarett. Men ofta opereras de akuta på jourtid. Denna fråga har varit föremål för granskning. Region Gotland 5 av 5