Revisorsgrupp Nordväst Revisionskontoret

Transkript

1 Revisionskontoret Helena Olsson Yrkesrevisor MINNESANTECKNINGAR Datum (6) Minnesanteckningar från överläggningar mellan och Helsingborgs Lasarett Tid: Torsdagen den 7 mars 2013, kl Plats: Helsingborgs lasarett, Olympiahuset, plan 3 Närvarande: Lasarettet i Helsingborg Lisbeth Cederwald sjukhuschef Ljubisa Dordevic budgetchef Lena Eriksson redovisningschef Inger Offesson Persson ansvarig för intern kontroll, närvarande mellan och KPMG Anna Lönnberg auktoriserad revisor Anna Nilsson godkänd revisor Revisionen, Magnus Bergström sammankallande revisor Marie Nielsén - revisor Jeanette Hillding ordförande i revisionen Helena Olsson yrkesrevisor Frånvarande: Hans Johansson Postadress: Skånehuset, KRISTIANSTAD Organisationsnummer: Besöksadress: J A Hedlunds väg, Kristianstad Telefon (växel): Internet:

2 2 (6) Sammanfattning Helårsresultatet för år 2012 gällande Helsingborgs Lasarett slutade på -83,2 miljoner kronor. Förvaltningen har producerat vård utöver uppdraget och detta har föranlett en hel del kostnader. Tillgängligheten vad gäller besök och operation/åtgärd har under år 2012 försämrats jämfört med föregående år. Lasarettet har, precis som tidigare år, en fortsatt mycket ansträngd vårdplatssituation med överbeläggningar vilket har medfört ökade kostnader. Följsamheten till basala hygien- och klädrutiner var vid det senaste resultatet i mars 88 procent och i oktober 83 procent. Detta är en klar förbättring jämfört med tidigare mätningar men det finns fortfarande en förbättringspotential. Målrelaterad ersättning för hälsosamtal under år 2012 klarades med excellens. Helårsresultatet uppfyller inte balanskravet. Inledning Magnus Bergström hälsar välkommen till dagens överläggningar. Utsänd dagordning godkänns. Föregående minnesanteckningar Minnesanteckningar från föregående överläggningar godkänns och läggs till handlingarna. Punkten supertriagering diskuteras. Sjukhuschefen informerar om en privatläkarjour som startar upp sin verksamhet på Helsingborgs lasarett den 1 april. Privatläkarjouren, som består av privata vårdgivare, kommer att arbeta i anslutning till akuten. Revisorerna informerar Revisorerna informerar om avslutade, pågående och planerade granskningar för åren 2012 och Samtliga avslutade granskningar finns att tillgå på s webbsida Fördjupad information lämnas avseende följande granskningar: Ledtider i vårdkedjan rapport nr 11/2012 Styrmodeller och styrsystem rapport nr 15/2012

3 3 (6) Vårdhygien - uppföljning rapport nr 20/ års granskningar Diskussion förs om specifika iakttagelser i ovannämnda granskningar för år Därutöver informerar revisorerna om kommande seminarium gällande granskningarna Ledtider i vårdkedjan och Styrmodell och styrsystem. Inför slutrevisionen Revisorerna informerar att de inför kommande revisionsberättelse kan komma att rikta kritik mot olika ansvarsnivåer på grund av det otillfredsställande ekonomiska läge inom många verksamheter och den brist på tillräckligt verkningsfulla åtgärder. Förvaltningsledningen informerar om årsredovisningen Revisorerna informeras om årsredovisningen och en diskussion förs beträffande verksamhet och ekonomi och hur utvecklingen sett ut under Helårsresultatet 2012 för Helsingborgs Lasarett slutade på -83,2 miljoner kronor. Sjukhusledningen informerar att lasarettet under 2012, precis som tidigare år, ser en produktionsökning och det uppdrag som ständigt ökar är det akuta uppdraget. Enligt ledningen är detta förhållningssätt inte enkelt att styra och det skapar en obalans i styrning och ledning. Fortsättningsvis informerar ledningen om att den största utmaningen för lasarettet framöver är det starka inflöde av patienter som finns och givetvis är de kommande besparingskraven också en oerhörd utmaning för alla medarbetare inom Helsingborgs Lasarett. Den totala produktionen har ökat 0,2 % jämfört med 2011 och jämfört med uppdraget ligger ökningen på 2,9 %. Sjukhuset har producerat vård över uppdraget och detta har föranlett en hel del kostnader. Produktionen utöver uppdraget har medfört att det är svårt, enligt ledningen, att nå en ekonomi i balans på grund av ökade kostnader. Revisorerna påtalar att det är tilldelat uppdrag som gäller och att det är viktigt att verksamhetens mål följs såsom ekonomi i balans. En stor del av budgetöverskridandet motsvarande 43 miljoner kronor gällande personalkostnader beror enligt sjukhusledningen främst på den ökade produktionen och de insatser som behövts för att möta det akuta trycket på lasarettet.

4 4 (6) Tillgängligheten när det gäller väntande till besök vid Helsingborgs lasarett har under 7 av 12 månader nått kravet för Kömiljarden (70% av andel väntande <60 dagar). För väntande till operation/åtgärd inklusive övriga operationer har Helsingborgs lasarett nått kravet för 8 av 12 månader. Diskussion förs, utifrån ett patientperspektiv, kring betydelsen av att förbättra ledtider i vårdkedjan. Antalet läkarbesök på stora akutmottagningen har ökat med 8 % jämfört med år Detta har gjort att akutmottagningen på Helsingborgs Lasarett inklusive barnakuten inte uppnått målet att 80 % av besöken är färdigbehandlade inom 4 timmar. Under 2012 nåddes målet till 79,4 % och olika steg i akutprocessen implementeras fortlöpande och allt utvärderas kontinuerligt. Årets resultat gällande vårdrelaterade infektioner hamnade vid mätningen i mars på 4 procent och vid höstens mätning blev resultatet sämre närmare bestämt 9,4 procent. Sjukhusledningen framhåller att variationerna vid mätningarna avspeglar hur vårdsituationen och infektionsdiagnoserna ser ut just denna dag. Slutsatser rörande förändringar kräver mer regelbundna mätningar alternativt förändringar som kvarstår över lång tid. Revisorerna påtalar att det inte enbart är dåliga resultat som kan vara missvisande utan även bra resultat. Följsamheten till basala hygien- och klädrutiner var vid det senaste resultatet i mars 88 procent och i oktober 83 procent. Detta är en klar förbättring jämfört med tidigare mätningar men det finns fortfarande en förbättringspotential. Löpande mätningar görs. Målrelaterad ersättning för hälsosamtal under år 2012 klarades med excellens. Sjukhuschefen informerar om att ett rejält krafttag har tagits för att förbättra tidigare års resultat. Åtgärder för att nå en ekonomi i balans fortsätter enligt den handlingsplan som tidigare har tagits fram och där olika ett effektivitetskrav presenteras. Handlingsplanen innehåller fokusområden som akutprocessen, produktionsplanering, leantänkande, frigörande av vårdplatser samt ytterligare fokus på målrelaterad ersättning och kömiljarden. Lasarettet har även detta år haft en mycket ansträngd vårdplatssituation med frekventa överbeläggningar vilket medfört ökade kostnader. Ett långsiktigt arbete med akutprocessen, vårdplatsprocessen och operationsprocessen pågår för att förbättra vårdprocesserna och optimera resurserna kring nuvarande vårdplatser. Diskussion förs även om närsjukvårdens utveckling. Avslutningsvis diskuteras de verksamhetsförändringar som Jonas Rastad föreslagit för hela som organisation. Beslut förväntas tas i mars och genomföras under maj månad. Sjukhusledningen välkomnar förslaget.

5 5 (6) KPMG informerar om granskningen av årsbokslutet KPMG redogör för granskning av räkenskapsrevision avseende helårsbokslutet för år Enligt KPMG kan följande konstateras: Bokslutsprocessen fungerar tillfredsställande. Anvisningar har följts. Bokslutsdokumentationen är under utveckling. Avstämningar är gjorda och ev differenser är åtgärdade. Resultatet har analyserats av de ansvariga och följts upp mot budget och prognos. Personalens kompetens förefaller vara god. Tidplaner har följts. Resultatet avviker från budget främst pga följande: Intäkter + 26,4 Mkr avseende lönerevision ,9 Mkr gällande Kömiljard + 2,7 Mkr för utökat uppdrag Kvinnokliniken + 3,1 Mkr hänförlig till den nationella patientsäkerheten + 5 Mkr ökning av övriga bidrag Kostnader - 43 Mkr ökade lönekostnader avseende 61 fler resurser än budget - 26,4 Mkr lönerevision ,2 Mkr omräkning av övertids- och jourskuld enligt HR fönstret - 38 Mkr ej verkställd åtgärdsplan - 28,5 Mkr ökning av verksamhetskostnader samt laboratoriekostnader främst p.g.a. produktion utöver uppdrag (1254 mixpoäng) + 11,5 Mkr läkemedelsförmånen framförallt på grund av patentutgångar och prisfall Intern kontroll Inger Offesson Persson redogör för hur arbetet med intern kontroll och god hushållning bedrivs på Helsingborgs Lasarett. Det poängterades att sjukhuset inte kan undanröja alla risker men det viktiga är att känna till sina riskområden. Lasarettets vision är att bli Skånes bästa akutsjukhus. Revisorerna redogör kortfattat för 2012 års internkontrollgranskning där Helsingborgs Lasarett tilldelades en gul färgmarkering.

6 6 (6) Bakgrunden till färgsättningen är följande: Helsingborgs lasarett har en genomtänkt intern kontrollplan som är väl förankrad i verksamheten. Kvaliteten på den interna kontrollen ges intryck av att vara på ungefär samma nivå som föregående år. Den nya mallen för dokumentation av riskbedömning, som togs fram 2011, används löpande. Likaså används det utvecklade balanserade styrkortet, där det tydligt framgår hur lasarettet ligger till i förhållande till sina uppställda mål. Trots förbättrade verktyg har inte tillräckliga åtgärder vidtagits med anledning av det budgetöverskridande som finns i verksamheten. Följande slutsatser och bedömningar har gjorts: Den interna kontrollen får anses vara fortsatt tillfredsställande avseende information/kommunikation medan riskanalys och tillsyn av systemet bedöms vara på en acceptabel nivå. Kontrollaktiviteter bedöms vara på en otillräcklig nivå då lasarettet inte har lyckats fånga de för måluppfyllelsen kritiska framgångsfaktorerna såsom ekonomi i balans. Kontrollmiljön bedöms vara acceptabel, men både denna och kontrollaktiviteterna skulle förbättras av ett ännu tydligare ledningsengagemang för att genomföra effektiva åtgärder i syfte att klara övergripande mål inom ekonomi och verksamhet. Sammantaget leder detta till följande bedömning för Helsingborgs lasarett: Risknivå GUL (2011:GUL) Revisorernas uppfattning är att det huvudsakliga förbättringsområdet rimligen bör vara att utveckla intern kontroll i syfte att tackla återkommande problem och bättre uppnå förvaltningens övergripande måluppfyllelse, vilket inte minst gäller för ekonomi i balans. Nästa överläggning Nästa överläggning fastställs till 8 oktober 2013, kl i Helsingborg. Avslutning Magnus Bergström tackar för visat intresse och förklarar dagens möte avslutat. Enligt uppdrag Helena Olsson