Beställning av Projekt Vux-It Beslutad av Sektorchef 2016-09-22 httpsz: sharepointinsidan.borlange.se/teams.'vux-itjdelade dokument/projeklbestfillning/projektbestfillning Införande av nytt system För verksamhetsstöd inom Vuxenutbildningen v2.d0cx
Projektnamn Projekt Vux-it Omfattar Införande av nytt lt-system för verksamhetsstöd inom vuxenutbildningen. Proj ektbeställare Lars Walter Projektledare Mats Lissdaniels Ursprunglig version beslutad Diarienummer "[Klicka här och skriv datum]" 2016/2303 Gällande version beslutad Gällande version 2016-09-22, // Underskrift Projektbeställaä Uâgerskrift Préfektledare Bilagor "[Klicka här och skriv bilagor]" Referenser "[Klicka här och skriv referenser]" Revisionshistorik Revidering 1 Revidering 2 Revidering 3
Innehållsförteckning 1. Bakgrund..... 4 2. Projektet..... 4 3. Effektmál..... 5 4. Projektmål..... 5 5. Avgränsningar..... 5 6. Tidplan..... 5 7. Kostnader..... 6 8. Roller, ansvar och befogenheter i projektet..... 6 9. Projektorganisation..... 8 10. Beslut och kommunikation..... 9 11. Mottagare av resultat..... 9 12. Ansvarig för effektmålsutvärdering..... 9 13. Beslut..... 9 Syfte: Beskriver projektets arena med mål, avgränsningar, ramar och övriga förutsättningar samt hur uppföljning ska ske. Ger mandat till projektledaren och säkerställer att projektledaren och beställaren är överens.
1. Bakgrund Borlänge kommun behöver upphandla ett nytt IT-system för Vuxenutbildningens verksamhetsstöd. Nuvarande systern Procapita skapades ursprungligen för grundskolan och har utvecklats under många år, men har nu nått slutet av sin produktlivscykel. Antalet kursdeltagare och utbildningsanordnare har ökat de senaste åren. Detta innebär en mer komplex administration och ett behov av nya funktioner, bland annat digitalisering av ansöknings- och antagningsförfarande. Da det nuvarande IT -systemet inte fullt ut ar anpassat for den allt mer komplexa verksamheten innebär det att en stor del av arbetet sker manuellt. Ett mer effektivt ITsystem kommer spara mycket tid, vilket innebär frigörande av tid for personalen att sköta andra arbetsuppgiiter. Ett mer verksamhetsanpassat IT-system kommer också både att förenkla och säkerställa en rättssäker hantering av bland annat betygskataloger och antagning. 2. Projektet För att kunna lyckas med projektet krävs att hela organisationen har samsyn och gemensamt arbetssätt. Vi arbetar utifrån nedanstående Qroiektmetodik medföljande styrdokument och grindbeslut. Fas Initiera Definiera Pjanera Genomföra Avsluta Resuitat Förstudierapport Ska idéen Projektbeställning Vad. varför? statusrapporter Hur går det? Projektplan Hur. när. Slutrapport Hur gtck det? ' vem? '- Vad lärde Vi oss? I Grindbeslut mdare? GB2 ' Ja Gå vidare? GB3 Ga vidare'7 GB3b:or Fortsätta? GB4 Gå vidare III I avslut7 Ja GB5 Släng projektet! Stgdokument: Proj ektbeställning Proj ektplan Statusrapporter Slutrapport Grindbeslut GBl = grindbeslut som avser godkännande av förberedelsearbetet förstudie (gå vidare till att arbeta fram projektbeställningen). GB2 = grindbeslut som avser godkännande av proj ektbeställningen (gå vidare till att arbeta fram proj ektplanen). GB3 = grindbeslut som avser godkännande av proj ektplanen
(gå vidare till att genomföra enligt framtagen projektplan). GB3b:or = statusrapporter vid genomförandet enligt proj ektplanen GB4 = grindbeslut som avser godkännande av genomförda leveranser och resultat enligt proj ektplanen (gå vidare till att skriva slutrapporten). GB5 = grindbeslut som avser godkännande av slutrapporten. (stäng projektet!) 3. Effektmål Följande effekter ska på lång sikt uppnås till följd av projektets genomförande: o Genom möjlighet till webbansökan förenkla ansökningsprocessen för de som vill läsa på vuxenutbildningen. o Förbättra arbetsmiljön för personalen genom jämnare arbetsbelastning och för de som arbetar med antagningsarbetet. 0 Öka rättssäkerheten i antagningsarbetet genom bättre spårbarhet och färre ärenden om saknade ansökningar. 0 Mer effektivt utnyttja personella och ekonomiska resurser genom att minska hanteringstiden för ansökningsärenden. 0 Underlätta lärarnas administrativa arbete genom möjlighet till bl.a. utskrifter av rapporter och insyn i individuella studieplaner. 4. Projektmål Overggpande proj ektmål 0 Det övergripande proj ektmålet är att införa ett nytt IT-baserat system för verksamhetsstöd för Borlänge kommuns vuxenutbildning. Delmål 0 Samverka med personalen under hela processen i syfte att ta fram arbetsprocesser anpassade till det nya systemstödet. o Kompetensutveckla samtliga användare genom utbildning i det nya systemstödet och förankring av nya arbetsprocesser. 0 Migrera aktuell data från Procapita till det nya systemet. 5. Avgränsningar 0 Systemet kommer inte ha några integrationer om något befintligt system inom Borlänge kommun. 6. Tidplan Grov tidplan för arbetet, detaljerad tidplan kommer arbetas fram under proj ektplanearbetet. Aktivitet Tidpunkt Styrdokument Proj ektbeställning (Grindbeslut 2) September 2016 Styrdokument Projektplan (Grindbeslut 3) Oktober 20 l 6 Grindbeslut 4 beslut att avsluta projektet Juli 2017
Aktivitet Tidpunkt Grindbeslut 5 Stäng projektet September 2017 7. Kostnader Budgetpost Summa Systemkostnad (a) 300 000 Utbildning (b) 25 000 Migrenng konsultkostnad (c) 75 000 Övrig (d) 25000 Totalt 400000 a) Innebär inköpskostnad av ett system och leverantörens medverkan vid implementation. b) Avser utbildning av handläggare i det nya systemstödet. c) Avser det konsultstöd för migrering av data från det nuvarande systemet Procapita. d) Avser t.ex. referensbesök hos andra kommuner. Vuxenutbildningen räknar med att behöva ca 2000 användare och en ungefärlig årlig licenskostnad för denna typ av system uppskattas vara ca 180 kr per användare och år under avtalstiden. Vanligtvis skrivs avtalen på tre är. 8. Roller, ansvar och befogenheter i projektet Beställaren beställer projektet, fattar grindbeslut om styrdokument och är den som ansvarar för det enskilda projektets effekter. Säkerställer nyttan, förtydligar effektmålen och värderar dessa i förhållande till insats och risker inför varje grindbeslut och rekommenderar beslut om grindpassage eller eventuell nedläggning. Beställaren kommer överens med projektledaren om projektets arena och mandat. Säkrar resurser för projektet. Förankrar, skyddar och undanröj er hinder. Stödjer projektledaren och säkrar resultat, lärande och effekter. Säkrar ett gott nyttjande, att effektmålen uppnås och att etablerade kontakter tas om hand. Projektägare Rollen proj ektägare agerar ombud för beställaren, denna roll tillsätts med sektorchef eller verksamhetschef beroende på projektets behov. Vilket mandat den operativa proj ektägaren har ska regleras i varje projekt inför genomförandefasen. Stygggppen är personer som stödjer beställaren. Styrgruppen undanröj er hinder för projektet, stödjer projektledaren och beställaren och hjälper till att förankra projektet hos olika intressenter. Styrgruppen följer upp projektets resultat och deltar i beslut. Medverkar vid prioritering av resurser. Beställaren är ordförande för gruppen. Styrgruppen avlastar och stödj er beställaren, men övertar inte dennes ansvar för projektet. Projektledaren är den som leder arbetet och ansvarar för att proj ektmålen infrias. Proj ektledaren planerar projektet, hanterar osäkerhet i projektet, bl.a. genom aktiv riskstyming. Projektledaren koordinerar arbetsinsatsema och håller uppe tempot genom aktiv daglig ledning. Håller beställaren informerad om nuläget och eventuella awikelser, bl.a. genom statusrapporter. Sammanställer proj ektstatus och underlag inför grindbeslut.
Genomför erfarenhetsseminarium informerar om erfarenheterna. för att lära av arbetet, skriver slutrapport och Projektmedarbetare ingår i en arbetsgrupp. De som aktivt bidrar i proj ektarbetet. Projektmedarbetare deltar aktivt i projektets planering och riskstyming. Ansvarar för att den egna arbetsinsatsen schemaläggs och utförs. Samverkar med övriga medarbetare så att projektets mål infrias. Bidrar till ett bra arbetsldimat. Ger förslag till förbättringar och meddelar upptäckta avvikelser och förändringar. Rapporterar läge och resultat till projektledaren.
9. Projektorganisation Facklig samverkan Sektorsamverkan/APT Beställare Lars Walter - Projektägare L Marianne Sjostrom Styrgrupp Eva Bjurling Per Olén Pierre Engström Projektledare Mats Lissdaniels Arbetsgrupp Niklas Engvall, Åsa Häll, Camilla Hedlund, Fredrika Thour, Susanne Erkers 9.1 Under arbetet med att ta fram proj ektplanen är organisationen följande: Beställare: Lars Walter Projektägare: Marianne Sjöström Styrgrupp: Eva Bjurling, Per Olén, Pierre Engström Projektledare: Mats Lissdaniels Arbetsgrupp: Niklas Engvall, Åsa Häll, Camilla Hedlund, Fredrika Thour, Fackligsamverkan: Susanne Erkers, Anna Kämpe Karlström, Anna Kämpe Sker vid behov 9.2 Uppskattad tidsåtgång för att arbeta fram projektplanen: projektledare ca 25% av en heltid, arbetsgruppen ca 10% av en heltid
10. Beslut och kommunikation Styrgruppen kommer initialt att träffas varannan vecka under framtagande av beställning och proj ektplan. Under genomförandefasen kommer möten istället att ske var tredje till var fjärde vecka. Minnesanteckningar distribueras till deltagare senast tre arbetsdagar efter mötet. 9 Statusuppdatering till kommunens ledningsgrupp kommer att ske månadsvis av beställaren. Under proj ektplanearbetet kommer en intressentanalys genomföras och utifrån den kommer en kommunikationsplan att arbetas fram. I kommunikationsplanen tydliggörs aktiviteter och ansvariga för kommunikation. 11. Mottagare av resultat Mottagare av resultatet är beställaren. 12. Ansvarig för effektmålsutvärdering Beställaren ansvarar för att följa upp effektmålen, projektplanen kommer att tydliggöra när och hur. 13. Beslut GB2 - 'ndbeslut som avser roektbeställnin en - ssa i här nedan: JA Beslut att godkänna projektbeställningen (nästa steg är att arbeta fram projektplanen). NEJ Beslut att EJ gå vidare med förslaget till projektarbete. Gör om! Proj ektbeställningen är oklar och behöver göras om. I n Datum: 2016-09-22 Signatur: % Lars Walter, sektorchef bildningssektom Borlänge kommun