Protokoll nr 1 2013-15 vid Förbundsstyrelsens sammanträde den 19 juni 2013, Bosön, Lidingö Deltagande: FS ledamöter: Personalens representant: SISU Idrottsutbildarnas personal: Förhinder: Vid protokollet: Pia Zätterström (ordf.), Jane Andersson, Margareta Israelsson (deltar fr.o.m. 5), Tony Karlsson, Lotta Kellander, Ola Lundberg, Karin Mattsson Weijber, Sandra Muszynski, Mia Petré Lennerman och Börje Sandgren Sture Gustavsson Birgitta Ljung (GS) och Karin Karlsson (Verksamhetschef/Förbundsrektor) Leif Bolin och Johan Kannerberg Elin Johansson 1 Sammanträdets öppnande Ordföranden öppnar sammanträdet och hälsar samtliga välkomna till dagens sammanträde. 2 Protokollsjusterare att utse Börje Sandgren att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll. 3 Anmälan av föregående protokoll att med godkännande notera protokollet från sammanträde den 9-10 april 2013. 4 Godkännande av föredragningslistan att godkänna föredragningslistan. 5 Uppföljning SISU-stämman 2013 SISU-stämman 2013 genomfördes den 25 maj i Luleå. Vid stämman närvarade 162 ombud.
att uppdra till GS att inkludera stöd till SF med att införa grundkurser i HLR för vuxna och barn i idrottens tränarutbildning i SISU Idrottsutbildarnas verksamhetsplan 2014; samt att uppdra till GS att återkomma med reviderade stadgar för SISU Idrottsutbildarna till FS sammanträde i augusti. 6 Instruktion för GS Enligt SISU Idrottsutbildarnas arbetsordning har FS att fastställa instruktion för GS vid det konstituerande styrelsesammanträdet. Emellertid finns behov av att instruktionen, utifrån FS diskussioner, revideras. Revideringen bör ske i samråd med RS. att uppdra till GS att, med ledning av förda diskussioner, återkomma med förslag till instruktion för SISU Idrottsutbildarnas GS till FS sammanträde i augusti 7 Styrelsens konferens 23-25 augusti FS fastställde vid sitt sammanträde den 23 maj 2013 en mötesplan för perioden 2013-2015. I mötesplanen anges att FS planerar att genomföra en styrelsekonferens den 23-25 augusti 2013. Syftet med konferensen är bland annat att diskutera styrelsens arbetsformer för mandatperioden. I anslutning till konferensen genomförs även ett styrelsemöte. att uppdra till GS att, med ledning av förda diskussioner och i samråd med FS presidium, utforma program för FS styrelsekonferens den 23-25 augusti. 8 Strategisk agenda 2013-2015 Vid sammanträdet den 23 maj 2013 fastställde FS en mötesplan för perioden 2013-2015. Utifrån denna plan och med beaktande av SISU Idrottsutbildarnas stadgar, datum då budgetunderlag och andra dokument ska lämnas till utbildningsdepartementet, RS strategiska agenda m.m. har GS utarbetat ett förslag till strategisk agenda för FS under perioden 2013-2015. att uppdra till GS att, med ledning av förda diskussioner, återkomma med förslag till strategisk agenda för förbundsstyrelsen 2013-2015 till FS sammanträde i augusti 9 Distriktsledningskonferens 11-13 oktober FS och RS avser att genomföra en distriktsledningskonferens på Bosön den 11-13 oktober 2013 till vilken samtliga SISU-d- och DF-ordföranden bjuds in liksom samtliga distriktsidrottschefer. Det övergripande syftet med konferensen är att arbeta vidare med de 2
ärenden som behandlades vid SISU-stämman respektive RF-stämman 2013. att godkänna rapporten. 10 Konstituering Vid SISU-stämman i Luleå 24-26 maj 2013 valdes en ny förbundsstyrelse för mandatperioden 2013-2015. Vid FS första sammanträde efter stämman har styrelsen att utse föredragande i styrelsen, sekreterare, vice ordförande och firmatecknare samt att fastställa arbetsordning. att utse Birgitta Ljung till föredragande i FS för perioden fram till nästa konstituerande möte; att utse Elin Johansson till sekreterare i FS för perioden fram till nästa konstituerande möte; att bordlägga frågan om val av vice ordförande till FS sammanträde i augusti; att utse firmatecknare för SISU Idrottsutbildarna enligt bilaga A (vilket bifogas originalprotokollet); samt att fastställa arbetsordning för FS enligt bilaga 1 att gälla för perioden fram till nästa konstituerande möte. 11 Resepolicy och reseavtal Vid FS första sammanträde efter stämman har styrelsen att fastställa resepolicy och reseavtal för SISU Idrottsutbildarna. att fastställa resepolicy för SISU Idrottsutbildarna enligt bilaga 2 att gälla tills vidare; att fastställa reseavtal för SISU Idrottsutbildarna enligt bilaga 3 att gälla tills vidare; att fastställa traktamentesbelopp och resetillägg enligt bilaga 4 att gälla tills vidare; samt att fastställa endagstraktamente vid tjänsteresa utan övernattning enligt bilaga 5 att gälla tills vidare. 12 Ersättningsregler SISU-stämman 2013 beslutade att FS ledamöter har rätt till ersättning för förlorad arbetsförtjänst enligt gängse regler i de fall förtroendeuppdraget måste utövas under 3
ordinarie arbetstid och löneavdrag görs. De närmare detaljerna för denna ersättning liksom rätten till ersättning för övriga förtroendevalda beslutas av FS. att fastställa ersättningsregler för ledamöter i RF:s och SISU Idrottsutbildarnas organ, råd och arbetsgrupper enligt bilaga 6 att gälla tills vidare; att uppdra till GS att återkomma med förslag till reviderad maximal ersättning för förlorad arbetsförtjänst per dag för övriga förtroendevalda ledamöter till FS sammanträde i augusti; samt att notera rutiner för utbetalningar till RS och FS ledamöter. 13 Styrgrupp till projektet Om framtiden med Riksidrottsmuseet Vid såväl SISU-stämman 2013 som RF-stämman 2013 behandlades en motion från Svenska Bordtennisförbundet där motionären yrkade att ansvaret för Riksidrottsmuseet skulle överföras till SISU Idrottsutbildarna. SISU-stämman och RF-stämman beslutade, i enlighet med FS och RS förslag, att avslå motionen. De båda stämmorna antog även ett tilläggsyrkande om att SISU Idrottsutbildarna och Riksidrottsförbundet från och med 2014 ska ha ett gemensamt ansvar för Riksidrottsmuseet och dess verksamhet. Arbetet med att utarbeta ett förslag om på vilket sätt det gemensamma ansvaret för Riksidrottsmuseet från och med 2014 ska utformas kommer att genomföras som ett projekt där förtroendevalda från FS och RS ingår i en styrgrupp. att utse Sandra Muszynski och Börje Sandgren att, tillsammans med en representant från RS, utgöra styrgrupp för projektet Om framtiden med Riksidrottsmuseet. 14 Delrapport: distriktsuppföljning våren 2013 Inom ramen för SISU Idrottsutbildarnas kvalitetsarbete har distriktsuppföljningar genomförts i sju SISU-distrikt under hösten 2012. Efter att planen för arbetet med kvalitetsarbetets reviderats har en inledande uppföljning genomförts i resterade 14 SISU-distrikt under våren 2013. Under våren 2013 har även en ytterligare uppföljning gjorts av den sju SISU-distrikt som följdes upp under hösten 2012. Motivet till den fortsatta uppföljningen av dessa sju distrikt har varit att SISU-distrikten själv önskat en fortsatt dialog och ett fortsatt lärande. 4
att godkänna rapporten om distriktsuppföljningen våren 2013; att uppdra till GS att, med utgångspunkt från resultaten av rapporten, fortsätta arbetet med att säkerställa kvaliteten i distriktens verksamhet, i enlighet med av FS fastställda Riktlinjerna och förhållningssätt; samt att distriktsuppföljningarna fullföljs under hösten 2013 och att en slutrapport lämnas till FS sammanträde i december. 15 Uppföljning av SISU-distriktens ekonomiska utveckling och kapital 2010-2013 Vid FS sammanträde den 2 december 2009 beslutades att samtliga SISU-distrikt senast om tre år räknat från och med 2010 ska ha en soliditet på 25-50 procent. GS har därefter varje år låtit göra en uppföljning av distriktens årsredovisningar för 2010-2012 i syfte att följa SISUdistriktens utveckling av det egna kapitalet och soliditeten samt redovisat resultatet av uppföljningen till förbundsstyrelsen. att godkänna rapporten om SISU-distriktens ekonomiska utveckling och kapital 2010-2012; samt att uppdra till GS att fortsatt följa upp SISU-distriktens ekonomiska utveckling och kapital samt årligen lämna en rapport över resultatet av uppföljningen till FS. 16 Distriktsstyrelseutbildning hösten 2013 Inom ramen för SISU Idrottsutbildarnas treåriga plan för kvalitetsarbetet ingår att under hösten 2013 genomföra utbildningar för distriktens styrelser. Syftet med utbildningen är bland annat att öka kännedomen om uppdraget, förutsättningarna för styrelsearbetet och styrelsens ansvar. Utbildningarna kommer att genomföras på fyra platser i landet. att utse Ola Lundberg, Börje Sandgren, Leif Bolin och Jane Andersson att representera FS vid varsin utbildning för distriktsstyrelser som kommer att genomföras under hösten 2013. 17 Ombud på SISU Idrottsböcker AB:s bolagsstämma Enligt bolagsordningen för SISU Idrottsböcker AB ska bolagsstämma genomföras senast vid juni månads utgång varför FS bör utse ett ombud att företräda SISU Idrottsutbildarna såsom ensam aktieägare i bolaget. att utse Pia Zätterström att representera SISU Idrottsutbildarna vid SISU Idrottsböckers bolagsstämma 2013. 5
18 Rapporter Följande rapporter läggs med godkännande till handlingarna a) Almedalen b) Myndighetsdialog c) GS rapport 19 Nästa sammanträde att genomföra nästa ordinarie sammanträde den 25 augusti 2013 i Halmstad. Vid protokollet Elin Johansson justeras Pia Zätterström Ordföranden Börje Sandgren Ledamot förbundsstyrelsen 6
FS 2013-06-19 Förbundsstyrelsens protokoll nr 1 2013-2015 Arbetsordning för förbundsstyrelsen Bilaga 1 1. Formalia 1.1 Förbundsstyrelsen (FS) arbete regleras i 5 kap SISU Idrottsutbildarnas stadgar. 1.2 FS håller konstituerande sammanträde snarast möjligt efter ordinarie SISU-stämma och sammanträder därutöver minst 6 gånger per år. Sammanträden kan kombineras med studiebesök och/eller kompetensutveckling och kan vid behov omfatta mer än en dag. Fastställande av sammanträdesdagar sker för ett år i taget. FS bör därutöver genomföra en styrelsekonferens under hösten det år SISU-stämman hålls. 1.3 Vid det konstituerande sammanträdet med FS ska följande ärenden behandlas och beslutas: 1. Tillsättande av FS protokollssekreterare, 2. Fastställande av arbetsordning för styrelsen, 3. Fastställande av instruktion för Generalsekreteraren (GS) och 4. Utseende av firmatecknare. Besluten ovan gäller för tiden fram till och med nästa konstituerande styrelsesammanträde. Då ändring påkallas, under tiden mellan konstituerande sammanträden med FS, fattar FS särskilt beslut härom. Vid det första ordinarie sammanträdet efter det konstituerande sammanträdet med FS behandlas och beslutas frågan om utseende av en eller två vice ordförande. 1.4 Kallelse till styrelsesammanträde ska ske ca åtta dagar före sammanträdet (enligt principen att handlingarna ska kunna läsas under en mellanliggande helg). Samtidigt med kallelsen översänds föredragningslista samt utlåtanden med GS:s förslag för de ärenden som ska behandlas vid sammanträdet. Samtliga handlingar tillhandahålls ledamöterna genom att de publiceras på lösenordsskyddad hemsida där varje ledamot själv kan logga in och ta del av handlingarna. Handlingar kan undantagsvis överlämnas till ledamöterna vid sittande möte. Då vid brådskande ärenden extra styrelsesammanträde hålls ska kallelse ske i så god tid som möjligt. 7
2. Beredning av ärenden till FS 2.1 I god tid före styrelsesammanträde ska beredning äga rum av de ärenden som ska tas upp på föredragningslistan för styrelsesammanträdet. Vid beredning deltar presidiet (ordföranden och vice ordförandena) samt GS, Förbundsrektor (FR) och FS sekreterare. Vid beredningen bestäms ramarna för föredragningslistan. 2.2 Huvudregeln är att alla förslag som läggs till FS kommer från GS. Förslagen som har formen av skriftliga FS-utlåtanden enligt fastställd mall ska därför inledas med GS föreslår..., samt därefter innehålla ärendebeskrivning och motivering till förslagen. Även förslag som beretts av råd eller särskilda projekt- eller arbetsgrupper ska läggas till FS med ett utlåtande och förslag från GS. 2.3 Vid FS sammanträden, kan utöver GS och FR, även befattningshavare/sakkunnig delta men då endast vid behandling av det aktuella ärendet. 3. FS åligganden 3.1 FS ska genom fortlöpande uppföljning ha kunskap om den löpande verksamheten samt förbundets utveckling. För att kontinuerligt kunna följa verksamhetens utveckling ska styrelsen erhålla löpande information från GS och FR. Varje FS-ledamot förväntas därutöver följa verksamheten genom att kontinuerligt ta del av information på SISU:s webbplatser, extranätet Idrottsinfo och SISU:s nyhetsbrev. FS fastställer SISU:s verksamhetsberättelse med årsredovisning och avger förslag till bokslutsdisposition. Utöver vad som anges i 5 kap 3 SISU:s stadgar åligger det FS följande: 1. Verksamhetsplan för förbundets verksamhet för kommande verksamhetsår och arbetsperiod mellan stämmorna ska fastställas av FS senast vid det första sammanträdet under kalenderåret. 2. Förbundets årsbudget innefattande bl. a medelsfördelning för distriktsbidrag och övrig verksamhet, upprättad med utgångspunkt i föregående punkt antagna mål och riktlinjer samt direktiv i regleringsbrev, fastställs av FS senast vid det första sammanträdet under kalenderåret. 3. En ekonomisk rapport om utfall och prognos för helåret ska minst kvartalsvis skriftligen redovisas i styrelsen. 4. En sammanställning över SISU:s personal liksom en uppdaterad medarbetarundersökning ska årligen redovisas i styrelsen. 8
5. Förbundets budgetframställan för ett kommande budgetår diskuteras förberedande vid sammanträde och fastställs slutligen vid januari/februarisammanträdet. 6. Ange riktlinjer för medelsförvaltningen och fastställa attestordning. 7. Upprätta huvudlinjer i förbundets organisation. 8. I samråd med RS besluta om anställande och entledigande av GS. 9. Fastställande av löne- och anställningsvillkor för GS samt fråga om tillstånd för GS att inneha uppdrag vid sidan av det ordinarie arbetet. Dessa frågor delegerar FS fortlöpande till ordföranden, som återrapporterar till FS. Beslut enligt denna punkt ska tas i samråd med RS. 10. Tillsättande av projektarbete i de fall så är påkallat. Ett projektarbetet omfattar beslut om projektdirektiv, sammansättning av projektgrupper samt tidplan och budget. I projektdirektiven ska anges hur projektarbetet ska återrapporteras till FS. 11. Fastställande av principer för uppvaktningar, gåvor och representation. 12. Avge yttranden med anledning av remisser från myndigheter, institutioner eller andra organisationer. 13. Arbeta fram förslag till ändringar av SISU Idrottsutbildarnas stadgar. 3.2 FS ansvarar för kontakter med politiska organ, myndigheter, institutioner och organisationer i första hand på förtroendemannanivå genom FS:s ordförande, vice ordförande eller andra styrelseledamöter samt genom GS och/eller FR. 3.3 FS ska ha en planerad kontaktverksamhet med SF:s/MO:s och SISU-distriktens förtroendevalda. 3.4 FS ansvarar för att varje nyvald FS-ledamot skyndsamt efter SISU-stämman får en introduktion i uppdraget samt information om SISU Idrottsutbildarna, SISU Idrottsböcker AB, Bosön Idrottsfolkhögskola och Riksidrottsförbundet. 4. SISU Idrottsutbildarnas talesman i olika frågor 4.1 FS talesman är i första hand ordföranden, och vid förhinder för ordföranden de vice ordförandena samt GS och FR. 4.2 I frågor där fastställd policy eller strategi finns har envar FS-ledamot möjlighet att uttala sig inom de givna ramar som fastställts. Skulle fastställda ramar saknas inom sakområde ska hänvisning göras till ordföranden, vice ordförandena, GS och FR. 4.3 Tjänstemän har rätt att uttala sig inom de ramar som fastställs av GS. 9
5. Samarbete SISU Idrottsutbildarna RF 5.1 Samarbetet mellan SISU Idrottsutbildarna och RF regleras i vid var tid gällande samarbetsavtal mellan organisationerna. 5.2 Löpande under verksamhetsperioden ska träffar äga rum mellan ordförandena i SISU Idrottsutbildarna och RF samt GS och FR. 5.3 För uppföljning och avrapportering samt för diskussioner i gemensamma frågor bör FS och RS ha överläggningar minst 1-2 gånger under tidsperioden mellan varje Riksidrottsmöte. 10
FS 2013-06-19 Förbundsstyrelsens protokoll nr 1 2013-2015 Resepolicy för SISU Idrottsutbildarna Bilaga 2 (RF och Bosöstiftelsen har likalydande resepolicy beslutad av RS) Denna policy riktar sig till Riksidrottsförbundets och Studieförbundet SISU Idrottsutbildarnas förtroendevalda och anställda. Den gäller för alla tjänsteresor och transporter som sker vid de olika verksamheterna inom organisationerna och dess helägda bolag samt Bosöstiftelsen. Syftet med policyn är att alla resor och transporter ska ske så miljöanpassat, trafiksäkert och kostnadseffektivt som möjligt samt samtidigt beakta organisationernas samarbetsavtal. Miljöhänsyn och trafiksäkerhet kan i vissa fall motivera en dyrare resa eller en resa som tar längre tid. Var och en har ansvar för att det egna resandet i tjänsten sker i enlighet med policyns riktlinjer. Cheferna har ansvar för att personalen är informerad om policyn och följer den. Att resa kostnadseffektivt, säkert och miljövänligt innebär: att resor planeras i så god tid att kombinationer av biljetter, samordning och anpassning av resor blir möjliga och att mest fördelaktiga färdsätt och logi kan väljas, att färdsätt och logi väljs så att arbetstiden utnyttjas effektivt, att beställning av resor och logi görs på ett sådant sätt att organisationernas ställning som storkund tillvaratas samt att kostnader för reseadministration minimeras. Generella principer Planera varje resa så att den blir så effektiv, trafiksäker, miljöanpassad och ekonomisk som möjligt. Om de olika kraven skulle stå mot varandra måste en avvägning ske utifrån de specifika förutsättningarna. Det är viktigt med personliga möten men man ska av miljöskäl undersöka om det går att ersätta en resa med något annat sätt att kommunicera, t.ex. telefon, telefonmöte, videokonferens, e-post eller post. Möten bör förläggas så att resandet minimeras. Under 2011 har videokonferensanläggningar anskaffats till det centrala kansliet och till distriktskanslierna för att underlätta detta. Planera för att genomföra flera aktiviteter under samma resa. Vid lokala transporter ska i första hand allmänna kommunikationer såsom buss och 11
tunnelbana användas. Om bil måste användas, använd i första hand bil ur organisationernas bilpool istället för egen bil. Tåg är oftast det bästa alternativet med avseende på såväl effektivitet som säkerhet och miljö. Flyg är ett godtagbart alternativ om andra färdsätt bedöms vara orimliga ur tidssynpunkt. Saknas allmänna kommunikationer eller om avgång/ankomst och total restid inte passar tidsschemat, kan resa ske med hyrbil. Vid val av färdsätt ska hänsyn också tas till praktiska, ekonomiska och tidsmässiga faktorer. När möten och konferenser planeras ska platsen väljas med tanke på alla deltagares sammantagna resande. De ska kunna ta sig till mötet på ett säkert och miljöanpassat sätt. Hotell och konferensanläggningar ska ha ett dokumenterat miljöengagemang och om så behövs vara utformade för funktionshindrade. När hela RS, FS, LG m.fl. ska resa ska man undersöka om det är möjligt att resa med olika avgångar. Vid gruppresor ska information om resesätt, resväg, hotell m.m. meddelas personalchefen. Resebyrå Avtal har för närvarande tecknats med resebyrån Primetravel, Idrottens Hus, 114 73 Stockholm, idrott@primetravel.se, tfn. 08 699 65 80. Resebyrån ska vara en aktiv reserådgivare och ansvarar för att organisationernas avtal och policy tillämpas. Ansvar Var och en har ansvar för att det egna resandet i tjänsten sker på ett ekonomiskt, säkert och miljöanpassat sätt. Det är resenären som ansvarar för att den enskilda resan sker enligt policyn. Beställning av resor Tjänsteresor och kostnader i samband med dessa ska i förväg godkännas av avdelningschef. Resor utanför Norden ska godkännas av respektive ordförande för förtroendevalda och av GS för tjänstemän. Vid beställningar av flyg-, tåg- och båtbiljetter, hotellrum, hyrbilar, flygbuss/taxi och liknande 12
som sker via vårt resebolag ska en referens och vilken organisation det gäller alltid uppges. Resesätt Tåg RF har avtal med SJ. Priserna på tågresor är flytande och förändras dagligen beroende på tillgång och efterfrågan. Vissa dagar kan 1:a klass vara billigare än 2:a klass. Resebyrån bokar det som är billigast vid varje tillfälle. Både tidsvinst-, och miljö- och kostnadsbesparing ska beaktas i valet mellan X2000 och flyg. För nattåg får resa företas i 1:a klass med egen kupé. Flyg I första hand ska vi resa i ekonomi/lågpris alternativt turistklass. Endast om uppdraget kräver möjlighet till snabba ombokningar flyger vi i en dyrare klass. Beställ din resa med god framförhållning för att hålla resekostnaderna nere. Vår resebyrå har fått i uppdrag att alltid presentera fler alternativ där det billigaste alternativet gäller. Vid anslutningsresor till och från flygplats bokas i första hand flygtåg, flygbuss eller alternativt flygtaxi. Detta kan bokas i samband med bokning av flygbiljett via resebyrån. Hotell Hotell bokas genom resebyrån, som i första hand ska boka på hotell som vi har avtal med (för närvarande Scandic Hotels och Choice Hotels). Taxi Taxi (för närvarande Taxikurir) får utnyttjas om kollektivt färdmedel inte kan användas, t.ex. om avresa eller hemresa sker mycket tidigt på morgonen eller sent på kvällen. Skäliga utlägg för taxi ersätts mot kvitto. 13
Hyrbil Hyrbil (för närvarande Hertz) ska väljas med beaktande av färdsträcka, antal resenärer samt säkerhets- och miljöaspekter. I första hand bokas miljöbil i mellanklass såvida inte passagerarantal eller bagage kräver mer utrymme. Hyrbil bokas genom resebyrån. I första hand ska organisationernas bilpoolsbilar användas. Anställda som tilldelas förmånsbil ska använda denna när det är kostnads- och tidsmässigt fördelaktigt. Kreditering Helt eller delvis outnyttjade biljetter ska genast meddelas resebyrån för möjlighet till kreditering. Egen bil Egen bil får endast användas efter överenskommelse med chef. Vid resa med egen bil utgår ersättning enligt det lokala reseavtalet. Egen bil som används i tjänsten bör uppfylla höga säkerhets- och miljökrav, i samma nivå som tjänstebilar. Trängselskatt ersätts endast i samband med tjänsteärende och då mot uppvisande av kvitto. Ersättningen är skattefri. Efterlevnad av lagstiftningen Vid tjänsteresor med bil betonas särskilt att lagar och regler ska följas, du ska t.ex. inneha erforderligt körkort, följa hastighetsbegränsningar, aldrig köra under inverkan av droger eller alkohol samt se till att alla i bilen använder bilbälte under färd. Körsätt Körsättet har stor påverkan på bränsleförbrukning och avgasutsläpp. Med ett sparsamt körsätt kan man spara både pengar och miljö utan att förlora tid. Medarbetare som kör mycket i tjänsten bör erbjudas utbildning i sparsam körning, t.ex. EcoDriving. Ett förutseende och anpassat körsätt ökar dessutom säkerheten. Vid längre körningar bör rast eller vila tas 14
efter ca 2 timmars körning. Samtal i mobiltelefon ska undvikas under körning. Om samtal är nödvändigt ska s.k. handsfreeutrustning användas. Reseräkning Reseräkning bör upprättas så snart som möjligt efter avslutad resa (se blankett reseräkning som återfinns som bilaga till detta dokument alt. på intranätet.) Reseräkningen ska medföljas av alla kvitton och underlag som har tagits upp (s.k. slippar godkänns inte som kvitto). Reseräkningen attesteras av överordnad chef och ersättning betalas ut via lön. Bonusprogram Medlemskap i olika bonussystem får inte styra val av leverantör, utan resepolicy och avtal ska alltid följas. Försäkringar Vid tjänsteresor gäller tjänstereseförsäkring tecknad med Folksam. Om snabb hjälp krävs under utlandsresa, ring hotlinenummer +45 70 10 50 50, SOS- International i Köpenhamn som har öppet dygnet runt. Vid resor till länder inom EU är det numera mycket viktigt att ha med sig intyg Europeiskt sjukförsäkringskort från Försäkringskassan. Intyget ger rätt till akut sjukvård på samma villkor som det egna landets medborgare. Kortet kan beställas på www.fk.se. Konferenser Konferenser ska ingå i verksamhetsplaneringen inför varje budgetår, varvid målgrupp, syftet med och finansieringen av konferensen tydligt framgår. Konferenser inom Norden kan beslutas av avdelningschef. Övriga beslutas av GS. 15
FS 2013-06-19 Förbundsstyrelsens protokoll nr 1 2013-2015 Reseavtal för SISU Idrottsutbildarna Bilaga 3 1 Avtalets omfattning Avtalet gäller vid tjänsteresor inom Sverige för Riksidrottens (Riksidrottsförbundet, SISU Idrottsutbildarna och SISU Idrottsböcker) anställda. 2 Definitioner Avresedag Bostad Dag då tjänsteresan påbörjas Familjebostad eller motsvarande fast bostad i anslutning till v verksamhetsorten Dag Tiden mellan klockan 06.00 och 24.00 Egen bil Hemkomstdag Bil som ägs av tjänstemannen eller av någon som varken föranlett tjänsteresan eller annars berörs av den Dag då tjänsteresan avslutas Natt Tiden mellan klockan 00.00 och 06.00 Ordinarie arbetsplats Tjänsteresa Vanliga verksamhetsorten Övernattning Den arbetsplats där tjänstemannen fullgör huvuddelen av sin tjänstgöring Resa som föranleds av tjänstgöring utanför den vanliga verksamhetsorten Ett område på ett avstånd av 50 kilometer från den ordinarie arbetsplatsen och från bostaden Tjänsteresa som medför bortavaro som sträcker sig över en natt 16
3 Grundläggande bestämmelser Tjänstemannen har rätt till reskostnadsersättning vid tjänsteresa. Vid tjänsteresa utanför den vanliga verksamhetsorten som medför övernattning, har tjänstemannen rätt till traktamente och resetillägg. Vid tjänsteresa som inte medför övernattning betalas endagstraktamente. 4 Reskostnadsersättning m.m. Mom 1 Val av färdmedel Tjänsteman ska inhämta arbetsgivarens godkännande vid val av färdmedel. Mom 2 Reskostnadsersättning vid resa med flyg, tåg, buss, båt eller lokaltrafik Om arbetsgivaren inte tillhandahållit färdbiljett erhålls, mot uppvisande av använd biljett, den faktiska kostnaden för biljetten. Mom 3 Reskostnadsersättning vid resa med egen bil Om resa med egen bil överenskommits får tjänstemannen såväl en skattefri ersättning som en skattepliktig ersättning. Den skattefria ersättningen följer Skatteverkets regler. Parterna beslutar att den skattepliktiga delen ska uppgå till 50 procent av den skattefria. Aktuella ersättningar framgår av bilaga 2. Ersättning utges även för parkeringskostnader och eventuell trängselskatt. Mom 4 Reskostnadsersättning vid annat färdsätt Om allmänt färdmedel saknas, eller om resan företas med motorcykel eller på annat sätt, betalas ersättning efter överenskommelse. Mom 5 Restidsersättning Restidsersättning betalas i enlighet med det centralt tecknad avtalet om allmänna anställningsvillkor (Arbetsgivaralliansen Branschkommitté Idrott Unionen, Akademikerförbunden och Fastighets). Mom 6 Logikostnad Vid tjänsteresa som medför övernattning ersätts styrkt logikostnad för tjänstemannen. 17
5 Traktamente och resetillägg Mom 1 När traktamente betalas Skattefritt traktamente betalas vid tjänsteresa utanför den vanliga verksamhetsorten och som medför övernattning. Vid beräkning av tiden gäller att tjänsteresan kan påbörjas respektive avslutas antingen vid den ordinarie arbetsplatsen eller vid bostaden. Mom 2 Traktamenten För tjänsteresa betalas traktamente med av Skatteverket årligen fastställt belopp för hel eller del av dag. Nattraktamente betalas endast om tjänstemannen inte erhållit av arbetsgivaren betalt logi och inte heller fått logikostnad betald på annat sätt. I betalt logi inräknas sovplats på tåg och båt. Nattraktamente erhålls inte om tjänstemannen kör bil, reser på tåg med sittplatsbiljett eller arbetar under natt. Skattefritt traktamente betalas enligt bilaga 1. Mom 3 Resetillägg Skattepliktigt resetillägg betalas då traktamente för hel eller del av dag utbetalas. Parterna beslutar att resetillägget ska motsvara 75 procent av det skattefria traktamentet. Skattepliktigt resetillägg betalas enligt bilaga 1. 6 Endagstraktamente vid tjänsteresa utan övernattning Vid tjänsteresa som inte medför övernattning betalas skattepliktigt endagstraktamente. Parterna beslutar att endagstraktamentet ska motsvara det skattefria traktamentet vid tjänsteresa med övernattning. Skattepliktigt endagstraktamente betalas enligt bilaga 2. 7 Reseräkning Reseräkning ska lämnas till arbetsgivaren i samband med ordinarie månatlig tidrapportering. Reseräkningen ska innehålla de uppgifter som behövs för att bestämma ersättningen enligt 18
detta avtal. Biljetter, kvitton på övriga resekostnader och kvitton på logikostnader ska bifogas. 8 Avtalets giltighetstid Detta avtal gäller från och med den 1 juni 2008. Avtalet kan sägas upp av endera parten med tre månaders ömsesidig uppsägningstid. 19
FS 2013-06-19 Förbundsstyrelsens protokoll nr 1 2013-2015 Traktamentesbelopp och resetillägg Bilaga 4 Mom 1:1 Traktamente Resetillägg Hel dag 220:00 165:00 Mom 1:2 Avresedagen a) Avresa före kl 12.00 220:00 165:00 b) Avresa kl 12.00 eller senare 110:00 82:50 Mom 1:3 Hemkomstdagen a) Hemkomst kl 19.00 eller tidigare 110:00 82:50 b) Hemkomst efter kl 19.00 220:00 165:00 Mom 1:4 Nattraktamente 110:00 Mom 2 Reducering av traktamente och resetillägg Om arbetsgivaren kostnadsfritt tillhandahåller måltid ska reducering ske med följande belopp: Vid mom 1:1, 1:2 a) och 1:3 b) - Frukost 44:00 33:00 - Lunch eller middag 77:00 57:75 20
Vid mom 1:2 b) och 1:3 a) - Frukost 22:00 16:50 - Lunch eller middag 39:00 29:25 Traktamente och resetillägg ska inte reduceras för måltider på allmänna transportmedel. 21
FS 2013-06-19 Förbundsstyrelsens protokoll nr 1 2013-2015 Endagstraktamente vid tjänsteresa utan övernattning Bilaga 5 Mom 1 Endagstraktamente a) Om tjänsteresan varat mer än 10 timmar 220:00 b) Om tjänsteresan varat mellan 4 och 10 timmar 110:00 Mom 2 Reducering av endagstraktamente Om arbetsgivaren kostnadsfritt tillhandahåller måltid ska reducering ske med följande belopp: Vid mom 1 a) - Frukost 44:00 - Lunch eller middag 77:00 Vid mom 1 b) - Frukost 22:00 - Lunch eller middag 39:00 Reskostnadsersättning vid resa med egen bil Skattefri ersättning per mil 18:50 Skattepliktig ersättning per mil 9:25 22