6. Skapa kontrolluppgiftsregister Välj att arbeta i det föregående året databasen för inkomstår 2013. Löneprogrammet hanterar kontrolluppgift KU10. Som arbetsgivare ska du lämna kontrolluppgifter för alla anställda som har fått: lön arvode andra ersättningar och förmåner som är skattepliktig inkomst av tjänst Information om kontrolluppgiften och dess rutor finns på Skatteverkets hemsida www.skatteverket.se Ladda ner broschyren SKV 304, Kontrolluppgifter, lön, förmåner m.m. Anställda som varken fått lön eller betalat skatt kommer med i kontrolluppgiftsfilen till Skatteverket om värden finns i rutorna 50-56. Uppgiften bearbetas dock inte av Skatteverket. Kontrolluppgifterna ska lämnas till Skatteverket senast 31 januari 2014. Nyheter i kontrolluppgifter för inkomstår 2013 KU10 - En ny kryssruta Socialavgiftsavtal finns (ruta 93). Nya regler för socialavgiftsavtal En anställd som har ett socialavgiftsavtal med en utländsk arbetsgivare, som saknar fast driftställe i Sverige, ska inte längre betala egenavgifter. Den anställde ska i stället redovisa och betala arbetsgivaravgifter i arbetsgivarens ställe. Det innebär att du numera ska redovisa kontant ersättning till en anställd med socialavgiftsavtal i ruta 11, förmåner i rutorna 12, 13 och 18 (inte som tidigare i ruta 25) och kryssa i den nya rutan 93 på kontrolluppgiften, Socialavgiftsavtal finns. Du kan läsa mer om socialavgiftsavtal på www.skatteverket.se Inställningar i registret Anställda Specifikationsnummer ska alltid anges, ruta 570 på kontrolluppgiften. Detta sköter programmet med automatik. Specifikationsnummer ska vara unikt för kontrolluppgiftstypen, personen och uppgiftslämnaren. I samband med att du skapar kontrolluppgifterna lägger programmet automatiskt in specifikationsnummer på alla anställda. Du ser specifikationsnumret under Ändra/Komplettera och vid utskrift av kontrolluppgifterna. Löpnummer ska anges för inkomsttagare som saknar korrekt personnummer/samordningsnummer. När du skapar kontrolluppgifterna kommer en varning att visas om du har anställda utan korrekta personnummer/samordningsnummer. På dessa anställda måste du lägga in ett löpnummer i fältet Löpnummer på fliken Statistik/Info i registret Anställda. 1
OBS! En anställd som saknar korrekt personnummer/samordningsnummer och inte har ett ifyllt löpnummer på fliken Statistik/Info, kommer inte med i filen till Skatteverket. För att den anställde ska komma med i filen måste du först fylla i löpnummer i registret Anställda och sedan skapa om registret för kontrolluppgifterna igen! Har du anställda med tjänstebil ska du ange Skatteverkets kod för förmånsbilen. Koden hämtas automatiskt till kontrolluppgifterna om den finns angiven i registret Anställda. Koderna för samtliga bilmärken och modeller finns under fliken Bilförmån i registret Anställda och registreras under fliken Statistik/Info i rutan för Kontrolluppgifter. Om en person är företagsledare, närstående till företagsledare eller delägare i fåmansbolag ska du markera detta med ett kryss i rutan Delägare. Vilka som avses som närstående kan du läsa om på Skatteverkets hemsida, broschyr SKV 304. Nya regler för socialavgiftsavtal. På grund av nya regler gällande socialavgiftsavtal har ruta 93 tillkommit på KU10. Tidigare betalade en anställd som har ett socialavgiftsavtal sina sociala avgifter själv i form av egenavgifter. Numera gäller att anställd som har en utländsk arbetsgivare som saknar fast driftställe i Sverige kan träffa avtal (socialavgiftsavtal) om att redovisa och betala arbetsgivaravgifterna i arbetsgivarens ställe. Ersättning till anställd med socialavgiftsavtal ska redovisas i ruta 11 och inte som tidigare i ruta 25 och med ett kryss i ruta 93 Socialavgiftsavtal finns, samt eventuella förmåner redovisas i ruta 12, 13 och 18. Om du har anställda som omfattas av ett socialavgiftsavtal ska du på fliken Statistik/Info i registret Anställda markera Socialavgiftsavtal finns. När du sedan skapar kontrolluppgifterna kommer ruta 93 vara ikryssad på den anställdes kontrolluppgift och rapporteras till Skatteverket. Anställda som har haft socialavgiftsavtal del av året ska redovisas på två separata kontrolluppgifter. En kontrolluppgift för den del av året som personen inte har haft socialavgiftsavtal och en kontrolluppgift för den del av året som personen har haft socialavgiftsavtal. För att kunna lämna två kontrolluppgifter för samma person måste du lägga upp två anställningar på personen. Du hittar kontrolluppgifterna under menyn Verktyg - Kontrolluppgifter. Funktionen för kontrolluppgifter är uppdelad i 3 arbetssteg. Steg 1 Skapa register för kontrolluppgifter Du inleder arbetet med steg 1 och skapar register för kontrolluppgifter. Får du meddelandet Register för kontrolluppgifter finns redan, vill du ta bort detta? svarar du JA. Om du när du skapar kontrolluppgiftsregistret exempelvis angivit fel ackumulator för någon ruta, kan du ta bort kontrolluppgiftsregistret genom att skapa ett nytt. OBS! Om du har redigerat i det första kontrolluppgiftsregistret försvinner denna redigering om du skapar registret på nytt. 2
Kontrollera vilket inkomstår som anges högst upp till vänster i bilden. Står det 2013 så vet du att du arbetar i rätt databas. Står det 2014, befinner du dig i innevarande års databas och måste byta till föregående år, detta gör du i listan över upplagda företag under menyn Arkiv - Företag. De ackumulatorer som tillhör gruppen kontrolluppgifter och som innehåller ett värde/belopp föreslås automatiskt. Om dina anställda har värden i ruta 47 (+12) eller 37 måste du specificera med text i rutorna 65 och 70 vad som avses. Genom att klicka på knappen Spara mall sparar du inställningarna så att det blir enklare att skapa om ditt register för kontrolluppgifter om det skulle behövas. Har du idrottsutövare med ett 1/2 prisbasbelopp som gräns för arbetsgivaravgift? Om ersättningen (lön + förmån) under året uppgår till ett ½ prisbasbelopp eller mer i ackumulator 131 Andra skattepliktiga ersättningar, styrs hela ersättningen från ruta 31 Andra skattepliktiga ersättningar till ruta 11 Kontant bruttolön på kontrolluppgiften i samband med att du skapar registret för kontrolluppgifter. Förmånerna specificeras i rutorna 12-13 och 18. Gränsvärdeskontrollen sker på de personer som ligger kodade med Gräns arbetsgivaravgift ½ prisbasbelopp i registret Anställda. Om ersättningen under året understiger ett ½ prisbasbelopp ska hela ersättningen och förmåner redovisas till ruta 31 Andra skattepliktiga ersättningar. Har du anställda födda 1937 eller tidigare? Har du löneberett ersättning till anställda födda 1937 eller tidigare på en löneart kopplad till ackumulator 111 Kontant bruttolön, flyttar programmet värdet automatiskt från ruta 11 på kontrolluppgiften till ruta 31. Du får frågan i samband med att du skapar registret för kontrolluppgifter. Kontrollen sker på de anställda som är födda 1937 eller tidigare. Värden i ruta 12, 13 och 18 redovisas i ruta 31. Har du anställda där Socialavgiftsavtal finns? Ersättning till anställd med socialavgiftsavtal ska redovisas i ruta 11 och inte som tidigare i ruta 25 och med ett kryss i ruta 93 Socialavgiftsavtal finns, samt eventuella förmåner redovisas i ruta 12, 13 och 18. Har du anställda som har markering Socialavgiftsavtal finns i registret Anställda, fliken Statistik/Info, får du i samband med att du skapar registret för kontrolluppgifter en fråga för att få hjälp med att flytta belopp i ruta 25 till ruta 11. Om du klickar Ja flyttas värdet i ackumulator 125 till ruta 11 på kontrolluppgiften. Eventuellt belopp som redan finns i ruta 11 raderas. Svarar du Nej kan du under Ändra/Komplettera markera ruta 93 och själv flytta eventuell ersättning från ruta 25 till ruta 11. Anställda som har haft socialavgiftsavtal del av året ska redovisas på två separata kontrolluppgifter. En kontrolluppgift för den del av året som personen inte har haft socialavgiftsavtal och en kontrolluppgift för den del av året som personen har haft socialavgiftsavtal. För att kunna lämna två kontrolluppgifter för samma person måste du lägga upp två anställningar på personen. Ändra/komplettera Om du behöver justera värden på enskilda anställda eller komplettera med uppgifter som saknas, går du in i rutinen Ändra/komplettera. Då visas kontrolluppgiften för varje anställd och du kan själv ändra i de rutor och fält som finns där. 3
Sammanställning Sammanställningen ger dig en snabb överblick av innehållet i ditt kontrolluppgiftsregister, uppdelat per anställd. Här ser du bruttolön, skatt, förmåner och eventuellt inlagt rättelsedatum, samt en total summering av övriga ersättningar. Rapporten kan tas ut både på bildskärm och skrivare. Steg 2 Utskrift av kontrolluppgifter Gå vidare till arbetssteg 2 för att skriva ut kontrolluppgifter till de anställda. Om du vill kan du först få upp kontrolluppgifterna på bildskärm innan du väljer att skriva ut dem på skrivaren. Skriv ut på vanligt A4-papper eller använd blankettypen för Laserpost/MonoMail. Du kan med fördel välja blankettypen A4 Grafisk för en snygg utskrift enligt mallen för KU10 på vanligt papper. Skicka kontolluppgifterna via e-post till de anställda. Nytt för i år i programmet är att du kan skicka kontrolluppgifterna via e-post till de anställda. Vid e-post är det blankettyp A4 Grafisk som skickas till de anställda. För att underlätta när du skickar kontrolluppgift via e-post går det att göra urval enbart på anställda som har en e-postadress inlagd i registret Anställda. Ska du skriva ut kontrolluppgift på papper kan du istället göra urval på Alla utom e-post. För att skicka e-post via löneprogrammet behöver du fylla i uppgifter gällande e-post under menyn Arkiv Inställningar fliken Internet. Vid utskriften kan du välja om du vill sortera bort anställda som tjänat under 100 kronor. En markering här gör att endast kontrolluppgifter för anställda som tjänat mer än 100 kr (d v s värdet i ruta 11 är mer än 100 kr) skrivs ut på skrivaren. OBS! Bocka inte i den här rutan om du även har ersättningar i ruta 31. Förtryckta blanketter från Skatteverket kan inte användas vid utskriften. Steg 3 Kontrolluppgifter på fil till Skatteverket Sista arbetssteget är att skapa kontrolluppgiftsfilen (KU-filen) till Skatteverket. Fyll i alla uppgifter avseende medielämnare. Med medielämnare avses det företag som skapar och skickar in KU-filen. Är du en redovisningsbyrå är det byråns namn som ska fyllas i, annars är det ditt företagsnamn. Om uppgifterna inte stämmer kan du justera direkt i fälten. Du kan lätt rapportera dina kontrolluppgifter via Skatteverkets filöverföringstjänst på Internet. Detta kräver en e-legitimation. Hur du skaffar din e- legitimation kan du läsa mer om på www.skatteverket.se/e-tjanster Om du skickar dina kontrolluppgifter via filöverföringstjänsten får du direkt en kvittens på skärmen. Du skapar filerna och sparar ner dem någonstans på din dator där du har behörighet (t ex under Mina dokument). Följande två filer ska föras över: INFO.KU och KURED 4
OBS! Du får inte döpa om filerna efter det att de har skapats, då kommer inte överföringen att fungera. Ska du skicka kontrolluppgifterna på CD måste du först spara ner filerna på din dator till en plats där du har full behörighet (t ex under Mina dokument), och sedan bränna över filerna till en CD med hjälp av ett CDbrännarprogram. Tänk på att filerna ska ligga direkt på CD:n och inte i någon mapp. När samtliga uppgifter är ifyllda klickar du på OK. Om kontrolluppgifterna ska skickas via diskett sparar du ner filerna på en tom formaterad diskett. Har du redan lagrat en fil i en mapp på din dator för att sedan bränna ut den på en CD-skiva, får du frågan om du vill ha kvar samma medielämnare (eftersom det bara får finnas en medielämnare per inskickad fil). Samtidigt som filen sparas får du frågan om du vill skriva ut ett etikettunderlag. Skriv ut detta och använd uppgifterna som underlag när du märker din CD-skiva. Etikettunderlaget ska inte bifogas med filen till Skatteverket. TIPS! Du kan testa dina filer (INFO.KU och KURED) på Skatteverkets hemsida http://www.skatteverket.se/foretagorganisationer/etjanster/filoverforing.4.1f604301062bf0c47e8000527. html När Skatteverket har läst in uppgifterna kommer en bekräftelse. Det är viktigt att kontrollera följande: Är antalet kontrolluppgifter rätt? Det ser du på etikettunderlaget. Är organisationsnumret på uppgiftslämnaren rätt? Om du inte har fått någon bekräftelse inom 10 dagar ska du kontakta ditt skattekontor. Filen skickas till: Skatteverkets Inläsningscentral Enhet 4300 839 86 Östersund OBS! Meddelanden till Skatteverket kan inte lämnas på kontrolluppgiften. Upplysningar och frågor måste du skicka separat till ditt skattekontor. Rättelsedatum om du ändrar på tidigare inlämnade uppgifter Behöver du ändra i en redan inskickad kontrolluppgift så måste du komplettera med uppgift om rättelsedatum på de anställda som berörs. Det gör du under Steg 1 i Ändra/komplettera. Rättelsedatum talar om för Skatteverket att den nya kontrolluppgiften ersätter en tidigare inskickad uppgift. Vid utskrift kan du välja rättelsedatum i rullisten. När du sedan väljer att skapa Kontrolluppgift på fil till Skatteverket under Steg 3 har rutan Urval utökats med alla rättelsedatum. Om du gjort flera justeringar så att det finns flera olika rättelsedatum, får du spara ner ett rättelsedatum i taget när du skapar ny fil till Skatteverket. Välj alternativet Fyll på om du vill lägga flera rättelser i samma fil. Det är bara de anställda med rättelsedatum som kommer med i filen. Märk etiketten med uppgifterna från etikettunderlaget samt ange rättelsedatum. 5
Skatteverket tar emot rättade kontrolluppgifter t o m 1 mars 2014. Kontrollista från fil till Skatteverket När du har sparat KU-filen kan du ta ut en kontrollista av innehållet på filen, den innehåller en sammanställning av värden från kontrolluppgifterna. Du kan ta fram utskriften på bildskärm eller skrivare för att kontrollera innehållet. 6