1(8) Anbudsinbjudan Handläggare Tel.nr. Datum Ärendenummer Niclas Olofsson 0144-350 36 2011-12-10 12/2011 Leveransadress Anbudsgivare Anbudsadress Anbud ska vara kommunen tillhanda Anbud - Maskintjänster 2011-12-28 Ödeshögs Bostäder AB Anbud skall vara bindande tom Upphandlingsenheten 2012-02-01 Fabriksvägen 5 599 33 ÖDESHÖG Upphandlingsform Avtalsvillkor Öppen upphandling TEKAB 90 (finns att tillgå hos upphandlingsenheten) Upphandling av maskintjänster Ödeshögs kommun inbjuder Er härmed att lämna anbud på kommunens samlade behov av maskintjänster. Kontaktpersoner: Niclas Olofsson Teknisk chef Telefon: 0144-350 36/ 072-723 50 36 Bilaga 1: Kontraktsförslag Bilaga 2: Prisbilaga Bilaga 3: Företagsinformation Bilaga 4: Referensblankett Bilaga 5: Anbudsutvärderingsblankett Upphandlingsenheten Ödeshögsbostäder AB Fabriksvägen 5, 599 33 Ödeshög Bankgiro 5261-4991 Tel. 0144-350 37 Fax 0144-350 40 Org.nr 556508-4646..
2 (8) 1 ALLMÄNT... 3 1.1 Upphandlingens omfattning... 3 2 OM UPPHANDLINGEN OCH ANBUDET... 4 2.1 Upphandlingsform... 4 2.2 Anbudets giltighetstid... 4 2.3 Anbudsutformning... 4 2.4 Frågor samt kompletterande uppgifter angående upphandlingen... 4 2.5 Anbudsavlämnande... 4 2.6 Allmänna anbudsförutsättningar... 5 2.7 Sekretess... 5 2.8 Prisuppgifter... 5 2.9 Prisjusteringar... 5 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE... 6 3.1 Lagenliga krav... 6 3.2 Skattekontroll... 6 3.3 Ekonomisk och finansiell ställning... 6 3.4 Följande skall bifogas Ert anbud... 6 3.5 Underleverantörer... 7 3.6 Beställningsrutiner... 7 3.7 Tillgänglighet... 7 3.8 Miljö... 7 3.9 Kvalitetssäkring... 7 3.10 Kontrakt... 7 4 BEDÖMNING AV ANBUDSGIVARE OCH ANBUD... 8 4.1 Prövning av anbud... 8 4.2 Utvärdering av anbud... 8 4.3 Avslutad upphandling... 8
3(8) 1 ALLMÄNT 1.1 Upphandlingens omfattning Ödeshögsbostäder AB skall upphandla maskintjänster för grävning vid nyanläggningsarbeten, underhållsarbete och vattenläckor mm. Upphandlingen omfattar inhyrning av maskintjänster till kommunen. Under ett normalår hyr vi grävmaskiner för ca 800 timmar/ år. Upphandlingen omfattar Ödeshögsbostäder AB. Angivna timmar är endast ett riktvärde, avvikelse skall ej medföra några á - prisändringar. Tjänster av entreprenadtyp undantages. Kommunen har separat avtal om snöröjning med olika små entreprenörer, men ett visst behov kompletterande maskininsatser kan erfordras. Ramavtal kommer att tecknas för tiden 2012-01-01-2013-12-31, med möjlighet till 1 års förlängning Åtagandet kan komma att fördelas på flera entreprenörer, en rangordning kommer då att fastställas. Vid vissa arbeten kan det bli aktuellt att mer än en grävmaskin används vi samma tidpunkt. För åtagandet gäller allmänna bestämmelser av år 1990 för transport- och anläggningsmaskintjänster för kommun och kommunala bolag, TEKAB 90.
4(8) 2 OM UPPHANDLINGEN OCH ANBUDET 2.1 Upphandlingsform Upphandlingen kommer att ske som förenklad upphandling enligt Lagen om offentlig upphandling LOU. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. 2.2 Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara giltigt för anbudsgivaren till och med 2012-02-01. 2.3 Anbudsutformning Anbud skall lämnas i enlighet med anbudsinbjudan, skriftligt på svenska. För att underlätta utvärderingen bör anbudssvaren lämnas enligt den rubriksättning som finns i anbudsinbjudan. Anbudet skall vara undertecknat av ansvarig person för upphandlingen eller behörig firmatecknare. I anbudsinbjudan har vissa förutsättningar angivits. Avvikande uppfattning från dessa måste tydligt framgå av Ert anbud, i annat fall tolkas det som ett godkännande från Er. 2.4 Frågor samt kompletterande uppgifter angående upphandlingen Frågor angående denna upphandling skall ske skriftligen och vara upphandlingsenheten tillhanda senast 10 dagar före anbudstidens utgång. e-post: niclas.olofsson@odeshog.se Svar på frågor som kan anses som komplettering till, eller förtydligande av, anbudsinbjudan delges samtliga kända anbudsgivare. 2.5 Anbudsavlämnande Anbud skall lämnas skriftligt i tillslutet kuvert, märkt enligt nedan. Anbudsadress: Anbud Maskintjänster Ödeshögs Bostäder AB Upphandlingsenheten Fabriksvägen 5 599 33 ÖDESHÖG OBS! Telefax eller e-post anbud kan ej godkännas pga. att sekretess ej kan garanteras För sent inkomna anbud kan ej prövas.
5 (8) 2.6 Allmänna anbudsförutsättningar Upphandlingsförfarandet är till stora delar reglerat genom lag och gemenskapsrättsliga bestämmelser. Regelverket innehåller bl a krav på likabehandling av anbudsgivare. Detta innebär att anbudsgivarens möjligheter att komplettera bristfälliga anbud efter anbudstidens utgång är mycket begränsade. Anbudsgivaren kan uteslutas från upphandlingen om inte samtliga uppgifter som efterfrågas i förfrågningsunderlaget redovisas. Anbud som innehåller reservation kan komma att förkastas. Den upphandlande enheten kan medge att anbudsgivaren får rätta uppenbar felskrivning eller felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet. Den upphandlande enheten kan begära att anbud förtydligas och kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling. Ödeshögsbostäder AB har dock inte någon skyldighet att ge anbudsgivaren möjlighet att komplettera eller förtydliga ett anbud. 2.7 Sekretess Anbudshandlingarna kommer att behandlas med fullständig sekretess till beslut om tilldelning av avtal är fattat. 2.8 Prisuppgifter Efterfrågade prisuppgifter skall anges enligt prisbilaga 2. Priser skall anges i SEK exklusive mervärdesskatt. Priserna skall vara fasta under första avtalsåret, därefter regleras priserna enligt index. 2.9 Prisjusteringar Priserna skall vara fasta under 2012 därefter regleras priserna 1 ggr per år vid varje helårsskifte med november -11 som basmånad.
6 (8) 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE 3.1 Lagenliga krav Ödeshögsbostäder AB kommer att pröva att anbudsgivare uppfyller kraven i LOU, kap 1 17, anbudsgivare som inte uppfyller lagens krav kommer inte att antas. En leverantör kan uteslutas från deltagande i upphandling om denne är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, är i föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta, inte har fullgjort sina åliggande avseende socialförsäkringsavgifter eller skatter i det egna landet eller i Sverige, eller, i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna paragraf. 3.2 Skattekontroll Vid upphandlingar samarbetar kommunen med Skatteverket. Samarbetet innebär att Skatteverket inför upphandling och under avtalstidens gång lämnar information till kommunen om inkommande anbudsgivare/underentreprenörers skattestatus. Detta gäller leverantörer/underentreprenörer i alla led. 3.3 Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren skall ha en stabil ekonomisk bas. Anbudsgivarens ekonomiska ställning kommer att kontrolleras genom sökning hos kreditupplysningsföretaget Justitias kreditkontroll. Anbudsgivare får ej ha lägre kreditvärdighetsrankning än B i denna sökning. 3.4 Följande skall bifogas Ert anbud Prisbilaga, bilaga 2. Företagsuppgifter, bilaga 3 En kort företagspresentation. Förteckning med angivande 3 respektive 2 referenser från uppdrag som motsvarar detta uppdrag under de 3 senaste åren. Referenser skall anges med kontaktperson och telefonnummer. För nystartade företag gäller samma antal referenser och samma uppgifter som ovan, dock får referenserna då vara relaterade till person i företagsledningen hos anbudsgivaren, bilaga 4. Maskinerna skall vara besiktigade och godkända av respektive myndighet.
7 (8) 3.5 Underleverantörer Leverantören skall ansvara för eventuella underleverantörers insatser såsom för sina egna insatser. Anlitade underleverantörer skall vara kontrollerade av leverantören avseende fullgörande av sina skyldigheter enligt lagar och avtal vad gäller momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter samt innehav av F-skattsedel. Leverantören skall i sitt anbud redovisa de underleverantörer som kommer/kan komma att användas. Företagsnamn, kontaktperson och organisationsnummer skall anges. 3.6 Beställningsrutiner Beställningar skall kunna göras via telefon och e-post. Anbudet skall omfatta successiva avrop av maskintjänster. 3.7 Tillgänglighet Maskiner för VA-läckor och dylikt skall finnas tillgängliga hela dygnet, inställelsetid 1 timme. 3.8 Miljö Följande miljökrav skall uppfyllas: Maskinerna skall köras på dieselbränsle enligt Miljöklass 1. Endast miljövänliga avfettningsmedel och rengöringsprodukter får användas. Använda spilloljor, filter med mera skall sändas till godkänd deponering. Entreprenören skall ha tillsyn och underhåll av fordon i den omfattning att läckage minimeras. Motorerna skall uppfylla kraven i miljöklass 3. 3.9 Kvalitetssäkring Anbudsgivare skall i sitt anbud redovisa företagets kvalitetssystem. Detta skall uppfylla sådana krav som bedöms lämpliga med hänsyn till projektets omfattning. Anbudsgivarens kvalitetsansvarige skall anges i anbudet. 3.10 Kontrakt Anbud skall lämnas enligt bif. kontraktsförslag.
8 (8) 4 BEDÖMNING AV ANBUDSGIVARE OCH ANBUD 4.1 Prövning av anbud Prövning av anbud genomförs i två steg. Först sker en kvalificering av anbudsgivarna och därefter sker anbudsutvärdering. Kvalificeringsfas Steg ett syftar till att klarlägga att avlämnat anbud uppfyller ställda skall-krav. Endast de anbudsgivare som uppfyller ställda krav går vidare till steg två. Utvärderingsfas I steg två prövas de efterfrågade utvärderingskriterierna. 4.2 Utvärdering av anbud Vi kommer att anta det anbud som befinns vara ekonomiskt mest fördelaktigt efter värdering enligt redovisas utvärderingsmodell. 4.3 Avslutad upphandling När den upphandlande enheten fattat tilldelningsbeslut och lämnat upplysningar om beslutet till samtliga anbudsgivare börjar tidsfristen på tio dagar att löpa. När tidsfristen har löpt ut skriver kommunen på avtalen. Då är även upphandlingen avslutad. Tilldelningsbeslut kommer att mejlas till respektive anbudsgivare. Bindande upphandlingsavtal förutsätter att skriftligt upphandlingskontrakt upprättas och undertecknas av båda parter. Anbudsgivaren förbinder sig att under anbudets giltighetstid på begäran av kommunen underteckna upphandlingskontrakt i enlighet med avgivet anbud..