Riktlinjer för utvärdering av anbud - Standardmodell för Sundsvalls kommun I Lagen om offentlig upphandling finns två tilldelningsgrunder. Vilket som ska användas måste bestämmas innan förfrågningsunderlaget skickas ut. Lägsta pris Ekonomiskt mest fördelaktiga Det som är viktigt är att man skiljer på kvalificeringen av anbudsgivarna (krav som ställs på anbudsgivarna i kravspecifikationen) och utvärdering av anbuden (kriterier som är kopplade till den vara/tjänst som ska upphandlas) innan utvärderingskriterier och modell väljs ut. Lägsta pris: Vid användning av metoden lägsta pris är det viktigt att det sätts höga och tydliga krav i förfrågningsunderlaget. De anbud som inte uppfyller skallkraven går inte vidare för utvärdering. Anbudet med lägsta priset vinner. Ekonomiskt mest fördelaktiga: Om ekonomiskt mest fördelaktiga anbud ska användas som utvärderingsmetod är det fler kriterier än priset som ska utvärderas i anbuden. Dessa får inte ändras under upphandlingens gång. I varje upphandling ska upphandlaren tillsammans med sin grupp bestämma vilka kriterier utöver priset som ska utvärderas. Exempel på utvärderingskriterier: Leveranstid Genomförandetid Driftkostnader Kvalitet Kostnadseffektivitet Service Tekniskt stöd
Det som ska utvärderas: Anbudspris (totalkostnad för obligatoriska krav i kravspecifikation) + Utvärderingskriterier (totalt värde av alla utvärderingskriterier utöver pris) = Utvärderingspris Utvärderingspriset är till för att visa vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till de utvärderingskriterier som ställs, inte det pris som gäller vid avrop. Viktning: Att vikta andra kriterier mot pris innebär att ange hur mycket utvärderingskriterierna är värde kontra priset. Till exempel, om pris viktas till 20 % är delen utvärderingskriterier 80 %. Detta betyder att allt annat än pris är värt 4 gånger mer än priset sig själv. Är anbudspriset är 100.000kr så blir det totala värdet (det maximala påslaget för utvärderingskriterierna) 400.000kr och det maximala utvärderingspriset 500.000kr. Olika typer av produkter har olika typer av viktning. Rekommenderad viktning av utvärderingskriterier: Varor minst 30 % av anbudspris. Tjänster minst 100 % av anbudspris. IT leveranser minst 100 % av anbudspris. Byggentreprenader ca 10 % av anbudspris. Ex. Tjänster 100 % av anbudspris: Anbudspris: 100.000kr Värde av utvärderingskriterier: 100.000kr Viktning: Pris 50 %, utvärderingskriterier 50 % Pris Kriterier
Absolut modell med viktning i SEK (Standardmodell, poängsättning av kvalitet) Denna standardmodell är skapad för att komma fram till det ekonomiskt mest fördelaktiga anbud. Den går ut på att ett anbud som utvärderaren inte anser uppfyller alla kriterier får ett påslag på det tidigare angivna anbudspriset. I denna modell utvärderas anbuden helt oberoende av andra anbuds pris och kvalitet. Innan förfrågningsunderlag skickas ut, allt som anbudsgivaren kommer att få se: 1. Uppskattning av totalkostnad för upphandlingen. Detta innebär alla framtida utbetalningar som kommer att göras till leverantören. 2. Bestäm vilka utvärderingskriterier som ska ingå och dess värde. 3. I detta exempel är utvärderingskriteriernas totala värde 375 000 kr. Gör en procentuell fördelning mellan de olika kriterierna. 4. Motivera varje poäng, under beskriv vad som ger bedömning. Vad krävs för att få en 4a, 3a osv?
Tillvägagångssätt Anbudsutvärdering: 1. Genomgång av offererad anbudssumma och dess delar. 2. Poängsättning av utvärderingskriterier. Det ger automatiskt utslag i modellen. 0-4 poäng. (Min:0 Max:4) 3. Tilldelning till anbud med lägsta utvärderingspris. Anbudspris + Värdet av utvärderingskriterierna = Utvärderingspris Denna standardmodell är avgränsad så att den visar påslag på anbudspriset istället för avdrag. Att använda sig av avdrag kan ge ett negativt utvärderingspris om utvärderingskriteriernas värde är större än anbudssummorna. Till exempel, utvärdering av tjänster där rekommenderad viktning är minst 100 % av anbudspriset.
Att tänka på med prissatta utvärderingskriterier som absolut tal: Om det sätts ett för lågt totalt värde för utvärderingskriterierna, exempelvis 50 000 kr, som är lägre än avståndet mellan det billigaste och näst billigaste anbudet i exemplet på föregående sida, kommer alltid lägsta pris att vinna. Se förklarande bild nedan
Om en leverantör uppfyller alla utvärderingskriterier får de högre poäng som ger ett mindre påslag, alltså lägre utvärderingspris. I sin tur betyder det att, hög totalpoäng = leverantören uppfyller hög andel av utvärderingskriterierna. En leverantör som inte uppfyller några utvärderingskriterier får lägre poäng, mer påslag och högre utvärderingspris. Se förklarande bild nedan, båda anbuden har samma pris. I Excel dokumentet Utvärderingsmodell Standard hittas en mer utförlig beskrivning av modellens arbetsgång.