Uppföljande granskning: leasingbilar

Relevanta dokument
Revisionsrapport Oxelösunds kommun

Granskning av kommunens leasingbilar

Riktlinjer. Fordonshantering Gäller fr.o.m Antagen av kommundirektören Gäller fr.o.m : Rubrik 8

Riktlinjer. Fordonshantering. Gäller fr.o.m Antagen av kommundirektören

Granskning av intern kontroll i hanteringen av kommunens och bolagens bilar

Revisionsrapport Internkontroll avseende drivmedelskort till kommunens bilar Anna Carlénius Kiruna kommun Mars 2015

Rapport från kommunrevisorerna avseende granskning av rutiner för bilanvändning

Granskning av anställningar och avslut i lönesystemet och tilldelning av behörigheter till dokumentationssystem

Uppföljning av granskning av intern kontroll avseende drivmedelskort

Revisionsrapport. Vikarieanskaffning. Vara kommun. Karin Norrman Elgh. februari 2013

TID: PLATS: PwC:s lokaler, Halmstad. Närvarande: Martinsen Jan-Erik Olofsdotter Lena Bertilsson Hans Gustafsson Gösta Hudin Eva

Uppföljning av tidigare granskning av kommunens fordon

Revisionsrapport Leasing av bilar. Härjedalens kommun

Rapport avseende granskning av rutiner för bilanvändning.

Kontaktperson Eva Danielsson Friberg/ Jan-Olof Stoor

Externt finansierade projekt

Debiteringsrutiner för barnomsorgsavgifter, uppföljande granskning

Revisionsrapport Leasing av bilar. Krokoms kommun

Revisionsrapport Granskning av fordonanvändandet Caroline Liljebjörn Emmaboda Bostads AB

Vetlanda kommun. Granskning av rutiner avseende kreditkort/drivmedelskort, handkassor

Granskning av den interna kontrollen inom Servicenämnden

Socialnämnden

Olofströms kommun. Uppföljning av körjournaler och bensinkort KPMG AB

Revisionsrapport Landstinget i Östergötland

Revisionsrapport. Granskning av. Nyttjande av leasingbilar. Bodens kommun. maj Siw Karlsson. Lars-Börje Sehlberg

Anläggningsredovisning

Revisionsrapport Granskning av lönerutinerna. Härjedalens Kommun

Granskning av fordonsanvändandet. Emmaboda Elnät AB Emmaboda Energi och Miljö AB

Uppföljning av tre tidigare granskningar

Revisionsrapport Kommunens fordon Sölvesborgs kommun

Internkontroll inom bilpoolen i Söderhamns kommun. Revisorerna Söderhamns kommun

Revisionsrapport Uppföljning av granskning förtroendevaldas anspråk på förlorad arbetsförtjänst

Granskning av inköpskort, uppföljning. Halmstads kommun. Revisionsrapport. Februari Kerstin Sikander Carl-Magnus Stensson

Resepolicy. Antagen av kommunfullmäktige , 75

Granskning av utbetalningar

Kumla kommuns revisorer. Granskning av uppföljning av tidigare granskning samt den interna kontrollen avseende kommunens fordon Granskningsrapport

Granskning av nämndernas fordonshantering. Mönsterås kommun

Uppföljning av tidigare granskningar

Granskning av rutinerna för intern kontroll inom Markentreprenad Servicenämnden

Rutin gällande fordons- och drivmedelskort samt körjournal för anställda i Håbo kommun

& SALA SALA KOMMUN KO M M U N Skolförvaltningen

Granskning av utbetalningar

Revisionsrapport nr 1, 2013, slutversion R Wallin. Valdemarsviks kommun Leasingbilar

Uppföljning avseende granskning av attestrutiner

Uppföljning av intern kontroll

Informationsöverföring. kommunikation med landstinget - uppföljande granskning

Revisionsrapport. Granskning av leverantörsregister. Sollentuna kommun. pwc

Granskning av intern kontroll avseende betalningsrutiner. Vattenpalatset i Mönsterås AB

Granskning av miljö- och hälsoskyddsnämndens interna kontroll avseende faktureringsrutiner

Avesta kommun. Kommunens system för hantering av tjänstebilar. Revisionsrapport. KPMG AB 17 juni 2011 Antal sidor: 10

Värmdö kommun. Granskning av kommunens system för hantering av tjänstebilar. Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG AB 16 oktober 2012 Antal sidor: 7

Uppföljande granskning av tillgänglighet

Revisionsrapport. Botkyrka kommun. Granskning av utlämnade lån. Pernilla Fagerstedt Anders Petersson

Arvika kommun. Granskning av den interna kontrollen avseende kommunens fordon Revisionsrapport

Höörs kommun. Övergripande förstudie av kommunens fordonshantering. Audit KPMG AB 21 maj 2012 Antal sidor: 8

Arvika kommun. Uppföljande granskning av den interna kontrollen avseende kommunens fordon. Revisionsrapport. KPMG AB 12 december 2011 Antal sidor: 15

Granskning av kommunens beredskap avseende EKOfrågor (Etik, Korruption och Oegentligheter) Revisorerna Bollnäs kommun

Revisionsrapport 2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna december Alingsås kommun. Löpande granskning 2013

Granskning av intern kontroll avseende kommunens konst

PM Södertörns brandförsvarsförbund Hantering och redovisning av förmånsbilar och tjänstebilar

Uppföljning avseende granskning kring Avtalstrohet

Revisionsrapport Granskning av arvoden till förtroendevalda. Härnösand Kommun

Revisionsrapport 17 / 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna December Huddinge kommun. Granskning av otillåtna bisysslor

Revisionsrapport. Kultur- och fritidsnämndens hantering av föreningsbidrag och studiecirkelstöd. Östersunds kommun. Kjell Pettersson.

Rapport avseende granskning av nyttjande av leasingbilar. Östersunds kommun

Uppföljning av granskningen av den interna. mobiltelefoner och kassor

GULLSPÅNGS KOMMUNER Sammanträdesdatum Sida IT-nämnden

Kommunstyrelsens uppsikt uppföljande granskning

Revisionsrapport Granskning av förtroendevaldas och anställdas ersättning avseende resor med egen bil

Regler för användande av betalkort och drivmedelskort i Botkyrka kommun

Intern kontroll avseende inköpskort

Revisionsrapport Avtalshantering Haparanda Stad Linda Marklund April 2014

Kungsörs kommun. Uppföljning av intern kontroll Revisionsrapport. KPMG AB Antal sidor: 8

Revisionsrapport momsrutiner

Granskning av leverantörsregister och leverantörsutbetalningar

Granskning av de kommunala bolagens rutiner för kontroll av mobiltelefonkostnader Finspångs kommun

Revisionsrapport Budgetprocessen Pajala kommun Anna Carlénius Revisonskonsult

Tillgänglighet och bemötande inom individ- och familjeomsorg

Granskning av. debiteringsrutiner inom vård och omsorg Katrineholms kommun

Mars 2013 Harald Jagner, Pernilla Lihnell, Marcus Carlsson. Härryda kommun Granskning avseende nyttjande av Härryda kommuns fordonspark

Revisionsrapport. Bisysslor. Hultsfreds kommun. Yvonne Lundin Caroline Liljebjörn 17 december 2012

Anvisning Ansvariga för verksamhetsbundna fordon

Intern kontroll Revisionsrapport. Vänersborgs kommun. Intern kontroll år 2o16. Henrik Bergh Mars 2017 PWC

Granskning av Intern kontroll

Mölndals Stad. ii ERNsT& YOUNG. Granskning av krav- och faktureringsrutiner. inom nämnden för kultur och fritid MÖLNDALS STAD.

Granskning av livsmedelskontroller

Revisionsrapport Granskning av arkivrutiner. Krokoms kommun

Revisionsrapport Granskning av räkenskapsmaterial följsamhet till regler kring fordonsanvändning

Hällefors kommun. Uppföljning av intern kontroll Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 13

Revisionsrapport nr 1, 2012 R Wallin. Vadstena kommun. Bisysslor bland anställda

Matarengivägsprojektet

Förstudie. Bidragshantering inom socialförvaltningen. Gällivare kommun. Fredrik Markstedt. Maj 2011

Hantering av privata medel. Söderhamns kommun

Intern kontroll avseende fakturahantering

Söderhamns kommun Utökad granskning av leverantörsfakturor

Kommunstyrelsen och nämnder har ett särskilt ansvar för intern kontroll enligt kommunallagen (kap 6:1, 6:7).

Revisionsrapport. Löpande granskning av den interna kontrollen. vid Kostnämnden. Landstinget Västmanland. Inger Hansén Viveca Karlsson

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

Tillförlitlighet i ekonomiska. Vilhelmina kommun

Granskning av intern kontroll Arbetsmarknadscentrum. Finspångs kommun. Revisionsrapport. Karin Jäderbrink Certifierad kommunal revisor

Transkript:

Revisionsrapport Uppföljande granskning: leasingbilar Vara kommun Karin Norrman Elgh

Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 1.1. Bakgrund... 1 1.2. Revisionsfråga... 1 1.3. Metod... 1 2. Granskningsresultat... 2 2.1. Styrdokument/riktlinjer för användning av bilar finns... 2 2.1.1. Kommentarer... 2 2.2. Styrdokumenten/riktlinjerna tillämpas på avsett sätt... 2 2.2.1. Kommentarer... 2 2.3. Körjournaler/bensinkortsanvändning används i bilarna... 3 2.3.1. Kommentarer... 3 2.4. Kontroller av körjournalerna genomförs, t.ex. gentemot mätarställning och tankad volym... 3 2.4.1. Kommentarer... 3 3. Sammanfattning/förslag på åtgärder... 4 Vara kommun

1. Inledning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vara kommun genomfört en uppföljande granskning av kommunens leasingbilar. 1.1. Bakgrund Ur ett ekonomiskt perspektiv är det viktigt att kommunens bilar är anpassade utefter det behov som finns. För att möjliggöra detta är det viktigt att det finns ett system och regler för att bevaka vilka fordon som finns inom kommunen samt hur dessa nyttjas. Det är även viktigt ur ett förtroendeperspektiv att kommunens bilar används på avsett vis. Det är därmed viktigt att minimera risken för otillåten användning av kommunens bilar. I februari 2012 genomfördes en förstudie avseende kommunens leasingbilar, i rapporten framfördes ett antal förbättringsområden. Förbättringsområdena berörde riktlinjer för fordonshantering, rutiner för inrapportering av mätarställning, enhetligt system för körjournaler samt intern kontroll. Kommunens revisorer har i sin risk- och väsentlighetsbedömning för 2013 funnit skäl att genomföra en uppföljning avseende rutiner och kontroller av fordonshanteringen. 1.2. Revisionsfråga Granskningen hade att besvara följande revisionsfråga: Har kommunstyrelsen tillräcklig intern kontroll och rutiner avseende användningen av kommunens fordon? Revisionsfrågan besvarades med hjälp av följande kontrollmål: Styrdokument/riktlinjer för användning av bilar finns. Styrdokumenten/riktlinjerna tillämpas på avsett sätt. Körjournaler/bensinkortsanvändning används i bilarna. Kontroller av körjournalerna genomförs, t.ex. gentemot mätarställning och tankad volym. 1.3. Metod Granskningen har genomförts dels genom att aktuella dokument har studerats, bl.a. riktlinjer för fordonshantering, dels genom intervjuer/samtal med bilansvarig, ekonomichef, resultatenhetschef inom bildningsförvaltningen och socialförvaltningen. I granskningen har även stickprov gjorts på fakturor och kvitton. Rapporten är sakavstämd med bilansvarig. Vara kommun 1 av 5

2. Granskningsresultat I Vara kommun finns vid granskningstillfället (maj 2013) 98 leasingbilar. Uppgiften är exkl. gata, park och de kommunala bolagen som administrerar sina bilar själva. Alla bilar förutom tio stycken poolbilar finns utplacerade i verksamheterna. De tio poolbilarna finns centralt placerade vid kommunhuset och hämtas ut via kommunens växel. Fordonshanteringen handhas av en fordonsstab centralt på personalavdelningen där en person är ansvarig för kommunens leasade bilar (exkl. gata, park och de kommunala bolagen). Fordonsstaben står som ansvarig för bilarna och administrerar anskaffning, avyttring och hanteringen av bilarna. 2.1. Styrdokument/riktlinjer för användning av bilar finns Sedan föregående granskning har nya riktlinjer för fordonshantering beslutats, riktlinjer fordonshantering 2012-04-23. De nya riktlinjerna består av två huvuddelar. Den första delen behandlar fordonsanskaffning, avyttring av fordon samt återlämnande av fordonen. Den andra delen omfattar fordonshantering såsom körjournaler, inrapportering av mätarställning, löpande underhåll, försäkring och bilpooler. 2.1.1. Kommentarer I föregående granskning rekommenderades att riktlinjer för fordonshantering arbetades fram och antogs, vilket har genomförts. Det rekommenderades även att rutiner avseende inrapportering av mätarställning samt ett enhetligt system för körjournaler skulle föras in i riktlinjerna. Rutiner för inrapportering av mätarställning har införts i riktlinjerna och i riktlinjerna framgår även att det är fordonsstaben som är ansvariga för att ett enhetligt system för körjournaler för leasingbilarna finns. 2.2. Styrdokumenten/riktlinjerna tillämpas på avsett sätt Enligt riktlinjerna skall mätarställningen för respektive bil fyllas i och skickas till fordonsansvarig. Vid intervju med fordonsansvarig framkom att en mall skickas ut fyra gånger per år där mätarställningen för aktuellt kvartal skall fyllas i. Mallen fylls däremot inte alltid i av verksamheterna. I granskningen framkom att några verksamheter använder bensinkorten till parkeringsavgifter, vilket inte är förenligt med kommunens riktlinjer. 2.2.1. Kommentarer Riktlinjerna avseende inrapporteringen av mätarställningen följs inte på ett tillfredsställande sätt. Fortfarande förekommer att vissa fordons mätarställning inte Vara kommun 2 av 5

rapporteras in till fordonsansvarig. Användingen av bensinkorten visade sig inte heller vara förenlig med kommunens riktlinjer. 2.3. Körjournaler/bensinkortsanvändning används i bilarna Fordonsansvarig har tagit fram en körjournal som används i de leasade bilarna i verksamheterna. I körjournalen registreras mätarställning innan samt efter användningen av bilen, körd sträcka, orsak till bilanvändningen samt om bilen blivit tankad. Körjournalerna finns i respektive bil. För de tio poolbilarna fyller användaren i en blankett för respektive resa. På blanketten skall förvaltning, vilken bil som avses, mätarställning innan samt efter användning och ifall bilen blivit tankad fyllas i. Till alla bilar finns två tankkort, ett som är knutet till den enhet bilen tillhör och ett som är knutet till bilen. Båda korten används alltid vid tankning. Vid tankning av bilarna i verksamheterna lämnas kvitto till resultatenhetschefen och vid tankning av bilpoolens bilar lämnas kvittot till växeln som lämnar kvittona vidare till fordonsansvarig på fordonsstaben. 2.3.1. Kommentarer I enlighet med de rekommendationer som lämnades i föregående granskning har ett enhetligt system för körjournaler för bilarna i verksamheterna införskaffats. I intervjuerna med resultatenhetscheferna framkom att körjournalerna används på avsett sätt. 2.4. Kontroller av körjournalerna genomförs, t.ex. gentemot mätarställning och tankad volym Verksamheternas drivmedelsfakturor kontrolleras gentemot inlämnade kvitton. Fakturorna med tillhörande kvitton förvaras hos respektive resultatenhetschef. Fakturorna för bilpoolens drivmedel kontrolleras gentemot kvitton av fordonsansvarig på fordonsstaben. Det görs inga kontroller av de körjournaler som förs i verksamhetens leasingbilar, förbrukning (liter/mil) eller liknande. Blanketterna som fylls i vid användning av bilpoolens bilar används som underlag till bokföringsorder för debitering av användningen av bilarna. 2.4.1. Kommentarer Vid stickprovskontroll av drivmedelsfakturor och kvitton på bilpoolens bilar framkom att vissa kvitton fattades till fakturorna. I intervjuerna med resultatenhetscheferna framkom att detta även i vissa fall kunde förekomma i verksamheterna. Det gjordes ingen kontroll av förbrukningen på vare sig bilpoolens bilar eller bilarna i verksamheten även om detta finns angivet på drivmedelsfakturorna. Vara kommun 3 av 5

3. Sammanfattning/förslag på åtgärder I denna uppföljande granskning visade det sig att många av de förslag som revisionen rekommenderade vid föregående granskning har genomförts. Nya riktlinjer för fordonshanteringen har arbetats fram och beslutats och tillämpas även i stor utsträckning i verksamheterna. Däremot finns fortfarande ett par punkter som bör utveckas. Vi rekommenderar följande: Inrapporteringen av mätarställningen behöver efterlevas bättre. Underlaget behövs för att kunna placera om bilar utifrån hur mycket de har gått för att slippa kompensera leverantören om bilarna går över avtalat milantal. Säkerställ att alla verksamheter följer riktlinjerna avseende användningen av bensinkorten eller ändra i riktlinjerna till att bensinkorten får användas även till parkeringsavgifter. Se till att drivmedelskvitton lämnas in efter tankning. Att en kontroll av förbrukningen (liter/mil som finns angivet på fakturan) införs som rutin vid genomgång av drivmedelsfakturorna. 2013-08-26 Karin Norrman Elgh Staffan Löfving Vara kommun 4 av 5

Projektledare Uppdragsledare Vara kommun 5 av 5