Kravspecifikation 2016-Upphandlingssystem

Kravspecifikation 2016-Upphandlingssystem

Kommunledningsförvaltningen 09_Kravspecifikation 2016-Upphandlingssystem 2 (12) Innehållsförteckning 1 Generella krav... 3 2.1 Krav på tidsplanering... 4 2.2 Krav upphandlingsförfarande... 4 2.3 Krav på strukturerade dokumentdelar... 5 2.4 Krav på information i malldokument... 5 2.5 Krav på dokumenthantering... 6 2.6 Krav på skapa förfrågningsunderlag... 7 2.7 Krav på simulera anbud... 7 2.8 Krav på annonsering... 7 2.9 Krav på kommunikation under anbudstiden... 8 2.10 Krav på e-anbud och anbudsöppning... 8 2.11 Krav på kvalificering och utvärdering av anbud... 8 2.12 Krav på beslut om tilldelning av kontrakt... 9 2.13 Krav på underrättelse om tilldelning av kontrakt... 9 2.14 Krav på skapa avtal... 9 2.15 Krav på avtalskatalog med sökfunktion och varugruppsindelning... 9 2.16 Krav på rapportgenerator... 9 2.17 Krav behörighetsstyrning via administratörskont... 10 2.18 Krav på hantering av beställarens leverantörsregister... 10 2.19 Krav på e-post funktionalitet... 10

Kommunledningsförvaltningen 09_Kravspecifikation 2016-Upphandlingssystem 3 (12) 2.20 Krav på arkivering och diariehantering... 10 2.21 Krav på systemet som tjänst... 10 2.22 Krav på systemets tillgänglighet... 11 2.23 Krav på säkerhet... 11 2.24 Krav på service... 11 2.25 Krav på support... 11 2.26 Krav på versionuppgraderingar... 11 2.27 Krav på utbildning... 11 2.28 Krav på export av data... 12 1 Generella krav Omfattning Systemet ska i första hand användas av beställarens upphandlingsenhet bestående av (för närvarande) fem personer men ska även kunna användas av hela kommunkoncernen allteftersom behov uppstår Huvudområden (systemet). Alla huvudområden och moment som beskrivs i denna kravspecifikation ska kunna utföras inom samma system samt om inget annat beskrivs kunna utföras digitalt utan behov av pappershandlingar. Systemets användargränssnitt ska vara på svenska. Upphandlingssystemet inklusive avtalskatalogtjänst ska av leverantören tillhandahållas som en webbaserad tjänst molntjänst. För mer information se bilaga 11_Avtalstillägg för molntjänst. Molntjänsten ska vid implementering ha en SSO-lösning (Single Sign On) för webbinloggningar av användare i Bodens kommuns AD. När nya användare läggs till i Bodens kommuns AD ska inga manuella ingrepp behöva göras i upphandlingssystemet. Behörighetsoch rolltilldelning ska ske i Bodens kommuns AD. Följande huvudområden ska ingå i systemet: - Upphandlingsförfaranden - Tidsplanering - Strukturerade dokumentdelar - Information i malldokument - Dokumenthantering - Skapa förfrågningsunderlag

Kommunledningsförvaltningen 09_Kravspecifikation 2016-Upphandlingssystem 4 (12) - Simulera anbud - Annonsering - Kommunikation under anbudstiden - E-anbud och anbudsöppning - Kvalificering och utvärdering av anbud - Beslut om tilldelning av kontrakt - Underrättelse om beslut till anbudsgivare och övriga intressenter - Skapa avtal - Avtalskatalog med sökfunktion och varugruppsindelning/kategorisiering - Rapportgenerator - Behörighetsstyrning via administratörskonto - Leverantörsregister - E-post funktionalitet - Arkivering och diariehantering 2.1 Krav på tidsplanering 2.1.1 Systemet ska ha en grundmall för tidsplaneringen som föreslår tidsplanering efter gällande upphandlingslagstiftning 2.1.2 Upphandlaren ska kunna välja sista anbudsdag till både datum och klockslag 2.1.3 Efter angivna tidsplaneringar t.ex. sista dag att lämna anbud, sista dag att ställa frågor ska det inte vara möjligt att lämna in anbud eller ställa frågor i systemet 2.1.4 Upphandlaren ska själv kunna ändra och lägga till moment för hela upphandlingsförloppet för respektive upphandling 2.1.5 Upphandlaren eller administratören ska kunna lägga upp och namnge nya och frekvent återkommande händelser samt kunna få påminnelser via e-post eller liknande när ett datum närmar sig eller inträffar 2.1.6 Tidsfrister som beror på gällande upphandlingslagstiftning ska kvalitetssäkras av systemet 2.1.7 Upphandlaren ska kunna tidsplanera både framåt och bakåt 2.1.8 Tidsplanering ska vara överskådlig, exempelvis som Gantt-schema 2.1.9 Vid förändring av tider i tidsplanering ska detta slå igenom på alla strukturerade dokument 2.2 Krav upphandlingsförfarande 2.2.1 Systemet ska ha en grundmall för tidsplaneringen som föreslår tidsplanering efter gällande Upphandlingslagstiftning 2.2.2 Upphandlaren ska kunna välja sista anbudsdag till både datum och klockslag 2.2.3 Efter angivna tidsplaneringar t.ex. sista dag att lämna anbud, sista dag att ställa frågor ska det inte vara möjligt att lämna in anbud eller ställa frågor i systemet 2.2.4 Upphandlaren ska själv kunna ändra och lägga till moment för hela upphandlingsförloppet för respektive upphandling 2.2.5 Upphandlaren eller administratören ska kunna lägga upp och namnge nya och frekvent återkommande händelser samt kunna få påminnelser via e-post eller liknande när ett datum närmar sig eller inträffar 2.2.6 Tidsfrister som beror på gällande upphandlingslagstiftning ska kvalitetssäkras av systemet 2.2.7 Upphandlaren ska kunna tidsplanera både framåt och bakåt 2.2.8 Tidsplanering ska vara överskådlig, exempelvis som Gantt-schema 2.2.9 Vid förändring av tider i tidsplanering ska detta slå igenom på alla strukturerade dokument 2.2.10 Systemet ska vara anpassat till upphandlingsförfaranden enligt gällande upphandlingslagstiftning 2.2.11 Systemets upphandlingsförfaranden ska utvecklas med förändringar av gällande upphandlingslagstiftning 2.2.12 Man ska i systemet välja upphandlingsförfarande efter typ av förfarande samt värde på

Kommunledningsförvaltningen 09_Kravspecifikation 2016-Upphandlingssystem 5 (12) upphandlingen. 2.2.13 Systemet ska vara anpassat för direktupphandlingar på sådant sätt att beställarens verksamheter själva kan nyttja systemet för att utföra direktupphandlingar 2.2.14 Systemet ska även vara anpassat för förnyad konkurrensutsättning så att beställarens effektivt kan tillämpa denna avropsmodell 2.3 Krav på strukturerade dokumentdelar 2.3.1 Det ska vara möjligt att skapa dokumentdelar 2.3.2 Det ska vara möjligt att ändra i dokumentdelar 2.3.3 Systemet ska ha en editeringsmeny med de mest vanligt förekommande funktionerna 2.3.4 Systemet ska tillhandahålla en tydlig och överskådlig struktur över de strukturerade dokumentdelarna 2.3.5 Musfunktionen "drag och släpp" ska vara tillämpar i alla rimliga lägen t.ex. flytta dokumentdelar med hjälp av "drag och släpp" 2.3.6 Det ska vara möjligt att bifoga tabeller, diagram, bilder i de strukturerade delarna 2.3.7 Det ska vara möjligt att lägga in frågor/krav i de strukturerade delarna 2.3.8 Det ska vara möjligt att ta bort dokumentdelar 2.3.9 Systemet ska ställa kontrollfråga vid radering av dokumentdelar 2.3.10 Beställaren ska kunna skapa och editera egna företagsanpassade "protokollmallar" (öppning, utvärdering, beslut-, tilldelning m.m.) i systemet med företagslogga 2.3.11 Beställaren ska kunna skapa och editera egna företagsanpassade "upphandlingsmallar - strukturerat förfrågningsunderlag" i systemet 2.3.12 Hela förfrågningsunderlaget och delar av det ska kunna genereras till PDF-filer 2.3.13 Alla dokument som skapats eller tillförts systemet ska vara skyddade mot insyn för externa parter, detta gäller inte handlingar som upphandlaren själv valt att publicera för offentlig läsning 2.4 Krav på information i malldokument Följande information ska finnas med i respektive dokument: Anbudsöppningsprotokoll 2.4.1 Upphandlingens namn 2.4.2 Upphandlingens referensnummer 2.4.3 Upphandlande organisation samt avdelning 2.4.4 för annonsering 2.4.5 Sista anbudsdag inklusive klockslag 2.4.6 Handläggarens namn samt telefonnummer 2.4.7 Faktiskt anbudsöppningsdatum inklusive klockslag 2.4.8 Anbudsöppningsplats 2.4.9 Antal inkomna anbud samt antal elektroniskt inkomna anbud 2.4.10 Anbudsöppnarnas namn 2.4.11 då dokumentet skapades inklusive klockslag 2.4.12 Antal sidor som dokumentet består av 2.4.13 Rader för underskrift för anbudsöppnarna (två personer) Av anbudsöppningsprotokollet ska följande uppgifter om respektive anbud som inkommit framgå:

Kommunledningsförvaltningen 09_Kravspecifikation 2016-Upphandlingssystem 6 (12) 2.4.12 Organisationens namn samt avdelning 2.4.13 Kontaktperson samt telefonnummer och e-postadress 2.4.14 då anbudet inkom inklusive klockslag Beslut om tilldelning av kontrakt 2.4.15 Upphandlande organisation 2.4.16 Handläggarens namn 2.4.17 Upphandlingens namn 2.4.18 Upphandlingens referensnummer 2.4.19 då dokumentet skapats inklusive klockslag 2.4.20 Malltext som kan anpassas enligt beställarens önskemål 2.4.21 Rad för underskrift inklusive plats, datum och namnförtydligande 2.4.22 Antalet sidor som dokumentet består av Sammanställning av utvärdering 2.4.23 Upphandlingens namn 2.4.24 Upphandlingens referensnummer Av sammanställningen av utvärderingen ska följande uppgifter om respektive anbud som inkommit framgå: 2.4.25 Anbudsgivarnas namn 2.4.26 Information om huruvida anbudsgivaren är kvalificerad eller ej 2.4.27 Anbudssumma (för kvalificerade anbud) 2.4.28 Vilket mervärde anbudet tilldelats för respektive mervärdesfråga (för kvalificerade anbud) 2.4.29 Anbudets jämförelsesumma (anbudssumma - eventuella mervärden) (för kvalificerade anbud) 2.4.30 Anbudets placering utifrån lägsta jämförelsesumma (för kvalificerade anbud) Underrättelse om beslut 2.4.31 Upphandlande organisation 2.4.31 Handläggarens namn 2.4.32 Upphandlingens namn 2.4.33 Upphandlingens referensnummer 2.4.34 då dokumentet skapats inklusive klockslag 2.4.35 Malltext som kan anpassas enligt beställarens önskemål 2.4.36 Antalet sidor som dokumentet består av Förlängning av avtal 2.4.37 Upphandlande organisation samt avdelning 2.4.38 Handläggarens namn samt titel, telefonnummer, e-postadress och postadress 2.4.39 Anbudsgivarens namn samt kontaktperson och postadress 2.4.40 Upphandlingens namn 2.4.41 Upphandlingens referensnummer 2.4.42 då dokumentet skapats inklusive klockslag 2.4.43 Malltext som kan anpassas enligt beställarens önskemål 2.4.44 Antalet sidor som dokumentet består av 2.4.45 Rad för underskrift inklusive plats, datum och namnförtydligande 2.5 Krav på dokumenthantering 2.5.1 Systemet ska kunna lagra och ta emot alla frekvent förekommande filfomat som t e x: doc, docx, pdf, pdfa, xls, xlsx, jpg, tif, ppt, txt dwg m fl.

Kommunledningsförvaltningen 09_Kravspecifikation 2016-Upphandlingssystem 7 (12) 2.5.2 Systemet ska kunna hantera enskilda filer, bilagor på upp till 50 MB för både upp- och nedladdning 2.5.3 Dokumenten ska vara kopplad till respektive upphandling 2.5.4 Det ska gå att radera bifogade dokument 2.5.5 Systemet ska ställa kontrollfråga vid radering av filer 2.5.6 Alla dokument som skapats eller tillförts systemet ska vara skyddade mot insyn för externa parter, detta gäller inte handlingar som upphandlaren själv valt att publicera för offentlig läsning (ex interna/externa dokument) 2.6 Krav på skapa förfrågningsunderlag 2.6.1. Systemet ska hantera referensnummer automatisk samt att beställaren ska kunna skapa eget referensnummer. 2.6.2 Systemet ska hantera olika utvärderingsmodeller. 2.6.3 Upphandlaren ska kunna använda beställarens upphandlingsmallar och kopiera den egna organisationens upphandlingar vid skapande av ny upphandling. 2.6.4 Systemet ska ha en sökfunktion där man kan hitta sina egna och kollegors upphandlingar, der ska vara möjligt att söka; fritextsöka, referensnummer, under en tidsperiod, status 2.7 Krav på simulera anbud 2.7.1 Det ska vara möjligt att simulera anbud i systemet innan publicering av förfrågningsunderlag 2.8 Krav på annonsering 2.8.1 Annonsering ska ske via systemet alternativt via annan godkänd elektronisk databas som är allmänt tillgänglig (enligt gällande upphandlingslagstiftning) 2.8.2 Systemet ska själv "hämta uppgifter" för annonsen från upphandlingen 2.8.3 Annonsen ska publiceras via länk på beställarens hemsida 2.8.4 Anbudsgivaren ska ombesörja att annonsering sker i rätt databas, exempelvis TED för öppna upphandlingar 2.8.5 Systemet ska hantera CPV-koder alternativt så ska beställaren kunna koda själv om så önskas 2.8.6 Anbudsgivaren ska ombesörja att upphandlingen har rätt CPV-kodning 2.8.7 En annonserad upphandling ska kunna låsas upp för t.ex. förlänga anbudstiden då ska system generera info till berörda förfrågningsunderlagshämtare 2.8.8 I annonsen ska det framgå hur intressenter kostnadsfritt kan erhålla komplett upphandlingsunderlag 2.8.9 Förfrågningsunderlagshämtare ska kunna prenumerera på beställarens upphandlingar 2.8.10 När förfrågningsunderlagshämtare har registrerat sig för aktuell upphandling ska förfrågningsunderlaget med tillhörande bilagor finnas tillgängliga 2.8.11 Alla förfrågningsunderlagshämtare ska registreras med namn, telefon, och e-postadress för information och kompletteringar till upphandlingen 2.8.12 Gruppen förfrågningsunderlagshämtare ska synas i systemet för upphandlaren under anbudstiden 2.8.13 Upphandlaren ska kunna se annonsen i systemet 2.8.14 Systemet ska ha stöd för RFI, förhandsannonsering m.m. 2.8.15 Systemet ska ha stöd för efterannonsering

Kommunledningsförvaltningen 09_Kravspecifikation 2016-Upphandlingssystem 8 (12) 2.9 Krav på kommunikation under anbudstiden 2.9.1 Det ska vara kostnadsfritt att hämta förfrågningsunderlag. 2.9.2 Under anbudstiden ska upphandlaren kunna kommunicera med förfrågningsunderlagshämtare direkt i systemet. Exempel på kommunikation är kompletteringar, förtydliganden, korrigeringar, frågor och svar o.s.v. 2.9.3 Det ska vara kostnadsfritt att ställa frågor i systemet 2.9.4 När en fråga inkommer från förfrågningsunderlagshämtare ska det tydligt synas i systemet och ett mail ska genereras till ansvarig upphandlare 2.9.5 Det ska vara möjligt att svara en eller samtliga förfrågningsunderlagshämtare med svar på fråga eller informationsmeddelande 2.9.6 Det ska vara möjligt för ansvarig upphandlare att editera originalfrågan 2.9.7 Det ska vara möjligt att bifoga filer i svar till inkomna frågor 2.9.8 Det ska vara möjligt att komplettera med uppdaterade bilagor/nya bilagor 2.9.10 All kommunikation som sker i en upphandling under annonseringstiden ska signaleras till förfrågningsunderlagshämtare 2.9.11 All kommunikation ska vara spårbar och lagras som historik för aktuell upphandling 2.9.12 Vid annonsering av direktupphandlingar ska det vara möjligt att direktannonsera till utvalda leverantörer 2.10 Krav på e-anbud och anbudsöppning 2.10.1 Anbudsgivare ska kostnadsfritt kunna lämna e-anbud 2.10.2 Det ska inte finnas någon begränsning i hur många anbud eller anbudsgivare som kan förekomma i en upphandling 2.10.3 Anbudsgivare ska lätt hitta support och kontaktuppgifter till anbudsgivaren av systemet 2.10.4 Anbudsgivare ska få en bekräftelse på att deras anbud lämnats in 2.10.5 Anbudsgivare ska enkelt kunna uppdatera sitt konto/ sin registrering med nya, ändrade uppgifter 2.10.6 Anbudsgivare ska inte kunna lämna in anbud om inte alla obligatoriska delar är ifyllda 2.10.7 Anbudsgivare ska få en signal om de missat att fylla i något 2.10.8 Upphandlaren ska kunna lägga till anbudsgivare vid ej e-anbud 2.10.9 E-anbud ska vara skyddade och oåtkomliga för upphandlaren tills dess att anbudstiden gått ut. 2.10.10 Vid anbudsöppning ska alla anbudsgivare per automatik sammanställas i ett öppningsprotokoll 2.10.11 Anbudsöppningen ska ske när upphandlarna så begär efter att anbudstiden löpt ut 2.10.12 Upphandlare ska i systemet kunna begära skattekontroll automatiskt från Skatteverket, svaret ska inkomma omgående 2.11 Krav på kvalificering och utvärdering av anbud 2.11.1 Alla inkomna anbud ska tydliggöras i systemet per anbudsgivare och per del av upphandling 2.11.2 Upphandlaren ska kunna se om alla obligatoriska krav är ifyllda 2.11.3 Upphandlaren ska kunna markera om anbudsgivare är kvalificerad eller inte 2.11.4 Anbudsgivarens originalanbud ska kunna genereras som PDF-fil 2.11.5 Anbudsgivarens eventuella bilagor ska kunna hämtas som zip-fil. 2.11.6 Upphandlaren ska kunna gå in i anbudsgivarens strukturerade dokumentdelar och göra eventuella kompletteringar. Detta ska sedan kunna genereras i en PDF-fil 2.11.7 Anbudsutvärderingen ska kunna göras automatiskt i systemet utifrån vald

Kommunledningsförvaltningen 09_Kravspecifikation 2016-Upphandlingssystem 9 (12) utvärderingsmodell och detta ska resultera i en utvärderingsrapport 2.11.8 Upphandlaren ska kunna markera att anbuden är utvärderade 2.11.9 Upphandlaren ska kunna markera vinnande anbud (ett eller flera) 2.11.10 Upphandlaren ska kunna kommentera inkomna anbud i en fritextruta 2.12 Krav på beslut om tilldelning av kontrakt 2.12.1 När utvärderingen är klar ska beslut om tilldelning av kontrakt skapas för intern diarieföring 2.12.2 Beslut om tilldelning ska genereras som PDF fil 2.13 Krav på underrättelse om tilldelning av kontrakt 2.13.1 När beslut om upphandlingen samt förnyad konkurrensutsättning är taget ska samtliga anbudsgivare informeras. 2.13.2 Av underrättelsen om tilldelning ska det framgå vem som vunnit upphandlingen samt tidpunkt för när avtal tidigast kan skrivas. 2.13.3 Underrättelse om beslut ska publiceras via länk på beställarens hemsida. 2.13.4 Underrättelse om beslut ska kunna genereras som PDF-fil 2.13.5 Det ska även gå att bifoga uppladdade filer 2.14 Krav på skapa avtal 2.14.1 Avtal ska kunna skapas när upphandlaren så önskar 2.14.2 Information om leverantören/avtalsparten ska hämtas från systemets leverantörsregister 2.14.3 En upphandling ska kunna generera avtal med flera avtalsparter 2.14.4 Det ska vara möjligt att byta avtalspart på ett befintligt avtal 2.14.5 Det ska vara möjligt att hantera bilagor 2.14.6 Det ska vara möjligt att förlänga avtalet med begäran om förlängning i systemet 2.14.7 Det ska vara möjligt att hoppa över skapa avtal och direkt skapa/skicka beställning 2.14.8 Information till avtalet ska hämtas från upphandlingens strukturerade delar 2.15 Krav på avtalskatalog med sökfunktion och varugruppsindelning 2.15.1 Systemet ska innehålla en avtalskatalog som presenterar beställarens alla aktuella avtal innehållande alla dokument och prislistor, leverantörer samt kontaktpersoner 2.15.2 Upphandlaren ska enkelt kunna uppdatera nya priser och prislistor för respektive avtal i avtalskatalogen 2.15.3 Systemet ska hantera UNSPSC-koder, se även delen krav på export av data 2.15.4 All publicerad information och publicerade handlingar ska kunna fritextsökas. typ google eller likvärdigt 2.15.5 Avtalskatalogen ska kunna grupperas enligt beställarens avtalsområden/inköpskategorier 2.15.6 Avtalskatalogen ska vara tillgänglig via dold länk på Internet 2.15.7 Beställarens användare av avtalskatalogen ska kunna prenumerera på valda delar 2.16 Krav på rapportgenerator 2.16.1 Det ska vara möjligt att ta ut rapporter och statistikuppgifter från databasen i upphandlingssystemet.

Kommunledningsförvaltningen 09_Kravspecifikation 2016-Upphandlingssystem 10 (12) 2.16.2 Upphandlaren ska själv eller i samråd med anbudsgivaren kostnadsfritt kunna ta ut erforderliga rapporter från upphandlingssystemets databas. 2.16.3 Databasen ska även vara tillgänglig för samkörning och export mot kommunens övriga 2.17 Krav behörighetsstyrning via administratörskont 2.17.1 Systemet ska innehålla funktioner för att administrera behörigheter via ett administratörskonto. 2.17.2 Behörighet ska kunna tilldelas olika roller till exempel; upphandlare, direktupphandlare, avtalsanvändare 2.17.3 Behörighet ska kunna tilldelas på olika nivåerna: läs- och skrivrättigheter 2.18 Krav på hantering av beställarens leverantörsregister 2.18.1 Systemet ska lagra all leverantörsinformation i ett leverantörsregister innehållande: uppgifter om avtal leverantörsnamn, organisationsnummer, adresser, kontaktpersoner med telefonnummer, e-post samt leverantörens hemsida 2.18.2 Det ska vara möjligt att hantera underleverantörer/återförsäljare i systemet 2.18.3 Leverantörsregistret ska kunna exporteras till Excel eller motsvarande 2.18.4 Det ska vara möjligt att söka leverantör på namn, kategori, organisationsnummer 2.19 Krav på e-post funktionalitet 2.19.1 Det ska vara möjligt att skicka e-post från systemet till anbudsgivare/intressenter 2.19.2 Skickade e-postmeddelanden ska sparas med koppling till respektive upphandling 2.19.3 Det ska gå att skicka inbjudan till utsedda leverantörer vid direktupphandling 2.19.4 E-post ska skickas som hemlig mottagare, d.v.s. det ska inte framgå vilka som erhållit e- post från systemet vid ett grupputskick 2.19.5 Avsändare ska framgå. 2.20 Krav på arkivering och diariehantering 2.20.1 Samtliga handlingar som skapas och sparas i systemet ska arkiveras digitalt och kunna konverteras till pdf-format samt vid behov kunna skrivas ut på papper 2.20.2 Vid avtalets slut, begäran, system- eller leverantörsbyte eller vid leverantörens eventuella konkurs ska samtliga handlingar som skickats till- eller skapats i systemet översändas till beställaren i det ursprungliga formatet. Detta ska ske skyndsamt efter beställarens begäran 2.20.3 I det fall tredje:e part/underleverantörer används för lagring ska denne informeras om dessa villkor 2.20.4 Dessa handlingar ska behandlas med respekt för upphovsrättsinnehavaren och skyddas mot insyn från externa intressenter och parter 2.21 Krav på systemet som tjänst 2.21.1 Anbudsgivaren ska säkerställa att beställaren tillhandahålls erforderligt lagringsutrymme 2.22.2 99,5 % tillgänglighet exklusive "servicefönster" (planerade uppdateringar, underhåll etc.) 2.22.3 Erforderlig backup (daglig) av samtliga dokument och handlingar som inkommit eller skapats i och av systemet 2.22.4 Erforderlig teknik- och supportpersonal

Kommunledningsförvaltningen 09_Kravspecifikation 2016-Upphandlingssystem 11 (12) 2.22.5 All erforderlig programvara och kommunikation ska tillhandahållas av anbudsgivaren, undantaget är den plattform som beskrivs i IT-miljö 2.22.6 Tjänsten ska vara expanderbar allt efter beställarens behov av ökande datamängd och användande. Anbudsgivaren ska beräkna och ta hänsyn till detta vid prissättning av anbudet 2.22 Krav på systemets tillgänglighet 2.22.1 Systemet ska vara tillgängligt 24 timmar om dygnet med undantag för avvikelser enligt rubriken Systemet som tjänst 2.22.2 Systemet ska vara tillgängligt för upphandlaren via Internet varthelst denne befinner sig, detsamma gäller för de delar i systemet som anbudsgivare ska ha tillgång till 2.23 Krav på säkerhet 2.23.1 Alla uppgifter och dokument som inkommer till systemet ska endast vara tillgängliga för behöriga användare som registrerats av beställaren 2.23.2 Anbud i systemet ska vara skyddade för insyn för alla tilldess anbudsöppning sker 2.24 Krav på service 2.24.1 Anbudsgivaren ska ansvara för all erforderlig service och underhåll av systemet och dess ingående komponenter som tillhandahålls och levereras av anbudsgivaren. 2.24.2 Fel som beror på anbudsgivaren ska vara åtgärdade inom 24 timmar vardagar. Om felet inte är åtgärdat inom 24 timmar utgår vite enligt vitesklausulen 2.24.3 Beställaren kan vid behov och särskild överenskommelse upplåta access till beställarens nätverk 2.24.4 Om fel bevisligen beror på beställaren utgår inget vite 2.25 Krav på support 2.25.1 Anbudsgivaren ska tillhandahålla erforderlig e-post- och telefonsupport för beställarens upphandlare alla vardagar mellan klockan 08:00-17:00 2.25.2 Avancerad användarsupport ska vid behov och särskild överenskommelse kunna beskrivas med visuell instruktion över internet och telefonkontakt. 2.25.3 Anbudsgivaren ska tillhandahålla erforderlig e-post- och telefonsupport för beställarens leverantörer, anbudsgivare alla vardagar mellan klockan 08:00-17:00. 2.26 Krav på versionuppgraderingar 2.26.1 Anbudsgivaren ansvarar för att tillhandahålla beställaren den senaste tillgängliga versionen av systemet för att upprätthålla bästa möjliga funktionalitet 2.26.2 Versionsuppgraderingar ska ingå i månads/årsavgiften för systemet. 2.27 Krav på utbildning 2.27.1 Anbudsgivaren ska genomföra erforderlig utbildning för 5 upphandlare hos beställaren.

Kommunledningsförvaltningen 09_Kravspecifikation 2016-Upphandlingssystem 12 (12) 2.27.2 Om det krävs ska särskild utbildning för 1-2 administratörer ingå. 2.27.3 Utbildningen ska genomföras på plats hos beställaren 2.27.4 Anbudsgivaren ska ansvara för att erforderlig utbildning genomförs. 2.27.5 Utbildningen ska vara genomförd i god tid innan avtalsstart, tidpunkt för utbildningen bestäms i samråd mellan parterna. 2.27.6 Därefter ska anbudsgivaren tillhandahålla utbildning av nyheter i systemet kontinuerligt under hela avtalstiden 2.28 Krav på export av data Koder och klassificering av avtal 2.28.1 Upphandlingssystemet ska innehålla funktion för att klassificera avtalen enligt UNSPSCstandard (översatt till svenska). 2.28.2 Upphandlingssystemet ska använda den senaste versionen av UNSPSC som är översatt till svenska. 2.28.3 Upphandlingssystemet ska innehålla funktion för att klassificera avtalen i beställarens egna avtalsområden/inköpskategorier som ska kunna definieras av beställaren 2.28.4 Anbudsgivaren ska i sitt anbud beskriva på vilket sätt upphandlingssystemet kan hantera klassificering av avtal enligt beställarens egna avtalsområden/inköpskategorier 2.28.5 Export av data till beslutsstödssystem Beställaren använder för närvarande Hypergene som beslutsstödssystem. 2.28.6 Upphandlingssystemet ska skapa och leverera export av data med information om avtalen. 2.28.7 Exporten ska skapas och levereras 1 gång per dag och innehålla data om samtliga avtal i beställarens avtalsdatabas. 2.28.8 Även avtal som inte längre är giltiga ska ingå i exporten. 2.28.9 Det ska vara möjligt att lägga till utgångna avtal i efterhand som tas med i exporten 2.28.10 Följande data/fält/kolumner ska som minimum levereras: - Organisationsnummer - Startdatum - Slutdatum - UNSPSC-kod - Avtalsområde Data om avtalet Avtalsnummer Avtalsnamn Avtalstyp Startdatum Slutdatum Senast ändrat datum Tillhör avtalsområden Data om leverantören Organisationsnummer, Leverantörsnamn Data om avtalsområde Avtalsområdes-id