Administrationsguide Version D SaaS Email Archiving
COPYRIGHT Copyright 2014 McAfee, Inc. Kopiera inte utan tillstånd. VARUMÄRKEN McAfee, McAfee-logotypen, McAfee Active Protection, McAfee DeepSAFE, epolicy Orchestrator, McAfee epo, McAfee EMM, Foundscore, Foundstone, Policy Lab, McAfee QuickClean, Safe Eyes, McAfee SECURE, SecureOS, McAfee Shredder, SiteAdvisor, McAfee Stinger, McAfee Total Protection, TrustedSource, VirusScan, WaveSecure är varumärken eller registrerade varumärken som tillhör McAfee, Inc. eller dess dotterbolag i USA och andra länder. Övriga namn och varumärken kan tillhöra andra. Produkt- och funktionsnamn samt beskrivningar kan ändras utan föregående meddelande. Besök mcafee.com för information om aktuella produkter och funktioner. LICENSINFORMATION Licensavtal MEDDELANDE TILL ALLA ANVÄNDARE: LÄS NOGA TILLHÖRANDE JURIDISKA AVTAL FÖR DEN LICENS DU HAR KÖPT. I AVTALET ANGES ALLMÄNNA VILLKOR FÖR ANVÄNDNINGEN AV DEN LICENSIERADE PROGRAMVARAN. OM DU INTE VET VILKEN TYP AV LICENS DU HAR KAN DU SE DET PÅ FAKTURA/KVITTO ELLER DE LICENS-/INKÖPSHANDLINGAR SOM MEDFÖLJER FÖRPACKNINGEN ELLER SOM DU ERHÖLL SEPARAT VID KÖPET (BROSCHYR, FIL PÅ CD-SKIVAN MED PRODUKTEN ELLER FIL PÅ DEN WEBBPLATS DÄR DU HÄMTADE PROGRAMPAKETET). OM DU INTE ACCEPTERAR ALLA VILLKOR I AVTALET SKA DU INTE INSTALLERA PROGRAMVARAN. SKICKA I SÅ FALL TILLBAKA PRODUKTEN TILL MCAFEE ELLER TILL STÄLLET DÄR DU KÖPTE PRODUKTEN FÖR ATT FÅ PENGARNA TILLBAKA. 2 SaaS Email Archiving Administrationsguide
Innehåll Förord 5 Om den här guiden................................. 5 Målgrupp.................................. 5 Konventioner................................. 5 Handbokens innehåll.............................. 6 Hitta McAfee SaaS tjänstedokumentation........................ 6 1 Email Archiving 7 2 Hantera e-postarkivet 9 Inställningsinformation och resurser.......................... 9 3 Ställa in Email Archiving 11 Godkänna förändringar av arkivinställningar....................... 11 Ställa in arkivet för första gången........................... 12 Lägg till din första godkännares e-postadress...................... 12 Ändra lagringsinställningar.............................. 13 4 Skapa och hantera e-postkällor 15 Ställa in meddelandekällans anslutning......................... 15 Konfigurera varningar för e-postkälla.......................... 17 Uppgradera eller byta ut en e-postserver........................ 18 5 Arkivera historikmeddelanden 21 Bättre importprestanda med flera historiska meddelandekällor............... 22 Ställa in e-postservern så att den arkiverar historikmeddelanden.............. 22 Ställa in en historikmeddelandekälla.......................... 23 Arkivera historikmeddelanden som har olika format.................... 23 6 Söka i arkivet 25 Förbättra sökresultaten............................... 25 Undvika stoppord................................. 31 Använda enkel sökning............................... 31 Hitta e-postmeddelanden med Enkel sökning................... 32 Använda avancerad sökning............................. 34 Hitta e-postmeddelanden med Avancerad sökning................. 34 Regler för flerspråkig sökning.......................... 35 Regler för specialtecken i en huvudsökning.................... 36 Använda arkiv-id-sökning.............................. 36 Hitta e-postmeddelanden med Arkiv för ID-sökning................. 36 Visa ett arkiverat e-postmeddelande.......................... 37 Visa ett meddelande............................. 37 Spara sökningar för återanvändning.......................... 37 Spara en sökning............................... 37 Köra en sparad sökning............................ 38 SaaS Email Archiving Administrationsguide 3
Innehåll Exportera meddelanden............................... 38 Riktlinjer för zip-filer............................. 39 Visa EML-filer................................ 39 Exportera meddelanden............................ 40 7 Ta bort meddelanden 41 Ta bort meddelanden................................ 41 Efterlevnadsadministratörens rolldetaljer........................ 42 8 Inställning av lagring för grupper 43 Skapa en grupp och lägg till grupplagring........................ 44 Återställa den globala lagringstiden för en grupp..................... 44 9 Hantera Legal Hold 45 Så här fungerar Legal Hold.............................. 45 Aktivera och inaktivera Global Legal Hold........................ 45 Aktivera Global Legal Hold........................... 46 Inaktivera Global Legal Hold.......................... 46 Lägga till och ta bort användarspecifika Legal Holds.................... 46 Lägga till en ny användarspecifik Legal Hold.................... 47 Uppdatera en användarspecifik Legal Hold.................... 48 Ta bort en användarspecifik Legal Hold...................... 48 10 Generera rapporter 49 Köra en rapport.................................. 49 Filtrera en rapport................................. 49 Visa rapportdetaljer................................. 50 Hämta en rapport................................. 50 11 Hämta arkivtilläggsprogram 51 12 Vanliga frågor 53 13 Felsöka 57 Felsöka anslutningsfel................................ 57 Vanliga felmeddelanden............................... 60 Problem med Exchange Server journalbrevlåda...................... 61 Problem med historikmeddelandekällor......................... 62 En känd begränsning i Exchange Server 2003 berör historikdata............... 62 14 Konventioner för användargränssnitt 65 Index 67 4 SaaS Email Archiving Administrationsguide
Förord Den här handboken innehåller den information som du behöver för att konfigurera, använda och underhålla McAfee SaaS-tjänsten. Innehåll Om den här guiden Hitta McAfee SaaS tjänstedokumentation Om den här guiden Den här informationen beskriver guidens målgrupp, skrivkonventioner och ikoner som används i den samt hur guiden är uppbyggd. Målgrupp McAfees SaaS-dokumentation är noggrant efterforskad och utformad efter målgruppen. Informationen i den här guiden är i första hand avsedd för: Administratörer Personer som konfigurerar och administrerar specifika funktioner i en tjänst. Konventioner Den här guiden använder följande typografiska konventioner och ikoner. Boktitel eller Betoning Fet stil Användarinmatning eller Sökväg Kod Användargränssnitt Blå hypertext Titel på en bok eller rubrik på ett kapitel eller avsnitt; introduktion av en ny term; betoning. Text som är kraftigt betonad. Kommandon och annan text som skrivs av användaren; sökvägen för en mapp eller ett program. Ett kodexempel. Ord i användargränssnittet inklusive alternativ, menyer, knappar och dialogrutor. En aktiv länk till ett ämne eller till en webbplats. Obs! Ytterligare information, t.ex. ett annat sätt att komma åt ett alternativ. Tips! Förslag och rekommendationer. Viktigt/varning: Värdefulla råd för att skydda datorsystemet, programinstallation, nätverk, verksamhet eller data. SaaS Email Archiving Administrationsguide 5
Förord Hitta McAfee SaaS tjänstedokumentation Handbokens innehåll Den här handboken har en indelning så att du enkelt hittar det du söker. Den är indelad i funktionella avsnitt som är avsedda att understödja de mål du önskar uppnå vid användning av McAfee SaaS-tjänsten. Varje avsnitt är dessutom indelat i kapitel som grupperar relevant information efter funktion och relaterade uppgifter så att du kan gå direkt till önskat ämne. Hitta McAfee SaaS tjänstedokumentation McAfee tillhandahåller den information du behöver under varje fas av tjänsteimplementeringen, från installation till daglig användning och felsökning. När en tjänstuppdatering har lanserats läggs information om den ut på platsen McAfee SaaS Email and Web Security Support. Åtgärd 1 Gå till sidan McAfee SaaS Email and Web Security Support på http://support.mcafeesaas.com 2 Under Knowledge Base klickar du på Referensmaterial. 3 Under Referensmaterial bläddrar du nedåt för att komma åt den information du behöver: Förbättringar av tjänste- och versionsinformation Utbildningsmaterial Tjänstereferensguider 6 SaaS Email Archiving Administrationsguide
1 1 Email Archiving Email Archiving är en molnbaserad tjänst som arkiverar din e-post på en säker, centraliserad plats automatiskt. Dessutom kan du med Email Archiving söka bland dina arkiverade e-postmeddelanden så att du snabbt kan hitta och hämta meddelanden när du behöver dem. Figur 1-1 Arkitekturen i Email Archiving SaaS Email Archiving Administrationsguide 7
1 Email Archiving 8 SaaS Email Archiving Administrationsguide
2 Hantera e-postarkivet Kundadministratörerna är ansvariga för att registrera användare, konfigurera e-postservrar och hantera e-postkällor i Control Console. Inställningsinformation och resurser Kundadministratörer bör gå igenom all relevant dokumentation innan uppgifter i Control Console utförs. Tabell 2-1 Checklista för inställningsdokument Dokument Email Archiving Tjänsteaktiveringsguide Account Management Administrator Guide Administratörsguide för kontohantering Email ArchivingQuick Setup Guide for Microsoft Exchange Server Snabbinstallationsguide för Microsoft Exchange Server Syfte Ger en översikt över installation och aktiveringsprocess. Innehåller även kundspecifik åtkomst och anslutningsinformation. Beskriver de uppgifter som krävs för att ställa in användare och konfigurera Control Console så som behövs för att ställa in Email Archiving. Läs följande information: Hantera domäner Hantera användare och andra administratörer Ger viktig information om hur du konfigurerar e-postservrarna som förberedelse för inställning av e-postanslutning i Email Archiving. Välj lämplig guide för din server: Exchange Server 2000 Exchange Server 2010 Exchange Server 2003 Exchange Server 2013 Exchange Server 2007 SaaS Email Archiving Administrationsguide 9
2 Hantera e-postarkivet Inställningsinformation och resurser 10 SaaS Email Archiving Administrationsguide
3 Ställa 3 in Email Archiving Innan du kan börja använda tjänsten Email Archiving måste du slutföra installationen. Det inkluderar att välja alternativ för Datalagringsplats, Arkiveringslängd och Selektiv rensning. Du måste dessutom lägga till minst en godkännare av arkivändringar. Innehåll Godkänna förändringar av arkivinställningar Ställa in arkivet för första gången Lägg till din första godkännares e-postadress Ändra lagringsinställningar Godkänna förändringar av arkivinställningar En godkännare av arkivändringar är vem som helst som administratören godkänner för att granska och sedan godkänna eller avvisa ändringar i inställningarna för Lagring i Email Archiving. Hantering av godkännande av ändring Kundadministratörer och högre hanterar listan med e-postadresser för godkännande med hjälp av avsnittet Godkännande av ändring på fliken Lagring. Administratörer kan lägga till och ta bort e-postadresser allt eftersom det behövs. Det maximala antalet godkännare är tio. Varje ny adress måste verifieras som giltig innan den kan godkännas som en ny behörig godkännare. Efter att den första godkännaren har lagts till måste alla ändringar av listan med e-postadresser efter det godkännas av en befintlig godkännare av arkivändringar. Godkännandeprocessen Godkännandeprocessen följer vanligtvis följande steg. 1 En administratör gör en ändring i inställningarna för global lagring, selektiv rensning eller listan över godkännare av arkivändringar. 2 En e-postavisering skickas till alla godkännare av arkivändringar. Där uppmanas de att godkänna eller avvisa ändringen. 3 En godkännare av arkivändringar svarar på e-postmeddelandet och godkänner eller avvisar ändringen. Endast ett svar krävs. 4 Alla godkännare av arkivändringar informeras om den förste godkännarens beslut per e-post. 5 Om ändringen godkänns loggas den i rapporten Konfiguration av lagring. SaaS Email Archiving Administrationsguide 11
3 Ställa in Email Archiving Ställa in arkivet för första gången Ställa in arkivet för första gången Om du inte har använt Email Archiving tidigare måste du slutföra inställningsprocessen innan du kan börja arkivera meddelanden. Innan du börjar Du måste vara kundadministratör för att kunna slutföra inställningsprocessen. Åtgärd Klicka på Hjälp i gränssnittet om du vill visa definitioner av alternativen. 1 Klicka på fliken Email Archiving. Du dirigeras automatiskt om till fliken Inställningar Lagring. 2 Välj Datalagringsplats. 3 Välj Arkiveringslängd. 4 Vid behov väljer du Selektiv rensning. 5 Klicka på Spara. Ett meddelande bekräftar ditt val. Nu sparas Datalagringsplats men den låses inte. Du kan göra ändringar av det här värdet tills dina e-postkällor är aktiva. Efter det är värdet inställt permanent. 6 Klicka på OK. Du dirigeras automatiskt om till fliken Meddelandekällor. Härifrån bör du: Lägga till användare enligt instruktionerna i Kontohantering. Lägga till och aktivera e-postkällor. Lägga till minst en godkännare av arkivändringar under Godkännande av ändring. Lägg till din första godkännares e-postadress Du bör lägga till minst en e-postadress till godkännare av arkivändringar i avsnittet Godkännande av ändring i fönstret. Som administratör kan du börja med att lägga till din egen e-postadress. När du har lagt till en e-postadress blir resten av alternativen på fliken Lagring aktiva och du kan göra ytterligare ändringar. Innan du börjar Du måste vara kundadministratör eller högre för att lägga till en godkännares e-postadress. Om du vill ha definitioner av alternativen klickar du på Hjälp i gränssnittet. Åtgärd 1 Välj Email Archiving Inställningar Lagring. 2 Bläddra ned till Godkännande av ändring, ange en giltig e-postadress i fältet Godkännares e-postadress och klicka på Lägg till. 12 SaaS Email Archiving Administrationsguide
Ställa in Email Archiving Ändra lagringsinställningar 3 3 Klicka på Spara. Sidan bekräftar din begäran och systemet skickar ett e-postmeddelande till adressen som du angav. 4 Kör din e-postklient och öppna e-postmeddelandet från Email Archiving. 5 Klicka på länken Validering. Du omdirigeras till en ny webbsida som bekräftar att du har lagt till e-postadressen som en godkännare. 6 Återgå till Email Archiving. Du kanske måste logga in igen för att uppdatera sidan, eller klicka på fliken Email Archiving. 7 Välj Email Archiving Inställningar Lagring för att visa ändringarna. Alla alternativ är aktiva och din e-postadress uppdateras i listan Godkännande av ändring och har nu statusen Verifierat. Ändra lagringsinställningar Efter att inställningsprocessen är färdig kan du gå tillbaka till lagringsinställningarna när du vill om du vill göra ytterligare ändringar. Innan du börjar Du bör göra klart de inledande inställningarna och lägga till minst en godkännare av arkivändringar innan du gör några ytterligare ändringar av lagringsinställningarna. Åtgärd Klicka på Hjälp i gränssnittet om du vill visa definitioner av alternativen. 1 Välj Email Archiving Inställningar Lagring. 2 Ändra inställningar när det behövs. Välj en ny Datalagringsplats. Datalagringsplats går att redigera så länge du inte har aktiverat någon e-postkälla. Välj en ny Arkiveringslängd. Aktivera eller inaktivera Selektiv rensning. Lägg till eller ta bort en godkännare av arkivändringar under Godkännande av ändring. Berätta för de andra användarna att du lägger till dem och att de kommer att få ett e-postmeddelande om bekräftelse. 3 Klicka på Spara. Din ändring gäller inte förrän den är sparad. Värdet som du ändrade förblir låst tills det antingen godkänns eller avvisas av en godkännare av arkivändringar. Nya godkännare av arkivändringar måste bekräfta sin e-postadress innan de kan bli godkända eller avvisade. Du måste uppdatera sidan eller logga in igen för att visa statusändringar. SaaS Email Archiving Administrationsguide 13
3 Ställa in Email Archiving Ändra lagringsinställningar 14 SaaS Email Archiving Administrationsguide
4 Skapa 4 och hantera e-postkällor Genom att lägga till och hantera e-postkällor kan Email Archiving hämta e-post från e-postservrar och lagra dessa meddelanden i arkivet. I Email Archiving motsvarar en e-postkälla en journalbrevlåda på en e-postserver. Journalfunktionen i Microsoft Exchange registrerar en kopia, eller journal, av alla e-postmeddelanden som skickats och tagits emot av Exchange Server. Journalföring ser till att mottagare av hemlig kopia (BCC) och distributionslista registreras och arkiveras. Exchange Server skickar detta kopierade e-postmeddelande till en anvisad brevlåda som kallas journalmottagarbrevlåda, och som också finns på Exchange Server. Tjänsten hämtar sedan e-postmeddelandet från den här journalmottagarinkorgen och arkiverar det. Varje Exchange-databas kan ha sin egen journalbrevlåda. Det kan finnas mer än en journalbrevlåda på en enda server, och du kan ha flera servrar i en och samma miljö. När Email Archiving är aktiverad söker den igenom varje e-postkälla var 15:e minut för att kontrollera om det finns några meddelanden. Nya meddelanden hämtas till redundanta externa arkiv. Att hantera e-postkällor innebär att skapa och underhålla e-postkällor både för aktiva källor och för historikkällor. Innehåll Ställa in meddelandekällans anslutning Konfigurera varningar för e-postkälla Uppgradera eller byta ut en e-postserver Ställa in meddelandekällans anslutning Om du vill aktivera kommunikation mellan Email Archiving och din e-postserver lägger du till en meddelandekälla och konfigurerar anslutningsalternativen för den. Meddelandekällor krävs för både aktiva journalbrevlådor och historikmeddelanden. Innan du börjar Följ dessa riktlinjer: Du måste vara kundadministratör för att kunna ange eller ändra på en meddelandekälla. Kontrollera att du har konfigurerat brevlådan på din e-postserver korrekt. Etablera dina användare i Kontohantering innan du lägger till och aktiverar din första meddelandekälla. SaaS Email Archiving Administrationsguide 15
4 Skapa och hantera e-postkällor Ställa in meddelandekällans anslutning Åtgärd Klicka på Hjälp i gränssnittet om du vill visa definitioner av alternativen. 1 Välj Email Archiving Inställningar Meddelandekällor. 2 Klicka på Ny. Om meddelandekällan är din första visas ett meddelande. Skapa användarna i Kontohantering innan du ställer in meddelandekällor. Klicka på OK om du vill fortsätta eller Avbryt om du inte har skapat användare ännu. Figur 4-1 Fönstret Ny meddelandekälla 3 Konfigurera alternativen för Anslutning. Dessa alternativ gör att Email Archiving kan kommunicera med e-postservern. 4 Välj om du vill kräva verifiering av certifikatutfärdare. 5 Välj om meddelandekällan är för historikmeddelanden. Extra lagring för historikmeddelanden krävs för att välja det här alternativet. 6 Välj om den nya meddelandekällan ska aktiveras. Observera att knappen Spara inte är aktiv. 7 Välj om meddelandekällan ska använda en tyst period. Den tysta perioden måste vara minst 30 minuter, men inte längre än 10 timmar. 8 Testa anslutningen till e-postservern vid behov. Knappen Spara är nu aktiv. 16 SaaS Email Archiving Administrationsguide
Skapa och hantera e-postkällor Konfigurera varningar för e-postkälla 4 9 Spara meddelandekällan: För att spara en inaktiv meddelandekälla måste du först fylla i fälten Servernamn, Port och Användarnamn för brevlåda. För att spara en aktiv meddelandekälla måste du fylla i alla fält, välja Aktiv och klicka på Testa anslutning med ett lyckat resultat. a b Kontrollera dina val. Klicka på Spara. Fönstret Ny meddelandekälla stängs. Meddelandekällan har nu ställts in för att överföra e-postmeddelanden från din e-postserver till arkivet. Konfigurera varningar för e-postkälla Genom att ställa in varningar för e-postkälla kan du automatiskt få meddelanden om det uppstår problem med e-postkällans anslutning, autentisering, integrering eller journalkö. Innan du börjar Du måste vara kundadministratör för att kunna ange eller ändra på en e-postkälla. Slutför och spara alla inställningar för e-postkällan på fliken Anslutning innan du konfigurerar varningar. Om du vill ha definitioner av alternativen klickar du på Hjälp i gränssnittet. SaaS Email Archiving Administrationsguide 17
4 Skapa och hantera e-postkällor Uppgradera eller byta ut en e-postserver Åtgärd 1 Öppna en e-postkälla och klicka på fliken Varningar. Figur 4-2 Fliken Varningar för fönstret E-postkälla 2 Fyll i formuläret och klicka på Spara. Uppgradera eller byta ut en e-postserver Uppgradera Exchange Server-versionen på e-postservern eller byt ut en befintlig e-postserver samtidigt som du ser till att alla meddelanden arkiveras ordentligt. Innan du börjar Du måste kunna utföra uppgifter på e-postservern samt ändra e-postkällor i Control Console. Åtgärd 1 Ta bort alla möjligheter att skicka e-post till och från servern. 2 Övervaka journalbrevlådan tills alla meddelanden har hämtats och tagits bort av Email Archiving. 3 Öppna Control Console och avmarkera inställningen Aktiv i varje e-postkälla som pekar mot den äldre servern. Detta förhindrar att Email Archiving försöker att importera e-postmeddelanden från journalbrevlådorna under uppgraderingen. 18 SaaS Email Archiving Administrationsguide
Skapa och hantera e-postkällor Uppgradera eller byta ut en e-postserver 4 4 Utför uppgraderingen och se till att inga e-postmeddelanden kan skickas till eller från servern förrän journalföring har aktiverats. 5 Tillåt att e-postmeddelanden flyter till servern när uppgraderingen är klar och journalföringen är aktiverad. 6 Öppna Control Console och redigera e-postkällorna så att de använder rätt adress och e-postformat för den nya servern. 7 Aktivera, testa och spara varje e-postkälla. a Välj Aktiv. b c Klicka på Testa anslutning för att verifiera att Email Archiving kan ansluta till servern. Klicka på Spara. 8 Övervaka journalbrevlådorna för att se till att e-postmeddelanden importeras ordentligt. E-postkällan kommer att genomsökas för nya meddelanden inom cirka 15 minuter efter att den har aktiverats. SaaS Email Archiving Administrationsguide 19
4 Skapa och hantera e-postkällor Uppgradera eller byta ut en e-postserver 20 SaaS Email Archiving Administrationsguide
5 Arkivera 5 historikmeddelanden Processen för e-postkällor kan även användas för lagring av historikdata. Det är dock viktiga skillnader mellan de två processerna. Lagring av historikmeddelanden kan användas för: E-postmeddelanden som sparades innan Email Archiving aktiverades. E-postmeddelanden som sparats utanför Exchange journaling-processen. E-postmeddelanden som sparats i filformatet.pst. E-postmeddelanden som fortfarande finns på Exchange Server. Vad gör lagring av historikdata annorlunda? Historikmeddelanden arkiveras utan slutdatum medan standardmeddelanden lagras baserat på lagringsperioden. Det totala antalet historikmeddelanden i arkivet är begränsat till lagringsutrymmet som du köpt i tjänsteavtalet. Historikarkiveringsprocessen När historikmeddelandekällan är aktiv integrerar systemet alla meddelanden som flyttats till historikinkorgen på e-postservern. Samtidigt som meddelandena flyttas till arkivet tas de även bort från inkorgen. Den här processen fortsätter tills inkorgen är tom, eller tills historiklagringen är full. Email Archiving inaktiverar automatiskt historikmeddelandekällan när gränsen för historikdatalagring har uppnåtts. Om du vill fortsätta köper du mer lagringsutrymme och aktiverar historikmeddelandekällan igen. Övervaka historikarkivering Email Archiving meddelar automatiskt när åtgärden är slutförd eller när du har använt upp allt tillgängligt lagringsutrymme med hjälp av varningsfunktionen för Meddelandekälla. Aktivera varningar om du vill få aviseringar om historiskt lagringsutrymme. Dessutom kan du göra följande: Kontrollera historikinkorgen på e-postservern för att se om det finns meddelanden som fortfarande väntar på att arkiveras. På fliken Översikt kan du se om meddelandekällan är aktiv. På fliken Översikt kan du kontrollera värdet i fältet Lagringsanvändning för historiska data. Innehåll Bättre importprestanda med flera historiska meddelandekällor Ställa in e-postservern så att den arkiverar historikmeddelanden Ställa in en historikmeddelandekälla SaaS Email Archiving Administrationsguide 21
5 Arkivera historikmeddelanden Bättre importprestanda med flera historiska meddelandekällor Arkivera historikmeddelanden som har olika format Bättre importprestanda med flera historiska meddelandekällor Tidsåtgången för import av historiska meddelanden beror på vilka resurser som finns tillgängliga på e-postservern och din internetanslutning. Du kan snabba upp importen av historiska meddelanden genom att skapa flera historiska meddelandekällor. Här följer några tips för att förbättra importen av historiska meddelanden: Vid import av mer än några hundra GB kan det vara en bra idé att etappvis placera historiska data på en tillfälligt särskilt avdelad server. Det gör att du kan avsätta maximala mängder server-/ disk-io till importen samtidigt som påverkan på produktionsmiljön minimeras. Det kan också vara en bra idé att skapa flera inkorgar på den tillfälliga servern, där alla inkorgar har lika mycket historiska data, med en separat historisk meddelandekälla för var och en. Kunderna kan bekräfta att nätverksbandbredden för deras "viktiga vägar" och infrastrukturen är fri från flaskhalsar. Ställa in e-postservern så att den arkiverar historikmeddelanden Skapa en bestämd historikbrevlåda på e-postservern som ska arkivera historikmeddelanden. Innan du börjar Följ dessa riktlinjer: Alla historikmeddelanden måste ha samma format. Om du har en blandning av kuvertjournalförda och icke-journalförda meddelanden kan du stöta på arkiveringsproblem eller oväntade sökresultat i Email Archiving. Historikbrevlådan på servern får inte vara en journalbrevlåda. Historikbrevlådan får inte tillhöra en aktiv användare eftersom alla deras meddelanden tas bort när de har arkiverats. Vidarebefordra inte och skicka inte meddelanden till historikbrevlådor. Om du vidarebefordrar eller skickar meddelanden ändras avsändar-/mottagarinformationen samt andra metadata om meddelandet. Om du vill behålla en kopia av historikmeddelanden förutom den arkiverade versionen måste du kopiera dessa meddelanden till en plats utanför historikbrevlådan. Åtgärd 1 Skapa en brevlåda för historikmeddelanden på e-postservern. 2 Kopiera de meddelanden du vill arkivera i historikbrevlådan. Meddelandena kan komma antingen från användarbrevlådor eller användares PST-filer. När du har kopierat alla meddelanden kan du logga in på Email Archiving och skapa en ny historikmeddelandekälla. 22 SaaS Email Archiving Administrationsguide
Arkivera historikmeddelanden Ställa in en historikmeddelandekälla 5 Ställa in en historikmeddelandekälla Konfigurera en meddelandekälla för att arkivera historikmeddelanden. Innan du börjar Kontrollera att du har konfigurerat brevlådan på din e-postserver korrekt för arkivering av historikmeddelanden. Följ dessa riktlinjer när du skapar en historikmeddelandekälla: Använd den typ av Meddelandeformat som motsvarar den version av Exchange som ursprungligen journalförde meddelandena. Annars ska du välja Generiskt. Välj alltid Historiskt. Åtgärd Klicka på Hjälp i gränssnittet om du vill visa definitioner av alternativen. 1 Välj Email Archiving Inställningar Meddelandekällor och klicka på Ny. Fönstret Ny meddelandekälla visas. 2 Fyll i formuläret och klicka på Spara. Arkivera historikmeddelanden som har olika format När du arkiverar historikmeddelanden måste alla meddelanden vara av samma typ. Om meddelanden med olika format blandas, ska du separera dem och arkivera dem i motsvarande meddelandekälla. Innan du börjar Läs informationen för att hantera e-postservrar och ställa in e-postkällor. Åtgärd 1 Skapa en separat historikbrevlåda på e-postservrarna för varje formattyp. 2 Organisera meddelandena i vart och ett av de motsvarande historikbrevlådorna på e-postservrarna. 3 Skapa en e-postkälla i Email Archiving som pekar mot den första av historikbrevlådorna. 4 Ställ in typen av Meddelandeformat till lämpligt format. 5 Aktivera meddelandekällan och arkivera alla meddelanden i den tillkopplade brevlådan. 6 Upprepa detta för vart och ett av de återstående meddelandeformaten. SaaS Email Archiving Administrationsguide 23
5 Arkivera historikmeddelanden Arkivera historikmeddelanden som har olika format 24 SaaS Email Archiving Administrationsguide
6 Söka 6 i arkivet Genom att skapa en sökning kan du hitta, visa och exportera e-postmeddelanden som för närvarande lagras i arkivet. När du vill skapa en sökning ska du skriva in det du vet om meddelandet (eller meddelandena) i kriteriefälten och klicka på Sök. Innehåll Förbättra sökresultaten Undvika stoppord Använda enkel sökning Använda avancerad sökning Använda arkiv-id-sökning Visa ett arkiverat e-postmeddelande Spara sökningar för återanvändning Exportera meddelanden Förbättra sökresultaten Du kan förbättra sökresultaten genom att följa några enkla tips och riktlinjer. Använd rätt kombination av söktermer och filtreringsfunktioner för att snabbt hitta de e-postmeddelanden du behöver. Grundläggande sökregler Fyll i minst ett sökfält för att påbörja en ny sökning. Ju fler fält du fyller i desto mer specifik blir sökningen och desto mer begränsat blir antalet resultat. Sökfält är inte skiftlägeskänsliga. En sökning efter Försäljningsrapport är samma som för försäljningsrapport. Välj söktermer noga. Använd ord eller fraser som är unika för de meddelanden du vill hitta. Undvik vanliga ord eller fraser som en, ett och det. Fler regler för avancerade sökningar De flesta specialtecken (inklusive +-&!><) tolkas som oformaterad text när de används i ett ord eller i en fras. Andra specialtecken (inklusive #) ignoreras. Det går att söka med jokertecknen asterisk (*) och frågetecken (?) i slutet av en sträng. En sökning med asterisk söker efter ett eller flera tecken. Ett frågetecken söker efter ett enda tecken. Du kan söka efter e-postadresser med hjälp av en fullständig adress, enbart domänen eller en annan valfri del av adressen. Välj Fras, Valfritt ord eller Alla ord för att bestämma hur sökningen ska tolka texten du anger. SaaS Email Archiving Administrationsguide 25
6 Söka i arkivet Förbättra sökresultaten Riktlinjer för specialtecken Använd inte specialtecken fristående. Vissa specialtecken är tillåtna och kan tolkas som oformaterad text när de uppträder som en del av en alfanumerisk sträng. Specialtecken i början eller slutet av en sträng ignoreras ofta. Tabell 6-1 Specialtecken som tolkas som oformaterad text Specialtecken Namn + Plustecken - Bindestreck & Och-tecken Stång! Utropstecken ) Högerparentes ( Vänsterparentes { Vänsterklammer } Högerklammer [ Vänster parentes ] Höger parentes ^ Inskjutningstecken " Citattecken ~ Tilde : Kolon Sökningar med jokertecken Arkivsökning stödjer två typer av jokertecken: asterisk (*) och frågetecken (?) när de placeras i en sträng eller avslutar en sträng. Ett jokertecken kan inte placeras i början av en textsträng. Det är bäst att undvika att placera ett jokertecken alltför tidigt i en sökterm, eller ihop med för få tecken. En sökning med exempelvis häst* ger ett bättre och snabbare resultat än h* eller h*r. Jokertecken kan inte användas i en frassökning. Att kombinera jokertecken med specialtecken kan ge inkonsekventa sökresultat. Till exempel ger.doc* och doc* olika resultat. Exempel på jokertecknet asterisk (*) Asterisk (*) söker efter ett eller flera tecken. Tabell 6-2 Exempel på jokertecknet asterisk (*) Sökterm Returnerar... greg* greg, gregs, gregg, gregory, gregorian gre* greg, gregs, greger, gregory, gregoriansk grej, grek, greppa etc 26 SaaS Email Archiving Administrationsguide
Söka i arkivet Förbättra sökresultaten 6 Tabell 6-2 Exempel på jokertecknet asterisk (*) (fortsättning) Sökterm Returnerar... gr*n gran, gren, grin, grön *gre är inte tillåtet Exempel på jokertecknet frågetecken (?) Frågetecknet (?) söker efter ett enstaka tecken. Tabell 6-3 Exempel på jokertecknet frågetecken (?) Sökterm Returnerar... greg? gregs, gregg gre? gren, grep, grek gr?n grin, grön, gran, gren gru??a grunda, grunna, grunka?gre är inte tillåtet E-postadresser Med fälten Från och Mottagare kan du söka efter e-postadresser i fälten till och från i meddelandehuvudet. Du kan söka efter en fullständig e-postadress som John.Smith@example.com, bara den lokala delen (John.Smith) eller bara domänen (example.com). Du kan också söka inom den lokala delen och domänen med delar av varje fras, t.ex. John, Smith, example eller com. Använd de olika sökalternativen strategiskt för att utvidga eller förfina sökresultaten. Använd den fullständiga adressen om du vill begränsa resultaten till en viss adress. Använd den lokala delen om du vill hitta alla meddelanden som hör till ett visst användarkonto eller namn. Använd domändelen om du vill hitta alla meddelanden som hör till en viss domän. Använd delar av en adress om du vill utöka sökningen för att hitta alla adresser som hör till en eller flera termer. Du kan söka inom en e-postadress för någon del eller term som finns på grund av ett byte av skiftläge eller texttyp. Text som avgränsas av ett specialtecken. En växling mellan stora och små bokstäver. En växling mellan alfabetiska och numeriska tecken. Du kan använda jokertecken med söktermer inom en e-postadress. Du kan inte söka på någon kombination av söktermer som inte utgör en fullständig lokal del, domän eller adress. SaaS Email Archiving Administrationsguide 27
6 Söka i arkivet Förbättra sökresultaten Tabell 6-4 Söker efter e-postadressen: JohnH.Smith7@sub.example.com Söker delar av e-postadressen... Giltiga söktermer omfattar... Ogiltiga söktermer omfattar... Hela e-postadressen JohnH.Smith7@sub.example.com JohnH.Smith7@sub.example Smith7@sub.example.com Den lokala delen JohnH.Smith7 Smith John 7 H JohnH Smith7 JohnH.Smith Domänen sub.example.com sub example com sub.example example.com 28 SaaS Email Archiving Administrationsguide
Söka i arkivet Förbättra sökresultaten 6 I vissa fall visas ett skärmnamn med e-postadressen. Exempel: John Smith <admin@example.com>. Här ger en sökning efter förnamnet John eller efternamnet Smith meddelanden som rör John Smith och e-postadressen admin@example.com. Exempel på sökningar av e-postadresser Tabell 6-5 Exempel på sökningar av e-postadresser Sökterm Returnerar... greger Greger Svensson greger@företag.co m> Greger Persson <greger.persson@ annat.com> Greger Persson <gpersson@test.co m> Greger Johansson greger99@test.co m> GregerJohansson <gj99@special.com > Johan Persson <greg111@special.com> Johan Johansson <johan.johansson @greg.com> greger persson Greger Svensson greger@företag.co m> Greger Persson <greger@annat.co m> Greger Persson <gpersson@test.co m> Greger Johansson <greg99@test.co m> GregerJohansson <gj99@special.com > Johan Persson <greg111@special.com> Johan Johansson <johan.johansson @greg.com> Johan Persson <jpersson99@test. com> Johan Persson <jpersson@företag.com> FredrikP <fredrik_persson @annat.com> Johan Svensson <j.svensson@pers son.com> företag.com underdomän.företag.com Greger Svensson <greg@företag.com> Johan Persson <jpersson@företag.com> Greger Svensson <greger@underdomän.företag.com> John Smith <jsmith@underdomän.företag.com> SaaS Email Archiving Administrationsguide 29
6 Söka i arkivet Förbättra sökresultaten Tabell 6-5 Exempel på sökningar av e-postadresser (fortsättning) Sökterm Returnerar... greger@företag.com Greger Svensson greger@företag.com> Tom Jones <greger@företag.com> gr* GregerJohansson <gj99@special.com > Gry Carlsson <gc@test.com> Johan Persson <greg111@special.com> Bo Göransson <göransson333@f öretag.com> Johan Johansson <johan.johansson @greg.com> Mattias Nilsson <mnilsson@grego riansk.com> Sökning med fras, valfritt ord eller alla ord Med arkivsökning kan du söka efter specifika ord eller fraser i ett e-postmeddelande. Du kan också tillämpa regler på vissa textfält för att filtrera resultaten. När du anger flera söktermer i ett textfält kan du antingen behandla dem som en exakt fras, enskilda ord eller en grupp av ord. Undvik vanliga ord eller fraser som en, ett eller det i sökningarna. Sökningen hoppar vanligtvis över vanliga ord. Använd i stället ord och fraser som förekommer i de e-postmeddelanden du söker efter. Sökning med fras: söker efter e-postmeddelanden som innehåller den exakta frasen i ordens exakta ordning. Sökning med valfritt ord: söker efter e-postmeddelanden som innehåller ett eller flera av orden, oavsett ordning. Sökning med alla ord: söker efter e-postmeddelanden som innehåller alla ord i valfri ordning. Du kan inte använda jokertecken i en frassökning. Exempel med fras, valfritt ord och alla ord Sökning med termerna phoenix memo ger olika resultat beroende på hur du tillämpar reglerna. 30 SaaS Email Archiving Administrationsguide
Söka i arkivet Undvika stoppord 6 Tabell 6-6 Sökning efter phoenix memo med fras, valfritt ord eller alla ord. Regel Returnerar texten... Men inte... Fras tisdag, phoenix memo feedback om phoenix memo memo om phoeni x transp ort denver memo memo för phoeni x memo om transp ort denver transp ort Valfritt ord tisdag, phoenix memo denver memo denver transport feedback om phoenix memo memo för phoenix memo om phoenix transport memo om transport Alla ord tisdag, phoenix memo feedback om phoenix memo memo om phoenix transport memo för phoenix denver memo denver transport memo om transport Undvika stoppord Stoppord inbegriper vanliga ord som ignoreras av systemet när du gör en sökning, eftersom de troligen inte skulle ge unika resultat. När du gör en sökning bör du använda ord och fraser som är specifika för de e-postmeddelanden du letar efter, och undvika allmänna eller ofta använda ord och fraser. Email Archiving stödjer ett flertal språk och har en lista med stoppord för vart och ett av dem. Använda enkel sökning Med alternativen för enkel sökning kan användare snabbt söka efter e-postmeddelanden i arkivet. Du kan söka med ett eller flera kriterier, inklusive avsändare, mottagare, tidpunkt då meddelandet skickades, samt ord och fraser som finns i e-postmeddelandet. SaaS Email Archiving Administrationsguide 31
6 Söka i arkivet Använda enkel sökning Hitta e-postmeddelanden med Enkel sökning Använd sökformuläret för att hitta e-postmeddelanden baserat på en e-postadress, ett datumintervall eller text. Följ dessa riktlinjer: Fyll i ett fält om du vill hitta meddelanden som matchar endast ett värde. Fyll i flera fält om du vill hitta meddelanden som matchar alla värden. Kombinera ytterligare fält med en Meddelandetext-sökning om du vill filtrera resultaten i en sökning på Fras, Valfritt ord eller Alla ord. Du kan inte använda jokertecken när du väljer Fras. Åtgärd Klicka på Hjälp i gränssnittet om du vill visa definitioner av alternativen. 1 Välj Email Archiving Arkiverade meddelanden. Sökningen visas som standard. 2 Fyll i något eller några av följande fält: Från Mottagare Datumintervall Meddelandetext 3 Klicka på Sök. E-postmeddelanden som matchar sökkriterierna visas i panelen Resultat. Exempel på sökningar Följande exempel jämför resultaten av två liknande sökningar, en som använder Fras och en som använder Valfritt ord i en Meddelandetext-sökning. 32 SaaS Email Archiving Administrationsguide
Söka i arkivet Använda enkel sökning 6 Tabell 6-7 Exempel på sökningar Kriterier Returnerar... Inte... Mottagare: johan@domain.com Datumintervall: 2009-07-01 till 2009-11-01 Meddelandetext med Fras: phoenix memo Meddelanden skickade till Johan mellan juli och oktober 2009 som innehåller frasen phoenix memo. Meddelanden skickade till Johan i juni 2009 som innehåller frasen phoenix memo. Meddelanden skickade till Johan i augusti 2009 som innehåller frasen memo för phoenix. Meddelanden skickade till Stefan mellan juli och oktober 2009 som innehåller frasen phoenix memo. Mottagare: johan@domain.com Datumintervall: 2009-07-01 till 2009-11-01 Meddelandetext med Valfritt ord: phoenix memo Mottagare: johan@domain.com Datumintervall: 2009-07-01 till 2009-11-01 Meddelandetext med Alla ord: phoenix memo Meddelanden skickade till Johan mellan juli och oktober 2009 som innehåller orden phoenix eller memo, inklusive: phoenix memo resa till phoenix denver memo Meddelanden skickade till Johan mellan juli och oktober 2009 som innehåller orden phoenix och memo i ämnesraden, inklusive: phoenix memo memo till phoenix-kontor memo angående phoenix programvara Meddelanden skickade till Johan i juni 2009 som innehåller orden phoenix eller memo, inklusive: phoenix memo, resa till phoenix,denver memo. Meddelanden skickade till Stefan mellan juli och oktober 2009 som innehåller orden phoenix eller memo, inklusive: phoenix memo, resa till phoenix, denver memo. Meddelanden skickade till Johan i juni 2009 som innehåller båda orden phoenix och memo i ämnesraden, inklusive: phoenix memo och memo till phoenix-kontor. Meddelanden skickade till Johan mellan juli och oktober 2009 som innehåller endast ett av orden phoenix eller memo i ämnesraden, inklusive: phoenix-sammankomst, resa till phoenix, denver memo. Meddelanden skickade till Stefan mellan juli och oktober 2009 som innehåller båda orden i ämnesraden, inklusive phoenix memo, memo till phoenix-kontor och memo angående phoenix programvara. Meddelanden skickade till Johan mellan juli och oktober 2009 som innehåller ordet phoenix i ämnesraden och memo i meddelandetexten. SaaS Email Archiving Administrationsguide 33
6 Söka i arkivet Använda avancerad sökning Använda avancerad sökning Med alternativen för avancerad sökning kan kundadministratörerna definiera sökkriterier för ett bredare omfång av delar av arkiverade meddelande än vad den enklare sökningen tillåter. Du kan vara mer precis i dina sökningar. Med dessa alternativ kan du söka efter meddelande med följande Meddelandehuvud Ämnesrad Innehåll Bilagans text Dessutom kan du söka i meddelandets metadata efter information som: Namn på bilagor Meddelandestorlek Hitta e-postmeddelanden med Avancerad sökning Använd alternativen i avancerad sökning för att skapa mer komplexa sökningar och för att förfina söktermerna. Följ dessa riktlinjer: Använd Fras, Valfritt ord och Alla ord för att ange matchningsreglerna för varje innehållsfält: Rubrik, Ämne, Innehåll, Innehåll i bilaga. Använd Alla eller Valfria för att ange regler för alla fyra fält i en innehållssökning. Att kombinera Alla med en Fras ger den mest begränsade sökningen. Att kombinera Valfria med Valfritt ord är den minst begränsade. Jokertecken kan inte användas i en Fras-sökning. Åtgärd Klicka på Hjälp i gränssnittet om du vill visa definitioner av alternativen. 1 Välj Email Archiving Arkiverade meddelanden. 2 Välj Avancerad sökning i panelen Kriterier. 3 Fyll i något av följande fält för att söka efter e-postadress eller datum: Från Mottagare Datumintervall 4 Fyll i något av meddelandefälten Rubrik, Ämne, Innehåll eller Innehåll i bilaga för att söka efter innehåll i meddelanden. a Välj Alla eller Valfria för att begränsa söktermerna i relation till varandra. b c Ange sökorden i varje fält efter behov. Välj Fras, Valfritt ord eller Alla ord för att förfina varje sökkriterium. 5 Ange Bilagans namn för att hitta meddelanden med en specifik bilaga. 34 SaaS Email Archiving Administrationsguide
Söka i arkivet Använda avancerad sökning 6 6 Välj alternativet Meddelandestorlek (kb) och skriv in storleksvärdet eller storleksintervallet i kb. 7 Klicka på Sök. E-postmeddelanden som matchar sökkriterierna visas i panelen Resultat. Exempel på Avancerad sökning Följande exempel jämför resultaten av fyra liknande sökningar med Alla och Valfria och Fras och Valfritt ord i en innehållssökning. Dessa exempel visar hur olika kombinationer skapar mer eller mindre begränsade sökningar. Tabell 6-8 Exempel på sökningar Kriterier Visar meddelanden som innehåller... Träff: Alla Ämne med Fras: phoenix memo Innehåll med Fras: försäljning totalt Träff: Alla Ämne med Valfritt ord: phoenix memo Innehåll med Fras: försäljning totalt Träff: Valfria Ämne med Fras: phoenix memo Innehåll med Fras: försäljning totalt Träff: Valfria Ämne med Valfritt ord: phoenix memo Innehåll med Fras: försäljning totalt phoenix memo i ämnesraden. och försäljning totalt i innehållstexten. Alla kombinationer med phoenix och memo i ämnesraden: phoenix memo phoenix transport denver memo och försäljning totalt i innehållstexten. phoenix memo i ämnesraden. eller försäljning totalt i innehållstexten. Alla kombinationer med phoenix och memo i ämnesraden: phoenix memo phoenix transport denver memo eller försäljning totalt i innehållstexten. Regler för flerspråkig sökning Med avancerad sökning kan du söka i ämne, text, bilagans innehåll och bilagenamn med hjälp av ord och fraser på olika språk. Denna möjlighet finns inte för huvudsökning. Sökning i meddelandehuvudet är bara tillgänglig på engelska. SaaS Email Archiving Administrationsguide 35
6 Söka i arkivet Använda arkiv-id-sökning Regler för specialtecken i en huvudsökning E-postmeddelandets huvud innehåller en stor mängd sökbar information. Dock gäller vissa begränsningar när du använder specialtecken i söktermer. Använd dessa riktlinjer när du söker i fälten Huvud eller Meddelandetext: Du kan inte söka efter ett ensamt specialtecken. Du kan söka efter text som innehåller specialtecken när de är en del av en alfanumerisk sträng. Om du lägger till en punkt (.) eller ett "at"-tecken (@) i en sökterm tolkas de som ett tomt mellanslag. De flesta specialtecken ignoreras om de skrivs i början eller i slutet av en sträng. Huvudsökning stöder inte flerspråkig sökning. Tabell 6-9 Specialtecken Specialtecken Namn Början av en sträng Slutet av en sträng ( Vänsterparentes Ignoreras { Vänsterklammer Ignoreras [ Vänster parentes Ignoreras < Vänster vinkelparentes Ignoreras " Citattecken Ignoreras Ignoreras # Fyrkant, staket, nummertecken Ignoreras Ignoreras ) Högerparentes Ignoreras } Högerklammer Ignoreras ] Höger parentes Ignoreras : Kolon Ignoreras > Höger vinkelparentes Ignoreras, Kommatecken Ignoreras ; Semikolon Ignoreras. Punkt Ignoreras Använda arkiv-id-sökning Du kan söka efter ett specifikt meddelande med hjälp av dess unika arkiv-id. Den här typen av sökning är användbar om du har många meddelanden som liknar varandra och andra sökalternativ ger för många resultat. Email Archiving tilldelar varje e-postmeddelande som det arkiverar ett unikt arkiv-id. Det är det enklaste sättet att hitta ett specifikt meddelande. Hitta e-postmeddelanden med Arkiv för ID-sökning Använd alternativet Arkiv-ID-sökning för att hitta ett specifikt e-postmeddelande med hjälp av dess unika ID. Om du vill ha definitioner av alternativen klickar du på Hjälp i gränssnittet. 36 SaaS Email Archiving Administrationsguide
Söka i arkivet Visa ett arkiverat e-postmeddelande 6 Åtgärd 1 Välj Email Archiving Arkiverade meddelanden. 2 Välj Arkiv för ID-sökning i panelen Kriterier. 3 Ange ett ID. 4 Klicka på Sök. Det e-postmeddelande som matchar sökningen visas i panelen Resultat. Visa ett arkiverat e-postmeddelande Du kan öppna och visa vilket e-postmeddelande du vill som finns lagrat i arkivet direkt från panelen med sökresultat. Både fönstret för förhandsgranskning av meddelanden och meddelandefönstret gör så att du kan visa innehållet i meddelandet, meddelandehuvuden, bilagor som hör ihop med meddelandet och arkivspecifik information, inklusive ID och förfallodatum. Visa ett meddelande Öppna och visa e-postmeddelanden om du vill läsa innehållet, hämta bilagor och titta på huvudinformation och metadata. Innan du börjar Du måste först köra en sökning och sedan sortera resultaten för att hitta e-postmeddelandet som du vill visa. Öppna meddelandet från panelen Resultat genom att göra något av följande: Dubbelklicka på meddelandet om du vill visa det i fönstret Meddelande. Välj ett alternativ i menyn Förhandsgranska om du vill öppna meddelandet i fönstret Meddelande. Om du har valt Förhandsgranska visas meddelandet i fönstret Meddelande. Annars visas meddelandet i ett separat fönster. Spara sökningar för återanvändning Arkivsökningar som körs regelbundet kan sparas och återanvändas. Sökkriterierna sparas under ett namn som du själv väljer och kan användas för att generera nya resultat när arkivet uppdateras. Spara en sökning Använd alternativet spara för att spara sökkriterier. Innan du börjar Du bör veta hur du kör sökningar i panelen Kriterier. Om du vill ha definitioner av alternativen klickar du på Hjälp i gränssnittet. SaaS Email Archiving Administrationsguide 37
6 Söka i arkivet Exportera meddelanden Åtgärd 1 Kör en sökning i panelen Arkiverade meddelanden Kriterier. 2 Klicka på Spara. Fönstret Spara sökning visas. 3 Ange ett namn i fältet Namn på sökningen. Filnamnet måste vara mellan 1 och 60 tecken långt. 4 Klicka på Spara. Ett meddelande bekräftar att din sökning har sparats. Du kan komma åt dina sparade sökningar på fliken Sparade sökningar. Köra en sparad sökning Använd sparade sökningar och återanvänd tidigare lagrade sökkriterier. Innan du börjar För det behövs tidigare sparade sökningar på fliken Arkiverade meddelanden. Åtgärd Klicka på Hjälp i gränssnittet om du vill visa definitioner av alternativen. 1 Välj Email Archiving Arkiverade meddelanden Sparade sökningar. På fliken Sparade sökningar visas listan på tidigare sparade sökningar. 2 Gör något av följande i listan: Dubbelklicka på namnet på den sökning du vill köra. Markera sökningens kryssruta och klicka på Redigera. Sökkriterierna visas på en ny flik som har sökningens namn. 3 Kontrollera de sparade sökkriterierna och gör ändringar vid behov. 4 Klicka på Sök. Meddelanden som är träffar i sökningen visas i panelen Resultat. Härifrån kan du köra ytterligare sparade sökningar, spara ändringar eller spara sökningen med ett nytt namn. Exportera meddelanden Du kan hämta ett eller flera av meddelandena som du hittar i en sökning och visa dem i en e-postklient. När du exporterar meddelanden komprimeras de i en zip-fil. Meddelanden kan exporteras från antingen panelen Resultat eller vyn Meddelande. 38 SaaS Email Archiving Administrationsguide
Söka i arkivet Exportera meddelanden 6 Riktlinjer för zip-filer Reglerna som styr zip-filen som du hämtar när du exporterar meddelanden avgör den totala filstorleken, vilka e-postmeddelanden som inkluderas, hur e-postfilerna namnges och formatet på e-postmeddelandena. Den totala storleken på filen du hämtar får inte överskrida 2 GB. Om resultaten blir större ska du omdefiniera sökkriterierna för att begränsa resultaten. Vid hämtningen kör systemet din ursprungliga sökning igen. Som ett resultat av detta kan uppsättningen meddelanden i zip-filen skilja sig från det ursprungliga resultatet på grund av ändringar i arkivet. Meddelandena lagras som EML-filer. Varje filnamn matchar meddelandets unika arkiv-id. Formatet på varje e-postmeddelande varierar beroende på din användarroll: Användarrollen får det ursprungliga meddelandet. Kundadministratörsrollen tar emot kuvertjournalen samt originalmeddelandet som är inkluderat som en bilaga. E-postfilerna måste packas upp med ett zip-fil verktyg. Visa EML-filer E-postfiler som du hämtar har filformatet.eml och kan bara användas med en kompatibel e-postklient. McAfee rekommenderar Microsoft Outlook Express eller en ny version av Microsoft Outlook. Tabell 6-10 E-postklienter som kan visa EML-filer Operativsystem Bland andra följande e-postklienter kan användas... Mac OS Microsoft Outlook 2011 Apple Mail Mozilla Thunderbird Windows Microsoft Outlook 2010 Microsoft Outlook 2007 med KB 956693 Mer information hittar du i http://support.microsoft.com/kb/956693 Microsoft Outlook Express Microsoft Windows Live Mail Mozilla Thunderbird Linux Mozilla Thunderbird SaaS Email Archiving Administrationsguide 39
6 Söka i arkivet Exportera meddelanden Exportera meddelanden Du kan hämta e-postmeddelanden från arkivet och visa dem i din e-postklient. Detta alternativ är tillgängligt både från resultatpanelen (för flera meddelanden) och från meddelandevyn (för enskilda meddelanden). Innan du börjar Du kommer att behöva följande: Ett zip-verktyg som kan packa upp e-postmeddelandena när de har hämtats. En e-postklient som kan visa.eml-filer Åtgärd Klicka på Hjälp i gränssnittet om du vill visa definitioner av alternativen. 1 Kör en sökning i panelen Kriterier. 2 Gör något av följande för att välja vilka meddelanden som ska hämtas. Alternativ Exportera alla i panelen Resultat Definition Klicka på Exportera Exportera alla för att hämta alla dina sökresultat. Exportera markerade i panelen Resultat Klicka i kryssrutan för varje meddelande och välj Exportera Exportera markerade för att hämta de valda sökresultaten. Exportera i vyn Meddelande Dubbelklicka på meddelandet eller markera det och klicka på Förhandsgranska. Klicka sedan på Exportera för att hämta det enskilda meddelandet. En dialogruta visas i webbläsaren. 3 Följ webbläsarens instruktioner för att öppna eller spara filen. Filen sparas i ditt lokala system. 4 Leta upp filen och öppna den med hjälp av zip-verktyget. Zip-filen och innehållet visas. 5 Packa upp meddelandena från zip-filen och spara dem i en mapp. De enskilda meddelandena finns nu sparade i ditt lokala system. Härifrån kan du nu öppna och visa meddelanden i din e-postklient. 40 SaaS Email Archiving Administrationsguide
7 7 Ta bort meddelanden En efterlevnadsadministratör kan ta bort ett eller fler meddelanden från arkivet, inklusive historikmeddelanden. Det här gör det möjligt för företag att följa lokala lagar och regler. Innehåll Ta bort meddelanden Efterlevnadsadministratörens rolldetaljer Ta bort meddelanden Som efterlevnadsadministratör kan du ta bort meddelanden från arkivet med alternativen för Ta bort i panelen med sökresultat för Arkiverade meddelanden. Innan du börjar Du måste ha tilldelats rollen som efterlevnadsadministratör av kundadministratören. Du måste inaktivera Legal Hold. Menyn Ta bort är inaktiv när Legal Hold är aktiverat. Begränsa sökningarna till färre än 10 000 meddelanden. Åtgärd Klicka på Hjälp i gränssnittet om du vill visa definitioner av alternativen. 1 Välj Email Archiving Arkiverade meddelanden. Sökningen visas som standard. 2 Kör en sökning i panelen Kriterier. SaaS Email Archiving Administrationsguide 41
7 Ta bort meddelanden Efterlevnadsadministratörens rolldetaljer 3 Gör något av följande för att välja vilka meddelanden som ska tas bort: Om du vill... Gör du så här... Ta bort alla Välj Ta bort Ta bort alla för att radera alla meddelanden i dina sökresultat. Ta bort markerade Klicka i kryssrutan för varje meddelande och klicka på Ta bort Ta bort markerade för att radera dina valda sökresultat. En dialogruta visas i webbläsaren. 4 Granska meddelandet och klicka på OK för att bekräfta att du vill fortsätta. Dina meddelanden ligger nu i kö för borttagning och menyn Ta bort är tillfälligt inaktiv. Rensningsprocessen tar 15 minuter att slutföra. Efter det visas inte längre de meddelanden du valde för rensning i sökresultaten och menyn Ta bort blir aktiv. Ett meddelande visas med informationen om att rensningen har genomförts. Efterlevnadsadministratörens rolldetaljer Efterlevnadsadministratörens roll är en specifik roll som tilldelats en användare i det uttryckliga syftet att ta bort meddelanden från arkivet. Användare som har denna roll har ansvar för att företaget följer lokala lagar och regler. Följ dessa riktlinjer: Måste tilldelas en användare av en kundadministratör Är den enda användarroll som har åtkomst till och kan använda den selektiva borttagningsfunktionen Kan inte hantera e-postkällor Har åtkomst till andra kundadministratörsfunktioner inom Email Archiving När arkivtilläggsprogrammet används är efterlevnadsadministratörer begränsade till deras eget e-postkonto. Samma gäller för kundadministratörer och alla andra användarroller. 42 SaaS Email Archiving Administrationsguide
8 Inställning 8 av lagring för grupper Lagringsregler kan skapas för och tillämpas på specifika grupper av användare i Email Archiving. Detta ger dig ett finkornigare sätt att uppfylla kraven på regelefterlevnad än de standardregler du ställt in för global lagring. Figur 8-1 Fliken Email Archiving i fönstret Redigera grupp Grupper hanteras på fliken Kontohantering. Du bör skapa nya grupper i Kontohantering särskilt för grupplagring och inte återanvända befintliga grupper. När en användare är medlem i fler än en grupp, gäller den längre lagringstiden för den användaren. Ändringar av grupplagring genomgår samma godkännandeförfarande som du använder för att ställa in lagring i Email Archiving. Du måste vara en medarbetare, kund, grupp eller supportadministratör för att kunna göra ändringar. Grupper med aktiva lagringsperioder kan inte ändras eller tas bort genom Directory Integration-åtgärden. Innehåll Skapa en grupp och lägg till grupplagring Återställa den globala lagringstiden för en grupp SaaS Email Archiving Administrationsguide 43