STYRELSEN 2005-05-09 1 Plats och tid Kommunföretagens kontor, Sjögatan 28, Måndag 9 maj 2005, klockan 13.15-16.45 Beslutande Styrelseledamöterna Birger Svensson, ordförande Roland Almlén Maud Linder Bror Sterner Agnetha Bertheau Sten Nordlander Hans Nilsson Övriga deltagande Lena Blomkvist Aina Gustavsson, t o m 19 Lennart Samuelsson Bo Jender Annelie Löfstedt, SKTF Patrik Thomaeus, ekonomi Lars Blomkvist, förvaltning Lisbeth Svensson, sekreterare Utses att justera Agnetha Bertheau Underskrifter Paragraf 15-25 Sekreterare Ordförande Justerare
STYRELSEN 2005-05-09 2 15 ÖPPNANDE/DAGORDNING Ordföranden förklarar dagens sammanträde öppnat. Ändring i dagordningen Att under övriga ärenden ta in sponsring pojkfotboll. Därmed godkänns dagordningen.
STYRELSEN 2005-05-09 3 16 FÖREGÅENDE SAMMANTRÄDES PROTOKOLL Protokoll från sammanträde 2005-03-16 gicks igenom. Ett brev från hyresgästföreningen var utsänt till förra sammanträdet, enbart för styrelseledamöternas kännedom. Läggs till handlingarna utan åtgärd. Vid föregående sammanträde framställdes krav på tydligare anställningsvillkor vid tillsättande av ny VD, vilket härmed noteras. Med dessa tillägg godkänns protokollet och läggs till handlingarna.
STYRELSEN 2005-05-09 4 17 RAPPORTER/INFORMATION Handling nr 6, 7, 8, 9 och 10/2005 Hyresstatistiken Handling nr 6 och 7/2005 Hyresstatistiken för april-05 har varit bifogad kallelsen och statistiken för maj-05 delas ut vid sammanträdet. Antalet vakanta lägenheter som är klara för uthyrning håller sig på ungefär samma nivå som tidigare månader. Personalsituation/Strategi Patrik Thomaeus informerar från ledningsgruppens sammankomst den 13 april 2005 och vilka problem som finns på grund av personalsituationen. Dels saknas en sammanhållande länk för Marknadsavdelningen (vakant tjänst), dels är flera tjänstemän föräldralediga och kommer inte tillbaka förrän till hösten och vintern. Ett vikariat fylls upp av inlånad person från driften, två tjänster är besatta med inhyrd personal. Viss omflyttning av befintlig personal krävs och dessutom behövs någon förstärkning på ekonomisidan för att möjliggöra att debitering, som nu handläggs på uthyrningen, i fortsättningen ska tas om hand på ekonomiavd. Tjänsten, som handhar kreditbevakningen för Kustbostäder och OFAB, skulle även kunna sköta bevakningen för Oxelö Energi AB, om det visar sig ekonomiskt fördelaktigt. Kustbostäders styrelse ger Patrik Thomaeus uppdraget att utreda kostnaderna för kreditbevakningen samt möjligheten att flytta över all debitering till ekonomiavdelningen och återkomma vid nästa styrelsesammanträde. Hissar Handling nr 8/2005 Behovet av hissar i Kustbostäders bostadsbestånd är fortfarande aktuellt. En sammanställning av var befintliga hissar finns, och vilka områden som kan vara aktuella att installera hissar i, har varit bilagd kallelsen Forts. Forts. 17
STYRELSEN 2005-05-09 5 Skrivelsen många hissar föranleder i respektive en lång område? diskussion: Behovet Var på är Björntorpsvägen behovet störst? har Hur diskuterats sedan lång tid tillbaka. Hur fördelar man kostnaden? Är det rimligt att ta ut hela kostnaden med hyreshöjning för bara dem som har nytta av hissen? Finns risk för att vakanserna ökar på Björntorpsvägen om hissar inte installeras? Hissbidrag? Alla är eniga om att hissar är en viktig fråga för alla innevånare med tanke på möjligheten att som äldre flytta från villa till lägenhet eller av andra orsaker behöver lättillgängligt boende. Kustbostäders styrelse 1. ger Lars Blomkvist uppdraget att ta fram en fördjupad förstudie med kostnader, plan för respektive område samt vilken påverkan det får på hyrorna. 2. att ta upp frågan till diskussion igen under hösten. Nybyggnation Handling nr 9/2005 Frågan om nybyggnation har aktualiserats och Lars Blomkvist har gjort en kortfattad sammanställning av två tänkta projekt. Skrivelsen har varit bilagd kallelsen. Styrelsen diskuterar runt frågan om det är nödvändigt att Kustbostäder bygger eller om annan byggherre kan stå för byggnationen. Ett av de framlagda alternativen ger väldigt små lägenheter och inga förvaringsutrymmen. Är det kanske bättre att satsa på att hålla befintligt bostadsbestånd i bra skick? Den fackliga representanten ställer frågan vilka mål och visioner vår ägare har i denna fråga. Kustbostäders styrelse beslutar 1. att ärendet läggs till handlingarna och tas upp igen under hösten. Forts.
STYRELSEN 2005-05-09 6 Forts. 17 Underhåll Handling nr 10/2005 Behovet av stambyten inom Kustbostäders bostadsbestånd bedöms vara stort. En redovisning över de områden som är aktuella har varit bilagd kallelsen. Lars Blomkvist informerar om att utbyte sker kontinuerligt i kv Flädern, och att problemet inte är lika stort på Björntorpsvägen som i Nedre Frösäng och kv Rönnen-Linden. Kustbostäders styrelse ger Lars Blomkvist uppdraget 1. att ta fram fördjupad förstudie på stambyten i Nedre Frösäng och i kv Rönnen-Linden. VD-rekrytering Ordföranden informerar om att annonsering efter VD har gett c:a 40 svar. Av dessa har rekryteringsgruppen tillsammans med rekryteringsföretaget tagit ut fyra stycken som ska intervjuas av styrelsegruppen den 13 maj-05. Ledningsgruppen och de fackliga företrädarna kommer att få träffa dessa personer vid senare tillfälle under maj 05. Försäljning kv Kråkan Fyra hus är sålda och för ett femte är försäljning nästan klar. Priserna ligger i nivå med vad som begärts. Hittills har samtliga sålda hus köpts av personer som redan bor i området. Kustbostäders styrelse tackar för information och rapporter.
STYRELSEN 2005-05-09 7 18 EKONOMISK RAPPORT Handling nr 11/2005 Ekonomisk rapport har varit bilagd kallelsen. Patrik Thomaeus förklarar en del siffror och avvikelser och svarar på frågor. Utfallet är bättre än budget, vilket till stor del beror på att beställda åtgärder inte hunnit genomföras eller i en del fall inte ännu fakturerats. En redovisning där underhållet är särredovisat/utbrutet ur en övriga sammanställningen efterfrågas, vilket går bra att få enligt ekonomichef Patrik Thomaeus. Thomaeus delar under mötet ut en uträkning som är specificerad per område. Tanken är att successivt ta fram denna typ av redovisning för alla områden. Det ser styrelse positivt på. Kustbostäders styrelse tackar för rapporten.
STYRELSEN 2005-05-09 8 19 AVSKRIVNINGSTID FASTIGHETER Handling nr 12/2005 Patrik Thomaeus har tagit fram underlag och konsekvensbeskrivning för ändrad avskrivningstid på Kustbostäders fastigheter, enligt uppdrag från styrelsen 2005-03-16. Sammanställningen delas ut vid mötet. Kortfattat innebär den en jämförelse mellan nuvarande avskrivning med 1,4 %, 70 års avskrivningstid, och en föreslagen avskrivning med 2 %, 50 års avskrivningstid. En förändring till 2 % skulle innebära ökade kostnader för värdeminskningsavdrag med ca 2,3 milj. kr per år. Förslag till beslut Under förutsättning att styrelsen anser att den ekonomiska livslängden är mer riktig med 50 år än 70 år så föreslår jag att styrelsen beslutar att tillämpa 2 % värdeminskningsavdrag på anskaffningsvärdet från och med 2005-01-01 och framåt. Patrik Thomaeus Ekonomichef Styrelsen diskuterar det framlagda förslaget och dess konsekvenser. Kustbostäders styrelse beslutar enligt Thomaeus förslag 1. att fastställa 2 % värdeminskningsavdrag och med 50 års avskrivningstid, att gälla från och med 2005-01-01 och framåt. Ledamot Bror Sterner vill ha kvar 1,4 % och framför avvikande mening.
STYRELSEN 2005-05-09 9 20 ATTESTORDNING Patrik Thomaeus gör en framställan med ett förslag till styrelsen med tanke på kommande semesterperiod. För att underlätta attest av fakturor under perioden juni augusti-05, föreslås: att Lisbeth Svensson får delegation att attestera de fakturor som annars ligger på Lars Blomkvists ansvar. Kustbostäders styrelse beslutar 1. att godkänna förslaget och delegerar rätten att attestera ovan angivna fakturor till Lisbeth Svensson under semesterperioden juni augusti 2005.
STYRELSEN 2005-05-09 10 21 DELEGATIONER/FULLMAKTER Handling nr 13/2005 Patrik Thomaeus har lämnat förslag, bilagd kallelsen, till styrelsen att ge fullmakt till tjänstemän för olika uppdrag enligt följande: Förslag Kustbostäders styrelse föreslås vidarebesluta om Att som tecknare av Kustbostäder i Oxelösuönd AB s bank- och postgiro meddelas, förutom bolagets firmatecknare, Patrik Thomaeus, Christel Sandberg, Annelie Löfstedt och Annelie Karlsson, två i förening. Att Att befullmäktiga Lisbeth Svensson och Lars Blomkvist, var för sig, som firmatecknare för Kustbostäder i Oxelösund AB vid alla mål och ärenden hos kronofogde, tingsrätt och hyresnämnd i samband med lagen om betalningsföreläggande och handräckning samt i ärende rörande avhysningar och /eller utmätningar. befullmäktiga Birger Svensson, Patrik Thomaeus, Christel Sandberg och Annelie Löfstedt att var för sig utkvittera till Kustbostäder i Oxelösund AB ställda handlingar, såsom checkar, inbetalningar, postanvisningar och dylikt. Att befullmäktiga Birger Svensson, Christel Sandberg och Patrik Thomaeus, var för sig, att äga tillträde till Kustbostäder i Oxelösund AB bankfack. Att befullmäktiga Helena Appelkvist, Chris Höbenreich och Inger Magnusson att för Kustbostäder i Oxelösund AB s räkning teckna hyresavtal. Kust bostäders styrelse beslutar enligt förslaget.
STYRELSEN 2005-05-09 11 22 FULLMAKT, SVENSK FASTIGHETSFÖRMEDLING Handling nr 14/2005 Svensk Fastighetsförmedling har lämnat önskemål och förslag om att få fullmakt gällande försäljningen av hus i kv Kråkan. Kustbostäders styrelse beslutar avslå begäran om fullmakt.
STYRELSEN 2005-05-09 12 23 STYRELSEPROTOKOLL PÅ NÄTET Sedan tidigare finns beslut om att Kustbostäders styrelseprotokoll ska läggas ut på nätet för att ge större tillgänglighet till protokollen, som är offentliga handlingar. Då Kustbostäders egen hemsida ännu inte är helt i bruk, läggs protokollen ut på Oxelsöunds kommuns hemsida så länge. Det framhålls vikten av att innehållet skrivs med sådana formuleringar så att 3:e person inte drabbas negativt.
STYRELSEN 2005-05-09 13 24 BALANSLISTAN Handling nr 15 30, 2004-08-31, tas bort. Samfällighetsförening är bildad i Kv Kråkan. Balanslistan utökas med dagens 17, Personalsituationen/Strategi Hissar Nybyggnation Underhåll
STYRELSEN 2005-05-09 14 25 ÖVRIGA ÄRENDEN Pressuttalande Ordförandens uppdrag att kontakta jurist angående uttalande i pressen om Kustbostäders årsbokslut tas upp. Styrelsen enas om att ärendet inte tas upp igen, varken i press eller på annat sätt. Bredband hos Kustbostäder Lars Blomkvist svarar på fråga om hur det blir med Bredband: Kustbostäder har fått förlänga avtalet med ComHem, och det gör att ComHem installerar nya uttag i alla Kustbostäders lägenheter, så att alla får tillgång till digital-tv, bredband och telefoni. Sponsring fotboll pojkar En ledamot har fått med sig en förfrågan om möjligheten till sponsring för fotbollslag, pojkar, OIK. Styrelsen avslår ytterligare sponsring i nuläget. Dels sponsras OIK, moderklubben, dels bör sådana frågor vänta tills eventuell ny marknadschef tillsatts.