Klara 5.4. Allmänt handhavande. Rev 318

Klara 5.4 Allmänt handhavande Rev 318

Innehåll 1 Inloggning...3 2 Skrivbordet...4 2.1 Navigatorn...4 2.1.1 Nytt objekt från navigatorn...4 2.1.2 Menyraden...5 2.1.3 Verktygsraden...5 2.1.4 Statusraden...5 3 Urvalsfönster...6 3.1 Nytt objekt från Urvalsfönstret...7 3.2 Öppna objekt från Urvalsfönstret...7 4 Objektfönster...8 4.1 Nytt objekt...9 4.2 Ta bort objekt...9 4.3 Spara objekt...9 4.4 Tabeller...10 5 Uppslag...12 5.1 Nyupplägg för uppslag...13 6 Sökkriterier...14 6.1 Grundläggande sökning...14 6.2 Flera alternativa värden...15 6.3 Jokertecken...15 6.4 Datum...15 6.5 Tal...16 6.6 Avancerade sökningar...16 7 Bokmärken...17 7.1 Fasta bokmärken...19 7.2 Egna...19 7.3 Spara bokmärke...19 7.4 Ta bort bokmärke...20 8 Inställningar...21 8.1 Utseende...21 8.2 Skrivbordsbakgrund...22 8.3 Antalsbegränsningar...22 8.4 System...24 8.5 Rapportmallar...25

1 Inloggning Vid start av Klara visas först en inloggningsdialog. Här anges användarnamn och lösenord, eventuellt kan de två kryssrutorna som visas i bilden ovan ej vara synliga, om inte så betyder det att de har inaktiverats centralt. Dessa kryssrutor tillåter dig att spara användarnamn och lösenord genom att kryssa för "Kom ihåg detta". Informationen sparas i filen ".Klara/preferences.xml" i din användarprofil. Lösenordet lagras krypterat på ett sätt som är svårt men inte omöjligt att läsa för någon som har tillgång till dina personliga filer, så använd denna funktion med försiktighet. Om du dessutom kryssar för "Fråga inte igen" så kommer inloggningen ske automatiskt nästa gång du startar applikationen. Dialogen ovan visas då bara om inloggningen misslyckas. Hantera sparade lösenord kan man göra genom att aktivera navigatorn i Klara, i verktygsmenyn finns valet Hantera sparade lösenord. Om du vill ta bort ett sparat lösenord markerar du den aktuella raden i tabellen och väljer symbolen för ta bort rad ovanför tabellen, tryck Ok eller verkställ. Sida 3 av 25

2 Skrivbordet Efter inloggning visas applikationens skrivbordsyta. 2.1 Navigatorn Det vänstra fältet kallas Navigatorn och innehåller ett träd som ger dig tillgång till alla typer av objekt som applikationen hanterar. Överst i trädet finns noden Klara. Den har ett antal underordnade noder som kallas Pärmar. En pärm hanterar en viss typ av objekt, t ex arkivbildare, arkiv eller serier. I den nedre delen av navigatorn kan det finnas ett antal knappar, en för varje öppnat fönster. Dessa gör det möjligt att snabbt plocka fram ett visst fönster utan att behöva leta efter det bland andra fönster på på skrivbordet. När man klickar på en knapp kommer motsvarande fönster att bli aktivt och om fönstret är minimerat kommer dess storlek att återställas. Är fönstret dolt bakom andra fönster kommer det att läggas överst. 2.1.1 Nytt objekt från navigatorn Det finns tre sätt att skapa ett nytt objekt från navigatorn. Gemensamt för alla tre är att man först måste markera en objekttyp i navigatorträdet, exempelvis Serie, sedan kan man göra något av följande: 1. Klicka på Ny-knappen i verktygsraden. Sida 4 av 25

2. Välja Arkiv/Ny från menyraden. 3. Högerklicka och välja Ny i högerklicksmenyn. Alla dessa sätt resulterar i att ett nytt tomt fönster öppnas. 2.1.2 Menyraden Skrivbordsfönstret har en menyrad vars innehåll varierar beroende på vilket fönster som för tillfället är aktivt. Än så länge har vi inte öppnat något fönster så den menyrad som visas tillhör navigatorn. Den består av följande menyer: Arkiv Redigera Visa Verktyg Fönster Hjälp Innehåller kommandon för att spara alla fönster, stänga alla fönster, inställningar och import av data. Innehåller kommandon för kopiera, klipp och klistra. Innehåller kommandot Förnya som återskapar navigatorträdet. Mer om denna funktion när vi så småningom kommer in på gemensamma bokmärken. Diverse systemfunktioner, samt fritextsökning. Kommandon för att organisera fönster och växla mellan öppna fönster Innehåller i dagsläget endast kommandot Om Klara, som visar versionsinformation. Gemensamt för alla menyer är att de även visar vilka snabbtangenter som är kopplade till menykommandot. 2.1.3 Verktygsraden På samma sätt som med menyraden följer verktygsraden aktivt fönster. Här visas ofta använda menykommandon. Genom att peka med musmarkören på ett verktyg kan du se vilket menykommando det motsvarar och om det har någon snabbtangent. 2.1.4 Statusraden Längst ner finns statusraden. I vissa lägen visas information om pågående aktiviteter. Längst till höger finns en liten ruta med plats för den sk snabbvalsindikatorn. Mer om denna senare. Sida 5 av 25

3 Urvalsfönster Vi skall nu titta på den första typ av fönster som kan öppnas på skrivbordsytan. Expandera noden Serie genom att klicka på + framför Serie i trädstrukturen, dubbelklicka sedan på noden Alla i navigatorn, eller markera den och tryck Enter. Nu öppnas ett urvalsfönster för urval av alla serier: Ett urvalsfönster visar en bestämd begränsad mängd information om objekt av en viss typ, i det här fallet Serier. I vissa fall kan ett urvalsfönster vara tomt när det öppnas. Det beror då på att de som utvecklat systemet bestämt att det troligen kommer att finnas så många objekt av denna typ att det vore orimligt att visa samtliga i urvalsfönstret. Du som användare kommer därför att behöva ange ett eller flera urvalskriterier för att tala om vilka objekt som skall visas i urvalsfönstret. Det går naturligtvis att göra urval och på så sätt begränsa mängden objekt som visas i urvalsfönstret även om det initialt visade alla objekt. Du kan sortera objekten i urvalsfönstret genom att klicka på titeln för den kolumn du vill sortera på. En liten pil till höger om titeln visar för vilken rad urvalet är sorterat. Pekar pilen uppåt är sorteringen i stigande ordning, pekar den nedåt är sorteringen i fallande ordning. I exemplet ovan är urvalet sorterat på arkivbildare i stigande ordning. Genom att klicka på arkivbildarkolumnens rubrik kommer sorteringen att bli fallande. Till höger kan i vissa urvalsfönster finns ett bokstavsindex. Ett sådant visas bara för typer av objekt som har någon form av namn eller titel, och där den totala mängden objekt inte gör det orimligt att visa alla med en viss begynnelsebokstav. Sida 6 av 25

Längst ned till höger visas det totala antalet rader som visas i urvalsfönstret. I exemplet ovan finns det 3 serier i urvalsfönstret. 3.1 Nytt objekt från Urvalsfönstret 1. Det finns två sätt att skapa ett nytt objekt från urvalsfönstret. 2. Klicka på Ny-knappen i verktygsraden. 3. Välj Arkiv/Ny från menyraden. Dessa sätt resulterar i att ett nytt tomt fönster öppnas om inget objektfönster av denna typ är öppet, i annat fall töms det öppna fönstret på sin information och man kan börja mata in värden för det nya objektet. Om det fanns osparat data i det öppnade objektet får man först frågan om man vill spara, innan det rensas. 3.2 Öppna objekt från Urvalsfönstret Det finns tre sätt att öppna ett objekt från urvalsfönstret. 1. Dubbelklicka på en rad i urvalsfönstret. 2. Markera en rad och sedan trycka på Enter. 3. Högerklicka på en rad och välj Öppna med i den meny som visas. Dessa sätt resulterar i att ett fönster med det valda objektet öppnas. Sida 7 av 25

4 Objektfönster Ett objektfönster används för presentation, redigering och nyupplägg av en viss typ av objekt. Här finns all information om objektet (som du är behörig att se) tillgänglig. I Klara består objekttypen Arkiv av ett antal fält. Information som visas i fälten kan vara av två typer: information som tillhör själva arkivet eller information som identifierar ett annat objekt som arkivet är kopplad till. Skillnaden mellan dessa två är att den förstnämnda lever och dör med arkivet, exempelvis namnet på arkivet. I det andra fallet är det endast kopplingen mellan arkivet och det andra objektet som berörs. Arkivbildare är ett sådant exempel eftersom detta fält bara identifierar den arkivbildare som arkivet tillhör. Arkivbildare är dock ett eget objekt i Klara och den kommer inte att tas bort ur systemet bara för att ett arkiv som tillhör den, tas bort. Fält som kopplar ett objekt till ett annat känns lätt igen på den lilla pilen som finns till höger i fältet. I ett fält med denna symbol kan man trycka F2 för att göra ett uppslag och välja ut det objekt som skall kopplas, i ovanstående exempel arkivbildare, registreringsdatum och arkivtyp. Detta förfarande kallas för uppslag. Uppslag kan även göras i celler i en tabell. Du kan även gå till objektfönstret för ett kopplat objekt. I vårt exempel är arkivet kopplad till ett objekt av typen arkivbildare med namnet Know IT Karlstad AB. Anta att du vill veta mer om arkivbildaren. Naturligtvis kan detta göras genom att leta reda på noden arkivbildare i navigatorn, dubbelklicka för att öppna urvalsfönstret, leta upp Know IT Karlstad AB i urvalsfönstret och slutligen öppna dess objektfönster. Ett betydligt enklare sätt är att placera markören i fältet arkivbildare, högerklicka och välja Arkivbildare Know IT Karlstad AB -> Öppna Arkivbildare i den meny som visas. Objektfönstret för just den arkivbildaren kommer då att öppnas. Sida 8 av 25

Så fort något värde redigeras i objektfönstret visas en stjärna efter fönstertitel, för att indikera att innehållet är ändrat men ännu ej sparat. Dessutom har de båda verktygsknapparna Spara och Spara allt tänts. Den förstnämnda är bara tänd då aktivt fönster innehåller ändringar medan den andra är tänd om något öppet fönster, oavsett om det är aktivt, behöver sparas. Objektfönster stängs med krysset i övre högra hörnet. Om du försöker stänga ett redigerat fönster blir du tillfrågad om du vill spara ändringarna eller ej. 4.1 Nytt objekt Det finns två sätt att skapa ett nytt objekt från objektfönster. 1. Klicka på Ny-knappen i verktygsraden. 2. Välja Arkiv/Ny från menyraden. Dessa sätt resulterar i att ett det öppnade objektfönstret rensas och man kan börja mata in värden för det nya objektet. Om det fanns osparat data i det öppnade objektet får man först frågan om man vill spara, innan det rensas. 4.2 Ta bort objekt Här finns det bara ett sätt. Öppna objektfönstret för önskat objekt, välj Arkiv/Ta bort. Ett borttag måste alltid bekräftas, dvs man får en fråga om man vill ta bort och har möjlighet att ångra sig innan borttaget utförs. 4.3 Spara objekt Spara gör man genom att trycka på sparaknappen i verktygsraden eller välja Arkiv/Spara. Det är först då man väljer att spara som valideringar görs. Sida 9 av 25

4.4 Tabeller För att lägga till eller ta bort rader i en tabell använder du de två små knapparna strax ovanför tabellens över högra hörn. En ny rad skapas genom att klicka på den knapp som ser ut som en liten gul pil. Nya rader läggs alltid till sist i tabellen och markeras genom en liten gul pil till vänster om raden. Observera att raderna inte skapas i Klara förrän du sparar. Du tar bort en rad genom att klicka på den knapp som ser ut som ett rött kryss. Det är alltid den rad som är markerad i tabellen som avses och raden kommer att få ett rött kryss till vänster för att visa att raden kommer att tas bort. Raden tas alltså inte bort omedelbart utan först när du sparar. Flera rader kan tas bort i ett moment om du markera dem (genom Shift+klick eller Ctrl+klick) innan du klickar på knappen med det röda krysset. Man kan även hålla ner höger musknapp och dra för att markera flera rader. Ändrade rader markeras med en grön bock till vänster. Tabeller sorteras genom att klicka i kolumnernas titel. Celler i en tabell kan innehålla två typer av information på samma sätt som textfält. Det betyder att allt vi sagt om uppslag av värden för att koppla objekt och att kunna hoppa direkt till ett kopplat objekts objektfönster med hjälp av Öppna med i högerklicksmenyn gäller även för tabellceller där uppslagsmöjlighet förekommer se kapitlet Uppslag. I en del tabeller som finns i Klara finns det möjlighet för användaren att dölja kolumner. Menyvalet Dölj kolumn <kolumnamn> visas vid högerklick i kolumnrubriken om det är tillåtet att dölja aktuell kolumn. Genom högerklick och Visa kolumn visar man eventuellt dolda kolumner igen. Sida 10 av 25

Sida 11 av 25

5 Uppslag Att uppslag kan göras i ett fält indikeras alltid av att en liten dokumentsymbol dyker upp i fönstrets statusrad då markören står i fältet och dessutom, av en liten grå högerpil i fältet/kolumnen. Uppslag görs för de fält som kopplar ett objekt till ett annat och kan göras på ett antal olika sätt vilka beskrivs nedan: Många fält har automatisk uppslag vilket innebär att systemet kommer att försöka hitta ett objekt som matchar det som skrivits så fort markören lämnar fältet. Låt oss titta på fältet huvudkategori på arkivbildare som exempel. Antag att vi enbart skriver G och sedan lämnar fältet. Finns det endast en huvudkategori vars namn börjar på bokstaven G kommer Klara själv att fylla i exempelvis Gård i fältet. Finns det flera huvudkategorier på den bokstaven man skrivit (exempelvis F) visas ett fönster med en lista över dessa huvudkategorier att visas där du kan välja en vars namn sedan kommer att läggas i fältet huvudkategori. Du kan naturligtvis själv göra ett uppslag, antingen genom att klicka på den lilla knappen till höger om fältet eller genom att trycka på F2 tangenten när markören befinner sig i fältet. I båda fall kommer Klara att visa en lista över de objekt som matchar det som skrivits i fältet. Är fältet tomt kommer alla objekt av rätt typ att visas (som i exempelbilden ovan). Om inget objekt matchar det som står i fältet händer ingenting. Det går även att använda jokertecken i samband med uppslag vilket exempelvis gör det möjligt att få en lista med alla huvudkategorier vars namn sluta på myndighet genom att skriva *myndighet i fältet. Sida 12 av 25

5.1 Nyupplägg för uppslag Då ett objekt som man vill slå upp saknas, kan man högerklicka i fältet/kolumnen och välja Nytt <objekt>. Ett nytt fönster öppnas där man kan mata in värden, då man sparar detta hamnar det i uppslagsfältet/kolumnen. I nedanstående exempel när man väljer att skapa en ny serie och har valt en befintlig arkivbildare, men behöver göra ett nytt arkiv som serien ska ligga under, kan man via högerklick på arkiv lägga upp ett nytt arkiv. Sida 13 av 25

6 Sökkriterier Till de flesta urvalsfönster finns ett tillhörande kriteriefönster. Det öppnas med verktygsknappen som ser ut som en tratt, eller med menykommandot Visa/Urvalskriterier. Ofta innehåller kriteriefönstret en begränsad mängd av de fält som finns i objektfönstret, men i vissa fall går det faktiskt att göra urval på alla fält. Resultatet av sökningen visas i urvalsfönstret. Som synes kan man också välja en titel på urvalet, vilket kan vara lämpligt om man vill skriva ut det eller spara det som ett bokmärke (mer om detta senare). 6.1 Grundläggande sökning I samtliga fält kan du skriva inledande tecken på de värden du vill söka efter, t ex prot (utan citationstecken) i Serierubrikfältet för att hitta alla serierubriker som börjar på prot. Om du skriver något även i fältet Plats hittar du bara Serier som matchar båda fälten. Med formell terminologi kombineras fälten med ett OCH-villkor. Även här kan uppslag m h a. F2 användas för att hitta ett specifikt värde. Om du exempelvis vill Sida 14 av 25

hämta alla serier som är kopplade till ett visst arkiv kan du använda uppslag i fältet arkiv för att lätt hitta dessa. 6.2 Flera alternativa värden Om du vill hitta alla arkiv vars namn börjar på antingen ekonomi eller personal kan du skriva ekonomi, personal i arkiv-fältet. Om flera värden anges i arkiv-fältet hittas alltså de arkiv vars namn börjar på något av de angivna värdena. Formellt kombineras värden inom samma fält med ELLER-villkor. 6.3 Jokertecken I sökfälten kan två olika sk jokertecken användas;? för att matcha ett godtyckligt tecken och * för att matcha noll eller flera tecken. Skriver du t ex *förvaltning hittar du de som slutar på förvaltning. Observera att om jokertecken används i början på en sökt text kan det lite längre tid att få svar. I det första exemplet där vi sökte med prot kunde vi lika gärna skriva prot* och få samma resultat, d v s de som börjar på prot. Om du inte själv använder jokertecken läggs alltså * på automatiskt i slutet. 6.4 Datum I exempelvis arkivobjekt finns ett datumfält för registreringsdatum, nedan beskrivs hur man gör urval på datumfält. Om du skriver bara ett årtal så matchar det alla datum under det året. Sekel kan utelämnas, då används innevarande sekel. Skriver du både år och månad, med bindestreck mellan, matchar det alla dagar inom den månaden. Exempelvis matchar 2004-02 alla datum från och med 2004-02-01 till och med 2004-02-29. Jokertecken kan inte användas i datumfält. Exempel Resulterar i sökkriterium 06 Från och med 2006-01-01 till och med 2006-12-31 2006 Från och med 2006-01-01 till och med 2006-12-31 06-09 Från och med 2006-09-01 till och med 2006-09-30 06-09-20 2006-09-20 06-10..12 Från och med 2006-10-01 till och med 2006-12-31 06-10-15..18 Från och med 2006-10-15 till och med 2006-10-18 06..07 Från och med 2006-01-01 till och med 2007-12-31 06-10-02..11-07 Från och med 2006-10-02 till och med 2006-11-07 >06 Datum större än 2006-01-01 <05 Datum mindre än 2005-01-01 Sida 15 av 25

>=06 Datum större än eller lika med 2006-01-01 6.5 Tal Vid sökning på numeriska värden kan inte heller jokertecken användas. Där måste du skriva ett exakt värde eller använda s k sökoperatorer som beskrivs nedan. 6.6 Avancerade sökningar Det vi gått igenom hittills räcker långt för daglig användning men med hjälp av sökoperatorer finns många fler möjligheter. Vilka operator som kan användas och hur de tolkas skiljer sig lite beroende på om sökfältet motsvarar text, tal eller datum. Operator Benämning Exempel Matchar < Mindre än <100 Värden som är mindre än 100. <2004-03 Datum före 2004-03-01. <= Mindre än eller lika med <=100 Värden som är mindre än eller lika med 100. <=2004-03 Datum före 2004-04-01, dvs före eller inom mars 2004. > Större än >100 Värden som är större än 100. >2004-02 Datum efter 2004-02-29, dvs efter februari 2004. >= Större än eller lika med >=100 Värden som är större än eller lika med 100. >=2004 Datum från och med 2004-01-01, dvs inom eller efter 2004. = Lika med =100 Värden som är lika med 100. =xyz Textvärden som är lika med xyz. Lika-medtecknet gör att inget underförstått jokertecken läggs på. = Ett ensamt lika-med-tecken matchar saknade värden, och kan läsas som lika med ingenting.!= (även <>) Skilt från!=100 Värden som ej är lika med 100 (skilt från 100).!= En ensamt skiljt-från-operator matchar alla värden utom saknade värden och kan läsas som skilt från ingenting. Sida 16 av 25

7 Bokmärken Om man gjort ett bra urval, som man vill återanvända, kan man spara det som ett bokmärke. Det som sparas är själva kriterierna, inte resultatet. Det går även att skapa bokmärken till objekt (arkivbildare, arkiv, och serie) man ofta arbetar med. Detta visas nedan. Först gör man ett urval När man har urvalssvaret framför sig kan man sedan spara detta urvalet som ett bokmärke via menyn. Sida 17 av 25

Objektbokmärket sparar en genväg till ett specifikt objekt medan urvalsbokmärke sparar kriterierna för ett gjort urval. I nedanstående exempel visas ett exempel där ett urvalsbokmärke till alla serier med seriesignum som börjar med A. När man har urvalssvaret framför sig kan man sedan spara detta urvalet som ett bokmärke via menyn. Sida 18 av 25

Det går också bra att dela gjorda bokmärken till andra användare om man är behörig till detta. Sparade bokmärken visas dels i menyn Bokmärken, dels i navigatorn: 7.1 Fasta bokmärken Fasta bokmärken är bokmärken som är förprogrammerade och inte ändringsbara av användaren. Dessa är markerade med en liten röd symbol. I exemplet ovan ser man att både arkivbildare och arkiv har fasta bokmärken med namnet Alla. 7.2 Egna Egna bokmärken är ett urval man gjort, namnsatt och sparat som bokmärke. Dessa markeras med en liten grön symbol. Egna bokmärken kan användaren ta bort och ändra. I exemplet ovan ser man att Marknadsavdelningen under Arkiv är ett sådant samt Alla med seriesignum A* under Serie. 7.3 Spara bokmärke Om man gjort ett bra urval, som man vill återanvända, kan man spara det som ett bokmärke. Det som sparas är själva kriterierna, inte resultatet. Sida 19 av 25

7.4 Ta bort bokmärke Ett egendefinierat bokmärke kan man ta bort genom att högerklicka på det och välja Ta bort bokmärke. Om bokmärket är ett objektbokmärke är det värt att notera att det bara är bokmärket som tas bort, inte själva objektet. Sida 20 av 25

8 Inställningar Under arkivmenyn i Klara når man inställningar. Gränssnittet för inställningar är uppdelat på fem flikar. 8.1 Utseende Här ställer man in följande: Look & Feel, vilket utseende man vill ha i systemet Enkelklick för att öppna/aktivera istället för dubbelklick. Visa uppslagsindikatorn innebär att en liten pil visas i uppslagsfält. Mjuka typsnitt Inga Microsoft-fonter Tabellrader läggs till automatisk, en ny rad skapas med automatik i alla tabeller som är redigerbara. Visa text under verktygsradens knappar. Storlek på verktygsknapparna. Sida 21 av 25

8.2 Skrivbordsbakgrund Under denna flik väljer man hur man vill att bakgrunden i Klara ska se ut. Sida 22 av 25

8.3 Antalsbegränsningar Under denna flik går det att ange standardvärde för maximalt antal rader i ett urval och för noder i trädet. Standardvärdet fär urvalsfönster är 500 rader och för trädnoder 2000 objekt. Sida 23 av 25

8.4 System Under denna flik görs systeminställningar. Textredigerare: Genom att peka en textredigerare man installerat på datorn kan man i många anmärknings- och beskrivningsfält välja högerklick/öppna och skriva text i textredigeringsprogrammet istället. HTML-redigerare: På samma sätt kan man välja vilken HTML-redigerare man har installerat på datorn, och kan vid Historikregistrering för ett arkiv använda sig av denna HTML-redigerare om man önskar. Klara hanterar viss funktionalitet vad gäller HTML-redigering direkt i historikfältet, men med en extern HTML-redigerare har man mer funktionalitet. Loggning: Loggning används vid felsökning på uppmaning av teknisk support. Kommunikation: Sida 24 av 25

Här kan man, då man har en långsam förbindelse, välja att komprimera datat som transporteras mellan klient och server för att förbättra prestandan. Utskrift: Rapporter kan köras som bakgrundsbearbetningar, detta innebär att man kan fortsätta jobba i Klara då man skriver ut, är lämpligt att välja då man har stora utskrifter. 8.5 Rapportmallar Kundanpassade rapportmallar. Här anges den lokala katalog där de eventuellt rapportmallarna finns (jrxm-filer). Sida 25 av 25