M a m u t M a g a z i n e S o m m a r 2 0 1 0 E t t k u n d m a g a s i n s o m f ö r e n k l a r d i n v a r d a g Är du redo för Molnet? Din nya databasplattform Säker lagring och nya möjligheter Microsoft Office 2010 Ökad flexibilitet via Internet Företagsstatus på webben Nya Mamut Online Desktop ger full kontroll Reach Your Goals! Dessutom: användartips Produktzoom
2 M Ledare / Innehåll a m u t M a g a z i n e S o m m a r 2 0 1 0 Teknologi som konkurrensfördel John Hugosson, Country Manager Mamut AB Som beslutsfattare i verksamheten har du ett ansvar för att lägga förhållandena till rätta för en så effektiv och lönsam vardag som möjligt. Informationsteknologin utvecklar sig i ett högt tempo, något som därmed innebär att du måste se till att vara uppdaterad på ny teknologi för säkra att verksamheten drivs så effektivt som möjligt. De flesta av oss behöver inte känna till alla detaljer om tekniken som driver de IT-lösningar som dagligen används i verksamheten. Däremot måste vi vara uppmärksamma på själva användandet av lösningarna, och vara säkra på att vi använder lösningar som faktiskt bidrar till att förenkla vardagen. Ett exempel är uppgraderingen till Microsoft SQL Server som våra kunder gjorde 2009, och som medförde fördelar som ännu mer skalbar och effektiv databehandling. Läs mer i sommarens utgåva av Mamut Magazine Huvudartiklar 04 06 10 Är du redo för molnet? Tema: Teknologi Det har pratats mycket i media om molnet, och som ett av de första företagen i Europa är Mamut redo för Microsofts molnbaserade lösning Windows Azure. För dig som Mamut-kund kommer det att innebära en ännu enklare vardag. Microsoft Office via nätet Tema: Insikt Microsoft Office 2010 är den första av Microsofts lösningar som kombinerar programvara med webbaserade tjänster. Dessutom innehåller den ett flertal nyheter som bidrar till att öka flexibiliteten. Ny databasplattform ger nya möjligheter Tema: Kunskap Övergången till Microsofts robusta databaslösning Microsoft SQL Server ger Mamut-användare nya möjligheter, samt ökad säkerhet och flexibilitet. Övrigt innehåll Nya lösningar från Mamut 08 Omfattande företagsstatus på Internet Användarerfarenhet 14 Mamut One hjälper Seafari AB till en mer flexibel arbetsdag Produktzoom 16 Mobilt planeringsverktyg ökar lönsamheten Användartips 18 Version 12 av Mamut Business Software innehåller flera spännande nyheter. Om Mamut Mamut (OSE MAMUT ) grundades 1994 och är en ledande leverantör av administrativa programlösningar samt Internetbaserade tjänster till små och medelstora företag i Europa. Mamut erbjuder kompletta och användarvänliga lösningar till marknadens bästa priser i förhållande till prestanda med integrerade lösningar för ekonomistyrning/redovisning, säljstöd, kund- och kontaktuppföljning (CRM), inköp/logistik, lön/personal, projektstyrning, e-handel, domäner, e-post och webbhotell. Fler än 400 000 kunder i Europa förenklar arbetsdagen med lösningar från Mamut. Ytterligare information om Mamut och företagets produkter hittar du på www.mamut.se. Om Mamut Magazine Mamut Magazine är Mamuts kundmagasin med fokus på att förenkla vardagen för våra användare. Copyright 2010 Mamut. Alla rättigheter. Med förbehåll för ändringar/fel. Utgivare Mamut AB, BOX 7654, 103 94 Stockholm Telefon: 08-566 991 00, Fax: 08-566 991 01 E-post: magazine@mamut.com Webb: www.mamut.se/magazine Utgivare: Stig Grøndahl Projektledare: Elizabeth Aitken Design/layout: Jannicke Valen Produktion/utformning: Mamut AB Tryck: Media Graphic Denna trycksak uppfyller kriterierna för miljöcertifiering enligt ISO 14001. Tänk på miljön och återvinn tidningen när du har läst klart den.
Företagsnyheter M a m u t M a g a z i n e S o m m a r 2 0 1 0 3 om varför Mamut har valt att uppgradera våra användare till denna plattform. Du måste alltid utgå från att dina konkurrenter följer med i utvecklingen och drar nytta av de fördelar som den ger. För att inte sacka efter är det därför viktigt att du gör detsamma. Mamut har i många år fokuserat på att omsätta ny teknologi i användarvänliga och innovativa lösningar. I sommarens utgåva kan du läsa om Windows Azure och hur Mamut som ett av de första företagen i Europa använder denna molnbaserade lösning, något som kommer att gynna dig som användare med tanke på funktionalitet, prestanda och pris. Den nya versionen av Mamut Online Desktop kommer att ge dig ökad flexibilitet i vardagen genom webbaserad tillgång verksamhetens nyckeltal och möjligheten att genomföra transaktioner var du än befinner dig. Windows Azure och Mamut Online Desktop är båda centrala element i Mamuts Software + Services-strategi, och exempel på hur du kan dra nytta av våra onlinetjänster som bland annat lagring av och tillgång till affärsdata när och var som helst. Det är viktigt att du tar teknologi på allvar! Var innovativ och se till att ligga i framkant genom att använda nya IT-lösningar som en konkurrensfördel. Det är enklare än du tror, och vi på Mamut är här för att hjälpa dig! Trevlig läsning! Viktig påminnelse ditt certifierade kassaregister måste vara i drift den 1 juli Mamut och Norstedts Juridik utökar sitt samarbete Mamut lanserar i samarbete med Norstedts Juridik ett användarvänligt skatteprogram som vänder sig till både små och medelstora företag samt privatpersoner. Alla kunder som idag har en Mamut-produkt med redovisningsfunktionalitet har haft möjligheten att få en version av årets skatteprogram kostnadsfritt. Den nya lagen om kassaregister trädde i kraft den 1 januari i år. Nya möjligheter med Internet! Syftet med kassaregisterlagen är att skydda seriösa företagare inom kontanthandeln mot illojal konkurrens och innebär att du som säljer varor/tjänster mot kontant betalning (gäller även betal- och kreditkort) måste skaffa ett certifierat kassaregister. Det certifierade kassaregistret måste vara i drift senast den 1 juli 2010. Update Sweden är ett initiativ från Google som syftar till att hjälpa svenska företagare att nå nya kunder och göra bättre affärer på Internet. Med sig i kampanjen har Google ett antal partners, inklusive Mamut, som erbjuder information, insikt och produkter för att göra det enklare för dig som företagare att utnyttja Internets alla möjligheter. Ett certifierat kassaregister består av två delar; en kontrollenhet som lagrar information om alla transaktioner, samt ett godkänt kassasystem som är kopplat mot kontrollenheten och som uppfyller lagens krav på funktionalitet. Läs mer på www.skatteverket.se och på www.mamut.se/kassaregister Läs fler nyheter på www.mamut.se
4 M Teknologi a m u t M a g a z i n e S o m m a r 2 0 1 0 Mamut redo för molnbasera Det har pratats mycket i media om molnet, och i synnerhet om hur webbaserad lagring kommer att förändra sättet som vi jobbar på. Som en av de första Microsoft-partners i världen, är Mamut redo för Microsofts molnbaserade lösning Windows Azure. Vad innebär det för dig? Webbaserad lagring är inte något nytt, olika lösningar för detta har redan funnits i mer än 10 år. Det som är nytt, och som gör molnbaserade lösningar spännande, är att de kan Enkelt förklarat är en molnlösning lagring av data integreras med dataverktyg som du använder dagligen, såsom på en säker webbserver, vilket ger dig tillgång till Microsoft Office och Mamut One. informationen online, oberoende av var du befinner dig. Detta öppnar upp en helt ny värld av möjligheter, men innebär också några utmaningar. En av de mest spännande möjligheterna är att du får en mycket större frihet att välja var och hur du ska jobba. En hantverkare kan exempelvis åka direkt till kunden, utföra sitt jobb och därefter rapportera tillbaka arbetade timmar och materialförbrukning direkt via sin smartphone. Via telefonen får han därefter upp sin kalender och kan åka direkt till nästa kund utan att behöva åka till kontoret mellan uppdragen som tidigare. På kontoret har företagets VD full kontroll över var alla anställda befinner sig och när de är lediga för ett nytt uppdrag. Chefen behöver inte ens vara på kontoret för att få denna översikt; med en smartphone eller bärbar dator kan han eller hon styra de anställda oberoende av plats. I praktiken fungerar detta genom att informationen lagras både lokalt i ekonomisystemet och på en webbserver. Alla data synkroniseras kontinuerligt och är på så sätt alltid uppdaterade och tillgängliga 24 timmar om dygnet, oberoende av En annan spännande nyhet som Microsoft lanserar med var du befinner dig. Office 2010, är webbaserade versioner av huvudprogrammen. Detta öppnar upp för onlinelagring av dokument och gör det möjligt att jobba med samma dokument både från den kompletta versionen av exempelvis Microsoft Word som du har installerad på din dator, och via en webbläsare med Office WebApps. De webbaserade versionerna av Office kommer att ha mindre funktionalitet än programversionerna, så för större och tyngre arbetsuppgifter kommer du fortsatt att använda dig av de lokalt installerade programmen. Webbversionerna kan användas till enklare uppdateringar och inte minst till att enkelt dela dokument med andra.
Teknologi M a m u t M a g a z i n e S o m m a r 2 0 1 0 5 d lagring med Windows Azure SÅ fungerar Windows Azure Microsoft beskriver Windows Azure som ett webbaserat operativsystem där programutvecklare relativt enkelt kan tillgängliggöra hela eller delar av sina program via molnet. För att få detta att fungera i praktiken har Microsoft utvecklat flera solida lagringslösningar, verktyg och tjänster som utvecklare kan använda när de tar fram webbaserade versioner av sina program. Lagring är centralt i Azure, och Microsoft erbjuder många möjligheter. För generell lagring av allt från dokument till bild- och videofiler, har de utvecklat ett nytt lagringskoncept som de kallar för Blob. Blob är effektiv blockbaserad lagring som gör det möjligt att hantera stora mängder data. För mer strukturerad lagring kan tabeller användas, men dessa får inte förväxlas med traditionella relationsdatabaser. För det ändamålet har Microsoft lanserat en egen Azure-version av Microsoft SQL, vilken ger möjlighet till full SQL-lagring. S jälva Azure-plattformen består av fyra huvudelement; Windows Azure, Windows SQL Azure, Windows Azure Platform AppFabric och en ny innehållskomponent som går under namnet Codename Dallas. Bastjänsten på Azure-plattformen är Windows Azure. Enkelt förklarat så fungerar det alltså som ett webbaserat operativsystem med möjligheter till lagring, drift och administration. Alla aspekter runt säkerhet och tillgångkontroll hanteras också. Codename Dallas är en ny och spännande lösning som gör det möjligt för innehållsleverantörer att leverera innehållet som tjänster. Dessa kan vara allt från väderleksrapporter och nyhetstjänster till andra typer av kunskapstjänster. Windows SQL Azure är ganska enkelt onlineversionen av världens mest erkända databasverktyg. Windows Azure Platform AppFabric är en serie tjänster och verktyg som gör det enkelt för programvaruleverantörer som Mamut att koppla sina befintliga lösningar mot Windows Azure. Online eller lokalt? Ja tack, bägge delar En av de viktigaste fördelarna med Windows Azure är den flexibilitet som plattformen möjliggör. Analytiker och media i övrigt har under en längre tid diskuterat vad som är bäst; att ha verksamhetens dataverktyg installerade lokalt på datorer och server, eller att ha tillgång till samma program som webbaserade tjänster. Styrkor och svagheter har framhållits med båda lösningarna. Styrkan i lokalt installerad programvara har alltid varit hastighet, mycket tillgänglig processorkraft och funktionalitet som inte kan matchas av en webbaserad lösning. Typiska exempel har varit att stora räkneark eller tunga redovisningsuppgifter inte är lämpliga att hantera via en webbläsare. De webbaserade lösningarna har på motsvarande sätt haft styrkan av dess höga grad av tillgänglighet. Allt du behöver är tillgång till Internet och en webbläsare och därefter kan du jobba med dina affärskritiska data. Den stora fördelen du som användare får genom lösningar baserade på Windows Azure, såsom Mamut One, är att du inte längre behöver välja. Informationen är tillgänglig både lokalt och via Internet och du som användare avgör själv hur du vill arbeta. Denna hybridlösning kommer enligt Microsoft själva att vara tongivande under det kommande årtiondet. Det är också vad vi på Mamut anser vara det bästa sättet att arbeta på för att utnyttja både funktionsrikedom och flexibla arbetsformer. Läs mer på www.microsoft.com/windowsazure
6 M Insikt a m u t M a g a z i n e S o m m a r 2 0 1 0 Microsoft Office 2010 introduceras i webbversion När nya Microsoft Office 2010 lanseras innan sommaren, blir det den första av programvarujättens lösningar som kombinerar programvara med webbaserade tjänster i en och samma lösning. Som användare kommer du att ha långt större frihet att välja hur du vill arbeta. Betaversionen av Microsoft Office 2010 har funnits tillgänglig en tid, och vi har testat den med stort intresse. Redan nu står det klart att Microsoft har tagit användarvänligheten till nya höjder, men den kanske mest spännande nyheten är introduktionen av Microsoft Office 2010 WebApps. WebApps är helt enkelt webbaserade versioner av programmen Word, PowerPoint, Excel och OneNote. E-postprogrammet Outlook finns redan i en webbversion och det är på erfarenheterna från denna som de nya Officetjänsterna är baserade. När det gått så mycket som tre år sedan den senaste versionen kom ut säger det sig själv att mängden nyheter är omfattande. De viktigaste nyheterna för dig som användare är knutna till förbättrad användarvänlighet och att det blivit mycket enklare att dela information. NÅGRA nyheter i Microsoft Office 2010 1 2 3 4 Dela och redigera dokument via Internet. En av de viktigaste nyheterna i Office 2010 är introduktionen av Office 2010 WebApps. WebApps är webbaserade tjänster som gör det möjligt att redigera Word-, Excel- och PowerPoint-dokument direkt via en webbläsare. Dessutom lanseras en webbversion av OneNote. Microsoft introducerar hemanvändare för molntjänsten SkyDrive som används för att lagra och dela dokument på Internet, medan företag och andra verksamheter med behov av utvidgad funktionalitet måste använda SharePoint 2010 för informationsdelning. Redigera bilder, grafik och videoklipp direkt i Word och PowerPoint. Hantering av bilder, grafik och videoklipp har förbättrats väsentligt i denna version av Microsoft Office. I PowerPoint kan du nu enkelt importera videoklipp, antingen som filer eller direkt från exempelvis YouTube. Du får också tillgång till enkel redigering av videoklipp, såsom att ändra längd eller att bara visa en del av klippet. På motsvarande sätt kan du genomföra enkel bildbehandling direkt i PowerPoint eller Word, samt lägga på olika effekter. SmartArts introducerades i Office 2007 som ett användarvänligt verktyg för att skapa effektfull grafik i dokument. Funktionen har nu blivit utvidgad med många nya figurer och diagram. Office 2010 på mobilen. Det finns nu stöd för telefoner med Windows Mobile, iphone och en rad andra smartphones. Du kan öppna och redigera e-post och dokument i mobilversioner av Outlook, Word, PowerPoint, Excel och OneNote. Bättre visuell upplevelse i Excel. I Excel 2010 finns en ny funktion som kallas för Sparklines. Sparklines är minigrafer som får plats i en cell och som kan visa trender i en tabell. Detta är bara en av flera nya funktioner som gör det enkelt att skapa mer visuella räkneark.
Insikt M a m u t M a g a z i n e S o m m a r 2 0 1 0 7 Förenklar vardagen genom att kombinera programvara och tjänster I likhet med Mamut One tar Microsoft Office 2010 steget fullt ut genom att kombinera programvara och tjänster. Användarna får full frihet att välja hur och inte minst var de vill arbeta. Många tillbringar eller har mål om att tillbringa merparten av arbetsdagen på kundbesök där värdeskapandet sker. Genom att ha tillgång till all viktig information via en webbläsare på vilken dator eller mobiltelefon som helst, behöver du inte längre åka till kontoret för att få undangjort administrativa arbetsuppgifter. E-postdiskussionen som påbörjades på kontoret behöver inte vänta tills dess att du är tillbaka från dina möten via din smartphone kan du enkelt fortsätta dialogen var du än befinner dig. Resultatet är en mer effektiv och flexibel arbetsdag, och i många tillfällen även nöjdare kunder. På så sätt lägger du till rätta för ökad lönsamhet i din verksamhet. 5 6 7 Sociala nätverk i Outlook. Outlook 2010 har blivit mer översiktligt på flera sätt. Programmet stöder nu sociala nätverk som Facebook, LinkedIn, MySpace och Windows Live. När du öppnar ett e-postmeddelande från en av dina kontakter, kan du i samma fönster se personens senaste statusuppdateringar i de olika nätverken. Vidare har det blivit betydligt enklare att få översikt över e-postkommunikation. En ny funktion samtal organiserar alla e-postmeddelanden i en översikt så att du ser båda dina egna och dina kontakters svar. Publicera presentationer via Internet. Om du har tillgång till SharePoint 2010 kan du publicera och hålla presentationer online via PowerPoint 2010. Dina åhörare blir inbjudna till presentationen direkt via e-post och behöver inte ens ha installerat PowerPoint för att kunna ta del av presentationen. Med PowerPoint WebApps kan alla följa med på en presentation så länge de har tillgång till Internet och en webbläsare. Lagra och dela idéer på en plats. Office OneNote har för många varit ett något obekant element i Office. Med OneNote kan du enkelt lagra alla dina idéer, kom-ihåg-listor, anteckningar och olika klipp från Internet på ett och samma ställe. Integrationen med Outlook gör att du kan knyta listor med uppgifter till de olika anteckningarna. I OneNote 2010 har det blivit ännu enklare att dela information med andra. Hemanvändare kan via SkyDrive dela sina anteckningsböcker och på så sätt dela bland annat komihåg-listor, idéer och anteckningar. Verksamheter som har tillgång till SharePoint kan dela sina anteckningsböcker med alla anställda och på så sätt skapa en gemensam mötesplats för utväxling av information. Läs mer på www.microsoft.com/office/2010
8 M Nya lösningar från Mamut a m u t M a g a z i n e S o m m a r 2 0 1 0 Företagsstatus Full kontroll via Internet Som beslutsfattare i ett litet eller medelstort företag har du ofta dåligt med tid över för rapportering och analys av verksamhetens olika delar. Nu lanserar Mamut ett verktyg som hjälper dig med just detta; Mamut Online Desktop version 2 ger dig en omfattande statusbild direkt via Internet med det nya rapportverktyget Företagsstatus. Oberoende av var du befinner dig; kontoret, hemma, på resa eller i ett kundmöte, så ger Företagsstatus dig snabbt en uppdaterad ögonblicksbild över företagets ekonomiska situation. Det enda du behöver är en internetanslutning samt den senaste versionen av Mamut One med Silver- eller Gold-avtal. Förenklar verksamhetsstyrningen Mamut Online Desktop med det webbaserade verktyget Företagsstatus demonstrerar på många sätt styrkan i en Software + Services-lösning, d.v.s. en lösning som kombinerar lokalt installerad programvara med webbaserade tjänster. Mamut Online Desktop tillgängliggör rapporter och transaktioner från ekonomisystemet direkt via Internet. Alla data lagras både i den lokala databasen och automatiskt i molnet. Ändringar (exempelvis registrering av timmar), utförda antingen lokalt eller via Internet, uppdateras kontinuerligt på båda ställena, så att alla användare alltid har tillgång till den senaste informationen. Att aktivera synkroniseringen mellan Internet och den lokala databasen är enkelt, och görs genom ett par musklick. Du behöver varken investera i ny infrastruktur (såsom en webbserver) eller i implementeringshjälp. Det enda som krävs är en internetanslutning. Med Mamut One kan jag med ett enkelt tangenttryck se vilka som är våra största kunder och få en överblick över kassaflöde och utestående fakturor i en enda skärmbild. Vi kan när som helst få en ögonblicksbild över verksamhetens situation. Med det gamla systemet var detta omöjligt på grund av den mängd rapporter du var tvungen att generera för att få fram de relevanta nyckeltalen, förklarar hon. Företagsstatus via webbläsaren ger dig tillgång till kontinuerligt uppdaterade nyckeltal direkt från ditt Mamut-system. Du hittar bland annat information om resultat, balans, omsättning, likviditet, lönsamhet och löpande uppdateringar om de viktigaste kunderna och produkterna. De många grafiska framställningarna gör det enkelt att visuellt följa utvecklingen. Flera av våra Mamut One-kunder har upplevt hur tillgång till statusinformation via webben kan vara ett effektivt hjälpmedel för att styra verksamheten i rätt riktning. Jane King hos den brittiska kunden Osteotec, som har 18 användare av Mamut One, är mycket nöjd med de användarvänliga statusmöjligheterna som hon fick då hon bytte ut företagets gamla och tungrodda system mot en lösning från Mamut.
Nya lösningar från Mamut M a m u t M a g a z i n e S o m m a r 2 0 1 0 9 Den norska reklambyrån Completto har även de stor nytta av de webbaserade analys- och planeringsfunktionerna i Mamut One. Tack vare Mamut One lägger jag ner väldigt lite tid på att ta fram information om kunder eller att få översikt över intäkter och nyckeltal. Dessutom är den webbaserade årsplaneraren väldigt användbar för styrningen av verksamheten, säger företagets VD Knut Westgaard. Vi kan när som helst få en ögonblicksbild över verksamhetens situation. Med det gamla systemet var detta omöjligt på grund av den mängd rapporter du var tvungen att generera för att få fram de relevanta nyckeltalen. Jane King, Mamut One-användare Enkel informationsdelning Med funktionen Företagsstatus via Mamut Online Desktop väljer du själv enkelt vilka perioder du vill kartlägga, och informationen presenteras översiktligt i ett flertal informationsrutor i en enda skärmbild. Informationen kan enkelt delas med anställda eller styrelsemedlemmar som inte dagligen använder Mamut. Med 16 informationsrutor, inklusive grafiska framställningar, mer än 44 olika nyckeltal, samt fritt val av vilka konton du vill övervaka, kan Företagsstatus enkelt anpassas enligt verksamhetens behov. Företagsstatus ger alltså alla beslutsfattare möjligheten att följa företagets ekonomiska utveckling dag för dag eller timme för timme oavsett var de befinner sig, så länge de har tillgång till Internet. Företagsstatus är ett ovärderligt verktyg som hjälper dig att utvärdera om verksamheten drivs på ett sådant sätt att de affärsstrategiska målen uppnås. Några Fördelar 1 2 3 4 Snabb och flexibel översikt över status i verksamheten Enkel tillgång till nyckeltal när du inte är på kontoret Enkel delning av information med personer som inte använder Mamut dagligen Välj själv vilka perioder, nyckeltal och konton du vill analysera Läs mer på www.mamut.se/onlinedesktop
10 M kunskap a m u t M a g a z i n e S o m m a r 2 0 1 0
kunskap M a m u t M a g a z i n e S o m m a r 2 0 1 0 11 Ökad säkerhet och stabilitet med ny databasplattform Många Mamut-användare drar sedan länge nytta av de nya möjligheterna som Mamut One ger genom att kombinera lokalt installerad programvara och webbaserade tjänster. En viktig orsak till att detta blivit möjligt är övergången till Microsofts robusta databaslösning; Microsoft SQL Server.
12 kunskap Mamut Magazine Sommar 2010 SQL Microsoft Server Enterprise Passar för större verksamheter med stora databaser och höga krav på lastbalansering och redundans. Standard Passar för avdelningar och små och medelstora företag. Workgroup Är speciellt anpassad till företag som bedriver verksamhet på flera platser och som har behov av lokala kopior av företagets data. Express Gratisversion som täcker de flesta behov i små och medelstora verksamheter. Compact E fter flera års diskussion om vad som är bäst för användarna, lokalt installerad programvara eller samma program levererade som webbaserade tjänster, har ledande programvaruföretag som Microsoft och Mamut kommit fram till svaret att du slipper välja du kan få bägge delar. Detta möjliggörs till stor grad genom att ta i bruk webbaserade lagringslösningar, även kallade molnbaserade lösningar (eng. cloud computing), och därigenom synkronisera lokalt lagrad information med data lagrade på Internet. Detta medför hög säkerhet eftersom dina affärskritiska data lagras på mer än ett ställe, samtidigt som det öppnar upp för en helt ny värld av möjligheter. Efter uppgraderingen till den nya databasplattformen, är detta en värld som alla Mamuts användare nu kan ta del av. Databasen din viktigaste tillgång Om du skulle göra en lista över verksamhetens viktigaste tillgångar, skulle den med stor sannolikhet innehålla de stora posterna från balansräkningen såsom fast egendom, maskiner och produktionsutrustning. I verkligheten skulle det inte vara någon större katastrof om dessa skulle gå förlorade; förlusten skulle med största sannolikhet täckas av din försäkring. Däremot har undersökningar visat att vid en förlust av verksamhetens databas med alla kundreskontror, redovisningsdata och inte minst order och fakturor, är det få företag som överlever i mer än tre månader. Uppdaterad information om kunder allt från den senaste ordern, reklamationer och returer, till förfrågningar om offerter och löpande kampanjer är bortom allt tvivel viktig att ha löpande tillgång till för att verksamheten ska kunna lyckas. I ett modernt ekonomisystem som Mamut Business Software ligger all denna information lagrad i en så kallad relationsdatabas. En specialversion för mobilapplikationer. Developer En fullversion speciellt framtagen för utvecklare med tanke på design och utveckling. Mamut valde Microsoft SQL Server Då Mamut Business Software lanserades 2001, valdes en databaslösning som vid den tidpunkten hade klara prestandafördelar. Mycket har ändrats sedan dess, och då Mamut några år senare startade utvecklingen av sin nuvarande plattform för att kombinera programvara och webbaserade tjänster (Software + Services), var det naturligt att se över valet av lagringslösning. Valet föll på Microsofts databaslösning Microsoft SQL Server, som är tillgänglig i en rad versioner och som dessutom finns i en egen version för Microsoft nya molnlösning Windows Azure med alla de nya möjligheter den öppnar upp för. Microsoft SQL Server anses idag vara världens mest använda databasverktyg, och Microsoft lägger varje år ner stora resurser på både underhåll och uppgraderingar. Mer robust och färre fel En av de stora fördelarna med att välja Microsoft SQL Server som databaslösning är att den finns i en rad olika versioner anpassade till olika behov. De flesta klarar sig bra med Express-
kunskap M a m u t M a g a z i n e S o m m a r 2 0 1 0 13 versionen, som förutom att den är gratis täcker de behov som de allra flesta Mamut-användare har. Om du har behov av en större version, kan du sömlöst uppgradera till denna. De flesta Mamut-användarna kommer inte att ha något behov av databasunderhåll eller optimering eftersom detta hanteras automatiskt av programmet. För de allra flesta användare av Mamut kommer en uppgradering att fortlöpa smärtfritt. En av de stora fördelarna med Microsoft SQL Server är de omfattande funktionerna för felsökning av data. Några Mamut-användare har därför under uppgraderingar upplevt att fel i gamla data har blivit upptäckta och rättade. Oftast har detta skett automatiskt, men vid vissa tillfällen har viss assistans från Mamut Supportcenter krävts. En annan spännande funktion som den nya databaslösningen medför, är automatisk optimering. Det innebär att prestandan förbättras automatiskt över tid, allt eftersom informationen blir bättre organiserad. Öppnar upp för nya möjligheter Ett viktigt argument för valet av Microsoft SQL Server, var att det förelåg planer om att inkludera databaslösningen i Windows Azure. Det innebär att Mamut istället för att använda resurser till att utveckla en egen molnlösning, kan fokusera på att utveckla nyttiga verktyg som bidrar till att förenkla våra användares vardag. Ett bra exempel på det är integreringen av Mamut Validis, ett verktyg som automatiskt granskar din bokföring inom loppet av några få sekunder. Resultatet är en lista över verifikat som behöver genomgå en närmare kontroll. Dessa väljs ut med hjälp av avancerade algoritmer. Mamut Validis är ett webbaserat verktyg som får tillgång till alla bokföringsdata via webbaserad SQL. Mamut har utvecklat och kommer fortlöpande att utveckla en uppsättning webbaserade verktyg och tjänster som via flexibiliteten i Microsofts SQL-databas, drar nytta av den kontinuerligt uppdaterade informationen i din Mamut-lösning. Detta kan vara allt från de senaste försäljningssiffrorna, till inrapporterade timmar hos en kund. Detta öppnar upp för flera möjligheter vad gäller val av arbetssätt. Många av dessa verktyg är tillgängliga via webbläsaren och några kan du till och med använda via mobiltelefonen. Mamuts nya flaggskepp Mamut One Platinum, en ny lösning som är framtagen för den övre delen av segmentet små och medelstora företag, lanserades på den internationella IT-mässan CeBIT 2010 i Hannover. Lösningen är Mamuts nya flaggskepp i produktportföljen inom ERP-lösningar. Mamut One Platinum innehåller en rad utvidgade programvarulösningar och webbaserade tjänster som är sömlöst integrerade. Lösningen inkluderar även Microsoft SQL Workgroup Edition samt utökad Platinum VIP-support. Dedikerade partners bistår med implementeringen, vilken är anpassad till den enskilda verksamheten. Jämfört med andra lösningar på marknaden har Mamut One Platinum en förmånlig prisstruktur som ger mest för pengarna för verksamheter med fler än fem användare. Mamut One Platinum är per idag tillgänglig i Norge, Tyskland, Nederländerna och Storbritannien, och kommer snart att lanseras även i Sverige, Danmark och Irland. Befintliga Mamut-kunder kan enkelt uppgradera sina lösningar till Mamut One Platinum. Som användare är det inte speciellt troligt att du någon gång kommer att behöva göra egna anpassningar av själva SQL-databasen. Det du däremot kommer att få glädje av, är de många möjligheter som öppnas upp genom tillgång till dina affärsdata både lokalt och via Internet. Läs mer på www.microsoft.com/sverige/servers
14 M Användarerfarenhet a m u t M a g a z i n e S o m m a r 2 0 1 0 Mamut One ger Seafari AB en mer flexibel arbetsdag Att alltid vara tillgänglig när det passar kunderna är viktigt för många små och medelstora företag. Seafari AB berättar hur de blir mer flexibla med hjälp av Mamut One. Seafari AB startades 1995 som en deltidsverksamhet av Pia L Obry som alltid haft ett stort intresse för segling. 2001 sa hon upp sig från sitt heltidsjobb för att som första, och hittills enda, skandinav, fullfölja en av världens tuffaste kappseglingar över Atlanten, ensam i en liten segelbåt. Tillbaka i Sverige valde Pia 2003 att satsa fullt ut på sin egen verksamhet och breddade den så småningom till att förutom försäljning av katamaraner, även omfatta kurser i segling, resor samt försäljning av surfbrädor och kajaker, eller som Pia själv säger allt som behövs för att ge kunderna de bästa upplevelserna på vattnet. Mamut ez Publish är ett funktionellt och lätthanterligt verktyg för att skapa snygga och stilrena webbplatser. på, berättar Pia L Obry. Mamut var dessutom den enda leverantören som kunde erbjuda en totallösning som även inkluderade webbplats och e-handel, något som var viktigt för Seafaris strategi redan då. Effektiv kundkommunikation på webben Redan när jag startade Seafari insåg jag vikten av att vara närvarande på Internet. Om jag skulle ranka webbens viktighet för oss på en skala från 1-10 så skulle jag säga att den hamnar på en tolva, säger Pia och skrattar. Förr skickade vi ofta ut produktkataloger men idag är kunderna otroligt mycket mer pålästa när de först kontaktar oss och har läst om våra produkter i olika forum på nätet. Det ställer högre krav på oss; för att kunna framstå som en leverantör som har koll och som är proaktiv så måste vi vara närvarande på Internet, och det funkar inte att bara ha en statisk sida. Syns man inte på Internet så finns man inte! Pia L Obry, VD Seafari AB I början skrev och bokförde vi fakturor manuellt, vilket var otroligt tidskrävande. Jag insåg så småningom att vi var tvungna att skaffa ett riktigt affärssystem som kunde förenkla allt rutinarbete. Valet landade på Mamut Enterprise, eftersom det var ett komplett och integrerat system som erbjöd mest funktionalitet för pengarna jämfört med de konkurrerande lösningar jag tittade Pia har därför skapat en webbplats med Mamuts publiceringslösning Mamut ez Publish som hon regelbundet uppdaterar med ny information, bland annat på företagets blogg. Jag kunde sedan tidigare en del om HTML, men för användare utan förkunskaper är Mamut ez Publish ett funktionellt och lätthanterligt verktyg för att skapa snygga och stilrena webbplatser, säger Pia.
Användarerfarenhet M a m u t M a g a z i n e S o m m a r 2 0 1 0 15 Jag kommer åt all viktig information direkt via webbläsaren, oavsett var jag befinner mig. Vi har runt 20 olika båtmodeller som alla har en mängd reservdelar och med Mamut kan vi enkelt lägga in bild och serienummer på varje del och alltid vara säkra på att vi faktiskt beställer rätt produkt. Tidigare när det bara var jag kunde jag ha all information i huvudet, men för att kunna delegera arbetsuppgifter till andra måste jag ha ett verktyg som låter mig dela all information med de anställda, och det klarar Mamut galant, avslutar Pia. Webbaserad tillgång en nödvändighet För Seafari är det viktigt att ta hand om kunderna och få dem att känna sig speciella. Segling är en livsstil, och vi jobbar hela tiden för att kunna ge kunderna det lilla extra. Eftersom våra kunder främst består av privatpersoner så ringer de oftast inte på dagtid, utan på kvällar och helger när det passar dem, säger Pia. Det innebär att jag alltid måste vara beredd att svara på frågor, registrera order och komma åt kundinformation i affärssystemet. Att ha webbaserad tillgång till Mamut har blivit en nödvändighet! Jag kommer åt all viktig information direkt via webbläsaren, oavsett var jag befinner mig. Tidigare gick jag alltid runt med en massa papperslappar med information som jag skulle registrera i systemet på kontoret nästa morgon, det behöver jag inte göra längre. Allt samlat i ett system Det bästa med Mamut är helt klart att vi har all information samlad på ett och samma ställe. Det låter kanske självklart, men det är det inte för alla. Med hjälp av den information vi registrerar om kunderna, till exempel vilka produkter de har köpt, kan vi göra riktade e-postutskick till ett urval av kunder. Dessutom har vi översikt över vilka varor som har sålt bra tidigare år, vilket underlättar när vi ska göra inköp. En annan viktig funktion för Seafari är överföring av order som inkommer via webbutiken, direkt till affärssystemet. Det gör det enkelt att beställa nya varor och optimera lagret. Jag har fått en mycket bättre översikt över lagret och alla reservdelar och behöver inte oroa mig för att beställa fel varor eller för att något ska ta slut på lagret, berättar Pia. Profil: Företag: Seafari AB Webbadress: www.seafari.se Marknad: Säljer segelbåtar, katamaraner och kajaker, samt tillbehör och kurser till privatpersoner runt om i Sverige. Har kunder i alla åldrar, men vänder sig främst till personer i åldrarna 20-60 år. Tre olika kundsegment; lek/familj, sportfiske och rehabilitering. Ant. anstälda: 2 fast anställda, men under högsäsong på sommaren upp till 7 anställda Lösning: Mamut One E5 Silver Därför valde vi Mamut > En komplett och integrerad lösning > Innehöll funktionalitet för webbplats och e-handel > Gav mest för pengarna jämfört med konkurrenter Resultat > Mer effektiv arbetsdag slipper registrera samma information mer än en gång i systemet > Full kontroll över vad som behöver köpas in alltid optimerat lager > Effektiv kunduppföljning och alltid tillgänglig för kunderna via webbplatsen Läs fler användarhistorier på www.mamut.se/referenser
16 M ProduktZoom a m u t M a g a z i n e S o m m a r 2 0 1 0 Mobilt planeringsverktyg som ökarlönsamheten Medarbetarna är självgående och kan enkelt hålla översikt över sina arbetsdagar, vilket ger mig mer tid till att fokusera på andra arbetsuppgifter. Linda Svärdh, VD Maidaid Stockholm 07.00 08.00 09.00 10.00 Så här kan din arbetsdag bli enklare och mer effektiv med Få översikt över dagens arbetsuppgifter Uppdatera status på avtal och uppdrag som är under uppföljning Lägg in produkter som sålts ute hos kund Mamut ServiceSuite Planning: > Möten, nya uppdrag och avtal > Tid och plats samt andra detaljer > Kontoret får fortlöpande status på aktiviteter > Full materialöversikt för kontor och medarbetare
ProduktZoom M a m u t M a g a z i n e S o m m a r 2 0 1 0 17 Mamut ServiceSuite Planning är ett mobilt planeringsverktyg speciellt framtaget för företag med anställda som utför en stor del av sitt arbete utanför kontoret och som därmed har behov av enkel tillgång till uppdaterad information och registrering av uppdrag. Resultaten av att tillgängliggöra data och registrera information på en mobil enhet som en mobiltelefon, PDA eller bärbar dator, visar sig omedelbart i form av mer effektivt kontorsarbete samt mer tid över för professionell kunduppföljning. Vardagen blir enklare och bättre tillrättalagd för ökad lönsamhet. Enkel tillgång till information Mamut ServiceSuite kan användas oberoende av andra lösningar, men kan med fördel synkroniseras med ditt Mamut-system. Detta planeringsverktyg ger små och medelstora verksamheter ett mobilt kontor för service- och konsultuppdrag. Du har alltid översikt över avtal, möten och uppdrag samt information om bland annat försäljning, material, kunder, leverantörer och tillgängliga medarbetare. Dessutom får de anställda, oberoende av var de befinner sig, full översikt över priser och produkter, vilka uppdrag de ska utföra, samt information om de kunder som är knutna till uppdragen. Mer effektivt rutinarbete Du kommer snabbt att upptäcka hur rutinuppgifter utförs snabbare med ett mobilt planeringsverktyg. Medarbetare som befinner 13.00 Registrera uppdraget som utfört > Direkt besked till kontoret 14.00 15.00 Registrera timmar och uppdragsbeskrivning > Tidrapport överförs till kontoret > Direktöverföring till redovisningen sig ute hos kund kan exempelvis snabbt registrera en order med antal arbetade timmar och använt material/produkter som sedan godkänns av kunden. Administratören på kontoret kan därefter fakturera uppdraget omedelbart. Dessutom har vederbörande full översikt över alla anställdas scheman och kan se när uppdragen eller uppgifterna blivit utförda, något som gör det enkelt att koordinera eventuella nya arbetsuppgifter. Med hjälp av funktionen för lagerinventering och en streckkodläsare är det också mycket enkelt och tidseffektivt att inventera material och varor. Enklare vardag med full översikt Maidaid Stockholm är en städfirma som drivs av Linda Svärdh. Företaget utför städning både hos företag och privatpersoner och erbjuder dessutom andra hushållsnära tjänster som barnpassning och trädgårdsskötsel. När Linda startade företaget blev hon tipsad om Mamut ServiceSuite av en kollega som hade mycket goda erfarenheter av systemet. Implementeringen fortlöp smärtfritt och idag använder 17 av Maidaids anställda Mamut ServiceSuite, något som har resulterat i en effektiv arbetsdag där alla medarbetare alltid har översikt över sina scheman och dagens uppdrag, var de än befinner sig. Själv behöver Linda inte lägga ner lika mycket tid på administrativt arbete och att hålla koll på medarbetarna; 16.00 17.00 Få kundens underskrift direkt på PDA > Uppdraget blir omedelbart klart att faktureras de är så gott som självgående med tillgång till Mamut ServiceSuite via mobiltelefon eller laptop. Mamut ServiceSuite förenklar helt klart våra rutiner. All information om nya, om- eller avbokade uppdrag registreras i systemet och blir direkt tillgänglig för alla. Med upp till 50 uppdrag om dagen kan det vara svårt att behålla översikten, men med Mamut ServiceSuite har vi alltid en bra överblick över vem som ska göra vad och när. Det är smidigt att registrera information om anställda och kunder och dessutom är systemet integrerat med Mamut One vilket gör det enkelt att fakturera utförda serviceuppdrag, säger Linda Svärdh. Några FÖrdelar 1 2 3 4 5 Bättre översikt och tidsbruk slipp onödigt pappersarbete och dubbelregistreringar Förbättrad och mer professionell kundservice Få kundens underskrift på PDA så fort uppdraget är utfört automatisk överföring till ekonomisystemet för snabb fakturering Kontroll över varor och beställningar minskad kapitalbindning i lager Bättre kassaflöde och förutsättningar för ökad lönsamhet Läs mer på www.mamut.se/servicesuite
18 M Användartips a m u t M a g a z i n e S o m m a r 2 0 1 0 Denna utgåvas användartips ger dig några exempel på nyheter som ingår i den senaste versionen av ditt Mamut-program. Version 12 innehåller flera nya funktioner som kommer att bidra till en ännu enklare arbetsdag. Vi rekommenderar att du uppdaterar redan idag om du inte gjort det ännu. Mamut Online Desktop NYHET! Företagsstatus i Mamut Online Desktop Företagsstatus ger dig en översikt över din viktigaste finansiella information. Informationen uppdateras kontinuerligt med data från Mamut Business Software. Så här använder du Företagsstatus: Du måste först logga in via www.mamutonline.com. Därefter väljer du Arbetsområden Företagsstatus. Om du har loggat in tidigare kommer de data som visas vara desamma som förra gången du loggade ut från Företagsstatus. Klicka på Uppdatera för att återspegla de finansiella data som har registrerats sedan du sist var inloggad. Med hjälp av tidslinjen (1-12) kan du välja vilka perioder som du vill ska ligga till grund för urvalet. När du ändrar tidsintervallet visas knappen Ändra urval. Klicka på denna för att uppdatera visningen enligt det nya intervallet. I de flesta informationsfönster hittar du ikonen Anpassa denna box. Genom att klicka på denna får du möjligheten att välja visning för andra informationsfönster. Du hittar dessutom i alla fönster ikonen Dölj denna box som du klickar på om du inte vill visa informationsfönstret. Om du vill visa boxen igen klickar du på Återställ till normal visning. I de flesta fönster finns även ikonen Detaljerad visning av denna box som låter dig öppna informationsfönstret över hela skärmen, samt visar en mer detaljerad beskrivning av talen. Mamut Online desktop NYHET! Hur använder jag tidrapportering i Mamut Online Desktop? Tidrapportering i Mamut Online Desktop erbjuder en webbaserad översikt över tidrapporter i ditt företag. Här kan du upprätta, visa och redigera tidrapporter var och när som helst. Tidrapporter som upprättas i Mamut Online Desktop kommer inom några sekunder att synkroniseras till din vanliga Mamut Business Software-installation, och på samma sätt från andra hållet. 6. När du är klar med tidrapporteringen kan du med hjälp av knapparna upptill välja om du bara vill Spara, eller om du vill Färdigregistrera den. Så här gör du för att upprätta en tidrapport: 1. Logga in på Mamut Online Desktop, antingen från programmet eller via www.mamutonline.com. 2. Gå till Arbetsområden och välj Tidrapportering. 3. Klicka på Ny tidrapport i flödesdiagrammet som visas. 4. Ange en Beskrivning och fyll i önskade fält på tidraden. 5. Om du vill registrera flera tidrader måste du klicka på knappen Lägg till ny. Du finner den knappen på höger sida, strax ovanför den första tidraden. Om du vill ta bort en tidrad så måste du klicka på knappen Radera denna tidrad i slutet av tidraden. 7. När tidrapporten är färdigregistrerad har du möjlighet att Godkänna eller Avslå den. Om tidrapporten ska överföras till andra moduler, så kommer den efter godkännande att få status Klar för överföring. Obs! Notera att det inte är möjligt att överföra tidrapporter till andra moduler från Mamut Online Desktop, detta är något som måste göras i ditt Mamut-program. Läs fler användartips på www.mamut.se/support
Användartips M a m u t M a g a z i n e S o m m a r 2 0 1 0 19 Mamut Försäljning Mamut Redovisning Registrera intern information om offert-/försäljningsprocess I Mamut Business Software kan du lägga in interna upplysningar som är relaterade till försäljningsprocessen direkt i en offert. Detta gör det enkelt att behålla översikten över var i försäljningsprocessen dina offerter befinner sig. Om du vill se en lista över alla offerter med samma information som du har registrerat, kan du enkelt skriva ut en offertlista från rapport-modulen. Välj Visa - Försäljning/Order/ Faktura Offertregistrering. Under fliken Diverse kan du registrera Offertinformation. Tillgängliga fält är Startdatum, Förväntat slutdatum, Sannolikhet för affär (%), Status samt Anteckning. Det är också möjligt att upprätta egendefinierade statusalternativ i standardregistret genom att högerklicka i fältet Status. Jag har behov av olika inställningar i verifikatregistreringen beroende av vilken typ av verifikat jag ska registrera I användarinställningarna för verifikatregistrering kan du definiera dina egna verifikatmallar. Det innebär att du enkelt kan alternera mellan olika inställningar för vilka kolumner och vilken information som ska visas. Du kan definiera upp till fem olika mallar per användare. Så här gör du: 1. Gå till Visa Redovisning Verifikatregistrering. 2. Klicka på Användarinställningar. Obs! Knappen Användarinställningar gäller för den mall som är vald i rullgardinsmenyn till vänster. Om det står Standard och du klickar på Användarinställningar, så redigerar du verifikatmallen Standard. Väljer du Valuta i rullgardinsmenyn så redigerar du mallen Valuta. På så vis kan du anpassa fönstret utifrån den verifikattyp du ska registrera. 3. Ange önskade inställningar under flikarna Kolumner och Funktion. Tips: Du kan själv välja namn på verifikatmallarna. Om du till exempel vill ändra namn på mallen Valuta, väljer du först Valuta i rullgardinsmenyn. Därefter klickar du på Användarinställningar och fliken Funktion. Ändra namnet i fältet Beskrivning. För att få en översikt över registrerade tidrader kan du klicka på knappen Kalender i verktygsraden. Du får då fram en kalendervisning av tidraderna, där du kan göra urval på bland annat anställda och visa tidrader per månad, vecka eller dag. Mamut Systemadministration Hur kan jag anpassa skrivbordet enligt mina behov? Du har möjlighet att skräddarsy skrivbordet i Mamut Business Software så att du snabbt kan få tillgång till de moduler och den funktionalitet som du använder mest. Välj därefter vad som ska visas i varje fokusområde. Det gör du genom att klicka på namnet på fokusområdet, exempelvis Kunduppföljning, och därefter klicka på Redigera. Gå till Visa Inställningar Användare Inställningar per modul Skrivbord. I den översta delen av fönstret väljer du vilka fokusområden du vill ska visas. Ett nytt fönster öppnas där du kan välja vilka informationsrutor och knappar som ska visas för Kunduppföljning på skrivbordet. Läs mer om version 12 på www.mamut.se/uppdatera
Genom att vara bland de första att leverera lösningar på Windows Azure, fortsätter Mamut att utveckla och omsätta ny teknologi till nyttiga lösningar för sina kunder. Microsoft Kompletta lösningar Mest för pengarna Användarvänlighet Kunskap Service Mamut Alliance Partners Fler än 400 000 kunder förenklar arbetsdagen med lösningar från Mamut. Copyright 2010 Mamut. Alla rättigheter. Med reservation för ändringar. Mamut och Mamut-logon är registrerade varumärken av Mamut. Alla andra varumärken är registrerade varumärken för respektive företag.