IntraNote Portal Server Intranät
Indhold IntraNote Portal Server... 3 VI ÄR SPECIALISTER I INTRANÄT TILL SMÅ OCH STORA FÖRETAG... 3 Tio års erfarenhet av intranätlösningar... 3 Vi är med er hela vägen... 3 Snabba fakta om IntraNote Portal Server... 3 IntraNote Portal Server... 4 STANDARDMODULERNA... 4 IntraNote Portal Server... 10 TILLÄGGSMODULERNA... 10 2 14
IntraNote Portal Server VI ÄR SPECIALISTER I INTRANÄT TILL SMÅ OCH STORA FÖRETAG IntraNote Portal Server är en webbaserad medarbetarportal som ger organisationen en strategisk kommunikationskanal som når ut till alla oavsett tid och plats. Samtidigt är lösningen så användarvänlig att medarbetare på alla nivåer kan vara både avsändare och mottagare av information och kunskap. Tio års erfarenhet av intranätlösningar Vi har med tio års erfarenhet och över 400 implementerade lösningar utvecklat ett standardintranät som är både intuitivt och logiskt till sin uppbyggnad, och som via de medföljande mallarna vidarebefordrar vår värdefulla erfarenhet. Att lösningen är standard betyder att ni enkelt och snabbt kan komma i gång utan föregående systemutveckling. Och oavsett vilka it-system ni redan har svarar vi för en enkel, överskådlig och funktionell integration. Vi är med er hela vägen Exempel på en intranätstartsida Det kan vara stora skillnader på medarbetarnas erfarenhet av it. Med vår specialistkunskap hjälper vi er med strukturering och uppstart av ert intranät och samtidigt utbildar vi er till att snabbt vara självgående. Snabba fakta om IntraNote Portal Server Över 250 000 dagliga användare Körklara intranätmallar 400 implementerade lösningar på 30 språk Kräver minimal resursförbrukning Standardsystem med löpande uppdateringar Intranätdesign enligt era önskemål Uppbyggnad i faser (tänk stort starta smått) ERFA-grupper i intranät Microsoftteknik Kundservice via både internet och telefon 3 14
IntraNote Portal Server STANDARDMODULERNA har ett baspaket till intranät som består av en rad grundläggande moduler. Därtill kan ni välja mellan 20 olika tilläggsmoduler som gör att ni kan sätta ihop precis den lösning som passar till behoven i er organisation. Abonnemang Personanpassning E-postavisering Påminnelser Adressbok Adresskartotek Leverantörsöversikt Avdelnings- och gruppstyrning Målinriktad information Behörighet Aktivitetskalender Företagsarrangemang Företagskalender Bilddatabas Mediedatabas Bildarkiv Målinriktad information på användarnivå Via abonnemangsuppsättning kan ni målinrikta informationen på användaroch/eller gruppnivå. Utöver den tvungna informationen får användaren också möjlighet att själv välja informationskanaler (personanpassning). Abonnemanget kan sättas upp för enskilda användare, grupper eller mot bakgrund av metadata. Till detta kan man koppla e-postavisering när ny information läggs ut. Använd adressboken som ett kartotek över alla kontakter I adressboken kan ni upprätta och underhålla kunder, leverantörer, kreditorer m.m. och knyta till ett obegränsat antal kontaktpersoner på ett företag. På varje kontaktperson kan ni också föra in anteckningar och kontaktupplysningar. Målinriktad information till avdelningar och grupper Avdelningar, grupper, team, projektgrupper m.m. kan upprättas i den inbyggda avdelnings- och gruppstyrningen. Det gör det enkelt att målinrikta informationen till respektive avdelningar och grupper. Därutöver går det att göra en presentation av avdelningen eller gruppen på intranätet som antingen underhålls manuellt eller via de grupper som redan är upprättade på nätverket (detta kräver tilläggsmodulen ADintegration). Visa aktiviteter och anslut elektronisk anmälan I aktivitetskalendern kan organisationens aktiviteter visas både de som är för hela organisationen och de som är avdelnings- eller gruppspecifika. En aktivitet kan valfritt anslutas till elektronisk anmälan så att administratören och/eller användarna kan se vem som har anmält och avanmält sig. Lyft intranätet visuellt med centralt lagrade bilder och grafik Bilddatabasen ligger som en flexibel mappstruktur i intranätet varifrån ni kan styra och redigera bilder och grafik och knyta dem till sidor och inlägg. Med bilddatabasen behöver ni bara hålla ordning på bilder och grafikfiler på ett enda ställe centralt på intranätet. Filerna arkiveras i en mappstruktur som byggs upp efter eget val antingen i list- eller miniatyrvisning. Härifrån kan ni skicka, hämta och redigera bilderna till intranätet. 4 14
Blogg Sociala nätverk Web 2.0 Användardatabas Medarbetardatabas Personallista Telefonlista Telefonbok Kompetenskort Kompetensstyrning Datautdrag SQL-utdrag Utdrag Debattforum Anteckningsfunktion Dokumentanteckningar Diskussionsfora Dokumentarkiv: Infobas Dokument Dokumentarkiv Dokumentstyrning Utforskare Navigeringsträd Mappar Vanliga frågor Handböcker Infobas Dokumentrevision Uppgiftssystem Översikt över egna dokument Uppdatering Personanpassning Blogg på intranätet Medarbetarna kan blogga med den inbyggda bloggfunktionen. Sidomallarna hjälper till att göra upprättandet enkelt och snabbt. Få överblick över alla användare och gör utdrag till telefonlistor Alla användare av intranätet får eget stamkort med namn och kontaktupplysningar samt ytterligare önskade fält (titel, geografisk placering m.m.). Användarstamkortet är dessutom behörighetsstyrt, så användarna själva kan underhålla olika fält (t.ex. utbildning, intressen, kompetensområden). Vid tilläggsköp av AD-integration kan användarstamkortet underhållas direkt från befintligt AD. Medarbetardatabasen är sökbar och kan användas som en telefonbok, men det går också att göra utdrag av telefon- och e-postlistor till en given sida på intranätet. Gör datautdrag för vidare behandling Via SQL Views kan ni dra ut data i ett Excelark för vidare behandling. Det kan exempelvis vara en kundlista, en nöjdhetsundersökning (Poll) eller annat. Skapa debatt på intranätet Intranätet har plats för ett obegränsat antal debatter, och dessutom kan ni öppna upp för att användare kan kommentera på enskilda inlägg. Det går också att diskutera i en debattråd på varje dokument och inte bara på ett generellt diskussionsämne. Samla alla dokument centralt i dokumentarkivet I ett gemensamt dokumentarkiv, också kallat Infobasen, samlas alla dokument centralt i ett navigeringsträd i stil med den trädstruktur man känner från Windows Utforskaren. Det gäller både text, bilder, ljud, video, e-postmeddelanden och skannade dokument. Dokumentens tillgänglighet är naturligtvis behörighetsstyrd. Dessutom kan ni, med installation på MS SQL Server, söka i innehållet av bifogade filer av typen: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, HTML, text och PDF. Genom ett tilläggsköp av MS Office-modulen kan Word och andra Office-program användas som redigeringsverktyg (editor). Ni kan upprätta ett obegränsat antal mappar och nivåer. Mapparna kan innehålla dokument, referenser till dokument i andra mappar och referenser till andra ärenden, som ligger på helt andra ställen i trädstrukturen. På så sätt kan man upprätta logiska kopplingar tvärs över trädet. Få uppdaterad information med revision Dokumentrevisionen ger överblick över de dokument som ska uppdateras. Intervallerna sätts upp individuellt, men kan också påföras automatiskt utifrån dokumenttyp. En praktisk funktion som gör att alla dokument uppdateras löpande. 5 14
Redigerare Redigeringsverktyg Writer Verktyg till upprättande av dokument Google Gadgets Online Google-program Integration med Google Image Map Editor Bildlänk Upprätta inlägg med användarvänlig redigerare Redigeraren är ett verktyg för redigering som, liksom en Wordredigerare, enkelt gör att ni kan upprätta inlägg och dokument och automatiskt sparar dem i HTML-format. Redigeraren innehåller funktioner som stavkontroll (på flera språk), insättning av text från Word, tabeller, upphöjd/nedsänkt skrift, bilder, symboler, färger, fontstorlek, avsnittsformatering, punktuppställning, sifferuppställning, bokmärken, klocka, datum, hyperlänkar, bifogade filer m.m. Integrera Google-program i intranätet Google Gadgets är små onlineprogram från Google som enkelt kan sättas in på vilken som helst sida på intranätet. Exempel på Google Gadgets är valutaomräknare, väderprognos, YouTube Video-sökning, Wikipediasökning, världsklockan, kalkylator, Facebook Notifications, World Webcams, citat, Flickr-bilder m.m. Visualisera era arbetsrutiner med hjälp av Image Mapping Med Image Mapping kan man sätta flera länkar på samma bild. Det används t.ex. vid visualisering av arbetsrutiner där varje process i arbetsrutinen ska peka på vart sitt dokument. Jubileer och födelsedagar Bemärkelsedagar Kalender Multikalender Vem ska firas i dag? Visar jubileer och födelsedagar för alla användare eller bara för utvalda. Funktionen tar fram data från fälten Anställningsdatum och Födelsedatum på användarstamkortet. Skapa överblick över begivenheter med kalender på intranätet Upprätta ett obegränsat antal kalendrar med undergrupperingar. Det kan t.ex. vara specifikt till platser för avdelningar, grupper, team och projekt, där en samlad kalender kan skapa överblick över de aktuella begivenheterna. 6 14
Kompetenslista Kompetenskort Cv-databas Kontorsplan Översiktskarta Medarbetarplacering Kryptering Säkerhet Säker åtkomst utifrån Layout och design Grafisk visning Corporate identity Style sheet Dashboards Web parts CSS Länksamling Länkar Länkbibliotek Metadata Nyckelord Ämneslista Ämnessystem Taxonomi Arkivskåpsnyckel Få överblick över organisationens kompetenser Med kompetenslistan är det enkelt att hitta rätt medarbetare till en uppgift eller att sätta ihop en projektgrupp utifrån bestämda kriterier. Kompetenslistan baseras på användardatabasen och innehåller cvinformation inklusive ansvarsområden, projekttillhörighet, erfarenhet, utbildning, vidareutbildning, kurser, förtroendeuppdrag och yrkesnivå. Se kontorsplaner på intranätet Kontorsplanen ger en skiss över det kontor en given användare är knuten till. Kontorsplanen är en del av användardatabasen. Säkerhet med krypterade URL:er Alla URL:er är som standard krypterade i IntraNote Portal Server. Det betyder att oauktoriserade inte kan tilltvinga sig åtkomst och att säkerheten på det hela taget är i topp så att känsliga dokument inte kan hamna i fel händer. Utforma ert intranät så att det matchar organisationen Med IntraNote Portal Server följer ett antal redskap och mallar som gör att intranätet kan ges rätt stil och formges. Det betyder att intranätet kan anpassas så att det layoutmässigt överensstämmer med organisationens övriga kännetecken när det gäller färger, logotyp m.m. Intranätet kan också anpassas så att det avspeglar en befintlig webbplats för att skapa en ensartad och integrerad kommunikation. Skapa samband med länkar Intranätet understöder länksamlingar som underhålls på inläggsnivå. Länkar kan både upprättas internt (dvs. till andra inlägg, andra översiktspaneler, olika medarbetare) och externt till t.ex. webbplatser. Ge information metadata och hitta den lätt igen Metadata är populärt sagt information om information. Det är ett sätt att förstärka information, t.ex. dokument och bilder, med extra upplysningar. Det kan vara användbart vid informationssökning. I IntraNote Portal Server kan ni förstärka innehåll med metadata. Man kan välja mellan följande kategorityper av metadata: Lista: Här kan ni upprätta en värdelista varifrån användaren kan välja ett av många fördefinierade alternativ. Fritext: Här kan ni upprätta ett textfält där användaren senare kan skriva in valfri text. Nyckelord: Här kan ni upprätta en värdelista varifrån användaren senare kan välja ett eller flera av många fördefinierade alternativ. Numerisk: Här kan ni upprätta ett sifferfält där användaren senare kan skriva in heltal eller decimaltal. Datum: Här kan ni upprätta ett datumfält där användaren senare kan skriva in valfritt datum. Genom att använda metadata går det att göra specifika sökningar och sätta upp metadatafilter som framhäver den önskade informationen. 7 14
Nyhetskanaler Abonnemang Personanpassning Organisationsdiagram Närmaste chef Organisationsträd Organisationstillhörighet Projektrum Grupperum Behörighetsstyrning Målgrupper Personanpassning AD-integration Nätverksintegration Autentisering Sitemap Automatisk sitemap Innehållsöversikt Mallar Webbplatser Child webs Undersidor Nyhetskanaler målinriktar information Nyhetskanaler är grupper på intranätet som varje användare kan anmäla sig till och därmed få läsbehörighet till utvalda nyhetsområden av särskilt intresse. Det kan också vara administratören som upprättar tvungna grupper, som t.ex. avdelningar, yrkesområden eller geografiska placeringar. Därmed är det bara de användare som är anmälda till en given grupp som får gruppens nyheter. Se ett enkelt organisationsdiagram i två nivåer Organisationsdiagrammet visas i en trädstruktur som bildas genom att man sätter avdelningar och grupper i förhållande till varandra och länkar till avdelning/grupplistor samt användardatabasen. Med MS Word är det dessutom möjligt att förfina detta med ett grafiskt klickbart organisationsdiagram. Optimera samarbetet i grupper och projekt med projektrum Sätt upp organisationens projektgrupper på intranätet både internt mellan kolleger, men också externt gentemot samarbetspartner och kunder. Projektrum ger deltagarna en samlad, avgränsad och säker plats varifrån de kan byta information. Resultatet är ett effektivt och resursbesparande informationsflöde oberoende av tid och plats. Exempel på information i ett projektrum: Projektbeskrivningar Kontrakt Order Rapporteringar Konstruktionsritningar Foton Håll ordning på behörigheterna Behörigheterna i IntraNote Portal Server är uppdelade i följande kategorier: Upprätta, Redigera, Ta bort, Läs och Redaktör. Det ger de överordnade administratörerna möjlighet att delegera lokala administratörsuppgifter i form av redaktöruppgifter. Behörighetsstyrningen sker på gruppnivå och kan styras manuellt eller automatiskt genom tilläggsköp av modulen AD-integration. Få överblick med sitemap En sitemap länkar till alla sidor och all information på IntraNote Portal Server på de första tre nivåerna. En sitemap är ett bra sätt att ge användarna en översikt och göra navigeringen enklare i ett omfattande innehåll. Kom snabbt igång med fördefinierade mallar Mallar (Child web) ger dig sidor som på förhand är uppbyggda med informationsstruktur och uppsättning av innehållsfönster (web parts). Mallarna kan användas ett obegränsat antal gånger som en genväg att upprätta nya intranätsidor. Ni kan också själva upprätta ett obegränsat antal mallar (Child web). 8 14
Statistik Statistikfunktion Utökad statistikvisning Sökning Sökmotor Hitta dokument LAN-sökning Sökmotor Nätverk och mappar Tidsstyrd publicering Automatisk arkivering Video Film Wiki Internetencyklopedi Uppslagsverktyg Windows Utforskaren Dra-och-släpp Spara direkt från program Få statistik över hur många som läser inläggen Samtliga inlägg och dokument är kopplade till en statistikfunktion, så ni på varje inlägg kan se hur många som har läst ett givet inlägg. Ni kan också se en utökad visning som upplyser vem som har läst ett inlägg och när. Dessutom kan ni få en generell onlinestatistik med upplysningar om visningar på dagar, veckor, månader, typer av webbläsare m.m. Sök på intranätets information samt på nätverk och i mappar Intranätet har en effektiv sökmotor som gör det enkelt att hitta relevanta dokument. Ni kan välja att göra antingen en standardsökning eller en utökad sökning. Därutöver kan ni välja att söka på ett eller flera ord i villkorlig eller bunden ordningsföljd. Ni kan också låta sökfunktionen göra fritextsökning på filer som ligger på nätverksdrev och mappar, och som inte har kommit på intranätet (ännu). Städa upp i gammal information Alla inlägg kan kopplas till ett datum för upprättande och ett utgångsdatum samt eventuell arkivering eller revision. Det anges också vem som senast har rättat i inlägget. Administratören kan bestämma utgångsdatum på varje mapp, så det blir lika för alla medarbetare, eller låta det vara en individuell uppgift. Skapa extra liv med film på intranätet Skicka era egna filmer, eller filmer från källor som t.ex. YouTube, och visa dem på intranätet. Med installationen av IntraNote Portal Server följer ett virtuellt drev dit ni kan överföra era filmer. Bygg upp Wiki på intranätet Wiki-funktionen i IntraNote Portal Server är en enkel funktion som fungerar på liknande sätt som den välkända internetencyklopedin Wikipedia. Med Wiki kan medarbetarna bygga upp sin egen Wiki med information av relativ statisk karaktär. Det kan t.ex. vara rutiner, manualer, personalhandbok m.m. som kan användas som ett slags uppslagsverk. Wiki-mappar på intranätet kan innehålla inlägg i både html och Word. Hitta era dokument med Windows Utforskaren IntraNote Portal Server är direkt integrerad med Windows Utforskaren. Det betyder att intranätets dokument är tillgängliga från den vanliga Windows Utforskaren och därmed kan dokument uppdateras med funktionen dra-och-släpp. 9 14
IntraNote Portal Server TILLÄGGSMODULERNA har ett sortiment av över 20 olika tilläggsmoduler till standardpaketet. Med tilläggsmodulerna kan ni sätta ihop precis det intranät ert företag behöver. AD-integration Användarstyrning Nätverksintegration Agenda Mötesagenda Mötesprotokoll Bokning Konferenslokaler Projektor Mat och dryck CRM Customer Relationship Management Säljstyrningsverktyg Kundservice AD-integration gör att användarna automatiskt synkroniseras med Active Directory Utöver synkroniseringen till AD tilldelas användarna single sign-on, så de obemärkt loggar in på intranätet med samma inloggningskod som används på befintliga AD-nätverk. AD-integration använder data från Active Directory, så upprättade användare eller rättelser på användarna i AD automatiskt slår igenom på intranätet. På så sätt undviker man manuella dubbelregistreringar när användarlistan automatiskt hålls uppdaterad med stamdata från respektive AD och kan kompletteras ytterligare med data från t.ex. lönekontoret med hjälp av DataManager. För externa användare betyder det också att de kan logga på IntraNote Portal Server med deras AD-lösenord utan att vara inloggade på ADdomänen. Det enda som krävs är internetåtkomst till IntraNote Portal Server. Användarna kan också ändra sina AD-lösenord genom intranätet, varifrån det automatiskt skrivs tillbaka i AD. Förbered och skriv protokoll från möten på intranätet Agendamodulen utnyttjar intranätets egenskaper till att automatiskt och strukturerat fördela upplysningar till relevanta målgrupper. Modulen kan allt efter önskad flexibilitet automatiskt ta upp nya punkter med kommentarer och ev. bilagor ända fram till mötets början. Noteringar och protokoll kan skrivas direkt under mötet i modulen som sedan skickar ut ett autogenererat protokoll till mötesdeltagarna. Det ger effektivitet när agendor och protokoll med ett par klick skickas runt i organisationen. Få överblick över vad som är reserverat, när och av vem Med bokning kan ni i en enda integrerad arbetsrutin boka en resurs under en bestämd tid. I översikten framgår det om resursens status är bokad eller ledig. Är resursen ledig kan ni göra en reservation för den önskade tiden. I samma arbetsrutin kan ni också lägga till fler resurser, som t.ex. konferenslokal, projektor och eventuell mat och dryck. Håll ordning på kunddata och kundaktiviteter Med CRM (hantering av kundrelationer) kan ni följa varje kunds särskilda kännetecken, önskemål och behov. All information och alla aktiviteter läggs till CRM-modulen där man kan göra utdrag på nyckelord. Ni kan också arkivera e-post och dokument på varje kund eller kundämne. Därmed kan alla koordinera sin insats i hela organisationen som ett led i en god kundservice och/eller målinriktad säljinsats. CRM är ett aktivt redskap för styrning av försäljningen och kan exempelvis integreras med företagets ekonomisystem. 10 14
DataManager Datautväxling Dataintegration Dokumentsynkronisering Synkronisering med nätverksdrev Versionsstyrning Extranät Externa intressenter Webbaserad plattform Helpdesk Kundservice HRM Human Ressource Management Personalledning DataManager importerar, exporterar och integrerar data mellan era lösningar DataManager är ett integrationsprogram som hämtar, konverterar och bearbetar data från olika källor och i olika format, t.ex. CSV, XML, Webservices, FTP m.m. Med DataManager skapar ni integration mellan IntraNotes lösningar och era övriga it-system, det kan t.ex. vara data från ekonomisystem eller databaser. Synkronisera ditt nätverksdrev och intranät, så filerna alltid är uppdaterade Med dokumentsynkronisering sparar ni tid och säkrar samtidigt att filer inte ligger i olika versioner på nätverksdrev och intranät. Varje ändring i en mapp eller fil, som har skickats till intranätet, slår igenom i IntraNote Portal Server. Det vill säga att om ett dokument upprättas, ändras eller tas bort i LAN-mappen blir det automatiskt uppdaterat på intranätet. Med dokumentsynkronisering kommer det därför alltid vara de senaste dokumenten som användarna har tillgång till på intranätet, och det bidrar till slå vakt om kvaliteten i företagets dokumentation. Exempel på dokument kan vara prislistor, produktblad, processbeskrivningar, kvalitetshandböcker, personalhandbok m.m. Håll tät kontakt med era närmaste externa intressenter Där intranätet vänder sig internt till alla medarbetare, är extranätet onlineplattformen som ger tät kontakt till era närmaste externa intressenter. Extranätet är en webbaserad och säker plattform för förmedling och utväxling av kunskap och information mellan en organisation och dess externa intressenter, som t.ex. leverantörer, kunder, partner, dotterbolag, franchisetagare, styrelser, aktieägare, intressekretsar både i landet och utomlands. Extranätet innehåller samma grundfunktioner som intranätet och är också baserat på IntraNote Portal Server. Rapporterings- och styrverktyg Helpdesk är ett styrverktyg till supportfunktioner där många uppgifter ska styras och koordineras. Status och ansvar på ett konkret ärende kan alltid ses av både avsändare och medarbetare på kundservice. Ni får bland annat överblick över snabbärenden genom att överskridna ärenden automatiskt får en annan textfärg. Därmed framträder de när alla väntande ärenden visas i en överskådlig lista. Få överblick över alla medarbetare, deras resurser och utvecklingsplaner med HRM på intranätet HRM-modulen understöder en effektiv personalledning. I modulen registreras varje medarbetares kvalifikationer och kompetenser i detalj. Det ger en bra utgångspunkt för rekrytering, medarbetarutvecklings-samtal och urval av rätt medarbetare till en bestämd uppgift. Företagets ekonomisystem kan också integrera till HRM-modulen så alla upplysningar om medarbetarna, t.ex. lönedata, bara behöver underhållas på ett ställe. 11 14
IntelliForms Elektroniska formulär Blanketter Kalenderintegration Exchange Notes KPI Mini Business Intelligens Grafisk illustration Nyckeltal Dynamiska formulär på intranätet Effektiviserar arbetsprocesser vid hantering av semester, anmälningar, avräkningar och andra registreringsprocedurer via elektroniska formulär. Med IntelliForms kan ni upprätta dynamiska formulär som medarbetarna fyller i på intranätet och som automatiskt registreras i en databas eventuellt för vidare databehandling i andra program, t.ex. Excel eller Reporting Services. Samla information från kalendrar i hela organisationen Med integrationen blir alla kalendrar (Exchange eller Notes) grafiskt presenterade på intranätet från valda delar av organisationen. Dessutom presenteras varje medarbetares personinformation tillsammans med hans eller hennes kalender i IntraNote Portal Server. Är en kollega upptagen, på semester, sjuk, ledig eller arbetar hemma? All denna information kan ni snabbt få tillgång till via intranätet. Och överblicken, där ni alltid kan se var medarbetarna befinner sig och vad de gör. Visualisera Key Performance Indicators på intranätet Med KPI-funktionen kan ni grafiskt visualisera siffror på intranätet. Siffrorna kan skrivas in direkt på intranätet eller komma från Excel, Navision, Axapta, XAL, en textfil, XML ODBC eller andra källor. Den grafiska visningen kan vara staplar, hastighetsmätare, termometrar, cirkeldiagram och mycket annat. Mobile Web Access Mobil åtkomst Smart Phones Exempel på KPI-hastighetsmätare Ge åtkomst till intranätet via mobiltelefonen Mobile Web Access är ett webbaserat intranät på mobiltelefonen som är baserat på standardfunktioner i IntraNote Portal Server. Det behövs därför inte ytterligare upplärning av varken administratörer eller redaktörer. Användarna loggar på systemet via sina webbläsare på mobiltelefonen och har därifrån åtkomst till intranätsidor som är anpassade till den mobila enheten. Den mobila enheten ska ha en webbläsare med åtkomst till intranätet. 12 14
MS Office-integration Word Editor PowerPoint Excel MS Outlook-integration E-postarkivering NemID Logga in utanför nätverk Poll Omröstningar Opinionsundersökningar Frågesport Tävlingar Skriv, redigera och bifoga inlägg i Word på intranätet Med Microsoft Office-integration till intranätet kan ni upprätta och redigera text och dokument i Word direkt på intranätet. Ni kan också öppna, redigera och spara bifogade Excel- och PowerPoint-filer direkt på intranätet. Ni behöver därmed inte känna till HTML, och ni behöver inte först öppna Office-paketet eller Word utan kan använda alla formateringsmöjligheter som ni känner från Word. Office-integrationen konverterar automatiskt dokumenten till HTML och gör dem snabbt och enkelt tillgängliga. Öppna skriv spara: Det hela sker i webbläsaren med fullt funktionsdugliga dokumentbehörigheter och mallar. Och så innebär Office-integrationen möjlighet att arbeta med mallar. Mallarna kan behörighetsstyras och göras obligatorisk, beroende på de enskilda mapparna i infobasen. Det gör att det går att skapa en ensartad presentation på intranätet. Få tillgång till e-posten på intranätet E-postarkivering är en Outlook-integration som gör e-post från Outlook tillgängliga på medarbetarnas egen personliga sida på intranätet. Outlook-integrationen ger tillgång till alla Outlook-funktioner, som inkorg, kalender, uppgiftsöversikt och kontaktpersoner. Intranätåtkomst utanför det administrativa nätverket Med modulen NemID kan ni ge externa användare åtkomst till företagets intranät eller extranät med sina personliga NemID. Det sker som hos så många andra system som använder NemID genom att inloggning till NemID är inlagt på IntraNote Portal Servers inloggningssida. Efter avslutad inloggning dirigeras användaren automatiskt vidare till intranätets eller extranätets startsida. Genomför omröstningar och opinionsundersökningar på intranätet med Poll Poll är en modul för att upprätta frågeformulär och genomföra opinionsundersökningar och omröstningar på intranätet eventuellt med en visuell presentation av resultatet. Varje Poll sätts upp så urvalet användare eller användargrupper kan besvara den elektroniskt. Svarsmöjligheterna kan sättas upp som både flervalsfrågor och som textfält, och undersökningarna kan delas upp i kategorier och avsnitt. Via behörighet avgörs om alla eller bara utvalda användare har tillgång till resultaten. Det går att återanvända element från tidigare undersökningar när en ny ska tas fram och skickas ut. Det kan bland annat vara kopiering och anpassning av tidigare undersökningar eller återanvändning av de givna svarsmöjligheterna. Exempel på användning av Poll: Nöjdhetsundersökningar Val av styrelserepresentanter Arbetsplatsbedömning Tävlingar och frågesporter Omröstningar (meny, julklappar, datum för firmafest) 13 14
Publicering DataManager Språk Språklager Utvidgat projektrum Grupprum Projektstyrning Versionsstyrning Dokumentversioner Arbetsflöde Versionsstyrning Godkännandeprocedur Publicera dokument direkt till t.ex. extranätet Med modulen Publicering kan dokument publiceras från intranätet till andra system, t.ex. ert extranät. På så sätt undviker ni dubbelarbete och att dokument ska underhållas på flera ställen. Publiceringen baseras på tilläggsmodulen DataManager. Möt användarna på deras modersmål på intranätet En internationell medarbetarstab kräver en intranätlösning som kan hantera flera språk. Med språkmodulen kan ni välja mellan ca 30 olika språklager. Det gör att innehållet kan översättas och visas på intranätet på just det språk som är valt för varje användarprofil. IntraNote har bl.a. följande språk: Danska Polska Slovakiska Engelska (US) Tjeckiska Nederländska Engelska (UK) Finska Ryska Spanska Svenska Färöiska Italienska Norska Lettiska Portugisiska Ungerska Litauiska Tyska Slovenska Estiska Franska Kroatiska Kinesiska Utvidgad administrationshantering och projektstyrning Har ni många projektrum på intranätet kan det behövas en utvidgad administrationshantering och projektstyrning. Det kan t.ex. vara i samband med rollhantering, projektöverblick, kategorisering, hantering av utgångsdatum, arkiv m.m. Dessutom har ni också möjlighet till enkel projektstyrning med uppgifter, milstolpar och statusrapportering. Ge medarbetarna tillgång till de senaste versionerna Versionsstyrning ger åtkomst för alla till de senaste dokumentversionerna. Med versionsstyrning kan ett dokument bara redigeras av en person i taget, och det förebygger överskrivningar. Därutöver har ni möjlighet att rekonstruera ett ärende genom att 'spola tiden tillbaka' i elektronisk mening och se ett dokument som det såg ut i en tidigare version. Versionsstyrning kan kopplas till Arbetsflöde. Sätt upp rutiner för hanteringen av godkännande Arbetsflöde är ett tillägg till modulen Versionsstyrning. Arbetsflöde sätter upp konsekventa procedurer i processer, där t.ex. dokument ska godkännas av flera inblandade parter. I varje arbetsflöde tilldelas varje deltagare en roll så att det finns en tydlig fördelning mellan vem som bara ska läsa ett inlägg, vem som ska läsa och kommentera inlägget, vem som ska godkänna inlägget och vem som slutligen ska godkänna inlägget innan det kan publiceras till intranät och/eller internet. Genom hela arbetsflödet kan inlägg kommenteras, avvisas eller godkännas. Dessutom kan inlägg markeras med uppföljningsflagga i olika färger precis som i Outlook. 14 14