Webbadministration QR-DOCS MANUAL WEBBADMINISTRATION Datalagring & backup Webbserver FTP Innehållsförteckning Inledning...2 Mappstruktur & namngivning av filer...3 Inloggning...5 Hem...6 Ny Produkt...7 Kopiera kod till BarTender... 11 Ändra Produkt... 13 Ta bort produkt...17 Ladda upp filer... 19 Ändra ordning på filer & mappar... 23 Byta namn på mappar... 25 Ta bort filer...27 Support... 29 QR-DOCS BSIP emedia 1
Inledning Manualen består av två delar: En inledning som beskriver rekommenderad arbetsgång och filstruktur. Genomgång av funktioner för varje fönster i Webbadministrationen (WA). Arbetsgång Detta är en generell översikt över arbetsgången för QR-Docs. Ni kommer naturligtvis att efterhand anpassa den för just er verksamhet, så se detta som en utgångspunkt och en start. I QR-Docs knyter ni en produkt, installation eller annat fysiskt föremål (i manualen kommer vi att kalla allt för Produkt ) till en unik QR-kod (Quick Response code). När koden scannas av en mobil enhet visas dokument för just den produkten. Rekommenderad App för att läsa QR-koder: QR Reader (http://www.tapmedia.co.uk) Förslag på arbetsgång: Ladda upp dokument och filer. Initialt gör vi detta åt er, eftersom det brukar vara en hel del filer. Skapa ny produkt. Här anger man namn, serienummer eller annan beteckning. Knyta dokument till produkten genom att bocka för i dokumentlistan. QR-koden genereras automatiskt och kan användas i BarTender (alternativt kopiera bilden på QRkoden direkt från administrationen och in i annat program, exempelvis Word eller Excel). Öppna programmet BarTender och skapa ett Nytt dokument. I BarTender kan man även lägga upp mallar för just ert företag. Ni kan designa etiketter precis hur ni vill. Klistra in koden från Webbadministrationen i det nya dokumentet i BarTender. Skriv ut koden och sätt den på produkten. Om BarTender Med hundratusentals användare i mer än 150 länder är BarTender den världsledande programvaran för design och utskrift av etiketter, streckkoder, QR-koder, kort och RFID-etiketter. BarTender kan användas fristående eller tillsammans med praktiskt taget alla andra typer av program och är den perfekta lösningen för så gott som alla utskrifts- eller märkningsprogram, inklusive: etiketter, utskrifts- och tillämpningssystem, direktmärkning på delar och förpackningar, kodning av smartkort, skyltproduktion och mycket mer. De kraftfulla tillbehörsprogrammen klarar till och med av systemsäkerhet, nätverkets utskriftsfunktioner, dokumentpublicering, loggning av utskriftsjobb m.m. Med sina fyra versioner som tillhandahåller en stor mängd funktioner finns det ett BarTender för varje behov och budget. I denna manual kommer vi endast att gå igenom funktioner för Webbadministrationen för QR-Docs. BarTender är ett helt fristående program och manual finns i mappen Manualer på USB-minnet. All support för BarTender sker på: http://www.seagullscientific.com/aspx/technical-support.aspx 2
Mappstruktur & namngivning av filer Ni sköter normalt själva all filhantering genom Webbadministrationen, men vid uppstarten kan det vara stora mängder filer som ska föras över. Därför är det att rekommendera att ni först gör en mappstruktur lokalt, namnger alla filer korrekt, lägger de på sin plats och innan driftstart skickar filerna till oss antingen på CD eller via FTP. Mappstruktur Mappstrukturen på QR-Docs är viktig. Den struktur och namngivning ni har från början och sedan löpande är exakt den era kunder kommer att se när de scannar QR-koden. Det är därför vi även har en begränsning av antalet tecken i mappar och filer. Samtliga filer ska läggas upp i respektive mapp enligt bilden till höger. Man kan ha hur många mappar man vill, men bara på Nivå 1, dvs inga undermappar. Riktlinjer för mappnamn: Max 20 tecken i namnet Använd endast bokstäver (inkl åäö) och siffror (inkl + och -), samt mellanslag. Mappnamn går att ändra Filnamn Det namn som skrivs är det er kund kommer att se. Så ett koncist och tydligt namn är att rekommendera. Det är även samma namn som syns i Webbadministrationen. Riktlinjer för filnamn: Max 40 tecken i namnet (undantaget filändelse) Använd endast bokstäver (inkl åäö) och siffror (inkl + och -), samt mellanslag. Filnamn går inte att ändra (Man måste i så fall först radera filen och därefter ladda upp en ny) TIPS! Vi föreslår att ni först lägger upp en struktur lokalt på en server (eller dator) på ert företag. Där lägger ni alla filer i rätt mappar och uppdaterar efter hand. När ni sen ska lägga upp nya filer på QR-Docs, hämtar ni dem från den lokala. På så sätt har ni hela tiden en identisk struktur lokalt OCH på QR- Docs. <Mappnamn> Nivå 1 Webbserver Visningsnamn <Filnamn> Filer Visningsnamn 3
Ett exempel på mappstruktur och namngivning I Webbadministrationen: I mobil enhet: Produktnamn Mappnamn Dokumentnamn Som du ser är både namnen och ordningen exakt samma i båda gränsnitten, men bara de förbockade dokumenten för produkten Fjärrvärmecentral 2000 syns i den mobila enheten. Om INGEN fil är förbockad i en mapp, så visas inte heller mappen. Varje dokument i den mobila enheten visas i form av en knapp. När man klickar på knappen öppnas dokumentet och informationen blir tillgänglig. 4
Inloggning Inloggning sker på vanligt sätt med användarnamn och lösenord. För ökad säkerhet krävs även att du först fyller i en säkerhetskod (sk Captcha-kod ), som visas överst i den vita rutan. Koden är olika varje gång du loggar in. Ibland kan säkerhetskoden vara svår att tyda. Då kan man klicka på Förnya kod för att generera en ny säkerhetskod. Koden som ska fyllas i består av två ord som skiljs med ett mellanslag. Klicka på Logga in när alla tre fält fyllts i. Förnya kod Säkerhetskod Inloggningsuppgifter OBS! I manualen har vi använt ett sk Demoföretag för att illustrera olika exempel. Just er administration har en annan grafisk profil och ser annorlunda ut. 5
Hem Efter inloggningen kommer ni till startsidan Hem. Den ser annorlunda ut än i Demoföretag nedan, men innehåller oftast korta instruktioner för Webbadministrationen. Webbadministrationen består av en meny och ett händelsefönster. Man når specifika funktioner genom att klicka på menyvalen. Vi kommer nu att gå igenom funktionerna för vart och ett av menyvalen med undantag av Logga ut (som är en ganska självklar funktion). Meny Händelsefönster 6
Ny Produkt Genom att välja menyvalet Ny Produkt kommer man till sidan för att skapa en ny produkt. Detta sker i tre steg: 1. Välj ett namn 2. Bocka för dokument som ska visas för produkten 3. Generera kod Vi kommer att visa detta i form av exempel. Observera att vi redan lagt upp ett antal produkter och filer i systemet. För er del kommer detta att se helt annorlunda ut. Steg 1: På första sidan fyller man i ett namn för produkten. Vi fyller i Testprodukt 1 i fältet för namn. Därefter klickar vi på knappen Ok. OBS! Här kan man fylla i namnet på sin produkt, serienummer, beteckning eller annat som man anser lämpligt. Det är viktigt att tänka på att namnet inte blir alltför långt. Dessutom är endast bokstäver (inkl åäö), siffror (inkl + och -) och mellanslag tillåtna i namnet. 7
Steg 2: Till höger visas samtliga tillgängliga dokument och i vilka mappar de ligger. De som syns på bilden nedan är filer och mappar som vi laddat upp och skapat tidigare. Direkt till vänster om dokumentnamnen finns kryssrutor som man kan bocka för. När sidan öppnas är samtliga avbockade. Vi bockar för följande dokument enligt bilden nedan: Godkänn TIPS! Genom att klicka på ett dokumentnamn kan man förhandsgranska vad det innehåller. Totalt sett 5 dokument i 4 olika mappar. Därefter klickar vi på Godkänn. 8
Steg 3: Nu har den nya produkten skapats. I steg 3 visas namn och de dokument som länkats till produkten: Produktnamn Dokument TIPS! Genom att högerklicka på bilden och välja Kopiera bild kan man även klistra in bilden med QR-koden i valfritt program, som exvis Word. Bild med QR-kod Kod för produkt Dessutom genereras direkt en kod, samt en bild med den unika QR-koden. Man kan direkt kontrollera att visningen i den mobila enheten blir rätt genom att scanna bilden med en smartphone/surfplatta. På nästa sida ser du hur produkten visas i en mobil enhet. 9
Produktnamn Dokument I denna manual kommer vi (som nämnts) inte att gå igenom BarTender Basic, men nästa steg i arbetsgången blir att lägga upp en QR-kod i just BarTender. Därför gör vi här en avstickare och visar översiktligt hur detta går till. Mer information om hur man skapar dokument, mallar och designar egna etiketter finns i manualen för BarTender. Börja med att klicka på knappen Kopiera länken, som finns under produktkoden (se bild sidan 9). 10
Kopiera kod till BarTender Vi öppnar en redan färdig mall i BarTender med exvis vår logotyp och design och skriver i produktnamnet. Därefter klickar vi på knappen för streckkoder och väljer QR-kod och Välj Knapp för streckoder Val av QR-kod Val av QR-kod En bild på logotyp för QR-koder visas. Nu ska vi lägga in koden som kopierats från Webbadministrationen. Genom att dubbelklicka på bilden (för QR-koden) öppnas följande fönster: Vi klickar på Datakällor i menyn till vänster. I fönstret till höger markerar vi texten i fältet för Inbäddad data. Nu klistrar vi in koden för den produkt vi precis skapat i Webbadministrationen och rätt QR-kod genereras. TIPS! Genom att klicka på Klartext i vänstermenyn och markera Utan (under Synlighet ) visas inte själva koden under bilden för QR-koden. 11
Vi stänger fönstret och ser nu den korrekta QR-koden på vår malletikett: Därefter skriver vi ut koden på en etikett och klistrar den på vår fysiska produkt Testprodukt 1. Nu har vi gått igenom alla steg och moment för att skapa en ny produkt! OBS! Genomgången på sidorna 11-12 är en mycket grov översikt. Programmet BarTender är ett specialprogram för att genera koder och skapa bl.a. etiketter. Vi rekommenderar att du noggrant går igenom manualer och gör de anpassningar som du vill ska gälla för just er. 12
Ändra Produkt Steg 1: För att ändra vilka dokument som länkas till en redan registrerad produkt används menyvalet Ändra/Ta bort. Då kommer man till följande sida: Urvalsknappar Produktlista Denna sida visar samtliga produkter i Webbadministrationen. Som du ser har vi redan lagt in ett antal produkter sen tidigare. Dessutom ser du Testprodukt 1 som vi skapat under Ny produkt (sidan 7-9). Man kan begränsa urvalet genom urvalsknapparna överst. Den övre raden består av huvudkategorier, exempelvis för att begränsa urvalet till att visa produkter för ett visst år eller kategori. Den undre raden begränsar ytterligare till att visa produkter som exempelvis börjar på en viss bokstav eller siffra. (Hur dessa fungerar är specialanpassat för just ert gränssnitt). Under urvalsknapparna visas produkter för urvalet med namn och knapparna Ändra och Ta Bort Nu kommer vi att fortsätta med vårt exempel och ändra dokument för produkten Testprodukt 1. 13
Steg 2: Denna sida påminner mycket om Ny Produkt -Steg 2, men skillnaden är att de dokument som är länkade till produkten redan är förbockade: Vi gör en del ändringar genom att bocka av några dokument och bocka för några andra enligt följande: Spara Därfter klickar vi på Spara för att genomföra ändringarna. 14
Steg 3: Nu har produkten Testprodukt 1 ändrats. Sidan som visas är identiskt med sidan för Ny Produkt - Steg 3 och visar de genomförda ändringarna samt QR-koden för produkten: Produktnamn Dokument TIPS! Genom att följa stegen för Ändra Produkt får man enkelt fram koden för att skapa QR-koden. Detta kan vara bra om man glömt kopiera koden när man skapade en ny produkt eller vill gå tillbaka och hämta den senare. Klicka bara på Kopiera länken och klistra in den i BarTender. 15
Så här ser den förändrade sidan ut i den mobila enheten: Produktnamn Dokument 16
Ta bort produkt För att helt och hållet radera en produkt används menyvalet Ändra/Ta bort. Sidan som visas är identiskt med sidan för Ändra produkt (se sidan 13). Vi fortsätter med vårt exempel och klickar på knappen Ta bort för Testprodukt 1 : Nu öppnas en dialogruta för att bekräfta raderingen: Vi klickar på Ok för att ta bort produkten. 17
Nu visas en text att produkten tagits bort, samt att den är borttagen ur produktlistan VARNING! När en produkt tas bort, raderas länken till visningssidan och QR-koden slutar fungera. När kunden scannar koden för produkten som tagits bort visas ingen sida. TIPS! Skulle man av misstag radera en produkt kan man återsställa länken genom att skapa en Ny produkt med EXAKT samma namn som den borttagna produkten. 18
Ladda upp filer Under menyvalet Ladda upp filer kan man ladda upp nya dokument samt skapa nya mappar. Man väljer en fil från sin hårddisk och därefter vilken befintlig mapp filen ska placeras i på webbservern. Välj fil Välj befintlig mapp Skapa ny mapp OBS! Kontrollera noga namngivning av filnamn INNAN dokument laddas upp. Filnamn går inte att ändra efter de laddats upp. Mappnamn går däremot att ändra efter de skapats. TIPS! Vill man ändra namn på en fil, så kan man först ta bort filen med felaktigt namn och sedan ladda upp en ny fil med korrekt namn. 19
Vi visar med ett exempel: Genom att klicka på Bläddra/Browse öppnas datorsystemets filväljare och vi bläddrar oss fram till det dokument vi vill ladda upp. I detta fall PDF-filen QR-Docs produktblad. Vi markerar filen och klickar på Öppna/Open. Välj fil 20
Filen är nu vald för uppladdning: Vald fil Nu ska vi välja en mapp att ladda upp filen till. Man kan välja en redan existerande mapp genom att öppna en sk drop-downmeny och markera önskad mapp enligt bilden till höger eller skapa en ny mapp. I vårt exempel kommer vi att skapa en ny mapp med namnet Reklam. 21
Det gör vi genom att i fältet för Ny mapp fylla i Reklam : Starta uppladdning För att starta uppladdningen klickar vi på knappen Ladda upp. Filen laddas upp och överst på sidan får vi nu en bekräftelse på vilken fil som laddats upp och var den placerats. Tänk på att stora filer kan ta upp till ett par minuter innan uppladdningen är klar. Byt inte fönster förrän du fått en bekräftelse på att filen sparats. 22
Ändra ordning på filer & mappar I menyvalet Ändra/Ta bort filer finns följande funktioner. Ändra ordning på filer och mappar. Byta namn på mappar. Ta bort filer från webbservern På sidan visas en lista över samtliga mappar och filer i den ordning de visas i en mobil enhet: Ändra ordning Fil- & mapplista Längst ut till höger finns ett antal pilar för varje fil och mapp. Genom att klicka på pilen Upp eller Ner så flyttas filen eller mappen antingen ett steg upp eller ett steg ner. Upp Ner 23
Vi ska nu flytta mappen Reklam, så att den kommer ovanför mappen Filmer. Det gör vi genom att klicka på upp-pilen för raden Reklam : Upp-pil Mappen flyttas nu och sidan uppdateras och den nya ordningen visas: Man ändrar ordningen på filer på exakt samma sätt som med mappar. OBS! Dokument kan inte flyttas från en mapp till en annan. Ordningen ändras i den mapp de placerats i från början. Mappar och dokument överst, respektive underst, har endast en pil. 24
Byta namn på mappar För att byta namn på en mapp klickar man på knappen Byt namn som finns för varje mapp. Vi ska nu byta namn på mappen Reklam till Produktblad. När man klickar på Byt namn för raden med mappen Reklam öppnas ett nytt minifönster med mappens namn i ett inmatningsfält. I detta fält ändrar vi namnet till Produktblad och klickar på knappen Spara Spara En text visar att mappens namn är ändrat. Vi avslutar namnbytet genom att klicka på knappen Stäng fönster. Stäng fönster 25
Nu uppdateras sidan och mappens namn är ändrad till Produktblad : OBS! Det är viktigt att komma ihåg att ordningen och namngivningen i filsystemet är identiskt med visningen i en smartphone/surfplatta oavsett antal dokument knutna till en viss produkt. 26
Ta bort filer För att helt radera ett dokument används knappen Ta bort, som finns för varje filrad: Vi ska radera filen QR-Docs produktblad och klickar på knappen Ta bort för detta dokument. Nu öppnas ett varningsfönster där vi måste bekräfta att vi vill radera filen. Vi klickar på Ok och filen raderas. I huvudfönstret bekräftas att filen tagits bort och att sidan uppdaterats: OBS! Eftersom det i exemplet bara fanns EN fil i mappen Produktblad visas inte heller mappen längre. Tomma mappar visas inte. Däremot finns de kvar i systemet och är tillgängliga för uppladdning av filer (se bild nedan, samt sidan 21). 27
Det går endast att ta bort filer som INTE är förbockade för någon produkt. Systemet är byggt så att man inte av misstag ska kunna radera ett dokument som är knutet till en produkt. Skulle man klicka på Ta bort (och därefter bekräftat raderingen) kommer systemet att behålla filen, men ge ett felmeddelande. Vi visar igen genom att klicka på Ta bort för filmen Fjärrvärmecentralen Del 1 och därefter på Ok. Det som sker är att filen ligger kvar i systemet och ett meddelande visas: Felmeddelande TIPS! För att bocka av dokument som du vill radera så gå till Ändra/Ta bort och välj Ändra och bocka av dokument. 28
Support I denna manual finns all information för att komma igång med QR-Docs Webbadministration. Men det kan ju vara så att du har fler frågor eller att andra problem uppstår. Då kan du kontakta oss direkt på vår support. All support sker via e-post på: support@qr-docs.com Webbadministration Datalagring & backup Webbserver FTP Allt innehåll i denna manual är upphovsskyddat 2012 BSIP emedia AB 29