Förstudierapport Intranät

Förstudierapport Intranät Innehåll 1 Sammanfattning... 3 2 Uppdraget... 4 2.1 Uppdragsgivare och uppdragstagare... 4 2.2 Bakgrund... 4 2.3 Syfte och mål med förstudie... 4 2.3.1 Del ett syfte och mål... 4 2.3.2 Del två syfte och mål... 5 2.4 Resurser och organisation... 5 3 Vad är ett intranät... 6 3.1 Förbättringsområden och nytta med ett intranät... 6 4 Generell behovsbild... 6 4.1 Förankring och deltagare i behovsinventeringen... 7 4.2 Metod för behovsinventering... 7 4.2.1 Intervjuer... 7 4.2.2 Workshops... 7 4.3 Prioriterade kravområden... 8 4.3.1 Tillgång till allmän och rollbaserad information... 8 4.3.2 Styrande och redovisande dokument... 9 4.3.3 Sökfunktion... 9 4.3.4 Samarbetsytor... 10 4.3.5 Personalisering Min sida... 10 4.3.6 Sociala funktioner... 10 4.3.7 Övriga krav... 10 4.4 Analys av 129 krav... 11 4.5 Utvärdera Umeå universitets implementation av intranät... 11

4.5.1 Utlåtande efter implementation... 11 4.6 Utvärdera kostnader och risker för att utveckla saknad funktionalitet... 12 4.7 Provimplementation och test i testmiljö... 12 4.8 Utvärdera Polopoly som intranät på lång sikt... 12 5 Universitetsgemensamt eller lokalt intranät... 13 5.1 Lokalt intranät... 13 5.1.1 Önskad effekt... 13 5.1.2 Fördelar... 14 5.1.3 Utmaningar och risker... 14 5.1.4 Förslag på förvaltningsorganisation... 15 5.1.5 Kostnader för förvaltning... 15 5.2 Universitetsgemensamt intranät... 15 5.2.1 Önskad effekt... 15 5.2.2 Förslag på förvaltningsorganisation... 17 6 Lösningsförslag... 18 6.1 Befintlig plattform... 19 6.2 Ny plattform... 19 6.3 Jämförelse av de olika lösningsförslagen... 19 6.3.1 Tabellen visar skillnaden mellan lösningarna.... 19 7 Diskussion... 20 8 Förslag på nästa steg... 20 9 Angränsade projekt... 22

1 SAMMANFATTNING Förstudierapporten behandlar behovet av ett intranät inom Stockholms universitet. Problembilden bottnar bl.a. i att det saknas en gemensam kommunikationsplattform för Stockholms universitet (SU) och att det är svårt att nå ut på ett likartat sätt till alla medarbetare inom SU. Slutsatsen är att medarbetarna upplever att nuvarande lösningar (medarbetarwebben, e- post, anslagstavlor, mm) inte ger det stöd som behövs (enligt behovsbilden) och att det saknas en enhetlig kommunikationsplattform som potentiellt kan användas av alla medarbetare inom SU. Förstudien dokumenterade 129 krav (bilaga 1) över funktioner och funktionalitet som kan/kommer underlätta arbetet för medarbetarna på SU. 88 av kraven kan uppfyllas genom utveckling i dagens plattform Polopoly. Resterande 41 krav kräver utveckling på en annan plattform, då nuvarande plattform inte har stöd för dessa. Två alternativ på intranät har diskuterats: 1. Universitetsgemensamt intranät a. Alla medarbetare kan kommunicera med alla oavsett institution b. Centralt och ägs av Samverkansavdelningen 2. Lokalt intranät. a. Medarbetare kan enbart kommunicera med varandra inom och mellan institutioner som har valt samma tekniska lösning. b. Tillhandahålls av IT- avdelningen Förstudien har fokuserat på två lösningsförslag: Befintlig plattform - Uppdatera medarbetarwebben o Snabb implementation o Låg projekt- och förvaltningskostnad o Användbarheten kommer bli låg, då viss högt prioriterad funktionalitet inte kan byggas inom plattformen. Ny plattform o Lång implementation o Hög projekt- och förvaltningskostnad o Användbarheten kommer bli hög, då flertalet av de högt prioriterade funktionerna kan byggas i en ny plattform.

2 UPPDRAGET 2.1 UPPDRAGSGIVARE OCH UPPDRAGSTAGARE Beställare Ronnie Kron, sektionschef IT- staben Utredare IT- avdelningen 2.2 BAKGRUND Att kommunicera enhetligt och på ett enkelt sätt är en utmaning. Dels är universitet en stor organisation med många olika institutioner, centra och förvaltningsenheter, där alla har olika behov av information. Som ett exempel så skickas viktigt verksamhetsinformation ut från universitetsledningen till prefekter och chefer per e- post som i sin tur sprider informationen på respektive institution. Under 2009 presenterades resultatet från det så kallade Översynsprojektet och det visade bland annat på att institutionerna inte var nöjda med servicen från universitetsförvaltningen och att det förekom informationsbrist. Det upplevdes svårt att hitta riktlinjer, regler, rutinbeskrivningar m.m. som behövdes för att bedriva verksamheten på ett bra sätt. Bristerna varierade stort mellan olika områden och arbetsuppgifter. Sedan dess har många åtgärder vidtagits som har förbättrat ovan nämnda brister, men det saknas fortfarande en enhetlig kanal för internkommunikation som tillgodoser behovet av information i den dagliga verksamheten (rutiner, blanketter, kalendarium, mallar, central och lokal information, etc.). Det upplevs fortfarande att det är svårt att hitta information som är specifik för den enskilde medarbetaren. Idag finns ett antal institutioner som redan har egna intranät. Driften av dessa sköts av respektive institution och består av olika plattformar. Det sistnämnda gör det svårt att utbyta kunskap och hjälpa varandra med t ex utveckling och drift. Det saknas ett verktyg för att hantera framtida kommunikations- och informationsbehov med ökat fokus på samarbete inom universitetet, för att komma ifrån dagens spridda arbetssätt och olika intranätplattformar inom de olika verksamheterna (institutioner, centren, förvaltningsenheter). I slutet av 2014 och första kvartalet 2015 genomfördes en förstudie kring införande av ett intranät för Stockholms universitet (SU). Arbetet med förstudien fortsatte i maj med att utreda ytterligare några frågor lite mer ingående. 2.3 SYFTE OCH MÅL MED FÖRSTUDIE 2.3.1 Del ett syfte och mål Första delen i förstudien genomfördes för att undersöka behov och önskemål för ett intranät. Den fokuserade på två typer av leveransmetoder, dels ett universitetsgemensamt intranät och dels

intranät som tjänst. Studien redogör för nyttor, utmaningar och risker med de två alternativen. Leveransmetoderna jämförs sedan mot varandra baserat på den inhämtade kravbilden. 2.3.2 Del två syfte och mål Analysera de 129 kraven, för varje krav ta reda på om det kan lösas med Polopoly eller med annan teknik. Kontakta Umeå universitet för att få en utvärdering av deras implementation av intranät Utvärdera kostnader och risk för att utveckla saknad funktionalitet baserat på kraven Utvärdera Polopoly som intranät på lång sikt (Utveckling, road map, integrationer osv.) Genomför en provimplementation och testa i en testmiljö Målet med förstudien är att ge IT- strategiska styrgruppen ett underlag för att kunna fatta ett beslut om fortsättningen i intranätsinitiativet. 2.4 RESURSER OCH ORGANISATION Under förstudiens del 1 och 2 har cirka 50 medarbetare från olika institutioner samt förvaltningsavdelningar deltagit i workshops och/eller intervjuer. Utifrån dessa medarbetare så har en kärngrupp varit mer involverade i arbetet. Namn Befattning Bidrag i projektet Joakim Winter IT- chef Ordförande i förstudiens styrgrupp samt sponsor av förstudien Ronnie Kron Sektionschef IT- stab Styrgruppsmedlem Linda Strid Sofie Trosell Mia Söderbärj Kommunikatör Företagsekonomiska institutionen Kommunikatör/Utredare Statsvetenskapliga institutionen Kommunikationsansvarig IT- avdelningen Deltar i målgruppsanalysarbetet, kravarbetet samt ansvarar för kommunikationen till sin egen institution Deltar i målgruppsanalysarbetet, kravarbetet samt ansvarar för kommunikationen till sin egen institution Deltar i målgruppsanalysarbetet samt ansvarar för kommunikation i förstudien. Madeleine Sandberg Webbredaktör Juridicum Deltar i målgruppsarbetet, kravarbetet samt ansvarar för kommunikationen till sin egen institution. Pia Nordin Jan Löf Informatör/Webbredaktör Institutionen för Svenska och flerspråkighet Kommunikationsstrategi Samverkansavdelningen Deltar i målgruppsanalysarbetet, kravarbetet samt ansvarar för kommunikation till sin egen institution. Deltar i målgruppsanalysarbetet, kravarbetet samt ansvarar för kommunikationen till sin förvaltningsenhet.

Maria Isacsson Gunlög Sundberg Viktoria Arwinge John Mårtensson och Maria Cronfalk Kommunikationsansvarig - Företagsekonomiska institutionen Prefekt Institutionen för Svenska och flerspråkighet Administrativ chef Statsvetenskapliga institutionen BRM IT- avdelningen Marie Strömberg Förvaltningsledare IT Digitala kanaler Ulrika Bergfors Projektledare Umeå universitet Kriström Carl Arnolds Kundansvarig Atex Polopoly Verksamhetens representant i beslutsforum. Tillser att institutions- medarbetare kan bistå i först i förstudien. Verksamhetens representant i beslutsforum. Tillser att institutions- medarbetare kan bistå i projektet Verksamhetens representant i beslutsforum. Tillser att Statsvetenskapliga Inst.- medarbetare kan bistå i förstudien. Deltar i målgruppsanalysarbetet och i kravarbetet vid behov samt deltar vi förankringsaktiviteter mot institutionerna. Polopoly Referens för Umeås införandeprojekt av intranät 3 VAD ÄR ETT INTRANÄT Intranät är enligt SAOL: Internt datornät inom en organisation men åsyftar idag ofta begreppet internwebb, det vill säga webbplatser och webbsidor som enbart är tillgängliga inom organisationens nätverk eller för inloggade medarbetare. Dessa webbsidor kan innehålla filer, dokument, webbapplikationer och information hämtade från databaser. 3.1 FÖRBÄTTRINGSOMRÅDEN OCH NYTTA MED ETT INTRANÄT Ett bra intranät skapar värde för användarna och deras organisation. Det hjälper användarna att utföra sina uppgifter, hjälper dem att komma i kontakt med varandra, håller alla uppdaterade och stärker vi- känslan inom organisationen. 4 GENERELL BEHOVSBILD Kraven har samlats in genom djupintervjuer och workshops med representanter från alla fakulteter samt medarbetare från universitetsförvaltningen. Representanterna har delats in i tre målgrupper baserat på medarbetarens roll på Stockholms universitet: Teknisk/administrativ personal Chefer (prefekter, administrativa chefer, avdelningschefer inom förvaltningen) Lärare och forskare

4.1 FÖRANKRING OCH DELTAGARE I BEHOVSINVENTERINGEN Representanter från alla fakulteter har varit delaktiga i behovsinventeringen. Förstudien har arbetat med ett urval av medarbetare från ett antal delar av verksamheten. Värt att nämna är att alla tillfrågade institutioner har varit odelat positiva till att vara med och ställt medarbetare till förstudiens förfogande. Humanistiska fakulteten Institutionen för svenska och flerspråkighet Juridiska fakulteten Juridiska Institutionen Samhällsvetenskapliga fakulteten FEK Företagsekonomiska institutionen Statsvetenskapliga institutionen Naturvetenskapliga fakulteten. Institutionen för material- och miljökemi Fysikum Institutionen för organisk kemi Meteorologiska institutionen Universitetsförvaltningen Kommunikationsavdelningen Personalavdelningen Områdeskansliet för humaniora, juridik och samhällsvetenskap Områdeskansliet för naturvetenskap Planeringsavdelningen 4.2 METOD FÖR BEHOVSINVENTERING Förstudien har använt sig av workshops och djupintervjuer för att samla information om behovsbilden. Nedan beskrivs hur djupintervjuer och workshops genomförts, och hur resultaten hanterats och dokumenterats. 4.2.1 Intervjuer Djupintervjuerna har skett tillsammans med medarbetare från ovannämnda institutioner. I intervjuerna har fokus legat på att skapa en bild av hur medarbetaren arbetar idag, alltså ett nuläge, och vilka problem och hinder som medarbetare upplever med nuvarande arbetssätt. Därefter har intervjuerna övergått till att fokusera på hur nuvarande arbetssätt skulle kunna förbättras och vad ett intranät potentiellt skulle erbjuda. Utifrån den diskussionen har både specifika och allmänna behov och krav framkommit. Cirka 30 djupintervjuer har utförts. Alla målgrupper har varit representerade, dock har majoriteten varit med chefer (prefekter och administrativa chefer). 4.2.2 Workshops Workshops har skett tillsammans med medarbetare från ovan nämnda institutioner och förvaltningsavdelningar. Alla målgrupper har varit representerade i workshoparna så att deltagarna

har kunnat höra andras perspektiv samt skapa en bra diskussion om vad medarbetarna verkligen behöver. Fokus har legat på att specificera de fem individuella arbetsuppgifter som är viktigast för respektive medarbetare. Efter det har deltagare fått skriva ner problem och hinder med respektive arbetsuppgift som de upplever det idag och därefter har vi fokuserat på lösningar till dessa problem. När lösningarna har konkretiserats har vi bett deltagare tänka fritt kring på vilket sätt ett intranät skulle kunna underlätta deras dagliga arbete. När detta hade dokumenterats bad vi deltagarna att prioritera vilka kravområden som är absolut viktigast samt koppla respektive kravområde till fördefinierade förbättringsområden/nyttor. Utifrån denna kartläggning är det möjligt att följa vad enskilda målgrupper har för behov och samtidigt koppla behoven till specifika arbetsuppgifter och förbättringsområden. Totalt har sju stycken workshops genomförts med alla målgrupper samt totalt 25 medarbetare från alla fakulteter. 4.3 PRIORITERADE KRAVOMRÅDEN Baserat på djupintervjuerna och workshoparna så har en behovsbild utkristalliseras och det har varit möjligt att lista de kravområden som är mest prioriterade. I bilaga 1 redovisas samtliga 129 krav som framkommit, tabellen nedan visar en aggregerad bild av kraven: Kravområde Prioriterat av målgrupperna Tillgång till allmän och rollbaserad information 6 Styrande och redovisande dokument möjlighet att publicera 5 och redigera både centralt och lokalt Sök funktionalitet för sökning i både öppna och stängda 4 system Samarbetsytor 3 Personalisering Min sida 2 Social funktioner 1 Tabellen visar vilka kravområden som målgrupperna tillsammans uppfattade som 6=viktigaste och 1=mindre viktigt. Många av kraven som framkom och prioriterades högst handlar om basfunktionalitet, som t ex möjligheten att kunna publicera information centralt och lokalt. Chefer och prefekter är den målgrupp som prioriterade publicering av information högst eftersom de har ett stort behov av att nå ut med information i sin verksamhet. Forskare och lärare är intresserade av att kunna publicera nyheter inom det egna området. Gemensamt för alla målgrupper är att sökfunktionen behöver vara bra så att det går att hitta relevant information snabbt och att kunna söka i olika slags interna system. Nedan följer en kort beskrivning av respektive kravområde i prioriteringsordning 4.3.1 Tillgång till allmän och rollbaserad information Kravområdet är ett av de viktigaste i ett intranät. Tanken bakom är att det ska finnas central och lokal information i samma verktyg. Det ska således finnas den centrala delen (likt medarbetarwebben)

samt lokala delar (institutions egna intranätssidor) i samma verktyg som hierarkiskt följer det organisatoriska schemat. För den enskilda institutionen ska det vara möjligt att ha informationsflöden som listar kommande aktiviteter, seminarier, nyanställningar, etc. och det ska på ett enkelt sätt vara möjligt att ta del av den centrala informationen. Ett specifikt krav är att medarbetarna vill kunna prenumerera på information, som t ex information om uppgraderingar i Ladok, ny funktionalitet i webbpubliceringssystemet Polopoly, mm. Det är just detta som rollbaserad information syftar på. Som nämnts tidigare, så finns det en stor driftkraft i att låta institutionen ha egna lokala sidor som administreras av institutionen själva och är sammanvävd med det centrala intranätet. Inom det lokala intranätet ska det vara möjligt för institutionens medarbetare att publicera, redigera och dela information med varandra. Tanken är att mycket av den information som det finns behov av att dela till medarbetaren inte behöver vara öppen för allmänheten, utan gör sig bäst bakom inloggning. Som exempel på information som inte behöver vara öppen för allmänheten är: institutionsledningens mötesprotokoll, semesterplanering, institutionsspecifika rutiner, etc. Denna information anses inte skapa något mervärde för allmänheten och kan därmed ligga på en internwebb. Kalendarium ska finnas på intranätet där både centrala och lokala aktiviteter ska kunna läggas upp och ses av alla användare samt kunna synkroniseras med externwebben. Lokalt ska det vara möjligt för en användare att lägga upp egna seminarier, events och aktiviteter för den egna enheten såsom institutionen eller förvaltningsavdelningen. Detta ska även finnas tillgängligt för alla medarbetare på enheten. Intranätet ska också kunna koppla anmälningsformulär till kalenderaktiviteter i Microsoft Outlook och lokala möten såsom gruppmöten, sektionsmöten och institutionsmöten ska finnas i kalendariet. Anmälningsfunktionen ska vara kopplad till ansökningar för forskningsmedel och deadlines för ansökning av dessa ska vara synliga. Slutligen ska kalendariet vara anpassningsbart för den unika användaren så att relevant information når fram till rätt person. 4.3.2 Styrande och redovisande dokument Det största antalet specifika krav handlar om styrande och redovisande dokument, så som hantering, redigering och publicering av mötesprotokoll, beslutsloggar, verksamhetsplaner, blanketter, mallar och arbetsrutiner. Detta gäller både för förvaltningsavdelningarna och för institutionerna, dvs. hantering av centrala och lokala dokument. Det är tydligt att alla målgrupper anser att det finns en stor förbättringspotential kring dokumenthantering och publicering, jämfört med nuvarande lösning (medarbetarwebben och institutionernas egna personalsidor). Det som lyfts fram är att det ska vara möjligt att samla alla styrande och redovisande dokument i samma verktyg för att förenkla hanteringen och publicering och på så sätt öka tillgängligheten och tillförlitligheten för dokument. Som dokumentägare ska det vara möjligt att skapa, spara, redigera, versionshantera och publicera dokument i samma verktyg. Med hjälp av metadata ska användarna kunna märka sina dokument så att det blir lätt för mottagaren att söka efter dokument. För användarna ska det vara möjligt att ladda ner och skriva ut dokument. 4.3.3 Sökfunktion Att intranätet ska ha en inbyggd sökfunktion ansågs väldigt viktigt för samtliga deltagare i workshops och intervjuer. För att säkerställa kvalitén på källorna som sökmotorn letar i är det viktigt att sökfunktionen kan hantera sök på både fritext och metadata. Det ska också finnas möjlighet att söka i

flera källor samtidigt och anpassa sökresultaten. Att kunna filtrera sökningen kommer bidra till mer precisa träffar, effektivare arbete och mindre frustration. Övriga efterfrågade funktioner är möjlighet att söka på både svenska och engelska, att inkludera interna webbsidor i sökningar och hantering av synonymer. Förslag har dykt upp om att utse en ansvarig för sökfunktionen som hanterar statistik, utvecklar funktionen, tar emot synpunkter och hjälper till med support. 4.3.4 Samarbetsytor Det ska vara möjligt att skapa samarbetsytor för projekt/kurser/forskningsarbete där det är möjligt att hantera dokument, men även diskussionsforum i form av snabbmeddelanden. Det ska vara möjligt att skapa egna unika grupper som användaren själv administrerar och bjuder in medlemmar till. Det finns även behov att bjuda in externa personer, t ex forskare från andra universitet. Ytorna ska användas för att skapa och dela dokument, erfarenheter, projekt, tips, kommentarer och filer samt underlätta för samverkan mellan medarbetare inom och mellan institutionerna på SU. 4.3.5 Personalisering Min sida Det ska vara möjligt för användaren att göra personliga anpassningar av delar av intranätet, t ex lägga till länkar, så att det blir enkelt att komma till viktiga arbetsverktyg. Det handlar också om att kunna markera vilka dokument användaren vill ha som favoriter. På Min sida, vill användaren att det ska vara möjligt att se information om, t ex vilka samarbetsytor användaren är medlem i, hantera sina kontakter, etc. Det ska också gå att ställa in vilka meddelanden och nyheter användaren vill ha, som t ex nyheter från rektorns blogg, meddelanden om uppdatering i Ladok, etc. Detta kallas för aviseringar/notiser och är väldigt vanligt i moderna smarta telefoner. Bakgrunden till detta behov är att användaren får mycket information per e- post och många gånger försvinner viktig information i mängden. 4.3.6 Sociala funktioner För att underlätta kommunikationen och samarbete samt öka användningsgraden av ett intranät kan social funktioner byggas in. Många använder redan i dag sociala funktioner i sitt dagliga arbete, exempelvis lärare som använder Facebookgrupper för att koordinera undervisning och hantera kursmaterial. 4.3.7 Övriga krav Det finns många fler krav som har framkommit och som kan vara värda att nämna: Det ska vara möjligt att komma åt intranätet externt och på olika plattformar (mobil, surfplatta, pc, Linux) Det ska vara rollbaserat, så att det är möjligt att sätta behörigheter efter roll och organisatorisk tillhörighet. Det ska finnas central information och det ska även vara möjligt att ha egen lokal information. Intranätet måste finnas både på engelska och svenska.

4.4 ANALYS AV 129 KRAV De djupintervjuer och workshops som genomfördes i fas ett, resulterade i 129 dokumenterade krav. Marie Strömberg, förvaltningsledare- IT (FL- IT) för Digitala kanaler har tillsammans med teamet analyserat kraven. Syftet var att ta redan på om kraven kan uppfyllas inom dagens plattform Polopoly eller om det krävs att vi införskaffar en annan plattform för att uppnå önskad funktionalitet. 88 av kraven har stöd i Polopoly. 41 av kraven kräver utveckling i en ny plattform för att uppfylla kravet. Dessa krav handlar om funktioner som samarbetsytor, kalendarium och dokumenthantering. 4.5 UTVÄRDERA UMEÅ UNIVERSITETS IMPLEMENTATION AV INTRANÄT Umeå gjorde en förstudie 2011/2012 som visade på att de saknade en sammanhållen, gemensam digital lösning för kommunikation och för det dagliga arbetet för universitets medarbetare. Behovsanalysen visade att medarbetarna vill: arbeta på distans anpassa innehållet, vad man ville se dela dokument, samarbeta, kommunicera med andra. få meddelande från andra system att Intranätet ska anpassas för olika skärmar Syftet med projektet, som startade 17 september 2013 och avslutades 31 december 2014, var att införa ett intranät anpassat efter användarnas behov. Efter analysarbetet valde man att bygga intranätet på EPiServer och Sharepoint, genom att befintlig plattform inte skulle uppfylla användarnas förväntningar på ett intranät. Umeå har efter lanseringen fortsatt vara lika öppen med information som innan. Den totala kostnaden för införandet av intranät för Umeå universitet blev 11,4 mkr fördelat på två år, av detta är IT- kostnaden 7 mkr (licenser, teknisk projektledning, serverinköp, utveckling mm.) 4.5.1 Utlåtande efter implementation Umeå universitet har fått ett modernt intranät som uppfyller behovet av kommunikation och samarbete inom organisationen. De är mycket nöjda med lösningen man valde och implementationen. De erbjuder en universitetsgemensam lösning, som innebär att de förvaltar, driftar och supportar en standardlösning. Dock hindrar de inte institutionerna att ha andra lösningar, men dessa förvaltar, driftar och supportar man inte centralt. De erbjuder en standardlösning för samarbetsytor i Aurora (namnet på intranätet) med två mallar: för institutioner/enheter för grupper/projekt

Det som skiljer lösningarna åt är olika uppsättningar av funktioner, alla funktioner som finns kan läggas in i båda mallarna om man vill. Uppsättning, drift, förvaltning och grundläggande support är kostnadsfri för institutionerna. Det finns inga begränsningar på antal samarbetsytor en institution kan beställa och få uppsatt utan kostnad. Vill man köpa mer utrymme än de 10 GB som ingår får man betala en avgift. Förvaltningsbudgeten för intranätet ligger till största delen på IT- enheten (licenser, servrar, drift, förvaltning/vidareutveckling) men Kommunikationsenheten får till stora delar bestämma vad den ska användas till när det gäller buggrättningar och vidareutveckling. Kommunikationsenheten har en egen mindre driftsbudget för verksamhetsfrågor. 4.6 UTVÄRDERA KOSTNADER OCH RISKER FÖR ATT UTVECKLA SAKNAD FUNKTIONALITET Av de krav som dokumenterats är det 41 som det inte finns stöd för i nuvarande plattform, Polopoly. Leverantören Atex planerar inte att utveckla det stöd eller funktioner som krävs för att vi ska kunna utveckla dessa krav. Estimatet att implementera de 88 kraven i Polopoly, är 500 timmar och riskerna bedöms som låga till medellåga. Implementation av samtliga 129 krav, kräver en ny plattform då befintlig plattform inte kan tillmötesgå alla krav. Införandet av detta estimeras till 12 miljoner kronor över en två års period Projektorganisation, utbildning och övrig drift: 5 miljoner Teknik, utveckling, licenser och server/drift: 7 miljoner Estimatet bygger på information från Umeå universitets implementation av ett intranät. 4.7 PROVIMPLEMENTATION OCH TEST I TESTMILJÖ Någon provimplementation har inte gjorts. Förvaltningsobjektet Digitala kanaler har inte prioriterat in detta som en aktivitet bland pågående och redan planerade aktiviteter, då kostnaden blir högre än nyttan av en provimplementation. Att genomföra en provimplementation estimeras till 150 timmar. 4.8 UTVÄRDERA POLOPOLY SOM INTRANÄT PÅ LÅNG SIKT Atex som är leverantör av plattformen Polopoly, har uttalat att Polopoly är en av deras mest centrala produkter och har fokus på att produkten ska utvecklas. Atex har inte kunnat svara på eller leverera något underlag som visar på vad de planerar att utveckla i Polopoly, men har lämnat information att de kommer utveckla och förbättra produkten.

5 UNIVERSITETSGEMENSAMT ELLER LOKALT INTRANÄT Två lösningar har behandlats: Universitetsgemensamt intranät o Hela SU tillhandahålls en enhetlig och central kommunikationsplattform vilken blir obligatorisk. I denna lösning blir det möjligt för institutionen att välja om de vill ha egna lokala intranät. Lokalt intranät o IT- avdelningen erbjuder en tjänst till institutionerna. Tanken är att institutionerna beställer tjänsten hos IT- avdelningen som sedan sätter upp ett lokalt intranät. I detta kapitel går vi igenom de nyttor och risker som kan vara resultatet av att införa ett intranät. Om SU väljer att gå vidare efter denna förstudie är det viktigt att arbeta vidare med behovsanalysen för att möjliggöra ett aktivt beslut kring val av anpassningar och plattform, i syfte att säkerställa att Stockholms universitet får ett så behovsanpassat intranät som möjligt. 5.1 LOKALT INTRANÄT Med ett lokalt intranät kan medarbetare samarbeta, kommunicera och dela information inom och mellan institutioner som har valt samma tekniska lösning. Lösningen kan vara gemensam för flera institutioner inom SU, men implementation, anpassningar och regelverk kan skilja de olika intranäten åt. Ett lokalt intranät har i förstudien beaktats som tjänst, där varje enskild institution beställer, kravställer och implementerar sitt lokala intranät. Den detaljerade funktionella specifikationen för ett lokalt intranät är starkt beroende av val av underliggande plattform för intranätet. Under förstudien diskuterades flera olika scenarier med tänkt funktionalitet, som kan vara möjliga vid val av en specifik plattform. Möjligheten till kundanpassningar är också starkt beroende av valet av plattform och även av budget, tid och kvalitet. Lokalt intranät erbjuds för institutionen som tjänst, genom att ge tillgång till ett centralt hanterat system. Varje institution får en instans konfigurerad i detta centrala system, med integration till andra institutioners instanser. Institutionen nyttjar därefter intranätet som en molntjänst, där all infrastruktur hanteras som en del av tjänsteutbudet. 5.1.1 Önskad effekt Under förstudien formulerades ett förslag till den effekt som eftersöks med ett intranät för Stockholm universitet: "Intranät som tjänst ska bidra till att stödja medarbetaren i det dagliga arbetet och underlätta samarbetet och informationsutbyte inom och mellan institutioner" För att uppnå full effekt av införandet av lokalt intranät bör denna målsättning kommuniceras och detaljeras ytterligare.

5.1.2 Fördelar Med ett lokalt intranät som tjänst ger vi institutionerna möjlighet att köpa tjänsten och ger möjlighet att kommunicera med institutioner som har lokalt intranät som tjänsten. 5.1.2.1 Ökad kontroll för respektive institution Med ett lokalt intranät får institutionerna ökad kontroll över utveckling, kundanpassning och utformning av regelverk och arbetsflöden. 5.1.2.2 Lägre risk för IT- avdelningen En stor del av investeringskostnaderna läggs på respektive institution vid själva införandet och färre generiska funktioner utvecklas i basutförandet. Detta kan ge en kortare initial utvecklingsfas med lägre budget för utvecklandet av tjänsten. Mer resurser behöver dock planeras för respektive införande hos institutionerna. 5.1.3 Utmaningar och risker Med ett lokalt intranät finns även utmaningar i jämförelse med ett universitetsgemensamt intranät. Utmaningarna kan i flera fall ses som risken att inte uppnå en efterfrågad nytta och bör tas i beaktning vid val av plattform och val av teknisk lösning, för att aktivt kunna avgöra möjligheten till att uppnå den eftersökta effekten och maximal nyttouppfyllnad. 5.1.3.1 Begränsad tillgänglighet En potential med ett gemensamt intranät som riskerar att missas med en lösning med lokala intranät är att publicera information som når alla inom hela SU, vilket kan vara användbart för central administration eller liknande. Publicering av information som universitet vill ska nå grupperingar som återfinns i flera institutioner (som till exempel alla lärare, prefekter med mera) möjliggörs bara till de institutioner som har lokalt intranät som tjänst. Sökning på personer eller information som inte ligger inom institutionens intranät fungerar bara inom och mellan institutioner som har lokalt intranät som tjänst. Detta medför att information kan komma att behöva dupliceras för att nå alla tänkta intressenter, vilket i sin tur driver kostnader för personal och ökar risken för att informationen inte når alla tilltänkta mottagare. Detsamma kan komma att gälla för distribuering av dokumentation som kan beröra medarbetare på fler än en institution på Stockholms universitet, vilket inte kommer vara möjligt att göra på ett effektivt sätt om de olika systemen är separerade.

5.1.4 Förslag på förvaltningsorganisation IT- avdelningen föreslås äga och förvalta lokalt intranät som tjänst. För att samla institutionernas behov och problem skapas en referensgrupp. Referensgruppen ansvarar för att sammanställa och leverera underlag till objektägaren/förvaltningsledaren. IT- förvaltning Beslutsforum Strategisk nivå IT- avdelningens ledning Portföljstyrgrupp Budgetnivå Objektägare IT Programstyrgrupp Beslutsnivå Förvaltningsledare IT Förvaltningsledning Operativ nivå IT- specialist 5.1.5 Kostnader för förvaltning Förvaltningskostnader för intranät som tjänst har beräknats utifrån granskning av information från Umeå universitet samt andra relevanta införanden av intranät. Utgångspunkten för nedan estimat är att tre institutioner implementerar intranät som tjänst, samt nyttjar IT- förvaltning för dessa. Årliga kostnader Kostnad Kommentar IT - Förvaltning intern Löpande licens/support Webfront- server Hårdvara (IT- miljöer) Summa kostnader per år 1 150 000 kr IT- avd: Förvaltningsledare (0,6*heltid) och driftsledare (0,2*heltid) 100 000 kr Extern kostnad, ~8000 kr per månad 50 000 kr Driftkostnader 100 000 kr Uppgradering av hårdvara 1 400 000 kr Notera att detta är endast kostnader för IT- avdelningen IT- avdelningen prissätter tjänsten utifrån beräknad kostnad för vidareutveckling, drift och förvaltning 5.2 UNIVERSITETSGEMENSAMT INTRANÄT Med ett universitetsgemensamt intranät kan medarbetare samarbeta och dela information med varandra, både inom institutionen och mellan institutioner och övriga delar av universitetet. Det universitetsgemensamma intranätet kan ses som en gemensam kommunikationsplattform för universitetetsförvaltningen, fakulteter, institutioner och center, i syfte att på ett effektivt sätt kunna stödja kärnverksamheten i deras dagliga arbete. 5.2.1 Önskad effekt I förstudien har projektgruppen diskuterat vad den långsiktiga målsättningen (önskad effekt) egentligen kan vara med ett universitetsgemensamt intranät. Förstudien kom fram till följande förslag på långsiktig målsättning för det universitetsgemensamt intranät:

SU:s intranät ska vara till stöd för medarbetaren i det dagliga arbete och underlätta samarbete och informationsutbyte inom och mellan institutioner, projekt, center, förvaltningsenheter. Detta ska inte ses som den slutgiltiga målsättningen, utan är tänkt som diskussionsunderlag i ett fortsatt arbete. 5.2.1.1 Fördelar Ett universitetsgemensamt intranät stärker känslan av Ett universitet, genom att man ökar tillgängligheten till information samt skapar möjlighet för medarbetare att utbyta kunskap och erfarenhet med andra institutioner/avdelningar. 5.2.1.2 Utmaningar och risker Införandet av ett universitetsgemensamt intranät kräver resurser och engagemang från ett stort antal människor. Därför är det förknippat med ett antal utmaningar och risker. Bland dessa bör nämnas: Samsyn inom ledningsfunktionerna Ett av de viktigaste framgångskriterierna för att lyckas med ett universitetsgemensamt intranätsinförande är att universitetsledning, fakultetsledning, förvaltningsledning och institutionsledningarna står bakom projektets mål och förstår nyttorna med ett införande. Utan en enad front kommer projektet aldrig bli framgångsrikt. Detta innebär att beslutfattare på olika nivåer behöver ha en samsyn och förståelse för projektet samt vara villiga att avsätta resurser för projektet. Nytt gemensamt arbetssätt Ett universitetsgemensamt intranät har påverkan på verksamheten och hur medarbetare arbetar idag. För att få ut effekterna av ett intranät behöver exempelvis alla informationsägare arbeta aktivt med att kvalitetssäkra information så att användarna upplever att det är tillförlitligt och relevant. Många forskare/lärare, chefer och TA- personal använder olika lösningar (som t ex Google- docs, Facebook- grupper, box, etc.) som verktyg för att stödja sina arbetsuppgifter. Att få alla att börja använda en gemensam lösning är en förändringsresa som behöver hanteras under projektgenomförande och framförallt under förvaltningen, d v s arbetet tar inte slut efter projektavslut; det är då det börjar. Bristande verksamhetsanpassning En av svårigheterna med ett intranätprojekt är att identifiera användarnas krav och behov. Svårigheter att formulera och identifiera krav på system man inte är van vid att arbeta med kan resultera i att lösningen i inledningsskedet inte möter upp mot de ställda förväntningarna. Detta innebär att projektet behöver involvera medarbetare från verksamheten under projektgenomförandet och arbeta agilt (d v s, utveckling som sker flexibelt och under korta tidsperioder, kräver hög delaktighet från användarna). Bakgrunden till detta är att behovsbilder har en tendens att ändras i takt med att utvecklings- och demonstrationsarbetet fortskrider. Låg användandegrad För att inte riskera att få en låg användandegrad är det viktigt att projektet har en tät dialog med användarna genom hela projektgenomförandet så att de känner att de är delaktiga i utformningen av intranätet och de viktigaste behoven uppfylls.

Budget och införandetid Ett införandeprojekt av denna omfattning har många beroenden, bland annat hos nyckelpersoner i verksamheten, leverantörer och andra IT- system. Detta kan leda till svårigheter att i ett tidigt skede korrekt estimera kostnader och införandetider. Under förstudien har informationsinsamling från Uppsala universitet och Umeå universitet gjorts, och detta har gett värdefull information i arbetet att utforma nästa steg, sätta ambitionsnivån samt strategier för genomförande. 5.2.2 Förslag på förvaltningsorganisation Förvaltningsorganisationen runt det universitetsgemensamma intranätet ska organiseras enligt förvaltningsstyrningsmodellen PM3. Tabellen nedan visar vilka funktioner/enheter som ansvarar för respektive område. Verksamhetsnära förvaltning IT- förvaltning Beslutsforum Strategisk nivå Verksamhetens ledning IT- avdelningens ledning Portföljstyrgrupp Budgetnivå Objektsägare Objektägare IT Programstyrgrupp Beslutsnivå Förvaltningsledare Förvaltningsledare IT Förvaltningsledning Operativ nivå Systemspecialist IT- specialist Ett universitetsgemensamt intranät rekommenderas att ägas av den nya förvaltningsavdelningen Samverkansavdelningen, varför den avdelningen bör utse objektsägare och förvaltningsledare. Innan ett genomförandeprojekt inleds rekommenderas att objektsägare och förvaltningsorganisation fastställs i den mån det är möjligt. 5.2.2.1 Kostnader för förvaltning För att ta fram ett relevant estimat för förvaltningsbudget har förstudien utgått dels från budgeten för Objekt Webbpublicering (endast IT- avdelningens budget: 3,2 MSEK för 2015) samt information från Umeå universitets intranätsförvaltning. Det är rekommenderat att under de första åren efter projektavslut ha en ambitionsnivå som tillför stegvisa uppgraderingar för att säkerställa hög grad av nyttjande samt utveckla nya funktioner efter rådande behovsbild. Mot den bakgrunden uppskattas den totala förvaltningsbudgeten till cirka 3,1 MSEK årligen, se tabellen nedan för detaljer. Årliga kostnader Kostnad Kommentar IT - Förvaltning intern Löpande licens/support Webfront- server Hårdvara (IT- miljöer) 850 000 kr IT- avd: Förvaltningsledare (0,5*heltid) och driftsledare (0,1*heltid) 100 000 kr Extern kostnad, ~8000 kr per månad 50 000 kr Driftkostnader 100 000 kr Uppgradering av hårdvara

Förvaltning verksamheten Årlig vidareutveckling Summa kostnader per år 1 000 000 kr 1 000 000 kr 3 100 000 kr Samverkansavdelningen: förvaltningsledare (0,5*heltid) och systemspecialist (0,3*heltid) IT- avd: Ambitionsdrivet, kan minskas eller ökas 5.2.2.2 Jämförelse Universitetsgemensamt mot lokalt intranät I en jämförelse mellan de två alternativen har nedanstående tabell tagits fram. Ett universitetsgemensamt intranät o Införs centralt och ägas av Samverkansavdelningen Lokalt intranät o Intranät som tjänst som tillhandhålls av IT- avdelningen. Definition av symboler: : Cirkeln anger kravuppfyllnadsgrad i relation till nyttorna, där fylld cirkel betyder att hela kravbilden har stor sannolikhet att vara möjlig att uppfylla. Jämförbart med andra alternativet Detta alternativ har lägre påverkan och därmed lägre sannolikhet för att stöta på större utmaningar i verksamheten och därmed också färre risker. Detta alternativ utövar större påverkan på SU och därmed större sannolikhet för att stöta på utmaningar i verksamheten och har flera risker med ett införande. Tolkningen av ovanstående tabell ger att det universitetsgemensamma alternativet har större chans att uppfylla önskade nyttor, men å andra sidan potentiellt större utmaningar och risker med ett införande. När det gäller förvaltningskostnaderna för de båda alternativen, så uppskattas de till att vara jämförbara; båda alternativen kräver engagemang och tid från verksamheten. Detta engagemang handlar om att bidra med information, innehåll och att samla in förslag på förbättringar. Dock uteblir många synergier vid intranät som tjänst, vilket kan resultera i dubbelarbete och spridda budskap. 6 LÖSNINGSFÖRSLAG I tidigare kapitel har vi diskuterat nyttor med intranät, verksamhetens behovsbild samt jämfört leveransmetoden för ett intranät (universitetsgemensamt eller tjänst).

Nedan är de lösningar som förstudien kommit fram till: 6.1 BEFINTLIG PLATTFORM En uppdatering av Medarbetarwebben på befintlig plattform görs. Strukturen samt layouten för Medarbetarwebben ses över och anpassas i största möjliga mån efter kravbilden med befintlig funktionalitet i Polopoly. 6.2 NY PLATTFORM En ny teknisk plattform att bygga ett intranät på väljs. Till en början flyttas innehållet från Medarbetawebben och struktureras om. Plattformen ska vara en standardprodukt med möjlighet till viss anpassning. IT- avdelningen kan tillsammans med leverantören bygga upp egen kompetens för att inte bli beroende av leverantören. Oavsett lösningsförslag så finns det angränsade system/objekt som kommer att påverkas av eller ha en påverkan på ett intranät. 6.3 JÄMFÖRELSE AV DE OLIKA LÖSNINGSFÖRSLAGEN I ett försök att jämföra de olika lösningarna med varandra har nedanstående sammanställning gjorts för att på ett kvalitativt sätt avgöra vilket lösningsförslag som mest motsvarar medarbetarnas kravbild och förväntningar. 6.3.1 Tabellen visar skillnaden mellan lösningarna. Definition av symboler: Cirkeln anger kravuppfyllnadsgrad i relation till nyttorna, där fylld cirkel betyder att hela kravbilden har stor sannolikhet att vara möjlig att uppfylla. Den kvalitativa jämförelsen visar att upphandling av ny plattform är vad som har högst sannolikhet att möjligen uppfylla hela kravbilden. Dock är detta alternativ dyrast att införa samt förvalta. Att använda den befintliga plattformen ser ut att vara ett attraktivt alternativ, men användarna kan uppleva tjänsten som mindre stödjande i deras arbete och troligtvis kommer användandet inte att öka med denna lösning.

Att uppdatera befintlig medarbetarwebb kan generera vinster på kort sikt och höja användandet, dock finns det i nuvarande plattform begränsningar. Att inte göra någonting har som konsekvens att institutioner köper in egna intranät som inte är standardiserade eller förvaltade central. Detta kan på sikt leda till ännu mer divergerande systemflora samt ökade förvaltningskostnader för SU som helhet. 7 DISKUSSION Uppdraget var att sondera behovsbilden och utreda frågeställning kring val av leveransmetod Universitetsgemensamt intranät eller intranät som tjänst. I rapporten har vi redogjort för behovsbilden, jämfört två lösningar samt olika sätt att realisera medarbetarnas kravbild diskuterats. Behovet av ett verktyg som underlättar institutionsöverskridande samarbete, enhetlig informationsspridning samt förenklad tillgänglighet till styrande och redovisande dokument är något som har framkommit i intervjuer och under workshops. Det som eftersträvas av chefer och förvaltningsavdelningar är tillgången till en enhetlig kommunikationsplattform, i syfte att underlätta för det kommunikativa ledarskapet i vardagen. Med en enhetlig kommunikationsplattform elimineras behovet att uppdatera information på flera platser. Samtidigt vill medarbetarna ha möjlighet att skapa lokala kommunikations- och samarbetsytor för sin institution eller avdelning. Många av medarbetarna ser att ett intranät kan bidra till att stärka känslan av Ett universitet och samtidigt stödja engagemanget för sin egen institution. Ur ett långsiktigt perspektiv så är det universitetsgemensamma alternativet det som har potential att leva upp till flest av de krav som framkommit. Dock är det ett omfattande projekt, med många hinder och utmaningar längs vägen; framför allt kräver det ett stort engagemang från universitetsledningen, förvaltningen samt kärnverksamhetens chefer och medarbetare för att det ska lyckas. Start- kostnaden för ett universitetsgemensamt intranät är högre än för ett lokalt intranät, eftersom fler personer behöver involveras. 8 FÖRSLAG PÅ NÄSTA STEG Nedan redovisas förslag på plan vid val av upphandling av plattform för att stödja vald leveransmetod (universitetsgemensamt eller intranät som tjänst). Som nästa steg i arbetet för att införa ett intranät behöver följande delmoment utföras: Kravspecifikation o Godkända verksamhetskrav och tekniska krav Upphandling o Val av plattform vald plattform måste harmonisera med de nuvarande och framtida IT- arkitekturen o Val av leverantör kvalitetssäkrad och stabil leverantör Förvaltning

o Utformning av förvaltningsorganisation, kompetensbehov, roller, övergripande arbetssätt (it och verksamhet) Lösningsförslag o Design och layout för intranätet, informationsstruktur, definiera informationsägare, roller och behörigheter, etc. Mobilisering av projektorganisation o Styrgrupp, projektledare, delprojektledare och projektmedlemmar o Referensgrupp representanter från alla fakulteter o Slutanvändargrupp representanter från alla fakulteter som är delaktiga vid utvecklingen samt testning. Finansiering o Finansieras genom äskande av medel utöver befintlig budgetram. Effekthemtagning o Detaljera nyttor och förbättringsområden, analysera påverkan på verksamheten av nytt arbetssätt, plan för att hjälpa verksamheten genom förändringen Skapa en enad front o Förankra och säkra universitets-, fakultets- samt institutionsledningarnas ägarskap och engagemang för projektet. Grov resursuppskattning för förberedelsefasen: Roll Resurs Omfattning Antal timmar Projektledning NN 100 % 1 000 Delprojektledare krav NN 70 % 700 och upphandling IT- arkitekt Mats Törnblom Varierar 40 Delprojektledare NN 50 % 500 Förvaltning och effekthemtagning Referensgrupp prefekter och administrativa chefer Representanter från alla fakulteter och universitetsförvaltningen 2-3 workshops/ informationsmöten 10 timmar per deltagare Slutanvändargrupp (kravgrupp) Delprojektledare Lösningsförslag Representation från alla målgrupper och fakulteter samt universitetsförvaltningen. Uppskattningsvis 1 10 personer per fakultet/förvaltningsavdelning (beroende på storlek) 2 3 workshops och kravverifiering Vald leverantör?? 16 timmar per deltagare

9 ANGRÄNSADE PROJEKT För ett införande av intranät så bör även angränsande projekt och objekt beaktas. Det är viktigt att intranätet är kompatibelt med några av de mest centrala systemen inom Stockholms universitet, samt att ett införande synkroniseras med andra pågående uppdrag. Ett flertal uppdrag och projekt inom Stockholms universitets IT- avdelning har beröringspunkter med införandet av ett intranät. Nedan följer en sammanställning av projekt och andra åtaganden som i dagsläget är pågående och som bedöms ha inverkan (eller bli påverkade) av ett eventuellt intranät. o o o o o o SUKAT Förändringar, uppdateringar och modernisering i användardatabasen SUKAT kan ha inverkan på flera av universitetets IT- system, bland annat system för identifiering och inloggning. Detta kan påverka valet av intranätplattform. Office 365 för anställda Office 365 är byggd på plattformen SharePoint, och kan inkludera bland annat samarbetsytor, SharePoint- sidor, dokumenthantering (OneDrive), sociala samarbetsverktyg (Yammer) och kommunikationsverktyg (Lync). Om Office 365 görs tillgänglig för anställda vid Stockholms universitet kan flera synergieffekter möjliggöras om intranätplattformen väljs därefter Integrationsplattform En ny plattform för integration mellan olika system, samt stöd ärendehantering, bör tas i beaktning vid val av teknisk plattform för intranätet. Kompatibilitet med val av eventuell integrationsplattform är viktig för framtida integrationer med intranätet. Nytt pedagogiskt IT- stöd (ny lärplattform) Förstudie genomförd under 2015 och förslaget på fortsatt arbete är skickat på remiss. Lync fas 2 Kommunikationsverktyg inom Stockholms universitet. Intranät som tjänst kan erbjuda kommunikationsverktyg, och en strategi för integration eller ersättning av valt kommunikationsverktyg bör definieras. Projectplace som tjänst Projektverktyg inom Stockholms universitet lanseras under oktober 2015. Beroende på val av lösning för intranät kan verktyget ingå som tjänst eller ersättas av funktioner i lösningen.