Att köpa in översättningstjänster

Att köpa in översättningstjänster fakta och råd till privat sektor

Innehåll Inledning 3 Fyra skäl till att samordna företagets översättningsinköp 4 Översättningsbranschen 5 Inventera era egna behov 6 Anbudsunderlaget information om er 7 Anbudsunderlaget efterfrågad information 8 Anbudsunderlaget grundkrav 9 Utvärderingskriterier 10 Övriga relevanta frågor 13 Sammanfattning 14 2

Inledning Hur mycket köper ditt företag översättningstjänster för varje år? Hur ofta händer det att ni köper översättningar som inte lever upp till era förväntningar? Att samordna och upphandla inköp av översättningar kan ha många fördelar. Med en lyckad upphandling utformad på ett bra sätt kan ditt företag få både bättre service, kvalitet och leverans till ett lägre pris. I den här handboken ger vi dig en inblick i översättningsbranschen samt tips och råd om relevanta krav och utvärderingskriterier. Allt för att ditt företag ska få bättre översättningar för pengarna. 3

Fyra skäl till att samordna företagets översättningsinköp Att kunna kommunicera på flera språk är en framgångsfaktor. Visste du att benägenheten att köpa eller agera ökar med 25 % om mottagaren får information på sitt eget modersmål? Med samordnade översättningsinköp kan du bland mycket annat få dessa fördelar: Prisfördelar tack vare större volymer, effektivare processer, bättre översättningsminnen och termdatabaser. Bättre service med snabbare hantering, kortare leveranstider och ett team som är engagerat i ditt företag. Högre kvalitet med fördjupad kunskap hos översättarna om ditt företag och dina produkter samt konsekvent terminologi. Effektivare arbete med en optimerad översättningsprocess och en bra tidsplanering för översättarna. 4

Översättningsbranschen Det är viktigt att känna till några saker om hur översättningsbranschen fungerar och är uppbyggd för att kunna ställa relevanta, välgrundade och mätbara krav när ni väljer att samordna och upphandla inköpen av översättningstjänster. Fragmenterad bransch med ett fåtal större aktörer Översättningsbranschen är fragmenterad och det finns både mindre och större företag. Allt från multinationella bolag till enskilda firmor som arbetar både via större språkföretag och direkt mot slutkunder. De lite större företagen fungerar som konsultbolag med gedigen kunskap om översättning och alla dess aspekter, med ett noga kvalitetssäkrat nätverk av översättare, språkgranskare och personer med andra kompetenser som kan behövas. Kreativt hantverk i kombination med den senaste tekniken Översättningsarbete och hanteringen av översättningsuppdrag har i mångt och mycket gått från att vara ett kreativt hantverk till att kräva avancerade tekniska lösningar. Hantverket och värdet av att använda professionella översättare finns fortfarande där, men för att arbetet ska vara tillräckligt effektivt, konsekvent och återanvändningsbart krävs ofta avancerad filhantering samt programvaror för terminologi och översättningsminnen. vanligare med olika typer av kvalitetsnivåer och upplägg, till exempel maskinöversättning med efterföljande redigering, för att korta ledtiderna och effektivisera arbetet för vissa texttyper. Prissättning Priset för översättning är ofta baserat på antal ord eller antal timmar. Förutom det rena översättningsarbetet har även andra faktorer betydelse, till exempel språkpar, ämnesområde, filformat, tidplan, behov av validering (kundspecifik korrekturläsning), dtp (layoutarbete) och terminologiarbete. Översättarkompetens Självklart är det viktigt att översättaren har grundläggande översättningskompetens. Det är också minst lika viktigt att översättaren har relevant fackkunskap och erfarenhet. För att få bäst valuta för pengarna är det oftast mer avgörande med rätt fackkunskap och erfarenhet för uppdraget än ett lågt pris. Översättningsbyråerna har stora nätverk av leverantörer och databaser där de kan göra urval bland kompetenser, erfarenheter, teknisk utrustning med mera. Det blir allt vanligare att integrera olika typer av system hos kunden med översättningsföretagens verktyg samt att hantera projekt i portaler och delade arbetsflöden. Det blir också allt 5

Inventera företagets behov För att få bästa möjliga leverans efter en upphandling är det avgörande att du som köpare av översättningstjänster inventerar företagets behov och förväntningar, specificerar dem noga och använder dessa i upphandlingen för att avgöra hur de kan matchas av olika språkföretag. Till syvende och sist är det prisvärdhet som bör vara utslagsgivande. Vad behöver ni, vad får ni, hur snabbt och till vilket pris? Vår mall för inventering av översättningsbehov och kvalitet ger dig en bra start. Ladda ner, fyll i och använd den som en utgångspunkt. Vi och våra kollegor i branschen för mer än gärna en dialog med dig och ditt företag om hur ni i anbudsunderlag kan ringa in just era behov och se till att ni har den kunskap ni behöver för att utforma er upphandling på bästa sätt. 6

Anbudsunderlaget information om er När ni kommit så långt att det är dags att utforma anbudsunderlaget är det viktigt att ni från er sida ser till att följande information finns med. Företagsfakta Beskriv det som är relevant i sammanhanget om er som företag. Inom vilka områden arbetar ni? Vilka mål och värderingar har ni? Var finns ni geografiskt och hur är ni organiserade? Viktigast för er i ett samarbete Vad är det viktigaste för er i ett samarbete med ett språkföretag? Några exempel: kommunikation och service, snabba svar, ledtider eller att spara kostnader internt. Vad är kvalitet för er? Önskade tjänster vad ni upphandlar Översättning, språkgranskning, terminologihantering etc.? Vilka språkpar och var finns målgrupperna? Vilka ämnesområden? Texttyper? Filformat? Uppskattad volym? Information om avtalet Ange avtalslängd, eventuell möjlighet till förlängning, ansvarsåtaganden, förutsättningar för tvistavgöranden och hur avtalet kommer att följas upp. Information om upphandlingen Beskriv hur processen kommer att gå till och uppge bedömningskriterier, kontaktpersoner och hålltider. Beskriv också om anbudet ska lämnas in i ett specifikt format eller disponeras enligt en mall. Krav och förväntningar Finns det vissa grundkrav från er sida som anbudsgivarna behöver känna till? Till exempel leveransformat, tekniska krav eller en fast process? Har ni förväntningar på svarstider och tillgänglighet? 7

Anbudsunderlaget efterfrågad information Beskriv tydligt vad ni vill att anbudsgivaren ska lämna för information om sitt bolag och sin verksamhet. Företagsfakta Be anbudsgivaren beskriva sitt företag kortfattat. Vilka språktjänster erbjuder företaget? Vilka mål och värderingar har företaget? Var finns företaget geografiskt och hur är det organiserat? Be gärna om bevis på till exempel kund- och medarbetarnöjdhet. Sammanfattade styrkor Be anbudsgivaren sammanfatta styrkorna i sitt erbjudande till just er. Tekniska lösningar Om det är så att ni som företag gärna ser specifika tekniska lösningar i delar av processen är det viktigt att ni ber om en kortfattad beskrivning av de tekniska lösningar företaget erbjuder. 8

Anbudsunderlaget grundkrav De grundkrav som ni ställer ska säkerställa att anbudsgivaren är en seriös aktör med stabil ekonomi och att tjänsterna som erbjuds är professionella. Företaget Ni bör ställa följande grundkrav: god kreditvärdighet tillräcklig soliditet (vi rekommenderar minst 25 procent snittet i branschen ligger på 30 procent) tillräcklig omsättning (kapacitet att utföra uppdraget räkna gärna minst tre gånger uppdragets storlek). Översättarna Kräv att översättarna uppfyller kraven på någon av dessa punkter: akademisk översättarutbildning eller motsvarande kompetens samt minst två års dokumenterad översättningserfarenhet minst fem års dokumenterad översättningserfarenhet. Kräv också att anbudsgivaren redogör för sin rekryteringsprocess och sin kvalitetssäkringsprocess. Det bör ingå att ta referenser på översättarna alternativt utföra provöversättningar. Kvaliteten bör också följas upp regelbundet genom stickprov, avvikelsehantering och mätningar. 9

Utvärderingskriterier Vi rekommenderar att ni använder följande områden som utvärderingskriterier och att ni inte bara lägger stor vikt vid pris.viktigt här är att ni utgår från vad som är särskilt viktigt för er och relaterar viktningen till det. Presentation För att få en rättvisande uppfattning och en god förståelse av företaget och deras anbud, rekommenderar vi att ni, som en del av anbudsprocessen, bjuder in till en presentation. Det ger er dessutom möjlighet att ställa frågor och diskutera de punkter ni anser är viktiga. Under presentationen har företaget möjlighet att beskriva sitt erbjudande muntligt och ni har också möjlighet att ställa uppföljande frågor och få en känsla för helheten. Pris Vid översättning av facktexter är det i Sverige vanligast med pris per ord i källtext. Priserna bör vara kopplade till de specifika språkkombinationerna och de önskade leveranstiderna. Det är bra att även fråga efter prisparametrar som kan tillkomma samt övriga önskade tjänster, till exempel layout (dtp), terminologiarbete, språkgranskning etc. Observera att språkpar ofta har olika pris beroende på översättningsriktning, till exempel är priset ofta något högre för svenska-engelska än engelska-svenska. Beroende på prisbilden, format, texttyper och volymer så kan man över tid arbeta upp så kallade översättningsminnen som kan ge möjligheter att återvinna text med översättningsverktyg (CAT-verktyg) och på så sätt få större konsekvens i översättningarna samt i många fall effektivare hantering. Skulle så vara fallet kan detta vara ett skäl till så kallade CAT-verktygsrabatter. Volymer i sig kan också vara en skälig anledning till rabatter. Hur stora volymer som är rimliga för volymrabatter beror på beställningsmönster, typer av texter, antal språkpar med mera. Specificera i beställningsunderlaget om ni vill att såväl CAT-verktygs- som volymrabatter ska ingå. Dock är det viktigt att vara medveten om att olika typer av texter är bättre eller sämre lämpade för översättningsminnen. Till exempel har teknisk dokumentation oftast större möjligheter till återanvändningsgrad än vad reklamtexter har. Leveranstid Leveranstider påverkas av antalet språkpar, ämnesområde, filtyp och övriga önskade tjänster. Därför är det det är också viktigt att ni specificerar vilka behov ni har när det gäller tillgänglighet, svarstider och leveranstider om detta är avgörande. Ofta påverkar materialets natur, omfattning och vilka tjänster ni vill ha vad som anses vara normaltider, så specificera gärna tydligt. Kvalitet I upphandling av översättningstjänster utvärderas oftast kvalitet alldeles för lågt. Vi vill understryka vikten av att lägga stor tyngd även på fler punkter inom området kvalitet. På nästa sida ger vi förslag på de vi ser som mest relevanta. 10

Rekrytering och kvalitetskontroller Hur översättningsbyrån bedriver sin rekrytering av översättare är avgörande för kvaliteten på översättningarna. Om företaget saknar rutiner och kvalitetsprocesser för rekryteringen av översättare leder det till lägre kvalitet på översättningarna. Ni bör därför utvärdera följande: Har företaget en väl beskriven rekryteringsprocess? Har företaget extern certifiering enligt ISO 9001:2008 eller liknande? Har anbudsgivaren lämpliga kvalitetskontroller? Arbetsprocess För att säkerställa kvaliteten bör anbudsgivaren beskriva sin process för hantering av översättningsuppdrag. Följande punkter bör ingå och utvärderas: Beskrivning av processen. Är den dokumenterad? Innehåller processen en förbättringsrutin? Hur ser företagets rutiner för mottagande av beställningar ut? Vilka krav har ni som kund på kvalitetssäkringen och hur uppfyller anbudsgivaren dessa? Vilka tekniska möjligheter har anbudsgivaren? Kan kunden till exempel sända valfria filformat och kan beställning ske via webb? Resurser och kompetensutveckling Hur många anställda har företaget och hur lång anställningstid har projektledarna? Hur ser projektledarnas kompetensutveckling ut? Översättningsminnen, CAT-verktyg och terminologiarbete Be företaget beskriva hur de jobbar med översättningsminnen, CAT-verktyg och terminologilistor. Säkerhetslösning Be företaget att redogöra för sitt generella säkerhetsarbete, till exempel hur överföring av digital information kommer att ske, hur handlingar kommer att förvaras med mera. Krav på specifik översättarkompetens Begär cv alternativt en förteckning över översättarnas kompetens och erfarenhet. Då kan ni även säkerställa att önskat antal översättare per språk uppfyller kraven på ämnesspecifik kompetens. Observera att det är viktigt att företaget kan erbjuda flera översättare inom varje språk, kompetens och område så att ni säkrar tillgängligheten även vid ledigheter och eventuell sjukdom. Företagets framtida ambitioner och utvecklingsplaner Det är viktigt att vinnande företag har ambitioner att hålla jämna steg med den tekniska utvecklingen så att ni som beställare kan förvänta er en hög servicenivå även i framtiden. Ni bör därför även utvärdera följande punkter: Hur ser företagets utvecklingsplaner ut? Vad kan idag göras tekniskt och hur ser utvecklingsplanen ut? Tilltänkt kundteam och engagemang Be företaget redogöra för sitt tilltänkta kundteam och engagemang för er. 11

Erfarenhet inom branschen och aktuella områden De flesta språktjänstföretag har varierande bakgrund och erfarenhet och det kan därför vara bra att efterfråga den erfarenhet just ni är intresserade av. Det kan vara bra att fundera på om det är specifik erfarenhet av vissa typer av kunder, tjänster eller format som är mest avgörande. Ibland är det själva anbudsgivarens erfarenhet som är mest relevant, och ibland den enskilda individen i sin egenskap av expert inom projektledning, layout eller översättning med avseende på tillgänglighet, leveranstider, servicenivå, ämneskunskap eller annat. Efterfråga det som är relevant och rimligt. 12

Övriga relevanta frågor Förutom det vi redan har gått igenom kan det finnas andra områden som är intressanta. Några exempel är: miljöarbete arbetstider och tillgänglighet utanför arbetstid önskemål om att leverantören ska ta över arbetsuppgifter som till exempel uppföljning av validering önskemål om att personal ska sitta hos er önskemål om statistik önskemål om periodiska uppföljningsmöten rutiner kring eventuell avbeställning av uppdrag. 13

Sammanfattning Sammanfattningsvis vill vi säga att det allra viktigaste är att du som kund identifierar ditt företags behov gärna i dialog med oss som språktjänstexperter, så kan vi vara behjälpliga med förslag på olika lösningar och vägar att gå. Branschen som helhet sitter på mycket kunskap som kan förbättra, underlätta och effektivisera för er som köper översättningar. 14

Om Semantix Semantix är Nordens största språkföretag. Vi hjälper människor att förstå varandra genom översättning, tolkning och andra språktjänster. Vårt stora nätverk gör att vi kan erbjuda dig den kompetens som passar varje specifikt uppdrag. Dessutom har vi resurserna att köpa och utveckla den senaste tekniken. Några av de branscher och ämnesområden vi specialiserar oss på är tillverkning och teknik, medicin och läkemedel, juridik, bank och finans, reklam och media, fordon, energi och samhällsinformation. Så här kommer du i kontakt med oss: Telefon: 0770-45 74 00 Webbplats: www.semantix.se Mejl: info@semantix.se Följ oss 15