Offentliga upphandlingar och ramavtal med översättningsbyråer konsekvenser för statliga myndigheter och den enskilda översättaren

Transkript

1 Offentliga upphandlingar och ramavtal med översättningsbyråer konsekvenser för statliga myndigheter och den enskilda översättaren Syftet med denna artikel är att belysa utvecklingen inom översättaryrket till följd av lagen om offentlig upphandling (LOU), särskilt avseende ramavtal med översättningsbyråer. Jag vill skapa debatt om hur LOU tillämpas på översättningsuppdrag och vilka konsekvenser den får för både myndigheter och enskilda översättare. Jag har arbetat med språkgranskning och facköversättning inom naturvetenskap, teknik och medicin i över 25 år. År 1984 startade jag enskild firma och 1994 blev jag fullvärdig medlem i Sveriges Facköversättarförening (SFÖ). Mina kunder är i huvudsak forskare vid universitet och sjukhus i Sverige. Jag arbetar endast som frilans och relationerna med mina kunder är goda och baseras på ömsesidig respekt. Många kollegor inom SFÖ har uttryckt oro, dels över offentliga upphandlingar och ramavtal med olika myndigheter, dels den låga ersättningen från byråer (se t.ex. den spanska språkgruppens artikel i Facköversättaren nr 3/ ). Dessa problem har jag funderat på en längre tid men det som gör att jag skriver denna artikel nu är att jag själv råkade ut för lagen om offentlig upphandling i våras. Lagen om offentlig upphandling Det som står nedan är min tolkning av LOU baserad på de texter som Konkurrensverket publicerar på sin webbsajt och bör betraktas som sådan och inte som en strikt juridisk beskrivning av lagen. Lagen om offentlig upphandling (LOU, 2007:1091) reglerar köp som görs av myndigheter och vissa andra organisationer som är finansierade med allmänna medel. Lagen baseras på EU-direktiv 2004/18/EG. 2 Syftet med LOU är enligt Konkurrensverket (KV) att säkerställa fri rörlighet för varor, tjänster, personer och kapital på EU:s inre marknad, så att upphandlande myndigheter och enheter i Europa på ett öppet sätt skall kunna utnyttja konkurrensen och tillvarata det offentligas medel på bästa möjliga sätt. 3 KV tar speciellt upp frågan om upphandling och SME (små och medelstora företag). Många översättare är ensamföretagare så detta är en speciellt viktig fråga för dem. En översättningsbyrå må ha ett litet antal fast anställda men en byrå som skryter med att den har ett nätverk med flera hundra översättare kan knappast betraktas som ett litet eller medelstort företag. KV påpekar att det är viktigt att upphandlande myndigheter genomför upphandlingar på ett sätt som gör det möjligt för alla typer av företag att lämna anbud. Vidare konstaterar KV att: på olika sätt sträva efter ett ökat deltagande av mindre företag i offentliga upphandlingar leder ofta till fler 1 SFÖ:s tidning, se aspx 1

2 anbud och därmed bättre möjligheter för den upphandlande myndigheten/enheten att dra nytta av den befintliga konkurrensen. 4 I samma avsnitt konstaterar KV att: tillämpningen av upphandlingslagstiftningen ofta medför att mindre företag på olika sätt missgynnas, till exempel på grund av att stora volymer efterfrågas (till exempel i ramavtal) eller att upphandlingen avser stora geografiska områden. Det finns en rad åtgärder som upphandlande myndigheter kan vidta för att mindre företag ska ha större möjligheter att delta i upphandlingar. Ramavtal Att upphandla köp av varor och tjänster är tidskrävande för alla parter och det är därför vanligt med ramavtal. En eller flera myndigheter kan ingå ramavtal med en eller flera leverantörer för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod. 5 Vid översättningsuppdrag leder detta ofta till ramavtal mellan myndigheter och översättningsbyråer snarare än upphandling hos enskilda facköversättare. Det är svårt, om inte omöjligt, för en ensam översättare att teckna ett ramavtal med en myndighet och det leder till att frilansöversättare i praktiken utesluts från att komma i fråga för översättningsuppdrag från statliga myndigheter. Eftersom syftet med upphandling bl.a. är att erhålla bra tjänster till lägsta rimliga pris, får den byrå som lämnar lägst offert oftast avtalet, fast man bör lägga minst lika stor vikt på kvalitén som på priset. Tröskelvärden och upphandlingsförfaranden Ett tröskelvärde är en beloppsgräns som avgör vilka regler i LOU och LUF som ska tillämpas. Olika bestämmelser i lagarna gäller beroende på om värdet på upphandlingen förväntas hamna över eller under tröskelvärdena. Det verkar tyvärr finnas olika uppfattningar om tröskelvärden hos olika myndigheter och tillämpningen av lagen upplevs av de flesta som komplicerad. Dessutom delas tjänster upp i A- och B-tjänster, där A-tjänster anses vara mest lämpade för internationell konkurrens medan B-tjänster upphandlas inom Sverige då det anses vara svårare att dra nytta av konkurrens från utländska leverantörer. 6 Översättningar till och från svenska på uppdrag av statliga myndigheter faller således oftast under kategorin Btjänster under tröskelvärdet och det finns olika sätt att upphandla dessa tjänster vilket förklaras av KV enligt följande. 7 Förenklat förfarande Med förenklat förfarande avses ett förfarande där alla leverantörer har rätt att delta. Deltagande leverantörer ska lämna anbud och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare. Urvalsförfarande Med urvalsförfarande menas ett förfarande där alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud. Den upphandlande myndigheten inbjuder därefter vissa leverantörer att lämna anbud och får då förhandla med en eller flera anbudsgivare aspx aspx 2

3 Direktupphandling Med direktupphandling menas ett förfarande utan särskilda krav på anbud. I enlighet med LOU... får upphandlande myndigheter direktupphandla varor, tjänster och byggentreprenader om kontraktets värde förväntas uppgå till högst kr. 8 (Gränsen för direktupphandling ändras i samband med att tröskelvärdena justeras.) Även vid direktupphandling bör prisjämförelser göras mellan olika leverantörer när det är möjligt. Sker upprepade direktupphandlingar av samma typ av vara eller tjänst bör ett ramavtal övervägas vilket då tecknas efter en formell upphandling. Ett anskaffningsbehov får inte delas upp i mindre delar i syfte att hamna under gränsen för direktupphandling. (Dessa bestämmelser har direkt negativa effekter på enskilda översättare.) Det finns således flera olika sätt för enskilda frilansöversättare att komma ifråga för uppdrag från svenska myndigheter. De upphandlingsformer som beskrivs ovan behöver inte vara särskilt komplicerade eller tidskrävande. Den senaste utvecklingen Från och med den 1 januari 2011 har den statliga upphandlingen centraliserats till en myndighet, Statens inköpscentral, vid Kammarkollegiet. Syftet är att effektivisera upphandlingarna genom att teckna stora ramavtal för statliga myndigheter 9. Resultatet av det blir att allt fler myndigheter kommer att anlita allt färre och större översättningsbyråer. Risken är därmed stor att byråernas dominans på marknaden växer ännu mer och att de pressar de redan låga ersättningarna till sina leverantörer ännu lägre. (I senaste numret av Facköversättaren (nr 4/2011) kunde man läsa att en stor översättningsbyrå har blivit ännu större genom att köpa upp ett antal mindre byråer.) Ett praktiskt exempel I april 2011 blev jag uppringd av en forskare vid Lunds universitet angående översättning av en rapport som hade getts ut på svenska av en statlig myndighet (nedan kallad verket). Trots att myndigheten har ramavtal med två översättningsbyråer ombads forskaren att komma med förslag på lämplig översättare. Jag som har engelska som modersmål blev kontaktad eftersom jag hade rekommenderats till forskaren av två oberoende personer. Jag tackade ja till uppdraget och bokade in ett lämpligt antal timmar i mitt schema. En diskussion uppstod (per ) om problemet med ramavtalet och hur man kunde lösa det. Trots det fick jag den 4 maj bekräftelse med från både forskaren och projektledaren på verket att jag skulle sätta igång med översättningen. Efter två dagars arbete blev jag uppringd av projektledaren på verket med den tråkiga nyheten att verket inte kunde kringgå LOU och att jag omedelbart måste avbryta mitt arbete. Man försäkrade mig om att verket skulle göra sitt bästa för att kompensera mig för den arbetstid jag redan lagt ner på uppdraget. I konsultation med en advokat från ADN Law krävde jag verket på ersättning, inte bara för den tid jag redan arbetat med översättningen, utan även för den tid jag blev utan 8 s

4 uppdrag p.g.a. deras avtalsbrott. Den 15 juli, en månad efter mitt andra brev med ett konkret krav, fick jag ersättning av verket på det begärda beloppet. Jämförelse av byråns och den enskilda facköversättarens anbud Syftet med LOU är i korthet att få bästa produkt eller tjänst till lägsta pris. Låt oss jämföra de två offerterna som verket fick för den aktuella översättningen. Frilansöversättarens 10 offert var på SEK i vilket översättning, granskning och layout i Word ingick. Byråns offert var på SEK och bestod av följande poster: Översättning (Sve-Eng) ord à 1,62 per ord SEK Språkgranskning 30 tim à 370:- per tim SEK Projektledning 1 tim a 950:- 950 SEK Som synes är byråns offert nästan 40 % dyrare än frilansöversättarens. Byrån debiterar verket 1,62 SEK per ord för översättning. När samma byrå kontaktade mig erbjöd de mig 1,00 SEK per ord. Efterforskning har visat att byrån ibland erbjuder sina översättare 1,20 per ord, men sällan mer 11. Enligt Liisa Leppänen, Finlands översättar- och tolkförbund, kan man inte leva på en ersättning på 1,00 SEK per ord efter det att egenavgifter, skatt och andra overheads är betalda. 12 Byrån debiterar verket 370 SEK/tim för språkgranskning. Vad språkgranskaren verkligen får kan man bara spekulera i med tanke på skillnaden mellan översättarens ersättning och byråns pris till verket. Det är därför tveksamt att även språkgranskaren kan livnära sig på sitt yrke. Byrån tar hela 950 SEK/tim för projektledning vilket rimligtvis bör bestå av att ringa samtal och skicka för att hitta översättaren och språkgranskaren, och förmedla uppdraget. Jag finner det högst anmärkningsvärt att de som översätter och granskar texten, alltså de som gör det kvalificerade arbetet, får mindre än 370 SEK/tim, medan det administrativa arbetet värderas nästan tre gånger högre. Det är också värt att notera att byråns offert är baserad på ord. Det är visserligen det antal ord i filen som anges av Word, men om byråns representant hade tittat på texten hade hon eller han upptäckt att de nio sista sidorna (5 691 ord) är referenser som redan står på engelska och således inte behöver översättas. Deras offert är därför nästan 25 % högre än den behövde ha varit. 10 Denna artikels författare, Helen Sheppard. 11 Personlig kommunikation med kollegor inom SFÖ

5 Slutsatsen är att byråns offert är betydligt dyrare än frilansöversättarens trots att ersättningen till dem som gör det kvalificerade arbetet är oförskämt låg. SFÖ:s roll Sveriges facköversättarförening 13 (SFÖ) startades av översättare för översättare för över 20 år sedan med syfte att höja översättarens status. Vi har kommit långt sedan dess men den nuvarande trenden med det växande inflytandet av allt större översättningsbyråer och deras låga ersättningar till sina leverantörer är oroväckande. Alla facköversättare i Sverige är inte medlemmar i SFÖ och det bör inte heller vara en nödvändighet, men medlemskap i ett sådant nätverk underlättar för både uppdragsgivaren och uppdragstagaren. För att bli fullvärdig medlem i SFÖ krävs fem års erfarenhet som facköversättare och tre referenser vilket säkerställer medlemmarnas kompetens och detta är till fördel för uppdragsgivaren. För den enskilda översättaren erbjuder medlemskap i en sådan förening många fördelar som kontakt med andra översättare, möjlighet till vidareutbildning och en kvalitetsstämpel genom att vara med i en ansedd förening för yrkesöversättare. Det är hög tid för SFÖ att marknadsföra sig som Sveriges Facköversättare och på så sätt erbjuda en utmärkt marknadsplats för upphandling av facköversättningar. SFÖ:s medlemsdatabas innehåller mycket värdefull information om över 1000 professionella översättare som behärskar 47 olika språk inom över 80 områden från arkitektur till årsredovisningar. Databasen är öppen för alla på och uppdragsgivare kan lätt hitta ett antal lämpliga facköversättare för varje specifikt uppdrag. Det ger både företag och statliga myndigheter möjlighet att komma i direkt kontakt med högkvalificerade översättare till ett rimligt pris. Ett annat alternativ som SFÖ kan överväga är att erbjuda en översättarförmedlingstjänst. Det betyder inte att SFÖ bli ännu en stor översättningsbyrå. Förmedlaren kan föreslå ett antal olika lämpliga översättare till kunden. Kunden och översättaren kommer att ha direkt kontakt med varandra och kommer överens om pris och arbetsförhållanden. En mindre ersättning kan utgå för förmedlingen som antingen betalas av SFÖ eller av den översättare som får uppdraget. En sådan tjänst skulle kunna rymmas inom ramen för SFÖ:s nya kansli, till exempel. Jag vädjar till alla myndigheter i Sverige att ompröva sina beslut att skriva ramavtal med översättningsbyråer och att inte ingå i centrala förhandlingar, utan att i stället anlita enskilda facköversättare, genom SFÖ eller andra organisationer som representerar professionella översättare. Resultatet blir översättningar av högre kvalitet till ett lägre pris och inte minst drägligare arbetsförhållanden för många översättare

6 Slutsatser Det praktiska exemplet ovan belyser effekten av LOU och ramavtal inom översättaryrket. Huvudsyftet med lagen om offentlig upphandling dvs. att öka konkurrensen (särskilt bland små och medelstora företag) och därmed säkerställa ett bra pris för uppdraget, motverkas av ramavtal med översättningsbyråer. Centralupphandlingar kommer att förvärra situationen ytterligare. Användning av ramavtal för översättningsuppdrag utesluter frilansöversättare från uppdrag från statliga myndigheter, vilket begränsar konkurrensen på marknaden. Myndighetens kostnad för en översättning blir högre med ramavtal med översättningsbyråer än vad den blir med avtal med en enskild facköversättare. En översättare som är underleverantör till en översättningsbyrå får en ersättning som man inte kan leva på. De enda som drar nytta av sådana ramavtal är översättningsbyråerna. I sitt föredrag om upphandling av tjänster vid SFÖ:s konferens i Malmö i våras 14 väcker Helena-Maria Olsson frågan om man bör skilja på upphandlingar av varor och tjänster. Att upphandla översättningstjänster kan inte jämföras med upphandling av materiella ting som skruvar till exempel. Det går att specificera exakt hur en skruv ska se ut, och det blir därför lätt att jämföra olika offerter. Det är desto svårare att specificera och mäta kvalitén på en översättning, då det beror på den mänskliga kompetensen. Även om en översättningsbyrå har ISO certifiering betyder det inte att den översättare som anlitas är tillräckligt kompetent. Man får vad man betalar för: erbjuder man 1 SEK per ord så får man en en-kronasöversättare. Om en översättare inte kan få skälig ersättning för sitt arbete kommer få att välja det yrket i framtiden. Lagen om offentlig upphandling har hamnat i en fälla och det är hög tid att omvärdera proceduren. Följden av den nuvarande utvecklingen kan bli att många statliga myndigheter har ramavtal med en eller två stora aktörer inom varje område. Vad säger det om konkurrensmöjligheterna för små och medelstora företag och arbetsvillkoren för den enskilda företagaren? Helen Sheppard, PhD Word for Word Technical Translations