UMEÅ UNIVERSITET Lokalförsörjningsenheten maj 2000 Årsberättelse 1999
Inledning En verksamhetsberättelse är ett kvitto på utfört arbete, alltså ett kvitto på det uppdrag som tecknats mellan universitetsdirektör och enheten. I detta avtal har beskrivits på vilket sätt avdelningen verkar för tagna policypunkter och beslutade principer. Denna verksamhetsberättelse har formen av en lista, där överskådlighet och enkelhet har varit ledstjärnor. Produkten är tänkt som en hjälp för oss själva på enheten att komma ihåg vad vi gjorde just detta år. Bemanningen har varit följande (heltidsekvivalenter): Lokalplanering, säkerhet, miljö, arbetsmiljö: 8,7. Teleservice 9,3. Det är inte någon förändring jämfört med tidigare år. Areor och kostnader Totalt hyr universitetet vid utgången av verksamhetsåret 212 800 kvm lokalarea. Det är en ökning med 5 600 kvm jämfört med föregående år. Av denna summa nyttjar vårdutbildningarna 8 900 kvm medan våra decentraliserade utbildningar i Skellefteå och Örnsköldsvik nyttjar 2 500 kvm. Ökningen av lokalarean beror på att Kemiskt Biologiskt Centrum (KBC) tagits i bruk samt att lokalerna i Skellefteå och Örnsköldsvik utökats. Ökningen har begränsats genom att 4 300 kvm har avvecklats i Norra och Södra paviljongerna. Lokalbeståndet fördelar sig på 72 stycken hyresavtal. Den sammanlagda externa hyreskostnaden för 1999 var knappt 214 Mkr. Avslutade projekt KBC Bygget pågick hela våren och provningar och besiktningar ägde rum under sommaren. KBC blev det första huset på campus med central gasförsörjning. Den komplicerade igångsättningen av detta stora huskomplex skedde utan problem för användarna. I september flyttade institutionerna in. Det var avdelningarna för analytisk kemi, biokemi, oorganisk kemi, organisk kemi, miljökemi, institutionen för ekologi och geovetenskap, institutionen för biologi, miljö och geovetenskap,( BMG), inst. för arkeologi och samiska, kemibiblioteket och biologibiblioteket. En storståtlig invigning ägde rum den 12 nov. både på ett vetenskapligt och ett mera underhållande plan. Både ursprunglig tidsplan och ursprunglig kostnadskalkyl höll hela vägen. Förvaltningshuset Den nya entrébyggnaden kompletterad med en ny glasad hiss i fasaden till Förvaltningstornet togs i bruk hösten 1999. Samtidigt genomfördes också omfattande upprustningar där med många och stora glasade ytor och fler större rum. Informationsgruppen fick en samlad lokallösning på plan 3 i anslutning till den nya entrén, medan televäxeln fick ändamålenliga lokaler på plan 4. I västra flygeln genomfördes ombyggnader för vaktmästeri, CUT och atelje 293. Även de gamla kontorslokalerna i östra flygeln renoverades under året för att förbättra arbetsmiljön för de anställda
Humanisthuspaviljongen En mindre utbyggnad genomfördes i Humanisthuspaviljongen. På så sätt kunde kvinnovetenskapligt forum flytta från Förvaltningshuset till nya lokaler där. Större pågående eller planerade nybyggnadsprojekt Labcentrum 6M UB Samverkanshuset BVH Kiruna Västerbottens Läns Landsting planerar denna byggnad i fem våningar över mark med målsättningen att samlokalisera olika forskargrupper i centrumbildningar med en bred inriktning.samtidigr sammanförs de nu utspridda kliniska laboratorierna. Under året har rumsfunktionsprogram tagits fram och projekteringen avslutats. Byggnaden omfattar 15 600 kvm LOA, varav ca 2 700 planeras för medicinsk kemi och UCMM. Rektor tillsatte i november en grupp med uppdrag att se över projektets ekonomiska konsekvenser för UmU. Gruppen kom fram till att övriga universitetets verksamheter antas kunna finansieras inom det s.k. Alf-avtalet. Där ingår bl a ett nytt vårdbibliotek och en hörsal. Tillsammans med Akademiska Hus har planeringen för en eventuell om- och tillbyggnad av universitetsbiblioteket (UB) startat. Ett nytt lokalprogram fastställdes och parallella skissuppdrag beställdes från fyra arkitektföretag. En partsammansatt grupp utvärderade de inkomna förslagen och två av dem bedömdes som särskilt intressanta. De vidareutvecklades under hösten. Projektet kommer att beredas vidare under våren 2000 med sikte på beslut i samband med kommande budgetarbete. Planeringen fortsatte under 1999. De parallella skissuppdrag som beställdes i slutet av 1998 utvärderades under våren av en partsammansatt bedömningsgrupp. För att underlätta finansieringen av huset bantades det vinnande förslaget under hösten. Ca 30 mkr måste externfinansieras för att projektet ska kunna genomföras Ett eventuellt framtida uppdrag avseende polisutbildning undersöktes. Lokaler för utbildningens praktiska moment utreddes av polishögskolan med inriktning på gamla I20-området (Umestan). De teoretiska inslagen borde, enligt universitetets mening, förläggas till campus. Då är den mest lämpliga lokaliseringen en utbyggnad av Beteendevetarhuset. Arkitektskisser för detta arbetades fram. UmUplanerar en tillbyggnad till rymdingenjörshuset i samarbete med Luleå tekniska Universitet. Projekteringen blev klar under året och byggnationen började under hösten. Det är en om- och tillbyggnad till huset som ligger på rymdcampus (IRF). Lokalerna beräknas tas i bruk höstterminen 2000. Ombyggnationer Fysiologihuset Arbetet med att renovera Fysiologihuset fortsatte. Ekologisk botanik evakuerades till baracker, som sattes upp utanför Fysiologihuset. I de då frigjorda två våningsplanen planerades för generella lab vid renoveringen. Vid höstterminens början evakuerades fysiologisk botanik till de två färdig
Naturvetarhuset, labvåning Naturvetarhuset Lu0 Samhällsvetarhuset Humanisthuset renoverade våningsplanen medan deras lokaler (drygt två plan) renoverades. Arbetet med slutliga inplaceringar pågick hela året med en beslutad inriktning att institutionen för Ekologi och geovetenskap lokaliseras till Fysiologihusets A-flygel medan enheten för fysiologi flyttar till Biologihusets C-flygel. För att inom rimliga kostnader klara alla bestämmelser omkring dragskåpsventilation, bestämdes att samla alla dragskåp i LuII på det översta planet. Det innebar att BMG fick en laboratorievåning på plan fyra medan tjänsterum flyttades neråt. Samtidigt fick LuII ett nytt yttertak. I samband med att Akademiska Hus skulle lägga om yttertaket på Lu0 erbjöds UmU nya lokaler i en ny takvåning. Sex nya lärosalar projekterades med mellan 48 och 70 sittplatser. Projektet genomfördes i huvudsak under terminstid utan evakuering av underliggande undervisning. Förändringen fortsatte genom att f.d. skrivsalarna 3 och 5 tillfördes UB. Skrivsal 3 blev datorrum medan skrivsal 5 blev bokmagasin och mikrofichrum. En mindre ombyggnad av kafé UB genomfördes också. Ett nytt datorlab för humanister (HumLab) byggdes i f d skrivsal 1.Fyra nya arbetsrum skapades för lärarutbildningarna genom smärre ombyggnationer av skrivsal 2 och flyttning av studentföreningslokaler och videoinspelningsrum. Tre fonetiklab byggdes om till två större lab för att bättre svara mot större studentgrupper. Arbetet påbörjades med att se över behovet av att inrätta lunchrum för studenter i befintliga hus. I KBC och Vårdvetarhuset har sådana ingått i planeringen. Detta år färdigställdes ett lunchrum i Humanisthuset. Övergripande planering BioLok KRUT Lokalförsörjningsenheten medverkade i Biolokutredningen, som slutfördes under året. Den syftade till att i ett fyraårsperspektiv se över lokaliseringen av biomedicinsk och angränsande verksamhet. Utredningen redovisades för rektor i mars 99. I den framkom främst ett antal önskemål om samling av lokaler för biomedicinska verksamheter till Byggnad 6-komplexet vid NUS. I den följande remissbehandlingen uttrycktes i huvudsak avvaktande eller negativa synpunkter framförallt avseende de kostnader som en större omlokalisering beräknades medföra. Umeå sjukvård såg inga praktiska möjligheter på kort sikt att realisera biolokvisionen. Syftet med arbetet i KRUT-gruppen är att fördjupa översiktsplaneringen av NUS- och campusområdena. I den gruppen finns representanter för landsting, kommun och universitet. Planeringen detta år har varit inriktad på mark- och trafikfrågor. Exempelvis tidiga samrådsdiskussioner angående resecentrum för Botniabanan
Omflyttningar Till Biologihuset Till KBC Till baracker Tillbaka I Biologihuset genomförde avdelningen för histologi en förtätning till de övre våningsplanen i A-flygeln. Detta möjliggjorde att BMA-utbildningen kunde flytta in på de två understa planen strax innan sommarsemestern. Då flyttade också resten av hälsohögskolan till Vårdvetarhuset, och de förhyrda lokalerna på Sofiehem Pulp återställdes i ursprungligt skick. Med anledning av att KBC blev klart flyttade avdelningen för miljökemi från FOA och institutionen för arkeologi från Norra paviljongerna. Dessa lokaler avvecklads.institutionsbiblioteket på kemi och biologi flyttades dels till KBC och dels till UB. Ekologisk botanik flyttades under våren till evakueringsbaracker och till Biologihuset. Deras herbarium flyttades till C-flygeln i fysiologihuset. Under hösten flyttades fysiologisk botanik till renoverade lokaler högre upp i samma hus. De evakuerade enheterna från förvaltningen flyttades tillbaka efter ombyggnationerna. I Naturvetarhuset tömdes lokalerna som sedermera skulle bli labvåningen. Utrustning Telefonisterna har flyttat till rymligare och bättre anpassade lokaler i förvaltningshuset (tornet) Telefonväxeln Växelns hänvisningssystem, inkl telefonisternas arbetsplatser, har uppgraderats till ett PC/Windows-baserat system. Även systemet för växelns administration har bytts ut och blivit PC/Windows-baserat. Samtidigt har ny processorutrustning gjort att växeln fått högre prestanda till lägre underhållsavgifter. I samband med ny- och ombyggnader har ett stort antal flyttningar och nyinstallationer samt dokumentation av telefonanknytingar ombesörjts. Fastighetsnät för data- och telekommunikation Nya nät för dator- och telekommunikation har installerats i samband med byggandet av KBC, Vårdvetarhuset och Universitetshuset i Örnsköldsvik. Vidare har vissa byggnader kompletterats i samband med ombyggnationer. En successiv uppgradering av fastighetsnäten till 100 Mb har pågått under året. Passagekontroll och larm Nya system för passagekontroll och inbrottslarm har installerats i samband med byggandet av KBC, Vårdvetarhuset och Universitetshuset i Örnsköldsvik. Kompletterande installationer av kortläsare har genomförts bl a i Humanisthuset och i samband med ombyggnad av Förvaltningshuset. Uppgradering av passagekontroll- och inbrottslarmsystem på med anledning av millennieskiftet har gjorts..
Passagekontrollsystem är nu installerade i alla hus på campus med undantag av universitetsbiblioteket och fysikhuset. Utbyggnaden har dock temporärt stoppats, eftersom leverantören meddelat att det nuvarande kortläsarsystemet kommer att läggas ner inom några år. F n pågår inom lokalförsörjningsenheten en genomgång av marknaden för att finna ett nytt system, om möjligt kompatibelt med det gamla Säkerhetssamordning Riskanalys Drygt hälften av institutionerna genomförde under våren en riskanalys som ett första steg i den s.k. risk management-cykeln. Analysen redovisades i styrelsen i november. Målsättningen med riskanalysen var att ta fram underlag för det fortsatta säkerhetsarbetet. I analysen identifieras hot och risker. Samtidigt fastställdes Umeå universitets säkerhetspolicy av universitetsstyrelsen. Där läggs skyddsnivån fast och ansvarsfördelningen klargörs. Ett antal frysboxhaverier inträffade under året. De har skadereglerats och ersättningsfrågorna är fortfarande under utredning hos Kammarkollegiet. Arbetet med inventering och översyn av handbrandsläckare slutfördes. Utrymningsplaner Lärarutbildningshuset och Samhällsvetarhuset fick utrymningsplaner. Samtidigt inleddes en översyn av samtliga utrymningsplaner. Bevakningsavtalet med Securitas AB förlängdes med ett år och justerades också på några punkter. Arbetet med förberedelser kring övergången till ett nytt millennium präglade slutet av året. Inga incidenter, värda att rapportera, inträffade under de kritiska tidpunkterna. Miljösamordning/Fysisk arbetsmiljö Under 1999 deltog universitetet för andra året i rad, i projekt Miljöledningssystem i statlig förvaltning, vilket är ett regeringsuppdrag under ledning av miljödepartementet. Universitetets miljömål och handlingsplan redovisas till miljödepartementet och utbildningsdepartementet. Utbildningsinsatser Miljömål Under 1999 har tre utbildningstillfällen/nätverksträffar genomförts för miljörepresentanter. Dessa har berört ämnena miljömål, handlingsplan, förändringsprocesser, miljöbalken och källsortering. Mellan 30 och 50% av inbjudna deltagare har gått utbildningen. Universitetet fastställde 1998 ett antal miljömål inom områdena inköp, avfall och kemikaliehantering Utvärdering har skett av avfallsmålen. I utvärderingen av de miljömål som utvärderats för 1999 kan vi bl a konstatera att mängden blandat avfall totalt sett minskat (ca 40%) och att pappersinsamlingen ökat något, dock ej med så mycket som uppsatt mål (20%).
Nytt arbetsmiljöavtal Arbetsmiljöutbildning Arbetsskadeanmälningar Arbetsglasögon Ett nytt lokalt arbetsmiljöavtalet träffades. I samband med detta har en uppdatering skett av arbetsmiljöområden, nu anpassade till den nya organisationen med större institutioner. Universitetsstyrelsen har därtill fastställt en arbetsmiljöpolicy som ingår i arbetsmiljöavtalet. Mandatperioden för arbetsmiljöombuden gick ut och nya arbetsmiljöombud valdes under våren. I augusti genomfördes en grundutbildning för de nya arbetsmiljöombuden. De lokala och centrala samverkansgruppernas ledamöter, kanslichefer och dekaner fick utbildning i november. 1999 inkom 38 arbetsskadeanmälningar. (Jfr 1998 49 st). Dessa administreras samt rapporteras till arbetsmiljökommittén. Olycksfall på institutioner inom Mat/Nat fak samt Med fak rapporteras till resp fakultetskansli. Arbetsgivaren är enligt arbetsmiljölagen skyldig att tillhandahålla arbetsglasögon. Ett nytt avtal har under året träffats mellan universitetet och två av stadens optiker för synundersökning och försäljning av glasögon. Universitetshälsan ansvarar för s k synscreening och ev remiss till optiker. Dessutom Eva-Lotta Johansson administrerar Lars Färgares gård, som består av 14 fullt utrustade lägenheter. De har varit uthyrda under 90 % av året och verksamheten har omsatt 0,5 milj. kronor Solveig Svensson hanterade 120 externa leverantörsfakturor per månad. Resten, dvs. interna kund- och leverantörsfakturor samt externa kundfakturor uppgick till i genomsnitt 20 per månad. Mellan 30 och 40 % av de ingående fakturorna anläggningsfördes. Internt Utbyte och nätverk Det finns ett nordiskt samarbete för universitetsadministratörer som arrangerar konferenser ämnesområdesvis. Under året hade gruppen för teknik, byggnader och service ett seminarium i Linköping. Elisabet Rydh och Eva-Lena Säll deltog. Årets nationella kollegieträff, vårmötet, genomfördes under våren på KTH. Torgny Jonsson och Elisabet Rydh deltog. Inom OECD finns ett samarbete kallat Programme on Educational Building. En konferens med deltagare från de flesta länderna inom OECD-rådet hölls i Quebec, Kanada i oktober. Torgny Jonsson deltog. Elisabet Rydh deltog i en utbytesresa för universitetsadministratörer till Nancy, Frankrike. Lennart Wadenstein och Eva Bäckman deltog i Philips användardagar i Stockholm.
Barbro Holmgren och Lennart W. besökte telemässan i Älvsjö. Vi har regelbundna träffar med de ansvariga för den fysiska planeringen vid Västerbottens Läns Landsting. Under årets hölls åtta möten där vi diskuterade gemensamma planeringsproblem. Vår enhet Årets planeringsdagar genomfördes i Kronlund den 25-26 maj. Där gick vi igenom arbetsuppgifter för var och en och vi planerade hur vi skulle klara de personalförändringar som vi stod inför. Den sista augusti gick Rolf Kidman i pension. Vi firade med tårta och present. Inredningsfrågorna hanteras därefter så, att varje lokalplanerare svarar för inredningen i sina respektive stora projekt. De mindra uppdraget slussas via Elisabet Rydh till vår konsult, Ulla Lyrenäs på VLL. Den första september kom Eva-Lena tillbaka från sin barnledighet. Hon övertog projekten som handlar om upprustning av labbyggnader från Elisabet och lämnade helt området miljö och säkerhet. Elisabet läste ekonomi under november och december. Teleadministration, dvs Eva Bäckman, fick förstärkning med en halv tjänst. Det var Marie Forsman som avlastade. Solveig Svensson tog tjänstledigt för att prova på annat jobb under oktober till januari Annalena Sjölund bildade arbetsgrupp med Martin Jansson omkring arbetet med riskanalysen.