Punkt 7 Leverans av servicetjänster till Medicinska fakultetens grundutbildningsorganisation, SUS Malmö

Transkript

1 Förslag till beslut Clinical Research Centre Linus Jeppsson Driftledare CRC CRC:s styrelse möte Punkt 7 Leverans av servicetjänster till Medicinska fakultetens grundutbildningsorganisation, SUS Malmö Bakgrund CRC Service erhöll en förfrågan från representanten för Medicinska fakultetens grundutbildning i Malmö, Christer Larsson, om möjlighet att tillhandahålla vissa servicetjänster. Servicetjänsterna skulle framförallt beröra områdena service till studenter samt lokalservicetjänster. CRC Service har med anledning av denna förfrågan arbetar fram ett förslag på vilka tjänster som kan leverereras samt i övrigt bedömt förutsättningar och möjlighet att utföra dessa leveranser. Detta förslag, redovisart i bilagt PM VÄ-009/13 Leverans av servicetjänster till Medicinska fakultetens grundutbildningsorganisation på Sjukhusområdet Malmö, har presenterats för grundutbildningen. Grundutbildningen har i sina kommentarer begärt att tjänsteleveranserna endast ska omfatta de lokaler som grundutbildningen har på Ögonkliniken och Mikrobiologen/Patologen, men att levererade servicetyper ska följa förslaget. Baserat på detta önskemål har ny arbetsomfattning och tillhörande kostnad beräknas, och det är de som ligger till grund för nedan angivna förslag till beslut. Till följd av osäkerheten kring vilka lokaler grundutbildningen kommer att ha tillgång till, med hänsyn till att sjukhusets framtida plan avseende lokalförsörjning är okänd, föreslås serviceavtal tecknas för ett år i taget. Förslag till beslut CRC:s styrelse beslut: att godkänna tecknande av tjänsteleveransöverenskommelse med Grundutbildningen i Malmö, med omfattning såsom framgår av bilaga att uppdra åt CRC:s föreståndare, Hugh Connell, att teckna överenskommelse om tjänsteleveranser med grundutbildningen att överenskommelsen gäller ett år i taget att fastställa den årliga ekonomiska ersättningen för nerlagda tjänster till kronor CRC - ett samarbete mellan Lunds universitet och Region Skåne

2 PM 1 (4) CRC Service Linus Jeppsson, Driftledare Leverans av servicetjänster till Medicinska fakultetens grundutbildningsorganisation på Sjukhusområdet Malmö Bakgrund CRC Service erhöll en förfrågan från representanten för Medicinska fakultetens grundutbildning i Malmö, Christer Larsson, om möjlighet att tillhandahålla vissa servicetjänster. Servicetjänsterna skulle framförallt beröra områdena service till studenter samt lokalservicetjänster. Nedan redovisas det utbud av tjänster samt den omfattning som bedöms uppfylla de ställda önskemålen. Utöver detta redogörs för de ekonomiska och avtalsmässiga förutsättningarna för leveransen samt för den grundläggande konsekvensbedömning som gjorts avseende påverkan på CRC Service personal till följd av ökade serviceleveranser. Tjänsteleveranser Baserat på framförda önskemål från grundutbildningen samt på CRC Service tidigare erfarenheter av verksamheters tjänstebehov, har förslaget nedan arbetats fram. Tjänsterna är kategoriserade utifrån vilken tjänstegren inom CRC Service som de tillhör. Nedan angivna tjänsterleveranser avser endast grundutbildningens lokaler utanför CRC och W-Lab, vilka två redan omfattas av andra avtal. Reception 1. Tillhandahålla referensexemplar av terminsschema i pappersform 2. Tillhandahållande av elektroniska informationstavlor i vissa lokaler samt uppdatering av information på dessa Vaktmästeri 1. Administration och underhåll av inventarier och inredning tillhörande Lunds universitet 2. Tillhandahålla och tömma brevlåda för studenternas utgående post 3. Administration av studenters kläd- och förvaringsskåp 4. Kontroll och uppföljning av pentryunderhåll 5. Tillsyn av tvätthantering

3 PM 2 (4) Administration 1. Administration och vidarebefodran av felanmälan rörande grundutbildningens lokaler 2. Kontaktpunkt för fakultetens studenter i Malmö samt distribution av inkommen kommunikation 3. Begränsat tillhandahållande av tekniker i beredskap inriktad mot akut felanmälan av väsentliga byggnadsanläggningar, såsom ventilations- och VVS-anläggningar HMS- och säkerhetsarbete 1. Stöd vid anmälan av händelse rörande arbetsmiljö, brandskydd och fysisk säkerhet inkluderande brottslig aktivetet 2. Intern händelseutredning i syfte att kartlägga och förebygga uppkomna händelsetyper 3. Genomförande av i HMS- och säkerhetsarbetet ingående kontroller och tillsyner 4. Tillhandahållande av verkställande organisationsdel i HMS-organisation Projekt 1. Stöd vid projektledning vid ombyggnad och renovering av grundutbildningens lokaler 2. Anskaffning av inredning och utrustning till grundutbildningens lokaler Tillhandahållandet av ovan angivna tjänster sker kontinuerligt men kan tillfälligt avbrytas vid sådan händelse som kräver att CRC Service prioriterar all sin personal till en särskild verksamhet, såsom vid aktivering av Anhörigcentrum eller Triageplats Citytunneln eller annan omfattande akut händelse. Arbetsomfattning En bedömning av arbetsmängden för de ovan angivna uppgifterna har genomförts per tjänstekategori. Arbetsmängden är uppskattad per vecka, och skiljer på terminstid och utanför terminstid. I tabellen nedan framgår uppskattade arbetstider, samt uppskattad årsarbetsmängd baserat på en årlig terminstid om 40 veckor. Den area som använts som grund för bedömning av tjänsteuttaget är m 2. Se vidare under tjänstekostnader för beskrivning av areaberäkningarna. Tjänstekategori Terminstid Utanför terminstid Reception 1 1 Vaktmästeri 5 1 Administration 1 1 HMS- och säkerhetsarbete 1 2 Årsarbetstid

4 PM 3 (4) Projektledning ingår inte i denna uppskattning, utan genomföras instället när behov uppstår för Grundutbildningen. Tjänstekostnad Vid beräkning av ersättning till CRC Service för tjänsteuttaget har 300 SEK använts som genomsnittligt timpris för samtliga personalkategorier och inkluderar påslag för sociala avgifter och motsvarande men inte ersättning för verktyg och förbrukningsmaterial. På det beräknade värdet för personalkostnaden görs ett påslag på 10 % som utgör ersättning för behovet av förbrukningsmaterial och verktyg som behövs för att kunna utföra tjänsterna. Den area för vilken tjänsteuttaget är aktuellt har bedömts till m 2, mot senaste känd area om m 2, baserat på de lokaler som används idag samt indikationer på att en del lokaler kommer att säga upp från grundutbildningens sida. Baserat på ovan angivna beräkningsmodell bedöms den årliga kostnaden uppgå till SEK, motsvarande ett årligt påslag på SEK/m 2 för m 2. Kostnaderna för deltagande i projekt är inte inkluderade i det årliga påslaget, utan istället debiteras det faktiskta tidsuttaget för respektive projekt. Avtal En intern överenskommelse som behandlar typ och omfattning på tjänsteleveranserna, ersättningsmodell och övriga villkor bör upprättas mellan grundutbildningen och CRC Service. Detta för att ge en tydlig bild av vilka tjänster som ska tillhandahållas och mot vilka ersättningar, samt vilka villkor i övrigt som gäller tjänsteleveranserna. Konsekvensbedömning Konsekvenserna på arbetsmiljön för personalen i CRC Service till följd av de utökade tjänsteleveranserna har bedömts. Bedömningen är att flertalet av de risker som tjänsteleveranserna kan medföra redan idag är hanterade eftersom tjänsterna redan idag utförs inom CRC Service. Den risk som dock särskilt identifierats är risken för överarbetning av personalen, särskilt berördande personal för vaktmästeritjänster samt HMS- och säkerhetsarbete. Båda dessa funktioner är redan idag belastade med ett högt uttag av arbetstid och tjänsteutbud. Ytterligare pålägg av arbetsuppgifter som ska utföras kan därför leda till överutarbetning av personalen. Denna överutarbetning bör dock kunna undvikas med nuvarande bemanning genom prioritering och omfördelning av arbetsuppgifter samt vid behov ändring av befintliga och införand av nya arbetsrutiner. Avseende prioritering av arbetsuppgifter kan tillkomsten av ett tjänsteleveransavtal med Grundutbildningen i viss grund verka arbetsbelastningsminskade eftersom uppgifterna som ska utföras klart definieras. I

5 PM 4 (4) dagsläget är det oklart vilka uppgifter som ska utföras, vilket medför ett visst stresspåslag då det inte finns någon standard att jämföra utförda uppgifter mot.