Instruktion rörande hantering av händelserapportering

Transkript

1 INSTRUKTION 1 (8) CRC Service Linus Jeppsson, Driftledare Instruktion rörande hantering av händelserapportering Definition I denna instruktion nyttjas nedan angivna definitioner: Händelse Händelserapport Avvikelse Tillbud Olycka Skadehändelse Anmälan Händelse avser en oavsiktlig och icke önskvärd situation eller motsvarande förlopp. Sådan händelse kan utgöra en avvikelse, tillbud, olycka eller skadehändelse. Händelserapport avser sådan sammanställd information som skickas från observerande eller berörd verksamhet till CRC Service för vidare hantering. Avvikelse avser en situation eller ett förlopp som avviker från det normala, och som tillsammans med andra situationer eller förlopp, eller på egen hand över tid, kan utvecklas till ett tillbud, en olycka eller en skadehändelse. Tillbud avser en oavsiktlig och icke önskvärd händelse eller följd av händelser som om förhållandena varit något annorlunda sannolikt medfört skada på person, egendom eller miljö. Olycka avser en plötslig, oavsiktlig och icke önskvärd händelse eller följd av händelser som medför skada på person, egendom eller miljö. Med skadehändelse avses sådan oavsiktlig och icke önskvärd händelse eller följd av händelser som medför skada på egendom eller miljö, men som till sin art helt eller delvis kan förutses, såsom skadegörelse, inbrott och maskinhaveri. Med anmälan avses händelserapport såsom angivet i dessa definitioner.

2 INSTRUKTION 2 (8) Myndighetsanmälan Myndighetsanmälan avser sådan i lagstiftning fastställd anmälan, rapport eller sammanställning som vid viss händelse eller situation ska skickas från en organisation till tillsynsmyndighet. Anmärkningsmeddelande Meddelande till berörd verksamhet rörande i utredning eller vid tillsyn konstaterade brister mot gällande lagstiftningskrav. Ansvar Ansvaret för arbetsmiljö- och säkerhetsarbetet, vari ingår utredning och vidtagandet av lämpliga åtgärder för inträffade händelser, utgår från prefekten eller motsvarande befattningshavare, enligt gällande delegation från Lunds universitets rektor (AML 3 kap 2a). I syfte att förbättra översikten av arbetsmiljöproblem inom den samordnade, samt på flera institutioner, delade arbetsplatsen, erhålla en bättre utredningskompetens samt erhålla bättre åtgärdsunderlag, överförs nedan angivna arbetsuppgifter till delegationsmottagare inom CRC Service: 1. mottagande av händelserapporter, 2. utredningar av anmälda händelser, 3. utförande av myndighetsanmälan, 4. utförande av inom Lunds universitets interna anmälningsförfarande, 5. avrapportering av utredningsutfall, 6. genomförande och uppföljning av i utredning identifierade åtgärder, 7. arkivföring av händelserapporter och utredningsmaterial samt 8. statistikanalys och periodisk sammanställning och analys Ovan angivna uppgifter utförs enligt nedan angivna rutiner och beskrivningar. Delegationsmottagare samt av denna utsedda handläggare erhåller ett utförandeansvar för ovan angivna uppgifter. Utförandeansvaret är dock begränsat gällande utförande av identifierade åtgärder, enligt vad som anges nedan. Ansvaret att utan ovidkommande fördröjning anmäla observerade brister och händelser återfinns hos den enskilda personen (AML 3 kap 4). Befogenhet Delegationsmottagare har befogenhet att ta del av samt aktivt inhämta sådan information som berör inkommen händelserapport. Delegationsmottagare har befogenhet att utgöra kontaktperson för sådana händelser som medför myndighetsanmälan.

3 INSTRUKTION 3 (8) Delegationsmottagare har befogenhet att till berörd forskargrupp eller motsvarande verksamhet överlämna meddelande om vilka i utredning identifierade åtgärder som måste vidtas för att uppnå lagstiftningskrav. Sådana krav får förses med tidsgräns för deras genomförande med hänsyn till åtgärden kopplade riskers allvarlighet. Ovan angivna befogenhet påverkar inte andra existerande befogenhetsförhållande i delegation avseende arbetsuppgifter inom arbetsmiljöarbetet eller i överenskommelse avseende förvaring och hantering av brandfarlig vara. Delegationsmottagare har rätt att till person inom CRC Service överföra angivna arbetsuppgifter, varvid ovan angivna befogenheter också överförs. Ersättning Ersättning för mottagande av händelserapporter och utredning av desamma, samt därtill hörande uppgifter, ingår i servicepåslaget för lokaler inom CRC Service administrationsområde. Ersättning för åtgärder utgår enligt de kostnadsmodeller som fastställts av CRC styrelse. Rutiner Anmälan CRC Service tillhandahåller blankett för upprättande av händelserapport, samt kan motta händelserapport antingen fysiskt eller elektroniskt, varvid CRC Service även tar fram och informerar om rutiner till verksamheterna rörande händelserapportering. CRC Service kan i undantagsfall motta händelserapport via telefon. Händelserapport ska vid ankomst till CRC Service förses med ankomstdatum. Klassificering Händelserapport klassificeras vid ankomst avseende ärendetyp, prioritet samt om händelse ingår i en redan pågående utredning. Klassificering i ärendetyp beror på vilka av ovanstående definierade händelsetyper som ärendet tillhör. Klassificering i prioritet avser inom hur snar tid som utredning och därtill hörande åtgärdsbedömning måste vars slutförd.

4 INSTRUKTION 4 (8) Ärenden som konstaterat medfört eller där det bedöms finns en överhängande risk för personskada ska prioriteras högst. Ärenden som bedöms under ogynnsamma förhållande kunna medföra ringa skada på egendom ska prioriteras lägst. Händelserapporten tilldelas vid klassificeringen ett ärendenummer. Förutredning I samband med klassificering utförs en förutredning av ärendet. I förutredningen bedöms om myndighetsanmälan eller annan intern anmälan ska göras. I förutredningen bedöms om det finns behov av och underlag för utredning av den inträffade händelsen. Om det har fastställts behov av myndighetsanmälan eller annan intern anmälan ska utredning alltid genomföras. I förutredningen utförs även en bedömning om någon riskhanterande åtgärder ska genomföras i väntan på färdigställande av utredning. I förutredningen kan beslutas att den inkomna händelserapporten lämnas utan vidare åtgärder. Sådant beslut ska motiveras. Förutredningen dokumenteras på därför avsedd blankett som bifogas händelserapporten. Myndighetsanmälan Om förutredningen anger att det finns behov av myndighetsanmälan, upprättar CRC Service sådan anmälan. Myndighetsanmälan för sådana ärenden där lagstiftningskrav föreligger enligt bilaga 1. CRC Service utför i samband med myndighetsanmälan sådan informationsinhämtning och utredningsuppgifter som krävs för att färdigställa utredningen. Beroende på myndighetsanmälan art och omfattning samverkar CRC Service med de av anmälan berörda verksamheterna och eventuellt berörda skyddsombud. Där underskrift av arbetsmiljöansvarig chef eller motsvarande krävs, distribuerar CRC Service myndighetsanmälan till berörda parter för underskrift. Efter underskrifter tillser CRC Service att myndighetsanmälan dokumenteras samt skickas till mottagande myndighet.

5 INSTRUKTION 5 (8) Rutinen som anges ovan gäller även då intern anmälan ska upprättas enligt Lunds universitets egna föreskrifter. Utredning Om det i förutredning bedöms att utredning ska genomföras, utför CRC Service informationsinhämtning, analys och bearbetning samt framtagande av åtgärdsbehov och rekommendationer i sådan omfattning som krävs för att utreda händelsen. Avrapportering Efter genomförd utredning upprättar CRC Service en utredningsrapport över den inträffade händelsen. Upprättade utredningsrapport översänds till berörd arbetsmiljöansvarig chef, till berörd prefekt/motsvarande samt till HMS-kommittén. Om det föreligger behov av åtgärder för att uppfylla lagstiftningskrav sänder CRC Service ett anmärkningsmeddelande till berörd verksamhet. Sådan anmärkningsmeddelande ska innehålla information om vilken brist som identifieras, bristens art och omfattning samt vilka lagstiftningskrav som existerar. Åtgärder Berörd verksamhet utför de åtgärder som framgår av utredning och anmärkningsmeddelande. Arkivföring CRC Service arkivför samtliga inkomna händelserapporter, förutredning, upprättade myndighetsanmälningar och interna anmälningar, upprättade utredningar, anmärkningsmeddelande samt uppföljning av vidtagna åtgärder. Arkivering ska ske ärendevis, under det ärendenummer som åsatts vid klassificeringen, med undantag för anmärkningsmeddelanden. Anmärkningsmeddelande arkiveras samlat. Register ska upprättas över befintliga ärenden. Register ska upprättas över anmärkningsmeddelande. Sådant register ska även innehålla information om när samtliga påtalade åtgärder är genomförda. Ärenden och anmärkningsmeddelande gallras enligt nedan gällande gallringsplan:

6 INSTRUKTION 6 (8) Händelse och anmärkningsmeddelande där person utsatts för exponering för hälsofarligt agens Händelse som medfört miljöskada Händelse som medför skada eller förlust av inventarie, annan egendom eller annan ekonomisk skada Anmärkningsmeddelande, efter genomförande av åtgärder Andra ärenden än de som angetts ovan 40 år 10 år 10 år 5 år 5 år Ärenden som är av principiell vikt eller ur annat hänseende bedöms som av särskild vikt, kan undantas ovan angivna gallringsintervall. Sådana ärenden ska särskilt antecknas i ärenderegister. Statistisk analys CRC Service genomför periodiskt, dock minst en gång i halvåret, en analys av samtliga under perioden inkomna händelserapporter och genomförda utredningar. Syftet med analysen är att söka identifiera övergripande riskfaktorer samt undersöka effektivitet i hanteringen av händelserapportering och arbetsmiljöarbetet, inklusive möjliga förbättringsåtgärder. Framtagen statistik analys delges prefekter/motsvarande, CRC styrelse samt HMSkommittén. Årsrapportering CRC Service sammanställer årligen statisk rörande samtliga under året inkomna händelserapporter, inklusive jämförelse med föregående år. Sådan sammanställning ska även innehålla en bedömning över funktionaliteten i händelserapporteringssystemet samt eventuella åtgärdsförslag. Årsrapporteringen inkluderas i den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Denna delges prefekter/motsvarande, CRC styrelse samt HMSkommittén.

7 INSTRUKTION 7 (8) Bilaga 1 Notera att denna nedan angiva listor kan komma att förändras utan föregående meddelande, med hänsyn till vid varje tillfälle gällande lagstiftningskrav och föreskrifter. Ärenden med anmälningsskyldighet enligt lagstiftningskrav Omedelbar anmälan i samband med allvarlig arbetsolycka med en eller flera personer med lättare eller svårare personskada, som inträffat under arbetet (AML 3 kap 3a) Anmälan i samband med arbetsolycka, omfattande lindrig skada såsom solsting, förfrysning och mekanisk skada som uppkommit under kort tid samt psykiska skador till följd av t.ex. hot och våld (SFB 42 kap 10) Omedelbar anmälan i samband med allvarligt tillbud som kunnat leda till personskada, såsom fall från höjd utan personskada, nedfallande föremål, gas- och kemikalieutsläpp, stick eller skärskada där det förekommer misstanke om smittat material samt svårare fall av mobbning, kränkning trakasserier och hot om våld med påtaglig fara för eget liv. (AML 3 kap 3a) Anmälan om olycka under färd till eller från arbetet (SFB 42 kap 10) Omedelbar anmälan i samband med allvarlig olycka som medfört dödfall, som inträffat under arbetet (AML 3 kap 3a) Anmälan om dödsfall till följd av arbetssjukdom som orsakats av långvarig exponering för farliga agens eller andra olämpliga arbetsrelaterade faktorer, inklusive stressrelaterade faktorer (SFB 42 kap 10) Anmälan om arbetssjukdom orsakad av långvarig exponering för farliga agens eller andra lämpliga arbetsrelaterade faktorer, såsom olämplig ergonomi, ensidigt arbete och buller (SFB 42 kap 10) Anmälan om olycka eller tillbud i samband med lastning eller lossning av farligt gods (ADR 1.8.5) Omedelbar anmälan om olycka eller tillbud vid förvaring och hantering av brandfarlig vara (FBE 12) Anmälan om inträffad eller förestående miljöskada (MB 10 kap 11 13) Anmälan om förlust eller skada till följd av brottslig aktivitet (KK Verksamhetsförsäkringsvillkor A.12 A.13)

8 INSTRUKTION 8 (8) Anmälan om ersättningskrav för uppkommen skada på egendom (KK Verksamhetsförsäkringsvillkor A.13) Ärenden med intern anmälningsskyldighet enligt Lunds universitets föreskrifter Intern anmälan av tillbud