Sida 1(1) Datum 2014-09-17 Revisionen Till: Kmunstyrelsen För känned: Kmunfullmäktiges presidium Samtliga nämnder Revisionsrapport Uppföljning av granskning av jämställdhetsarbetet ur ett arbetsgivarperspektiv KPMG har av s revisorer fått i uppdrag göra en uppföljning av den tidigare granskningen av jämställdhetsarbetet ur ett arbetsgivarperspektiv. Syftet med granskningen är bedöma kmunstyrelsen har vidtagit beslutade åtgärder och de har fått avsedd effekt. Revisionen önskar kmunstyrelsen lämnar synpunkter på de slutsatser s finns redovisade i rapporten senast den 22 december 2014. Av svaret bör det framgå vilka eventuella åtgärder s ska vidtas och när de beräknas vara genförda. Revisionen vill även uppmana övriga nämnder beakta de synpunkter s framkmit i rapporten. Med vänliga hälsningar Bertil Wiklund Ordförande Postadress Revisionen 872 80 Kramfors E-post kramfors.kmun@kramfors.se Besöksadress Torggatan 2 Telefon 0612-800 00 Fax 0612-157 57 Hemsida www.kramfors.se Organisationsnr 212000-2429
Uppföljning av granskning av jämställdhetsarbetet ur ett arbetsgivarperspektiv Revisionsrapport Offentlig sektor - kmuner och landsting KPMG AB 18 september 2014 Antal sidor: 12 Uppföljning jämställdhet.docx
Innehåll 1. Sammanfning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Avgränsning 3 5. Revisionskriterier 3 6. Ansvarig styrelse och nämnd 3 7. Metod 3 8. Projektorganisation 3 9. Allmänt tidigare granskning 4 10. Riktlinjer för jämställdhet 5 11. Ansvar 6 12. Uppföljning av jämställdhetsarbetet 6 13. Kpetensförsörjningsplan 7 14. Utbildning och diskussioner 8 Uppföljning jämställdhet.docx
1. Sammanfning Vi har av s revisorer fått i uppdrag göra en uppföljning av den tidigare granskningen av jämställdhetsarbetet ur. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2014. Enligt god revisionssed i kmunal verksamhet 1 ska revisorerna regelbundet följa upp genförda granskningsinsatser. Syftet är ge svar på åtgärder med anledning av revisorernas granskning har genförts i enlighet med svar från granskade styrelser och nämnder samt bedöma vidtagna åtgärder fått avsedd effekt. s revisorer genförde under år 2012 en granskning av kmunens arbete med jämställdhet. Rapporten innehöll ett antal rekmendationer åtgärder, av vilka flertalet enligt kmunstyrelsens svar skulle genföras. Vi konstaterar ett arbete för kma till rätta med bristerna inleddes, och Riktlinjerna för jämställdhet & mångfald fastställts. Riktlinjerna motsvarar enligt vår bedömning i allt väsentligt lagens krav på jämställdhetsplan, och de rekmendationer s lämnades i den tidigare revisionsrapporten, se avsnitt 10. Vi anser däremot det inte är tillfredsställande de åtgärder s anges i riktlinjerna i stor utsträckning inte är vidtagna. Vår bedömning är det nytag i jämställdhetsarbetet, s i varje fall påbörjades i samband med riktlinjerna utarbetades, har avstannat, se avsnitt 10. Vi har med anledning av vår granskning följande iakttagelser och rekmendationer: Vi rekmenderar ett tydligt ansvar utpekas för respektive åtgärd i riktlinjerna. Det måste även framgå när åtgärderna ska vara vidtagna, så jämställdhetsarbetet drivs framåt, se avsnitt 10. Vi anser ansvaret för tillse åtgärder vidtas ligger på kmunstyrelsens arbetsutskott, s därför regelbundet bör följa upp arbetet. Även nämnder och kmunstyrelse har ett ansvar för följa upp vidtagna åtgärder ger resultat, se avsnitt 10. Vi rekmenderar ansvaret för styra jämställdhetsarbetet tydliggörs i riktlinjerna, se avsnitt 11. De indikatorer s fastställts för i riktlinjerna följs inte upp och analyseras. Vi rekmenderar så sker samt uppföljningen även sker på politisk nivå, se avsnitt 12. Standardisera urvalsmetoderna för ta fram personaluppgifter för möjliggöra jämförelser mellan år och undvika skillnader i olika presentationer, se avsnitt 12. Regelbunden utbildning utifrån jämställdhetsperspektiv saknas, viket vi anser vara viktiga i arbetet med bli en raktiv arbetsgivare, se avsnitt 14. 1 Se God revisionssed i kmunal verksamhet 2010 utgiven av Sveriges Kmuner och Landsting Uppföljning jämställdhet.docx 1
2. Bakgrund 3. Syfte Vi har av s revisorer fått i uppdrag göra en uppföljning av den tidigare granskningen av jämställdhetsarbetet ur. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2014. Enligt god revisionssed i kmunal verksamhet 2 ska revisorerna regelbundet följa upp genförda granskningsinsatser. Syftet är ge svar på åtgärder med anledning av revisorernas granskning har genförts i enlighet med svar från granskade styrelser och nämnder samt bedöma vidtagna åtgärder fått avsedd effekt. Revisionsrapporten Granskning av kmunens jämställdhetsarbete ur 3 visade på kmunen inte till fullo bedriver det interna jämställhetsarbetet på ett ändamålsenligt sätt. Revisionen bedömer det finns en risk beslutade åtgärder inte genförts fullt ut i enlighet med kmunstyrelsens svar. Det finns också en risk för vidtagna åtgärder inte fått avsedd effekt. Det är även väsentligt fade beslut genförs samt det finns rutiner för säkra så sker. Syftet med granskningen är bedöma kmunstyrelsen har vidtagit beslutade åtgärder och de har fått avsedd effekt. Vi har därför granskat åtgärder avseende följande iakttagelser har beslutats av kmunstyrelsen och fått avsedd effekt: det finns aktuella jämställdhetsmål, jämställdhetspolicy, jämställdhetsplaner samt en enhetlig och tydlig riktning i jämställdhetsarbetet. det bedrivs ett aktivt och strukturerat jämställdhetsarbete utifrån ovanstående dokument. organisation och ansvarsfördelning avseende jämställdhetsarbetet är tydliggjord. kartläggning och uppföljning av jämställdhetsindikatorer genförs årligen, och beslut åtgärder för kma till rätta med oönskade förändringar har fats. jämställdhetsfrågan beaktas i medarbetarundersökning. kmunen vid rekrytering aktivt arbetar med åstadkma en jämnare könsfördelning. arbetet med sjukfrånvaro och rehabilitering bygger på kunskaper genus och jämställdhet. utbildning i genuskunskap genförs regelbundet. 2 Se God revisionssed i kmunal verksamhet 2010 utgiven av Sveriges Kmuner och Landsting 3 Expedierad 2012-03-23 Uppföljning jämställdhet.docx 2
4. Avgränsning Granskningen avser en uppföljning varför inriktningen är begränsad till uppföljning av iakttagelser och rekmendationer. Rapporten far enbart jämställdhet ur. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt rutinerna uppfyller Diskrimineringslagen (SFS 2008:657) Interna regelverk och policys Fullmäktigebeslut 6. Ansvarig styrelse och nämnd 7. Metod Granskningen har avsett kmunstyrelsen samt övriga nämnder mer översiktligt. Rapporten är saklighetsgranskad av Mikael Gidlöf, HR-chef. Granskningen har genförts gen: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän 8. Projektorganisation Granskningen har genförts av Lena Medin, certifierad kmunal revisor. Uppföljning jämställdhet.docx 3
9. Allmänt tidigare granskning s revisorer genförde under år 2012 en granskning av kmunens arbete med jämställdhet. Rapporten innehöll ett antal rekmendationer åtgärder (in parentes anges i vilket avsnitt nedan s rekmendationen följs upp): ett nytag i jämställdhetsarbetet tas för säkerställa ett ändamålsenligt jämställdhetsarbete (10). kmunstyrelsen och nämnderna säkerställer det finns aktuella jämställdhetsmål, jämställdhetspolicy och jämställdhetsplaner utifrån den nya diskrimineringslagstiftningen (10). kmunstyrelsen tar fram en tydlig organisation och ansvarsfördelning för jämställdhetsarbetet och kmunledningen tar ett aktivt ansvar för jämställdhetsarbetet (11). kmunen tar fram aktuell klartläggning utifrån den nya diskrimineringslagstiftningen och utser relevanta jämställdhetsindikatorer (12). kmunen förnyar medarbetarundersökningen så den även mäter diskrimineringsrådet och gör det möjligt följa upp svaren ur ett könsperspektiv (12). kmunen ser över löneanalysens grunder och funderar över ett annat perspektiv eller frågeställning s skulle leda till ett annat resultat. Intressant vore analysen sträcker sig längre och beaktar t.ex. kvinnors jämfört med mäns löneutveckling över tid, där man särskilt bör beakta vad s händer när kvinnor resp. män blir föräldrar (12). kmunens arbete med kpetensförsörjning och rekrytering skulle kunna förbättras gen ta fram en ny och tydlig kpetensförsörjningsplan med riktlinjer och policy för hur t.ex. vill åstadkma en jämnare könsfördelning. I riktlinjerna bör det också framkma hur kmunen vill arbeta med ge möjlighet söka lediga befningar oavsett kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfning (13). arbetet med sjukfrånvaro och rehabilitering skulle kunna förbättras och utvecklas chefer och rehabiliteringsansvariga in kmunen får mer kunskaper genus och jämställdhet, för aktivt kunna arbeta med framförallt kvinnors större sjukfrånvaro (14). bli en raktiv och jämställd arbetsgivare och kmun gen arbete med itydpåverkande insatser sås t.ex. utbildning och diskussioner runt värderingar, ityder, normer och genuskunskap. En god väg dit kan vara en aktivitet s finns i kmunledningsförvaltningens verksamhetsplan för 2012, s är genföra utbildning i genuskunskap (14). Kmunstyrelsen har i sitt svar 4 angett ett antal åtgärder för få till en nystart i jämställdhetsarbetet. Åtgärderna är i huvudsak i linje med de rekmendationer s lämnades, se närmare under respektive avsnitt nedan. För några rekmendationer saknas kmentarer varför vi är osäkra på vilka åtgärder kmunstyrelsen beslutat, eller avsikten är inte vidta några åtgärder alls. 4 80, 2012-06-12 Uppföljning jämställdhet.docx 4
10. Riktlinjer för jämställdhet I enlighet med svaret på revisionsrapporten har kmunen arbetat fram Riktlinje för jämställdhet & mångfald (fortsättningsvis även benämnt s riktlinjerna). Riktlinjerna för år 2012-2015 är fastställda av kmunstyrelsens arbetsutskott (KSAU) 5. Riktlinjerna ska enligt inledningen motsvara diskrimineringslagens krav på jämställdhetsplan (3 kap. 13 ). Riktlinjerna innehåller sju råden s motsvarar de paragrafer s ska finnas i en jämställdhetsplan enligt diskrimineringslagen. Till samtliga råden finns mål och viljeinriktning angivet för s arbete för jämställdhet. Målen är i huvudsak mätbara, se bilaga. För samtliga mål, ut det första s är av mer övergripande karaktär, redovisas ett antal åtgärder i syfte uppnå viljeinriktningen. Flertalet av åtgärderna har däremot inte genförts, se även följande avsnitt. Enligt riklinjerna ska det i samtliga enheters verksamhetsplaner finnas åtgärder planerade in jämställdhetsrådet. De åtgärder s anges i kmunstyrelsens och övriga nämnders verksamhetsplaner är mycket få. Åtgärderna i verksamhetsplanerna har, enligt vår bedömning, karaktären av viljeinriktningar och är därför ofta svåra följa upp de genförts. Kmentar Vi bedömer Riktlinjerna för jämställdhet & mångfald i allt väsentligt motsvarar lagens krav på jämställdhetsplan. Vi bedömer också riklinjerna i huvudsak motsvarar de rekmendationer s lämnades i den tidigare revisionsrapporten. Vi anser däremot det inte är tillfredsställande de åtgärder s anges i riktlinjerna till stor del inte är vidtagna. Vi bedömer det nytag i jämställdhetsarbetet, s i varje fall påbörjades i samband med riktlinjerna utarbetades, har avstannat. Vi rekmenderar ett tydligt ansvar utpekas för respektive åtgärdspunkt i riklinjerna. Det måste också framgå när åtgärderna ska vara vidtagna i syfte driva jämställdhetsarbetet framåt. Vi anser ansvaret för tillse åtgärder har vidtagits ligger på KSAU, s därför regelbundet bör följa upp arbetet. Vidare bör respektive nämnd följa upp de åtgärder s beslutats i verksamhetsplanen har genförts. Vi anser vidare kmunstyrelsen och respektive nämnd årligen bör få en rapport de vidtagna åtgärderna har gett resultat, d.v.s. de målsa indikatorerna har klarats. 5 118, 2012-08-28 Uppföljning jämställdhet.docx 5
11. Ansvar KSAU är kmunens personalorgan med delegation för utformning av personal- och lönepolitik. Anmälan delegationsärenden sker gen sammanträdesprotokoll 6. Enligt Riklinjerna för jämställdhet och mångfald har KSAU det övergripande ansvaret för utveckla kmunövergripande riktlinjer i kmunens jämställdhetsarbete, samt det finns en aktuell jämställdhetsplan. Enligt riktlinjerna är respektive förvaltningschef ansvarig för det bedrivs ett aktivt jämställdhetsarbete i förvaltningen och det årligen följs upp. Samtliga chefer har ansvaret för det bedrivs ett jämställdhetsarbete på alla arbetsplatser och vilka åtgärder s ska vidtas ska anges i enhetens verksamhetsplan för varje år. Arbetet ska redovisas från enhetsnivå och sammanställas på förvaltningsnivå. Förvaltningarnas sammanställningar, ligger s vi uppfar det till grund för den kmungemensamma sammanställningen s kmunledningsavdelningen ansvarar för och s bl.a. ska redovisas för KSAU. Vi uppfar den organisation med bl.a. en mindre jämställdhetsgrupp, s beskrivits i svaret, inte längre är aktiv. Kmentar Enligt kmunallagen har nämnderna ansvar för den interna kontrollen är tillräcklig. Sås intern kontroll definieras far det ett ansvar för lagar och regler efterlevs. Kmunallagen anger också nämnden är ansvarig för tillse verksamheten bedrivs in de mål och riktlinjer s fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter s gäller för verksamheten. Vi anser utifrån kmunallagens bestämmelser varje enskild nämnd bör ha ett ansvar följa upp såväl riktlinjer för jämställdhet s diskrimineringslagen efterlevs. Vi rekmenderar riktlinjerna förtydligas med nämndernas ansvar. Vi har s framgår ovan bedömt styrningen av jämställdhetsarbetet inte är tillräcklig. Vi anser styrning även far följa upp beslutade åtgärder vidtas. Enligt våra intervjuer uppfar vi det inte finns någon direkt ansvarig på ett kmunövergripande plan för säkerställa t.ex. enheternas verksamhetsplaner inkluderar åtgärder är planerade in jämställdhetsrådet. Vi rekmenderar ansvaret för styra jämställdhetsarbetet tydliggörs i riktlinjerna. Vi bedömer det övergripande ansvaret bör ligga på kmunstyrelsen och kmunledningen. 12. Uppföljning av jämställdhetsarbetet Vi konstater indikatorer har inarbetats i riktlinjerna. Indikatorerna följs inte upp och analyseras ur jämställdhetssynpunkt. Ett fåtal av indikatorerna finns dock redovisade, men utan kmenterar, i årsredovisningen under avsnittet personalnyckeltal. Vi har i bilaga till denna rapport sammanställt indikatorerna samt de uppgifter s vi erhållit. 6 Delegationsordning 2014-03-09 Uppföljning jämställdhet.docx 6
Från medarbetarundersökningen finns möjlighet ta fram resultatet fördelat på kön. Något sådant perspektiv redovisas däremot inte i den rapport s framställts för presentation och analys av resultatet. Lönejämförelser sker enligt uppgift varje år. Rapporten behandlas i HR-forum. Enligt den rapport s vi tagit del av för år 2013 ska det inte finnas några osakliga löneskillnader. Sås vi uppfar pågår ett arbete med se över alla befningsbenämningar och få in urvalsgrupper i lönesystemet. När detta är klart bedömer HR-chefen lönekartläggningen bättre kmer fungera s underlag för bedöma det finns några oskäliga löneskillnader med anledning av kön. Kmentar Vi rekmenderar indikatorer för jämställdhet regelbundet följs upp och analyseras. Uppföljningen bör även ske regelbundet på politiskt nivå, i nämnder och KSAU. Kmunstyrelsen bör enligt vår uppfning även få ta del av uppföljningen, förslagsvis gen en årlig sammanfande rapport över arbetet och resultatet av detta. Vi konstaterar det finns skillnader i de sifferuppgifter s vi erhållit mot motsvarande uppgifter s redovisas i årsredovisningen. Orsaken uppges vara urvalen kan vara olika. Urvalsmetoderna för ta fram personaluppgifter ska enligt vår uppfning vara standardiserade för möjliggöra jämförelser mellan år och undvika skillnader i olika presentationer, och vad vi erfar pågår ett sådant arbete. 13. Kpetensförsörjningsplan Enligt svaret på den tidigare rapporten ska riktlinjer för rekrytering och kpetensförsörjning utarbetas. När detta ska vara klart framgår inte mer än det ligger på lite längre sikt. Under hösten 2014 ska rekryteringsprocessen ses över och i samband med översynen ska enligt uppgift riktlinjer för rekrytering upprättas. Syftet är, förut formalisera rekryteringsprocessen, bli en mer raktiv arbetsplats. Kpetensförsörjning kmer ingå s ett viktigt råde, även översynen inte kmer utmynna i en formell kpetensförsörjningsplan. Kmentar Vi konstaterar arbetet med se över riktlinjer för rekrytering pågår. Uppföljning jämställdhet.docx 7
14. Utbildning och diskussioner I enlighet med svaret genfördes en heldagsutbildning för samtliga chefer i slutet av år 2012. Därefter har information jämställdhet lämnats i chefsutvecklingsprogrammet. Någon utbildning i genuskunskap sås föreslogs i rapporten uppges inte vara aktuellt. Kmentar Vi bedömer, utifrån de intervjuer s vi gjort, regelbundna utbildningar utifrån ett jämställdhetsperspektiv är begränsade. Vi anser i likhet med tidigare granskning sådana är viktiga i arbetet bli en raktiv arbetsgivare. KPMG, dag s ovan Lena Medin Certifierad kmunal revisor Uppföljning jämställdhet.docx 8
Bilaga Indikatorer enligt Riktlinjer för jämställdhet och mångfald Uppgifterna främst hämtade från det material s erhållits vid granskning. Vissa skillnader mot uppgifter i årsredovisningen kan förekma, se även avsnitt 12. Område Mätbar indikator 2011 2012 2013 Makt inflytande och Saknas Arbetsförhållande Andelen deltidsanställda ska minska Uppgift saknas Medelsysselsättningsgraden ska öka Män 97,6 97,5 98,4 Kvinnor 94,0 94,5 96,1 Totalt 94,8 95,1 96,6 Föräldraskap förvärvsarbete och Föräldrapenningsuttaget ska öka bland män Uppgift saknas Trakasserier Nolltolerans ska vara känd bland samtliga medarbetare. Uppgift saknas Fråga i medarbetarundersökning: Män 14 % Har du varit uts för kränkande behandling eller trakasserier på din arbetsplats (andelen svarsalternativ JA redovisas i tabellen)? Kvinnor 9 % Totalt 9 % Rekrytering Obalanser i könsfördelningen in befningar ska jämnas ut. Antal chefer. Män 29 29 Kvinnor 51 47 Totalt 80 76 Löner Inga skillnader i lön s berör kön ska förekma. Män 26 065 26 886 27 423 Kvinnor 23 765 24 540 25 031 Totalt 24 239 25 009 25 497 Kvinnor lön i % av männen 91,18 91,27 91,28 Uppföljning jämställdhet.docx 1
Bilaga Område Mätbar indikator 2011 2012 2013 Inga skillnader i lön s berör kön ska förekma - chefer Män Kvinnor Totalt 40 416 36 451 37 964 Uppföljning jämställdhet.docx 2