Dokumenthanteringsplan för personaladministration Gällande från 2011-12-01, dnr KS 2011/160
Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för personaladministration... 2 Gallring... 2 Leverans till arkivet... 2 er... 3 Rekrytering och introduktion av nya medarbetare... 3 Särskilda anställningsformer... 4 Löneadministration... 4 Lönebildning... 4 Arbetsmiljö... 5 Personalvård... 5 Kompetensutveckling... 6 Rehabilitering... 6 Facklig samverkan, förhandling... 7 Avveckling... 8 Pension... 8 Policy-/styrdokument... 8 Övriga handlingar... 8 1
Dokumenthanteringsplan för personaladministration Av dokumenthanteringsplanen framgår vilka handlingar som ska bevaras (arkiveras för all framtid) och vilka som ska gallras (förstöras). Det framgår också när gallring ska ske och hur handlingarna ska förvaras. För mer information kring arkivering och gallring se Trosa kommuns Arkivreglemente och dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun. Gallring Gallring innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför förlust av betydelsebärande data, förlust av möjliga sammanställningar, förlust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet. När det anges att en allmän handling kan gallras efter tio år, så betyder det att tio kalenderår ska gå efter det att handlingen kom till eller ärendet avslutades. Allmänna handlingar med tio års gallringsfrist som upprättas 2004, kan alltså gallras tidigast i januari 2015. Leverans till arkivet Leverans till kommunarkivet av avslutade personalakter för pensionärer bör ske efter ett år. Övriga handlingar som ska bevaras, men inte hör till personalakter, bör levereras till kommunarkivet efter fem år. Se Trosa kommuns Arkivreglemente och dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för rutiner vid överlämnandet. Gallringsråd Trosa kommuns dokumenthanteringsplaner baseras på Sveriges Kommuner och Landstings gallringsråd som finns i skrifterna Bevara eller gallra. 2
Handling Förvaring och sortering / er Pensionärer, Avslutad personal, Pågående, Till kommunarkivet när det blivit en pensionsakt. Detta gäller alla handlingar i personalakter Rekrytering och introduktion av nya medarbetare Assesment center, utlåtanden från, referenser, utlåtande från rekryteringskonsult vid Annonser (kungörelser) Offentliga Jobb vid Ansökningshandlingar, erhållen tjänst Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst Offentliga jobb P.g.a. möjligheten att överklaga enligt 23 i lag om förbud mot diskriminering Betyg Anställningsavtal/beslut Intresseanmälningar (spontanansökningar) vid Introduktionsprogram för nyanställda Datamedia Konsulter och andra uppdragstagare, avtal med Arkiveras av respektive produktionskontor förbindelse Tystnadsplikt, påminnelse om Belastningsregister 3
Handling Förvaring och sortering / Särskilda anställningsformer Bekräftelse av anställning till Arbetsförmedlingen Beslut från Arbetsförmedlingen avseende bidrag (nytt eller omprövning) Beslutsunderlag från Arbetsförmedlingen för bidrag (nytt eller omprövning) inkl handlingsplan Löneadministration Lönelistor Sökregister Lönebidragshandlingar Ledighet med lön för fackligt uppdrag Ledighetsansökningar: barnstudie- och tjänstledigheter över 6 månader Kronologisk Medium: Mikrofich/ADB Kronologisk Medium: Mikrofich/ADB, Datumordning x) x) så länge de kan behövas för pensionsutredning från datasystemet KPAI som användes 1992-1997 x) x) så länge de kan behövas för pensionsutredning från datasystemet KPAI som användes 1992-1997 Läkarintyg Låst aktskåp Bokstavsordning Förvaras med sekretess Löne- eller anställningsstyrande meddelande i personalärende Lönebildning Befattningsbeskrivningar, generella, kronologiskt efter befattning Lönekartläggning Lönepolicy Centralt Diarium Fullmäktigebeslut 4
Handling Förvaring och sortering / Arbetsmiljö Arbetsmiljöpolicy Diarium Fullmäktigebeslut Tillbud Sysarb Web-baserat verktyg Arbetsmiljöutredningar Sysarb Web-baserat verktyg Systematiskt arbetsmiljöarbete Sysarb Web-baserat verktyg Myndighetsspecifik dokumentation bevaras Delegering av arbetsmiljöuppgifter/ansvar, handlingsplan mot kränkningar, krishanteringsplaner Myndighetsspecifik dokumentation bevaras Tidplan för arbetsmiljöarbetet, riskbedömning av arbetsmiljön vid t.ex. verksamhetsförändring inklusive handlingsplan Datamedia Myndighetsspecifik dokumentation bevaras Personalvård Disciplinärenden Omplaceringsärenden / Beslut bevaras, övriga handlingar gallras efter 10 år. Företagshälsovård, avtal om Diarium Försäkringar, avtal om Diarium Uppvaktning vid 25 års anställning Mobiltelefonavtal Kronologisk årsvis efter 10 år Personalenkäter Datamedia T.ex. NMI Nöjd medarbetarindex Tjänstebil för förvaltnings-/ bolagschef (försäkringshandlingar, parkeringstillstånd, registreringsbevis m.m.) Uppvaktningar m.m., riktlinjer för kronologiskt Datamedia efter 10 år 5
Handling Förvaring och sortering / Kompetensutveckling Behörighetsgivande utbildning, bevis/intyg på Fritidsstudier Rehabilitering Rehabiliteringspolicy Diarium Fullmäktigebeslut Rehabiliteringsärenden - utredning - sjukpension Låst arkivskåp Bokstavsordning Arbetsanpassning, dokumentation av behov och ev. åtgärder Låst arkivskåp Bokstavsordning Arbetsförmågebedömning, underlag för (lista över samtliga arbetsuppgifter som ingår i ordinarie arbete) Låst arkivskåp Bokstavsordning Arbetsträning, dokumentation av Låst arkivskåp Bokstavsordning Arbetsskada (t.ex. anmälan, läkarintyg, utredningsdokumentation, beslut om skadeersättning, ansökan om ersättning från AGS, TGA m.fl.) SYSarb, web-baserat verktyg datumordning Besked till anställd enligt AB 05 12 att anställningsvillkoren ska omregleras på grund av att den anställde har rätt till partiell sjukersättning som inte är tidsbegränsad Företagshälsovårdens bedömning av arbetsförmågan Låst dokumentskåp bokstavsordning Försäkringskassans anteckningar från avstämnings-/ uppföljningsmöten Låst dokumentskåp bokstavsordning Försäkringskassans beslut avseende rehabiliteringsersättning 6
Handling Förvaring och sortering / Försäkringskassans beslut avseende sjukersättning (sjukpenning) Handlingsplan (rehabplan) Låst dokumentskåp bokstavsordning Läkarintyg Låst dokumentskåp Missbruk av alkohol eller andra droger, handlingsprogram för hantering av Låst dokumentskåp bokstavsordning Missbruk av alkohol eller andra droger, policy (interna regler och rutiner, enligt AFS1994:1 13, om medarbetare uppträder påverkad) Diarium Fullmäktigebeslut Rehabiliteringsmöten (samtal), övriga anteckningar Låst dokumentskåp bokstavsordning. Även anteckning om att rehabiliteringsbehov inte finns och rehabavslut Facklig samverkan, förhandling Facklig tid, rapporter och sammanställningar datumordning Förhandlingsprotokoll, löner/löneöversyn/ revisionsförhandlingar med bilagor Sorteras per facklig organisation och år efter 10 år Om inte protokollen diarieförs Protokoll från förhandlingar enligt medbestämmandelagen (MBL) datumordning T.ex. individärenden och förhandlingar enligt 38 m.fl. som inte ersätts av centrala samverkansöverenskommelser Protokoll/anteckningar, arbetsplatsträffar eller motsvarande samverkan på arbetsplatsnivå Datamedia Samverkansprotokoll Kronologisk Om det hör ihop med ett diariefört ärende ska det läggas i ärendeakt hos kommunstyrelsen. Tvisteframställningar Kronologisk, pärm 7
Handling Förvaring och sortering / Centrala kollektivavtal Kronologisk, pärm vid Lokala kollektivavtal Kronologisk, pärm Avveckling Avgång/entledigande, anmälan om Avgångsvederlag, beslut om Dödsfall LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut LAS-varsel, företrädesrätt datumordning efter 1 år Tjänstgöringsbetyg/-intyg Pension AFA-beslut Pensionsansökan, pensionsbrev med bilagor, godkännande Pension, förhandsberäkningar Pensionsunderlag SPV 9 vid pensionsavgång Policy-/styrdokument Jämställdhets- och mångfaldsplaner Diarium Fullmäktigebeslut Övriga handlingar Personalstatistik (årsvis) Redovisas i bokslut Inkomna skrivelser Alfabetisk/kronologisk Rutinskrivelser gallras vid 8
Handling Förvaring och sortering / Utgående skrivelser Alfabetisk/kronologisk Rutinskrivelser gallras vid Budgethandlingar Kronologisk vid Fakturakopior Datamedia/Visma vid Original finns hos ekonomienheten Original finns hos ekonomienheten 9